Cahier des charges de consultation *****

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1 Le mardi 8 janvier 2013 Cahier des charges de consultation ***** Communication institutionnelle pour l'arpe Midi-Pyrénées Contacts Service Communication ARPE Midi-Pyrénées : Nathalie RAYNAL raynal.n@arpe-mip.com Tel : Régis EDART edart.r@arpe-mip.com Tel :

2 ARPE Midi-Pyrénées L'agence régionale du développement durable Opérateur développement durable de la Région Midi-Pyrénées 20 ans après sa création, l ARPE Midi-Pyrénées, est devenue l'agence régionale du développement durable en mai Opérateur de la Région Midi-Pyrénées, elle a décidé de repenser ses moyens d'actions en élargissant ses modes de réflexion et d'accompagnement au delà de la question purement environnementale. Un nouvel engagement auprès de ses parties prenantes vers une approche plus globale pour développer des démarches de développement durable, garantissant plus d'équité sociale tout en préservant les ressources du territoire. Plateforme régionale d'échanges et de ressources, la nouvelle ambition de l'arpe est de généraliser la diffusion de solutions de développement durable auprès des acteurs institutionnels et socio-économiques des territoires, mais également de déployer une information opérationnelle auprès de leurs habitants. L'ARPE Midi-Pyrénées alimente et accompagne les politiques régionales auprès des acteurs locaux, en articulation avec les directions concernées, notamment le pôle développement durable, et les autres opérateurs régionaux (MPE, MPI, ARDESI, COGEMIP, CRT ). Les champs d'intervention opérationnels L'observation : bilans annuels, indicateurs régionaux, études spécifiques. Avec l'observatoire régional de l énergie et des gaz à effet de serre (OREMIP), la Mission régionale d observation sur l eau, l'observatoire régional de la Biodiversité et l'observatoire régional du développement durable (en cours de construction), et le tout nouvel Observatoire régional du développement durable. L'information aux acteurs et aux habitants des territoires Avec les petits-déjeuners/débats, les expositions itinérantes, les actualités diffusées via les sites internet de l'arpe et du Réseau des villes et territoires durables, le Prix Henri Vernhes associé aux Trophées du développement durable, les interventions ou participations à des manifestations : colloques, séminaires, conférences. L'appui technique : méthodologie, cahier des charges, aide à la recherche de prestataires, de financements adaptés. Avec l'accompagnement de démarches territoriales : Agendas 21 des collectivités et des lycées, Plans climat territoriaux, SCot, PLU, chartes de Parcs naturels. Avec l'intégration du développement durable aux politiques régionales sectorielles : énergie, eau, biodiversité, transports, tourisme, aménagement/urbanisme, construction/rénovation, jardins partagés, solidarité, culture, achats. L'application de processus de performance à l'organisation Avec, en interne, l'expérience d'une certification ISO depuis plus de 10 ans et l'intégration de la nouvelle norme RSE ISO depuis Avec l'accompagnement en amont d'acteurs, filières et de territoires qui visent une marque de reconnaissance pour leur démarche qualité (reconnaissance agenda 21, éco-quartier, normes ISO 14001, 26000, ou EMAS, labels de performance énergétique...). ARPE Midi-Pyrénées L'agence régionale du développement durable 14, rue de Tivoli Toulouse Cedex 7 France Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) E.Mail : arpe@arpe-mip.com Web : Page 2 sur 7

