Compte Rendu du CA du 17 mars 2015 Maison des Jeunes et de la Culture de Vic en Bigorre

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1 Compte Rendu du CA du 17 mars 2015 Maison des Jeunes et de la Culture de Vic en Bigorre Présents : Membres bénévoles du Bureau : Maryse MORYOUSSEF, Marie-Christine BERJONVAL, Valérie LOPEZ, et Pierre FOURDRINIER Membres de droit : Jean-Michel GIRAUDOT DRH de la FRMJC, Mme CARDOUAT pour le CCAS, Mme BOIRIE pour la Municipalité Équipe d'animation : Stéphanie RASQUIN, et Sira PETCHOT Excusés : Valérie DANTON, Bernard THIMONIER, Béatrice Lagrange (DDCSPP) Rappel de l Ordre du jour 1. Validation du compte rendu du précédent conseil d administration Point sur la trésorerie et dettes Bilan des activités de l année ALSH 2015 Bilan février, préparation vacances de printemps et été Les activités et l organisation Horaires d ouverture de l accueil... 5 Dates AG et CA... 5 Choix des activités à maintenir Suite de la démarche DLA : point sur les partenariats... 5 Communauté des Communes Vic Montaner CCVM... 6 Aide Midi Pyrénées Actives... 6 CAF : projet Espace de Vie Sociale... 6 Convention(s) FRMJC et Commune de Vic... 6 Comité de pilotage enfance jeunesse Question diverses Validation du compte rendu du précédent conseil d administration. Un souci informatique sur le document du compte rendu ne nous permet pas de le présenter ce soir. Il sera envoyé dès le lendemain aux participants du CA, puis voté au CA suivant. CR CA Mjc Vic du 17 mars 2015 Page 1

2 2. Point sur la trésorerie et dettes 2014 Présentation par Sira Petchot La MJC rencontrera des difficultés de trésorerie dès le mois d avril s il n y a pas de changements rapides. La MJC n a pas contracté de crédit auprès de Midi Pyrénées Active car les comptes 2014 ne sont pas encore clôturés à ce jour. Sira signale que tant que la convention entre la Municipalité et la Fédération n est pas signée, les deux salaires restent à la charge de la MJC. Aujourd hui il n y a plus de facture 2014 à régler hormis une facture d avril 2014 de cantine, et les factures de l expert-comptable mais qui sont prévues en paiement échelonné. La banque n accordera plus de découvert à l association. La seule solution possible est de faire attendre les fournisseurs. Jean-Michel Giraudot note que la conclusion des conventions permettrait de changer la trésorerie de la MJC puisque le coût du poste FR de février, mars et avril serait remboursé à l association. Le mois de janvier resterai à la charge de la MJC puisque la Fédération doit financer le coût du poste de Mme Lesgards. Mme Sidonie Cardouat s interroge sur les variations de salaires de Mme Stéphanie Rasquin. Mme Sira Petchot répond en soulignant en janvier 2015 le reversement de salaire dû pour Mme Rasquin de la fin d année 2014, puis en novembre et décembre après la fin de son contrat, un poste serait créé à temps plein. Jean-Michel Giraudot précise que les économies effectuées avec la signature de la convention permettraient de construire un poste CDI à temps plein. La ligne ASP correspond au financement du contrat CAE-CUI. Mme Sira Petchot précise que ce n est qu un plan de trésorerie prévisionnel et qu il est difficile d estimer les entrées des usagers. Mme Sylvie Boirie demande des précisions sur les différentes subventions. Les 5000 correspondent à la subvention exceptionnelle versée par la Communauté de Communes pour l année 2014, 4000 pour couvrir les frais de la pause méridienne versée par la Commune, 9000 de subvention par la Municipalité pour les activités en direction de l enfance. Cette dernière est votée par le CCAS au mois de juin et est reversée en général au mois de juillet. 3. Bilan des activités de l année 2014 ALSH et Animations Locale (Lecture doc par Stephanie Rasquin) VOIR LE DOCUMENT EN ANNEXE Mme Sylvie Boirie demande si la MJC a l intention de participer à la Fête de la Musique cette année. Sira explique que le mois de juin est une période très chargée en termes de travail (avec la fête de la MJC et des clubs, la préparation et les inscriptions pour le centre de loisirs) et qu il est difficile d ajouter un évènement. Mme Boirie trouve cela regrettable car une participation serait un juste retour pour la mairie. Jean-Michel Giraudot et Maryse insistent sur le fait qu il faut y réfléchir. Sira explique que l on peut en parler à certains clubs et voir si nos adhérents veulent se produire. Nos musiciens adhérents quant à eux ont un planning très chargé à ce moment de l année, et sont probablement déjà pris. Mme Boirie demande si c est une réponse négative formelle. Maryse répond que ce n est pas forcément une réponse négative mais plus une crainte de ne pas pouvoir assumer la surcharge de CR CA Mjc Vic du 17 mars 2015 Page 2

