PLAN DE CONDUITE DE CRISE ARS RHONE ALPES JANVIER 2014 SOMMAIRE

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1 PLAN DE CONDUITE DE CRISE ARS RHONE ALPES Version janvier 2014

2 SOMMAIRE I. Textes de référence... 4 II. Définition d une situation sanitaire exceptionnelle... 5 III. Niveaux de posture opérationnelle... 5 III.1 En heures travaillées de semaine... 5 III.2 En heures d astreinte... 7 IV. Organisation des cellules d appui ARS... 9 IV.1 Rôle des cellules d appui... 9 IV.2 Configuration de la PVUS et des cellules d appui de l ARS... 9 IV.3 Lien plan de conduite de crise/plan de continuité d activité IV.4 La communication de crise IV.5 Outillage et moyens dédiés à la gestion de crise V. Formation et entraînement aux situations sanitaires exceptionnelles ANNEXE 1 : Missions des composantes et postes de travail Tableau 1: Composition d une PVUS... 9 Tableau 2 : Composition de la cellule de crise en configuration CRAPS Schéma 1: Circuit d alerte en heures travaillées... 6 Schéma 2: Circuit d alerte en horaires d astreinte... 8 Schéma 3: Niveau 2 Renforcé Schéma 4: Niveau 3 Crise : Configuration CRAPS- lien CDA Schéma 5: Niveau 3 Crise : Configuration CRAPS avec CZA- lien CRAPS Auvergne.. 12 Schéma 6: Lien plan de conduite de crise-plan de continuité d activité Page 2 sur 22

3 GLOSSAIRE ARS Agence Régionale de Santé COD Centre Opérationnel Départemental CORRUS Centre Opérationnel de Réception et de Régulation des Urgences Sanitaires et Sociales COZ Centre Opérationnel Zonal CDA Cellule Départementale d Appui CRAPS Cellule Régionale d Appui et de Pilotage Sanitaire CRVGS Cellule Régionale de Veille et de Gestion Sanitaire CVAGS Cellule de Veille, d Alerte et de Gestion Sanitaire CZA Cellule Zonale d Appui DD Délégué Départemental DEOS Direction de l Efficience et de l Offre de Soins DG Directeur Général DGa Directeur Général Adjoint DHGA Direction Handicap et Grand Age DM Directeur Métier DSP Directeur de la Santé Publique DSPa Directeur de la Santé Publique Adjoint EMIZ Etat Major Interministériel de Zone EPRUS Etablissement de Préparation et de Réponse aux Urgences Sanitaires PSM Poste Sanitaire Mobile PVUS Plateforme de Veille et d Urgences Sanitaires SE Santé Environnement SICOM Service Information et Communication SIDPC Services Interministériel de Protection Civile SSE Situation Sanitaire Exceptionnelle Page 3 sur 22

4 I. Textes de référence La loi confie aux ARS une compétence générale en matière de santé des populations. Les missions de l ARS concernant le champ environnemental et sanitaire s exercent aussi bien au quotidien qu en cas de situation exceptionnelle. L ARS se place alors pour emploi, sous l autorité du préfet pour assurer : - La continuité du fonctionnement du système de santé - La protection sanitaire des populations exposées par l évènement exceptionnel Sous la coordination du préfet, et en lien avec les autres services de l Etat, elle : - Contribue à l appréciation des risques sur la population et aux investigations destinées à en déterminer l origine, - Prend les mesures de protection directe ou indirecte visant à limiter l extension de la menace et de ses effets dans son champ, - Surveille l'évolution de la menace en coordonnant les structures de vigilance, au niveau local et en lien avec le niveau national, - Assure la mobilisation et le fonctionnement permanent des établissements hospitaliers et médico-sociaux, - Mobilise les personnels de santé, - Assure le suivi des ressources sanitaires et l'optimisation de leur emploi, - Evalue l'efficacité des mesures prises Les missions de l ARS concernant la gestion de situations sanitaires exceptionnelles sont précisées aux articles du code de la santé publique : - Article L : les ARS contribuent, dans le respect des attributions du représentant de l'etat territorialement compétent, à l'organisation de la réponse aux urgences sanitaires et à la gestion des situations de crise sanitaire, - Article L : les services de l agence sont placés pour emploi sous l autorité du représentant de l Etat territorialement compétent lorsqu un événement porteur d un risque sanitaire peut constituer un trouble à l ordre public. L agence participe, sous l autorité du représentant de l Etat territorialement compétent à l élaboration et la mise en œuvre du volet sanitaire des plans de secours et de défense, - Article L : dans les zones de Défense, le préfet de zone dispose pour l exercice de ses compétences, des moyens de l ensemble des agences régionales de santé de la zone de défense. Leurs services sont placés pour emploi sous son autorité lorsqu un événement porteur d un risque sanitaire peut constituer un trouble à l ordre public au sein de la zone, D un point de vue organisationnel, les principaux textes ci-dessous précisent les modalités de fonctionnement et les articulations attendues entre les échelons zonal, régional et départemental des ARS en matière de défense et de sécurité. - L instruction HFDS/PCR/SSL du 30 mars 2010 relative aux missions de défense et de sécurité des ARS, - La note du 2 novembre 2011 relative à la préparation de la réponse aux situations exceptionnelles dans le domaine de la santé, - Le décret n du 7 janvier 2013 relatif à la préparation et aux réponses aux situations sanitaires exceptionnelles, - La circulaire du 2 janvier 2012 relative à l organisation et à la structuration gouvernementale pour la gestion des crises majeures - L instruction SGMAS/HFDS du 20 avril 2010 relative aux principes d organisation et de fonctionnement de la mission de veille et d urgence sanitaire dans les ARS - L instruction N DGS/DUS/CORRUSS2013/274 du 27 juin 2013 relative à l organisation territoriale de la gestion des situations sanitaires exceptionnelles - La convention ARSZ ARS Auvergne Conformément à ces textes, l ARS Rhône Alpes a mis en place une organisation permettant d assurer son rôle en gestion de situations sanitaires exceptionnelles. Page 4 sur 22

