12 MODULE «GESTION DES FACTURES»

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1 Ce chapitre vous aidera à : Saisir des factures (factures fournisseurs, mise à jour des factures, impression des factures, validation comptable des factures, factures Payés par tiers ). Régler des factures (critères de sélection, lettres aux fournisseurs, virement, bordereau de virement, lettres chèques, validation comptable des règlements). Gérer les fournisseurs (mise à jour des fiches, enregistrement des coordonnées bancaires). Enregistrer des factures dans le but d une régularisation des charges ou d établir les Revenus Fonciers. Sommaire 12 MODULE «GESTION DES FACTURES» Barres d'icônes Onglet Fournisseurs Onglet Création des factures Onglet Saisie avec masque Onglet Validation des factures fournisseurs Onglet Paiement des factures...13

2 12.1 Barres d'icônes Ces icônes sont toujours visibles mais peuvent être inactives selon l onglet sélectionné. Sélectionner le titre d une icône pour obtenir des instructions d utilisation. Filtrer Sélection Impression Virement Validation Rechercher Paramètres Ajouter Modifier Supprimer Historique Propriétaire Solde Propriétaire MAJ du mode de règlement Suppression Payés par Tiers Dupliquer Commentaires Contrepasser Documents Evènements Dupliquer facture Post-It une Permet d accéder à des critères de présélection. Permet de sélectionner / désélectionner tous les éléments. Lance l impression des documents pour les factures sélectionnées. Permet de générer le fichier de virement. Lancer la validation des factures sélectionnées. Permet d accéder à une fenêtre pour la recherche d un propriétaire. Permet d accéder aux paramètres du module. Permet d ajouter une facture. Permet de modifier une facture. Permet de supprimer une facture. Permet d accéder à l historique du propriétaire. Permet d accéder au solde des différents comptes du propriétaire. Permet d affecter aux factures en cours le mode de règlement du fournisseur. Permet de supprimer les factures Payés par tiers. Permet de dupliquer un fournisseur sur d autres dossiers. Permet d ajouter un commentaire sur le courrier adressé au fournisseur Permet de contrepasser des écritures d appels de facture Permet d accéder aux documents numérisés. Permet d accéder aux alertes. Permet de dupliquer une facture existante sur le même modèle Permet de créer une note pour un fournisseur 12.2 Onglet Fournisseurs Avant de pouvoir effectuer l enregistrement et le paiement des factures, il faut, au préalable enregistrer les fournisseurs concernés. Une facture ne pouvant être affectée à un fournisseur que si celui-ci existe déjà. Création d'un fournisseur Depuis l onglet Fournisseurs, cliquez sur, l écran suivant s affiche : Guide Utilisateur JOHANNA

3 Informations Fournisseur : Profession : Téléphone : Raison sociale : Fax : Contact : Portable : Adresse : RCS : Siret : APE : CP Ville : Pays : indiquer la référence du fournisseur. sélectionner la profession du fournisseur dans la liste déroulante indiquer le téléphone du fournisseur. indiquer la raison sociale du fournisseur. indiquer le fax du fournisseur. indiquer le contact du fournisseur. indiquer le portable du fournisseur. indiquer l adresse du fournisseur. indiquer le numéro au registre du commerce du fournisseur. indiquer le numéro de SIRET du fournisseur. indiquer le numéro APE du fournisseur. sélectionner le code postal et la ville du fournisseur. indiquer le pays du fournisseur. Communication Transfert dans ADBOS : indiquer Oui si le fournisseur doit faire l objet d un transfert dans ADBOS. Comptabilité indiquer Oui si vous souhaitez avoir un compte fournisseur indiquer l adresse du fournisseur. Envoi par indiquer si le fournisseur doit recevoir les documents par . Règlement Mode de règlement : Nbre de jours règlement : Fin de mois : sélectionner le mode de règlement par défaut du fournisseur. zéro par défaut. Les échéances des factures seront calculées automatiquement à partir de ce paramètre et du Règlement fin de mois. indiquer si les factures ont leur échéance de règlement démarrant à partir de la date de facture ou à partir de la fin du mois ainsi que le nombre de jour de règlement Pour ajouter un RIB cliquez sur le bouton la fenêtre suivante s ouvre : Vous pourrez revenir modifier ou supprimer les coordonnées bancaires. Guide Utilisateur JOHANNA

