AdValvas. ixblue s appuie sur Dynamics AX pour soutenir son développement international

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1 AdValvas SPOTLIGHT ixblue s appuie sur Dynamics AX pour soutenir son développement international TENDANCES Calculer le ROI de votre ERP Concevoir d abord un business case SOLUTIONS Delta Neu choisit UltimAX EDM pour dématérialiser factures fournisseurs par an et les intégrer automatiquement dans Dynamics AX

2 Pourquoi pourquoi encoder encoder deux deux fois fois tous tous vos vos paiements paiements?? Isabel et Microsoft Dynamics travaillent parfaitement ensemble. Un gain impressionnant en temps dans votre gestion quotidienne qui se traduit par des économies considérables. La banque en ligne pour le professionnel

3 Sommaire Edito SPOTLIGHT ixblue s appuie sur Dynamics AX pour soutenir son développement international Page 4 KEYNOTE Pré-analyse ERP : définir et rationnaliser vos exigences et vos souhaits Page 7 SOLUTIONS Delta Neu choisit UltimAX EDM pour dématérialiser factures fournisseurs par an et les intégrer automatiquement dans Dynamics AX Page 9 TENDANCES Calculer le ROI de votre ERP: concevoir d abord un business case Page 13 L on peut affirmer que les logiciels d entreprise et les applications ERP en particulier ont atteint leur pleine maturité. Et les avantages sont bien là: le mode de gestion d une organisation est aujourd hui bien plus sain qu autrefois, lorsqu on avait tendance à attendre d une nouvelle technologie soit trop, soit trop peu (l être humain affichant, par nature, une résistance instinctive au changement). Aujourd hui, les attentes sont bien sûr élevées, mais réalistes. L expérience nous apprend en outre que l introduction d un nouveau logiciel d entreprise est aussi une excellente occasion d initier parallèlement un parcours de Change Management au sein de l organisation et d analyser en détail les processus de gestion en vue de les optimiser. Finalement, ce sont vos processus d entreprise qui créent de la valeur pour le client, mais vous devez constamment les adapter pour tenir compte de circonstances externes : il y a en effet très peu de chance que votre manière de travailler d aujourd hui garantisse encore votre réussite dans 5 ans. C est pourquoi nous sommes particulièrement heureux de constater l orientation prise aujourd hui par Microsoft Dynamics AX en tant que plateforme. Hier, l attention se focalisait surtout sur la fonctionnalité ; aujourd hui, ce sont la flexibilité et la faculté d adaptation d un système d entreprise qui font la différence. Ad Ultima est prêt à vous fournir un service qui, outre l automatisation classique, vise également un second objectif important : veiller à ce que, en tant qu entreprise, vous puissiez rapidement vous adapter aux nouvelles situations et conserver votre avance concurrentielle. Bonne lecture! Filip Bossuyt CEO du Groupe Ad Ultima COLOFON Éditeur Rédaction: Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0) contact@lemarco.be Ken Holsters, Veerle Bonte, Patrick Dalle Annonces publicitaires: Isabel, Microsoft, Ad Ultima Conception graphique: Lemarco - Lutz Stange Ad Ultima S.A. 12, Place Saint Hubert T: Lille F: info@adultimagroup.com - Ad Valvas > Page 3

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5 SPOTLIGHT Pour accompagner sa forte croissance, en particulier à l international, ce fabricant de solutions innovantes pour la navigation, la surveillance et l exploration des fonds marins, a décidé de fédérer ses différentes entités autour de l ERP Microsoft Dynamics AX. A la clé, une productivité accrue, une amélioration de la satisfaction clients, mais aussi une visibilité immédiate sur la performance globale de l entreprise. ixblue est un groupe industriel français né en juin 2010 du regroupement de différentes sociétés spécialisées dans la conception, le développement et la fabrication d équipements et de systèmes utilisés dans la navigation, la surveillance, les communications, mais aussi les mesures océanographiques, l exploration terrestre, sousmarine ou spatiale. «Nous concevons des solutions clé en main autour de produits high-tech tels que des gyroscopes, des accéléromètres, des centrales inertielles ou des sonars pour des clients issus de l industrie maritime, de la défense, des géosciences, de l aéronautique et de l espace», indique Thomas Idelot, Information System