CARTOGRAPHIE GLOBALE ET DYNAMIQUE DES RISQUES

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1 Château de Cauneille Association Loi 1901 CARTOGRAPHIE GLOBALE ET DYNAMIQUE DES RISQUES VALORISATION DE LA MAÎTRISE DES RISQUES : La démarche de Projet d Accompagnement Personnalisé (PAP) CoPil Cartographie des Risques CoPil PAP Juin 2016

2 PRESENTATION DE L ETABLISSEMENT Organisme gestionnaire : Association du «Château de CAUNEILLE» (Asso. Loi 1901) Type d établissement : 1 établissement avec une section Foyer Occupationnel et une section Foyer d Accueil Médicalisé. Historique : Sanatorium créé en 1932 Date d ouverture : FO : 01/01/ FAM : 01/11/2000 Public accueilli : Personnes adultes en situation de handicap mental et/ou d origine psychique Capacité : Habilité pour 84 places de Foyer Occupationnel dont 60 places de Foyer d Accueil Médicalisé et 1 place d Accueil Temporaire Personnel : Equipe pluridisciplinaire de 80 salariés dont 69 en CDI et 11 en CDD (71.05etp) Organisation en Pôles : Pôle Soin Hébergement Pôle Vie Sociale Pôle Santé Pôle Administratif Financier Pôle Restauration Pôle Logistique Participation des résidents et des familles : Conseil de la Vie Sociale - Commission Restauration - Groupe de parole Sollicitation pour le PAP 2

3 DESCRIPTION DU RISQUE MAITRISE Libellé du risque maîtrisé La démarche du Projet d Accompagnement Personnalisé (PAP) Catégorie de risques concernée Risques liés à la prise en charge et à l accompagnement durant le séjour (Registre des Risques CCECQA) : Non-respect des recommandations de bonnes pratiques de l ANESMS Absence de projets personnalisé ou projet non adapté ou non actualisé Nom des pilotes de ce risque maîtrisé Pilotes du CoPil PAP : Directrice : Mme METAY JOSET Adjoint de Direction : M. PRADEILLE Cadre de Santé : Mme BONLEU Coordinatrice du Pôle Vie Sociale : Mme BOUILLERCE MIRASSOU Coordonnées Mail : contact@chateaucauneille.fr Description du risque maitrisé et du processus concerné : Le PAP Mise en application des projets de service et du Projet d Etablissement (PE) La réglementation : Le code social de l action sociale et des familles, article D311 demande qu un avenant précise dans le délai maximum de 6 mois après l admission, les objectifs et les prestations adaptées à la personne. Chaque année, la définition des objectifs et des prestations est réactualisée. La participation de la personne admise est obligatoirement requise pour l établissement du contrat et de son avenant sous peine de nullité Loi n oblige les établissements et services à rédiger un contrat de séjour ou un document individuel de prise en charge (DIPC). Il est fait obligation aux professionnels d établir un projet d accueil et d accompagnement Recommandation ANESMS : «Le projet personnalisé est avant tout une démarche, un processus adapté à chaque personne, à sa situation et à son évolution permettant de définir des objectifs personnalisés négociés avec la personne et son entourage et négociés en continu» (ANESM, les attentes de la personne et le projet personnalisé, décembre 2008) 3

4 LA DEMARCHE DE PAP Plusieurs principes incontournables : Une démarche dynamique de co-construction Une forte participation du résident et de son entourage (EA/RL) Une dynamique souple et adaptée au rythme du résident Une implication de l ensemble des professionnels 4

5 CONSTAT DE DEPART Recommandations suite évaluation externe sur la nécessité d améliorer essentiellement les points suivants : Améliorer et rendre opérationnelle la démarche de projets personnalisés 5

6 CONSTAT DE DEPART et une volonté institutionnelle! Réaffirmer la place des résidents Assurer une meilleure continuité et efficacité de leur accompagnement Faire du lien entre leur parcours et leur projet de vie Assurer une meilleure coordination des professionnels et la détermination d objectifs communs Evaluer et réaliser la traçabilité des actes et des projets de la personne pour une meilleure compréhension des situations individuelles Rendre cohérent l accompagnement par rapport au projet d établissement Harmoniser la méthodologie de gestion des projets pour promouvoir l équité entre les résidents accompagnés Situation avant AA PAP éparpillés et non formalisés Pas de réactualisation annuelle pour chaque résident Peu d objectivation des pratiques 6

7 ACTIONS POUR AMELIORER LA MAITRISE DE CE RISQUE 1. Janvier 2015 : Formation d un groupe de professionnels (Cabinet Qualtitude) Accompagnement à la réalisation des outils et à la mise en place de la nouvelle procédure 2. Restructuration du Comité de Pilotage PAP Pluridisciplinarité (5 réunions en 2015) Les missions : Garantir le bon déroulement et le respect de la procédure PAP Garantir la démarche d amélioration continue de la qualité du PAP (Programme d évaluation) Finalisation et appropriation des outils 3. Présentation institutionnelle (juin 2015) 3 réunions + remise kit outils (Juillet Août 2015) Formation interne réalisée à l utilisation des outils Mise en place en septembre 2015

