CAHIER DES CHARGES DE LA CONSULTATION

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1 CONSULTATION D ENTREPRISES CAHIER DES CHARGES DE LA CONSULTATION Le pouvoir adjudicateur : Le Syndicat Mixte du Grand Douaisis Objet de la consultation : CREATION D OUTILS DE COMMUNICATION POUR LE SYNDICAT MIXTE DU SCOT DU GRAND DOUAISIS Date et heure limites de remise des propositions : 15 DECEMBRE 2011 à 12:00 Création d outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Page 1

2 I- CONTEXTE Le Syndicat Mixte (SM) du SCoT du Grand Douaisis est un organisme public issu du rassemblement de 4 intercommunalités soit 65 communes pour environ habitants. Il porte 2 projets phares que sont le Schéma de Cohérence Territoriale (SCoT) du Grand Douaisis, et le Plan Climat Energie Territoriale (PCET) du Grand Douaisis. La volonté du SM SCoT est de ne pas cloisonner ses réflexions, mais de créer du lien entre ses démarches complémentaires. Le SM dispose de son propre logo. La structure a besoin de communiquer au titre du Syndicat Mixte en tant qu institution porteuse de projets, tant le SCOT que le Plan Climat. Le projet SCoT Le SCoT est un document d urbanisme qui a pour but de prévoir un développement équilibré du territoire sur une période d environ 20 ans. Celui du Grand Douaisis a été élaboré de 2004 à 2007, année de son approbation. Pendant l élaboration, de nombreux outils de communication ont été développés (journaux toute boîte, site internet, livrets pédagogiques pour les élus, etc.) sur la base d une charte graphique. Suite à l approbation du document, le Syndicat Mixte est entré dans une nouvelle phase de communication pour le SCoT, avec de nouveaux besoins. Ainsi, sur les années , une nouvelle identité visuelle s est déclinée dans 2 outils : le site internet du SCoT qui a été modernisé (cf dans son graphisme et sa fonctionnalité, et le document SCoT qui a été publié dans une version dite «Deluxe». Le projet PCT Les élus du Douaisis se sont lancés dans une démarche volontaire de Plan Climat Territorial suite à l approbation du SCoT. Le PCT repose sur une démarche d animation pour promouvoir et développer sur le territoire des actions poursuivant 3 objectifs majeurs dans une logique de développement durable : la sobriété énergétique, l efficacité énergétique et le développement des énergies renouvelables. Le PCT dispose de sa propre charte graphique et de ses propres outils de communications (site internet : logo «Grand Douaisis pour le climat») existants ou en cours de développement. II- DETAIL DE LA MISSION L objet de la présente consultation vise à répondre à 2 objectifs : 1. Développer des outils de communication au service du projet SCoT. Ces outils devront suivre la nouvelle identité graphique du site internet et du SCoT version Deluxe. Ces outils serviront la mise en œuvre du SCoT, et l évaluation des mesures du SCoT qui doit être réalisée courant Créer des outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT. Ces outils auront pour objectif de mettre en avant les liens entre le projet SCoT et le projet PCT. Ils englobent toutes les actions du SM SCoT et ont une visée de communication globale sur les actions du SM SCoT. Les outils à développer sont les suivants : 1. Pour le projet SCoT : a- Un masque de power point pour les présentations sur le SCoT b- Gabarit pour des publications d observatoires thématiques c- Maquettage de la 1 ère publication d observatoire (12 pages) d- Conseil sur le maquettage des publications suivantes (en option) Création d outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Page 2