Manager chez ixblue. Installée à Marly-le-Roi (78), l entreprise dispose aujourd hui de six centres de production en France et possède des bureaux de vente aux Etats-Unis, en Europe, à Singapour, à Dubaï et en Australie. Son activité est en effet, essentiellement mondiale, avec un chiffre d affaires de 75 millions d euros, dont 80 % sont réalisés à l export. «Nous intervenons sur des marchés de niche, mais avec des solutions véritablement innovantes, ce qui nous permet d afficher une croissance annuelle de 15 à 20 % de nos ventes depuis 10 ans». Un outil de gestion fédérateur Pour accompagner ce développement, en particulier à l international, ixblue désirait uniformiser les systèmes d information de ses différentes entités. Dès la création de la holding, la DSI s est donc mise en quête d un nouvel outil de gestion capable de couvrir l ensemble des besoins du groupe. Son objectif était de fédérer toutes ses activités dans une culture ERP commune : langage, données, procédures, etc. Il s agissait également de soutenir l évolution de l organisation en multi-sociétés et d améliorer la performance financière globale de l entreprise. Après avoir fait le tour du marché, ixblue opte pour l ERP Microsoft Dynamics AX «Cet outil de gestion et de planification a un positionnement mid-market bien adapté à la taille de notre entreprise. Il propose toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin : gestion commerciale, production, finance, comptabilité, projets Avec en prime, une gestion multi-sociétés indispensable à notre organisation». Pour l industriel, c est également un choix qui s inscrit dans une volonté affirmée d uniformisation de ses outils IT. «Nous utilisions déjà en interne beaucoup de logiciels Microsoft, notamment en bureautique et nous venions tout juste de nous doter de Microsoft Dynamics CRM pour notre gestion de la relation client», confie Thomas Idelot. Au printemps 2011, une équipe projet rassemblant plusieurs utilisateurs métier est mise en place au sein de la DSI. Et ixblue choisit l intégrateur Ad Ultima pour l accompagner dans le déploiement de son nouvel outil. Ce partenaire Microsoft (Gold Certified Partner) dispose d une véritable expertise sur Microsoft Dynamics AX, avec plus de 140 entreprises déjà équipées à son actif. «Avec Microsoft Dynamics AX, nos différentes entités disposent aujourd hui d un référentiel de processus métier centralisé et optimisé. Cela permet à tout le groupe de gagner en efficacité et de mieux servir nos clients». Thomas Idelot, Information System Manager, ixblue Et il connaît parfaitement les enjeux métiers de ses clients. «Nous avions à peine neuf mois pour déployer tous les modules de Dynamics AX, former les utilisateurs, mais également assurer quelques développements spécifiques et connecter l ERP à un logiciel de PLM (Product Lifecycle Management) et au CRM Microsoft», se souvient Antoine Labuche, responsable commercial chez Ad Ultima. Une solution complète et parfaitement adaptée aux besoins Malgré ces délais plutôt serrés, tout est en place au 1er janvier «Ad Ultima a tenu ses engagements en nous proposant une approche métier qui répondait à nos attentes. Nous avons aussi apprécié leur expertise fonctionnelle, notamment sur le déploiement du module inter-sociétés, qui nous permet désormais de dupliquer auto- Ad Valvas > Page 5

6 SPOTLIGHT matiquement une commande, et donc un calcul des besoins, dans plusieurs entités du groupe», explique Thomas Idelot. Microsoft Dynamics AX 2009 a été déployé dans toutes les entités françaises du groupe. Et son extension sur les filiales aux Etats-Unis et à Singapour a été effectuée fin L ERP est utilisé aujourd hui au quotidien par une cinquantaine de collaborateurs et permet la constitution d une base de données commune, accessible à toutes les entités. «L enjeu majeur de ce projet était de faciliter les interactions entre les différentes divisions et services, de la prise de commande à la facturation, et de disposer d informations consolidées au niveau groupe». Ce double objectif a été parfaitement atteint : «l information circule au sein de l entreprise et nous avons désormais une visibilité immédiate sur toute notre activité. Cela nous permet d améliorer notre performance financière globale, mais aussi de mieux servir nos clients, en optimisant par exemple les délais de livraison ou en gérant au mieux la