L automatisation en marche

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1 L automatisation en marche Historique, Etat des lieux, Recommandations Cécile PERRIN - Pharmacien

2 Contexte Circulaire du 30 janvier 1986 : «Dispensation du médicament [ ] sous forme unitaire et individuelle» Décret du 24 août 2005 : description des axes de sécurisation du circuit du médicament via «le développement de la dispensation nominative» Arrêté du 6 avril 2011 : obligation réglementaire d identifier les doses jusqu à l administration au patient CSP : l acte de dispensation comprend «la préparation éventuelle des doses à administrer»

3 Naissance de l automatisation Premier constat : présentation non unitaire des médicaments fournis par l industrie Inscription prioritaire au livret de médicaments conditionnés de façon unitaire identifiée par l industrie Mais nécessité pour la PUI de préparer des doses unitaires

4 Naissance de l automatisation Deuxième constat : démarches engagées vers la sécurisation du circuit du médicament Informatisation du circuit du médicament Intégration de la gestion de la qualité et des risques Développement de la dispensation nominative (Préparation des Doses à Administrer PDA) Troisième constat : contraintes financières et de productivité imposées aux établissements de santé Nouveaux enjeux pour les hôpitaux Occasion pour l utilisation de nouvelles méthodes

5 Naissance de l automatisation Présentation non unitaire Sécurisation du circuit du médicament Naissance et développement de l automatisation Contraintes de productivité

6 Historique de l automatisation Automates de dispensation globale 1980 : Implantation d automates dans les officines Format «Boites» 1990 : Développement d armoires sécurisées et de système de cueillette assistée

7 Historique de l automatisation Automates de dispensation nominative 1990 : Automate de reconditionnement des formes orales sèches 2000 : Automate de sur conditionnement des formes orales sèches

8 Historique de l automatisation Développement lent Informatisation nécessaire Contraintes hospitalières : changements de marchés, multiplicité des formes pharmaceutiques Peu de nouveautés Même principe de fonctionnement Evolution des machines constantes

9 Etat des lieux Automates décentralisés Appelés également armoires sécurisées 2 types d usages Dispensation nominative automatisée dans l unité de soin Moyen complémentaire d assurer la permanence des soins Dirigées par une unité centrale qui contrôle l accès Accès limité à une seule spécialité à la fois avec traçabilité Possibilité d ajouter des tiroirs de grand volume, de connecter le réfrigérateur Sécurisée si interfacée avec le logiciel de prescription Budget : de à

10 Armoires sécurisées

11 Armoires sécurisées

12 Armoires sécurisées Avantages Accès sécurisé aux médicaments en dehors de ouvertures de la PUI Traçabilité de toutes les opérations Gestion des stocks optimisée Inconvénients Réapprovisionnement long Cueillette des médicaments chronophage Paramétrage important Espace restreint dans les cases

13 Etat des lieux Automates centralisés Dans les PUI 4 types d automates Automates d aide à la cueillette Automates avec déconditionnement ou de formes orales sèches Automates avec surconditionnement ou mutliformes Automates pour formes liquides Automates pour formes injectables

14 Automates d aide à la cueillette Automates de stockage avec un système d aide pour la cueillette Interfacés avec le logiciel de gestion des stocks Aide pour la dispensation globale des médicaments en limitant les déplacements du personnel Aide à la gestion des stocks et au rangement Type stockeur rotatif ou automate de collecte

15 Automates d aide à la cueillette Stockeur rotatif

16 Automates d aide à la cueillette Automate de collecte

17 Automates d aide à la cueillette Avantages Gain de place pour le stockage Aide à la gestion des stocks Inconvénients Travaille principalement avec des boites Aménagement des locaux important Exemples Stockeurs : Electroclass, Kardex Automate : Omnicell

