PASS Région. Mode d emploi Espace Etablissement. Mode d emploi Espace Etablissement PASS Région 1

Transcription

1 PASS Région Mode d emploi Espace Etablissement Mode d emploi Espace Etablissement PASS Région 1

2 1 Introduction Accès à l extranet Ecran d accueil Identifiant / Mot de passe Fiche établissement et coordonnées du responsable Conventionnement Validation des demandes de PASS Région Recherche / Inscription / Rattachement d un bénéficiaire Recherche bénéficiaire Visualiser la fiche d un bénéficiaire Rattachement d un bénéficiaire Inscription bénéficiaire Instruction des bourses d équipement Déclaration d un référent Documentation Statistiques / Export manuel de la liste des élèves F.A.Q Mode d emploi Espace Etablissement PASS Région 2

3 1 Introduction Bienvenue dans l extranet Etablissements du PASS Région, le dispositif de la Région Auvergne-Rhone- Alpes à l attention : des élèves ou apprentis(es) jusqu au niveau Bac inscrits dans un lycée, CFA ou MFR de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Ex : 2nde, 1ère, terminale, bac professionnel, CAP, des jeunes entre 16 et 25 ans, domicilié en Auvergne-Rhône-Alpes et inscrit(e) dans un organisme de formation à distance*. En tant qu établissement, vous disposez d un rôle très important dans la validation des droits ouverts aux jeunes, et avez également accès à un ensemble de services disponibles dans votre extranet. Ce mode d emploi vise à vous présenter les fonctionnalités de votre extranet Etablissement PASS Région. Important - Conventionnement Si vous ne l avez pas encore fait, merci de procéder à la signature de la convention Etablissement PASS Région. Pour cela il vous faudra d abord mettre à jour la fiche-établissement en déclarant les coordonnées du responsable de l établissement, puis procéder à la signature électronique de la convention. Le conventionnement est obligatoire pour pouvoir ensuite procéder à la déclaration des référents qui disposeront ensuite de leur propre carte PASS Région 3

4 2 Accès à l extranet Ecran d accueil L accès à l extranet Etablissement se fait par le site : La connexion à cet espace impose à l établissement de s identifier en saisissant son identifiant et son mot de passe reçu préalablement par . Nota : En cas d oubli de mot de passe, une procédure permettra de définir et récupérer un nouveau mot de passe qui sera envoyé à l adresse mail identifiée comme contact sur l établissement 4

5 La page d accueil de l extranet Etablissement se présente en 2 parties. La 1 ère partie vous présente : - L état d avancement de la convention établissement [tant qu elle est en attente de signature] - Un compteur des dossiers de demande du PASS Région traités ou en attente de traitement - Un compteur des demandes de bourses d équipements traitées ou en attente de traitement [pour les établissements ayant des élèves éligibles à la bourse d équipement] Nota : Le tableau des compteurs se base sur les données des dossiers à J-1. Les éventuelles manipulations réalisées le jour J ne sont donc pas comptabilisées immédiatement dans ce tableau. La 2ème partie vous présente les différentes actions à la gestion de votre espace, des bénéficiaires, des demandes à traiter, suivi des conventions 5

6 3 Identifiant / Mot de passe L établissement peut changer son mot de passe d accès s il le souhaite. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien «Identifiant / Mot de passe» présent dans la page d accueil. L écran qui s ouvre est alors le suivant : La modification du mot de passe nécessite : - de saisir l ancien mot de passe - de saisir 2 fois (de façon identique) le nouveau mot de passe - et de cliquer de «Valider» pour procéder à la prise en compte. Il n y a pas de contraintes (taille / majuscules / chiffres) pour le mot de passe «Etablissement». 6

7 4 Fiche établissement et coordonnées du responsable L établissement peut modifier ou compléter les informations de son responsable. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien «Vos coordonnées établissement» présent dans la page d accueil. Dans cet espace, vous pouvez visualiser les informations générales de l établissement mais aussi recenser un responsable qui sera le 1 er point de contact en cas de problème ou diverses questions. Il est possible de modifier tous les champs non grisés à l exception de : (l identifiant, nom, nom long, type établissement) qui eux sont référencés lors de l inscription et lié au compte espace établissement. Important : l identité et les coordonnées du responsable déclaré dans cet écran seront utilisées pour l établissement de la convention PASS Région et sa signature électronique. Astuce : en cas de difficulté ultérieure dans la signature électronique de la convention, vous pouvez revenir sur cet écran et cliquer sur Valider les modifications (même si vous n avez rien à changer dans les coordonnées ci-dessus). Cette intervention permettra de débloquer la signature électronique par SMS. 7