3 2. Pour le SM SCoT : a- Gabarit pour la lettre du Syndicat Mixte du SCoT Grand Douaisis b- Réalisation et impression d un kakemono reprenant le logo du SM SCoT et le logo «Grand Douaisis pour le climat» c- Formation de base sur Indesign pour la prise en main des gabarits réalisés (en option) II-1 Les outils de communication pour le projet SCoT a- Un masque de powerpoint pour les présentations sur le projet SCoT Le SM Scot est amené à faire de nombreuses présentations sur le projet de SCoT dans le cadre d interventions extérieures, d animations sur le territoire, de réunions internes avec les élus, etc. Il dispose pour cela d un support power point à actualiser. La charte graphique proposée devra être une déclinaison de la charte graphique du site internet du SCoT et du SCoT version Deluxe. * Création d un gabarit à utiliser pour les fonds de power point (au moins 2 gabarits : 1 page d accueil, et page interne au power point) * Création d un modèle de power point avec une page d accueil, une page titre seul, une page titre et texte, une page titre-texte-contenu (graphique/image/carte). Le modèle intègre les gabarits créés, les polices, les objets graphiques liés au contenu (puces, objets pour intégrer les cartes, etc.) * Les gabarits seront livrés au format natif Illustrator, Photoshop, ou Indesign, et compatibles avec Illustrator , Indesign CS5 et/ou CS2 et Photoshop * Le modèle sera livré au format Microsoft Office Powerpoint natif, compatible avec Office Sans objet. b- Gabarit pour des publications d observation thématique Le Syndicat Mixte souhaite développer des publications d observation thématique. 4 grands thèmes ont été identifiés : 1- Habitat, Socio-démographique, 2- Environnement, 3- Développement économique, 4- Organisation Territoriale. Ces publications seront à destination des élus et techniciens des structures partenaires du SCoT (communes, intercommunalités, etc.). Elles seront diffusées sous format informatique, et imprimées en livret recto-verso pour diffusion par courrier. La charte graphique utilisée sera une déclinaison de celle du site internet et de la version Deluxe du SCoT. Chaque grand thème sera associé à un code couleur ou un code graphique. Des éléments du gabarit changeront en fonction du grand thème de la publication. Création d outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Page 3

4 Elles comporteront minimum 4 pages, maximum 12 pages. Elles contiendront du titrage, du texte, des images, des cartes, des graphiques, des encarts d explication/précision sur un point. L ensemble de ces éléments correspondent à l expression «contenu basique» utilisée ci-après. Le découpage prévisionnel suivra le plan suivant : Page de garde : logo du SM SCOT, le nom de la thématique et de la publication (ex : lettre de l observatoire du développement économique), le titre de la publication (ex : La dynamique des petits commerces), le mois et l année, le numéro de la publication, un edito, du contenu basique. Pages intérieures : Contenu basique Dernière page : contenu classique, encart «Conclusion», encart «à venir», logo du SM SCoT, adresse du SM SCoT, crédits. * Proposition de nom de publication (ex : Lettre de l observatoire du développement économique?) * Réalisation de gabarits pour les plaquettes d observation thématique de l InterSCoT - Un gabarit pour un 8 pages avec les principes graphiques répondant au découpage prévisionnel précité et au contenu lié (qui pourra légèrement évoluer au début des travaux en fonction des discussions avec le prestataire) - Gabarit décliné pour les 4 grands thèmes avec la codification (graphique ou colométrique) retenue par le commanditaire Les gabarits seront livrés au format natif Indesign, et compatible avec Indesign CS5 et/ou CS2. Objectif de validation : janvier c- Maquettage de la première publication d observatoire (12 pages) Une première publication d observatoire thématique sera réalisée dans le grand thème Habitat, socio-démographie sur la thématique des évolutions démographiques. Elle reprendra les gabarits proposés par le prestataire et validé par la maîtrise d ouvrage. Cette publication fera 12 pages. Mission Maquettage de la 1 ère publication d observation thématique du SM SCOT. *Maquette sous format natif Indesign et compatible avec Indesign CS2 et/ou CS5 *Publication finalisée sous format pdf en version imprimable *Publication finalisée en haute définition Janvier 2012 d- Conseil sur le maquettage des publications suivantes (en option) Sur la base des gabarits livrés et de la 1 ère maquette réalisée, le SM SCoT réalisera en interne les publications suivantes. Afin d assurer la qualité de ces publications, la bonne prise en main des Création d outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Page 4