3 Une politique d'achat et de production responsable Dans le cadre de sa stratégie de développement durable, l'arpe Midi-Pyrénées, l'agence régionale du développement durable, certifiée ISO depuis 2001, est désormais en cours d'évaluation ISO depuis 2012, et intègre à l'ensemble des ses cahiers des charges des critères éco-socio-responsables. Dans le cadre de la production d'une édition, les principaux points de vigilance à prendre en compte pour les prestataires sont les suivants : un mode de production respectueux de l environnement * l utilisation de matériaux recyclés et/ou recyclables ** le choix de solutions et de procédés favorisant la responsabilité sociale (clause sociale) la livraison des documents dans un emballage minimal*** * L ARPE Midi-Pyrénées est associée au suivi de la démarche Imprim vert depuis son origine. Imprim vert est une marque déposée à l initiative du Syndicat Interprofessionnel des Imprimeurs : un partenariat entre l ADEME, le Conseil régional Midi- Pyrénées et chaque Chambre consulaire. Elle est attribuée aux imprimeurs attestant de bonnes pratiques environnementales prenant en compte la pollution de l eau, de l air, le bruit et les déchets. Pour identifier les imprimeurs labellisés en Midi-Pyrénées : ** L'utilisation notamment de papiers labellisés : PEFC Le PEFC, le "programme d agrégation de certificats forestiers" (Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes), a été fondé à l initiative de propriétaires forestiers de divers pays européens. Le PEFC fixe des règles dont le respect est contrôlé sur place par des audits indépendants. Les critères visent à garantir un équilibre entre les trois fonctions de la forêt (sociale, écologique et économique). FSC FSC est une organisation internationale et indépendante, sans but lucratif, au sein de laquelle sont réunis tous les acteurs de la gestion durable des forêts. FSC a créé une série de critères pour la gestion durable, ainsi qu un système de certification. L ensemble de la chaîne est vérifiée, de la forêt jusqu au produit final. Le papier fabriqué entièrement ou partiellement à partir de bois en provenance d une forêt durable et dont l origine peut être prouvée, peut porter le label FSC. ***Le principe de l'impact environnemental et social minimal La livraison des supports à l'arpe Midi-Pyrénées doit faire l'objet d'une réflexion par le prestataire visant à réduire au maximum l'impact environnemental : de l'emballage des produits (pas de film plastique sur les éditions par exemple) tout en garantissant une qualité de protection et de stockage attendue, à l'utilisation de modes de transport les plus responsables possibles selon les circonstances. Page 3 sur 7

4 Conception et production de supports de communication institutionnelle Contexte A l occasion de ses 20 ans, l'arpe Midi-Pyrénées a adopté un nouveau projet d agence. Organisme associé de la Région Midi-Pyrénées, elle est devenue l agence régionale du développement durable en lieu et place de l Agence Régionale Pour l Environnement. Ce profond changement, à la fois interne et externe, traduit une volonté d élargir son champ d actions, de redéfinir ses cibles et de remplir de nouvelles missions. L'accent est désormais mis sur : - le développement de l approche territoriale aux différentes échelles de territoire (communes, communautés de communes, SCoT, parcs naturels régionaux, départements, région...) - l'échange initié avec l'ensemble des parties prenantes de l'agence (démarche ISO 26000, gouvernance de l'observatoire régional du développement durable..) Objectifs de la communication 1 - Notoriété > Asseoir le positionnement de l ARPE Midi-Pyrénées, l'agence régionale du développement durable > Clarifier les missions de l'agence auprès des cibles identifiées > Etre reconnue en tant que structure référente régionale dans les domaines de l observation, l information et l accompagnement au développement durable en Midi-Pyrénées 2- Image > Elargir sa légitimité sur tous les champs du développement durable en Midi-Pyrénées > Promouvoir ses valeurs fondatrices d intérêt général, d innovation, de travail concerté et partenarial > Renvoyer une image plus "moderne", en lien avec les mutations en cours dans les métiers de l'information : ton, utilisation plus systématique des nouveaux supports de communication, web Cibles 1 - Cibles principales - Les territoires (collectivités et acteurs socioprofessionnels) - Les élus et les services des collectivités territoriales de Midi-Pyrénées, les territoires de planification et de projets (SCoT ), les parcs naturels régionaux, les intercommunalités 2 - Cibles secondaires - Les réseaux socio-économiques locaux ou régionaux : les réseaux professionnels, les interprofessions, les clubs et associations professionnelles - Les habitants des territoires par l intermédiaire des collectivités Page 4 sur 7