8 5 Conventionnement L établissement peut visualiser l état d avancement de sa convention au dispositif «PASS Région», ainsi qu à son téléchargement. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien «Conventionnement» présent dans la page d accueil. Nota : Lorsque la demande de conventionnement est en cours de traitement, celle-ci apparaît également dans un bandeau supérieur de la page d Accueil. Pour les établissements-annexes : voyez avec l établissement-principal auquel vous êtes attachés pour qu il puisse procéder à la signature électronique de la convention Etablissemnets. Pour les établissements-principaux : une fois que les coordonnées du responsable ont été saisies, vous pourrez procéder à la signature électronique de la convention en cliquant sur le bouton SIGNER Un écran présentera alors les Conditions Générales de Partenariat des établissements, puis la convention que vous vous apprêtez à signer. Il conviendra alors d appuyer sur le bouton «Envoyer SMS» pour que le numéro de téléphone portable du responsable indiqué dans la fiche-établissement reçoive un SMS qui sera utilisé pour confirmer la signature électronique de la convention. 8

9 6 Validation des demandes de PASS Région Lorsqu un bénéficiaire effectue une demande «"PASS Région», celui-ci indique son établissement d inscription. C est à l établissement de valider ou non sa demande, ce qui permet de contrôler l identité et la scolarité des inscrits, et d octroyer les droits offerts par la Région en fonction de chaque situation. Afin de valider un dossier, vous pouvez : Soit cliquer sur le bouton «Traiter» du compteur des dossiers à valider présent en page d accueil, Soit cliquer sur le lien «Validation des demandes» présent dans la page d accueil. La page de Validation des dossiers vous permet d effectuer la validation (acceptation, modification ou rejet) sur des dossiers à l unité ou bien par lots. Cliquez simplement sur le bouton «Rechercher», après avoir éventuellement défini un ou plusieurs critères de recherche L ensemble des résultats correspondant aux critères définis sont listés dans un tableau multi-lignes sous l écran. 9

10 Afin de valider chaque élève, il vous suffit de sélectionner le dossier concerné grâce aux coches situées à gauche de chaque «N dossier», puis de : Définir le statut du jeune (Lycée / Apprenti / Autre) Confirmer ou Modifier la filière et cliquer sur «Valider l inscription» ou «Refuser l inscription» Astuce : si la filière déclarée par le bénéficiaire dans son inscription est correcte, vous pouvez laisser la case «Filière » non-renseignée et cliquer sur VALIDER. Dans ce cas, l inscription sera validée telle que déclarée par le bénéficiaire. Important : si vous cliquez sur «Refuser l inscription», le bénéficiaire ne disposera pas du PASS Région et sera informé que l établissement qu il avait déclaré a rejeté sa demande d inscription. - Il pourra si nécessaire aller dans son extranet Bénéficiaire pour modifier son inscription en déclarant un autre établissement. - Il sera également possible à un autre établissement d effectuer une recherche pour rattacher ce bénéficiaire et valider sa scolarité. 10

11 7 Recherche / Inscription / Rattachement d un bénéficiaire 7.1 Recherche bénéficiaire L établissement peut visualiser les fiches des inscrits au dispositif «PASS Région», qu ils soient ou non affectés à leur établissement. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien «Recherche / Inscription bénéficiaire» présent dans la page d accueil. Nota : Lors de la recherche, si vous ne référencez pas le champ «Nom de l établissement», celle-ci s effectuera sur les bénéficiaires de votre établissement scolaire. La recherche d un élève peut se faire : - Par le nom de famille (saisie indifférente en majuscules ou minuscules) - Par le prénom (saisie indifférente en majuscules ou minuscules) - Par le numéro de dossier ou le numéro de carte - Par la date de naissance - Par établissement Il est aussi possible de rechercher l ensemble des élèves d une formation ou d un niveau, en laissant les champs «Nom / Prénom / Numéro de carte» vides, et en sélectionnant simplement un niveau ou une formation dans les listes déroulantes correspondantes. Lorsque les critères de recherche souhaités sont saisis, cliquez simplement sur le bouton «Rechercher». L ensemble des résultats correspondant aux critères définis sont listés dans un tableau multi-lignes sous l écran. 11