5 II. Définition d une situation sanitaire exceptionnelle Une situation sanitaire exceptionnelle, au sens la circulaire du 27 juin 2013, s entend comme la survenue d un évènement émergent, inhabituel et/ou méconnu qui dépasse le cadre de la gestion courante des alertes, au regard de son ampleur, de sa gravité (en terme notamment d impact sur la santé des populations, ou de fonctionnement du système de santé) ou de son caractère médiatique (avéré ou potentiel) et pouvant aller jusqu à la crise. En d autres termes, une situation est jugée «exceptionnelle», si elle nécessite, de par sa nature ou son ampleur, des moyens de gestion dépassant les moyens courants. Dès lors, des dispositions particulières sont engagées par l ARS. III. Niveaux de posture opérationnelle L organisation de l ARS Rhône Alpes répond au principe de gradation selon 3 niveaux, avancé par la circulaire du 27 juin 2013, afin d ajuster au mieux les ressources mobilisées à la gravité de la situation. Le Point Focal Régional de l agence (géré par la CVAGS=CRVGS en Rhône Alpes) a pour mission de centraliser tout signalement externe ou interne à l Agence Régionale de Santé. A ce titre, l information de tout événement de nature exceptionnelle susceptible d occasionner un trouble de l ordre public, une mise en danger des populations, ou une perturbation du fonctionnement courant du système de santé, doit lui être transmis de façon systématique et sans délai. Le PFR assure ainsi un rôle initial primordial dans la mise en alerte de l Agence. Il traite et relaie les premières informations utiles au comité décisionnel La composante décision est présidée par le directeur général ou son représentant. Elle consulte au besoin : les Délégués Départementaux (DD) concernés par la situation, le Directeur de la Santé Publique (DSP) ou le DSP adjoint (DSPa), et les Directeurs Métiers (DM) qui conseillent le DG et DGa dans leur décision. Le DG ou son représentant décident de la posture opérationnelle adoptée par l Agence, ils suivent et ajustent la posture adoptée par l Agence tout au long de la situation. III.1 En heures travaillées de semaine A partir de la réception du signal et de son analyse, trois postures sont adoptées : - Niveau 1- Veille et gestion des alertes sanitaires : ce niveau correspond au fonctionnement normal du PFR et des services. Chaque service gère les signalements de nature courante, rentrant dans son champ de compétence. Le PFR joue le relai d information et reste en contact avec le comité décisionnel de l ARS. - Niveau 2- Renforcé : le PFR avertit le DD ou DSP des premières informations concernant une situation sanitaire exceptionnelle. Ce dernier prend les premières «mesures réflexes». Un pilote est désigné, qui réunit les chefs de services pour un briefing sur la situation et met en place une PVUS (Plateforme de Veille et d Urgence Sanitaire). Le fonctionnement en plateforme consiste à faire participer chacun des services à la gestion de l évènement. Il s agit d une mobilisation des services, sans armement physique d une salle de crise (les sollicitations sont ponctuelles et peuvent s accorder avec une poursuite des activités courantes). A tout instant, le pilote peut décider l activation du niveau 3 crise. - Niveau 3- Crise : ce niveau nécessite l activation d une cellule d appui ARS au niveau départemental «Cellule Départementale d Appui» (CDA) ou régional «Cellule Régionale d Appui et de Pilotage Sanitaire» (CRAPS). Un pilote est désigné qui réunit les chefs services pour un briefing sur la situation. Les chefs de service désignent les agents qui sont dégagés de leurs activités quotidiennes pour assurer une composante de la cellule d appui. Les composantes sont regroupées physiquement en salle de crise. Une«CZA» Cellule zonale d Appui, composée du service zonal de défense et d un renfort d agents, peut être activée. La CZA assure un rôle de coordination des mesures prises au niveau des deux CRAPS Rhône Alpes et Auvergne. Page 5 sur 22

6 Schéma 1: Circuit d alerte en heures travaillées Appel en provenance du n unique Mail sur ars69-alerte@ars.sante.fr PFR Recueil des éléments et analyse du signal Information du Délégué Départemental Information du DSP, DSPa (siège) Mesures Réflexes - Désignation des agents en COD (si activé) et COZ (si renforcé) - Réunion de briefing des services - Désignation d un pilote DG ou son représentant Réunissent ou consultent au besoin les DSP, DD, DM - Confirmation des agents en COD et/ou COZ - Confirmation du pilote de gestion de crise - Choix du chargé de communication - Choix d une posture opérationnelle Niveau 2 : renforcée - Le PFR est dégagé au profit de la mise en place d une PVUS avec secrétariat - Des agents des services veillent les bal de service et répondent à toutes sollicitations - Le pilote coordonne les actions et est responsable d un point de situation régulier (par conférence téléphonique ou réunion physique) Niveau 3 : Crise - Une CDA et/ou CRAPS sont armées en salle de crise. Leur dimension est ajustée selon l événement - Le PFR est dégagé au profit d un secrétariat de la cellule d appui (bal crise) Le pilote annonce la fin de l alerte et relaie l information au Comité décisionnel et en interne Page 6 sur 22