4 Définir un fournisseur en Mode de règlement par Virement oblige à renseigner la totalité de son R.I.B. Une fois les informations renseignées, cliquer sur pour valider ou sur pour annuler. Modification d'un fournisseur Cliquer sur pour modifier un fournisseur. Lorsque la modification est terminée, cliquer sur pour valider la modification ou sur pour l annuler. Suppression d'un fournisseur Cliquer sur pour supprimer un fournisseur, l écran suivant s affiche : Cliquer sur pour confirmer la suppression ou sur pour l annuler. La suppression d un fournisseur sélectionné qui possède des factures en cours est impossible. Impression d'une liste des fournisseurs Cliquer sur pour imprimer une liste des fournisseurs. Envoyer un mail à un fournisseur Cliquer sur pour envoyer un mail au fournisseur, la fenêtre suivant s affiche : Cliquer sur pour valider l envoi ou sur pour l annuler. Affecter un fournisseur sur un autre dossier Si vous possédez le «Module + - Multi-dossiers», en cliquant sur sur lequel vous êtes positionner sur un autre dossier., cela vous permet d affecter le fournisseur Guide Utilisateur JOHANNA

5 Barre de navigation / Recherche du numéro En utilisant la zone de saisie suivante :, vous pouvez accéder directement à un fournisseur en tapant son numéro/nom puis Entrée ; ou en utilisant les boutons Premier, Précédent, Suivant, Dernier Onglet Création des factures Pour chaque facture à enregistrer, il est nécessaire de compléter la partie En-tête de la facture (N fournisseur, N facture, date d échéance, montant total facture, poste imputé (immeuble, lot ou locataire)). Puis, d enregistrer les lignes détail de la facture (plusieurs lignes possibles par facture) : la nature (récupérable / non récupérable auprès du locataire - déductible / non déductible), le montant de la ligne,. Le total des montants affectés pour les lignes détail doit être égal, en fin de saisie, au montant TTC de la facture. Il suffit de sélectionner une facture dans la grille du haut, en cliquant sur la ligne souhaitée, pour voir apparaître le détail de cette facture dans la grille du bas (détail de l imputation de la facture en une ou plusieurs lignes). Création d une facture Depuis l onglet Gestion des factures, cliquez sur pour créer une facture. L'écran suivant s'affiche : Entête de facture Relevé Syndic : Profession : cochez si la facture est un Relevé de Syndic. sélectionnez la profession du fournisseur Guide Utilisateur JOHANNA

6 Fournisseur : indiquer le code ou nom du fournisseur pour lequel vous saisissez la facture ou sélectionnez-le à l aide de la liste déroulante. : permet d accéder à la fiche complète du fournisseur. Mode de règlement : sélectionner le mode de règlement de la facture. N facture : le N de la facture fournisseur se génère automatiquement Référence : saisir la référence de la facture fournisseur Libellé : indiquer le libellé de la facture fournisseur ou sélectionner-le à l aide de la liste déroulante. (accessible depuis le menu «Paramètres», Paramétrage des libellés, onglet Libellés Automatiques. Date échéance : indiquer la date d échéance de la facture, calculée en fonction de la date comptable de la facture et des conditions de paiement du fournisseur. Date régularisation : indiquer la date de régularisation de la facture. La date de régularisation permet de dire lors de quelle régularisation, ou répartition, cette facture va être prise en compte. Payé par tiers : indiquer Oui pour saisir des factures déjà payées par le propriétaire dont vous voulez avoir la trace pour la réintégrer dans l aide à la déclaration des revenus fonciers et dans les régularisations de charges. Montant TTC : indiquer le montant de la facture. Si c est un avoir, saisir le montant précédé du signe négatif (-). Une fois les informations de l en-tête renseignées, cliquer sur pour valider ou sur pour annuler. Détail de facture Relevé Syndic Non coché Imputation : Immeuble : Lot : Locataire : seule une imputation doit être renseignée. sélectionner l immeuble du propriétaire. Dans ce cas, la facture sera répartie (pour sa partie récupérable) par JOHANNA lors de la régularisation des charges entre les différents locataires de l immeuble, en suivant le plan de charge de l immeuble. sélectionner le lot du propriétaire. Dans ce cas, la facture sera répartie (pour sa partie récupérable) par JOHANNA lors de la régularisation des charges entre les locataires ayant occupé ce lot pendant la période de répartition considérée. sélectionner le locataire concerné par la facture. Guide Utilisateur JOHANNA

