Sont présents : Henri Bernier, Louise Langevin, Hélène Perry, Daniel St-Pierre

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1 CENTRE COMMUNAUTAIRE DE LOISIR DE CAP-AUX-OS Réunion du conseil d administration du Centre communautaire de loisir de Cap-aux- Os (CCL) tenue dans les locaux du CCL à la Petite École de Forillon le mercredi 18 février 2015 à 18 h 30. Sont présents : Henri Bernier, Louise Langevin, Hélène Perry, Daniel St-Pierre Sont absents : Raynald Asselin, Marie Philippe Lucas Ordre du jour 1- Ouverture de la réunion et vérification du quorum 2- Lecture et adoption de l ordre du jour 3- Lecture et adoption du procès-verbal du 21 janvier Suivi du procès-verbal du 21 janvier Correspondance 6- Rapport financier au 31 janvier Révision des règlements généraux 8- Suivi du contrat avec Tech-Plan 9- Bilan de la fête des Neiges 10- Consultation du CA sur les projets en développement (permis d alcool, dortoir) 11- Plan d action autres suivis 12- Autres sujets : 12.1 Inventaire de nos pratiques en développement durable 12.2 Rencontre avec la bibliothèque 12.3 Projet pour Accès D 12.4 Postes Canada 13- Date de la prochaine réunion : le 18 mars Levée de l assemblée 1. OUVERTURE DE LA RÉUNION ET VÉRIFICATION DU QUORUM Tous les membres étant présents sauf deux, le quorum est atteint et la réunion est ouverte. 1

2 2. LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Henri Bernier propose l adoption de l ordre du jour. Proposition adoptée à l unanimité. Toutefois les points 8 (Engagement d un(e) réceptionniste) et 12 (Point d information du directeur) sont reportés à la prochaine réunion. 3. LECTURE ET ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DU 21JANVIER 2015 Hélène Perry, appuyée par Henri Bernier, propose l adoption du procès-verbal du 21 janvier SUIVI DU PROCÈS-VERBAL DU 21 JANVIER 2015 Pont payant : On attend toujours une réponse. Souper à l école d hôtellerie : Les billets sont presque tous vendus. Déclaration pour les analyses d'eau : La formation du directeur, Antoine Nicolas, n est pas reconnue. Il ira suivre une autre formation ou nous embaucherons quelqu un d autre pour faire les tests. Jeunes Pousses : Contrairement à ce qui a été dit dans le dernier procèsverbal, Véronique Budry a accepté de venir donner des conférences à Jeunes Pousses et non de s occuper du projet toute la saison. Formation de l ATR : Antoine Nicolas est allé à la formation de l Association touristique régionale sur le sujet suivant : Soutenir l équipe dans l approche client (10 fév.) Forum annuel Santé Jeunesse : Est-ce qu un parent du comité de parents serait prêt à y aller? Activités payantes : les membres présents énumèrent les activités payantes auxquelles ils ont pensé pour que La Petite École puisse équilibrer son budget. Ceux-ci en donneront la liste au directeur. Caisse enregistreuse : Daniel St-Pierre s est informé auprès de MYG et de ERSO. Au premier endroit, ils vendent différents modèles de caisses et nous attendons une proposition. Chez ERSO, ils vendent des caisses de comptoir qui ne produisent pas de descriptif. Les membres présents suggèrent à Daniel St-Pierre de regarder sur Internet pour l achat d une caisse usagée. Espace d entreposage : les responsables du dossier, Henri Bernier et Daniel St-Pierre, se fixent une rencontre pour faire avancer le dossier. 2

3 5. CORRESPONDANCE Le Centre de paiement du Canada a offert au CCL un service de paiement direct qui serait moins onéreux que celui de Desjardins. Cette offre est à l étude. La rencontre du comité de travail sur le potager est remise au 9 mars à 9 heures. Pitney Bowes a fait une offre au CCL. Voir en RAPPORT FINANCIER AU 31 JANVIER 2015 Le trésorier, Daniel St-Pierre, dépose le rapport financier au 31 janvier RÉVISION DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX Les membres présents acceptent les changements que propose Henri Bernier. Toutefois, la majorité des membres présents sont d avis qu un maximum de deux membres du personnel peuvent être élus comme administrateurs. Henri Bernier est chargé de consulter la Fédération des CCL à ce sujet. 8. SUIVI DU CONTRAT AVEC TECH-PLAN Résolution Le comité de parents a conçu un projet d aménagement pour le terrain de La Petite École à l hiver L automne dernier, nous avons confié un contrat à la firme Tech-Plan (Dominique Huet) pour réaliser le plan et faire l estimé des travaux. Le comité de parents devait travailler avec ce dernier afin de préciser les attentes. À ce jour, le comité de parents n a pas réussi à rencontrer M. Huet et celui-ci a réalisé seulement la prise des mesures-terrain, puisqu il attend la validation des attentes avant de poursuivre son travail. Considérant que le projet du comité de parents va dépasser largement le financement disponible (50 000$) et qu il sera nécessaire de réaliser une levée de fonds importante pour sa réalisation; Considérant que la situation économique actuelle n est pas propice à cette levée de fonds; Considérant que La Petite École a un besoin urgent d aménager le terrain de jeux en prévision des camps de jour de l été 2015; 3