7 Les principales étapes du circuit d alerte : Prise de «mesures réflexes» au niveau départemental Dans chaque délégation départementale, le Délégué Départemental (DD) en département ou le DSP, DSPa pour le Rhône, prennent les premières «mesures réflexes» : - Désignation d au moins un agent ARS attendu en Centre Opérationnel Départemental (COD) - Réunion de briefing des services - Information et sollicitation du comité décisionnel pour confirmation des mesures réflexes Réunion de briefing des chefs de service : o Rappel des évènements o Décision du niveau de gestion opérationnelle (niveau 2 renforcé ou niveau 3 crise) o Désignation des postes de secrétariats (maintien du PFR ou dégagement) o Désignation d un pilote départemental o Timing des points de situation Prise de «mesures réflexes» au niveau régional Les mêmes mesures réflexes sont adoptées au niveau régional par le DSP pour décider de la posture opérationnelle adoptée par les services du siège : - Désignation par le DSP des agents attendus en Centre Opérationnel Zonal (COZ) - Réunion de briefing des directions métier - Information et sollicitation du comité décisionnel pour confirmation des mesures réflexes Réunion de briefing des directeurs métier : o Rappel des évènements o Décision du niveau de gestion opérationnelle (niveau 2 renforcé ou niveau 3 crise) o Désignation des postes de secrétariats (maintien du PFR ou dégagement) o Désignation d un pilote régional o Timing des points de situation Ajustement des mesures prises par le Comité Décisionnel Confirmation ou désignation des agents partis en COD et en COZ Evaluation du niveau d engagement nécessaire de l ARS Distribution des rôles Confirmation du ou des rôles de pilotes (départemental et/ou régional) Désignation du responsable de communication ARS L alerte interne et l armement d une cellule de crise Le pilote veille à l information de l ensemble des agents de l ARS en interne. Le pilote organise la mise en place de la cellule de gestion de crise. Il sollicite les services «logistique» et la direction en charge des systèmes d information («composante support») pour l armement de la salle opérationnelle. III.2 En heures d astreinte Trois postures peuvent être également adoptées en astreinte: - Niveau 1- Veille et gestion des alertes sanitaires : ce niveau correspond au fonctionnement normal de l astreinte. - Niveau 2- Renforcé : le cadre administratif d astreinte avertit le cadre de direction des premières informations concernant une situation sanitaire exceptionnelle. Ce dernier prend les premières mesures réflexes. Il organise la mise en alerte des lignes d astreintes et du comité décisionnel. Il organise le renfort du cadre d astreinte par rappel de personnel. - Niveau 3- Crise : ce niveau nécessite l activation d une cellule d appui ARS, pilotée au niveau départemental «CDA» ou régional «CRAPS». La procédure d armement de la salle de crise au sein des locaux en dehors des horaires travaillés de l ARS est appliquée. Page 7 sur 22

8 Schéma 2: Circuit d alerte en horaires d astreinte Appel en provenance du n unique Mail sur ars69-alerte@ars.sante.fr Cadre administratif d astreinte Recueil des éléments et analyse du signal Cadre de direction Mesures Réflexes - Information du Délégué Départemental - Départ du cadre administratif en COD (si activé) et de l astreinte zonale (si COZ renforcé) - Complément d analyse avec les astreintes techniques - DG ou son représentant Réunissent ou consultent au besoin les DSP, DD, DM - Confirmation des agents en COD et COZ - Nomination du pilote de crise - Choix du chargé de communication - Choix d une posture opérationnelle Niveau 2 : renforcée - Le cadre de direction organise un renfort du COD et de l astreinte (rappel du personnel et briefing sur la situation) - Il rend compte régulièrement au comité décisionnel Niveau 3 : Crise - Une CDA et/ou CRAPS sont armées en salle de crise avec rappel de personnel. Leur dimension est ajustée selon l événement Le pilote annonce la fin de l alerte et relaie l information au Comité décisionnel et en interne Page 8 sur 22

9 IV. Organisation des cellules d appui ARS IV.1 Rôle des cellules d appui Les cellules d appui de l ARS sont des structures temporaires, activées et dimensionnées sur décision du comité décisionnel, dès lors que la situation rencontrée est jugée exceptionnelle. Son activation se fait : - sur sollicitation du préfet de département, Directeur des Opérations de Secours en cas d évènements susceptibles de mettre en danger les populations. - par le DG ARS, indépendamment de l activation d un Centre Opérationnel Départemental (COD). En cas d activation du COD par le préfet de département, les cellules d appui de l ARS permettent la mise en œuvre des mesures de gestion de crise et apportent autant que de besoins des réponses aux sollicitations des représentants de l ARS au COD. Il en est de même en cas d activation du Centre Opérationnel Zonal (COZ), par le préfet de zone. Elles ont pour rôle de fournir à l agent en COD ou en COZ, en réponse aux demandes du préfet de département ou de zone : - Les informations relatives à l impact sanitaire actuel et prévisible de l événement, - Les mesures prises et les actions en cours, - Les capacités et ressources engagées et disponibles, - Les objectifs sanitaires à atteindre, les contraintes, impératifs, et les points de décision de l ARS - Les besoins (logistique, transport, communication, sureté, renseignement) en renfort à demander et répartir (réquisition, arbitrage, coordination) au nom de l ARS. Réciproquement l agent ARS en COD rend compte à la cellule de gestion de crise de l ARS, des avancées et des points de situations issus des travaux des différents services engagées sous l autorité du préfet. Il se procure les informations nécessaires à l appréciation de la situation et de son évolution (évolution de la menace, de l implication des autres services interministériels, etc ). L ARS peut être le relai du Samu au COD. IV.2 Configuration de la PVUS et des cellules d appui de l ARS Conformément à la circulaire du 27 juin 2013, la PVUS et les cellules d appui de l ARS sont modulables. Leur dimensionnement est ajusté tout au long du suivi de la situation exceptionnelle. En niveau 2 renforcé : Lors de la réunion de briefing animée par le DD ou DSP pour le Rhône, le fonctionnement de la PVUS est rappelé : la PVUS associe autant que de besoins les différents services de l ARS et fonctionne à partir d un noyau dur : pilote et secrétariat qui sollicitent les services. Un point d entrée unique (contact téléphonique et boîte à lettre «bal») est confirmé par chaque service lors de l évènement. Au niveau régional, le choix de maintenir le PFR sur le rôle de secrétariat (point d entrée et de sortie) de toutes les informations concernant la gestion de l évènement ou de basculer sur la bal crise est fait par le DSP à l issue de la réunion de briefing des chefs de services. Tableau 1: Composition d une PVUS Composantes et postes de travail Situation/opération Pilote Secrétariat Gestion de la bal/suivi des actions Service ARS Cadre A avec expérience de la gestion crise Agents de la CRDS ou CRVGS Agents DSP (CRDS, CRVGS,..) Services au besoin Référents désignés Page 9 sur 22

