ACQUISITION D UNE PLATEFORME WEB POUR LE CONSORTIUM INTERREGIONAL DU DISPOSITIF EEN France MEDITERRANEE

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1 Consultation N ACQUISITION D UNE PLATEFORME WEB POUR LE CONSORTIUM INTERREGIONAL DU DISPOSITIF EEN France MEDITERRANEE REGLEMENT DE LA CONSULTATION ET CAHIER DES CHARGES Ce document comprend le règlement de la consultation et le descriptif technique particulier.

2 SOMMAIRE 1. REGLEMENT DE LA CONSULTATION IDENTIFICATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR OBJET DE LA CONSULTATION PROCEDURE UTILISEE DUREE DU MARCHE MONTANT DU MARCHÉ HT LIEUX D EXECUTION DU MARCHE PILOTAGE DATE ET HEURE LIMITES DE REMISE DES OFFRES CONTENU ET MISE À DISPOSITION DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES (DCE) PRESENTATION DES DOSSIERS DES CANDIDATS SELECTION DES PRESTATAIRES CONDITIONS D'ENVOI OU DE REMISE DES PLIS DOCUMENTS COMPLEMENTAIRES A FOURNIR SUR DEMANDE DE L ARII PACA PAR LES CANDIDATS SELECTIONNES INFORMATIONS DIVERSES 7 2. DESCRIPTIF TECHNIQUE DE LA CONSULTATION CONTEXTE ENJEU OBJET ET CONTENU DE LA MISSION PRINCIPAUX LIVRABLES ATTENDUS COMPETENCES ATTENDUES DEROULEMENT DE LA MISSION CONFIDENTIALITE 11

3 1. REGLEMENT DE LA CONSULTATION 1.1 IDENTIFICATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR Agence Régionale pour l Innovation et l Internationalisation des entreprises PACA (ARII PACA) représentée par son Directeur Général M. Jean-Yves LONGERE. ARII PACA 22 rue Sainte Barbe CS Marseille Cedex 02 Téléphone : L ARII PACA est une association loi Elle a pour mission la promotion de l innovation et de l internationalisation des entreprises de la Région PACA. L association est soumise à l ordonnance du 6 juin 2005 concernant la sélection de ses fournisseurs. 1.2 OBJET DE LA CONSULTATION L ARII PACA souhaite acquérir une plateforme web pour le consortium interrégional du dispositif EEN France Méditerranée. Cette plateforme aura une double fonction. Premièrement elle aura une fonction portail de contenu «front office», ayant un rôle de présentation des services du dispositif d accompagnement EEN pour les entreprises et de diffusion d informations diverses en lien avec l actualité économique européenne. En second lieu, cette plateforme aura une fonction de gestion de projet avec un suivi «client» en lien avec chacune entreprise accompagnée, uniquement en accès restreint pour l équipe du projet EEN France Méditerranée. La réponse à la consultation pourra prendre la forme d une offre pour le développement d une plateforme Web, où l acquisition sous licence d utilisation d une solution Web préalablement développée et adaptée aux besoins exprimés. 1.3 PROCEDURE UTILISEE Réglementation Ce marché est passé en procédure adaptée en application des dispositions de l article 10 du décret d application n du 30 décembre 2005 fixant les règles applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs mentionnés à l article 3 de l ordonnance n du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics. Page 3 sur 11

4 Description de la procédure Cette consultation a pour objet de retenir un prestataire pour l ensemble du marché défini dans le Descriptif Technique particulier - partie 2 du cahier des charges. 1.4 DUREE DU MARCHE Le présent marché est conclu pour une durée de 2 ans à compter de la notification au titulaire. 1.5 MONTANT DU MARCHÉ HT HT 1.6 LIEUX D EXECUTION DU MARCHE La mission se déroulera principalement dans les locaux de l ARII PACA à Marseille. 1.7 PILOTAGE Le pilotage de la mission se fera sous l autorité de M. Nicolas Chéhanne, coordinateur du programme EEN France Méditerranée. 1.8 DATE ET HEURE LIMITES DE REMISE DES OFFRES La date et l heure limite de réception des offres est fixée au : vendredi 24 juillet 2015 à 17h CONTENU ET MISE À DISPOSITION DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES (DCE) Contenu du DCE Le présent Cahier des Charges (incluant le Règlement de la consultation - partie 1 et le descriptif technique de la consultation - partie 2) L attestation sur l honneur La Décomposition du Prix Global et Forfaitaire DPGF renseignée Mise à disposition du DCE : par voie électronique Conformément à l'article 14 du décret précité, l ARII PACA met à disposition du candidat le dossier de consultation par téléchargement sur le site : Page 4 sur 11