8 LA NOUVELLE PROCEDURE ET LES NOUVEAUX OUTILS (1) LISTE DES DOCUMENTS PAP Nb 1 PAP valant avenant au contrat de séjour 2 Bilan intermédiaire PAP 3 Courrier accord du RL pour un PAP 4 Courrier invitation à participer à un PAP 5 Description du rôle du référent 6 Evaluation et émargement réunion PAP 7 Fiche de synthèse 8 Guide pour la tenue des réunions PAP 9 Plan d action du PAP Documents PAP 10 Procédure d élaboration, de validation, de mise en œuvre et de suivi du PAP 11 Programme de révision des PAP 12 Questionnaire préalable à l élaboration d un PAP 13 Rétro planning des PAP 14 Vocabulaire du PAP 15 Evaluation du dernier PAP 16 Fiche relative à la référence 17 Guide de l entretien préalable à l élaboration du PAP 18 Logigramme étapes chronologiques pour le référent EN PLUS : Plus synthèse des recommandations de BPP (ANESMS, juillet 2008) Charte des postures éthiques Règlement de fonctionnement

9 LA NOUVELLE PROCEDURE ET LES NOUVEAUX OUTILS (2) UNE PROCÉDURE GLOBALE : UN LOGIGRAMME CHRONOLOGIQUE 2 instructions (Missions du référent + Tenue réunion PAP) Plus d une quinzaine d outils/documents de synthèse, d information, de planification Des réunions de préparation + la réunion PAP : 3 documents à formaliser dont le PAP valant avenant au contrat de séjour 1 programme d évaluation : Méthodologie selon la chronologie des 3 étapes principales : AVANT / PENDANT / APRES LA REUNION PAP ENJEUX : Co-construction interdisciplinaire et place centrale de l usager Assimilation et adaptation des outils au fonctionnement des Foyers Développement des compétences collectives et accessibilité des outils Faciliter les termes et le sens des concepts employés (méthodes de gestion de projet) Amélioration des outils et de la procédure au fur et à mesure Structuration du dispositif de référence : En moyenne 3 résidents/référent Clarification des rôles du référent (interlocuteur privilégié, centralisateur) Coréférence : Assiste le réf. Et prend le relais en cas d absence Aide à la référence : Implication des ASH 9

10 LA NOUVELLE PROCEDURE ET LES NOUVEAUX OUTILS (3) Récapitulatif des actions à mener par le référent en vue de la co-construction du PAP Circuit des documents EN AMONT DE LA REUNION PAP 1 Rédiger et/ou mettre à jour l histoire de vie /l anamnèse (rubrique «Social» du PSI ) 2 Recueillir les attentes du résident lors d un entretien (utilisation du guide de l entretien préalable à l élaboration d un P.A.P.), s en saisir pour la réunion PAP 3 Recueillir les attentes du représentant légal : récupérer le courrier réponse (bannette salarié ou secrétariat), en prendre connaissance, s en saisir pour la réunion PAP 4 Au moins un mois avant la date du PAP, Demander au résident si il souhaite que l on sollicite une personne de son entourage (avis environnement aidant) si oui transmettre information au secrétariat pour enregistrement et envoi courrier 5 Si il y a lieu, Réaliser l évaluation des actions que vous deviez mettre en œuvre en tant que référent pour le dernier PAP PENDANT LA REUNION 6 Présenter la situation du résident à l équipe à partir de l histoire de vie / l anamnèse, des données recueillies lors de l entretien préalable et des «Bulletins réponse» (Représentant légal et le cas échéant environnement aidant) 10

11 AVANT (1) : Le travail en amont de la réunion d élaboration du PAP (ou de la révision du précédent PAP) Evaluation sur les 3 premiers mois Prendre connaissance des informations disponibles Observer, écouter Garder traces des faits significatifs et incidents critiques S informer réciproquement Responsable de Pôle garant de la coordination du projet Référent : Recueillir besoins et attentes usager - Centraliser infos et documents Elaborer, valider, diffuser programme de travail trimestriel «Calendrier PAP» Planning mensuel sur une période trimestrielle Recueillir les attentes de l usager éventuellement assisté 30 entretiens avec les résidents Recueillir les attentes de l EA et du RL 2 solutions proposées : Entretien ou questionnaire Problématique de la participation des familles (cas par cas) 30 personnes invitées à participer à un PAP 35 courriers envoyés - taux de retour : 98% Préparer les évaluations : Un travail chronophage 33 PAP préparés (pour 29 ayant eu lieu au final) Pour le PVS : 111h (333h rapporté à l année) Pour le PSH : 201 h + 72h d IDE (819h rapporté à l année) Pour le Pôle Santé : 72h au total

