CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP)

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1 DELEGATION AU DEVELOPPEMENT ET AUX AFFAIRES INTERNATIONALES (DDAI) CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) Organisation, coordination et réalisation technique du Conseil Informel des MinistresEuropéens de la Culture et de l audiovisuel organisé à Versailles à l occasion de la Présidence française de l Union Européenne ARTICLE 1 - OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet la désignation d un opérateur chargé de l'organisation et de la coordination logistique et technique du conseil informel des ministres de la culture et de l audiovisuel européens organisé à Versailles par le Ministère de la Culture et de la Communication dans le cadre de la Présidence Française de l Union Européenne. ARTICLE 2 - PRÉSENTATION DE L'ÉVÉNEMENT Le Conseil informel des ministres de la culture et de l'audiovisuel européens de la Présidence Française organisé par la Délégation au Développement et aux Affaires Internationales (DDAI) du Ministère de la Culture et de la Communication, se tiendra à Versailles les 21 et 22 juillet La France souhaite ainsi marquer concrètement la dimension culturelle dans la construction européenne. Il comporte une partie «culture» et une partie «audiovisuel», certains pays (Autriche, Finlande, Italie, Grèce, Hongrie, Luxembourg, Portugal et Commission) ayant un ministre en charge de la communication distinct du ministre en charge de la culture. Les thèmes qui seront abordés à cette occasion donneront lieu à une prise de position collective des ministres et à des conclusions. Ces conclusions favoriseront la prise en compte des objectifs de politique culturelle et de communication, pour l'adoption éventuelle de directives communautaires en première lecture au Conseil formel des ministres sous présidence française minovembre ARTICLE 3 - PUBLICS, LIEUX, DUREE Le programme prévisionnel du conseil informel et les participants attendus pour cette manifestation figurent dans la fiche technique de l événement jointe en annexe au présent CCTP. Le nombre de participants aux deux demi-journées de travail est estimé à 150 personnes : les 27 ministres de la culture et de l'audiovisuel et leurs délégations; auxquels il convient d ajouter les membres de la commission Européenne, les agents de liaison qui seront mis à la disposition de chacun des ministres par le Secrétariat général à la Présidence Française de l'union Européenne. 250 personnes participeront au diner de gala du 21 juillet Le Conseil Informel des Ministres débutant le 21 juillet, les installations devront être mises en place et testées le 20 juillet au soir dans l'enceinte du Château de Versailles, où se tiendront les réunions. Les participants seront accueillis à leur hôtel le jour même ou, le cas échéant, la veille. Le Ministère de la Culture et de la Communication prend directement en charge les prestations d hôtellerie qui ne font pas partie du présent marché. 1/17

2 Le titulaire, en relation étroite avec la DDAI, devra assurer les transferts des participants aux différents lieux dans lesquels se dérouleront les réunions, les visites et la soirée de gala, selon le déroulé définitif de l événement qui lui sera communiqué dans sa version actualisée dans les 30 jours précédant le début du Conseil informel. ARTICLE 4 - PRESTATIONS ATTENDUES DU TITULAIRE Le titulaire assure une mission générale de coordination logistique et technique pour l organisation du Conseil Informel des Ministres, objet du présent marché. Il apporte son conseil sur l'articulation générale de l événement et la mise en valeur des messages. Il assure la coordination et la gestion des relations des différents prestataires, fournisseurs et sous-traitants et rend compte régulièrement de son action à la DDAI, et plus particulièrement à son référent désigné. Le titulaire assure la conduite complète de l'opération, sous la maîtrise d'ouvrage de la DDAI, direction opérationnelle en charge de l événement. Il désigne à cet effet un régisseur général. Le titulaire travaille en étroite collaboration avec la DDAI, et les représentants de l'établissement public du château de Versailles. Il pourra être conduit, pour la bonne exécution de sa mission, à se rapprocher des services du secrétariat général à la Présidence Française (gestion des accréditations, sécurité des personnes et des lieux, traductions), et du département de l'information et de la communication (DIC) du Ministère de la Culture et de la Communication (relations avec la presse, site internet dédié..). La DDAI valide les différentes phases d exécution de sa mission