5 La signature L'ARPE Midi-Pyrénées, l'agence régionale du développement durable Supports de communication envisagés Le site web de l'arpe est actuellement en cours de refonte. Passant d'un site "vitrine" à un site de "services", il mettra l'accent sur le nouveau positionnement de l'agence (missions, projets en cours, centre de ressources, fils d'information...) et sera publié courant janvier Sont donc envisagés la réalisation des supports suivants : Lot 1 : EDITIONS : - plaquette institutionnelle (8 pages format à proposer) - rapport de développement durable / rapport d'activités (16 pages A4 portrait) - un baromètre annuel du développement durable proposé par le nouvel observatoire du développement durable lancé en décembre 2012 (16 pages- format à proposer) Les éditions devront être traitées sous deux formats : Pour le print : fichier PDF haute-définition avec traits de coupe et repères. Pour le web : fichier PDF téléchargeable + flipbook avec insertion de liens hypertexte, d animations réalisées en Gif animé ou en HTML5, et de vidéos Lot 2 : AUTRES SUPPORTS : - panneaux autoportants en particulier : Kakemono format 85 * 180 cm (outdoor) et 85 * 215 cm (indoor) Stand parapluie 225 * 250 cm - bannières web institutionnelles en particulier dans les formats imposés suivants : 728 x 90 px ; 673 * 108 px ; 250 * 250 px / réalisés en html5 (pas de Flash) - support web interne (template de lettre d'information ou autre support d'information interne proposé) Un accompagnement auprès de la presse régionale et spécialisée est également attendu : Lot 3 : RP - Réalisation d'un dossier de presse présentant l'agence, dans un format facilement actualisable - Aide à la rédaction de communiqués de presse - Gestion des relations presse sur les différents événements organisés par l'agence durant l'année 2013 : 7 petits-déjeuners/débats - 2 à 3 colloques régionaux par an Les Trophées du Développement durable - Opération Tour de France - 10 ans de l'oremip notamment. Objectifs de la consultation > Pistes créatives de mises en pages : maquette de la plaquette et déclinaisons envisagées aux autres supports > Devis détaillés : honoraires, conception, re-writting ou propositions d'accroches, exécution, production (hors impression) Documents fournis par nos soins La charte graphique de l'agence (2012). Et lorsque l'agence de communication sera retenue : une base de textes à retravailler (accroches) pour chaque support à décliner, et certains visuels. Page 5 sur 7

6 Cession des droits L ensemble des droits sur les visuels, photographies, illustrations, animations, films vidéos créés par le prestataire retenu devront être cédés à l ARPE Midi-Pyrénées pour tous supports et pour une durée indéterminée. Après validation définitive du document terminé, les éléments techniques : documents Xpress, Indesign, Photoshop (calques compris), Illustrator, PDF Haute-Résolution, vidéo et animations en mode natif devront être remis à l ARPE Midi-Pyrénées sur CD-ROM ou DVD. Les documents Xpress devront, si possible, être «traduits» au format Indesign. Conditions de la consultation L ARPE Midi-Pyrénées, de par ses statuts, n a pas d obligation à lancer d appel d offre public officiel mais doit justifier d une mise en concurrence systématique pour toutes prestations extérieures. La présente consultation est publiée sur le site Internet de l ARPE Midi-Pyrénées : Rubrique : Consultations et marchés Remise des offres : éléments attendus Le dossier sera rédigé en langue française ainsi que les documents de présentation associés. L unité monétaire utilisée sera l euro. Il comportera : 1. Propositions graphiques sur la base des contenus provisoires qui vous sont remis à l appui de ce cahier des charges 2. Des devis détaillés poste par poste pour chacun des supports concernés Il sera complété d un point de vue administratif par les documents suivants : lettre de candidature mentionnant le nom ou la dénomination sociale, l adresse complète et le numéro d immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou la référence de l agrément délivré par l autorité compétente ; attestation d assurance pour les risques professionnels ; en cas de redressement judiciaire, copie du jugement autorisant la poursuite d activité ; attestations et certificats délivrés par les administrations et les organismes compétents prouvant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ou documents équivalents en cas de candidats étrangers ; un extrait de l inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou KBis) ou une carte d identification justifiant de l inscription au répertoire des métiers ou un récépissé du dépôt de déclaration auprès d un centre de formalités des entreprises pour les personnes physiques ou morales en cours d inscription ; pièces prévus par l article D et D du code du travail, si le candidat est établi ou domicilié à l étranger ; une déclaration sur l honneur selon le modèle en annexe 1. Les critères de sélection Qualité et cohérence graphique de la proposition : 40 % Prix : 30 % Respect des contraintes d éco-conception : 20 % Références et expérience : 10 % Page 6 sur 7

7 Les délais et planning La remise des dossiers est attendue pour le 29 janvier 2013 à 16h au plus tard. Par : - courriel avec accusé de réception à : edart.r@arpe-mip.com avec, dans l objet, la mention : «Réponse à la consultation Communication institutionnelle pour l'arpe Midi-Pyrénées» Et - par courrier sous pli cacheté ou par remise contre récépissé à l adresse suivante : ARPE Midi-Pyrénées A l'attention de Régis EDART «Réponse à la consultation Communication institutionnelle pour l'arpe Midi-Pyrénées» 14 rue de Tivoli TOULOUSE cedex 7 Les productions sont à prévoir courant février/mars 2013 pour la majorité des supports. A définir précisément pour chacun d'eux. Page 7 sur 7