12 Nota : Si la recherche d un individu ne donne aucun résultat, la raison est peut-être que ce bénéficiaire n est pas rattaché à l établissement (soit il peut s agir d un bénéficiaire sans établissement, soit attaché à un autre établissement). Dans ce cas, cocher la case «Recherche tous établissements» (avant de cliquer sur Rechercher). 7.2 Visualiser la fiche d un bénéficiaire Afin de visualiser la fiche d un bénéficiaire, cliquez sur le bouton «Voir», présent sur la ligne du bénéficiaire correspondant. L ensemble des informations liées au bénéficiaire sont alors affichées : Informations personnelles (champs non modifiable) : o Photographie, o Sexe, o , o Nom, o Prénom, o Téléphone fixe, o Photographie, o Adresse, o Nom de l établissement, o Filière (Modifiable) 12

13 L état de l inscription «Inscriptions» Information du PASS Région «Carte» o N carte, o Date d expédition du PASS Région, o Fin de validité, o Statut, o Mise en opposition Nota : L établissement peut modifier l ensemble des champs non grisés, en saisissant simplement les modifications dans les champs idoines, puis en cliquant sur le bouton «Modifier bénéficiaire» afin de valider la / les modification(s). 13

14 7.3 Rattachement d un bénéficiaire A partir de l onglet «Recherche / Inscription bénéficiaire» vous pouvez effectuer la recherche d un élève déjà inscrit au PASS Région sur un autre établissement. Ceci vous permet, en cas de changement d établissement, d effectuer un «rattachement» pour transférer le dossier du bénéficiaire vers votre établissement. Afin de rattacher le bénéficiaire à votre établissement scolaire, il ne vous reste plus qu à saisir sa «Filière» ainsi que son «Statut » puis de cliquer sur le bouton «Rattacher ce bénéficiaire à mon établissement». Un pop-up de validation apparaît afin de valider le rattachement. Le bénéficiaire est maintenant rattaché à votre établissement. IMPORTANT MISE EN OPPOSITION ET REFABRICATION DE LA CARTE PASS REGION Pour rappel, les cartes PASS Région envoyées aux bénéficiaires mentionnent le nom de leur établissement d inscription Aussi, si le bénéficiaire que vous transférez à votre établissement était déjà validé par son établissement précédent et était déjà porteur d une carte PASS Région, alors : - le transfert s accompagnera automatiquement d une mise en opposition immédiate de l ancienne carte PASS Région - une nouvelle carte PASS Région est mise en fabrication et sera expédiée au bénéficiaire (soit directement à son adresse, soit à l adresse de l établissement) Il convient à l établissement d informer le bénéficiaire qu il doit détruire son ancienne carte PASS Région, et attendre de recevoir sous peu la nouvelle carte. 14

15 7.4 Inscription bénéficiaire L établissement peut également inscrire un bénéficiaire qui n a pas encore effectué de demande au «PASS Région». Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton «Créer un élève» situé en bas de l écran, puis de suivre les différentes étapes d inscription bénéficiaire. Nota : La saisie de l adresse du bénéficiaire peut se faire en mode «libre» ou en mode «assistée», selon les choix de l utilisateur 15

16 8 Instruction des bourses d équipement Pour les élèves qui ont reçu une carte PASS Région suite à une validation par leur établissement dans la filière 5 ou 5b (1ère année CAP/CAPA 2nde BAC PRO (y compris agricoles) Classes passerelle de 2nde GT à 1ère BAC PRO AVEC bourse d équipement en lycée ou CFA ou MFR) éligibles à la Bourse d Equipement Pour instruire les bourses d équipement des élèves inscrits en filière 5 ou 5b, l établissement peut : soit cliquer sur le bouton «Traiter» du compteur «Validation des bourses d équipement» présent en page d accueil soit cliquer sur le lien «Instruction bourses d équipement» présent dans la page d accueil Afin de visualiser et valider les dossiers en attente d instruction de la bourse d équipement, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Rechercher» ou d effectuer une «Recherche unitaire». L ensemble des résultats correspondant aux critères définis sont listés dans un tableau multi-lignes sous l écran : 16