7 Récupérable A régulariser : A reporter sur l avis : A la date du Non récupérable Déductible : Non déductible : Provision Syndic Appelée : Versée : Rubrique : indiquer si la facture est A régulariser. indiquer si la facture est A reporter sur l avis, uniquement si un locataire est sélectionné. Cela permet de générer une ligne d appel du montant de la facture sur le prochain avis d échéance du locataire. Indiquer la date d échéance que vous voulez voir apparaître dans l en-cours du locataire indiquer si la facture est Déductible. indiquer si la facture est Non déductible. indiquer si la facture correspond à des provisions appelées. indiquer si la facture correspond à des provisions versées. sélectionner la rubrique à laquelle se rapporte la facture. : permet d accéder aux clés/tantièmes disponibles sous JOHANNA. Catégorie : sélectionner la catégorie à laquelle se rapporte la facture. En fonction de la nature de la facture, certaines rubriques / catégories ne sont pas accessibles. Compte : Libellé : Honoraires ou Forfait : Taux : Forfait : Compte Honoraires : Libellé Honoraires : Proratiser au temps de présence sur l année Montant TTC : Dt TVA : Décompte facture : sélectionner le compte propriétaire souhaité, si celui proposé ne convient pas. reprend celui indiqué dans l entête de la facture. indiquer Oui si des honoraires ou un forfait doivent être calculé. indiquer le taux d honoraires (HT) en % à appliquer sur la ligne détail de la facture. indiquer le montant du forfait à appliquer. indiquer le compte d honoraires à mouvementer. indiquer le libellé de l écriture d honoraires. indiquer si Oui ou Non et le montant à proratiser (Exemple : TOM) indiquer le montant TTC de la ligne de détail. reprend le montant de la TVA. affiche le reste à ventiler de la facture. Cliquez sur pour valider la saisie de la ligne de détail. Si le montant total de la facture n a pas été complètement ventilé entre les lignes détail, JOHANNA réaffiche une nouvelle fenêtre de détail afin de saisir les autres lignes de détail. Vous ne pouvez pas modifier à posteriori le montant TTC de la facture saisie depuis l en-tête). En cas de modification, il faut supprimer la facture puis la réenregistrer. Relevé Syndic coché Si la zone Relevé Syndic est cochée dans l entête de la facture, l enregistrement du relevé se fait sur l écran suivant : Guide Utilisateur JOHANNA

8 Dans cet écran, les catégories sont pré-paramétrées. Immeuble : Rubrique : Imputation : Compte : Provisions versées : Charges : Prochain appel : Libellé : Montant TTC : Dt TVA : sélectionner l immeuble concerné par le relevé de syndic. sélectionner la rubrique à laquelle se rapporte la charge. sélectionner le lot auquel se rapporte la charge. sélectionner le compte à utiliser pour l enregistrement de la charge. indiquer le montant des provisions versées. indiquer le montant des charges de chaque nature. indiquer le montant du prochain appel. reprend le libellé associé à la catégorie. indiquer le montant TTC de la ligne de détail. reprend le montant de la TVA. Si le détail de votre facture est incorrect, vous pouvez supprimer une ligne dans la grille en cliquant sur modifier directement le montant ou le libellé. ou Pour pouvoir valider la saisie du relevé, le total du détail doit être équivalent au total de la facture. Pour vérifier votre saisie, vous pouvez imprimer et/ou numériser le détail de votre facture en cliquant sur. Modification d une facture Cliquez sur pour modifier une facture. Suppression d une facture Cliquer sur pour supprimer une facture. Dupliquer une facture Cliquez sur le bouton pour dupliquer une facture déjà créée. L écran suivant apparaît : Guide Utilisateur JOHANNA

9 Il vous reste à sélectionner la facture à dupliquer, indiquer une date de facture, un numéro de facture et un montant. Puis cliquez sur pour dupliquer ou sur pour annuler. Le logiciel copie la facture sélectionnée en remplaçant dans la facture les zones saisies à l écran Onglet Saisie avec masque Création d un masque de saisie A partir de l onglet saisie avec masque, cliquez sur le bouton pour procéder à la création, modification et suppression de vos masques de saisie. La fenêtre suivante apparaît : Pour créer un nouveau masque de saisie cliquez sur le bouton Ajouter, la fenêtre suivante s affiche : Guide Utilisateur JOHANNA

