FICHE DE PROCÉDURE 14

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1 FICHE DE PROCÉDURE 14 Domaine : Support CPAM Calvados FP14 n 4/13 date prévue de révision : 30/11/2014 Processus : Activités Comptables et Financières Thèmes : Gestion de la trésorerie Objet : Modalités pratiques d'expérimentation de la carte achat Actualisation de la note Date de Pages Version Rédacteur Nature de la modification modification modifiées V1 30/11/2012 S. LEFRANC Création Source(s) réglementaire(s) Décret N du 26 octobre 2004 Sommaire : 1. Contexte Règles générales concernant la carte achat Définition de la carte achat Le champ d application Le responsable de programme Les textes réglementaires qui encadrent la carte achat Modalités pratiques de gestion des cartes La commande des cartes La modification des données d une carte Restitution de la carte Mise en opposition d une carte La remise des cartes aux utilisateurs L utilisation de la carte Le traitement des anomalies et litiges Modalités pratiques d'ordonnancement et de paiement L achat de proximité Les achats à distance La validation du service fait Modalités pratiques de comptabilisation et de gestion de la trésorerie L ordonnancement de la dépense Le relevé mensuel des dépenses Enregistrement du paiement Débit manuel mensuel Les contrôles Les contrôles ordonnateurs Les contrôles Comptables Tableau d analyse des risques... 1

2 Descriptif 1. Contexte : Cadre de l'expérimentation Dans le cadre du marché public "carte achat" passé entre l'ucanss et le crédit mutuel, la CPAM du Calvados a été retenue par la CNAMTS pour expérimenter ce nouvel outil de paiement. Le Directeur de la CPAM a délégué à l'agent Comptable et au Sous-directeur ressources et pilotage, la gestion de ce projet. L'expérimentation débute en septembre A ce titre les représentants de la CPAM participent au COPIL UCANSS. 2. Règles générales concernant la carte achat : 2.1. Définition de la carte achat : La carte achat permet d'effectuer des commandes et des paiements auprès de fournisseurs adhérents au dispositif. La carte Achat n est pas qu un moyen de paiement. Elle est surtout un outil de gestion et d optimisation du processus de traitement administratif des achats. Elle est nominativement attribuée à un porteur qui, dans le cadre, d'une délégation de commande garantie par un paramétrage, peut effectuer directement des achats : soit dans des commerces de proximité (carte niveau 1) soit sur internet (carte niveau 1) soit sur un marché public passé par l'organisme (carte niveau 3). Les modalités de fonctionnement de la carte présente des avantages certains : pour l'organisme elle permet : la suppression de caisses et simplifie les achats de proximité et à distance, de donner plus d autonomie aux ordonnateurs, de garantir les règles de comptabilité publiques et notamment le principe du service fait, de réduire les coûts internes de traitement des factures (consolidation des factures de plusieurs fournisseurs en une seule facture). un suivi et une analyse des dépenses via un outil de suivi sur les achats. de regrouper sur un relevé d opérations unique les montants de facturation. Pour le commerçant ou le fournisseur, elle permet : d améliorer la trésorerie du commerçant ou du fournisseur diminution des délais de paiement, garantie de paiement : la banque avançant les sommes en jeu. le développement du chiffre d'affaires meilleure fidélisation client, acquisition nouveaux clients (réseau), service à valeur ajoutée. 2

3 la Réduction des coûts administratifs suppression des relances clients, meilleur rapprochement entre factures et règlements, meilleure gestion des données de la facture (TVA, montant HT), réduction des coûts de gestion liés à la dématérialisation fiscale Le service de paiement est comparable au système des cartes bancaires Le champ d'application : La carte achat est délivrée aux services : logistique et RH. Service Logistique : o cartes niveau 1 pour les achats de proximité et à distance dans la limite : de XXX /mois de XXXXX /achat d'une utilisation de 8h à 18h du lundi au vendredi o une carte niveau 3 pour les marchés publics. de XXXXXXXX /mois de XXXXXXXX /achat d'une utilisation de 8h à 18h du lundi au vendredi Service RH : o une carte niveau 1 pour les achats à distance couvrant les frais de déplacement (transport + hébergement) dans la limite : de XXXXX /mois XXXXXXXX /achat d'une utilisation de 8h à 18h du lundi au vendredi sur le territoire national Le responsable de programme : Le responsable de programme et son suppléant gèrent le fonctionnement des cartes pour le compte de l organisme et constituent l interface entre : La banque (gestion des cartes, des réclamations) et Les services de la CPAM (titulaires des cartes, responsables, ordonnateurs) Le Fondé de pouvoir et son suppléant (responsable du pôle finances et comptabilité), ont été désignés par l Agent Comptable pour être responsables de programme. Ils assurent : la commande des cartes le paramétrage la remise des cartes les oppositions éventuelles les relations avec la banque. Pour toute difficulté, les utilisateurs doivent s'adresser au responsable de programme ou à son suppléant. 3

