CONVENTION DE COLLABORATION POUR L AUDIT DU «GUIDE DE BONNES PRATIQUES DE LA FABRICATION D ALIMENTS COMPOSES POUR ANIMAUX»

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1 Convention Oqualim / version 1 CONVENTION DE COLLABORATION POUR L AUDIT DU «GUIDE DE BONNES PRATIQUES DE LA FABRICATION D ALIMENTS COMPOSES POUR ANIMAUX» Entre les soussignés : OQUALIM (association loi 1901 créée dans le but d élaborer, de mettre en place et de coordonner toute démarche visant à l amélioration de la sécurité et de la qualité des aliments pour animaux). dont le siège est : 41 Bis, Bd Latour Maubourg PARIS représenté par : Adolphe THOMAS et, agissant à l effet de la présente convention d une part, l organisme :... accrédité par :... dont le siège social est :... représenté par :... désigné ci-après le COCONTRACTANT d autre part, il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1 : Objet de la convention La présente convention a pour objet de définir les obligations réciproques des parties dans le cadre de l audit par le COCONTRACTANT du respect du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» par des entreprises de fabrication d aliments pour animaux (ci-après désignées fabricants). Elle prévaut à tout autre document cité ou non, exceptées les dispositions du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» lui-même dont les définitions s appliquent à la présente convention. Elle annule et remplace toute convention antérieure ayant un objet identique ou similaire.

2 Article 2 : Obligations d OQUALIM OQUALIM s engage à : Porter à la connaissance du COCONTRACTANT toute modification du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux». Assurer la gestion du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux», tenir à jour sur le site «oqualim.fr» la liste des fabricants certifiés conformes au «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» ainsi que les échéances de certification. Communiquer au COCONTRACTANT tout document, toute information nécessaires à l audit du respect du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux». Communiquer aux fabricants la liste des COCONTRACTANTS référencés. Article 3 : Obligations du COCONTRACTANT Le COCONTRACTANT s engage à : S organiser afin de respecter les échéances de certification de chaque fabricant. Contractualiser sa mission d audit avec chacun des fabricants à auditer. Assurer les audits des fabricants, uniquement par les auditeurs formés et qualifiés à cet effet par OQUALIM, dont la liste est mentionnée en annexe 1. (Pour des raisons d indépendance et d impartialité, un même auditeur ne peut pas auditer plus de 3 (trois) années consécutives un même site industriel). Utiliser un questionnaire d identification préalable à la commande et à la réalisation de chaque mission d audit comprenant les rubriques présentées en annexe 2. Respecter les règles relatives à la reconnaissance par tierce partie de l application du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux»» jointes en annexe 3 de la présente convention et comprenant notamment les durées minimales d audit. Signaler rapidement à OQUALIM toute difficulté ou litige rencontré lors de sa mission. Le cas échéant, assurer le suivi des actions correctives décidées. En cas de reprise du dossier après un organisme certificateur confrère, demander le rapport d audit précédent afin de suivre les éventuels écarts. Dans la situation inverse, transmettre le rapport d audit à l organisme certificateur confrère. Faire preuve de professionnalisme, d indépendance et d objectivité dans l exercice de ses missions, en particulier ne pas entretenir de liens commerciaux avec le fabricant audité pour un autre objet que l évaluation par tierce partie. Répondre dans les délais à l enquête statistique annuelle réalisée par OQUALIM. Ne pas utiliser le nom d OQUALIM, ni celui du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» ou son contenu pour un autre usage que l audit tierce partie, objet de la présente convention. Agir de façon à préserver l image positive des fabricants, d OQUALIM et du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux». Communiquer à OQUALIM avant le 20 de chaque mois la planification prévisionnelle des audits des fabricants à réaliser les mois suivants. Transmettre systématiquement à OQUALIM, dès la délivrance, une copie du certificat délivré à un fabricant. 2 / 5