18 Automates avec déconditionnement Production de doses nominatives en sachets Uniquement pour les formes orales sèches Possibilité d intégrer les fractions de doses (1/2, ¼ de comprimés ) Nécessité d une étape de déconditionnement pour alimenter une cassette calibrée 240 à 500 cassettes dans un automate Deux modes de fonctionnement possible Sachet monodose : une seule spécialité par sachet Sachet multidose : plusieurs spécialités par sachets regroupés par prise horaire Budget : à

19 Automates avec déconditionnement Sachet multidoses Sachets monodoses

20 Automates avec déconditionnement Cassette ou Canister

21 Automates avec déconditionnement Avantages Préparation rapide et conforme à la prescription médicale Faible taux d erreur Fonctionnement relativement simple et prise en main facile de l automate Inconvénients Déconditionnement préalable Uniquement formes orales sèches non friables, pas de sachets Cassettes paramétrées pour une forme précise de comprimé/gélule Exemples Unidose (OMNICELL ) Sygiph (EURAF ) FDS (BAXTER ) Rowa dose (BD )

22 Automates avec surconditionnement Production de doses nominatives en sachets Sachets remis soit en pilulier, soit en anneau 2 modules dans l automate (peuvent être individualisés) Module de découpe Module de préparation des doses à administrer Pas d étape de déconditionnement mais découpe du blister par l automate (maintien du conditionnement primaire) Possibilité d inclure des unités thérapeutiques de petite taille (sachets, certains injectables..) Budget : environ

23 Automates avec surconditionnement

24 Automates avec surconditionnement Découpe autour du blister Anneau patient Stockage des sachets après découpe Pilulier patient

25 Automates avec surconditionnement Avantages Alimentation possible en toutes formes de médicaments Conservation du conditionnement primaire Faible taux d erreur Gestion des retours possible Inconvénients Taille imposante de l automate Coût d investissement Technologie compliquée, (bras robotisé ) Exemples Athena (SINTECO ) Pillpick (SWISSLOG ) Acced (ECODEX )

26 Automates pour formes liquides Production de gobelets nominatifs scellés de médicaments sous forme de gouttes Principalement un psychiatrie Nécessité de maitriser les stabilités de solutions préparées Coût : environ , peu répandu en France

27 Automates pour formes injectables Préparation de seringues ou poches Principalement pour les médicaments cytotoxiques Peu répandu en France

28 Et après? Développement d automates de contrôle (contrôleurs optiques) Automatisation du contrôle de la production des sachets Uniquement pour les automates de formes sèches avec déconditionnement Analyse photographique de chaque sachet et comparaison à une base de données Validation pharmaceutique des anomalies détectées Traçabilité et conservation des données

29 Et après?

30 Recommandations Aucun texte législatif pour encadrer la Préparation des Doses à Administrer (PDA) Publication de Recommandations de bonnes pratiques émises par le Club des utilisateurs d automates pour les formes orales sèches Problématique principale : stabilité des médicaments après déconditionnement

31 Recommandations pour les formes orales sèches Produits concernés : toutes les formes orales sèches sauf Stupéfiants Spécialités avec risque de contamination croisée Formes avec conditions de conservation particulières Spécialités avec précautions destinées à éviter tout risque pour le personnel manipulant (anticancéreux, antiviraux ) Personnel Pour la PDA : pharmacien, préparateurs, interne/externe en pharmacie Habillage : gants non stériles, charlotte, masque, blouse

32 Recommandations pour les formes orales sèches Locaux Au sein de la PUI Eclairage, température, hygrométrie et ventilation appropriés 2 zones distinctes Déconditionnement Zone de production automatisée Equipement et matériel Automates Déconditionneuses

33 Conclusion L automatisation regroupe : L aide à la dispensation globale L aide à la dispensation nominative Deux grands principes pour les automates de formes orales sèches (dispensation nominative) Reconditionnement Déconditionnement Nombreux fournisseurs sur le marché Technologie qui n a pas beaucoup évolué en revanche évolutions des machines et des systèmes informatiques