avec le titulaire, depuis la phase préparatoire jusqu au bilan de l opération. Le titulaire est chargé de l ensemble du suivi technique et logistique de la manifestation. Tout au long de l opération il s assure du respect des délais et rend compte chaque semaine des actions entreprises. Toute décision relative à l'exécution du marché doit être validée par le délégué-adjoint au développement et aux affaires internationales, en passant par le référent en charge de l'évènement. Dans le cadre de la réalisation des prestations, le titulaire doit être doté d'une assurance de responsabilité civile et de risques matériels, afin de prendre en charge tous les dommages corporels et matériels causés à des tiers pendant la manifestation. Il doit également souscrire une assurance annulation dans le cadre de la location des matériels. Avant la notification du marché, le titulaire produit à l administration une copie des polices d'assurances correspondantes. A l issue de la manifestation, le titulaire devra remettre à la DDAI, en double exemplaire, un CD Rom reprenant l ensemble des éléments de la manifestation, notamment, les créations graphiques (invitation, programmes, documents ), les listings sous Excel (fichier routage, fichier des inscrits, fichiers des présents ), les éléments relatifs à l évaluation (questionnaires de satisfaction, évaluation et analyse des résultats ), le cas échéant et sur demande expresse de la personne publique les actes (transcription des enregistrements des débats et interventions, de la conférence de presse de clôture...). Le titulaire assure au titre du marché la réalisation des prestations telles que définies dans son offre technique et méthodologique ainsi que celles dont l exécution est demandée dans le cadre des bons de commande délivrés en cours de marché par la personne publique au fur et à mesure des besoins et dont les prix détaillés figurent dans le bordereau des prix unitaires annexé à l acte d engagement. 2/17

3 PRESTATION 1 : PREPARATION ET ORGANISATION DE LA MANIFESTATION 1.1 Coordination générale Le titulaire doit assurer la coordination générale de la manifestation. La coordination générale recouvre les prestations suivantes : la supervision, l accompagnement du comité de pilotage de la manifestation, la tenue hebdomadaire de réunions de projet et la production des comptes-rendus, l établissement et la mise à jour quotidienne du plan d'action détaillé pour chaque jour de manifestation, la création d'un conducteur technique, l établissement et la gestion du planning d exécution de l événement, la coordination des actions de tous les fournisseurs et sous-traitants le suivi opérationnel et technique de la manifestation avec le service de gestion des évènements et l équipe technique de l'établissement public du château de Versailles, la gestion des participants en particulier leurs transports et déplacements, la coordination de l hébergement, en particulier la confirmation des réservations et des annulations, le contrôle des facturations de l établissement hôtelier plus généralement le suivi du budget de l événement. En fonction du caractère exceptionnel de la manifestation à savoir la présence des ministres européens, de commissaires européens, et de personnalités étrangères exigeant un niveau d accueil et de sécurité élevé, le titulaire met en place de manière permanente une équipe dédiée qui comporte au minimum un directeur de projet et un assistant chef de projet I. 2 Coordination technique et logistique Le titulaire doit assurer la coordination et le pilotage logistique et technique de la manifestation, et de tous les intervenants avant, pendant et après la manifestation, selon la fiche technique du colloque jointe au présent CCTP. La coordination technique et logistique recouvre notamment, la commande de fournitures, d'équipements et de services, et, en conséquence, la recherche des fournisseurs et/ou des sous traitants, dont l'intervention et la présence sont indispensable à la bonne organisation et à la sécurisation de l'évènement. Le titulaire devra, pour exécuter sa mission, tenir compte des instructions formelles produites par le secrétariat général à la Présidence Française, et qui lui seront communiquées après notification du marché. Le titulaire s engage à maintenir pendant toute la durée du marché ces instructions confidentielles conformément à l article 16 du CCAP. Ces instructions et recommandations sont susceptibles d'évolutions auxquelles il conviendra de s'adapter. interface avec le service de gestion des évènements et les services techniques de l' Etablissement public du château de Versailles, afin d assurer dans les meilleures