RAPPORT ANNUEL D ACTIVITE MEDICALE DE L EHPAD situation au 31 décembre 2016

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1 IMPORTANT : Lorsque des données chiffrées sont à renseigner, merci de préciser «0» pour une valeur nulle ou «ND» lorsque la donnée est indisponible (tout champ vide est analysé comme une donnée manquante) Mot suivi d une * : Précision et/ou définition dans le lexique se trouvant à la fin du document Année RAM : RAPPORT ANNUEL D ACTIVITE MEDICALE DE L EHPAD situation au 31 décembre 2016 Médecin coordonnateur : Adresse mail du médecin coordonnateur : 1. Présentation de l établissement 1.1. Données administratives Nom de l établissement : FINESS juridique : FINESS géographique (s) : Rue : Code postal : Commune : Téléphone 1 : Téléphone 2 : Mél établissement : Statut Public Privé lucratif Privé lucratif Tarif Partiel Global Habilitation Aide Sociale Oui Non 1.2. Capacité de la structure Nombre de lits autorisés : Nombre de lits installés : Nombre de lits d hébergement temporaire : Nombre de lits en unité Alzheimer sécurisée : Nombre de lits UHR : Nombre de places d accueil de jour : Nombre de places installées PASA : 1.3. Faits marquants Ce qui s est passé d important dans l année écoulée : 1

2 1.4. Particularités architecturales Avez-vous? oui Secteur d hébergement temporaire (individualisé et géographiquement localisé) Secteur Accueil de jour (individualisé et géographiquement localisé) Secteur Unité Alzheimer sécurisé Espace intérieur de déambulation aménagé Espace extérieur de déambulation aménagé fermé Espace extérieur fermé accessible et aménagé Espace de type Snoezelen 1.5. Locaux de soins Proposition que oui/ comme en LR? Avez-vous? Absent Existant et adapté Existant et adapté Bureau médical Le bureau médical est-il partagé? oui Infirmerie ou salle de soins Salle de kinésithérapie Espace sécurisé réservé aux médicaments Commentaires sur Intérêts / Limites / Ce qu il reste à faire : 2

3 1.6. Ressources humaines rémunérées au 31 décembre de l année du rapport Personnels salariés jour + nuit ETP présents sur le terrain Nombre ETP budgétés (convention) Médecin coordonnateur (si aucun mettre 0 à ETP pourvus) Ensemble des Infirmiers (y compris infirmier coordonnateur) Infirmier coordonnateur (si aucun mettre 0 à ETP pourvus) Aide-soignant / Aide Médico- Psychologique diplômés Combien parmi eux sont Assistants en Gérontologie? Auxiliaire faisant fonction * d AS ou AMP Agent de Service Attention : ne pas comptabiliser ici les agents faisant fonction d AS pris en compte ci-dessus) Le médecin coordonnateur a-t-il une activité de médecin traitant au sein de l établissement? oui Personnel présent la nuit Nombre de professionnels présents la nuit (présents une nuit donnée, si aucun mettre 0) : - Infirmiers sur place : - Infirmiers en astreinte : - Aides-soignants diplômés : - Veilleurs / agent de service : Autres personnels intervenants Professionnels libéraux? Psychologue oui Professionnels salariés? (mettre 0 à ETP pourvus si aucun) ETP budgétés ETP pourvus (convention) Kinésithérapeute oui Ergothérapeute oui Diététicienne oui Dentiste oui Orthophoniste oui Psychomotricien oui Animateur oui Éducateur sportif spécialisé PA oui Si autres intervenants, préciser lesquels Pédicure oui Nombre de médecins généralistes intervenant dans l EHPAD : Dont nombre de médecins généralistes ayant signé le contrat type avec l EHPAD : 3

4 Nombre de kinésithérapeutes libéraux intervenant dans l EHPAD : Dont nombre de kinésithérapeutes libéraux ayant signé le contrat type avec l EHPAD : Autres professionnels ayant contractualisé : oui Si oui, préciser : 1.7. Soins bucco-dentaires Les résidents ont-ils accès à des soins dentaires, relevant d un chirurgien-dentiste : - au cabinet dentaire? oui - au sein de l Ehpad? oui Un bilan bucco-dentaire est-il proposé dans les premiers mois d entrée en Ehpad et réalisable par un chirurgien-dentiste? oui Y a-t-il un fauteuil dentaire installé dans votre EHPAD? oui 1.8. Circuit du médicament Disposez-vous d une pharmacie à usage intérieur (PUI)? oui Existe-t-il une liste préférentielle de médicaments? oui Les piluliers sont principalement préparés (cocher une seule case) : Dans l EHPAD par les infirmièr(e)s Dans l EHPAD par un pharmacien d officine Dans une PUI (dans ou hors Ehpad) En dehors de l EHPAD dans une officine de ville Autre Préciser : Commentaires sur Apports / Limites / Besoins : 4