5 Modifications éventuelles du DCE L ARII PACA se réserve le droit d envoyer au plus tard 5 jours avant la date de remise des offres des modifications de détail sur le dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier de consultation modifié. Demandes de renseignements d ordre administratif et technique Les renseignements complémentaires pourront être transmis aux candidats au plus tard 6 jours avant la date limite de réception des offres. Les candidats sont invités à poser toute question nécessaire à l établissement de leur offre au maximum 3 jours calendaires avant la date limite de réception des offres par l adresse suivante : Elodie Thonnat - achats@arii-paca.fr pour les questions administratives / Nicolas Chéhanne nchehanne@arii-paca.fr pour les questions techniques PRESENTATION DES DOSSIERS DES CANDIDATS Le dossier à remettre par chaque candidat comprendra les pièces suivantes : L attestation sur l honneur jointe signée dûment remplie et signée de la personne habilitée La copie du ou des jugement(s) prononcé(s), si le candidat est en redressement judiciaire Le RIB du candidat L offre préparée par le candidat sera présentée comme indiqué ci-après : une page de garde avec le nom de l entreprise, les coordonnées, N SIRET, code NAF, N de TVA le cas échéant, une note de synthèse de 5 pages maximum, présentant l entreprise candidate, ses références, son offre produits/services adaptés ou proches de la demande exprimée et /ou son expérience en développement de plateformes Web. une présentation de l équipe qui sera dédiée à la mission/ à la prestation La DPGF dûment complétée et remplie par le candidat 1.11 SELECTION DES PRESTATAIRES Après analyse du dossier des candidats, le commanditaire sélectionnera le candidat qui aura été le mieux noté par application des critères ci-après. Les candidatures seront évaluées sur la base de l analyse des critères suivants : Qualité technique de la proposition : facilité de mise en œuvre, déploiement / adaptabilité aux besoins exprimés ; références et équipe - 75 % Prix de la prestation : 25 % Page 5 sur 11

6 L ARII PACA se réserve le droit de déclarer le marché infructueux ou sans suite pour motif d intérêt général CONDITIONS D'ENVOI OU DE REMISE DES PLIS Adresse de dépôt des offres en mains propres : ARII PACA À l attention de Mlle Elodie Thonnat Bureau rue Sainte Barbe -CS Marseille Cedex 02 de 9H30 à 12H et de 14H à 17H L enveloppe extérieure comportera les mentions suivantes : «Identification du candidat» «NE PAS OUVRIR» Consultation N : «acquisition d une plateforme web pour le consortium interrégional du dispositif EEN France méditerranée» Les plis sont remis contre récépissé. Les dossiers qui parviendraient après la date et l'heure limites fixées à l article 1.8 ainsi que ceux parvenus sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus et seront remis à leur auteur. Adresse d envoi des offres : Les plis sont envoyés à l'adresse suivante : ARII PACA À l attention de Mlle Elodie Thonnat 22 rue Sainte Barbe -CS Marseille Cedex 02 L enveloppe extérieure comportera les mentions suivantes : «Identification du candidat» «NE PAS OUVRIR» Consultation N : «acquisition d une plateforme web pour le consortium interrégional du dispositif EEN France méditerranée» Le cachet de la Poste fait foi. Les dossiers dont le cachet serait tamponné après la date et l'heure limites fixées à l article 1.8 ainsi que ceux parvenus sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus et seront renvoyés à leur auteur. Page 6 sur 11

