JEFYCO. MANUEL UTILISATEUR : DEPENSE (partie 1)

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1 JEFYCO MANUEL UTILISATEUR : DEPENSE (partie 1) Introduction à Jefyco... 2 CARAMBOLE : les dépenses... 6 ABRICOT : les bordereaux MARACUJA : la comptabilité TABLE DES MATIERES Introduction à Jefyco 2 Equivalences Nabuco - Jefyco 3 CARAMBOLE : les dépenses 6 1 Création d un nouvel article Affecter un code nomenclature à l article Saisir les informations concernant l article 8 2 Choix d un article existant 10 3 Ajouter des crédits 11 4 L engagement 13 5 Informations complémentaires 17 6 Validation et impression de la commande 17 7 Commande dans le cadre d un marché 20 8 Commande multi-cr 20 9 Rechercher une commande Solder un engagement Liquider une facture Consulter une facture Effectuer un ordre de reversement 30 ABRICOT : les bordereaux 32 1 Générer un bordereau de mandats 32 2 Faire des impressions 36 MARACUJA : la comptabilité 38 1 Viser un bordereau 39 2 Générer un paiement 42 1/1

2 Introduction à Jefyco Jefyco est une des applications proposées par «Cocktail», un consortium regroupant différentes universités et établissements d enseignement supérieur. il s agit, pour l essentiel, du volet budgétaire et comptable d un système intégré. Le principal intérêt d un système intégré réside dans l existence d une base commune à toutes les applications qui évite la ressaisie d informations, fastidieuse et fréquemment source d erreurs. Jefyco est composé d un certain nombre de briques, dont chacune a un usage précis. En général, vous n aurez pas à utiliser toutes les composantes de Jefyco. Les droits d accès pour chacun des éléments sont gérés dans «Jefyadmin». Pour l essentiel on distingue : GRHUM : La base de données, dans laquelle les informations ne sont saisies qu une seule fois Annuaire : Sert à alimenter les informations de GRHUM Jefyco : Gestion et compta. Bibasse : le budget, les ventilations entre CR Carambole : les dépenses Pie : les recettes et les prestations externes Abricot : la liquidation Corossol : les immobilisations Kiwi : les missions Marché : les marchés Situation : les états et extractions Maracuja : la comptabilité Jefyadmin : utilisateurs, CR, code analytiques... Coconut : Les conventions et les contrats Papaye : la paye sur ressources propres Mangue : la gestion des ressources humaines En cas de problème d accès à une application ou une composante de l Université, merci de vous rapprocher de votre responsable administratif qui se mettra en rapport avec la Direction des finances. 2/2

3 Equivalences Nabuco - Jefyco Les briques de Jefyco peuvent-être rapprochées des différentes parties de Nabuco. Papaye / Maracuja Bibasse Situation Carambole / Abricot / marchés Pie / Abricot Maracuja Bibasse Maracuja Jefyadmin Situation Corossol Jefyadmin Coconut Kiwi Pie / Abricot 3/3

4 Comparatif Nabuco / Jefyco des opérations unitaires. Opération Dans Nabuco Dans Jefyco Remarques Création d un Dépenses Gestion Annuaire fournisseur des fournisseurs Saisie d une commande Saisie d un engagement Remplir la fichette Facturation d une prestation Saisie d un ordre de mission Saisie de l état de frais Saisie de la fiche inventaire Consulter ou éditer les opérations d un CR Dépenses Gestion des commandes/ engagements Dépenses Gestion des engagements Saisie manuelle selon modèle Saisie manuelle selon modèle Saisie manuelle selon modèle Saisie manuelle selon modèle Saisie manuelle selon modèle Consultation impossible Suivi de gestion ed/consultation situat. op. d un CR Carambole Pas de saisie Plus de fichette Pie Kiwi Kiwi Corossol Situations Responsable administratif UB suivant informations fiche fournisseur La saisie de la commande génère automatiquement l engagement Le volet C du bon de commande regroupe toutes les informations contenues dans la fichette Saisie sécurisée et connectée qui permet de suivre plus facilement les encaissements Reprise automatique des informations de l ordre de mission. Barèmes mis à jour automatiquement. L engagement d une immobilisation ne peut être liquidé que lorsque les informations sont saisies dans Corossol Export possible vers Excel de la situation budgétaire Ce qui ne change pas Travail sur un serveur distant Cheminements et réglementation Existence d une base test Ce qui change (en dehors de l ergonomie) Fonctionnement budgétaire par grandes masses ( 10, 20, 30 ) et non plus par comptes budgétaires. Les comptes ne sont donc plus limitatifs. Les clés CSA sont remplacées par des «codes nomenclature», avec une nomenclature plus adaptée à notre réalité quotidienne. Fonctionnement réellement multi-fenêtres. Possibilité de trier et filtrer les informations 4/4