5 2. Mouvements annuels des résidents NOUVELLES ENTREES en HP Nombre total d entrées en HEBERGEMENT PERMANENT(HP) Répartition par sexe des entrants (Effectifs) Femmes Hommes Lieu de séjour avant entrée en Ehpad (Effectifs) Domicile Établissements de santé (court séjour, SSR, USLD) Autre EHPAD Autre établissement médico-social (ESAT, FAM..) Origine géographique des entrants (Par référence au dernier domicile) (Effectifs) Même département Autre département d Occitanie Hors Occitanie Age moyen d entrée SORTIES en HP (hors décès) Vers le domicile (Nb) Vers un autre Ehpad (Nb) Vers un autre établissement d hébergement (USLD, FAM, MAS ) (Nb) DECES en HP Lieu du décès (Effectifs) Nombre total de décès en HP En EHPAD Au domicile En établissements de santé (court séjour, SSR, USLD) Nombre de décès pour une durée de séjour de moins de 6 mois HOSPITALISATIONS Nombre de résidents hospitalisés (hors HAD) Nombre de résidents ayant bénéficié d une HAD Nombre total d hospitalisations dans l année Dont Nb d hospitalisations via un service d urgence Dont Nb d hospitalisations de nuit * (survenues entre 20h et 8h, hors hospitalisations programmées) Dont Nb de réhospitalisations dans les 72h suivant une sortie d hospitalisation 5

6 PRISE EN CHARGE EN COLLABORATION AVEC DES SERVICES OU DES EQUIPES MOBILES SPECIALISES DE LA REGION (Interventions sur site ou sur consultations) Nombre de résidents ayant bénéficié de la mobilisation du réseau territorial ou de l équipe de soins palliatifs (soins palliatifs, douleur, maladie chronique) Nombre de résidents ayant bénéficié de la mobilisation des services psychiatriques ou équipes de psychiatrie Nombre de résidents ayant bénéficié de la mobilisation d une équipe mobile gériatrique AUTRE PRISE EN CHARGE Nombre de résidents différents admis dans l année en hébergement temporaire Nombre de résidents différents admis en PASA Nombre de résidents différents relevant de soins en UHR Nombre de résidents différents ayant pu bénéficier d une entrée en UHR Commentaires sur : - le profil des entrants de l année : - le profil des personnes qui ont fait une demande d admission et n ont pu être admis : - la mobilisation des équipes spécialisées : - les admissions en PASA et UHR : 6

7 3 Population hébergée en hébergement permanent (HP) (renseignée à partir de GALAAD) Nombre de résidents présents : Au 1 er janvier de l année du rapport Au 31 décembre de l année du rapport Nombre de résidents présents à la date de la coupe réalisée dans l année : Nombre d hommes (GALAAD) Nombre de femmes (GALAAD) Age moyen de la population dans l EHPAD (GALAAD) Nombre de moins de 60 ans (GALAAD) Nombre de ans (GALAAD) Nombre de ans (GALAAD) Nombre de ans (GALAAD) Nombre de ans (GALAAD) Nombre de 100 ans et plus (GALAAD) A partir du dernier GMP réalisé Dernier GMP validé : Dernier GMP réalisé : Nombre de GIR1 (GALAAD) % Nombre de GIR2 (GALAAD) % Nombre de GIR3 (GALAAD) % Nombre de GIR4 (GALAAD) % Nombre de GIR5 (GALAAD) % Nombre de GIR6 (GALAAD) % Date de validation (format MM/AAAA) : / Date de réalisation (format MM/AAAA) : / Nombre de résidents ayant un projet de vie individualisé : Nombre de résidents pour lesquels le projet de vie a été réalisé pour la première fois ou réactualisé, au cours de l année écoulée : Commentaires sur l évolution par rapport à l année précédente et sur les tendances évolutives : 7