7 La remise des offres dématérialisées n est pas autorisée, une copie numérique pourra être demandée au candidat DOCUMENTS COMPLEMENTAIRES A FOURNIR SUR DEMANDE DE L ARII PACA PAR LES CANDIDATS SELECTIONNES Après sélection du prestataire, le marché ne sera définitivement attribué qu après la production des documents suivants : Attestation de régularité fiscale (au 31/12/14) Attestation de régularité sociale (au 31/12/14) Attestation d assurance de responsabilité civile (en cours de validité) Ces documents seront demandés par l ARII PACA lors de la communication au candidat de la décision du comité de sélection INFORMATIONS DIVERSES Le financement de l ARII est réalisé partiellement par des aides publiques et/ou européennes. Le pouvoir adjudicateur conclura le marché dans l'unité monétaire suivante : euro(s). Les propositions doivent être rédigées en langue française ou anglaise Les variantes et options sont autorisées Les groupements ne sont pas autorisés La sous-traitance est autorisée mais doit être déclarée Le délai de validité des offres remises est de 30 jours Pour obtenir tous renseignements complémentaires les candidats devront faire parvenir une demande écrite par courriel : o pour les questions administratives : achats@arii-paca.fr o pour les questions techniques : Nicolas Chéhanne nchehanne@arii-paca.fr Modalités de paiement des commandes : le règlement des factures se fera par chèque bancaire ou virement, le délai global de paiement est de trente jours. La participation à cette consultation vaut acceptation sans restriction du présent cahier des charges. Page 7 sur 11

8 2. DESCRIPTIF TECHNIQUE DE LA CONSULTATION 2.1 CONTEXTE L ARII PACA coordonne depuis 2008 un dispositif d appui à l internationalisation des entreprises régionales dans le cadre d un réseau européen, le réseau Entreprise Europe Network (EEN). Le réseau EEN a été créé et mis en place par la Commission européenne afin d aider les entreprises à accéder plus facilement aux marchés européens. Les organisations membres du réseau EEN sont sélectionnées pour une durée déterminée en fonction de leur compétence ; à savoir l accompagnement des entreprises dans leur croissance, grâce à l internationalisation de leurs activités et le développement commercial partenarial. L activité EEN se réalise en consortium, et l ARII PACA travaille avec quatre partenaires complémentaires au sein d un consortium interrégional (regroupant les régions PACA, Languedoc-Roussillon et Corse) sous la dénomination EEN France Méditerranée. 2.2 ENJEU L accompagnement proposé par le consortium des 5 organisations partenaires doit répondre à un cahier des charges précis fixé par la Commission Européenne portant sur 4 métiers d accompagnement sur lequel une évaluation de la performance est réalisée chaque année au travers de 16 indicateurs d activité. Parmi ces indicateurs, une présence Web ainsi qu une production de services numériques (abonnement RSS, production/diffusion newsletter, alerte agenda, etc) selon le besoin des entreprises est attendue. L enjeu de l outil Web que l ARII et ses partenaires souhaitent acquérir est double : - Renforcer la présence Web du consortium EEN France Méditerranée en permettant la production et l envoi d information ciblée vers ses clients ; - Permettre le suivi de l activité d accompagnement individuel des clients à travers une base de donnée partagée (GRC) entre les 5 partenaires du consortium. 2.3 OBJET ET CONTENU DE LA MISSION L objet de la mission est le développement ou l utilisation sous licence d une plateforme Web proposant les fonctionnalités suivantes : - Un portail Web «front office» complet, comportant plusieurs pages, dont la hiérarchie et l ordonnancement sont paramétrables, permettant la création de contenu sur l internationalisation des entreprises : pages statiques avec du contenu texte ou photo présentant nos activités et nos actualités, pages dynamiques : moteur de recherche sur des opportunités de partenariat du réseau EEN (connecté avec les outils du réseau EEN), flux Page 8 sur 11

