Webinaire de «formation de Secrétaire de Club» Questions et réponses

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1 Webinaire de «formation de Secrétaire de Club» Accès et inscription à MonLCI Q : Quand MonLCI sera-t-il accessible? R : MonLCI sera offert dans toutes les langues lors de la création du compte et de la formation le 15 juin Le site sera à la disposition des membres pour un usage officiel le 1er juillet Q : Comment accéder à la page de connexion MonLCI? R : À partir de la page principale de l'association ( cliquez sur «Envoyer des rapports» en haut dans la section droite de la page. Q : Mon nom d'utilisateur peut-il être mon adresse électronique ou mon numéro de membre? L'un ou l'autre est possible. Q : Le mot de passe expirera-t-il après une période de 60 ou 90 jours ou sera-t-il valable toute l'année? R : Le mot de passe est valable indéfiniment. Votre accès prendra fin au terme de votre mandat. Q : Puis-je modifier mon nom d'utilisation et mon mot de passe? R : Oui, vous pouvez modifier votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à tout moment. Lors de la saisie du nom d'utilisateur et du mot de passe, cocher la case indiquant que vous souhaiteriez modifier ces éléments. Q : L'adresse postale du Club peut-elle différer de l'adresse domiciliaire de l'officiel? Tous les officiels peuvent indiquer une adresse enregistrée dans les effectifs (en principe le domicile) et une adresse d'officiel. Q : Si nous avons des secrétaires associés, pourront-ils accéder au site? R : Non. Pour le moment, seuls les officiels de club ont accès à MonLCI. Q : Si certains secrétaires n'ont pas accès à un ordinateur, de quelle manière le club obtient-il l'accès permettant à une autre personne d'enregistrer leurs données? R : Votre gouverneur de district peut demander l'accès qui sera transmis à un Administrateur de district. On peut envoyer les demandes à mailto:mylci@lionsclubs.org. Q : Si j'occupe deux postes d'officiel, devrais-je avoir deux identifiants de connexion ou une seule connexion suffira pour toutes les données? R : Non, un seul identifiant de connexion ou un seul compte suffira pour accéder aux fonctions nécessaires permettant d'assumer les responsabilités liées à chaque rôle. 1 P a g e

2 Accès et inscription à MonLCI (suite) Q : Quelle «page d'accueil» me sera présentée si j'assume deux rôles (par exemple, secrétaire de club et président de région)? R : La page d'accueil correspondant à votre plus haut poste s'affichera. Cependant, en juillet, vous ne verrez que la page correspondant aux secrétaires de club. Les informations sur les officiels de région seront accessibles vers la fin de l'été. Q : Mon époux et moi-même partageons une seule adresse électronique pour les besoins de LCI. Devons-nous disposer d'adresses électroniques individuelles si nous occupons tous deux le poste d'officiel de club et d'officiel de district? Les adresses électroniques reliées à notre système doivent être individuelles de manière à pouvoir s'inscrire correctement et se servir de MonLCI. Q : Les membres du club, peuvent-ils accéder à MonLCI? R : Nous comptons permettre l'accès de MonLCI aux membres dans une version future. Nous ne connaissons pas encore la date de la sortie. Q : Les officiels actuels auront-ils accès à MonLCI? R : Seuls les officiels de et des années qui suivront auront accès à MonLCI. Le site RME restera à la disposition des officiels jusqu'au terme de leur mandat. Q : Supposons que je sois ancien officiel et reprenne mes fonctions, serais-je toujours en mesure de me connecter avec mon identifiant de connexion et mon mot de passe précédents? R : Si vous étiez officiel au cours de l'année ou après, vos codes d'accès seront toujours valides. Mais, si vous étiez officiel avant 2010, il vous faudra vous réinscrire. Q : Pendant combien de temps les anciens officiels ont-ils accès au site au terme de leur mandat? R : 30 jours Q : Je suis l'officiel qui se retire et le nouvel officiel a demandé de l'aide. Puis-je accéder au site même si je ne suis pas l'officiel actuel? R : Non. Vous devrez apporter votre aide avant la fin de votre sursis de 30 jours au sein du site RME. Q : Les officiels reprenant leurs fonctions pourront-ils créer un nom d'utilisateur puisqu'ils utilisent actuellement leur numéro de membre? Q : L'accès au secteur du secrétaire de MonLCI est-il possible à plus d'un officiel? R : Le président actuel a le même accès que le secrétaire actuel. L'accès n'est pas autorisé aux anciens officiels pour le moment. 2 P a g e