17 Les demandes de bourse d équipement peuvent être dans l un des 3 statuts ci-dessous : ROUGE : la formation choisie est éligible à la bourse d équipement mais les informations nécessaires (code DIPLOME) n ont pas été enregistrées. NOIR : la formation choisie est éligible à la bourse d équipement mais l établissement a jugé qu il convenait d arrêter l instruction BEPJ. Le traitement de la bourse est donc abandonné. Si nécessaire, l établissement pourra revenir sur ce dossier pour le modifier. VERT : la formation choisie est éligible à la bourse d équipement, et toutes les informations nécessaires ont été indiquées. Sélectionnez un bénéficiaire dont vous souhaitez instruire la bourse d équipement et cliquez sur le bouton VOIR. La fiche de la bourse d équipement du bénéficiaire s ouvre, qui rappelle les indications éventuellement saisies par l élève lors de son inscription en ligne. Afin de finaliser le traitement du dossier, veuillez bien référencer le «Code diplôme» de la formation suivie par l élève puis cliquer sur «Valider» ou «Refuser» Un pop-up de validation apparaît afin de confirmer l étape de validation et la bourse d équipement du bénéficiaire passe au statut vert : Points d attention importants : - Le montant de la bourse d équipement dépend de la situation instruite par l établissement : o Code-diplôme o Statut de nouvel-entrant dans la filière ou de redoublant sur diplôme identique - Une fois que le dossier a été instruit et passé au VERT par l établissement, la bourse est instruite et le dossier n est plus modifiable. - En particulier si l établissement valide un dossier en cochant «Redoublant sur diplôme identique», l élève passera au statut VERT mais ne disposera sur son porte-monnaie bourse d équipement d aucun montant attribué - Si vous traitez le dossier en «Refuser» le dossier (ou si vous choisissez la filière ABANDON), celui-ci passera en statut NOIR. Vous pourrez éventuellement le modifier par la suite. 17

18 7. Déclaration d un référent Rappel : la déclaration des référents n est ouverte qu aux établissements ayant procédé à la signature électronique de leur convention PASS Région Pour déclarer les personnels de l établissement désignés comme référents du PASS Région, il suffit de cliquer sur le lien «Déclaration des référents» présent dans l espace Gestion de la page d accueil. Afin de déclarer un référent, veuillez commencer par saisir les informations du déclarant (en général le responsable de l établissement ou la personne qu il a déléguée à cet effet), puis cliquez sur le bouton «Valider les informations» Une fois le déclarant validé, il ne vous reste plus qu à saisir vos référents, puis de cliquer sur le bouton «Valider les informations» 18

19 8. Documentation L établissement peut visualiser des documents et liens en rapport avec le dispositif «PASS Région», ainsi qu à son téléchargement. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien «Documentation / Logos» présent dans la page d accueil. 9. Statistiques / Export manuel de la liste des élèves L écran Statistiques donne accès à divers exports relatifs aux inscriptions des bénéficiaires du PASS Région sur cet établissement. En particulier, pour les établissements qui mettent en œuvre un dispositif de contrôle d accès ou de restauration utilisant les cartes sans-contact PASS Région, cet écran permet de télécharger un fichier.csv contenant la liste des cartes associées à l établissement. Ce fichier pourra être transmis régulièrement au(x) fournisseur(s) des solutions retenues par l établissement pour ses dispositifs de contrôles d accès / restauration. 10. F.A.Q Le lien «F.A.Q» permet de visualiser toutes les réponses aux questions posées sur le dispositif «PASS Région». Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien «F.A.Q / Assistance» présent dans la page d accueil. Enfin, il est rappelé qu une assistance technique est disponible par téléphone au : (Service ouvert du lundi au vendredi de 9H00 à 18h00) 19