3 S acquitter financièrement auprès d OQUALIM d une participation financière par certificat délivré permettant la gestion du site «oqualim.fr». Pour les certificats délivrés jusqu au 31/12/10, cette participation financière est fixée à 100,00 (cent) euros. Un avenant à la présente convention précisera la cotisation due ultérieurement au 31/12/10. Article 4 : Processus d audit et de certification Le processus de certification respecte les règles relatives à la reconnaissance par tierce partie de l application du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux»» jointes en annexe 3 de la présente convention. L audit est réalisé en cohérence avec la trame d audit présentée à l auditeur du COCONTRACTANT lors de sa formation qualifiante, ainsi qu avec les décisions et positions techniques du comité de pilotage en vigueur au moment de l audit. Le certificat est délivré conformément au modèle joint en annexe 4. Ce certificat est valable au maximum 12 mois après sa date de délivrance. Toute prolongation de ce délai ne peut être qu exceptionnelle, est soumise à l information et à l accord préalables d OQUALIM et doit être justifiée. Etant précisé, en tant que de besoin, que le certificat délivré selon la procédure ici exposée, constate la conformité au «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» au moment de son établissement, mais aussi bien pendant toute la durée de validité cidessus, y compris les prolongations éventuelles. Pendant toute sa durée de validité, le certificat ne peut être cédé à un tiers, ou faire l objet d un transfert par suite de modifications juridiques affectant le titulaire, telles que fusion, apport d actif, transmission universelle du patrimoine etc, sans l accord préalable écrit d OQUALIM qui se réservent le droit d accepter ou de refuser la transmission du certificat selon l analyse qui sera faite du dossier. Le COCONTRACTANT signalera tout évènement de la nature de ceux évoqués ci-dessus et donnera à OQUALIM tous éléments en sa possession. Article 5 : Confidentialité Le COCONTRACTANT prend toutes les mesures pour maintenir la confidentialité des informations dont il a pu avoir connaissance à l occasion de l exécution du contrat et s interdit de les communiquer, sous quelque forme que ce soit, à des tiers ou à des personnes autres que celles qu il emploie et nécessaires pour l audit, objet du contrat. Dans l éventualité de l arrêt des relations entre OQUALIM et le COCONTRACTANT, ce dernier s engage à retourner à OQUALIM les documents reçus à l occasion de l exécution du contrat, ainsi que toutes les copies de ces documents. La confidentialité des informations reçues par le COCONTRACTANT de la part d OQUALIM ou du fabricant chez lequel l audit est réalisé, demeure effective pendant une période de 2 (deux) ans après la fin du contrat, sauf durée conventionnelle plus longue qui serait exigée par l une des parties. La confidentialité ne s applique pas aux informations : Dont le COCONTRACTANT apporte la preuve qu elles lui étaient connues avant leur communication par OQUALIM ou par le fabricant audité. Aux informations qui après leur communication par OQUALIM ou par le fabricant évalué sont portées à la connaissance du public, sauf par faute du COCONTRACTANT. 3 / 5

4 Aux informations qui sont à la disposition du public au moment de leur communication par OQUALIM ou par le fabricant audité. Aux informations communiquées au COCONTRACTANT par un tiers les détenant légalement et autorisé à les diffuser. Le présent accord interdit au COCONTRACTANT de développer des contacts et accords dont l objet est similaire ou identique, avec d autres parties qu OQUALIM. Article 6 : Conditions tarifaires La contractualisation de chaque mission d audit se fait directement entre le fabricant à auditer et le COCONTRACTANT. Le prix dû au COCONTRACTANT par le fabricant, suite à la mission d audit, est défini en annexe 5 pour la période allant jusqu au 31/12/10 (en cohérence avec les exigences de l annexe 3). Ultérieurement au 31/12/10, le COCONTRACTANT s engage à transmettre pour information à OQUALIM les éventuelles modifications apportées à ce tarif. Article 7 : Durée du contrat Renouvellement Le présent contrat entre en vigueur à partir de sa signature par les deux parties. Il est conclu pour une première période allant jusqu au 31/12/10. Il est ensuite renouvelable par tacite reconduction par période successive de 12 mois. Le présent contrat peut être dénoncé moyennant le respect d un préavis de 8 semaines avant le terme d échéance, par envoi d une lettre recommandée avec accusé de réception. Article 8 : Résiliation Si l une des parties manque à ses obligations, elle peut être mise en demeure par l autre partie d exécuter ses obligations dans un délai d un mois à partir de la lettre de mise en demeure. Dans le cas où la mise en demeure resterait sans effet, son auteur aura la faculté de résilier le présent contrat et ce, à tout moment par lettre recommandée avec accusé de réception. Article 9 : Résiliation pour défaut de diligence En cas d insuffisance notoire ou réitérée aux obligations du COCONTRACTANT, OQUALIM pourra si bon lui semble et sans avoir à en justifier plus amplement, résilier à tout moment le présent contrat sans indemnité ni préavis, par lettre recommandée avec accusé de réception. 4 / 5