5 livrables, une assistance ponctuelle sera assurée par le prestataire pour les 3 prochaines publi cations. Il relira le document de travail réalisé par le maître d ouvrage, fournira des conseils sur la mise en page et aidera éventuellement le maître d ouvrage pour l intégration d illustrations. Mission Conseil pour les 3 publications suivantes réalisées par le SM SCoT Sans objet Les 3 publications suivantes seront réalisées sur l année II-2 Les outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT Grand Douaisis a- Gabarit pour la lettre du Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Le SM SCoT souhaite communiquer sur les actions du Syndicat Mixte et sur son actualité. Une lettre du Syndicat Mixte est à mettre en place. Elle comprendra les actualités sur le projet SCoT, sur le projet Plan Climat et sur les autres démarches dans lesquelles le SM SCoT est impliqué. Cette lettre sera réalisée en interne par le SM SCoT. Ces publications seront à destination des élus et techniciens des structures partenaires du SCoT (communes, intercommunalités, etc.). Elles seront diffusées sous format informatique, et imprimées en recto-verso pour diffusion par courrier. La charte graphique de la lettre du SM SCoT sera sobre. Elle s inspirera des couleurs du logo du SM SCoT. Cette lettre sera composée de 2 pages. Elle comprendra du titrage, du texte, et pourra comprendre des images, des cartes, des graphiques, des encarts explicatifs. La différence entre les actualités projet SCoT, les actualités Plan Climat et les actualités autres devra être lisible et apparente. Le découpage prévisionnel est le suivant : Page 1 : logo SM SCoT et logo «Grand Douaisis pour le climat», «Lettre du Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis», mois/année, numéro, actualités Page 2 : actualités, logo du SM SCoT et logo «Grand Douaisis pour le climat», adresse et contact, crédits. Réalisation d un gabarit pour la lettre du SM SCoT Gabarit sous format Indesign natif, et compatible avec Indesign CS2 et/ou CS5 Sans objet Création d outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Page 5

6 b- Réalisation et impression d un kakemono reprenant le logo du SM SCoT et le logo «Grand Douaisis pour le climat» Dans le cadre de réunions, d interventions ou de participations à des salons, le SM SCoT utilise des supports de communication type kakemono. Il dispose ainsi de kakemono pédagogique sur le SCOT et le Plan Climat. Il a aujourd hui besoin d un Kakemono simple reprenant le logo du SM SCOT et le logo «Grand Douaisis pour le climat» afin d identifier facilement la structure. * Réalisation d un kakemono regroupant les 2 logos * Impression du kakemono pour utilisation sur un pied et une structure pour kakemono dont le SM SCoT disposent. Un Kakemono imprimé Calendrier- Sans objet c- Formation de base sur Indesign pour la prise en main des gabarits réalisés (en option) Afin de prendre en main les gabarits fournis par le prestataire pour les publications d observation thématique et la lettre du SM SCoT, une formation rapide des agents du SM SCoT sera faite par le prestataire retenu. Ce temps de formation permettra l appropriation des gabarits, et également la remise à niveau des agents du SM SCOT sur les fonctions de base d Indesign (tous les agents du SM SCoT ne maîtrisant pas bien l outil Illustrator et Indesign). Proposition d un temps de formation pour une remise à niveau/initiation sur Indesign et prise en main des gabarits. Sans objet. La formation sera réalisée après la réalisation des gabarits et la maquette de la publication d observation thématique n 1. III- CONDITIONS D EXECUTION DE LA MISSION III-1 Délai d exécution L exécution de la mission est prévue sur 3 mois. Des missions prioritaires ont été identifiées. Elles sont repérées dans le paragraphe «Calendrier-» pour chaque action. Création d outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Page 6