4 2.4. Les textes réglementaires qui encadrent la carte achat :. Décret N du 26 octobre 2004 relatif à l exécution des marchés Publics par carte d achat.. Instruction de la Direction Générale de la Comptabilité Publique du 21 avril 2005 relative à l exécution des marchés par carte d achat.. Arrêté du 16 juin 2008 : portant réglementation sur les marchés des organismes de sécurité sociale 3. Modalité pratiques de gestion des cartes : 3.1. La commande des cartes : L administration et le paramétrage sont de la seule compétence du responsable de programme ou de son suppléant. Après décision du sous Directeur logistique et de l'agent Comptable, le responsable de programme, par délégation, commande les cartes pour les utilisateurs désignés. A cette fin, le Crédit Mutuel-CIC met à disposition de la CPAM 14 deux applications accessibles depuis Internet via un site WEB sécurisé : L outil CADROL permet la gestion du programme de cartes d achat (utilisateurs, habilitations, plafonds) ; L outil Smart Data Online (SDOL) permet : * la visualisation et la gestion des transactions (opération, validation, synthèse), * l édition de rapports et l exportation de données (relevé des opérations, exports), * le paramétrage global de l entité (paramétrage fonctionnel, codes, coûts, répartition) L envoi de la carte d achat se fera auprès du responsable de programme ou son suppléant dans un délai maximum de 7 jours ouvrés après réception de la demande par la banque. En attendant de remettre la carte d achat à son titulaire, la carte est conservée au coffre-fort détenu par le fondé de pouvoir. A réception de la carte, le responsable de programme ou son suppléant renvoie au centre de contacts Crédit Mutuel-CIC l accusé de réception carte d achat et précise sa date d activation La modification des données d une carte : Les demandes de modification de données de la carte doivent être adressées par le responsable de programme au centre de contacts Crédit Mutuel CIC. Si la re-fabrication de la carte n est pas nécessaire (ex : changement des montants plafonds d autorisation), la demande de mise à jour sera prise en compte dans un délai maximum de 48 heures ouvrées après réception de la demande par la banque. Si la re-fabrication de la carte est nécessaire (ex : changement du nom du titulaire de la carte), application de la même procédure que pour une demande de carte initiale Restitution de la carte : La carte est restituée au responsable de programme ou à son suppléant : - sur simple demande de sa part - suite à un changement de fonction de l'utilisateur - suite à une fin de contrat. La carte est sectionnée et détruite par le responsable de programme ou son suppléant. 4

5 Le responsable de programme adresse un mail au centre de contacts Crédit Mutuel-CIC pour demander l annulation de la carte Mise en opposition d une carte : En cas de perte ou de vol, l'utilisateur doit aviser immédiatement la banque en contactant le centre d opposition au ou Parallèlement, le titulaire de la carte doit informer rapidement le responsable de programme ou son suppléant. Le renouvellement de la carte est demandé par écrit par le responsable de programme à la banque La remise des cartes aux utilisateurs : Seul le responsable de programme ou son suppléant est habilité à remettre la carte. L'utilisateur signe un document attestant la remise de la carte et les règles d'utilisation (annexe 1). L'utilisateur signe la carte au verso. Le titulaire de la carte s engage à l utiliser dans le strict cadre défini par la caisse (guide d utilisateur, accusé de réception de la carte, procédure ). En sus, des règles d utilisation de la carte, les numéros de téléphone à contacter en cas d opposition sont communiqués à l utilisateur L'utilisation de la carte : La carte doit être utilisée conformément à l'objet défini et pour les seules dépenses professionnelles dûment autorisées. En cas d utilisation de la carte hors du cadre prévu (à des fins personnelles ou pour des achats non autorisés), le titulaire responsable de la carte devra rembourser à la CPAM 14 les sommes indûment engagées. Le prêt de la carte d achat ou la divulgation du code secret à une autre personne ne sont pas autorisés et constituent un motif de retrait immédiat de la carte. Le titulaire de la carte devra fournir dans les meilleurs délais les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte achat, factures.). En l absence de justificatif, le titulaire de la carte devra attester par écrit le motif et le montant de la dépense engagée et fournir cette attestation à la CPAM Le traitement des anomalies et litiges : Le titulaire de la carte achat doit valider ou rejeter les opérations rattachées à sa carte. En cas de contestation, le titulaire de la carte contacte le fournisseur pour régularisation. Il privilégie un règlement à l amiable (ex : remplacement des articles défectueux, avoir enregistré sur le n de carte). Si la régularisation n est pas effective, le titulaire en informe le responsable de programme pour opposition au paiement de la facture auprès de la banque. La contestation doit parvenir à l opérateur bancaire dans un délai maximum de 15 jours. Au-delà de ce délai, elle ne pourra être prise en considération par la banque. 4. Modalités pratiques d ordonnancement et de paiement : 4.1. L'achat de proximité : L'utilisateur de la carte a, par délégation, la possibilité de réaliser des achats directement dans les magasins autorisés. A cette fin, il réalise ses achats dans les conditions habituelles et selon les procédures normées. Le fait de régler avec la carte achat au moyen du code confidentiel valide le service fait par le fournisseur. 5