10 En niveau 3 crise : Les cellules d appui de l ARS regroupent des «composantes», au sein desquelles on identifie des «postes de travail». La composante «situation/opération» qui assure la centralisation et le suivi des informations est obligatoirement réunie en salle de crise. Une configuration «CDA» Cellule Départementale d Appui : Le pilote est désigné au niveau départemental par le Délégué Départemental ou par le DSP pour le Rhône. Les composantes «situation/opération» et «expertise» sont assurées par les agents des services en délégation ou par les agents des pôles territoriaux des directions métier pour le Rhône. La posture opérationnelle du niveau régional est décidée par le DSP : - Niveau 2 veille : réunion de briefing des directeurs métier, désignation d un pilote régional et d un secrétariat régional. Selon le besoin, les directeurs métier désignent les agents du siège qui renforcent la CDA sur les composantes ou postes de travail non représentés en délégation (composante «communication», poste de travail «produits de santé») Cette configuration répond à la majorité des situations connues en Rhône Alpes, où les évènements sont d échelle départementale et face auxquels les délégations départementales restent le premier niveau de réponse opérationnelle. La situation peut cependant nécessiter un engagement plus important au niveau régional et l activation du niveau 3. - Niveau 3 crise : réunion de briefing des directeurs métier, désignation d un pilote régional, armement d une CRAPS. Une configuration «CRAPS» Cellule Régionale d Appui et de Pilotage Sanitaire : Le pilote est désigné au niveau régional par le DSP. Une ou plusieurs CDA sont activées, la CRAPS renforce les CDA ou peut être amenée à suppléer une CDA si les moyens en département sont dépassés. La CRAPS assure la coordination des mesures prises par les CDA, les commandes et la répartition des renforts matériels et humains au niveau du territoire régional. Selon un rythme défini, elle rend compte de la situation sanitaire régionale au comité décisionnel et au niveau national (lien avec le CORRUSS ou centre de crise sanitaire). Tableau 2 : Composition de la cellule de crise en configuration CRAPS Composantes et postes de travail Situation/opération Pilote Planification Cartographie Secrétariat : Gestion de BAL Main courante Suivi des actions Point de situation Communication Expertise Veille-et Surveillance Sanitaire Médico social Santé Environnement Produits de santé Support Soutien administratif et logistique Système d information Service ARS Cadre A avec expérience de la gestion crise Cadre A avec expérience de la planification Agents formés Tout agent ARS Tout agent ARS Tout agent ARS Tout agent ARS Agents Sicom Agents Cire et CRVGS Agents DEOS Agents DHGA Agents DSP/SE Agents DSP/SSPAS Agents SG Agents SG Page 10 sur 22

11 Une configuration «CRAPS» avec «CZA» Cellule Zonale d Appui : Elle correspond à un renfort de la CRAPS par les agents du Service Zonal de Défense et de Sécurité et par l ajustement des effectifs attribués sur chaque composante en tant que de besoin. Ainsi, les mêmes agents composant la CRAPS peuvent assurer un rôle de coordination et de synthèse à la fois régionale et zonale, en lien avec leurs homologues en région Auvergne. La CZA établit le lien avec le pilote de la CRAPS Auvergne. Les outils de commande de renfort et de reporting (point de situation, main-courante) sont au maximum homogènes entre les CRAPS Rhône alpes et Auvergne de façon à faciliter le travail de compilation et de coordination de niveau zonal. De même, un travail d homogénéisation de la sémantique et des structures de données doit être effectué entre les deux régions et sera mis à profit de l interopérabilité des ROR des deux régions. Ces éléments sont intégrés dans la convention passée entre les deux ARS. Le service zonal, apporte son expertise et son éclairage sur : - Le recours aux experts identifiés dans la zone, (référents NRBC des Hospices civils de Lyon et leurs experts au sein de leurs services, le laboratoire CARSO-LSEH, laboratoire zonal d analyses des eaux, la direction régionale du service de santé des armées, etc.) - Les modalités de mobilisation des moyens en renforts : stocks stratégiques (stocks EPRUS ) ou tactiques (PSM 2 ou 1), moyens spécifiques zonaux ou extra-zonaux - La connaissance du niveau d équipement et de formation des établissements au titre du plan zonal de mobilisation. Schéma 3: Niveau 2 Renforcé Posture de niveau 2 renforcé: NATIONAL CORRUSS Comité décisionnel ZONE/SIEGE REGION A DEPARTEMENT Poste Bal ars69-crise Pilote régional Agent ARS en COD Poste Bal ars-dtxx-crise Pilote Agents des services Poste Point de situation Etablissements de santé, médico-sociaux, professionnels de santé etc Page 11 sur 22

12 Schéma 4: Niveau 3 Crise : Configuration CRAPS- lien CDA Posture de niveau 2 renforcé: NATIONAL CORRUSS Comité décisionnel ZONE/SIEGE REGION A DEPARTEMENT Poste Bal ars69-crise Pilote régional Agent ARS en COD Poste Bal ars-dtxx-crise Pilote Agents des services Poste Point de situation Etablissements de santé, médico-sociaux, professionnels de santé etc Schéma 5: Niveau 3 Crise : Configuration CRAPS avec CZA- lien CRAPS Auvergne Posture de niveau 3 Crise: Lien des cellules de crise régionales CORRUSS Rhône Alpes Comité décisionnel Auvergne Comité décisionnel Agent ARS en COZ CRAPS RA + CZA ESR CRAPS Auvergne Pilote Renfort zonal SAMU de ZONE Poste Bal Poste Main courante Poste Point de situation Poste Suivi des actions Page 12 sur 22