qualité de nos produits». Le nouveau système d information a également permis de répondre aux problématiques variées des différentes entités, certaines fonctionnant en mode projet, d autres assurant une production de série. Enfin, grâce à Dynamics AX, ixblue a pu harmoniser et industrialiser tous ses processus métiers. «Une réorganisation a été nécessaire dans différents services. Mais c était indispensable pour préparer le groupe aux enjeux futurs et notamment à la conquête de nouveaux marchés», conclut Thomas Idelot. Ad Ultima Ad Ultima est un partenaire Microsoft spécialisé dans la vente et l implémentation de l ERP Microsoft Dynamics AX. Il a déjà équipé plus de 140 entreprises, en leur proposant une approche métier et des développements spécifiques adaptés à leurs besoins. Le groupe emploie aujourd hui 150 collaborateurs et affiche une croissance moyenne de son activité de 15 % par an. Profil ixblue conçoit et fabrique des équipements et des systèmes high-tech destinés à la navigation et à la surveillance dans le domaine de l industrie maritime, de la défense, des géosciences, de l aéronautique et de l espace. Le groupe emploie 450 salariés et réalise un chiffre d affaires d environ 75 millions d euros, dont 80% à l export. Défi Pérenniser le système d information en remplaçant les différents outils existants par une solution de gestion unique et centralisée. Enjeux du projet Fédérer les différentes entités du groupe dans une culture ERP commune : langage, données, procédures, etc. Accompagner l entreprise dans son développement, en particulier à l international. Avantages Une visibilité immédiate sur la performance financière globale Une productivité accrue et une meilleure gestion grâce à l harmonisation et l industrialisation des processus métiers au niveau du groupe L amélioration de la satisfaction clients Ad Valvas > Page 6

7 KEYNOTE Pré-analyse ERP : définir et rationnaliser vos exigences et vos souhaits L introduction d un nouveau système ERP dans une entreprise, c est un peu comme une opération à cœur ouvert. Le plus gros risque est de ne pas accorder suffisamment d attention au diagnostic préalable ; dans ce cas, les attentes peuvent être irréalistes et fixées à un niveau anormalement élevé, tandis que le remède appliqué risque de ne pas être le bon. Il est donc capital, avant l introduction d un nouveau système ERP, de bien se préparer en définissant notamment un ensemble rationnel d exigences et de souhaits, en posant un diagnostic sérieux et en établissant un plan de projet structuré. Ad Valvas > Page 7

8 KEYNOTE Franchir l expectations gap Les avantages potentiels de l Enterprise Resource Planning (ERP) sont bien connus : ils vont de processus plus rationnalisés à un meilleur soutien à la prise de décisions. Dans la pratique toutefois, réaliser ces avantages grâce à l ERP semble être un fameux défi pour les entreprises, même si elles ont choisi la bonne solution logicielle. Il arrive souvent que la barre des attentes soit placée trop haute (comme c est généralement le cas lorsqu on doit procéder à un investissement important). Il est donc conseillé de passer d emblée en revue ces attentes avec le fournisseur de logiciels et de différencier les souhaits prioritaires ( must have ) des desiderata moins importants ( nice to have ). Braquer tous les regards dans la même direction Après la mise en œuvre, il arrive que des membres de l équipe de management aient nourri des attentes très différentes à l égard du nouveau système et tentent de se soustraire à leur responsabilité après-coup. Il n est pas rare en effet que des décideurs pensent, à tort, que leur tâche consiste à apposer une signature puis à attendre tout simplement le résultat final. Les tensions sous-jacentes entre collaborateurs ou départements peuvent, elles aussi, constituer une réelle menace lors de la définition d un ensemble cohérent de souhaits. En tout état de cause, il est essentiel que tous les collaborateurs clés de tous les départements concernés soient impliqués dès le départ dans l analyse. Les décideurs de tous les départements concernés doivent parvenir à un accord univoque quant aux priorités et aux objectifs du nouveau système ERP. Concrètement, cela doit se traduire par un ensemble réaliste de souhaits et d exigences, recueillant l aval de toute l organisation. La dimension humaine aussi est importante Dans