5 Article 10 : Attribution de juridiction Les parties s efforcent de régler à l amiable tous les différends qui pourraient survenir relatifs à l interprétation ou à l exécution de la présente convention. Au cas où elles n y parviendraient pas, les parties porteront leurs différends devant la Juridiction compétente de Paris. Fait à Paris, Le Pour le COCONTRACTANT Pour OQUALIM Le président, Adolphe THOMAS 5 / 5

6 Convention Oqualim / version 1 ANNEXE 1 LISTE DES AUDITEURS QUALIFIES pour l évaluation par tierce partie de l application du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» Organisme Certificateur : «SieOC» NOM, prénom des auditeurs qualifiés : - «Prénom» «Nom»«Enregistrement suivant» - «Prénom» «Nom»«Enregistrement suivant» - «Prénom» «Nom»«Enregistrement suivant» - «Prénom» «Nom»«Enregistrement suivant» - «Prénom» «Nom» «Enregistrement suivant» - «Prénom» «Nom» «Enregistrement suivant» - «Prénom» «Nom» «Enregistrement suivant» - «Prénom» «Nom» «Enregistrement suivant» - «Prénom» «Nom» «Enregistrement suivant» 0 / 1

7 Convention Oqualim / version 1 1. Identification de l entreprise à auditer ANNEXE 2 Trame minimale de questionnaire entreprise préalable à une démarche de contrôle tierce-partie du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» Raison sociale : Statut juridique : Union/ Groupe : Code APE : Adresse : N SIRET : Code postal : Adresse de facturation si différente : Ville : Pays : Contact : Nom : Fonction : Téléphone : Nombre de sites de production concernés 2. Activités du site de production (à compléter pour chaque site à auditer) Site concerné : Commentaires Fabrication d aliments contentant des additifs coccidiostatiques et/ou Oui Non histominostatiques Fabrication d aliments médicamenteux Oui Non Productions animales concernées par les aliments fabriqués Production * Mono Multi Préciser les productions concernées* Nombre de lignes de fabrication ** Présence d une ligne avec finalité microbiologique Fabrication sur le même site d aliments pour filières classiques et filières(s) bio Oui Non Oui Non Utilisation de protéines animales Oui Non Si oui, préciser lesquelles : Centralisation d au moins 2 fonctions sur les 3 suivantes : achats, formulation, qualité Oui Non Si oui, préciser lesquelles : * Dans ce tableau, le terme production s entend selon le découpage suivant : -poulet/poulette -canard -pintade -bovin/ovin/caprin -lapin - bio dédié -poule pondeuse -dinde -porc/truie/porcelet -poisson/crustacé -équin ** On entend par ligne de fabrication la succession individualisée des 3 postes suivants : poste d ajouts manuels («verse-sacs») / mélange / agglomération. 3. Autres précisions / commentaires à apporter : Je certifie que les informations données ci-dessus sont sincères et véridiques. Pour l entreprise, A, le 0 / 1

