ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 02 June 2017 VALIDATED BY : F. Pedersen

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 02 June 2017 VALIDATED BY : F. Pedersen ORGANIZATION : LIFE CYCLE MANAGEMENT DIRECTORATE, Acquisition Planning and Development Office POSITION No. : LC-3 TITLE : Principal Acquisition and Life Cycle Management Officer GRADE : A-4 JOB CODE : A3 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Chief of Office for supporting the Office with emphasis on customer focussed activities related to the early identification of new and emerging requirements for acquisition projects. This also includes developing proposals for their implementation. More precisely, he/she will be responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Supporting the Chief of Office in the role/function as principal point of contact for acquisition projects of customers and the Agency's single coordination and assessment centre for all new acquisition projects. Supporting the Chief of Office in gathering data on trends and potential future business developments in the area of system acquisition. Maintaining a database containing future business opportunities and related key points of contact of potential customers and linking them to the overall NATO Defence Planning Process (as applicable). Developing proposals and recommendations for the implementation of future business opportunities through a dedicated acquisition project or a full system Life Cycle Management (LCM) programme. Assisting the Chief of Office in drafting, coordinating, implementing and administering bi- or multi-lateral agreements [Memoranda of Agreement (MOA), Memoranda of Understanding (MOU), Support Partnership Agreements (SPAs), Sales Agreements (SAs)] and other arrangements between NSPA and its customers as legal frameworks for acquisition projects. Assessing new customer acquisition requirements and developing a corresponding sound business case for an implementation project including cost/benefit/risk analysis. Coordinating and harmonizing customer scope, schedule, cost expectations to achieve realistic estimations and tolerable risks, exploring opportunities for multinational cooperation and sharing of assets and investments and developing recommendations accordingly for customer acceptance, based on proposed timelines, scope and resource estimates. Coordinating and assessing studies to develop system acquisition and through life support strategies, including life cycle costing as principal contribution to the concept stage of acquisition projects. LC-3 NATO UNCLASSIFIED FILE 2017

2 Coordinating and/or advising on the Agency's resolution of acquisition planning and development project policy and business matters for services provided to and/or by the NATO Support and Procurement Organisation (NSPO) Member Nations Undertaking studies to analyse the performance of the Agency in related fields and developing proposals for corrective actions or improvement, including cost/benefit analyses as required. Supporting the implementation of NSPA policies on acquisition, life cycle and project management. Assisting in ensuring, in the assigned areas, the drafting, coordination, implementation and continuous improvement of the NSPA corporate approach to acquisition. Representing the Office and the Directorate, in the assigned field of activity, at meetings of other NATO Committees and Working Groups (WGs) as appropriate. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Ensuring major acquisition projects are in line with and taking advantage of demonstrated international, national and Industry best practices and advancements. Analysing, producing and making recommendations on the overall NSPA acquisition and LCM strategic objectives and planning requirements. Monitoring, raising and recommending mitigation measures related to the Directorate's overall acquisition projects selection and associated strategies. Liaising with other Directorates particularly in the field of acquisition best practices and associated LCM, project management and risk management policies. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree in Engineering, Logistics equivalent to Master's. Previous experience in establishing major acquisition and LCM programmes in a military environment at senior officer level (Major or above, or civil service equivalent). Ability to facilitate/present with strong persuasion to secure buy-in and highly effective negotiating skills to achieve desired outcomes including business growth. Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines. Ability to develop resourceful and effective solutions to complex acquisition, in-service support and logistics problems, to set performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance. Knowledge of information systems at end-user level and their application to logistics management, with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Good knowledge of acquisition and LCM best practices in the Industry, international and NATO environment. Specialized knowledge and proven experience in major acquisition project planning (including resource and budget estimation). LC-3 NATO UNCLASSIFIED FILE 2017

