Guide de mise à jour Johanna - Lolita. Additif Version 4.00a1.13

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1 Guide de mise à jour Johanna - Lolita Additif Version 4.00a1.13

2 Table des matières 1 Le prélèvement SEPA quelques informations Informations Les étapes de la migration au prélèvement SEPA ETAPE 1 Paramétrer votre identifiant ETAPE 2 Paramétrer les coordonnées bancaires de vos locataires La fiche locataire Le module BIC-IBAN ETAPE 3 Générer un ou plusieurs fichiers de test ETAPE 4 Informer les locataires de la migration Indiquer la mise en place du prélèvement SEPA dans Johanna Explication des codifications Initier un prélèvement Informer les locataires de la migration ETAPE 5 Signer un mandat de prélèvement pour les nouveaux ETAPE 6 Apporter une grande attention aux premiers prélèvements SEPA Autres informations Les avis de prélèvement Le bordereau de prélèvement En savoir novembre 2013 Page 2/14

3 1 Le prélèvement SEPA quelques informations 1.1 Informations Ce patch contient des modifications concernant le prélèvement SEPA. Même s il avait déjà été intégré depuis 2 ans, de nouvelles obligations réglementaires ont été mises en place depuis. Une date définitive de fin de migration au virement SEPA et au prélèvement SEPA, tant pour les paiements nationaux que transfrontaliers, a été fixée au 1er février Après cette date, il ne sera plus possible pour un utilisateur de services de paiement d effectuer des virements et des prélèvements au format national. Le virement SEPA est aussi appelé SCT (SEPA Credit Transfer). Le prélèvement SEPA est aussi appelé SDD (SEPA Direct Debit). 1.2 Les étapes de la migration au prélèvement SEPA La première étape est d obtenir auprès de votre banque un Identifiant Créancier SEPA (ICS). Il remplace le Numéro National d Emetteur (NNE). La seconde étape est de recueillir les coordonnées bancaires de vos clients sous forme BIC IBAN. L étape suivante est de créer un ou plusieurs fichiers de tests pour validation des circuits et des formats de fichiers avec votre banque. Il faut ensuite informer vos clients de la migration au plus tard 14 jours avant le premier prélèvement SEPA en indiquant la date de prise d effet de la migration, l ICS et la Référence Unique du Mandat (RUM). Cette référence sera automatiquement générée lors de l activation du SEPA dans votre logiciel. Il n est pas nécessaire de faire signer de nouveaux mandats de prélèvement si les autorisations de prélèvement sont valides. En revanche pour les nouveaux locataires qui souhaitent être prélevés, vous devrez leur faire signer un mandat de prélèvement normalisé. Enfin, il faudra apporter une grande attention aux premiers prélèvements SEPA. Toutes ces étapes vous sont expliquées dans les chapitres suivants. 26 novembre 2013 Page 3/14

4 2 ETAPE 1 Paramétrer votre identifiant L agence doit être en possession d un ICS (Identifiant Creancier SEPA) en remplacement du NNE (Numéro National Emetteur). Il comporte 13 caractères et se compose de la façon suivante : Code Pays Exemple : FR Clé de contrôle Exemple : 99 Code libre pour l agence Exemple : ZZZ Reprise du NNE Exemple : Dans Johanna, ce numéro est à paramétrer au niveau de la référence bancaire du compte à partir duquel vous prélevez vos locataires. Il faut donc cliquer sur le Menu Paramètres / Paramètres Société / Onglet Coordonnées bancaires. Il faut ensuite se positionner sur la coordonnée bancaire souhaitée. On obtient alors l écran suivant. 26 novembre 2013 Page 4/14

5 3 ETAPE 2 Paramétrer les coordonnées bancaires de vos locataires La seconde étape est de recueillir les coordonnées bancaires de vos clients sous forme BIC IBAN. 3.1 La fiche locataire Il est nécessaire pour chaque colocataire ayant choisi le mode de paiement «Prélèvement» de vérifier que vous ayez bien saisi son IBAN et son BIC sur sa fiche. Ces informations sont stockées sur la fiche locataire dans l onglet Informations Locataires. Cette fiche a évolué afin d afficher toutes les informations relatives au SEPA. Les coordonnées bancaires sont saisies dans l onglet Règlement tandis que les informations propres au SEPA sont renseignées dans l onglet SEPA. Dans cet onglet, on retrouve : - l IBAN (Acronyme d'international Bank Account Number), - le BIC (Acronyme de Bank Identifier Code) - la RUM (la Référence Unique du Mandat) - la date de signature du mandat de prélèvement - la date de début du prélèvement - la date de fin de prélèvement 26 novembre 2013 Page 5/14