13 IV.3 Lien plan de conduite de crise/plan de continuité d activité Si la crise par sa nature ou sa durée est amenée à désorganiser le fonctionnement des services de l ARS, le comité décisionnel envisage le déclenchement du plan de continuité d activité. Tout agent indispensable à la gestion de crise de l Agence est écarté de la participation à la continuité des activités des services définies par le PCA. Le comité décisionnel assure un suivi à la fois de la gestion de crise et du fonctionnement des services en mode dégradé. Schéma 6: Lien plan de conduite de crise-plan de continuité d activité Lien plan de conduite de crise/pca Composante Décision «Comité décisionnel» Plan de conduite de crise Composante Situation/Opération Plan de continuité d activité Agent ARS en COD Poste Bal Pilote Composante Expertise Service Z Poste Suivi des actions Poste Main courante Poste Point de situation Agents mobilisés Agents non mobilisés IV.4 La communication de crise En situation exceptionnelle, l Agence est amenée à communiquer : - Avec l échelon départemental, en fournissant les éléments de langages utiles aux préfets et en lien avec les services d Etat - En son nom, en tant qu autorité sanitaire, - En interne, pour assurer à son personnel une information relative à la situation Sur conseil du comité décisionnel, le DG ou DGA de l ARS désigne le chargé de communication au nom de l ARS. Ce dernier est en charge des relations avec les médias. En heures travaillées, le service information et communication (SICOM) assure la composante communication. En dehors des heures travaillées, c est le cadre de direction qui est le chargé de communication de l ARS. Il répond, en accord avec le DG/DGA et DD et en lien au besoin avec le préfet de département aux sollicitations des médias. La composante communication fournit au chargé de communication les éléments utiles en réponse aux médias et les éléments à transmettre à la préfecture, et en interne. Elle informe systématiquement les membres de direction des communiqués transmis. Elle élabore un «plan de communication» destiné à appuyer les différentes actions planifiées. Ce plan indique les cibles (public, professionnels de santé ), les acteurs (chargés de communication, tout agent /professionnel interrogé), les effets à obtenir (bonnes pratiques, protection), les messages/éléments de langage à tenir, les modes de diffusion (radio, TV, communiqué..). Page 13 sur 22

14 IV.5 Outillage et moyens dédiés à la gestion de crise Pour articuler la réponse de ses cellules spécialisées, l ARS dispose de moyens et d outils adaptés. Une structure documentaire Tous les documents relatifs à l organisation, au fonctionnement et aux outils à disposition des cellules spécialisées et des services, en phase de préparation et de gestion d un évènement majeur sont réunis au sein d une structure documentaire spécifique «OSE» organisation et gestion en situation exceptionnelle. Elle se décline sous forme d une doctrine, de procédures et de modes opératoires. Chaque service doit se munir de ses outils spécifiques (annuaires, bases de données, dossiers, références ). Il revient aux directions métiers de développer et maintenir en interne et avec ses partenaires la mise à jour de ces documents spécifiques et ainsi de se constituer une «boîte à outils» opérationnelle permettant de faire face de manière efficace à une SSE. Une participation de l ensemble des services de l ARS Concernant les moyens humains, tout agent est susceptible de participer à la gestion des situations exceptionnelles et doit ainsi avoir été sensibilisé à la notion de risque et au fonctionnement de l ARS en situation sanitaire exceptionnelle. Chaque année, les axes de travail prioritaires sont définis pour la CRDS au niveau de la feuille de route de la Direction de la Santé Publique et portés à connaissance des directeurs métiers et chefs de service afin de faciliter les travaux de planification, de formation au fonctionnement de l ARS en SSE (en lien avec le PZM) et de préparation aux exercices transverses. Des équipements Le siège de l ARS, et chaque délégation départementale disposent d une salle opérationnelle dédiée à la gestion des SSE. En cas de nécessité, ces salles sont rapidement mises à disposition et équipées du matériel bureautique, informatique et des liaisons (téléphones, téléphones satellites, fax, télévision, radio) nécessaires à leur fonctionnement. Des outils et bases de données Les outils et bases de données utilisés lors de la gestion des situations exceptionnelles sont ceux utilisés par les services en fonctionnement courant afin de garantir leur appropriation. Les règles spécifiques d utilisation de ces outils pour la gestion des situations exceptionnelles sont connues par les agents. Ces outils comprennent l utilisation : - de bal fonctionnelles «crise» (ars69-crise@ars.sante.fr ; arszone69-crise@ars.sante.fr) et de bal de service, - d annuaires partagés, - de dossiers informatiques partagés spécifiques, - du kit outils OSE - de Systèmes d Information partagés (ROR en cours de développement). Page 14 sur 22

15 V. Formation et entraînement aux situations sanitaires exceptionnelles L optimisation de la réponse des services repose sur la connaissance et l appropriation du plan de gestion de crise de l ARS et du système documentaire et des outils associés «KIT OSE». A cette fin, un plan de formation est prévu et est revu annuellement en fonction des objectifs définis par l ARS et selon le calendrier des exercices prévus pour l année. Les exercices auxquels l ARS participent sont ceux prévus au niveau national, ou zonal (Exercices de Mises en situation Opérationnelle MESOS) et ceux prévus au niveau départemental par les services interministériel de protection civile des préfectures (Sidpc), avec lesquels l ARS ajuste sa participation sur les volets qui la concernent. La participation des agents aux exercices fait l objet d un suivi, dans l objectif de disposer d un pool d agents formés et entrainés. L ARS Rhône Alpes se donne pour objectif une participation plus poussée à deux exercices annuels, permettant l activation d une cellule de crise et permettant le test des procédures internes et les liens avec les partenaires locaux, à l échelle de chaque délégation départementale. D autre part, des entrainements sont organisés en délégation départementale ou au siège (montage de la salle de cellule d appui, saisi du comité décisionnelle, réception d un signal par le PFR et mise en place de la PVUS.). Ces entrainements portent sur une séquence précise de la gestion d une SSE. Ils visent à tester des procédures internes et à leur appropriation par les agents. Page 15 sur 22