10 Le masque de saisie reprend les zones d une facture. Il comprend un entête et une ou plusieurs lignes de détail. L entête du masque de comporte : Profession du fournisseur : sélectionnez la profession du fournisseur concerné par votre masque de saisie. Lors de l utilisation de ce masque le logiciel vous proposera les fournisseurs répertoriés avec cette profession. Fournisseur : sélectionnez un fournisseur si vous le souhaitez. Lors de l utilisation de ce masque le logiciel vous proposera uniquement ce fournisseur. Le type de N de la facture : saisissez un type de numéro de facture que vous souhaitez pour ce masque. Le numéro de facture sera initialisé avec le type de facture saisi s il y en a un et sera modifiable. Libellé de la facture : saisir un libellé type pour ce type de facture Les lignes de détail comprennent : L imputation (immeuble, lot ou locataire) La nature de la facture : sélectionner votre type de facture qui sera associée de façon automatique à une catégorie et à une rubrique Les honoraires : cochez Oui si vous souhaitez prendre des honoraires travaux sur ce type de facture puis au choix Forfait ou Taux et saisir un libellé. Puis valider pour enregistrer votre masque de saisie. Vous pouvez en créer autant que nécessaire. Utilisation du masque de saisie le bouton ajouter des factures vous permet d ajouter une facture sur la base du masque de saisie sélectionné Le bouton Ajouter situé à droite de la grille permet d ajouter une facture dans la grille bâtie sur le même masque de facture que la précédente. Le bouton Supprimer situé à droite de la grille permet de supprimer la saisie de la facture en cours et sur lequel vous êtes positionné. Le bouton Valider situé en haut de la grille permet d enregistrer l ensemble des factures saisies via cette grille. Le bouton Annuler situé en haut de la grille permet d annuler la saisie de l ensemble des factures. Guide Utilisateur JOHANNA

11 Pour utiliser vos masques de saisie, sélectionnez dans la liste déroulante le masque de saisie souhaité puis cliquer sur l icône Le logiciel crée automatiquement autant de lignes qu il y a de lignes de détail paramétrées dans le masque : Dans notre exemple, il y avait 2 lignes de détail paramétrées dans le masque. Il a donc créé 2 lignes dans la grille. Ensuite saisissez la date de facture, sélectionnez le fournisseur (car dans le masque, aucune précision n était indiquée), sélectionnez le propriétaire, l immeuble, le lot ou le locataire, saisir le montant HT, TVA et TTC (les montants de TVA et TTC vous sont proposés automatiquement mais peuvent ne pas correspondre à votre facture, ils restent modifiables). Vous pourrez revoir éventuellement le libellé et le numéro de facture. A l issue de la saisie de la 1 ère ligne, il faut saisir la 2 nde ligne. Certaines données seront déjà pré-remplies avec les données de la 1 ère ligne de détail (date de la facture, fournisseur, propriétaire, libellé de la facture). Pour créer une nouvelle facture sur la base du même masque de saisie cliquez sur le bouton données nécessaires. (Nom propriétaire, montant, etc. ) et modifier les Guide Utilisateur JOHANNA

12 A la fin de votre saisie, cliquez sur Valider Vous retrouverez les factures dans l onglet création des factures sur la fiche du propriétaire. Vous pourrez encore procéder à la modification ou à la suppression de la facture si nécessaire. Ces factures devront ensuite être validées pour les retrouver dans l onglet paiement des factures Onglet Validation des factures fournisseurs Pour pouvoir régler une facture, il faut l enregistrer en comptabilité. Depuis l onglet validation des factures, cliquez sur le bouton présélectionner Cliquez sur pour avoir accès aux différentes éditions, l écran suivant s affiche : Puis cliquer sur l icône Valider L écran suivant apparaît : A la validation, un brouillard d écritures apparaît. Il faut confirmer la validation pour que les écritures soient définitivement comptabilisées. Guide Utilisateur JOHANNA

13 12.6 Onglet Paiement des factures Présélection Pour effectuer une présélection, cliquer sur, l écran de sélection suivant s affiche : Date échéance du au : Du fournisseur au : Mode de règlement : indiquer la date d échéance des factures à régler. sélectionner les fournisseurs pour lesquels des factures sont à régler. sélectionner le mode de règlement pour lesquels des factures sont à régler. : permet d effectuer une présélection sur les factures à régler pour un ou plusieurs propriétaires sélectionnés. Une fois les critères choisis, cliquer sur valider la présélection ou sur pour l annuler. La validation provoque l affichage d une nouvelle grille qui vient se substituer à la grille initiale. JOHANNA sélectionne toutes les factures répondant aux conditions saisies. Sélection Sélectionnez les factures à régler dans la liste à l écran à l aide du bouton factures. ou en cochant individuellement les Pour qu une facture soit sélectionnée pour le paiement, il faut que les cases à cocher sur la ligne où figure la facture soient cochées : La case Bon à payer doit être cochée en premier. Toutes les factures concernant un propriétaire dont le solde du compte Disponible + Charges est créditeur (si le crédit est supérieur aux sommes à payer) sont automatiquement cochées par le logiciel pendant la présélection. Autrement dit, si le compte du propriétaire n est pas suffisamment créditeur, la facture n est pas cochée Bon à payer. Si vous voulez la payer quand même, cochez alors cette case. Si vous souhaitez connaître le solde exact d'un propriétaire, double cliquez sur son numéro dans la grille ou sur. La case Sélection doit être cochée pour que la facture passe au paiement. Vous ne pouvez cocher cette case que si la case Bon à payer a été au préalable cochée. Guide Utilisateur JOHANNA