6 3.2 Le module BIC-IBAN Cette étape peut être fastidieuse et prendre du temps. Pour plus de confort, vous pouvez aussi convertir en quelques clics les RIB de tous vos tiers via le module + KRIER : BIC-IBAN. Ce convertisseur vous permet de calculer en masse l IBAN des propriétaires, des fournisseurs et des colocataires, de renseigner le code BIC, de vérifier les informations déjà saisies, de lister les erreurs, de proposer des solutions et d enregistrer ces informations dans vos bases de données. Ce convertisseur peut s appliquer aussi bien sur les données de la gérance que sur les données du syndic. N hésitez pas à appeler votre conseiller commercial pour plus de renseignements. Vos conseillers commerciaux : Rennes Paris Caen Lyon Bordeaux M. Bukwald 6 rue de Jouanet Rennes T M. Marzola 11 bd Malesherbes Paris T M. Gille T M. Vaast 1 cours Albert-Thomas Lyon T M. Terrien T novembre 2013 Page 6/14

7 4 ETAPE 3 Générer un ou plusieurs fichiers de test L étape suivante est de créer un ou plusieurs fichiers de tests pour validation des circuits et des formats de fichiers avec votre banque. Vous avez la possibilité de générer un fichier d exemple SEPA basé sur vos données alors que vous êtes toujours au format CFONB (ETEBAC). Pour concevoir ce fichier, il faut lancer Johanna et se positionner dans le module «Gestion des Loyers», onglet Prélèvement loyers. Au moment de générer le fichier de prélèvement, un bouton supplémentaire sera visible sur l écran : Création d un fichier exemple SEPA. Il faut bien sûr que les étapes précédentes soient réalisées pour pouvoir générer le fichier. Le fichier sera enregistré dans le répertoire indiqué sur la fenêtre. C est un fichier au format XML (extensible Markup Language) qui sera créé. Ce fichier est à envoyer à votre banque pour validation en lui précisant bien qu il s agit d un fichier de test. 26 novembre 2013 Page 7/14

8 5 ETAPE 4 Informer les locataires de la migration Il faut ensuite informer vos clients de la migration au plus tard 14 jours avant le premier prélèvement SEPA en indiquant la date de prise d effet de la migration, l ICS et la Référence Unique du Mandat (RUM). 5.1 Indiquer la mise en place du prélèvement SEPA dans Johanna Pour ce faire, vous devez tout d abord mettre en place le paramétrage des prélèvements SEPA depuis le menu Paramètres / Paramètres généraux / onglet Comptabilité / option Journaux. Vous devez y indiquer que le prélèvement s effectuera en SEPA. A la validation de cette modification, un message apparaîtra vous demandant de confirmer cette modification. Le logiciel calcule alors les références uniques de mandat pour chacun de vos colocataires prélevés et initialisera le statut des locataires à FIRST (+ PN-SEPA i-e Prélèvement National -> SEPA). Le traitement est terminé lorsqu un second message vous indique le nombre de colocataires modifiés. 26 novembre 2013 Page 8/14