3 Accès et inscription à MonLCI (suite) Q : Le secrétaire est-il le seul officiel pouvant modifier l'information sur le site étant donné que tous les officiels de club auront accès à MonLCI? R : Les secrétaires et les présidents de club disposent du même accès en ligne et peuvent mettre à jour les données sur les effectifs, les œuvres sociales, les officiels de club et les réunions. Les trésoriers de club auront accès à la lecture de cette information et pourront effectuer des paiements en ligne. L'accès n'est pas autorisé aux anciens officiels pour le moment. Q : Si je suis présent pour remplir la fonction du secrétaire en l'absence de ce dernier et que les rapports doivent être remplis, comment puis-je, en tant que secrétaire suppléant, remplir les rapports sans être inscrit? R : Le président de club doit envoyer les rapports dans ce cas. Nous nous penchons actuellement sur un moyen de permettre un jour aux officiels de club de déléguer leurs tâches aux autres membres du club. Q : Les anciens gouverneurs de district auront-ils accès en lecture seulement à MonLCI? R : Le gouverneur de district pourra fournir 5 identifiants de connexion supplémentaires ou mots de passe à titre gracieux, lesquels peuvent être communiqués à l'ancien gouverneur de district. À l'avenir, nous espérons élargir l'accès à la page MonLCI/RME aux personnes jouant des rôles supplémentaires. Q : Les vice-gouverneurs de district auront-ils le même accès à cette information que les gouverneurs de district? R : Oui, mais les nouveaux sites MonLCI ne seront pas à la disposition des officiels de district et de district multiple avant le mois d'août. Au cours du mois de juillet, ils seront orientés vers le site RME. Pour l'équipe mondiale de l'effectif et les autres équipes cela est prévu pour le mois d'octobre. Q : Les secrétaires de cabinet de district auront-ils accès à la page MonLCI? R : Les secrétaires de cabinet de district auront accès à la page MonLCI en août. En attendant, ils se connecteront au site RME. Q : Les secrétaires de cabinet de district disposeront-ils des droits d'accès administrateur pour éviter aux gouverneurs de district d'avoir à s'inscrire? R : Votre gouverneur de district peut demander à ce que l'accès soit transmis à un Administrateur de district. Les demandes peuvent être envoyées à mylci@lionsclubs.org. Q : Quelle information les présidents de zone seront-ils en mesure d'afficher? R : En août, les présidents de zone pourront retrouver des données et afficher le solde débiteur de tous les clubs situés dans leur zone. 3 P a g e

4 Accès et inscription à MonLCI (suite) Q : Si on n'est pas secrétaire ou président, mais coordinateur de l'emf de district par exemple, qui dirige la formation des officiels, comment parvient-on à se familiariser avec le nouveau site ou à y mener des formations? R : Nous nous penchons sur le rôle de formateur de club que les officiels actuels peuvent affecter à d'autres à des fins de formation. Q : La zone de formation disposera-t-elle des données les plus récentes pour aider à la formation d'autres secrétaires? Q : Le site MonLCI comprend-il des branches de club? R : Cela viendra vers la fin de l'année. Q : Que se passe-t-il si à l'inscription, le système ne me reconnaît PAS? R : Il est possible que votre numéro d'identification de membre soit erroné ou que vous n'ayez pas été inscrit comme officiel. Dans les deux cas, vous pouvez vous renseigner auprès d'autres officiels de votre club ou communiquer avec le Centre d'assistance du LCI. Rapports mensuels d'effectifs et d'œuvres sociales du club Q : Y aura-t-il un bouton permettant d'envoyer les rapports par courriel au président de club, président de zone et gouverneur de district? Où les présidents du club devront-ils y accéder euxmêmes? R : Il n'existe pas de bouton permettant d'envoyer automatiquement le rapport par courriel. Il est possible de télécharger le rapport et de l'envoyer par courriel, en pièce jointe. Le président du club pourra également consulter les relevés. Q : Les dates limites pour envoyer les rapports sous forme papier et pour les effectuer en ligne changent-elles? Q : Les rapports RME précédents seront-ils transférés vers le nouveau site MonLCI? R : Certains rapports généraux resteront accessibles. En ce qui concerne les rapports mensuels sur l'effectif et les œuvres sociales, oui ; la base de données du site MonLCI sera la même que le site RME. Q : Si on a rempli un rapport mensuel d'effectif, est-il possible d'apporter des modifications avant la fin du mois? Est-il possible d'enregistrer un rapport mensuel d'effectif (RME) plus d'une fois par mois? 4 P a g e