8 4. Besoins de soins (renseignés à partir de PATHOS) Dernier PMP validé : Date de validation (format MM/AAAA) : : / Dernier PMP réalisé : Résidents ayant besoin de soins médico techniques importants (SMTI) (Renseigner à partir du dernier PMP validé) Besoin global de soins calculé à l aide du GMPS * Date de réalisation (format MM/AAAA) : : / Nombre : % : Commentaires 5. Activité médicale (incluant les indicateurs GDR) Résidents en HP La fiche de liaison d urgence est-elle : - opérationnelle? oui - accessible au personnel présent la nuit? oui 5.1. Hospitalisations A renseigner avec l aide de la direction au 31/12 de l année du rapport Nombre de jours d hospitalisation complète* de résidents en hébergement permanent : Nombre de journées réalisées dans l exercice pour les résidents en hébergement permanent (côté hébergement, inclus les absences pour hospitalisations) : 5.2. Prévention de la dénutrition - au 31/12 de l année du rapport Une pesée mensuelle de tous les résidents sur 3 mois consécutifs est-elle mise en place au sein de l Ehpad? oui Un protocole de prise en charge des patients dénutris est-il mis en place au sein de l Ehpad? oui Parmi les résidents présents au 31/12, nombre de résidents ayant présenté, au cours de l année : - Une dénutrition simple * : - Une dénutrition sévère * : 8

9 5.3. Suivi des chutes - au 31/12 de l année du rapport Une évaluation du risque de chutes est-elle mise en place au sein de l'ehpad? oui Parmi les résidents présents, nombre de résidents différents ayant chuté au moins une fois au cours de l année écoulée : Nombre de chutes au cours de l année écoulée : Nb de chutes ayant entrainé une hospitalisation complète (> 24 h) au cours de l année écoulée : 5.4. Benzodiazépines - au 31/12 de l année du rapport Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant une prescription de BZD ½ vie courte : Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant une prescription de BZD ½ vie longue : Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant une prescription de BZD de plus d un mois : 5.5. Prise en charge de la douleur et de la fin de vie - au 31/12 de l année du rapport Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant eu, au cours de l année, au moins une évaluation de la douleur avec une échelle validée* et tracée dans le dossier : Parmi les résidents présents et en capacité de désigner une personne de confiance : - nombre de résidents ayant désigné une personne de confiance : - nombre de résidents n ayant pas souhaité désigner une personne de confiance : Sur les 5 DERNIERS DECES, combien ont fait l objet d une décision de limitation ou d arrêt des traitements en rapport avec une fin de vie? NB - Pour les DECES = ne sont concernés que les 5 derniers décès de résidents en hébergement permanent et en fin de vie et donc survenus de façon «soudaine» 5.6. Escarres - Pour l année écoulée Nombre d escarres acquises, au-delà du stade d érythème persistant (soit > au stade 2), dans l Ehpad au cours de l année écoulée : 5.7. Evaluation cognitive et réexamens concertés - au 31/12 de l année du rapport Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant bénéficié d une évaluation cognitive au cours de l année : 5.8. Neuroleptiques chez le malade Alzheimer Enquête réalisée au cours de l année du rapport soit en 2016 Se reporter dans l onglet DOCUMENTS du portail à : «Enquete_NeuroleptiquesMA_Et_Score_de_risque» Date de réalisation de l enquête : / /2016 9

10 1/Parmi les résidents présents à la date de l enquête : [N0] = Nombre de résidents présentant une maladie d Alzheimer ou apparentée (MA)* : Dont : [N1] = Nb de résidents (MA) ayant une prescription de neuroleptiques : [N2] = Nb de résidents (MA) ayant une prescription de neuroleptiques de plus d un mois : 2/ Au cours des 3 mois suivant la date du recueil des N0, N1 et N2 : Nombre de résidents pour lesquels la prescription a fait l objet d un contact/échange (temps de concertation) entre le médecin coordonnateur et le médecin prescripteur : Parmi les résidents de la population N1 : Parmi les résidents de la population N2 : Nombre de résidents pour lesquels à l issue de cet échange, la prescription a été confirmée et argumentée par le médecin prescripteur : Parmi les résidents de la population N1 : Parmi les résidents de la population N2 : 5.9. Médicament et iatrogénie Les médecins prescripteurs ont-ils, fourni par l Ehpad, un accès actualisé au Vidal électronique ou à la banque Claude Bernard lors de la rédaction de l ordonnance? oui Le logiciel utilisé permet-il une rédaction de l ordonnance : - par classes thérapeutiques? oui - par dénomination commune internationale (DCI)? oui Des erreurs médicamenteuses* ont - elles fait l objet d un signalement d Evènement Indésirable Grave* au cours de l année? oui Si oui, combien de fois dans l année? Score de risque en Gériatrie Effets indésirables médicamenteux Enquête réalisée au cours de l année du rapport soit en 2016 Se reporter dans l onglet DOCUMENTS du portail à : «Enquete_NeuroleptiquesMA_Et_Score_de_risque» Date de réalisation de l enquête (calcul des scores de risque) : / /2016 1/Parmi les résidents présents à la date du calcul des scores de risque : Nombre de résidents dont le score est entre 0 et 1 (= risque faible) : Nombre de résidents dont le score est entre 2 et 5 (= risque moyen) : Nombre de résidents dont le score est entre 6 et 10 (= risque élevé) : 2/ Au cours des 3 mois suivant la date du calcul du score : Parmi les résidents présentant un risque fort (score de 6 à 10) lors de l évaluation, nombre de résidents pour lesquels la prescription a été réévaluée par le médecin prescripteur : 10