conditions le déroulement de la manifestation, en veillant au confort et la satisfaction des invités. Le titulaire devra s adapter pour l exécution de sa mission et des prestations qu il assure aux moyens humains et techniques mis à disposition par l établissement, s'agissant notamment du gardiennage et de la surveillance des lieux, des alimentations en courant fort et faible. Il devra veiller au respect des contraintes techniques propres au monument dans l'enceinte duquel doivent se tenir les réunions du conseil informel des ministres, et la soirée de gala. Il devra veiller au respect du règlement intérieur et de sécurité du château, et au respect de toutes recommandations et consignes écrites ou verbales qui lui seront données par le responsable de la sécurité incendie et de la sûreté du château. les relations avec les responsables de l hôtel, en s'appuyant sur les termes du contrat conclu entre le MCC avec l établissement ; à ce titre, il effectue la gestion des réservations des chambres, il confirme les hébergements et communique à l hôtel les room lists selon les indications fournies par la direction organisatrice (VIP, répartition des invités selon leur qualité et disponibilités, préférences alimentaires, ). 3/17

4 Il assure la réservation des moyens de transports aériens et ferrés pour l acheminement des participants, l organisation des transports et des transferts sur place des invités et personnalités durant toute la manifestation. Plus généralement, le titulaire doit veiller au bon déroulement des différentes opérations avant, pendant et après la manifestation ; son savoir-faire et son expérience professionnelle doivent être les garants de la réussite de celle-ci. A ce titre, il est tenu pendant toute la durée du marché à une obligation de conseil et de diligence auprès des services du MCC. En fonction des besoins de la manifestation, le titulaire doit prévoir de mettre les moyens humains et les compétences garantes du résultat attendu, soit au minimum un régisseur général, un régisseur logistique ou un régisseur technique, et tout autre compétence qu'il jugera nécessaire selon les termes et aux conditions de prix prévus dans son offre PRESTATION II : SUPPORTS DE COMMUNICATION II. 1 Obligations du titulaire II Identité visuelle de chaque manifestation Le titulaire assure la création d'une identité visuelle propre à l événement et sa déclinaison selon les normes de la PFUE. Cette identité doit impérativement respecter la charte graphique retenue par le SGPFUE, sans ignorer celle qui s'applique au Ministère de la Culture et de la Communication. Cette charte sera remise au titulaire à la notification du marché. Elle doit pouvoir se décliner sur tout type de support (invitations / pré-programmes, pages web, programme définitif, courriers, chemises, badges, présentations de documents numériques, autocollants, signalétique, conférenciers, mallettes congrès...). Elle doit être facilement identifiable, mémorisable et déclinable quelle que soit la thématique abordée. II Charte graphique Les prestations du titulaire s effectueront dans le respect des règles d'application de l'identité visuelle de la Présidence Française de l Union Européenne selon le Vade-mecum qui sera remis au titulaire après notification du marché. Le titulaire ne peut communiquer la charte graphique de la PFUE à des tiers sans l accord de la personne publique. Les créations graphiques réalisées au titre du marché sont susceptibles d être utilisées en interne par les services du ministère pour les besoins de l événement. Pour cela, le titulaire fournit à la demande du MCC, les normes de respect des proportions et des couleurs relatives à l'application de l'identité visuelle. II Achat d art et de droits photos Au titre du marché, le titulaire peut être invité à rechercher dans une banque d'image, des photos, dessins ou images en lien avec la thématique de la manifestation. Il communique à l administration avant toute utilisation, les conditions de prix des cessions des droits patrimoniaux d auteurs attachés à ces créations ou d utilisation dans le cadre de la manifestation (reproduction et représentation). L ensemble des créations graphiques doivent être fournies à la Direction opérationnelle en charge de l événement sur tous types de supports matérialisés (papier, CD Rom ) ou dématérialisés (Pdf, jpeg, html, gif ) Chaque création réalisée au titre du marché devient, dès livraison, la propriété de l administration et peut être librement réutilisée par elle et notamment remise à des tiers. La rémunération versée au titulaire comporte la cession des droits patrimoniaux d auteurs et droits voisins à la personne publique conformément à l article 15 du 4/17