le cadre de votre plan de projet, vous devez également identifier toutes les parties qui seront concernées par votre projet et ne pas négliger l impact qu aura le nouveau logiciel sur le plan humain : Comment le projet va-t-il influencer le travail quotidien des utilisateurs? Quels tensions ou conflits le projet risque-t-il de susciter? Quelles mesures pourrait-on prendre pour favoriser l acceptation du projet au sein de l organisation? Comment garantir une participation active au projet après le kick off? Cartographier vos processus d entreprise Une autre étape à franchir avant la mise en œuvre consiste à analyser en profondeur les processus existants au sein de l organisation afin d en établir une cartographie précise une mission dont s acquitte généralement le fournisseur de logiciel. Ce diagnostic doit notamment permettre au fournisseur de logiciel d évaluer avec précision l impact budgétaire du projet et d éviter toute mauvaise surprise à posteriori. Il existe en effet un risque réel que le logiciel standard proposé ne réponde pas tout à fait aux attentes. Analyse du Fit-gap Dans le cadre du diagnostic ou parallèlement à celui-ci, votre fournisseur peut effectuer une analyse du Fit-gap, qui permettra de se rendre compte du fossé existant entre les processus et souhaits de l entreprise d une part, et les possibilités qu offre le logiciel standard d autre part. Cette analyse doit également permettre d affiner davantage l évaluation du coût de revient de la configuration et des éventuels développements sur mesure à prévoir pour combler l écart. Tout projet ERP revient toujours plus ou moins à un exercice d équilibre entre risque et budget : plus votre budget est limité, plus le risque que vous devez être prêt à accepter est élevé. Plus le budget est élevé, plus la certitude est garantie. Proof of concept Un Proof of Concept, également connu sous le nom de phase pilote, représente une étape supplémentaire contribuant à prouver la faisabilité de la solution proposée dans un environnement très similaire à la situation réelle de l entreprise. Pour cet exercice, le fournisseur de logiciel prépare généralement un environnement de test avec un jeu de données limité pour un nombre d utilisateurs restreint. Plan de projet Avant de démarrer la mise en œuvre effective du nouveau logiciel, votre partenaire informatique dressera avec vous un plan de projet décrivant notamment le but à atteindre, les dates de début et de fin du projet, les différentes phases ou milestones et les responsabilités des différentes parties concernées, du côté client et du côté du fournisseur de logiciel. En général, ce plan est signé par les parties concernées et les documents officiels sont discutés et validés à l issue de chaque phase. Ad Valvas > Page 8

9 SOLUTIONS Delta Neu choisit UltimAX EDM pour dématérialiser factures fournisseurs par an et les intégrer automatiquement dans Dynamics AX Après une migration réussie de son système d information vers Microsoft Dynamics AX, cette PMI française spécialisée dans l aéraulique renforce les liens avec son intégrateur Ad Ultima en lui confiant la dématérialisation de toutes ses factures fournisseurs. Réalisée en 2012 grâce au progiciel UltimAX EDM, l opération permet une intégration automatique des lignes de factures dans la comptabilité de Dynamics AX. Avec à la clé des gains de productivité énormes puisque les opérations de saisie manuelle ont été réduites de 85 % et le classement des documents papier grandement simplifié. L accès à l information est désormais immédiat et en ligne, ce qui évite la circulation de documents entre les agences et le siège. Le traitement des litiges et le pilotage général de toute la facturation fournisseur de l entreprise s en trouvent grandement améliorés. Mais pour la DSI de Delta Neu, il ne s agit que d une première étape. En s appuyant sur l expertise d Ad Ultima, son ambition aujourd hui est d étendre la dématérialisation à d autres flux (frais généraux, gestion des affaires ), mais aussi de développer une gestion plus collaborative des documents au sein de l entreprise. Ad Valvas > Page 9