5 Lancement de Jefyco Pour se connecter à JEFYCO, il faut - le navigateur Mozilla Firefox (et non Internet Explorer) - JAVA, version 1.4 (si JAVA n est pas installé sur votre poste, contactez votre informaticien de proximité) - Les droits pour utiliser les différents modules. Aller à l adresse suivante : Zap.lnk Ce lien, installe l icône «Zap» sur le bureau (pour «zone d applications»). Ce raccourci ouvre le menu ZAP. Les différents modules de JEFYCO sont accessibles dans le menu «Applications Cocktail UPPA» Pour ajouter les différentes icônes des briques Jefyco, faire un [clic droit] dans le menu déroulant. Attention : la mention FORM fait référence à la base test (icônes encadrées en rouge). Les identifiants et mots de passe sont ceux de votre accès à l ENT de l Université. 5/5

6 CARAMBOLE : les dépenses Ouvrir Carambole en utilisant vos identifiant et mot de passe de messagerie. Carambole s ouvre dans Mozilla Firefox comme une page Web. Choisissez [Créer une commande externe] Pour créer une commande dans Carambole, il faut : - un article (l objet de la commande) - une ou plusieurs lignes de crédits - des informations financières (imputation comptable, destination LOLF ) - éventuellement, des informations complémentaires Toutes ces informations vont devoir être renseignées les unes après les autres. 1 Création d un nouvel article 1.1 Choisir Nouvel article 6/6

7 1.2 Affecter un code nomenclature à l article Le souci du respect de la réglementation en matière de marchés publics étant très présent dans Carambole, la première question qui se pose est : A quelle famille de produit ou services l article se rattache-t-il? Et la deuxième : Un marché a-t-il été passé pour cette famille? La réponse à ces questions est donnée par le code nomenclature. Ce code nomenclature correspond à la clé CSA dans Nabuco. La nomenclature doit cependant refléter plus fidèlement l activité de l Université, notamment en matière de recherche. 7/7

8 Si vous saisissez les premiers chiffres du code nomenclature, ou quelques lettres d un mot de la famille, vous visualisez toutes les familles dans lesquelles figurent ces chiffres ou ce mot (filtrage des données). La flèche à droite de l écran permet d accéder à l ensemble des codes. Choisissez la famille correspondant à votre article. Avec le libellé complet apparaît le montant déjà engagé par l établissement dans cette famille depuis le début de l année (ici : ) ainsi que le seuil au-delà duquel une procédure particulière est requise (ici : 4000 ). 1.3 Choix du fournisseur Si un marché existe pour cette famille, le nom du (ou des) fournisseur(s) est proposé automatiquement. Sinon, choisissez un fournisseur parmi ceux existants (vous pouvez faire une recherche en saisissant au moins trois caractères du nom de votre fournisseur à droite de la loupe et en tapant [entrée]). Si le fournisseur n existe pas dans JEFYCO, remplir la fiche de création de fournisseur et la transmettre au responsable administratif de votre UB. 1.4 Saisir les informations concernant l article Le pavé [description] est un texte libre qui permet de définir précisément la nature de l article. La référence est la référence de l article chez le fournisseur La case [catalogue], si elle est cochée, permet d alimenter le catalogue articles et évite de saisir plusieurs fois les articles récurrents. Ce catalogue est commun à tous les utilisateurs. 8/8 Valider l article en cliquant sur «Ajouter» Le montant TTC se calcule automatiquement