5 Rapports mensuels d'effectifs et d'œuvres sociales du club (suite) Q : Peut-on modifier le mois du rapport? R : Non. Q : La mise à jour des dossiers du district multiple sur le site MonLCI s'effectuera-t-elle également sur les transferts? Cette information sera-t-elle présentée sur l'évaluation mensuelle de la santé du club du gouverneur du district? Toutes les informations transmises en ligne font partie des rapports apparentés, notamment le rapport d'évaluation de santé, si le cas s'y prête. Toutefois, votre district vous demandera peut-être de lui envoyer une copie de votre rapport. Consulter votre district pour connaître leurs conditions. Q : Les adresses électroniques enregistrées lors de la saisie des données mensuelles d'effectif seront-elles accessibles au Lions Clubs international, aux Lions d'un État ou aux districts Lions ou uniquement aux officiels de clubs locaux? R : Les données concernant un membre, comme les adresses électroniques, sont à la disposition des officiels de club et d'autres officiels au sein de la structure de district et de district multiple. Elles sont également à la disposition du siège social du LCI. Q : Le rapport mensuel est-il automatiquement envoyé au Lions Club International ou dois-je l'envoyer une fois par an? R : Si vous l'enregistrez en ligne, il n'est pas nécessaire de nous l'envoyer. Q : Est-il possible d'envoyer automatiquement un rapport mensuel aux officiels de district et présidents de région? R : Pas automatiquement, mais vous pourrez télécharger le rapport au format PDF et l'envoyer par courriel, en pièce-jointe. Les présidents de région et de zone auront également accès en lecture à vos renseignements sur le site MonLCI. Q : Si j'ai déjà envoyé mon PU101 pour l'année Lions , dois-je l'envoyer de nouveau? R : Non. Q : Faut-il rédiger un rapport des œuvres sociales du club chaque mois ou attendre la fin de l'année pour les transmettre toutes? R : Nous vous encourageons à enregistrer les renseignements sur les œuvres sociales aussitôt que possible après leur mise en œuvre. Toutefois, contrairement au RME, le rapport sur les œuvres sociales n'est pas obligatoire et on peut l'enregistrer à tout moment de l'année. 5 P a g e

6 Rapports mensuels d'effectifs et d'œuvres sociales du club (suite) Q : Peut-on transmettre l'information de l'an passé? R : L'enregistrement et la mise à jour des œuvres sociales s'effectuent jusqu'au 15 juillet pour l'année précédente. L'enregistrement et la mise à jour des informations sur l'effectif ne s'effectuent que pour le mois actuel et les deux mois précédents. On ne peut pas enregistrer les informations préalables à cette date. Q : Les présidents chargés des RP de district et de district multiple ont-ils accès aux rapports sur les œuvres sociales? R : Pas encore, mais nous l'envisagerons plus tard. Fonctions de l'établissement des rapports Q : Peut-on télécharger les rapports au format Excel? Q : Les rapports d'effectif auront-ils la souplesse supplémentaire pour la mise en forme du rapport à générer? Telles que les feuilles de présence A : Pas pour le moment. Nous l'envisagerons dans une version future. Q : Les catégories seront-elles modifiées dans le Rapport des œuvres sociales? R : Non, elles resteront comme elles le sont à l'heure actuelle. Q : Les secrétaires pourront-ils imprimer une liste de membres directement du site Mon LCI? Q : Comment imprimer des cartes de membres? R : Sélectionner «Cartes de membres» du menu Mon Lions Club. Fonctions Mon LCI Q : Comment transférer un membre? R : Dans un souci de clarification, par transfert, on entend l'ajout d'un membre à votre club ou son transfert de son club au vôtre. On appelle un membre qui quitte votre club un membre "radié" (la raison peut être "transfert en règle"). Pour transférer un membre, sélectionner Effectif du menu Mon Lions Club > cliquer Ajouter un membre> sélectionner Transférer un membre. Q : Comment traiter un membre qui effectue un transfert de son club actuel à un autre club? R : Radier le membre et sélectionner «transféré en règle» comme raison. Q : Comment réintégrer un membre précédemment radié? R : Pour réintégrer un membre, sélectionner Effectif du menu Mon Lions Club, cliquer Ajouter un membre, puis sélectionner Réintégrer un membre. 6 P a g e