8 Convention Oqualim / version 1 ANNEXE 3 Règles relatives à la reconnaissance par tierce partie de l application du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» 1) Objectifs et enjeux de la reconnaissance tierce partie Le «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux», d application volontaire, a été conçu par et pour les professionnels français de la Nutrition Animale avec le concours d autres parties concernées (partenaires amont et aval de la filière, agents de contrôle officiel). Il a pour objectifs : de permettre la maîtrise des risques tant chimiques, biologiques que physiques liés à l activité Nutrition Animale, de témoigner, par sa mise en application, de l engagement et de la volonté des professionnels de la Nutrition Animale d assurer la loyauté (conformité réglementaire et contractuelle), la traçabilité et la sécurité sanitaire de leurs aliments, d harmoniser les pratiques professionnelles dans le but de mieux répondre aux attentes des consommateurs, notamment en matière d information, de constituer un cadre pour répondre aux exigences spécifiées ou au cahier des charges d un client. La reconnaissance de l application du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» par tierce partie doit permettre : Une vérification objective du respect du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» chez les fabricants. De rationaliser les contrôles (notamment vis-à-vis des signes officiels de qualité et d origine ainsi que des CCP) à travers un système basé sur la confiance et les compétences des différents acteurs. D accroître la «crédibilité» du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» et lui donner à terme une aptitude à la certification officielle sous accréditation COFRAC. 2) Comité de pilotage et Comité de suivi Un comité de pilotage du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» («comité de pilotage GBPAC») comprenant des représentants des syndicats Coop de France N.A. et SNIA, des professionnels de l alimentation animale a été constitué. Il a pour rôle la gestion et le suivi du référentiel et de toutes ses modalités de reconnaissance. Le «comité de pilotage GBPAC» est l interlocuteur privilégié de toutes les parties et peut être consulté pour avis. Un comité de suivi du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» a aussi été défini. Il est composé du comité de pilotage et de représentants des filières animales. Il est chargé d assurer le suivi du référencement des usines selon le GBP AC et d élaborer toute proposition d amélioration de fonctionnement de la section référencement des usines GBP AC au Conseil d administration d OQUALIM.

9 3) Référencement des organismes certificateurs et qualification des auditeurs 3.1 Référencement des Organismes Certificateurs (O.C.) Tout Organisme Certificateur fonctionnant sous accréditation et reconnu comme tel peut souhaiter qualifier des auditeurs dans le cadre de la reconnaissance par tierce partie du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux». 3.2 Qualification des auditeurs Qualification initiale Les auditeurs sont qualifiés par le «comité de pilotage GBPAC». La qualification initiale est obtenue aux conditions suivantes : Participation à la formation qualifiante définie par le «comité de pilotage GBPAC». Réussite à l examen de qualification. Le test de qualification d une durée de 3h00 comporte plusieurs parties (connaissances techniques, connaissances réglementaires et cas d audit). Le candidat, pour être qualifié, doit obtenir la note minimale de 10/20 à chacune des parties et la note minimale de 12/20 en moyenne sur l examen. Le tableau ci-après résume les pré requis et critères de qualifications des auditeurs : Pré requis généraux : Critères Exigences Exigence Init iale Être salarié d un organisme certificateur accrédité ou lié par un contrat avec un organisme certificateur accrédité Pré-requis Connaissances générales Connaissance des filières agro alimentaire et nutrition animale et Expérienc e en HACCP et Formation initia le et expérience en management de la qualité 1ère lecture du G.B.P. Formation sur le management de la qualité (au minimum 5 jours) ou 2 ans d expérience professionnelle en management de la qualité ou Au minimum 15 jours d audit réalisés sur des référentiels de management de la qualité en I.A.A. 2 / 8