3 A recognized Project Management Certification [e.g. PRINCE 2, Project Management Professional (PMP)], or International Project Management Association (IPMA). Proven high analytical ability and structured approach to complex tasks are key qualifications. Proven experience in project management, which must include assignments as project manager for sizeable complex systems acquisition projects in international environments. Knowledge of defence/general resource management related to logistics support activities, base operations support or public works. Good knowledge and expertise in the existing rules and regulations pertaining to NATO acquisitions and LCM. Knowledge of organizational design principles. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS An additional degree in Management would be an asset. Knowledge and experience in the fields of systems engineering, cost forecasting and estimation, system supportability models, system procurement, and multinational programme governance models. Good knowledge of NSPA's portfolio of customers, projects, services and competencies. PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse high-performing teams working together toward strategic objectives in a complex organization. Ability to establish a leadership vision and develop strategic plans to achieve Agency goals and objectives. Possessing passion and motivation together with highly effective communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A LC-3 NATO UNCLASSIFIED FILE 2017

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 2 juin 2017 VALIDÉ PAR : F. Pedersen ORGANISATION : DIRECTION "GESTION SUR LE CYCLE DE VIE", Bureau de planification et de développement de l'acquisition POSTE N o : LC-3 TITRE : Premier (-ère) responsable "acquisition et gestion sur le cycle de vie" GRADE : A-4 CODE POSTE : A3 LIEU D AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le chef du bureau, le (la) titulaire est chargé (e) de fournir au bureau un soutien portant essentiellement sur des activités centrées sur le client et consistant à identifier précocement des besoins nouveaux et émergents en matière de projets d'acquisition, ce qui comprend également l'élaboration de propositions pour leur mise en œuvre. Il (Elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales apporter un soutien au chef de bureau dans le rôle / la fonction de point de contact pour les projets d'acquisition des clients et de centre de coordination et d'évaluation unique de l'agence concernant tous les nouveaux projets d'acquisition ; soutenir le chef de bureau dans le recueil de données concernant les tendances et les perspectives d'émergence d'activités potentielles dans le domaine de l'acquisition de systèmes ; tenir une base de données des perspectives de marchés potentiels et des points de contact essentiels de clients potentiels qui y sont liés ; relier ces éléments à l'ensemble du processus OTAN de planification de défense (NDPP) (selon les besoins) ; élaborer des propositions et des recommandations pour la mise en œuvre de perspectives de marchés potentiels dans le cadre d'un projet d'acquisition spécialisé ou d'un programme complet de gestion sur le cycle de vie de système ; aider le chef de bureau à rédiger, coordonner, mettre en œuvre et administrer des accords bilatéraux ou multilatéraux [mémorandums d'accord (MOA), mémorandums d'entente (MOU), accords d'association de soutien, accords de vente] et autres arrangements conclus entre la NSPA et ses clients afin de servir de cadre juridique pour les projets d'acquisition ; évaluer les nouveaux besoins des clients en matière d'acquisition et élaborer un dossier d'analyse correspondant solide en vue d'un projet de mise en œuvre comprenant une analyse des coûts, des avantages et des risques ; coordonner et harmoniser les attentes des clients en matière de périmètre d'action, de calendrier et de coûts afin de définir des évaluations réalistes et des risques acceptables, étudier des possibilités de coopération multinationale et de partage de moyens et d'investissements et enfin élaborer des recommandations en conséquence aux fins d'acceptation par les clients, sur la base de propositions de calendriers, de périmètre d'action et d'évaluation des ressources ; coordonner et évaluer des études visant à développer des stratégies d'acquisition de systèmes et de soutien sur l'intégralité du cycle de vie, en effectuant notamment le calcul du coût sur le cycle de vie en tant que contribution principale au stade de conception des projets d'acquisition ; LC-3 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _17#2xx.docx

