FORUM DES GESTIONNAIRES EN RESSOURCES MATÉRIELLES
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- Sarah Cantin
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1 FORUM DES GESTIONNAIRES EN RESSOURCES MATÉRIELLES SAGIR ÉTAT DE SITUATION ET PRINCIPAUX PROJETS 20 mai 2009
2 Objectifs de la présentation Présenter un état de situation sur les opérations de SGR1 et la performance de la solution Présenter les principaux projets de SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
3 Plan de la présentation 1. Contexte 2. Opérations et performance 3. Projets Migration du PGI Changement de la plateforme technologique (CPFT) SGR2 SGR3 4. Vision globale 5. Calendrier d ordonnancement intégré 6. Stratégie globale de communication 7. Portail SAGIR 8. Période d échanges 3 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
4 1. Contexte Stratégie progressive adoptée en 2005 Sept phases distinctes commençant par SGR1 (système comptable et acquisitions) Implantation de SGR1 dans une centaine d entités entre avril 2005 et octobre 2008 Évolution technologique réduite au minimum pendant l implantation La continuité des opérations de SGR1 Une priorité au quotidien qui a exigé une transformation organisationnelle de la DGSAGIR Développement des nouvelles phases Autorisation en février 2007, par le Conseil des ministres, des phases SGR2 (gestion des ressources humaines) et SGR3 (dotation) 4 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
5 2. Opérations et performance 1 de 3 Pendant l implantation de SGR1 Défi : augmentation de la clientèle d au moins 30% à tous les six mois Réponse : «Chantier performance», une opération concertée comportant de multiples interventions d entretien et d évolution menée conjointement avec les clients et la firme Oracle Depuis la fin de l implantation de SGR1 Poursuite des interventions générant une amélioration continue de la performance Arrimage étroit avec les clients : partage et maîtrise des meilleures pratiques Plusieurs améliorations technologiques (mémoire outils de surveillance mise à niveau de la BD à 10g (été 2008) etc.) Une opération prioritaire : la fermeture de l exercice budgétaire annuel Arrêt des interventions sur l infrastructure en mars et avril Élaboration et validation d une stratégie intégrée de fermeture annuelle avec les MO (FGRF et FGRM) 5 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
6 2. Opérations et performance 2 de 3 G001: Évolution du nombre d'utilisateurs par vague SAGIRSGR Vagues SGR1 MAXIMUM d'utilisateurs différents dans une journée Nombre TOTAL d'utilisateurs DIFFÉRENTS dans le mois avr06 mai06 juin06 juil06 août06 sept06 oct06 nov06 déc06 janv07 févr07 mars07 avr07 mai07 juin07 juil07 août07 sept07 oct07 nov07 déc07 janv08 févr08 mars08 avr08 mai08 juin08 juil08 août08 sept08 oct08 nov08 déc08 janv09 févr09 mars09 avr09 6 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
7 2. Opérations et performance 3 de 3 4,5 4,3 4,0 3,8 3,5 3,3 3,0 2,8 2,5 2,3 2,0 1,8 1,5 1,3 1,0 0,8 0,5 G001b: Indice de la performance des traitements interactifs SAGIR SGR1 V2 V3 V4 V5 V6 V7 Hausse majeure de la charge Nombre de requêtes (million) Maintien de la performance Bon Mauvais avr06 mai06 juin06 juil06 août06 sept06 oct06 nov06 déc06 janv07 févr07 mars07 avr07 mai07 juin07 juil07 août07 sept07 oct07 nov07 déc07 janv08 févr08 mars08 avr08 mai08 juin08 juil08 août08 sept08 oct08 nov08 déc08 janv09 févr09 mars09 avr09 7 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
8 3. Projets L année verra la réalisation ou le début de plusieurs projets étroitement interreliés Migration du PGI de la version à Changement de la plateforme technologique SGR2 (gestion des RH) Début de SGR3 (dotation) Une approche intégrée a été développée Structure de coordination au sein de la DGSAGIR Calendrier d ordonnancement visant à bien gérer l impact sur les utilisateurs et les technologies Stratégie de communication prenant appui sur les équipes de projet au sein des MO 8 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
9 3. Projets Migration du PGI Quoi? Migration de la version à la version du PGI Quand? Une seule intervention en juillet 2009 Pourquoi? n est plus supportée depuis juillet 2008 (entente de soutien spécifique à la DGSAGIR en cours) Préalable obligatoire à SGR2 Permet d évoluer et de déployer éventuellement de nouvelles fonctionnalités. Par exemple: Option permettant de standardiser les termes et conditions à travers toute l organisation; Possibilité d engager les fonds dans un compte comptable budgétaire sommaire; Nouvelle interface ouverte permettant d importer les données des fournisseurs (chargement à partir de systèmes externes). 9 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
10 3. Projets Migration du PGI Impact pour les utilisateurs Mineur (ex. : apparence des panoramas, emplacement des champs) Aucun impact pour le libreservice compte de dépenses (le module LSCD est déjà en version ) Seuls les écrans du libreservice acquisitions (LSA) ont évolué Pas de déploiement de nouvelles fonctionnalités Implantation Communications des changements selon les besoins des différentes clientèles (gestionnaires, centres d assistance, utilisateurs) Pas de formation directe aux utilisateurs Suite à une analyse des écarts entre et Document identifiant les écarts entre les deux versions Mise à jour des instructions de navigation Deux exemples concrets : Saisie de factures Panier sortie 10 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
11 11 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources Saisie de factures
12 12 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources Saisie de factures
13 13 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources Panier sortie