14 Contrepassation Si vous souhaitez supprimer une facture déjà validée en comptabilité vous pouvez utiliser la contrepassation des écritures d appels de facture. Pour se faire sélectionner la facture à supprimer et cliquer sur l icône L écran suivant apparaît : Cliquer sur Valider pour confirmer l opération, le brouillard d écritures suivant apparaît : Cliquer à nouveau sur l icône pour confirmer la validation des écritures comptables. Enfin, ne pas oublier de retourner dans l onglet création des factures pour supprimer la facture. (cf. supprimer une facture page 8) Impression Cliquez sur pour avoir accès aux différentes éditions, l écran suivant s affiche : Guide Utilisateur JOHANNA

15 Liste des règlements à effectuer : Relevé de factures : Bordereau de virement : Edition des lettres-chèques : Edition d un courrier : En-tête de lettre : Mode de règlement : permet d'imprimer par fournisseur et par mode de règlement, la liste des factures sélectionnées à régler. Un sous-total par fournisseur et par mode de règlement permet à l'utilisateur de vérifier les règlements. permet d'imprimer par fournisseur, toutes les factures qui vont passer en paiement. permet d éditer la liste des factures à régler par virement. Toutes les informations bancaires (coordonnées bancaires du fournisseur et de la copropriété) sont référencées sur le document ; dans le cas de virements, le bordereau doit être remis à la banque afin de procéder à un contrôle avec le contenu du fichier. permet d imprimer une lettre chèque pour chaque fournisseur pour les factures payées par chèques. Contacter votre commercial KRIER pour disposer de cette fonctionnalité permet d imprimer un courrier quel que soit le mode de règlement, avec la liste des factures faisant l'objet de ce mode de règlement. sélectionner Oui si on veut imprimer l entête du cabinet. sélectionner le mode de règlement pour lesquels des factures sont à régler. indiquer suivant quel ordre doivent être imprimé les documents. indiquer Oui si on veut imprimer les commentaires définis. Tri : Impression commentaire : Compte : indiquer le N de compte à utiliser pour procéder aux règlements. N prochain chèque : indiquer le N du prochain chèque à utiliser pour procéder aux règlements. permet d obtenir l aperçu des documents sélectionnés. permet de configurer l imprimante utilisée pour l édition. permet d effectuer la numérisation des documents sélectionnés. La numérisation est accessible uniquement si vous possédez le «Module + GED». permet d effectuer l impression des documents sélectionnés. Guide Utilisateur JOHANNA

16 Virement Cliquer sur pour générer le fichier de virement, l écran suivant s affiche : Journal : Chemin : Cliquer sur pour lancer la création du fichier de virement. sélectionner le journal à utiliser pour procéder aux virements. indiquer le chemin de destination où va être généré le fichier de virement. Après la création d'un fichier de virement, il est conseillé de vérifier le contenu du fichier créé. Utiliser l'explorateur, pour vous positionnez dans le dossier contenant le fichier de virement puis l ouvrir. Validation Tous les documents souhaités doivent être édités/envoyés avant d effectuer la validation. La validation du paiement des factures s effectue en cliquant sur, l écran suivant s affiche : Mode de règlement : sélectionner le mode de règlement pour lesquels des factures sont à régler. Journal : sélectionner le journal à utiliser pour effectuer la validation. N du prochain chèque : indiquer le N du prochain chèque à utiliser pour le règlement. Date de validation comptable : indiquer la date de la validation comptable de règlement. Cliquez sur pour valider le paiement des factures ou sur pour l annuler. Le brouillard suivant s affiche : Guide Utilisateur JOHANNA

17 Cliquer sur pour effectuer la validation définitive du règlement des factures ou sur pour l annuler. Les factures payées ainsi ne sont plus accessibles depuis l onglet Gestion des factures. En revanche, les factures payées par tiers, n étant pas à régler, sont toujours accessibles jusqu à ce que vous les purgiez, en cliquant sur, depuis l onglet Gestion des factures. La validation effectuée est définitive. Guide Utilisateur JOHANNA