7 Fonctions Mon LCI(suite) Q : Les données d'un membre doivent-elles être saisies en majuscule ou minuscule? R : Les deux sont autorisées. Q : La date de naissance des membres est-elle obligatoire? Où trouve-t-on la date de naissance d'un membre si elle ne figure pas dans le RME? R : Seule l'année de naissance du membre est obligatoire, et non pas la date de naissance complète. Il est faudrait prendre contacta avec le membre si vous ignorez son année de naissance. Q : Faut-il fournir le nom du parrain s'il s'agit d'un nouveau membre? Q : Peut-on rectifier un parrain erroné sur l'écran du membre? R : Non, la saisie des mises à jour du parrain reste la responsabilité du siège social. Q : Aurais-je la possibilité de modifier les données d'un membre dans MonLCI et de voir sa date d'entrée dans notre club? Q : Prévoit-on des mesures permettant aux membres de conserver dans MonLCI les postes qu'ils ont occupés ainsi que les récompenses qu'ils ont méritées? R : Nous envisageons d'afficher les données sur les récompenses d'un membre, mais elles ne seront pas publiées sur MonLCI cette année. Toutefois, le plus haut poste occupé par un membre sera affiché. Q : Comment les secrétaires accèdent-ils à une liste de membres parrainés de manière à pouvoir faire le suivi en ce qui concerne les clés de parrainage? R : Envoyer une demande par courriel à mailto:memberops@lionsclubs.org. Familles adhérentes Q : Qu'entend-on par famille adhérente? De quels avantages peut-on bénéficier en créant une famille adhérente? R : Une famille adhérente a pour but d'encourager les membres d'une famille à joindre les Lions. Les membres d'une famille peuvent bénéficier d'une réduction des cotisations. Veuillez contacter le Service des programmes pour effectifs et nouveaux clubs pour en savoir plus. Q : Peut-on créer une famille adhérente et y ajouter des membres à tout moment? R : Oui, toutefois, la date des transactions prendra effet à compter du jour du mois de la saisie des informations. 7 P a g e

8 Familles adhérentes (suite) Q : Combien de membres une famille adhérente peut-elle compter? R : Un maximum de 5 membres, y compris le Chef de famille, est autorisé dans la famille adhérente. Q : La création d'une famille adhérente changera-t-elle automatiquement le montant des cotisations liées aux membres d'une famille? R : Quand un membre d'une famille est ajouté à une famille adhérente, le montant des cotisations de cette personne est automatiquement ajusté. La remise prend effet à compter du mois pendant lequel le membre a été ajouté. Q : Nous avons dans notre club un couple marié. Faut-il lui créer une famille adhérente? R : Ce n'est pas obligatoire, mais ils doivent bénéficier d'une réduction de cotisations. Q : Si nous créons une famille adhérente, les membres ne recevront-ils qu'un seul magazine Lions? Q : Est-il plus facile d'ajouter de nouveaux membres d'une famille, puis créer ensuite une famille adhérente? R : Le site MonLCI demande à enregistrer les membres en premier. Q : Si on doit ajouter plusieurs membres à une famille adhérente, faut-il recommencer la procédure d'ajout pour chaque nouveau membre? R : Sélectionner d'abord le Chef de famille. Ensuite, cliquer sur «Créer une famille adhérente». Sur l'écran Famille adhérente, sélectionnez les membres de la famille un par un et répondez aux questions de vérification des documents. Ensuite, sélectionner le membre de famille suivant. Q : Lors d enlever un membre d'une famille adhérente, doit-on les retirer de la famille adhérente d'abord? R : Non. Il sera automatiquement retiré de la famille adhérente. Q : Que faire lorsque le Chef de famille change de club ou quitte le club? En quoi cette situation touche-t-elle le reste de la famille? R : Le départ ou la «radiation» du Chef de famille entraîne le retrait de la famille adhérente. 8 P a g e