10 SOLUTIONS En finir avec la saisie manuelle de factures par an Au fil des ans, le groupe s est doté de 13 implantations commerciales réparties sur tout le territoire national, d une entité spécialisée dans la filière bois et de filiales au Royaume-Uni et au Benelux. Et il travaille avec de nombreux agents à travers le monde (en Europe du nord et de l est, Afrique, Chine, Asie du sud-est ). Cette organisation très décentralisée lui permet d être au plus près de ses clients, mais aussi des centaines de fournisseurs à seurs prennent directement le chemin du siège pour être saisies dans le registre des factures du nouvel ERP, avant leur approbation, leur règlement et leur archivage. «L idée était de gagner du temps dans les traitements et la récupération de la TVA. Il s agissait aussi de limiter les risques de perte de documents», se souvient Jean- Luc Mangelaire. Au service comptable, une personne est alors affectée quotidiennement à cette tâche. Mais la saisie manuelle de factures par an représente des heures de Installée à La Chapelle d Armentières, près de Lille, Delta Neu est spécialisée dans l amélioration de la qualité de l air en milieu industriel. Depuis plus de cent ans, la société conçoit et fabrique des solutions clés en main pour éliminer les poussières, les déchets, mais aussi les chaleurs excessives ou les vapeurs qui envahissent les ateliers, les entrepôts ou même certains sites à ciel ouvert. «Notre métier est d aider les entreprises à assurer la santé et le confort des opérateurs, à protéger les outils de production, à optimiser l efficacité énergétique des installations et à préserver l environnement», explique Jean-Luc Mangelaire, Directeur informatique et qualité de Delta Neu. Certifiée ISO 9001 pour l ensemble de son activité, Delta Neu dispose d un centre d essai pour tester les adaptations nécessaires aux contraintes de certaines installations et elle a mis en place une organisation technique spécifique aux projets internationaux. «Nous intervenons dans des environnements métier complexes, où la technicité et la concurrence sont très fortes. Mais notre expertise fait autorité, puisque les plus grands noms de l industrie française et internationale font appel à nos services». qui il achète du matériel (tôles, charpentes, composants divers ) ou des prestations de services (montage de plateformes, moyens de levage, etc.). «Nous réglons chaque année près de factures à quelque 300 fournisseurs différents», note Jean-Luc Mangelaire. Jusqu en 2008, le traitement de ces factures était décentralisé dans chaque bureau technico-commercial en charge d une affaire. Et le service comptable ne les récupérait qu après leur approbation pour leur mise en règlement. Mais il y a cinq ans, lorsque l entreprise migre tout son système d information sur l outil de gestion intégré Microsoft Dynamics AX, cette procédure est modifiée. Toutes les factures fournistravail répétitif. Et pour répondre aux demandes des commissaires aux comptes, il faut encore classer et archiver soigneusement des milliers de documents papier, pour être certain de les retrouver en cas de besoin. «Nous avions régulièrement des goulets d étranglement dans la saisie, l enregistrement et le rangement des factures. Il fallait absolument trouver une solution pour automatiser ce processus». Un impératif : trouver un outil compatible avec Dynamics AX Le service comptable et la DSI se mettent donc au travail pour rédiger un cahier des charges et trouver le bon outil. La solution recherchée doit pouvoir réaliser un scan journalier automatique de toutes les fac- Ad Valvas > Page 10

11 SOLUTIONS tures fournisseurs avec une analyse full texte en reconnaissance de caractères. L intégration des factures doit s opérer directement dans le registre des factures de Dynamics AX sans aucune intervention humaine. Et en cas d anomalie, le système doit permettre une correction et un apprentissage intelligent des nouveaux modèles de documents : reconnaissance des fournisseurs, des zones de saisie, etc. «Il fallait également que l outil puisse envoyer des alertes vers les différents approbateurs, pour les accords de factures ou le règlement des litiges. Et surtout, il était impératif qu il soit parfaitement compatible avec Dynamics AX», insiste le DSI de Delta Neu. En choisissant l ERP de Microsoft, la PMI avait joué à fond la carte de l intégration. Et il n était pas question pour elle de revenir en arrière avec des systèmes incapables de travailler ensemble. «Dynamics AX constitue la colonne vertébrale de notre système d information. Et c est autour de cet outil très structurant que nous voulons bâtir, brique par