10 Compétences spécifiques : Critères de qualification Formation spécifique Qualification «Auditeur Spécialisé en Nutrition Animale selon le Guide de Bonnes Pratiques de la fabrication d aliments composés pour animaux» Durée : 3 jours Réussite au test de qualification Durée : 0,5 jour Une attestation de qualification est délivrée par le «comité de pilotage GBPAC» à tout auditeur ayant satisfait aux conditions ci-dessus. Cette attestation est nominative et liée à l organisme certificateur. L organisme certificateur peut mettre à disposition un auditeur qualifié pour le compte d un organisme certificateur confrère après information et accord formels du «comité de pilotage GBPAC» (un auditeur ne peut travailler que pour 2 (deux) organismes certificateurs maximum) Maintien de la qualification Le maintien de la qualification se fait aux conditions minimales suivantes : Justification de la réalisation satisfaisante (évaluation par le «comité de pilotage GBPAC» si nécessaire) d au moins 2 audits pour chaque auditeur au cours des 12 derniers mois. Participation et réussite de chaque auditeur aux éventuelles sessions de requalification décidées par le «comité de pilotage GBPAC». Participation obligatoire à la réunion annuelle d au moins un représentant de l organisme certificateur. 3.3 Dispositions contractuelles Avant de réaliser des audits sur le «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux», l Organisme Certificateur doit avoir signé une convention de partenariat avec OQUALIM dans le cadre de laquelle il s engage à respecter l ensemble des exigences relatives au processus de certification. 4) Méthodologie d audit Le présent paragraphe stipule les dispositions spécifiques à respecter lors des audits du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux». 4.1 Choix de l Organisme Certificateur et préparation de l audit Préalablement à la réalisation d un audit, le fabricant audité doit contractualiser la prestation avec un organisme certificateur référencé par OQUALIM. Le contrat doit stipuler le champ et le périmètre de l audit, ainsi que la durée de l audit. L entreprise auditée doit pour cela transmettre au préalable les renseignements nécessaires à la formalisation de l offre par l Organisme Certificateur (Cf. annexe 2 de la convention). 3 / 8

11 Après contractualisation, l auditeur qualifié désigné par l Organisme Certificateur prépare l audit à partir des documents transmis par le fabricant (y compris étude HACCP). Il établit un plan d audit qui doit être transmis au fabricant au moins 2 semaines avant l audit. 4.2 Types d audits Audit initial : il s agit du premier audit d un fabricant selon le «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux». Au cours de cet audit, toutes les exigences et recommandations doivent être évaluées par l auditeur. Audit de renouvellement : il s agit des audits réalisés après un audit initial ayant conduit à la certification. Lors de ces audits, toutes les exigences et recommandations doivent être à nouveau évaluées. Une attention particulière est apportée aux écarts non levés lors de l audit précédent. Audit complémentaire : un audit complémentaire est requis lorsque le pourcentage de conformité aux exigences du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» lors d un audit initial ou de renouvellement est supérieur ou égal à 75% mais que des non conformités (relatives aux exigences spécifiques notamment) nécessitent une vérification sur site pour être levées. Lors de cet audit complémentaire, l auditeur réévalue alors toutes les exigences statuées non conformes à l audit précédent. 4.3 Périmètre d audit Le périmètre d audit concerne un site industriel de production d aliments composés pour animaux pour l ensemble de ses activités (toutes espèces, toutes présentations et tous conditionnements) à l exclusion des aliments pour animaux familiers et des aliments liquides. Pour les fabricants multi-sites comprenant des activités centralisées (ex : processus achats, formulation,...), chaque site doit posséder son propre certificat et avoir été audité en tant que tel. Le cas échéant, les fonctions centralisées sont auditées une fois pour l ensemble des sites et leur notation est consolidée au niveau de chaque site. Ces fonctions centralisées ne peuvent pas faire à elles seules l objet de la délivrance d un certificat et doivent avoir été auditées au maximum 6 (six) mois avant et 1 (un) mois après le site de production titulaire du certificat. 4 / 8