9 Lorsque l article a été validé, il apparaît dans une nouvelle ligne de la commande : Pour modifier un article, cliquer sur le CN (Code Nomenclature). Pour supprimer une ligne de la commande, cliquer sur la petite poubelle placée à droite. Il est possible d ajouter autant d articles que nécessaire dans la commande mais toujours, évidemment, chez le même fournisseur. 9/9

10 2 Choix d un article existant Si l article que vous souhaitez commander a déjà été créé dans le «catalogue», vous pouvez le sélectionner grâce à la «Recherche avancée d articles» : Saisissez au moins 3 caractères pour la recherche : Puis validez (Entrée). Sélectionnez l article recherché et cliquez sur «Ajouter». 10/10

11 3 Ajouter des crédits Pour ajouter des crédits à votre commande, cliquer sur l onglet «Crédits». Cliquer ensuite sur [Ajout de crédits] Nota : une personne ne disposant pas de droits sur les crédits budgétaires peut générer une pré-commande. Cette pré-commande sera ensuite validée par l ajout de crédits par une personne ayant les droits. Dans la liste des UB/CR/sous-CR, sélectionner la ou les entités concernées en fonction du type de crédit. Il existe différentes possibilités de filtrage Types de crédits : (masses) 10 : fonctionnement 20 : investissement 30 : personnel Le disponible de chaque UB/CR/masse est affiché Attention : Pour éviter tout risque d erreur dans le choix du type de crédit (10, 20, 30), il est conseillé de faire un filtre sur le type de crédit (exemple : «10» permettra d obtenir uniquement les crédits de fonctionnement). 11/11 Lorsque les crédits sont sélectionnés, cliquer sur ajouter.

12 Rappel : dans Jefyco, la limitativité est au niveau des masses (et non plus des comptes budgétaires) par sous-cr (ou par CR quand il n y a pas de sous-cr). Lorsque vous utilisez régulièrement le même UB/CR ou sous-cr, vous avez la possibilité de l ajouter aux «préférés» en cliquant sur le «+» à droite de la ligne. Ainsi, lors de votre prochaine commande, cet UB/CR ou sous-cr apparaîtra par défaut. On peut avoir autant d UB/CR ou sous-cr «préférés» que l on veut. Si vous souhaitez voir l ensemble des crédits, et pas seulement les «préférés», choisissez «Tous les crédits disponibles» ou bien «Tous les crédits» : Lorsque les crédits sont ajoutés, de nouveaux onglets font leur apparition, ainsi que la mention «répartition incomplète» Le point d exclamation signale l onglet incomplet 12/12

13 4 L engagement Remarque importante : dans Jefyco, l engagement est généré en même temps que le bon de commande. Cliquer sur engagement L écran d engagement reprend, dans sa partie haute, les éléments déjà saisis : codes nomenclature, crédits budgétaires Les sous-titres sur fond rouge signalent les données incomplètes indispensables : action (destination LOLF), imputation (compte). 13/13

14 4.1 Action Compléter l action en utilisant la flèche descendante ou la cellule de saisie Il est possible d affecter un pourcentage à différentes actions. Lorsqu un pourcentage inférieur à 100 est affecté, une autre ligne action apparaît à l écran. Compléter les lignes actions jusqu à avoir un total de 100 % Lorsque le pavé imputation est complété à 100 %, la barre de titre s affiche en vert 4.2 Imputation L imputation consiste à affecter un compte de charge. Ces comptes correspondent au plan comptable de l Université. Tout comme pour les actions, il est possible d affecter plusieurs comptes d imputation à une commande. On peut ainsi avoir dans une commande un petit matériel et des consommables ou une prestation de service. Du choix des crédits (masses 10, 20 ou 30), découlera automatiquement un choix de compte sur lesquels il est possible d imputer de telles dépenses. Ainsi, des crédits d investissement (20) ouvriront les comptes de classe 2. 14/14