4 Hélène Perry, appuyé par Daniel St-Pierre, propose de demander à M. Huet de réaliser le plan uniquement pour la section des jeux des 5 à 12 ans, que les frais de réalisation soient limités au budget alloué par la Ville de Gaspé et que le CCL demande à la Ville de procéder à la réalisation du projet avant l été Une réunion sera bientôt organisée avec les membres du comité de parents pour discuter avec eux de cette décision et d autres sujets les concernant. 9. BILAN DE LA FÊTE DES NEIGES Le bilan est excellent. Malgré le temps peu clément, environ 80 personnes se sont présentées. Tous ont paru s amuser. Pour le 5 e anniversaire de cette fête qui aura lieu l an prochain, on suggère d offrir un vin chaud autour du feu. Il faudrait dorénavant vérifier qu il n y a pas de conflit d horaire entre le whist militaire et la Fête. 10. CONSULTATION DU CA SUR LES PROJETS EN DÉVELOPPEMENT DORTOIRS Résolution Considérant qu il y a une demande par les clients de l auberge pour des chambres à tarif plus abordable; Considérant que notre capacité d accueil est de 19 lits (30 personnes) et que nous perdons des réservations de groupes (chambres et salles) faute d être en mesure de les loger; En conséquence, Hélène Perry, appuyée par Louise Langevin, propose d ajouter 3 lits superposés dans la chambre 6, d en retirer le lit double, et de placer celui-ci dans la chambre 7. Le budget requis pour cet aménagement serait de $ et il est prévu que ce montant sera amorti au cours de la première année car il sera possible d accueillir des groupes de 24 à 35 personnes, d augmenter le prix de la chambre 7 et d améliorer la rentabilité de la chambre 6. De cette façon, la capacité globale d hébergement passerait à 35 personnes, avec 24 lits. Des personnes à faible revenu pourraient être accueillies dans la 6 et la 10, avec une formule dortoir : 30 $/nuit avec la literie. 4

5 11. PLAN D ACTION AUTRES SUIVIS Phase 3 : Henri Bernier fait part aux membres présents de l évolution du dossier. Table de concertation : o o M. Marchand de Parc Forillon rencontrera la Table le 23 février à 13 h 30. Réunion le jeudi 5 mars avec Denis Lévesque, directeur de la Caisse populaire Desjardins Baie-de-Gaspé, pour s entendre sur la répartition des $ offerts par la Caisse aux organismes du village en compensation de la perte de la succursale de Cap-aux-Os. 12. AUTRES SUJETS Inventaire des pratiques de La Petite École en développement durable Il est entendu qu Hélène Perry proposera aux membres du conseil d administration des priorités à mettre en place Rencontre avec la bibliothèque Hélène Perry et Antoine Nicolas ont tenu une réunion avec des représentants de la Ville, Lucie Giguère et Oliver Deruelle, ainsi que des bénévoles de la bibliothèque, Rita Beaudin et Isabelle Fortin, afin de faciliter les relations et d établir une collaboration entre la bibliothèque et le CCL Projet pour Accès D Résolution Considérant que la caisse populaire Desjardins Baie-de-Gaspé a signifié, au cours d une réunion d information, son intention de fermer la succursale de Cap-aux-Os; Considérant qu une des solutions de remplacement envisagées consiste pour les usagers à se servir d Accès D; Considérant que plusieurs personnes de Cap-aux-Os n ont pas d ordinateur; 5

6 Il est proposé par Hélène Perry, appuyée par Henri Bernier, de demander à la Caisse une proposition en vue de l'installation d'un kiosque d'accès aux services en ligne de Desjardins Pitney Bowes Pitney Bowes offre au CCL, pour un an, un équipement gratuit pour émettre des timbres et peser les colis. La cartouche d encre et le papier sont fournis. Avec cette machine, on peut placer un logo sur les envois et le timbre coûterait 0,77 $ pendant un an. L économie est de 0,23 $ par lettre. Avant l utilisation, il faut «déposer» un crédit de 400 $ dans la machine. Dans 11 mois, une autre proposition est acheminée au CCL. Résolution Considérant que Postes Canada veut ainsi réduire les transactions du bureau de poste; Considérant que le CCL doit leur avancer 400 $, alors qu il a peu de liquidités; Considérant que toutes ces transactions exigent du temps de la part du personnel; Considérant que l économie serait d environ 120 $ pour les envois du CCL; Considérant que les ventes de timbres à la boutique sont actuellement minimes; Il est proposé par Hélène Perry, appuyée par Daniel St-Pierre, de refuser cette offre. 13. DATE DE LA PROCHAINE RÉUNION La prochaine réunion du conseil d administration du CCL aura lieu le mercredi 18 mars 2015 à La Petite École de Forillon, à 18 h 30. 6

7 14. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE L ordre du jour étant épuisé, l assemblée est levée à 20 h 46. Présidente Secrétaire 7