ETATS BFC FINEX 2010

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1 ETATS BFC FINEX 2010 Objectifs Les Etats FINEX (FIN d'exercice) ont été mis en place afin de permettre aux délégations et aux laboratoires : o de préparer la fin d'exercice 2010 o d'avoir un état des mouvements dans BFC avant le changement d exercice. Ils sont constitués de 4 états : o Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes dont le prix unitaire est différent de celui de la facture : FINEX-ECART-PRIX o Liste des factures non prises en charge dans BFC (pré enregistrées) : FINEX-FACT_PREE. o Etat récapitulatif des charges à payer sur commandes prévisionnelles : FINEX-CAP-CDEPR o Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes livrées non facturées ou facturées partiellement : FINEX-ECART-SF-FACT Diffusion Ils sont mis à disposition sous deux formats PDF et CSV (Excel) à l ensemble des laboratoires selon le même circuit que les ECCU (cf. Maquette des états mis à disposition des unités p. 6). Afin de permettre le traitement des mouvements et préparer le changement d exercice dans XLAB, le calendrier de diffusion est le suivant : le 08/11/2010, le 06/12/2010, le 10/01/2011. Mis à disposition après les dernières prises en charge de 2010 et avant la bascule budgétaire 2011 dans BFC, les états seront utilisés, en complément des ECCUS et HISLABO, pour vérifier l intégration dans XLAB des reports et des mouvements en cours. Ces états sont également disponibles dans le portail BFC sous la forme de listes et peuvent être exécutés en délégation (cf. Maquette des états accessibles via le portail BFC p. 10 ). Une documentation est également disponible sur le site de documentation BFC : Dépenses Tome 4 : états Rappel BFC est la référence pour le calcul du disponible sur l exercice Avec la version V11, les reports et les mouvements en cours (commandes, factures, missions) sont transmis par BFC pour l ouverture des bases XLAB Toute différence entre Xlab et BFC doit être constatée par le pointage régulier des bases Xlab et être corrigée au plus tôt et impérativement avant la fin de l exercice Etats FINEX Octobre 2010 p 1 /12

2 Description Pour un laboratoire, ces états sont présentés par adresse budgétaire/adresse analytique puis par nature de dépense. 1. Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes dont le prix unitaire est différent de celui de la facture Cet état liste les lignes (postes) commandes non soldées dont le prix unitaire est différent de celui de la facture. Exemple : Saisie dans Xlab d'une commande avec un seul poste d'une quantité de 1 pour un montant de 10, saisie du service fait (qui sera valorisé dans BFC sur la base du prix de la commande et donc à 10 ) puis saisie d'une facture d'une quantité de 1 pour un montant de 30. Dans Xlab Commande : 1 * 10 Service fait : 1 Facture : 1 * 30 Engagé sur 2010 = 30 Dans BFC Commande : 1 * 10 Service fait : 1 *10 Facture pré enregistrée : 1 * 30 tant que la facture n'est pas prise en charge Engagé sur 2010 = 10 Réalisé 2010 = 10 Sur la base d'un budget de 100, si la bascule d'exercice a lieu avant la prise en charge de la facture, le montant engagé sur l'exercice en cours est de 30 dans Xlab et de 10 dans BFC. Le disponible dans BFC transmis à XLAB pour l ouverture 2011 est = 90 (disponible - engagé : ). Rappel : * Engager au plus juste à la saisie de la commande. * Les factures reçues sont à prendre en charge avant la fin d'exercice : o envoi des factures au service financier de la délégation en cas de réception par le laboratoire, o vérification dans Xlab du statut de la facture (une facture au statut «transmise» n a pas été prise en charge). Il faut par conséquent éviter tout retard dans le traitement des services faits, des factures et des soldes de commandes (entièrement livrées et facturées) en fin d exercice. L'état liste également les commandes prévisionnelles (colonne "prev" cochée). Cette liste n'est fournie qu'à titre indicatif. En effet, la notion de prix unitaire n'est pas significative pour les commandes prévisionnelles et les factures préenregistrées sont prises en compte dans le calcul des charges à payer. Le montant correspondant à ces factures ne fera pas l'objet d'une remontée de crédits cf. Etat récapitulatif des charges à payer sur commandes prévisionnelles p. 8 Etats FINEX Octobre 2010 p 2 /12

3 2. Liste des factures non prises en charge (pré enregistrées) Cet état liste les factures qui n'ont pas encore été prises en charge dans BFC à la date d'exécution de l'état. Exemple : Saisie dans Xlab d'une commande avec un seul poste d'une quantité de 1 pour un montant de 10, saisie du service fait (qui sera valorisé dans BFC sur la base du prix de la commande et donc à 10 ) puis saisie d'un facture d'une quantité de 1 pour un montant de 10. Dans Xlab Commande : 1 * 10 Service fait : 1 Facture : 1 * 10 Engagé sur 2010 = 10 Dans BFC Commande : 1 * 10 Service fait : 1 *10 Facture pré enregistrée: 1 * 10 Engagé sur 2010 = 10 Sur la base d'un budget de 100, Le disponible dans BFC transmis à XLAB pour l ouverture 2011 est = 90 (disponible - engagé : ). La facture sera transmise après la prise en charge dans BFC. L'édition de cet état au 10/01/2011 (clôture 2010 BFC) permet de vérifier ces mouvements au moment de l ouverture 2011 d XLAB. Cas particulier des factures Carte Logée : Tant que la facture n'a pas été comptabilisée dans BFC le montant correspondant n'apparaît pas dans l'état. Rappel : * En fin d année, ne jamais solder de commandes prévisionnelles tant que la dernière facture n a pas une date de prise en charge dans Xlab (vérification manuelle). * Si avant le dernier transfert, il n y a pas de date de prise en charge, désolder les commandes concernées pour envoi à BFC. * Se servir de l état BFC des factures non prises en charge pour désolder les commandes correspondantes dans Xlab. Etats FINEX Octobre 2010 p 3 /12