12 4.4 Durée et structure d un audit La durée d audit, évaluée par l Organisme Certificateur à partir des renseignements fournis par le fabricant, doit respecter les exigences ci-après (les modalités de calcul s appliquent à chaque site de production) : - BASE 1,5 j/site - Présence d additifs coccidiostatiques, histomonostatiques et/ou fabrication d aliments médicamenteux. + 0,25 j - Site «mono production» (a). - 0,25 j - Plus de 2 lignes de fabrication (b) ou présence d une ligne avec finalité microbiologique.. - Fabrication sur le même site d aliments pour filières classiques et filières(s) bio ou utilisation de protéines animales.. - Centralisation d au moins 2 fonctions sur les 3 suivantes : achats, formulation, qualité (c).. TOTAL + 0,25 j + 0,25 j - 0,25 j (a) Dans cette grille, le terme «mono production» s entend selon le découpage suivant: - poulet/poulette - canard - pintade - bovin/ovin/caprin - lapin - bio dédié - poule pondeuse - dinde - porc/truie/porcelet - poisson/crustacé - équin (b) On entend par ligne de fabrication la succession individualisée des 3 postes suivants : poste d ajouts manuels («verse-sacs»)/mélange/agglomération. (c) La somme des décotes est à affecter à l audit des fonctions centrales avec un minimum de 0,5 jour et un maximum de 1,5 jour. Note 1 : en cas d audit conjoint avec un autre référentiel, ces durées minimales s appliquent au «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux». Il appartient à l organisme certificateur d évaluer les parties communes entre l audit du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» et les éventuels autres référentiels. Note 2 : on entend par journée d audit une journée de 7 h de travail effectif. Les fractions supplémentaires de 0,25 j peuvent, le cas échéant, être réalisées sur une même journée calendaire après accord du fabricant audité. Le déroulement de l audit comprend classiquement : Une réunion d ouverture Une évaluation documentaire Une évaluation des pratiques Une synthèse des observations (préparation de la réunion de clôture) Une réunion de clôture Note 3 : l évaluation des pratiques doit représenter au moins 50% de la durée d audit. Note 4 : lors de l audit du processus «formulation / mise en fabrication», l auditeur privilégiera les investigations relatives aux SIQO et aux CCP. 5 / 8

13 4.5 Système de notation Le système de notation appliqué lors des audits du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» repose sur les principes suivants : - Détermination d un pourcentage de conformité aux exigences du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» comparable entre plusieurs sites - Modalités de calcul basées sur le principe de l audit (interview au poste pour vérifier la conformité par rapport aux exigences) - Pas de prise en compte des recommandations dans le calcul - 3 possibilités d évaluation pour les exigences : Conforme Acceptable (sauf pour 11 exigences spécifiques) Non-conforme. Le contenu du Guide dans sa version du 27/02/08 est le suivant : - 74 exigences basiques «E*» : notation C (conforme), A (acceptable) ou NC (nonconforme) - 49 exigences spécifiques «E**» : notation C, A ou NC - 11 exigences spécifiques «E**» : notation C ou NC - 65 recommandations : notation T (application totale), P (application partielle) ou N (non mise en œuvre) L évaluation de chaque exigence débouche sur la cotation suivante : Exigences basiques «E*» Exigences spécifiques «E**» Recommandations C Conforme A Acceptable NC Non Conforme 74 1 point 0,5 point 0 point 11 1 point 0 point 49 1 point 0,5 point 0 point Pas de cotation chiffrée Simple évaluation T, P ou N Les 11 exigences spécifiques ne pouvant être notées «A» sont les suivantes : - Processus «Dosage» IV 7, exigences E5 et E6 - Processus «Mélange» IV 8, exigence E5 - Processus «Recyclage» IV 17, exigences E1 et E4 - Processus «Ordonnancement» V 2, exigences E2 et E4 - Processus «Validation des procédés» V 7, exigence E2 - Processus «Maîtrise des documents et enregistrements» V 9, exigence E4 - Processus «Identification» V 13, E3 - Processus «Non-conformités / Réclamation client» VI 4, exigence E3 4.6 Détermination du pourcentage de conformité Le pourcentage de conformité du site aux exigences du «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» est donc déterminé par la formule suivante : 1 x Nbre C + 0,5 x Nbre A + 0x Nbre NC Nbre total d exigences applicables au site x / 8