3 travail. Valérie intervient en soulignant que les bénévoles font ce qu ils peuvent en fonction de leurs activités professionnelles. Jean-Michel Giraudot pense qu il faut tout de même essayer de mettre une animation en place. Mme Boirie parle de l expérience de l année dernière. La Fête de la Musique est basée sur le tissu associatif de la Commune et demande à ce que la MJC s intègre à la manifestation comme toutes les autres associations. Sira demande quelle serait date. Mme Boirie qu a priori le samedi 20 juin serait la date retenue. Sira conclut le débat en précisant que cela doit se réfléchir et que la MJC fera un sondage auprès de ses animateurs de club afin d envisager une animation. CLUBS Présentée par Sira Petchot Tableau Clubs, rentrée 2014 : Les charges de structure ont évolué avec le nouveau montage financier en prenant compte des réductions faites aux adhérents. Il reste 800 d impayés à récupérer. CR CA Mjc Vic du 17 mars 2015 Page 3

4 Sylvie Boirie demande comment sont imputées les charges de personnels. Sira précise qu elles sont intégrées aux charges de structure. Jean Michel Giraudot répond que cela représente environ 2% des charges totales dans ce domaine. 4. ALSH 2015 Bilan février, préparation vacances de printemps et été Bilan des vacances de février 2015 (Présenté par Stéphanie) Petit effectif pendant ces vacances, 26 enfants en moyenne à l inverse des vacances d automne 2014 dont la moyenne était exceptionnellement élevée pour cette période. Des activités variées ont été proposées avec une sortie neige qui n avait pas eu lieu depuis des années, un échange avec le Centre de Loisirs d Artagnan et les Contes en hivers entre autres. Deux animatrices ont été malades. Nous n avons pu les remplacer. La directrice a dû assurer les missions d animatrice à certains moments pour pallier aux absences. Le séjour a donc été très fatigant car il n est pas toujours possible de recruter des animateurs à la dernière minute. Vacances de printemps 2015 (Présenté par Sira) Sira est en direction. L équipe est incomplète à ce jour et Sira signale qu à cette période de l année nos jeunes animateurs ont souvent des préparations aux examens et aux concours. 2 stagiaires de lycée seront présentes durant le séjour. Mme Boirie demande comment cela se passe avec les stagiaires mineurs. Nous répondons que nous les prenons quand même avec une convention de stage signée avec l établissement, des horaires de travail aménagés (35h) et qu ils ne sont pas en autonomie avec un groupe d enfant. Vacances d été 2015 (Présenté par Stéphanie et Sira) La constitution de l équipe se présente bien. Des pistes d action pour cet été sont déjà en route. Particularité: nous allons essayer de proposer un séjour pour chaque tranche d âge. Ouverture les 2 mois, mais un questionnement sur une semaine de fermeture au mois d août. Mme Boirie précise que la Municipalité serait plutôt favorable à ce qu il n y ait pas de fermeture. Elle demande aussi quels sont les ALSH qui ouvrent au mois d août. Stéphanie répond : Vic et Tarbes. Les ALSH des environs sont tous fermés à cette période. Jean-Michel Giraudot demande si nous envisageons des échanges avec les autres ALSH des MJC du département. Stéphanie répond que pour l instant nous avions concentré nos efforts sur les échanges avec les ALSH du territoire mais qu il n était pas exclus de l envisager. Marie Christine précise qu une rencontre avec les membres du bureau des autres MJC est prévu. Maryse se demande si nous avons pensé à organiser des séjours à l océan en mutualisant avec d autres structures. Jean-Michel Giraudot insiste que le coût d un séjour à la mer est très élevé mais qu il faut aussi passer au-dessus du prix proposé aux familles. Sira demande si le mini bus de la municipalité peux être mis à disposition par la mairie, permettant ainsi de réduire les coûts de location de bus? Mme Boirie répond que cela doit être possible, qu il faut se rapprocher des services compétents. Elle pense que les conditions d emprunts seront les même que la location et elle précise hors samedi. CR CA Mjc Vic du 17 mars 2015 Page 4