6 Dans tous les cas, il convient de demander une facture et de conserver la facturette bancaire Les achats à distance : Sont concernés les achats sur internet (carte niveau 1) et les achats concernant un marché (carte niveau 3). Les achats via Internet : Rappel : les achats Internet sont limités aux domaines suivants : - documentation - communication - voyages et colloques et les achats directs à titre exceptionnel autorisés par la direction (ordonnateur et comptable). Les règles de sécurité cumulatives doivent être respectées, à savoir : achat sur des sites sécurisés (https) achat sur des sites comportant l'identification précise du fournisseur achat sur des sites précisant les conditions générales de vente et règles contractuelles imprimables (cf. procédure FP14 N 5/12 Utilisation de la carte bancaire). L'achat est réalisé en fournissant les éléments de la carte. La facture doit être imprimée La validation du service fait : Pour les achats de proximité : La validation du service fait doit être effectuée dans un délai maximum de 7 jours par le superviseur hiérarchique du pôle concerné (pôle logistique ou GRH). A l aide des tickets de caisse ou justificatifs de paiement fournis par chaque porteur de carte, le superviseur valide les transactions sur l outil SDOL (Smart Data OnLine). Sur l onglet financier, il accède à l outil synthèse de compte. Pour approuver la transaction, le superviseur coche la case «révisée par le superviseur.» Pour les achats à distance : A réception de la commande, l'ordonnateur superviseur doit se connecter au site "smart data on line" pour valider le service fait selon la procédure décrite au paragraphe précédent. 5. Modalités pratiques de comptabilisation et de gestion de la trésorerie : 5.1. L ordonnancement de la dépense : Les dépenses sont ordonnancées dans les comptes dédiés et dans le respect des règles budgétaires. Pour les achats de proximité : Chaque achat est ordonnancé dès leur réalisation en ODP sans DR à l exception du service GRH qui procèdera à un ordonnancement mensuel. L ensemble des pièces justificatives (facturette, facture) est joint à l ordonnancement et transmis pour validation au PFC. 6

7 Avant de valider l ordonnancement, le superviseur vérifie sur SDOL que le service est bien réalisé. Pour les achats à distance : Chaque achat doit être ordonnancé dès la réception de la marchandise en ODP sans DR. L ensemble des pièces justificatives (facturette, facture) est joint à l ordonnancement et transmis pour validation au PFC. Avant de valider l ordonnancement, le superviseur vérifie sur SDOL que le service est bien réalisé. Identification des achats par carte achat : Un tampon spécifique a été réalisé pour identifier les achats effectués par carte d achat. Ce dernier comporte les mentions suivantes : - Nom du service ordonnateur - «marchandises reçues ou services rendus» - N proposition - Date de l ordonnancement - N de compte - Signature du saisisseur ordonnateur - Signature du valideur ordonnateur - Signature de l enrichisseur comptable - Signature du valideur comptable - Paiement carte d achat et nom du porteur de carte Toutes les transactions sont recensées dans l outil Web SDOL du Crédit Mutuel CIC. Enrichissement et validation comptable : A réception des pièces justificatives, le comptable procède aux différents contrôles liés à l enrichissement (bonne imputation comptable, présence de la notion du service fait ). L enrichissement comptable s effectuera par un compte de tiers dédié à cet effet Ce dernier sera crédité lors de l enrichissement et débité lors du paiement Le relevé mensuel des dépenses : Le responsable de programme adressera, mensuellement (le 06), le relevé des dépenses, à chaque niveau hiérarchique (Pôle logistique et GRH), pour vérification. Chaque superviseur a également la possibilité de paramétrer l édition du relevé mensuel au travers de l outil SDOL. Le relevé n inclut que les transactions non contestées. La CPAM a 20 jours pour indiquer, au crédit mutuel, un désaccord éventuel sur le montant du relevé soit avant le 26. Ce relevé devra être vérifié, validé avec la mention «Accord pour paiement» par l ordonnateur puis transmis au service comptable, au plus tard le 15 de chaque mois, pour enregistrement du prélèvement. 7