15 Tout comme pour les actions, vous pouvez saisir le compte ou le sélectionner dans le menu déroulant. Saisir les premiers chiffres du compte dans la cellule de gauche permet également de filtrer les comptes. Lorsque l'imputation est définie, la barre de titre est verte. 4.3 Conventions Le pavé suivant permet de rattacher la commande à une convention ou à un contrat (d'entretien ou autre). Pour cela, la convention doit être saisie dans le module Coconut et être rattaché à l'ub concernée par la commande. Ce volet n'est pas développé dans cette partie. 4.4 Codes analytiques Les codes analytiques sont une nouveauté de Jefyco. Ces codes permettent de suivre des dépenses particulières sans les contraintes du CR ou du sous-cr. Ces codes peuvent-être publics, c'est à dire communs à toute l'université, ou privés, donc définis, utilisés et suivis par une UB, un CR ou un sous-cr. Des codes analytiques publics ont été définis, notamment pour permettre le suivi du Contrat Quadriennal. Le choix d un axe ou sous-axe du Contrat est très important pour pouvoir justifier de l utilisation des crédits attribués par l Etat. Si votre dépense n est pas liée à l un des axes du Contrat Quadriennal, vous pouvez choisir un code analytique qui vous est propre ou un autre code analytique public. 15/15

16 Les codes analytiques disponibles dans le CR sont accessibles dans le menu déroulant. Ils peuvent également être saisis directement. Il n'existe pas de limitation des crédits sur un code analytique. Comme pour les autres éléments, les codes analytiques peuvent-être proratisés. La création de codes analytiques (privés) se fait dans le module Jefyadmin (non présenté ici). 16/16

17 5 Informations complémentaires Le volet "informations complémentaires" permet de finaliser le bon de commande, en intégrant un libellé et une éventuelle référence autre que celle définie automatiquement par Carambole. 6 Validation et impression de la commande Lorsque la commande est complète, cliquer sur l'icône [enregistrer] 17/17

18 Vous pouvez informer une autre personne de cette commande. Cette dernière peut prendre le relais et imprimer la commande. Carambole propose un message type et propose la liste des destinataires selon les informations figurant dans l'annuaire. Une copie de ce message vous est également adressée. Vous pouvez aussi imprimer et envoyer la commande. Lorsque l'impression est lancée, comme pour l'ensemble des applications de Jefyco, un fichier pdf s'ouvre. Celui-ci permet de contrôler l'impression sans édition papier, un envoi par mail ou une sauvegarde numérique du document. Lorsque ma commande est contrôlée, elle peut-être imprimée. Le document comporte 3 volets identifiés par les lettres F, C et S. Vous pouvez compléter ou modifier les informations proposées par défaut en spécifiant, notamment, une adresse de livraison particulière ou en rappelant les coordonnées du service ou du laboratoire émetteur. Pour revenir à l'accueil sans imprimer cliquer ici Pour lancer l'impression cliquer ici 18/18

19 Le volet F est le volet destiné au Fournisseur. Il comporte toutes les informations nécessaires à ce dernier mais escamote toutes les informations à caractère interne (type de crédits, imputation comptable etc.) Le volet C est destiné à l'agence comptable. Il comporte toutes les informations nécessaires à la liquidation à l'exception de la date de service fait qui doit, de toute façon, figurer sur la facture. Ce volet doit être revêtu de la signature de l'ordonnateur ou de la personne ayant reçu délégation de signature pour la passation de commandes. Il est désormais inutile de joindre la fichette à la liquidation. Le volet S est la souche que vous pouvez conserver sous format papier ou électronique. 19/19

20 7 Commande dans le cadre d un marché Lorsqu un code nomenclature est raccroché à un marché, les fournisseurs titulaires du marchés sont indiqués directement dans la cellule attribution. Si plusieurs co-titulaires existent, l ascenseur permet de les sélectionner. 8 Commande multi-cr Certaines commandes peuvent être imputées sur plusieurs CR, par exemple lorsqu il y a à la fois du fonctionnement et de l investissement. Dans ce cas, il faut sélectionner les deux lignes budgétaires lors de l ajout des crédits à la commande. 20/20 Crédits de masse 10 + masse 20

21 Lorsque plusieurs lignes de crédits sont sélectionnées, dans l onglet engagement, il faut commencer par répartir ces crédits. Le titre reste affiché en rouge tant que la répartition n est pas complète. Montants à répartir Montants restant à répartir Codes nomenclature de la commande Zone de répartition des montants par code nomenclature et par ligne de crédit La répartition est complète : le restant est à 0 L achat en fonctionnement a été positionné dans la masse 10 L achat en investissement a été positionné dans la masse 20 Lorsque la répartition est complète, le titre s affiche en vert et les lignes suivantes sont disponibles. 21/21