5 5. Les activités et l organisation 2015 Présentation par Sira Horaires d ouverture de l accueil Lundi : 14h-17h ; mardi : 9h-11h30 ; mercredi : 9h-11h30 et 14h- 18h30 ; jeudi : fermé ; vendredi : 14h-18h30 ; samedi 14h-17h sur calendrier. (2 par mois environ) De par nos autres missions (pause méridienne, CLAS pour Sira, TAD pour Stéphanie), il a fallu revoir les ouvertures au public afin d éviter des fermetures non justifiée. Le nombre d heures n est pas forcément plus important mais nous proposons des plages différentes et des possibilités élargies. Mme Boirie se demande quel public nous accueillons? Sira répond que le personnel est présent pour répondre aux interrogations des adhérents, de prendre les règlements des clubs et de l alsh, les inscriptions pour l ALSH. Nous sommes aussi un centre ressource d information pour les autres associations. Nous accueillons également nos adhérents de l Espace Public Informatique qui encore aujourd hui n ont pas de connexion internet. La médiathèque offre aussi ce service mais limite l accès, bloquant par exemple la possibilité de consulter ses mails. Il est rare que les salariées se retrouvent au même moment sur les ouvertures, il y a un roulement. Mme Berjonval précise que ce temps sert à ouvrir les portes de l association à un large public mais sert aussi au personnel pour accomplir son travail administratif. Dates AG et CA Le prochain conseil d administration : 30 avril à 19h pour la présentation des comptes et du bilan d activité 2014 Assemblée générale : le 7 mai à 18h30 Mme Boirie signale que ordinairement le jeudi il y a le conseil municipal mais que la veille de jour férié, il n y en a pas. Les dates devraient convenir. Choix des activités à maintenir Les moyens humains étant limités, il est évident que nous pouvons assurer l accueil des jeunes. C est un secteur qui coûte beaucoup par rapport à ce qu il rapporte. Nous maintenons une semaine de camp cet été tant que nous avons encore l agrément DDCSPP. Mme Boirie demande s il y a un moyen d identifier les besoins sur cette tranche d âge? Sira répond que pour attirer ce public il faut faire un travail en amont, aller les chercher dans les structures (collège, lycée), qu il faut une personne référent dédiée à l animation de ce pôle auquel les jeunes pourraient s identifier. Il faut aussi un lieu dédié aux animations en direction des jeunes et uniquement pour eux, leur permettant de se l approprier. Ce sont des éléments indispensables pour le bon fonctionnement d un Espace Jeune. Mme Boirie précise que si des jeunes s adressent à nous, il faut les renvoyer vers le CCAS afin de les identifier. De toute façon les plus de 10 ans jusqu à 12 ans pourront être accueillis aux centre de loisirs. Pour les clubs, il y aura moins de présence des salariés, le relais sera pris par les bénévoles notamment en début de saison où la présence de personnes est nécessaire pour les inscriptions et les règlements Stéphanie indique qu il y aura une organisation à mettre en place, et que s ils sont suffisamment nombreux, il n y aura pas à détacher un animateur rien que pour eux. 6. Suite de la démarche DLA : point sur les partenariats Présentation par Marie-Christine CR CA Mjc Vic du 17 mars 2015 Page 5