12 AVANT (2) : Le travail en amont de la réunion d élaboration du PAP (ou de la révision du précédent PAP) Evaluation sur les 3 premiers mois Préparer les évaluations : Enquête auprès des référents 21 questionnaires 90% (19/21) ont travaillé l anamnèse du résident 81% (17/21) ont traité les transmissions 100% ont repris objectifs et actions du dernier projet 100% des salariés ont recueilli souhaits et avis de l usager 57% (12/21) se sont servis du «guide d entretien» parfois adapté 81% (17/21) ont recueilli attentes et souhaits de l EA et/ou du RL Temps moyen par préparation PAP : 2h26 min. Prévisionnel pour 1 année : 83 résidents (1 PAP/an) X 2h26 = 202h Points d amélioration : Difficulté pour définir les personnes de l EA Difficulté pour valoriser le travail préparatoire Variété des outils utilisés par les différents pôles Outil «Guide d entretien» à réadapter aux caractéristiques des usagers

13 PENDANT (1) : Tenir la réunion de projet Evaluation sur les 3 premiers mois UN PROCESSUS COMPLEXE Synthèse de la co-construction interdisciplinaire du projet d accompagnement annuel du résident dans un court délai : 4 documents formalisés : L évaluation du dernier PAP Le PAP valant avenant au contrat de séjour ou DIPC Le plan d actions La fiche de synthèse Enjeux : Qualité du PAP et respect de la pluridisciplinarité Méthodologie : Procédure avec logigramme, 1 ou 2 animateurs et 1 secrétaire Respect du calendrier : 1 réunion reportée de 1 mois et 3 sem. Nb moy. participants : 8.48 salariés [Min. : 07 Max. : 11] 29 réunions PAP pour 105 documents formalisés 13

14 PENDANT (2) : Tenir la réunion de projet Evaluation sur les 3 premiers mois FICHE DE SYNTHESE

15 PENDANT (3) : Tenir la réunion de projet Evaluation sur les 3 premiers mois PLAN D ACTIONS

16 PENDANT (4) : Tenir la réunion de projet Evaluation sur les 3 premiers mois PAP VALANT AVENANT AU CONTRAT DE SEJOUR

17 PENDANT (5) : Tenir la réunion de projet Evaluation sur les 3 premiers mois L évaluation du protocole de la réunion PAP - Méthodologie respectée dans l ensemble - Difficulté pour tenir les délais de réunion 1 PAP = env. 2h - Durée moyenne de dépassement : 25,3mn Points d amélioration constatés à la tenue de la réunion PAP : La gestion du temps La qualité de la préparation en amont La disponibilité des intervenants L expression équilibrée des participants Améliorer le temps de clôture (relecture globale, finalisation, éval. protocole)

18 APRES LA REUNION PAP : Le travail en aval de la réunion Valider le projet/avenant et le plan d actions Proposition Objectifs et Moyens au résident pour accord et validation Si modifications souhaitées = Feuille traçante + Réunion pluridisciplinaire Informer tous les intervenants : RL et personnes de l EA Mettre en œuvre le plan d actions Dès la validation définitive du PAP CoPil PAP : Travaux actuels de réflexion et de construction d une méthodologie pour Mesurer les écarts entre actions prévues/réalisées Réaliser les points intermédiaires visant à évaluer et réajuster les actions prévues Evaluation de suivi (M3, M6 ) avec des outils spécifiques à chaque intervention 18

19 LE CIRCUIT DES DOCUMENTS Le processus PAP fait intervenir une quinzaine de documents Le circuit des documents a été intégré au logigramme de la procédure PAP Délais relativement longs expliqués par les délais d allers-retours au RL Le «Plan d actions» transmis fin de réunion PAP à l infirmerie LES DELAIS DES ETAPES PRINCIPALES DU DOCUMENT PAP Délai : / PROPOSITION AU RESIDENT ELABORATION DU PAP Délai : 60 jours environ Délai : 100 jours environ ENVOI AU RL VALIDATION DEFINITIVE Points d amélioration : Renforcer collaboration «Secrétariat-Référents» pour suivi retours (1 relance max.) Paramétrage PSI pour accueillir chaque document 19

20 CONCLUSION Co-construction Usager + Professionnels + EA/RL : Exercice complexe Développement culture commune : Accorder les différents langages Entre synthèse, détails et exhaustivité, difficile équilibre des écrits Les membres du CoPil Objectiver la pratique individuelle et collective Passage de l usager «Objet de psychiatrie» à l usager «Acteur et sujet» Perspectives : Développement de la démarche éthique avec création Comité Ethique Depuis juin 2016 : 1 PAP/résident/an 20

21 C. METAY JOSET, J.L. PRADEILLE, P. BONLEU, E. BOUILLERCE MIRASSOU ET LES MEMBRES DES COPIL PAP ET CARTOGRAPHIE DES RISQUES