11 5.10. Prévention - au 31/12 de l année du rapport L Ehpad a-t-il proposé une couverture vaccinale antigrippale aux soignants? oui Un ou des résidents en HP ont-ils fait une tentative de suicide au sein de l EHPAD? oui Si oui, combien? L Ehpad mène-t-il des actions collectives d éducation pour la santé dans le champ de la nutrition (alimentation et activité physique)? oui Si oui, lesquelles? Actions collectives d information : oui Ateliers cuisine : oui Ateliers en lien avec l activité physique : oui Autres : oui Si «Autres», précision : Risques infectieux Utilisez-vous la liste des antibiotiques considérés comme "critiques" par l agence nationale de sécurité des médicaments et des produits de santé (ANSM)? oui Sur l année écoulée (au 31 décembre de l année du rapport), combien avez-vous pris en charge de résidents porteurs d'une bactérie multi résistante (BMR) ou d'une bactérie hautement résistante émergente (BHRe)? Date de réalisation du dernier DARI du GREPHH réalisé (DARI : Document d'analyse du Risque Infectieux) : / / Pourcentage d'objectifs atteints au résultat global (poster) du DARI du GREPHH : Un responsable de la démarche d analyse selon le DARI est-il désigné au sein de l Ehpad au 31 décembre? oui Un comité de suivi du DARI est-il mis en place au 31 décembre? oui Commentaires 11

12 5.12. Divers Les délais d attente aux sonnettes (appel des résidents) : - sont-ils objectivables? oui - sont-ils évalués en interne? oui 6. Informatisation Existe-t-il un dossier de gestion des soins informatisé? oui Si oui, quel logiciel utilisez-vous : 1) Medicor 2) Titan 3) Netsoins* Netsoins est l évolution de Brazil 4) PSI 5) Easysoins 6) Arcadys 7) Autre, précisez : Quelles fonctionnalités du logiciel utilisez-vous : Dossier médical oui Plan de soins oui Fiche de traitement oui Transmissions oui Êtes-vous satisfait de ce logiciel? oui Si, pour quelle(s) raison(s) :... Quel est le nombre de postes informatiques à disposition du personnel soignant : Sont-ils facilement accessibles au personnel soignant salarié de l établissement? oui Sont-ils facilement accessibles au personnel soignant -salarié de l établissement? oui Sont-ils installés en réseau? oui Nombre de médecins généralistes saisissant les prescriptions médicales sur informatique : L Ehpad est-il équipé en télémédecine? oui Commentaires Si oui, l utilisez-vous? oui 12

13 7. Réunions Le médecin coordonnateur, organise-t-il ou participe-t-il à des réunions formalisées avec compte-rendu ou transmissions écrites : Systématiquement Quelquefois Jamais - de pré admission - pour projets de vie individuels - avec équipe de soins - de direction - de conseil de vie sociale - avec les praticiens libéraux Commission de Coordination Gériatrique Nombre de réunions dans l année de la commission de coordination gériatrique : Nombre de médecins traitants différents ayant participé à au moins une réunion de la commission de coordination gériatrique au cours de l'année du rapport : Commentaires sur Intérêts / Limites des réunions / Ce qui pourrait se faire 8. Formations Le médecin coordonnateur dispose-t-il d une fiche de poste? oui Est-elle en adéquation avec ses missions actuelles? oui Quelle est la qualification du médecin coordonnateur : Capacité gériatrie oui Diplôme universitaire de médecin coordonnateur oui Autre qualification oui Préciser : Etes-vous adhérent d une association de médecins coordonnateurs? oui Si oui, laquelle : 13