6 Communauté des Communes Vic Montaner CCVM Prise de rendez-vous pour le 4 avril afin de déterminer ensemble une définition commune de la «Culture». Il est nécessaire d avoir une première prise de contact pour construire ensemble des projets qui pourront être subventionnés et d être à l écoute des propositions. Mme Boirie insiste sur le fait qu il serait souhaitable que l on sorte du cadre exceptionnel afin d obtenir une pérennisation de la subvention au titre de la culture de la communauté des communes pour la MJC. Elle insiste sur le fait que cela ne réduira pas la part de la municipalité ainsi que son investissement. Jean-Michel Giraudot complète en disant que nous voyons plus l intervention de la CCVM sur des projets animations locales plutôt que sur les clubs d activités et sur des thématiques précises. Mme Boirie signale que les avis divergent. La Municipalité souhaite que la CCVM prenne position au titre de ses compétences : la Culture. Elle souligne que la MJC a un devenir avec la Mairie mais aussi la Communauté des Communes et que la municipalité pèsera de tout son poids pour une demande de subvention «Culture» pérenne. Elle nous conseille de préparer un dossier le plus rapidement possible puisque le budget est voté le 10 avril. Il serait donc souhaitable qu une ligne subvention CCVM apparaisse dans le budget MJC dès le lendemain. Mme Berjonval et Sira s interrogent sur le bien-fondé de cette demande dès le 4 avril et insistent sur le fait que c est une première prise de contact afin d élaborer des projets ensemble. Le timing semble aussi très court pour réaliser une telle demande. Aide Midi Pyrénées Actives La demande de prêt a été dans un premier temps reportée car nous n avons pas encore le bilan et le compte de résultat 2014 nécessaire à la réalisation du dossier. Puis après réflexion, il ne nous semble pas judicieux de contracter un prêt actuellement. La banque y est aussi défavorable. CAF : projet Espace de Vie Sociale Le projet est en cours. Une rencontre avec les associations caritatives a déjà eu lieu. Marie Christine demande si il n était pas prévu initialement de travailler avec les techniciennes du CCAS pour construire le projet? Mme Sidonie Cardouat précise qu elle imagine le projet en deux temps. Un premier pour dégrossir le terrain puis dans un second temps un travail avec les techniciennes une fois que les dossiers seront construits. Convention(s) FRMJC et Commune de Vic La Fédération Régionale des MJC a envoyé 2 conventions. la convention de mise à disposition de poste : la MJC et la municipalité sur le développement du pôle enfance (ALSH et le CLAS) la convention d objectifs et de moyens : concernant l engagement de la municipalité sur l aide autour de l enfance. Mme Boirie précise que la municipalité aurait souhaité que la convention de poste soit signée entre la municipalité et la Fédération Régionale des MJC mais aussi avec la Communauté de Communes puisque les actions de la MJC vont aussi vers la Culture. Jean-Michel Giraudot signale qu un travail a été fait en amont afin de répondre le plus précisément aux attentes de la municipalité et axer le poste vers les actions enfance. Mme Boirie nous fait lecture d un message de Monsieur le Maire : les améliorations apportées aux conventions correspondent plus à leurs attentes, la mairie attends toutefois des réponses précises sur le budget et Monsieur le Maire insiste sur le fait que la municipalité financera l enfance mais la CCVM la Culture. CR CA Mjc Vic du 17 mars 2015 Page 6

7 JMG et Sira indique que l axe Culture et les financements si rapportant seraient plutôt indexés sur des projets et essentiellement sur l animation locale. Mme Boirie demande à ce que le travail du second poste soit valorisé. JMG demande à quelle date la municipalité compte signer les conventions. Mme Boirie répond qu il faut attendre le conseil d administration du CCAS qui aura lieu entre le 4 et 9 avril, pour que cela soit voté et signé. Elle rajoute que la mairie doit être éclairée sur la position de la CCVM et qu un engagement écrit au titre de la culture serait vivement souhaitable. JMG signale que la situation financière de la MJC sera améliorée par la signature de la convention. Elle permettra de recruter plus d animateurs occasionnels, de conforter un poste à temps plein et de basculer une charge de poste sur la Fédération Régionale. Tout le budget prévisionnel a été monté sans aide de la CCVM pour l instant. Un gros travail a déjà été fait, il serait souhaitable que les échanges soient plus directs afin de réaliser les réajustements le plus vite possible et s interroge sur l effet rétroactif des paiements. Sidonie Cardouat répond que techniquement cela est possible. Mme Boirie confirme que quelle que soit la date de signature, l effet rétroactif sera appliqué mais insiste sur le fait qu il faudrait avoir l assurance que tous les partenaires fassent le même effort. JMG signale que la réciproque est aussi vraie. Le financeur principal étant la collectivité, l attente est certainement la même pour les autres partenaires qui demandent un positionnement officiel de celle-ci. Comité de pilotage enfance jeunesse Le nombre de dates de rendez-vous a été revu à la baisse. Sidonie Cardouat explique que l objectif de cette instance est de renforcer le dialogue et de nous permettre de travailler avec les techniciennes du CCAS et éventuellement d autres élus invités selon le thème de travail. 7. Question diverses Sira Petchot signale que nous avons reçu un dossier de subvention de la Commune au titre du sport et demande si nous pouvons déposer une demande. Mme Boirie répond que faire 2 demandes de subvention n est pas possible. La MJC dépend exclusivement des subventions du CCAS et ne peut donc demander aussi pour le sport. Sira précise également que la convention pour l intervention d un personnel MJC lors de la pause méridienne se terminait en 2014 et qu il faudrait envisager de signer un avenant. Melle Haure est au courant et s en occupe. Ceci clôture le Conseil d Administration. CR CA Mjc Vic du 17 mars 2015 Page 7