5 assurer une coordination et/ou émettre des conseils afin que l'agence puisse régler des questions ayant trait à la politique générale et aux activités relatives à des projets de planification et de développement de l'acquisition dans le cadre de services fournis aux États membres de l'organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO) ou par ceux-ci ; mener des études visant à analyser les résultats de l'agence dans les domaines correspondants et élaborer des propositions de mesures correctives ou d'améliorations comportant des analyses coûtsavantages selon les besoins ; soutenir la mise en œuvre des politiques de la NSPA en matière d'acquisition, de gestion sur le cycle de vie et de gestion de projets ; aider à assurer, dans les domaines qui lui sont confiés, l'élaboration, la coordination, la mise en œuvre et l'amélioration continue de la démarche d'entreprise adoptée par la NSPA en matière d'acquisition ; représenter le bureau et la direction, pour le domaine d'activité relevant de sa compétence, aux réunions d'autres comités et groupes de travail de l'otan, selon les besoins ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières veiller à ce que les grands projets d'acquisition aillent dans le sens des meilleures pratiques et des avancées reconnues aux niveaux international, national et industriel et à ce qu'ils en tirent parti ; analyser, élaborer et formuler des recommandations concernant l'ensemble des objectifs stratégiques et des besoins en matière de planification des activités d'acquisition et de gestion sur le cycle de vie de la NSPA ; suivre, suggérer et recommander des mesures d'atténuation concernant, dans leur ensemble, la sélection des projets d'acquisition et les stratégies associées de la direction ; assurer la liaison avec d'autres directions, particulièrement dans le domaine des meilleures pratiques relatives à l'acquisition et des politiques connexes en matière de gestion sur le cycle de vie, de gestion de projets et de gestion des risques. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d'études supérieures en ingénierie et logistique, équivalent à un master. Expérience de la mise en place de grands programmes d'acquisition et de gestion sur le cycle de vie acquise dans un environnement militaire à un niveau d'officier supérieur (grade de commandant ou grade supérieur, ou niveau équivalent dans la fonction publique civile). Aptitude à animer/exposer avec une grande force de persuasion afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et talents de négociateur hors pair permettant d'obtenir les résultats souhaités, notamment une croissance de l'activité. Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais. Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces à des problèmes complexes d'acquisition, de soutien en phase d'exploitation et de logistique, à déterminer les résultats visés et attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final ainsi que de leur application à la gestion de la logistique, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Bonne connaissance des meilleures pratiques adoptées en matière d'acquisition et de gestion sur le cycle de vie dans un environnement industriel, international ou OTAN. Connaissances spécialisées et expérience confirmée dans le domaine de la planification de grands projets d'acquisition (notamment en ce qui concerne l'estimation des budgets et des ressources). LC-3 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2017

6 Une certification reconnue en gestion de projets [PRINCE 2, Project Management Professional (PMP) par exemple] ou IPMA (International Project Management Association). Un esprit d'analyse de haut niveau et éprouvé ainsi qu'une aptitude à aborder des tâches complexes d'une manière structurée sont des qualifications essentielles. Expérience confirmée de la gestion de projets, ce qui doit comprendre des missions en tant que gestionnaire de projets complexes et importants d'acquisition de systèmes dans des environnements internationaux. Connaissance de la gestion des ressources de nature générale et de défense appliquée aux activités de soutien logistique, aux services de soutien de bases ou aux travaux publics. Bonne connaissance des règles et règlements existants afférents aux acquisitions et à la gestion sur le cycle de vie au sein de l'otan, et expérience en la matière. Connaissance des principes de conception organisationnelle. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Un diplôme supplémentaire en gestion constituerait un atout. Connaissance et expérience dans les domaines de l'ingénierie des systèmes, de l'établissement de prévisions et de l'estimation des coûts, des modèles de soutenabilité des systèmes, de l'achat de systèmes et des modèles de gouvernance de programmes multinationaux. Bonne connaissance du portefeuille de clients, de projets, de services et de compétences de la NSPA. QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes très performantes travaillant en coopération à la réalisation d'objectifs stratégiques au sein d'une organisation complexe. Aptitude à formuler une vision de leadership et à élaborer des plans stratégiques permettant d'atteindre les buts et objectifs de l'agence. Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer très efficacement, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. LC-3 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2017