14 Formations suivies par le médecin coordonnateur au cours de l année : en lien avec la FMC oui Capacité gériatrie oui DU de médecin coordonnateur oui DU soins palliatifs oui DU Alzheimer oui Autre formation suivie oui Précisez : A REMPLIR PAR L IDEc - L IDEc dispose-t-il/elle d une fiche de poste? oui - Est-elle en adéquation avec ses missions actuelles? oui - Quelle formation a été suivie par l IDEC en rapport avec sa fonction de coordination? - Quelles formations ont été suivies en cours d année? Des séances de formation/d information/d évaluation des pratiques sont-elles réalisées par le médecin coordonnateur et/ou l infirmière coordonnatrice? oui Des difficultés sont-elles rencontrées pour organiser ces séances? oui Le médecin coordonnateur a-t-il été consulté pour établir le plan de formation? oui Son avis a-t-il été suivi? oui 9. Synthèse Points forts : 14

15 Points faibles : Spécificité ou particularité de votre EHPAD Objectifs pour l année à venir : 15

16 Rapport soumis à l avis de la Commission de coordination oui Signatures Médecin coordonnateur Directeur LEXIQUE Absentéisme (selon l ANAP) : Nombre de jours calendaires d absence des effectifs réels (hors formation)/nombre total de jours calendaires d absence des effectifs réels (hors formation) Besoin global de soins : GMPS= (PMP validé *2,59) + GMP validé = groupe iso ressources moyen pondéré soins = indicateur synthétique qui rend compte du niveau de perte d'autonomie moyen des personnes hébergées dans l'établissement et de leurs besoins en soins Dénutrition simple : Perte de poids supérieure ou égale à 5 % du poids du corps en un mois ou supérieure ou égale à 10% en 6 mois ou IMC < 21 ou Albuminémie < 35g/l (selon HAS) Dénutrition sévère : Perte de poids supérieure ou égale à 10 % du poids du corps en 1 mois ou 15% en 6 mois ou IMC < 18 ou Albuminémie < 30g/l ( selon HAS) Echelle validée (douleur) : une échelle validée est une échelle sensible, reproductible, spécifique et fiable pour le symptôme que l on veut mesurer. Equivalent temps plein (ETP) présents sur le terrain : correspond aux personnels physiquement présents dans l EHPAD sur le planning et sur le terrain. Equivalent temps plein réel : Nombre d ETP figurant au tableau des effectifs du compte administratif de N- 1(colonne C (réel) Total Nombre d équivalents temps plein) Erreur médicamenteuse : l erreur médicamenteuse est l'omission ou la réalisation intentionnelle d'un acte survenu au cours du processus de soins impliquant un médicament, qui peut être à l origine d un risque ou d un événement indésirable pour le patient (selon l AFSSAPS). Evénement indésirable grave (Ministère) : décès inattendu, perte permanente d une fonction ne résultant ni de l évolution naturelle de la maladie, ni du terrain du patient au décours d un acte de soins, hospitalisation en réanimation et/ou ré-intervention programmée(s) erreur de patient, erreur de côté. Faisant fonction d aide-soignant ou d aide médico-psychologique (FFAS) : Agent diplômé occupant un poste d AS ou AMP qui émarge sur la partie soins. Hospitalisation complète : Hospitalisation d une personne dans les unités hébergeant les patients pour une durée généralement supérieure à 24h, avec nuitée (et par conséquent dans des lits, même si le séjour dure moins de 24 h et la prise en charge plus de 12h). Hospitalisation de nuit : Hospitalisation qui se produit entre 20h00 et 8h00, hors hospitalisation programmée. Malades Alzheimer ou apparentés : sont des résidents accueillis en hébergement permanent pour lesquels la maladie d Alzheimer (ou apparentée) est à un stade de démence selon le diagnostic établi en consultation mémoire ou par les médecins de l Ehpad par la réalisation de tests validés selon les bonnes pratiques. Personne de confiance ( selon article L du Code de la santé publique) 16

17 La personne de confiance est une personne désignée par écrit par la personne majeure, elle sera consultée au cas où la personne, malade, serait hors d état d exprimer sa volonté et de recevoir l information nécessaire à cette fin. La personne de confiance peut être un parent, un proche ou le médecin traitant. Elle est révocable à tout moment. Si le malade le souhaite, la personne de confiance l'accompagne dans ses démarches et assiste aux entretiens médicaux afin de l'aider dans ses décisions. Lors de toute hospitalisation dans un établissement de santé, il est proposé au malade de désigner une personne de confiance dans les conditions prévues à l'article L Cette désignation est valable pour la durée de l'hospitalisation, à moins que le malade n'en dispose autrement. 17