14 14 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources Panier sortie
15 3. Projets Changement de la plateforme technologique Quand? Mijuillet 2009 : implantation des serveurs applicatifs Automne 2009 : implantation des serveurs BD Pourquoi? Remplacer l infrastructure désuète datant de 1999 Assurer la stabilité, la continuité et l efficacité des opérations de SGR1 Permettre la réalisation et l implantation des phases SGR2 et SGR3 Impact pour les utilisateurs Nondisponibilité de SAGIR pendant une brève période lors de chaque implantation 15 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
16 3. Projets SGR2 SGR2 La phase SGR2 vise la mise en place des fonctions de gestion des ressources humaines Elle vise une clientèle plus large que SGR1 L ensemble des MO dont le personnel est nommé en vertu de la Loi sur la fonction publique, comprenant plusieurs organismes autres que budgétaires (OAB) nonutilisateurs de SGR1 Elle sera réalisée à l aide du progiciel de gestion intégrée (PGI) d Oracle 16 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
17 3. Projets SGR2 Contenu des livraisons Livraison 1.1 Livraison 1.2 Livraison 2 Livraison 3 (Big Bang) (clientèle de SGR1) (Big Bang) (toute la clientèle de SGR2) (Big Bang) (toute la clientèle de SGR2) (Vagues) (certaines fonctions optionnelles) Automne 2009 Juin 2010 Printemps 2011 Fin 2011 Dossier employé Dossier employé Libreservice RH (ajout Gestion du rendement Structures administratives Postes Structures administratives Postes Emplois, effectifs Planification MO Formation Libreservice RH des fonctionnalités transactionnelles) Feuille de temps Assiduité Suivi de la masse salariale Gestion de la carrière Compétences (talents) Relations de travail Santé et sécurité Programme d aide et d écoute (PAE) (formation, consultation) Implantation des * Vise les spécialistes dans transactions permettant les DRH (environ 100 * Tout le personnel de retirer les accès personnes) (75000) en libreservice directs à SAGIP 17 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
18 3. Projets SGR2 Approche d implantation Mode d implantation «Big bang» pour les livraisons 1 et 2 Vagues pour la livraison 3 Partage de responsabilités DGSAGIR : fournir le soutien et l accompagnement nécessaires aux MO MO : implantation de la solution dans leur organisation adaptation de leurs systèmes et de leur technologie Mise en place d une équipe de projet dans les MO Gestion du changement (processus/organisation du travail) 18 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
19 SGR3 3. Projets SGR3 La phase SGR3 couvre les processus de recrutement et de dotation interne (affectation/mutation/promotion) Deux scénarios sont envisagés 1. Solution en mode PGI : l appel d offres SGR2 inclut une option pour la réalisation de SGR3 en mode PGI 2. Solution en mode Services * : implique le choix d un fournisseur externe spécialisé en dotation et le développement d interfaces assurant l intégration avec SGR2 Une analyse comparative (prévue au printemps 2009) permettra d appuyer le choix du meilleur scénario en fonction des besoins d affaires Le plan de réalisation de SGR3 sera élaboré en fonction du mode retenu * La réalisation, l exploitation et l évolution de la solution de même que l hébergement des données gouvernementales chez un fournisseur de services externe 19 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
20 4. Vision globale GRIEF SDE EVALU CADRE Ministères/Organismes SADE SYGBEC Gestionnaires Employés Systèmes MO DRH Libreservice RH Saisie et mise àjour Dotation Formation Grand livre Calcul de la paie SGR1 RH SGR2 SGR3 SAGIR Gestion du temps SAGIP REEL REL SGLDA SGC GPEX Gouvernement en ligne Citoyens Recrutement étudiant en ligne VPRH (Intranet) Citoyen (Internet) Recrutement en ligne VPRH (Intranet) Citoyen (Internet) Système de gestion des listes de déclaration d aptitudes DRH (Intranet) Système de gestion des concours DRH (MsAccess) Système de gestion du personnel excédentaire DRH (Intranet) 20 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
21 5. Calendrier d ordonnancement intégré Migration du PGI juillet 2009 Changement PFT (serveurs d application) juillet 2009 Changement PFT (serveurs de BD) automne 2009 Livraison 1.1 de SGR2 automne 2009 Livraison 1.2 de SGR2 juin 2010 Livraison 2 de SGR2 printemps 2011 Livraison 3 de SGR2 fin 2011 Livraison de SGR3 en fonction du scénario retenu 21 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
22 6. Stratégie globale de communication Activité de lancement en cours d élaboration Travaux d implantation de SGR2 et vision globale des projets Prévue en mai Communications régulières avec les forums Consolidation des canaux de communication éprouvés Centres d assistance des MO pour les opérations quotidiennes Équipes de projet des MO pour les activités liées à l implantation 22 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
23 7. Portail SAGIR Quoi? Portail SAGIR : refonte des cinq portails de SAGIR en un portail unique une seule porte d entrée pour les utilisateurs une disposition claire et intuitive de l'information soutenir les utilisateurs dans l utilisation de SAGIR informer et interagir avec les utilisateurs la publication plus rapide de l'information un bandeau d information permettant de communiquer des évènements en temps réel une recherche par motclé : recherche élargie et par section Mise en ligne prévue en septembre 2009 Impact sur les utilisateurs Changement de l adresse du portail 23 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources
24 24 SAGIR : Solutions d affaires en gestion intégrée des ressources 8. Période d échanges
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