9 Le code RUM est composé de : Code client KRIER + «/» Code dossier + «/» (si multi dossier, sinon «001») Code locataire + «/» Code colocataire (01 ou 02 ou 03 ou 04) Le code RUM est précédé des caractères «++» pour les locataires qui passent du mode CFONB (ETEBAK) au mode SEPA. La date de début de mandat correspond à la date de validation de la demande de passage en prélèvement SEPA. La date de début de prélèvement est calculée de façon à être la prochaine date d être susceptible de correspondre à un prélèvement dans JOHANNA. Le Statut est «FIRST» Le mode de passage à SEPA est PN -> SEPA (Prélèvement National -> SEPA) 5.2 Explication des codifications Codification des prélèvements : o o o o o Si le prélèvement SEPA vient d être activé Code passage = PN_SEPA (Prélèvement National -> SEPA) Statut = FRST Code RUM selon la codification précédente (précédé des caractères «++»). Si le prélèvement est activé pour le colocataire et qu il s agit du premier prélèvement Code passage = NW_SEPA (Nouveau SEPA) Statut = FRST Code RUM selon la codification précédente (sans les caractères «++»). Si le prélèvement est activé pour le colocataire, qu il l était déjà et qu on modifie ses coordonnées bancaires (Si IBAN saisi et différent du précédent) Code passage = «Changement de banque» : CB_SEPA Statut = FRST Code RUM selon la codification précédente. Si le prélèvement est activé pour le locataire et que le mois et l année de la date du dernier appel sont équivalents à la date de fin de prélèvement, Code passage = Statut = FNAL Code RUM selon la codification précédente. Si le prélèvement est activé et qu il ne fait pas partie des cas cités ci-dessus, Code passage = Statut = RCUR Code RUM selon la codification précédente. 26 novembre 2013 Page 9/14

10 5.3 Initier un prélèvement On se doit d informer les colocataires de la migration SEPA, 14 jours avant pour les FIRST (1ers prélèvements). On y indiquera la date de prochaine échéance ainsi que le montant de l échéance. Il s agit ensuite de présélectionner vos locataires à prélever. Vous devez lancer Johanna et vous positionner dans le module «Gestion des Loyers», onglet Prélèvement loyers. Afin de ne traiter que les prélèvements en statut = «FIRST» dans la liste, vous avez à votre disposition une liste déroulante qui vous permet de filtrer les colocataires selon leur statut de prélèvement : 5.4 Informer les locataires de la migration Après avoir présélectionné vos locataires, modifier éventuellement leur montant à prélever et les sélectionner, cliquez sur le bouton Imprimer. L écran suivant apparaît : 26 novembre 2013 Page 10/14

11 Cocher la pré-notification pour générer l édition d un document pour chacun de vos colocataires sélectionnés (uniquement les FIRST). Avant de générer l édition, une fenêtre apparait vous permettant de personnaliser le texte de ce courrier. Ce document peut être archivé, envoyé par courrier ou par mail. Pour paramétrer le texte de ce document, un écran apparaît juste avant le lancement de l impression ou la numérisation. 26 novembre 2013 Page 11/14

12 6 ETAPE 5 Signer un mandat de prélèvement pour les nouveaux Il n est pas nécessaire de faire signer de nouveaux mandats de prélèvement si les autorisations de prélèvement en cours sont valides. En revanche pour les nouveaux locataires qui souhaitent être prélevés, vous devrez leur faire signer un mandat de prélèvement normalisé. Ce mandat vous est livré dans cette mise à jour. Il est compatible avec Microsoft Word et accessible via le mailing de Lolita. 26 novembre 2013 Page 12/14

13 7 ETAPE 6 Apporter une grande attention aux premiers prélèvements SEPA Enfin, après avoir paramétré le prélèvement en SEPA dans votre logiciel, il faudra apporter une grande attention aux premiers prélèvements SEPA. Il ne sera plus possible de revenir au format CFONB (ETEBAK) après la validation comptable du premier prélèvement en SEPA. 26 novembre 2013 Page 13/14

14 8 Autres informations 8.1 Les avis de prélèvement L avis de prélèvement et l avis de prélèvement + quittance ont été modifiés et vous sont proposés dans cette version car ils contiennent l ICS de l agence et le code RUM du locataire. Ainsi, ces documents feront office de pré-notification pour vos locataires et seront à leur envoyer avant l émission du prélèvement 8.2 Le bordereau de prélèvement Le bordereau de prélèvements a été modifié pour faire apparaître le statut de prélèvement des colocataires (FIRST, RECCURENT ou FNAL). 8.3 En savoir + Le plan de migration français est consultable sur le site D'autres ressources sont également disponibles sur : le site de normalisation bancaire : la fédération bancaire française : (mot-clef «sepa») le site du European Payments Council : Réussir sa migration SEPA : 26 novembre 2013 Page 14/14