22 9 Rechercher une commande Lorsque vous cliquez sur revenir à l'accueil vous obtenez un écran proposant les différentes actions possibles. Création d'une nouvelle commande Indique si vous avez des précommandes nonencore finalisées Appeler une commande en saisissant son n Rechercher une commande selon différents critères Rechercher une commande déjà engagée selon différents critères Consulter les commandes liquidées Si vous cliquez sur la ligne recherche avancée, vous obtenez l'écran suivant qui vous propose plusieurs options de filtrage. Elles sont détaillées page suivante. 22/22

23 D'une part, vous pouvez sélectionner l'utilisateur, c'est à dire celui qui a saisi la commande Pour sélectionner la période de saisie Cocher les cases pour visualiser les commandes selon leur statut actuel Pour revenir sur la page d'accueil Pour rechercher une commande selon le fournisseur Pour rechercher une commande selon ses références Rechercher les commandes par types d'articles Rechercher les commandes selon l'ub, le CR ou le sous- CR émetteur Rechercher les commandes liées à un marché Rechercher les commandes liées à une action Faire une recherche sur une fourchette de montant Rechercher les commandes liées à un code analytique Remarques : Il suffit de taper une partie de nom pour faire une recherche, sans l'encadrer par des %. Plus les critères seront nombreux, plus la saisie sera longue mais plus la liste obtenue sera resserrée. Plus vous mettez de critères dans un nom, plus vous risquez d'écarter une réponse proche. 23/23

24 Exemple de liste filtrée : Nous avons ici 2 commandes soldées émises par un même utilisateur. Pour revenir à la page d'accueil Si vous sélectionnez une commande (en cliquant sur son numéro) vous obtenez l'écran de résumé suivant : Pour afficher les détails de la commande Cette page permet notamment de modifier ou d'imprimer la commande. Lorsque cette dernière n'a été que partiellement soldée lors de la liquidation, vous pouvez solder l'engagement. 24/24

25 10 Solder un engagement 1 : Dans la liste des commandes, cliquer sur le n de la commande 2 : Cliquer sur Détail commande 3 : Cliquer sur Solder Note : le bouton solder n'est accessible que s'il est inscrit en vert. 25/25

26 Un écran de contrôle valide l'action : La commande apparaît ensuite comme soldée : 26/26

27 11 Liquider une facture Pour liquider une facture, il faut la sélectionner dans la page d accueil de Carambole. Le mieux est de saisir le numéro de commande figurant sur le volet C du bon de commande. Attention : pour pouvoir liquider une immobilisation, la livraison doit avoir été constatée dans Corossol par la composante. Saisir le n de commande Nota : ce cadre n est accessible que si vous avez les droits pour liquider Lorsqu une commande est saisie dans ce cadre, vous arrivez directement dans la page de liquidation 1 : sélectionner le mode de paiement 2 : vérifier le RIB 27/27

28 3 : saisir les références et dates de la facture 4 : saisir la date de service fait 5 : saisir le montant hors taxes 6 : contrôler l imputation Vous pouvez ensuite enregistrer la liquidation en cliquant sur le bouton [enregistrer] Valider ensuite le message de vérification (ou retourner dans la liquidation en cliquant sur modifier). 28/28

29 12 - Consulter une facture Pour consulter une facture il est recommandé d utiliser la recherche avancée de la partie [facture] L écran suivant est très proche de la recherche avancée d une commande. Vous pouvez, notamment, utiliser le n de commande pour votre re cherche ou le fournisseur Cliquez ensuite sur rechercher 29/29

30 Pour modifier la recherche, cliquez sur [Modifier] Pour sélectionner une facture, cliquez sur son n ( en vert) Pour consulter la commande associée N de la facture Dates de facturation et de traitement RIB sur lequel a été payé la facture N du mandat Date du paiement 13 - Effectuer un ordre de reversement Pour effectuer un ordre de reversement, il faut aller sur l écran de la facture dans Carambole (Cf. partie précédente). Lorsque la facture a été payée, un [R] est affiché Pour afficher l écran de saisie de l ORV, cliquer sur ce [R]. 30/30