8 5.3. Enregistrement du paiement : A réception du relevé mensuel, validé par l ordonnateur, le comptable enregistrera dans PACTOL le montant de la dépense globale pour actualiser les prévisions de dépenses. Le prélèvement a lieu 4 jours ouvrés après la mise en œuvre du débit manuel (26 du mois M+1) Débit manuel mensuel : En présence d un désaccord effectué avant le 26 du mois M+1, le crédit mutuel-cic ne met pas en place le débit manuel. En cas d accord, le CIC-crédit mutuel met en œuvre le débit manuel le 26. Le débit est effectué par un prélèvement sur le compte bancaire de la CPAM 4 jours ouvrés plus tard soit aux alentours du 30. Si désaccord postérieur, le débit peut être rejeté pendant un an Les contrôles : Les contrôles ordonnateurs : Ils s effectuent sur l outil SDOL à l aide des tickets de caisse ou justificatifs de paiement (facture ) mais également lors de l ordonnancement Les contrôles Comptables : Les contrôles relatifs à la comptabilisation portent sur les éléments suivants : contrôle de l exacte imputation comptable conformément au PLACAIR contrôle la présence des pièces justificatives, la notion du service fait 8

9 6. Tableau d analyse des risques : Caractéristiques Acteurs Risques Moyen de Maîtrise Supervision par le responsable de Rapidité Ordonnateur programme Transmission des mensuellement. données hors délai. La présente note rappelle les délais de transmission Fiabilité Continuité Information Qualité perçue PFC/Ordonnateur PFC/Ordonnateurs PFC/Ordonnateurs Erreur d imputation des comptes. Erreur de saisie dans COPERNIC (ODP avec DR au lieu de sans DR) Absence de personnel pour réaliser les ordonnancements et les paiements Non connaissance de la procédure à suivre Aucun risque détecté La présente fiche de procédure rappelle le mode de saisie Contrôles effectués à trois niveaux (ordonnateurs valideurs, comptables enrichisseurs, comptables valideurs) Polyvalence du personnel et gestion des absences Mode opératoire de SDOL Présente fiche de procédure Le pilote de processus Jacqueline MARIE 9

10 Annexe 1 Réception d une carte Achat et engagement du titulaire Informations relatives au titulaire de la carte achat : Nom : Prénom : Adresse personnelle (lieu de réception du code confidentiel) : Informations relatives à la carte achat attribuée : Type de carte : Carte niveau 1 achat de proximité et à distance (internet) Carte Niveau 3 achat lié à un marché public référencé Montant maximum autorisé : - plafond mensuel : - plafond par achat : Type d achat ou de fournisseurs autorisés : Zone géographique des achats : Heures autorisées d achat : du lundi au vendredi de 8h à 18h. Informations relatives à la réception de la carte : Je soussigné.., le titulaire de la carte, atteste avoir reçu en mains propres du responsable de programme Mme Sylvie Lefranc, la carte achat N valable jusqu au. Fait à Caen, le.. /.. /.. Signature du titulaire de la carte : Signature du Responsable du programme : Engagement du titulaire de la carte : Je soussigné.., suis titulaire d une carte achat établie à mon nom, sur autorisation de mon employeur la CPAM du Calvados et fournie par le Crédit Mutuel. En l acceptant, je reconnais avoir pris connaissance et compris les règles d utilisation de la carte définie dans le guide utilisateur et la procédure d utilisation en cours pour la CPAM. 10

11 Je m engage à l utiliser conformément à ces règles et dans le strict respect du service. Notamment : je signe la carte au verso et je suis responsable de sa sécurité. Je prends toutes mesures propres à assurer la confidentialité et la sécurité des informations liées à la carte ; en cas de perte ou de vol, je fais immédiatement opposition et j en informe le responsable de programme dans les plus brefs délais. Numéros pour opposition : ou je n utilise la carte que pour des achats à caractère professionnel dans le cadre du service et pour les autorisations que j ai reçues ; je produis les pièces justificatives prévues par les procédures et notamment les factures et facturettes liées aux achats ; j accepte toutes modifications décidées par le responsable de programme ; je restitue la carte à la demande du responsable de programme. Toute utilisation détournée ou abusive de ma part pourra faire l objet d un retrait, ponctuel ou définitif, de la dite carte par le responsable de programme ou mes supérieurs hiérarchiques, sans préjugé des éventuelles sanctions disciplinaires liées au règlement intérieur de la CPAM. Caen, le../../.. Signature du titulaire de la carte : 11