14 5) Processus de certification 5.1 Réunion de clôture d audit Lors de la réunion de clôture, l animateur présente ses conclusions et au minimum les exigences évaluées non conformes. Le fabricant et l auditeur signent le PV de clôture. A ce stade, l auditeur ne peut émettre qu une évaluation provisoire du statut du fabricant. Seul l Organisme Certificateur peut statuer sur la certification après réception du plan d actions correctives complété et émission du rapport complet. 5.2 Rapport d audit Il est dactylographié sur le formulaire informatisé prévu à cet effet et comprend : La page de garde Le profil de l entreprise et la note de commentaires L évaluation du pourcentage de conformité Les représentations graphiques des résultats de l entreprise Le détail de l évaluation pour chaque exigence, processus par processus (les notes A et NC doivent systématiquement être justifiées) Le plan d actions correctives complété par l entreprise et évalué par l auditeur Le PV de clôture Ce rapport est établi en plusieurs étapes : A l issue de l audit, rédaction et envoi au fabricant, sous 15 jours, du plan d actions correctives à compléter Renseignement sous 15 jours, par le fabricant audité, du plan d actions correctives (y compris pièces jointes éventuelles) Validation sous 15 jours du plan d actions par l auditeur (y compris levée des écarts le cas échéant) et émission du rapport d audit complet, validé par l auditeur, sécurisé, avec décision de l Organisme Certificateur (rapport papier ou informatisé sous forme non modifiable, fichier en format pdf par exemple). En cas de dépassement des délais, l auditeur est tenu de gérer les relances. 5.3 Emission et validité du certificat La certification est possible lorsque les 4 conditions suivantes sont réunies : La note totale pour les exigences applicables est supérieure ou égale à 75 % Il y a absence de non-conformité ou que les non-conformités sont levées pour toutes les exigences spécifiques (**) Le fabricant propose des actions correctives pertinentes avec responsables et délais pour les non conformités relatives aux exigences basiques (*) Le fabricant propose des actions d amélioration pour les notations «acceptables» N.B. : la levée des non conformités après l audit ne change pas la note obtenue, le pourcentage de conformité est «figé» à la fin de l audit. 7 / 8

15 5.4 Litiges et réclamations En cas de désaccord entre le fabricant et l Organisme Certificateur, il peut y avoir consultation du «comité de gestion des litiges» par l une ou l autre des parties. Ce comité est composé de représentants des syndicats Coop de France N.A et SNIA, de membres du comité de pilotage et de représentants des filières qualité. Le «comité de gestion des litiges» rend alors un avis en accord avec les décisions du comité de pilotage. Cet avis s impose aux parties. Suite à ces avis, des «positions techniques» peuvent être émises par le comité de pilotage à l attention de l ensemble des parties intéressées. 5.5 Publicité OQUALIM tient à jour sur son site Internet «oqualim.fr» la liste des fabricants et sites certifiés conformes au «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» ainsi que la liste des Organismes Certificateurs référencés et auditeurs qualifiés. Toute autre forme de communication et de publicité doit être soumise à l information et à l accord préalables du «comité de pilotage GBPAC». 8 / 8

16 Convention Oqualim / version 1 ANNEXE 4 Modèle d attestation de conformité au «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» Zone libre réservée à l identification et au logo de l organisme certificateur (Zone à charte graphique imposée) Atteste que, suite à l audit réalisé le(s)..., l entreprise (nom et adresse précise du site de production) : respecte le «Guide de Bonnes Pratiques de la Fabrication d Aliments Composés pour Animaux» version du../../.. Cette attestation N... est valide du... au... (sa validité peut être vérifiée sur le site d OQUALIM : «oqualim.fr») Fait à le Nom et visa du responsable de l organisme certificateur Zone libre réservée aux coordonnées et aux éventuelles mentions complémentaires de l organisme certificateur (logo suite, conditions de délivrance,...) à l exclusion de toute référence aux caractéristiques de l entreprise ou à son pourcentage de conformité. 0 / 1