31 1. Saisir le motif de l OR 2. Saisir le montant HT et TTC à reverser 3. En cas de multi-imputation, ajuster les montants dans les différentes fenêtres 4. Validez 5. Confirmez la validation Après validation, l écran revient sur le bon de commande. L ordre de reversement est ensuite émis dans abricot comme les mandats (Cf. procédure de mandatement dans Abricot) 31/31

32 ABRICOT : les bordereaux Abricot est l outil de mandatement de Jefyco et plus généralement le gestionnaire des bordereaux. 1 Générer un bordereau de mandats Pour générer un bordereau de mandats Lorsqu on sélectionne «mandat de dépenses», la liste des liquidations disponibles s affiche dans le pavé suivant Il est possible de trier les mandats en cliquant sur un en-tête de colonne Il est possible de filtrer les mandats par composante ou par CR 32/32

33 Il suffit, ensuite, d alimenter un bordereau en sélectionnant les différentes factures liquidées et en les ajoutant en cliquant sur [+]. Lorsque tous les bordereaux ont été ajoutés, la liste est vide. Il faut ensuite cliquer sur l icône [Créer le bordereau] Plusieurs possibilités de regroupement sont offertes Ensuite, valider 33/33

34 Fenêtre de validation Cliquer sur "Imprimer" Exemple de mandat 34/34

35 Exemple de bordereau de mandats Bordereau journal 35/35

36 2 Faire des impressions Il est possible à tout moment de faire des impressions Rappel : Jefyco n'imprime que des originaux et ouvre toujours les documents dans un pdf. 36/36

37 Pour chaque composante, et pour chaque type de bordereau, la liste des pièces disponible est visible à l'écran. Si un bordereau est sélectionné, la liste des mandats apparaît dans le dernier cadre. 37/37

38 MARACUJA : la comptabilité Maracuja est l outil comptable de Jefyco. Il permet, en autre, d'apposer le visa comptable sur les pièces émises par l'ordonnateur et de prendre en charge les bordereaux. Dans ce cadre, il s'agit de l'étape suivant la confection des bordereaux dans Abricot. Page d'accueil de Maracuja : 38/38

39 1 Viser un bordereau 1 :Cliquer sur l'icône "Visa" Le menu visa s'affiche 2 :Cliquer sur l'icône "Visa dépenses" 1 :Cliquer sur l'icône "Visa" 3 :Sélectionner l'ub Le nombre de bordereaux à prendre en charge est mentionnée pour chaque UB 39/39

40 Lorsqu'une UB est sélectionnée, le détail des bordereaux s'affiche Type de bordereau Nombre de pièces Personne ayant saisi les commandes Pour poursuivre, cliquer sur l'icône suivant placée en pied de page. Le détail des pièces du bordereau apparaît dans la fenêtre suivante Indiquer la date de réception Pour viser ou non, cocher ou décocher la case "Viser" 40/40

41 Lorsqu'une pièce est rejetée, indiquer le motif du rejet dans ce cadre Pour viser, cliquer ensuite sur l'icône [Viser] placée en pied de page. Un message de validation s'affiche. Suivi d'un message de confirmation 41/41

42 2 Générer un paiement Cliquer sur l'icône [Paiement] Le menu paiement s'affiche Cliquer sur [Gestion des paiements] Cliquer sur [nouveau] 42/42

43 Sélectionner le mode de paiement Cliquer sur suivant Il est possible de différer un paiement Cliquer sur suivant 43/43

44 Pour effectuer une retenue Ajouter les mandats sur lesquels faire une retenue en les sélectionnant et en cliquant sur [+] Préciser le montant et la nature de la retenue Valider 44/44 Cliquer sur suivant Finalisation du paiement

45 Fenêtre de vérification Cliquer sur suivant Montant total Il est possible de regrouper les paiement par RIB Cliquer pour payer 45/45

46 Message de confirmation : Confirmation de la génération du fichier de paiement Nom du fichier 46/46

47 En cliquant sur [enregistrer], la fenêtre de création d'enregistrement s'ouvre. Elle est identique à celle de n'importe quel logiciel. Documents d'accompagnement : 47/47

48 Le paiement est maintenant affiché dans la liste de l'écran d'accueil 48/48