16 COMPOSANTE Situation/Opération Poste Pilote : ANNEXE 1 : Missions des composantes et postes de travail Qui : Un cadre A (désigné parmi une liste bien identifiée d agents formés à cet effet) Rôle : Il est responsable de l armement de la cellule de gestion de crise et de l information des différents agents affectés lors de leur prise de poste Il définit avec son copilote la répartition des missions qu ils auront à assurer Il est l animateur de la cellule de gestion de crise Il a autorité sur les agents affectés à la cellule de gestion de crise Il est l interlocuteur du cadre représentant l ARS en COD Il fait le lien avec le ou les pilotes de niveau supérieur ou infra, et s assure de la bonne information de tous Il consulte le comité décisionnel, prend ses directives du DG et les tient informé de la situation lorsque le pilotage de la crise est à son niveau Il s assure de la réponse à toutes les commandes faites par la préfecture et/ou le cadre représentant l ARS au COD Il assure le transfert d information lors des relèves, via le point de situation Il définit la fréquence des points de situation des composantes en lien avec le cadre responsable de la planification (si activé sur un évènement de cinétique lente) Il valide les actions de planification avant mise en œuvre Si CRAPS : coordonne les différentes CDA Il est secondé par un cadre A copilote Poste Copilote : Qui : Un cadre A Rôle : Il seconde le pilote en assurant certaines missions, selon la répartition faite lors de l armement de la cellule de crise. Il assiste les agents chargés de la boite alerte, de la main-courante et du tableau de suivi des actions Il suit les demandes d actions ou d informations adressées aux composantes de la cellule de crise et/ou aux services Il assure l information permanente du pilote sur le résultat des actions engagées Il assure le fonctionnement de la cellule de crise pendant que le pilote fait le briefing de l équipe de relève Cellule zonal d appui Qui : Les agents du service zonal de défense et de sécurité de l ARS Rôle : Elle assure la liaison avec la CRA de la région Auvergne Elle assure la coordination des mesures prises sur chaque région Elle recueille les points de situations régionaux des CRA afin de proposer une synthèse zonale au COZ et au niveau CORRUSS au niveau national ou avec le centre de crise sanitaire. Elle conseille les DG ARS sur l emploi des moyens tactiques et stratégiques zonaux et spécifiques Elle établit le lien avec l EPRUS, le Samu zonal et l ESR en lien avec la composante logistique médicale et sanitaire Elle mobilise, suit et coordonne les moyens en renforts (humains et matériels ; zonaux, extrazonaux et Etat) Poste Planification Qui : Un cadre A Rôle : A partir du point de situation et en fonction des orientations reçues de l échelon national ou des demandes du préfet sur les effets à obtenir, il prépare les actions à mener aux différents échelons (zonal/régional/départemental). En fonction de l évolution de la situation, il actualise les actions prévues par le plan (si existant) Il réfléchit à l évolution probable de la situation pour anticiper sur les actions à mener Il est en lien avec la composante cartographique et les autres composantes «expertises» + «suivi des actions» et «point de situation». Page 16 sur 22

17 Poste Cartographie Qui : Les référents cartographie et/ou les agents formés aux maniement des outils cartographiques (SIG) Rôle : Il répond aux demandes de cartes du COD et/ou des composantes de la cellule de crise Il met à jour régulièrement les cartes en fonction de l évolution de la situation La fonction cartographique est en lien avec la cellule «planification» pour évaluer l évolution de la situation. Qui : Poste Secrétariat Tout agent Rôle : Cette composante regroupe 4 postes de travail 1. Le poste «bal crise», en charge : - D informer le pilote et co-pilote (si présent) des mails reçus - D écrire les mails sortants de commande d actions décidées par le pilote ou co-pilote 2. Le poste «main courante». La main courante est l outil d enregistrement des opérations pour le pilote et le copilote. Le poste est en charge : - De lire les mails transmis en version papier par le poste bal - De saisir dans la main courante les informations du mail - D imprimer régulièrement cette main courante 3. Le poste «suivi des actions». Le tableau de suivi des actions est l outil de suivi des actions engagées par les services ARS : Le poste est en charge : - De noter dans le tableau chaque demande d actions formulées par le pilote et copilote - de suivre l état et l évolution des mesures engagées 4. Le poste «point de situation». Le poste est en charge de rédiger le point de situation Agents en COD Qui : Cadre A (selon compétences requises) Rôle : L agent est en charge de reporter les commandes faites en COD vers les composantes techniques de la cellule de gestion de crise. Il fournit, au nom de l ARS les éléments de réponse au préfet de département - Prendre sa place au COD et les éventuels documents, participer au premier briefing - Prendre connaissance du plan adapté à la situation (ou de la fiche résumé) - Participer aux points de situation réalisés au COD et alerter le DG ARS sur ceux pour lesquels le préfet requiert sa présence. - Etre le relais du SAMU vers le COD ou la CDA - Exploiter les informations du COD, et anticiper les demandes à l ARS - Transmettre les informations et rédiger les mails à destination de la CDA ; - Transmettre au COD les réponses obtenues de la cellule de crise aux questions concernant l ARS - Suivre la main-courante projetée en COD et éventuellement la main-courante Synergi - Rédiger les points de situation toutes les deux heures ou à la fréquence fixée par le pilote de la crise, et les envoyer à la cellule de crise - Recueillir les informations sur la situation pour avoir une vision globale et interministérielle de la situation Page 17 sur 22