9 Léo et branches de club Q : Des formations seront-elles proposées concernant les rôles des membres de club, surtout pour les Leos? Des Webinaires de formation sont prévus en septembre à l'intention des officiels de Leo club, des conseillers de Leo club et des secrétaires et présidents de Lions club (qui parrainent des Leo clubs). Q : Le conseiller de Leo club aura-t-il accès à MonLCI pour aider les étudiants à établir des rapports? Q : Les secrétaires de club enregistrent-ils les renseignements pour le rapport du Leo club ou estce la responsabilité du conseiller du Leo club de saisir ces renseignements? R : Les officiels du Leo club saisissent ces renseignements. Le secrétaire de club et le conseiller Leo pourront apporter leur aide. Q : Je suis secrétaire d'un Lions club dans une école d'optométrie. Suis-je le parrain de tous les nouveaux membres ou l'effectif estudiantin ne nécessite pas de parrains? R : On ne présume pas automatiquement que vous êtes le parrain des nouveaux membres bien qu'il vous soit possible de parrainer n'importe quel membre. Tous les nouveaux membres nécessitent un parrain. Le parrain est indiqué lorsque vous ajoutez un membre via MonLCI. Autre Q : Pourquoi sommes-nous limités à 20 minutes en ligne et déconnectés en plein milieu d'une tâche? R : Pour des raisons de sécurité, la séance se termine après une période d'inactivité de 20 minutes. Q : À chaque sauvegarde, l'horloge sera-t-elle remise à zéro de manière à nous accorder 20 minutes de plus? En fait, chaque bouton appuyé ou action effectuée réinitialise l'horloge. Q : Si votre session s'interrompt, votre travail sera-t-il automatiquement sauvegardé? R : Non, il ne sera pas sauvegardé. Q : Dans la section Mes officiels, pourra-t-on ajouter un envoi collectif ou chaque adresse électronique d'officiel devra-t-elle être séparée? R : Les adresses électroniques individuelles sont obligatoires pour protéger la confidentialité des données. 9 P a g e

10 Autre (suite) Q : Les paiements électroniques sont configurés depuis le site du RME, ces paramètres seront-ils transférés vers MonLCI? Q : Existe-t-il un moyen pour un site Web de club d'héberger les données sur un site Web dans une section «Réservée à nos membres»? R : Il faudrait utiliser le cyber-club. Q : Où trouver les œuvres sociales des autres clubs? R : Pour trouver les œuvres sociales qui ont été partagées par d'autres clubs, utiliser la fonction «Recherche» dans la section «Activités». Q : Où trouver des informations sur les œuvres sociales? R : Vous trouverez des informations sur les œuvres sociales ici, ainsi que sur la page FAQ. Q : Peut-on utiliser des tablettes et des ordiphones pour saisir les données? R : Le site n'a pas été testé dans ces environnements pour le moment. Q : Où se situe la formation supplémentaire de secrétaire sur le site Web? R : Le module de travail individuel de Secrétaire de club est accessible ici. Q : Le Manuel des officiels de club sera-t-il mis à jour pour l'année Lions ? Q : Quel est le numéro de téléphone du Centre d'assistance du site MonLCI? R : Vous pouvez communiquer avec le Centre d'assistance au Q : Existe-t-il un moyen de signaler une erreur? Vous pouvez envoyer des courriels à mailto:mylci@lionsclubs.org. 10 P a g e