34 Choix du mode d organisation de la distribution Projets, Partenaires, Implication des personnels Cécile PERRIN - Pharmacien

35 Projet Préalable à l automatisation Informatisation des prescriptions indispensable Type de logiciel, interfaçage possible Financement Surface nécessaire pour accueillir l automate 1 ère étape : bilan actuel Dispensation nominative manuelle ou globale Dispensation journalière, hebdomadaire ou autre Type de lits (Psychiatrie, Longs séjours, Chirurgie, Médecine, UCSA ) Matériel actuel : armoire de service, piluliers

36 Projet 2 ème étape : évaluation des coûts Coûts de fonctionnement hors personnel (consommables, maintenance, automates) Personnel : type et temps nécessaires 3 ème étape : analyse des prescriptions Pourcentage de formes orales/injectables Pourcentage de formes orales sèches/liquides Etablir la liste des formes orales sèches «automatisables» Evaluer pour chaque service de soins le renouvellement des prescriptions (modifications, entrées/sorties de patients) Gestion des médicaments «hors automate»

37 Projet 4 ème étape : choix du mode de distribution Sur conditionnement ou déconditionnement +/- formes liquides Nombre d automates nécessaires Dispensation hebdomadaire, journalière, autre Gestion des retours Gestion des fractions de comprimés

38 Arbre décisionnel Mode de production Déconditionnement préalable des médicaments Sur-conditionnement en dose unitaire Formes sèches Formes liquides Formes orales sèches sous blister Coût : à Coût : Coût : à Maintenance/Consommable 2000 à 5000 /an 4000 à 6000 /an à /an Gestion des retours Non Non Oui Surface 15 à 30m² 6m² 25 à 100m²

39 Exemples d études préalables Pourcentage de renouvellement des prescription par service 60,0% 55,0% 50,0% 40,0% 30,0% 27,3% 20,0% 16,8% 11,3% 10,0% 3,8% 0,0% Cardio+SIC Rhumato Uro MS EHPAD

40 Implication des personnels Type de personnel concerné Pharmaciens Préparateurs Autres personnel : ASH, magasiniers Organisation Modification du circuit de rangement des médicaments (magasiniers, préparateurs) Nécessité de déconditionnement selon le type d automate (préparateurs, ASH/magasinier??) Mise en place de doubles contrôles le long du circuit (pharmaciens, préparateurs)

41 Implication des personnels Implication des préparateurs : Projet Evaluation des temps nécessaires à la dispensation actuelle Estimation des temps passés après automatisation Etablissement d une nouvelle organisation Implication dans le choix de l automate Mise en place Réorganisation de l activité Etablissement des différents plannings Déploiement de l activité Lien entre le service de soin et la pharmacie Dispensation automatisée + complément (dotation, nominatif ) Gestion des retours, des péremptions Activité de contrôle Participation à l élaboration des procédures, modes opératoires

42 Implication des personnels Implication des pharmaciens : Projet Etablissement du cahier des charges Participation au choix de l automate Financement (justification, économie parallèles ) Mise en place Paramétrage de l automate Qualification de l automate, de l interface Participation à l organisation de la PUI Déploiement de l activité Validation pharmaceutique; activité de contrôles Gestion sur système d assurance qualité Gestion des appels d offres spécifiques Consommables Médicaments (vrac ou blisters) Changements de marchés (paramétrage continu)

43 Implication des personnels Avant automatisation Evaluation des temps consacrés à chaque tâche Estimation des gains ou augmentation de temps après automatisation Après automatisation Evaluation réelle des temps consacrés à chaque tâche Chiffrage financier et évaluation du coût de l automatisation

44 Conclusion Facteurs de choix principaux de la technologie Personnel mobilisé Formes galéniques prises en charge Coût de fonctionnement Type d activité Gestion des retours Gestion des fractions de comprimés Surface nécessaire Ensuite, nécessité d une grande implication de l ensemble des personnels pour la mise en place et le déploiement