9 RSS vers des sites web d informations communautaires, réponses à des questionnaires en ligne, inscription en ligne à des événements, etc. - Une interface «back office» réservée aux utilisateurs des 5 partenaires permettant la production et la gestion du contenu pour le front office, ainsi qu un module de rédaction, de publication et d envoi de newsletter/push mail et enfin un espace «intranet» permettant le partage collectif d information et de document entre les 5 partenaires. - Une base de données client (GRC) accessible aux utilisateurs des 5 partenaires via le back office. Cette base de donnée doit être paramétrable pour : Intégrer ou exporter des données (coordonnées clients) issues de bases existantes (Excel) S adapter aux typologies de services délivrés aux entreprises par EEN et leurs résultats pour : Permettre le suivi des activités des chargés d affaires des 5 partenaires pour leurs clients (par affichage dynamique) Calculer et afficher les indicateurs de suivi pour des finalités de reporting (en format «livrables» avec possibilité d export de données). 2.4 PRINCIPAUX LIVRABLES ATTENDUS Le principal livrable concerne la livraison et la mise en service de la plateforme Web du consortium EEN France Méditerranée dont les grandes fonctionnalités sont décrites en 2.3 sont rappelées ci-après : - Le Portail «front office» pour le contenu, le back office associé permettant la gestion du contenu (page statique/dynamique, et modules newsletter/push mail), - La base de Gestion de la Relation Client (GRC) associée à la gestion du projet EEN pour le suivi «client», et accessible par chaque conseiller, - un espace de travail collaboratif pour partager des documents de référence entre les conseillers EEN des 5 organisations partenaires. Ce livrable pourra faire l objet d un développement spécifique ou l achat sous licence d une solution web clé en main ou/et adaptable, à la fois pour les parties front office et back office. La réalisation du portail de contenu intégrera une proposition sur l environnement graphique du Portail (partie front office) qui sera guidé à partir des chartes graphiques existantes pour le consortium ainsi que celle du réseau EEN. Il sera ainsi attendu la proposition d éléments graphiques du site (boutons, menus, bandeaux, cadres ) en lien avec une réflexion sur l architecture logique et/ou ergonomique du site web. En cas d acquisition d une solution web existante sous licence, celle-ci devra être graphiquement paramétrable pour se conformer aux exigences des chartes graphiques à respecter. Page 9 sur 11

10 Pour la partie back office, il sera attendu la réalisation d une interface claire, simple et facile d utilisation, avec rappel de la charte graphique du front office. L interface de la base GRC devra elle aussi être simple et intuitive afin de faciliter les opérations de reporting des utilisateurs. Il est attendu également que le prestataire retenu soit en charge de la stratégie de référencement et devra fournir des préconisations pour prendre en compte le référencement au moment de la phase de développement. Une fois le Portail de contenu développé et mis en ligne, le prestataire devra y intégrer des outils de suivi sur l évolution des référencements et des consultations du site sur les principaux moteurs de recherche afin de faire progresser sa visibilité sur la toile. Le prestataire sélectionné sera également en charge de l hébergement de la totalité de la plateforme Web du consortium EEN France Méditerranée (Portail de contenu, interface back office et base de la GRC, espace collaboratif) et fournir des garanties sur leur protection, les procédures de back-up, et l accessibilité à l outil sur les plages horaires classiques. Enfin le prestataire devra fournir des services de maintenance applicative et d assistance liée à l utilisation (formation initiale) de la plateforme Web pour en faciliter l accès et la disponibilité pour ses utilisateurs. 2.5 COMPETENCES ATTENDUES En complément de la présentation des offres de plateformes web répondant à des besoins similaires et déjà développées, ou des compétences nécessaires pour le développement de ce type de solutions sur des besoins similaires, 2 éléments d appréciations supplémentaires seront pris en compte : - La solution Web acquise ou développée devra être bilingue Français / Anglais : le site se destinant à être consulté par nos entreprises régionales mais également par nos partenaires européens du réseau EEN, l interface de navigation du site ainsi que le back office devra permettre la production et publication de contenu bilingue. - La connaissance du réseau d appui EEN (métiers, activités) et de ces outils IT pour faciliter l interfaçage avec la plateforme Web sera un plus à la candidature. 2.6 DEROULEMENT DE LA MISSION Des points réguliers avec le responsable du projet à l ARII seront mis en place afin d assurer le bon déroulement de la mission et son avancement dans les délais impartis. Page 10 sur 11

11 Les parties devront se tenir informées réciproquement en temps réel de toute information reçue nécessaire à la bonne réalisation de la prestation. En fonction des urgences, des réunions ou points téléphoniques pourront se tenir autant que de besoin à l initiative de l une ou l autre des parties. 2.7 CONFIDENTIALITE Le prestataire sera soumis aux clauses de confidentialité en vigueur au sein de l ARII. Page 11 sur 11