brique, un ERP centré sur le métier et les besoins de l entreprise». Un partenaire dont l action s inscrit dans la durée L équipe en charge du projet fait un rapide tour du marché. De nombreux éditeurs sont sur les rangs. Mais deux solutions seulement retiennent son attention. «Nous les avons mis en concurrence car leurs fonctionnalités correspondaient bien à nos besoins. Le choix pourtant n a pas été très difficile à faire : UltimAX EDM s est imposé comme une évidence», confie Jean-Luc Mangelaire. Cette solution de gestion dématérialisée de documents a été conçue pour s intégrer parfaitement à Dynamics AX. Et toutes ses fonctionnalités sont encapsulées dans l ERP de l éditeur. «C était pour nous l assurance d avoir un système de gestion documentaire totalement compatible avec notre système d information». L outil a, en outre, un autre avantage de taille : il a été développé par un spécialiste de la GED, Ex Arte, qui est une entité d Ad Ultima, l intégrateur Microsoft qui a accompagné Delta Neu dans sa migration vers Dynamics AX. «Nous avions régulièrement des goulets d étranglement dans la saisie, l enregistrement et le rangement des factures. Il fallait absolument trouver une solution pour automatiser ce processus [et] il fallait également que l outil puisse envoyer des alertes vers les différents approbateurs, pour les accords de factures ou le règlement des litiges. Et surtout, il était impératif qu il soit parfaitement compatible avec Dynamics AX. [ ] Le choix n a pas été très difficile à faire : UltimAX EDM s est imposé comme une évidence» Et avec lequel la PMI a noué une véritable relation de partenariat. «Nous connaissons bien Ad Ultima. C est un prestataire qui sait s adapter aux contraintes spécifiques au monde de l industrie. C est aussi un partenaire à l écoute de nos besoins et qui sait être force de proposition», indique Jean-Luc Mangelaire. Jean-Luc Mangelaire, Directeur informatique et qualité, Delta Neu Installé à une demi-heure à peine du siège de Delta Neu, Ad Ultima fait partie des partenaires Microsoft reconnus pour leur expertise sur Dynamics AX. Depuis sa création en 2000, l entreprise a déjà mené plus de 140 projets autour de cet ERP, dont elle assure une distribution exclusive. Mais elle dispose aussi d un vrai savoir-faire en gestion dématérialisée de documents, à travers Ex Arte, éditrice d UltimAX EDM. «Cette double compétence est assez unique et donc très recherchée dans le monde AX. Nous avons aujourd hui une équipe d une quinzaine de personnes dédiées à ce marché et plus de 70 installations réussies», précise Karl Fonteneau, Account Manager, en charge de la GED chez Ad Ultima. Un déploiement rapide et une appropriation facile de l outil Le projet démarre fin juin 2012 avec une mise en service de l outil programmée pour la mi-août. Et en quelques semaines, tout est en place. L intégration native d UltimAX EDM avec Dynamics AX supprime tous les problèmes d interfaçage et de reprise de données (bases fournisseurs, codes de règlement, etc.). «Le déploiement est vraiment très rapide. Il suffit de bien paramétrer le logiciel et de lui apprendre à lire les factures en créant des modèles réutilisables». L enregistrement des documents numérisés s effectue directement dans le registre des factures d AX avec la création d alertes pour les approbateurs concernés, tandis que le workflow reste géré dans UltimAX EDM afin de permettre un accès aux docu- Ad Valvas > Page 11

12 SOLUTIONS ments en dehors de l ERP. «C est très utile pour nos directeurs d agence, par exemple, qui souhaitent contrôler une facture, mais ne sont pas utilisateurs de Dynamics AX», note Jean-Luc Mangelaire. Cette méthode permet, en outre, de séparer le processus d approbation de paiement du processus d enregistrement, ce qui accélère les traitements. Tout le suivi des factures s effectue ensuite en ligne, à partir d un écran central, dont l utilisation est totalement transparente pour les utilisateurs. «L interface d UltimAX EDM est similaire à celle de l environnement Microsoft. Cela facilite vraiment l appropriation de l outil». Des gains de productivité énormes, mais pas seulement Utilisée aujourd hui au quotidien, la solution de gestion dématérialisée d Ad Ultima tient toutes ses promesses. «85 % des factures fournisseurs sont traitées en automatique. Cela représente plus de factures papier par an qui n ont