4 3. Etat récapitulatif des charges à payer sur commandes prévisionnelles Cet état liste les commandes pour lesquelles la date de livraison prévisionnelle est en 2010 et pour lesquelles la facture n a pas encore été réceptionnée ou prise en charge. Le "reste à facturer" qui correspond à la charge à payer est égal au montant commande auquel on enlève le montant des factures prises en charge. En effet la charge à payer doit prendre en compte les factures qui n'ont pas encore été prises en charge, elles sont donc considérées comme un reste à facturer. Ce reste à facturer ne correspond par conséquent pas au reste à facturer Xlab. Le champ "date de livraison prévue" correspond à la date de livraison prévisionnelle saisie sur la commande dans Xlab. Le champ "date de la commande" correspond à la date de la commande dans BFC. Remarque Cet état ne liste que les commandes prévisionnelles car dans le cas de commandes standards, la charge à payer est constatée par le service fait et de ce fait, est listée dans l'état récapitulatif des lignes (postes) commandes livrées non facturées ou facturées partiellement. Etats FINEX Octobre 2010 p 4 /12

5 4. Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes livrées non facturées ou facturées partiellement Cet état correspond à la liste des CAP (charges à payer) sur commande standard. Il permet également de pointer les services faits non facturés alors que la commande est soldée. Dans BFC, dans le cas des commandes standards, ce sont les services faits qui consomment les crédits et tant qu'ils ne sont pas facturés ou annulés ils sont reportés dans BFC. Exemple : Saisie dans Xlab d'une commande avec un seul poste d'une quantité de 2 pour un montant de 10, saisie du service fait (qui sera valorisé dans BFC sur la base du prix de la commande et donc à 10 ), saisie d'une facture finale d'une quantité de 1, prise en charge de la facture et solde de la commande. Dans Xlab Commande : 2* 10 Service fait : 2 Facture : 1 * 10 Facture prise en charge et solde commande. Engagé sur 2010 = 10 Dans BFC Commande : 2 * 10 Service fait : 2 *10 Facture : 1 * 10 Engagé sur 2010 = 20 Sur la base d'un disponible de 100 Le disponible dans BFC transmis à XLAB pour l ouverture 2011 est Disponible sur engagé = 80 (disponible - engagé : ), Disponible sur réalisé =80 (disponible services faites : ). Pour que l ajustement du disponible s effectue, il faut : o Soit annuler les services faits qui ne seront jamais facturés et solder la commande, o Soit désolder la commande dans l attente d une autre facture. Ces opérations sont à effectuer impérativement avant le dernier transfert. Un état Xlab équivalent ("Commandes livrées non facturées ou facturées partiellement") permet de pointer régulièrement ces services faits non facturés. Il est recommandé d éditer cet état à la même date que les états FINEX. Cet état liste les postes factures qui n'ont pas encore été pris en charge. En effet dans BFC tant que la facture n'a pas été prise en charge, le poste n'est pas considéré comme ayant été facturé. Etats FINEX Octobre 2010 p 5 /12

6 Maquette des états mis à disposition des unités 1. Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes dont le prix unitaire est différent de celui de la facture p 6 /12

7 2. Liste des factures non prises en charge (pré enregistrées) p 7 /12

8 3. Etat récapitulatif des charges à payer sur commandes prévisionnelles p 8 /12

9 4. Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes livrées non facturées ou facturées partiellement p 9 /12

10 Maquette des états accessibles via le portail BFC 1. Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes dont le prix unitaire est différent de celui de la facture : Critères de sélection : Exercice comptable, DR, code Division. Accessible via le menu Dépense/Reporting dépenses/commande/ecarts de prix unitaire commande facture 2. Liste des factures non prises en charge (pré enregistrées) Critères de sélection : Exercice comptable, DR, code Division, Date de la pièce. Accessible via le menu Dépense/Reporting dépenses/factures/ Liste des factures non prises en charge p 10 /12

11 3. Etat récapitulatif des charges à payer sur commandes prévisionnelles Critères de sélection : Société, mois, Exercice comptable, org d achats, tiers. Accessible via le menu Dépense/Reporting dépenses/commande/etat des charges à payer sur commande prev. 4. Etat récapitulatif des lignes (postes) commandes livrées non facturées ou facturées partiellement Accessible via le menu Dépense/Reporting dépenses/commande/ Liste des écarts EM/EF p 11 /12

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