18 Agents en COZ Qui : Cadres A du service zonal de défense et de sécurité de l ARS Rôle : Les agents renforcent le COZ pour participer dans le domaine sanitaire, à l analyse de la situation interministérielle zonale, à la planification, aux décisions et au suivi des actions sanitaires mis en œuvre par la CRA ou la CZA 1 en fonction des objectifs fixés par le préfet. L agent d astreinte zonale rejoint le COZ à la réception de la convocation qui précise 2 la nature de l événement, la localisation/secteur(s) d engagement, le plan éventuellement concerné et les mesures déjà activées, l effet à obtenir, les délais/durée estimés du renforcement, les modalités de compte rendu. Il est accompagné/rejoint par un autre agent choisi en fonction de la nature de l événement. La cellule de liaison au COZ est chargée, successivement ou simultanément de : - assurer, en temps voulu, la transmission et la présentation de la partie sanitaire des points de situation zonaux périodiques élaborée par la CZA/CRA pour le COZ, - Transmettre aux CZA/CRA les points de situation interministériels zonaux, 3 - Transmettre à la CZA/CRA les informations sur les événements/alertes nationaux ou zonaux - Participer aux réunions zonales des cellules de planification et de décision et contribuer, en liaison avec le pilote de la CZA /CRA, à la rédaction de la partie sanitaire des ordres de conduite issus du COZ. - Veiller à la coordination avec le service de santé des armées ( si celui-ci est représenté au COZ) - Assurer la prise en compte des demandes de renforts ou d appui de l ARS (transport routier/aerien, escorte, sécurité, communications, Selon les plans 4 et les situations elle participe au sein du COZ aux audioconférences avec la CIC, ou alerte le DG ARS quand le préfet requiert sa présence. - Elle dispose au COZ des moyens de liaison téléphoniques et des systèmes d information lui permettant d accéder aux intranets du COZ et du ministère de la santé. - Des procédures spécifiques précisent les modalités de gestion des informations tenues à jour par la CZA/CRA. notamment sur les bilans de situations et de capacités sanitaires (hospitalières et ambulatoires) auquel la cellule de liaison doit pouvoir accéder COMPOSANTE Communication Qui : Des agents du service d information et communication du siège Rôle : Collabore avec les composantes de la cellule de gestion de crise Travaille pour le compte du chargé de communication désigné par le comité décisionnel Elle prépare les éléments nécessaires aux communications : - Au nom de l ARS - Utiles aux préfets, - Utiles au niveau national - En interne, pour assurer à son personnel une information relative à la situation Elle prépare les réponses aux demandes du COD concernant son domaine Elle élabore, met à jour et conduit le «plan de communication» de l ARS en coordination avec ceux du ministère de la santé, du préfet de zone /département concerné, Elle évalue les effets de la communication dans les medias/ le public et auprès des professionnels de santé de la zone/région, conseille le DG à cet effet. Elle contribue au point de situation en renseignant les indicateurs définis par l échelon central ou zonal. 1 Le COZ est renforcé quand les événements concernent au moins 2 départements d une même région Auvergne ou Rhône Alpes (la cellule assure la liaison avec l une ou l autre des CRA) ou 2 départements de régions différentes (la cellule est en liaison avec la CZA /CRA Rhône-Alpes qui coordonne la CRA Auvergne) 2 Protocole ARS- Préfet de zone 3 Les points de situation interministériels nationaux de la CIC doivent être communiqué par la CCS à la CZA/CRA. et par le COGIC au COZ. 4 Notamment à dominante sanitaire, (pandémie grippale ) Page 18 sur 22

19 COMPOSANTE Expertise Poste veille-et Surveillance Qui : Des agents des services de la CRVGS et de la Cire Rôle : Met en place et assure le suivi épidémiologique des populations éventuellement impactées par la situation. Assure un rôle d anticipation sur les mesures à déployer auprès de la population impactée par la crise Assure le lien avec les organismes extérieurs pourvoyeurs d information : CAP, INVS, IRSN, ASN, Réalise les études et statistiques nécessaires sur la population impactée Poste Sanitaire Qui : Les agents de la direction Efficience et Offre de Soins en charge des liens courants avec les transporteurs sanitaires, les professionnels libéraux et les établissements de santé. Rôle : Plusieurs sous-composantes peuvent être activées : Etablissements de santé Offre ambulatoire (professionnel libéraux) : médecins, infirmières, kinés, sage femmes Transport sanitaire privé Elles concourent à la mise en œuvre du plan blanc élargi au niveau départemental et du plan zonal de mobilisation au niveau de la zone de Défense Sud Est. Ces plans précisent la position des établissements de santé dans une organisation départementale ou zonale de gestion de la situation et l articulation nécessaires entre les acteurs de santé. Le lien avec les établissements de santé : Les agents dans les services auront principalement pour rôle : - La localisation des établissements de santé présents dans le périmètre de danger sur la base des cartes fournies par la composante cartographie, - l évaluation des mesures de sécurité à prendre concernant ces établissements. - L alerte et l information des établissements sur les mesures à prendre, selon que l établissement soit cible, ou de recours et d accueil des victimes. - Pour les établissements cibles, le conseil et l information au directeur d établissement de l activation du plan blanc dans ses volets : Mesures d accueil et d organisation des services en cas d afflux de victimes Confinement, mise en sécurité de l établissement face au risque NRBC Evacuation de l établissement Rappel du personnel - Assister le directeur d établissement pour l évacuation de l établissement Anticiper le besoin en moyens de transports nécessaires selon la typologie des patients Définir l organisation des transports Définir les lieux d accueil et établissements de recours - En cas d évènement de nature nucléaire, radiologique, biologique et chimique, demander l activation des chaînes de décontamination fixes des établissements du département. - Sur la base des informations obtenues au COD auprès des autres services (armée, pompiers ) et en lien avec le représentant de l ARS au COD, dimensionner l équipement logistique nécessaire des structures d accueil provisoires des patients évacués (matériel, personnel, produits de santé ) Page 19 sur 22