7 III-2 Propriétés des livrables Le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis sera l unique propriétaire de tous les droits sur l ensemble des productions réalisées dans le cadre de cette consultation, e t sur tous les livrables. III-3 Précision des modalités d exécution Une fois le candidat retenu, une réunion de calage de début des travaux sera organisée. Elle permettra à la maîtrise d ouvrage et au prestataire de préciser les conditions d exécution, notamment sur la question du calendrier des missions, et sur la question des versions des livrables (quelle version des logiciels utilise la maîtrise d ouvrage, et donc quel fichier livrer). IV- INFORMATION SUR LA CONSULTATION IV-1 Contenu de la réponse La réponse des candidats comprendra un mémoire technique reprenant : Une note synthétique détaillant l organisation que le prestataire entend appliquer pour la mise en œuvre et la réalisation de la mission, Un planning détaillé du déroulement de la mission, Les références de prestations équivalentes de moins de 2 ans. L identification précise et le curriculum vitae du directeur/chef de projet affecté à la mission, Un organigramme des personnes affectées au marché, ainsi que leur curriculum vitae, La liste des moyens informatiques dont dispose le prestataire pour la mise en œuvre de la mission, Une offre de prix détaillée pour chaque mission, Pour les gabarits (actions II-1-b, et II-2-b), des premières propositions : Action II-1-b : une page de couverture déclinée dans les 4 grands thèmes, et 2 pages intérieures pour un grand thème. Ces propositions utiliseront le contenu proposé en annexe 5. Action II-2-b : la première page de la lettre du Syndicat Mixte du SCoT sur la base d un contenu fictif avec une actualité Plan Climat et une actualité SCoT au minimum. Les candidats pourront s ils le souhaitent utiliser du contenu présent sur les sites internet du SCoT et Plan Climat. Création d outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Page 7

8 IV-2 Recapitulatif des options Deux des actions demandées dans la consultation sont des options : - L action II-1-d, Conseil sur le maquettage des publications suivantes - L action II-2-c, Formation de base sur Indesign pour la prise en main des gabarits réalisés Le maître d ouvrage décidera au moment du choix du prestataire de retenir ou non ces options. IV-3 Critères de choix Les offres proposées seront jugées sur 2 critères : - Le critère prix à 40% - Le critère créativité et méthode à 60% IV-4 Contact pour informations supplémentaires Pour obtenir des informations pendant la consultation, les candidats pourront s adresser au Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis au Les 2 contacts sont les suivants : - Alice Dupont, responsable du Pôle Planification, adupont@grand-douaisis.org - Patricia Lecoeuvre, Directrice, plecoeuvre@grand-douaisis.org. IV-5 Remise des offres Les candidats transmettent leur proposition sous pli cacheté portant la mention suivante : "CREATION D OUTILS DE COMMUNICATION POUR LE SYNDICAT MIXTE DU SCOT DU GRAND DOUAISIS " Les plis devront être remis contre récépissé à l'adresse suivante : Syndicat mixte du Schéma de cohérence territoriale du Grand Douaisis 36, rue François Pilâtre de Rozier DOUAI ou, s'ils sont envoyés par la poste, devront l'être à l'adresse ci-dessous : Syndicat mixte du Schéma de cohérence territoriale du Grand Douaisis Monsieur le Président 36, rue François Pilâtre de Rozier DOUAI par pli recommandé avec avis de réception postal. Les dossiers qui parviendraient après la date et l'heure limites fixées au présent règlement de la consultation ainsi que ceux parvenus sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus et seront renvoyés à leur auteur. Création d outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Page 8

9 ANNEXES Les annexes sont fournies dans les documents joints au présent cahier de consultation. 1- Page d accueil du site internet 2- Extrait du livre SCoT Version Deluxe 3- Logo SCoT 4- Logo «Grand Douaisis pour le climat» 5- Extrait de la plaquette à mettre en page concerné par la mission II-1-c 6- Cartographies de l annexe 5 en format modifiable Si les candidats estiment avoir besoin d autres éléments lors de la consultation, ils peuvent en faire la demande par mail ou téléphone au Syndicat Mixte. Les nouveaux éléments fournis seront alors transmis à tous les candidats. Création d outils de communication pour le Syndicat Mixte du SCoT du Grand Douaisis Page 9