plus à être saisies et classées à la main. C est énorme!», se félicite le DSI de Delta Neu. Ce travail fastidieux et répétitif n est plus qu un lointain souvenir. Et tout le service facturation a gagné en efficacité. L archivage des documents papier s effectue désormais par paquet journalier, sans obligation de tri et de classement. Toutes les factures numérisées sont disponibles à l écran, via une simple connexion internet. Et cela, que l on soit au siège ou dans n importe quelle agence du groupe. «Les échanges papier entre les différents sites ont été supprimés. Il n y a plus de risque de perte de documents. Les traitements sont plus rapides et l on a surtout une meilleure maîtrise des litiges, puisque l information est immédiatement accessible». L outil permet, en outre, d évaluer en continu les fournisseurs, en leur attribuant une note à chaque facture. Au final, c est donc tout le pilotage de la facturation fournisseur de l entreprise qui est amélioré. Avec un retour sur investissement qui ne prendra que 12 à 15 mois. «Et peut-être moins! Il ne s agit que d une première étape, prévient Jean-luc Mangelaire. Car notre ambition aujourd hui est d étendre la dématérialisation à d autres flux». Vers une gestion plus collaborative des documents Accompagné par son prestataire, l infatigable DSI de Delta Neu s est déjà remis au travail. D ici à l été, un nouveau worflow dédié à la validation des factures des Services Généraux devrait être opérationnel. Et des études sont en cours pour dématérialiser tout le processus de Gestion des Affaires. C est un projet important pour l entreprise qui traite plus affaires par an. Avec pour chaque affaire de nombreux intervenants, répartis sur tout le territoire, et une masse très importante de documents (devis, fiches d évaluation, plans, mails, etc.). Son objectif est de dématérialiser toutes ces données, afin qu elles soient disponibles pour tous et à tout moment. «Ad Ultima nous a proposé de travailler avec un outil de méta-recherche documentaire associé à Microsoft SharePoint. Une première maquette est en cours de réalisation». L intégration d UltimAX EDM dans la plateforme de partage de l information de Microsoft permettrait à la PMI de créer des portails autour de chaque projet. «Nos équipes techniques et fonctionnelles pourraient ainsi plus facilement partager des documents, mettre à jour une information, suivre un projet en direct bref, mieux collaborer!», s enthousiasme Jean-Luc Mangelaire. «AD Ultima tient ses engagements. Son action s inscrit dans la durée en respectant la stratégie et le budget identifiés à long terme. [ ] C est un prestataire qui sait s adapter aux contraintes spécifiques au monde de l industrie. C est aussi un partenaire à l écoute de nos besoins et qui sait être force de proposition» Jean-Luc Mangelaire, Directeur informatique et qualité, Delta Neu Profil de Delta Neu Filiale du groupe industriel SFPI, Delta Neu est spécialisée dans le conditionnement d air, la filtration et le dépoussiérage. Installée à La Chapelle d Armentières, près de Lille, l entreprise dispose de 13 agences sur le territoire national et de plusieurs filiales en France et à l international. Elle compte plus de clients dans tous les secteurs de l industrie et emploie 200 salariés. En 2012, Delta Neu a réalisé un chiffre d affaires de 58 millions d euros, dont 25 % réalisés à l export. Le défi Equiper le service comptable d un outil de gestion dématérialisée des factures fournisseurs et y associer un système de workflow pour le règlement des litiges. Automatiser la saisie de factures fournisseurs par an. Supprimer les flux papier entre les agences et le siège. Optimiser le suivi des règlements et le traitement des litiges. Simplifier le classement des factures papier. La solution Microsoft Dynamics AX UltimAX EDM Avantages Les opérations de saisie manuelle des factures ont été réduites de 85 % L archivage des factures papier peut s effectuer par paquet journalier, sans obligation de tri et de classement Les agences ont un accès direct et immédiat aux factures numérisées Les échanges papier entre le siège et les agences ont été supprimés Les litiges sur les factures sont beaucoup mieux maîtrisés Ad Valvas > Page 12

13 TENDANCES Calculer le ROI de votre ERP Concevoir d abord un business case Ad Valvas > Page 13