20 Le lien avec l offre ambulatoire (professionnel libéraux) : médecins, infirmières, kinés, sage femmes, Les agents dans les services auront principalement pour rôle : - L alerte et l information des professionnels concernant l évènement - L organisation des réquisitions éventuelles de professionnels, retenues au niveau du COD Le lien avec le transport sanitaire privé en renfort de moyens SAMU/SMUR Les agents dans les services auront principalement pour rôle : D organiser le renfort en transport nécessaire, demandé par le SAMU/SMUR ou un directeur d établissement Définir l organisation des transports Définir les lieux d accueil et établissements de recours D évaluer la nature du moyen de transport utilisable (sanitaire ou autre ) La composante sanitaire aura par ailleurs un lien direct ou indirect (via l agent ARS en COD ou la cellule de crise de l établissement d attache du Samu) avec le Samu. Ce dernier fait part directement à l ARS de façon régulière : - Du nombre de victimes comptabilisées et de leur orientation vers les établissements de santé - Des moyens engagés et des éventuels besoins de renfort que l ARS pourra activer. Poste Médico-social Qui : Les agents de la direction Handicap et Grand Age en charge des liens courants avec les établissements médico-sociaux sous tutelle ARS et, selon l accord convenu avec les Conseils Généraux des départements, les établissements sous tutelle partagée avec le CG. Les établissements sous tutelle exclusive du Conseil Général ne sont pas du ressort de l ARS. Rôle : Le lien avec les établissements médico-sociaux : Les agents dans les services auront principalement pour rôle : - La localisation des établissements médico-sociaux présents dans le périmètre de danger, sur la base des cartes fournies par la composante cartographie - l évaluation des mesures de sécurité à prendre concernant ces établissements. - L alerte et l information des établissements sur les mesures à prendre, selon que l établissement soit cible, ou de recours et d accueil des victimes. - Pour les établissements cibles, le conseil et l information au directeur d établissement de l activation du plan bleu dans ses volets : Confinement, mise en sécurité de l établissement face au risque NRBC Evacuation de l établissement Rappel du personnel - Assister le directeur d établissement pour l évacuation de l établissement Anticiper le besoin en moyens de transports nécessaires selon la typologie des patients Définir l organisation des transports Définir les lieux d accueil et établissements de recours - Sur la base des informations obtenues au COD auprès des autres services (armée, pompiers ) et en lien avec le représentant de l ARS au COD, dimensionner l équipement logistique nécessaire des structures d accueil provisoires des personnes âgées ou handicapées évacuées (matériel, personnel, produits de santé ) Page 20 sur 22

21 Poste Santé Environnement Qui : Des agents du service Environnement Santé représentant leur service et s appuyant sur les agents les plus compétents selon la thématique à traiter (pollution de l eau, de l air, du sol, gestion des déchets, ) Rôle : Le service Environnement Sante est sollicité sur plusieurs thématiques : L impact potentiel sur la ressource en eau L impact potentiel sur la qualité de l air La gestion des déchets d activité de soin le suivi post-accidentel de l évènement L impact potentiel sur la ressource en eau Les agents dans les services auront pour rôle : - D évaluer, l impact de la crise au regard des usages sensibles du secteur : pollution de nappe et cours d eau, pollution de captages, présence de puits désaffectés sur le site, puits privés, etc.. - Prévenir le risque de pollution des eaux captées en aval à des fins alimentaires, et le cas échéant, pour les départements situés en aval hydraulique. - Lorsqu une zone de captages ou une usine de traitement sont situées à l intérieur d un périmètre PPI, informer immédiatement l exploitant de ces installations, évaluer l impact de la crise sur celles-ci s assurer de la possibilité d alimentation en eau potable des collectivités desservies par ces installations. - Mettre en œuvre le plan de secours «alimentation en eau potable» dans le cadre du plan ORSEC, en lien avec les autres services concernés L impact potentiel sur la qualité d air Les agents dans les services auront pour rôle : - D apprécier la nature et le degré de danger de la pollution atmosphérique au regard de la santé publique. - De définir, en liaisons avec ces partenaires (Cire) le niveau de risque, localiser les populations concernées et établir les mesures de préventions. - D informer le service Efficience et offre de soins et Direction Handicap et Grand Age des informations à fournir aux établissements et des mesures éventuelles de mise à l abri. Page 21 sur 22

22 Poste Produits de santé Qui : Les agents du service de sécurité sanitaire des produits et des activités de soin formés sur les risques NRBC, les produits logistique (médicaments et antidotes) et leur modalités de mise à disposition. (SPASS siège et PHISP en département) Rôle : Le service de sécurité sanitaire des produits et des activités de soin est sollicité sur plusieurs thématiques : La définition potentielle de la nature d un agent, en lien avec le CAP Mobilisation des moyens zonaux en produits de santé- contact avec l EPRUS et le suivi et bilan des consommations des produits de santé et matériels impliqués, répartition des moyens. Type de moyens : - produits de santé critiques (médicaments antiviraux, vaccins, oxygène, antidotes, produits sanguins labiles) - équipements de protection individuels (EPI) - consommables (FFP2, réactifs ) Le pilotage d une distribution de médicaments ou matériels conformément aux plans départementaux existants : suivi de l approvisionnement en produits de santé des sites de délivrances (officines, établissements de santé, établissements médico-sociaux, sites de distribution, etc) Mobilisation et suivi de l'activité des laboratoires d'analyses médicales hospitaliers et libéraux Relation avec les professionnels de santé (pharmaciens, biologistes, grossistes répartiteurs, structures dispensatrices d oxygène médical) et URPS et ordre pour : - Les associer en tant que de besoin aux plans sanitaires (réserve sanitaire) - Lien avec le centre de Pharmacovigilance, Centre Anti Poison, COMPOSANTE Supports Poste Soutien administratif et logistique Qui : Les agents des services logistiques au siège ou de la délégation départementale Rôle : Assure l armement de la salle dédiée à la cellule de gestion de crise Assure le bon fonctionnement du matériel et des outils nécessaires aux composantes techniques. Organise et met en place la livraison de repas et boisson nécessaires selon la durée de la crise. Font le lien avec le propriétaire des locaux pour assurer les entrées/sorties des agents quelle que soit l heure Poste Système d information ( téléphones, internet, radio..) Qui : Les agents des services direction des systèmes d information Rôle : Assure l armement de la salle dédiée à la cellule de gestion de crise et le bon fonctionnement du matériel et des outils nécessaires aux composantes.. Page 22 sur 22