14 TENDANCES Lorsqu une entreprise souhaite investir dans un logiciel ERP, elle doit d abord répondre à deux questions importantes: Combien cela va-t-il me coûter? et Quand en recueillerai-je les fruits? Projeter un investissement sans avoir une idée du ROI (Return on Investment), c est comme partir à tâtons dans le noir. Avant de démarrer la mise en œuvre d une telle application, il n est donc pas inutile de dresser la liste de vos attentes et des facteurs que vous désirez vraiment mesurer. En d autres termes, réussir la mise en œuvre d une solution ERP dépend du business case que vous aurez conçu au préalable. Voici quelques conseils pratiques qui peuvent vous aider. Le benchmarking comme tremplin vers les KPI Après la mise en œuvre du système ERP commence une phase de stabilisation qui durera 6 à 18 mois. Malgré cela, il est capital que vous ayez préparé au préalable votre business case pour identifier ce que vous allez mesurer au niveau de votre organisation : en d autres termes, quels sont les points faibles de votre entreprise par rapport à vos concurrents? A partir de là, vous pourrez définir les objectifs que vous voulez atteindre grâce au nouveau système ERP. Pour pouvoir évaluer a posteriori le succès de la mise en œuvre, il est également capital de convertir ces objectifs en KPI (Key Performance Indicators) concrets. Pour chaque KPI, vous calculez le gain que vous allez pouvoir réaliser si vous atteignez l objectif mesurable. Il peut s agir de niveaux de stock, de délais de paiement moyens, d amélioration de la productivité... En principe, chaque logiciel ERP permet d effectuer des centaines de points de mesure KPI. Attention cependant : ne vous laissez pas submerger par les KPI! Souvent en effet, l on a tendance, à tort, à définir des dizaines de KPI, ce qui risque d annihiler tout le gain en efficience que l on cherche à atteindre parce qu on doit consacrer trop de temps aux mesures et aux rapports. Limitez-vous donc à 5 KPI stratégiques. Déterminez vos exigences en matière d information L un des avantages potentiels d un système ERP est qu il vous aide à prendre de meilleures décisions. Pour prendre des décisions mieux fondées, vous avez en effet besoin d informations correctes et à jour, sans que cela vous coûte trop de temps. Ce besoin d information existe à tous les niveaux de votre organisation des managers au sein du département commercial aux ouvriers dans l usine en passant par le personnel administratif et les employés. Pour optimiser le ROI de votre investissement ERP, il est donc crucial que vous compreniez bien quelle information doit être disponible partout, qui a besoin de cette information, et ce qu il faut en faire. Si vous faites les mauvais choix, vos collaborateurs éprouveront beaucoup de difficultés à collecter l information requise et cela leur coûtera un temps précieux. Dans cet exercice, de nombreux employés ont également tendance à se limiter à leur propre domaine et en arrivent à se demander pourquoi l environnement logiciel existant dans leur département ne suffit pas. Il appartient à la direction de veiller à répandre une vision globale de l utilité d un système ERP pour l ensemble de l organisation. Impliquez les collaborateurs clés dès le début du projet Autre point essentiel : impliquer le plus tôt possible dans le projet ERP les collaborateurs des différents départements c està-dire les futurs utilisateurs du système. Non seulement ils pourront ainsi expliquer ce qu ils attendent de la nouvelle solution par rapport à leurs tâches quotidiennes, mais ils éviteront aussi de se retrouver devant le fait accompli. Il est donc conseillé d entreprendre la formation de quelques utilisateurs clés dès le démarrage du projet afin qu ils apprennent le plus tôt possible à bien connaître les différentes possibilités du futur système. Tenez également compte des avantages intangibles Comme tous les avantages ne sont pas nécessairement mesurables concrètement, il n est pas toujours aisé d évaluer le rendement réel complet d un système ERP. On songe ici par exemple à l introduction de procédures standard dans l entreprise, à l amélioration du service client, à l accélération du traitement de commandes ou encore à l amélioration de la coopération entre collaborateurs. Tous ces éléments intangibles doivent, eux aussi, être pris en compte dans l évaluation globale. Ad Valvas > Page 14

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