5 CCAP. II. 2 Déclinaison II.2.1 Invitation / programme (papier et en version électronique) - La mise en page de l'invitation / pré-programme (à partir d'un programme fourni sous format Word par l'administration) - La mise en page des éléments complémentaires d'information (titres, lieux, dates, plans, infos secrétariat...) - Les corrections d'auteurs II.2.2 Coupon/formulaire de réponse - La déclinaison de l'identité visuelle (variations de couleurs, insertions des visuels / logos /photos...) - La mise en page du coupon formulaire de réponse en fonction des informations à recueillir (déjeuners...) - Les corrections d'auteurs II.2.3 Programme définitif - La déclinaison de l'identité visuelle (variations de couleurs, insertions des visuels / logos /photos...) - La mise en page du programme (à partir d'un programme fournit sous format Word par l'administration) - La mise en page des éléments d'information (titres, lieux, dates, plan, infos secrétariat...) - Les corrections d'auteurs II.2.4 Lettres - Rédaction d'une lettre d'accompagnement de 1 à 2 pages Une note accompagnant l'invitation devra préciser la liste des renseignements indispensables à la procédure d accréditation des délégations et partant à la délivrance et à la remise des badges. - Mise en page d'une lettre d'accompagnement II.2.5 Chemises - Conception d'une chemise avec sur le recto les logos PFUE, et MCC/France - Conception et maquettage d'une chemise reprenant les éléments graphiques de la manifestation II.2.6 Pré-invitation - Rédaction de la pré-invitation (recto-verso) - Conception et mise en page de la pré-invitation II.2.7 Questionnaire d évaluation - Conception et mise en page d'un questionnaire (Recto Verso) II.2.8 Présentations power point - Conception d'une diapositive power point à partir de l'identité visuelle - Mise en page d'une diapositive 5/17

6 II.2.10 Badges Pour des raisons de sécurité générale qui ont trait à la nature de la manifestation organisée dans le cadre de la Présidence Française de l Union européenne, à la présence de ministres et de délégations étrangères, et à la présence de membres du gouvernement Français, l accès aux sites sera subordonné à une procédure d accréditation spécifique. Cette procédure s'appuie sur le logiciel de la société P & T Consulting de gestion des accréditation et des badges par des moyens informatiques sécurisés et accessibles par internet, dans des conditions compatibles avec les exigences de sécurité au regard de la confidentialité des informations (identité des ministres étrangers et de leur délégation, plans de déplacement, lieux d hébergement), dont la divulgation serait de nature à compromettre la sécurité de l Etat français dans le contexte actuel de lutte antiterroriste. Les notes produites en janvier et mars 2008 par le Secrétariat général à la Présidence Française, relatives aux modalités de mise en œuvre de cette procédure et aux consignes de sécurisation des informations seront communiquées au titulaire à la notification du marché. Il s agit, notamment, de la saisie des informations par les opérateurs, des caractéristiques des fichiers export sous format Excel, des conditions de remise des badges sécurisés édités par les services du MCC. L'administration s'engage à transmettre au titulaire toutes les informations complémentaires fournies par le SGPFUE à ce sujet. L'attribution des badges se décline de la manière suivante: 1 DELEGATIONS : Les membres des délégations seront identifiés par des badges nominatifs, avec photo et hologramme Pour des raisons de sécurité, le port du badge frappé du logo de la Présidence française de l Union européenne devra être obligatoire pour tous les délégués. Il conditionne l accès aux zones réservées (salles de réunion). Le Chef de délégation du rang de membre de gouvernement reçoit une épinglette. Des badges rouges nominatifs et flottants sont prévus pour les délégués officiels selon le format qui aura été déterminé pour la manifestation. Des badges bleus nominatifs sont prévus pour les autres délégués non officiels dans le même format et selon le nombre que le ministère aura décidé. Ils donnent accès aux espaces communs, à l exclusion des salles de réunion et, le cas échéant, à la salle à manger des Chefs de délégation. Le ou les badges rouges flottants doivent être portés avec le badge bleu et donnent uniquement un accès temporaire à la salle de conférence. Ces badges ne seront confectionnés qu après communication au ministère au plus tard trois semaines avant la manifestation des noms des personnes accréditées et de leur qualité. 2 PRESSE : Les badges de presse jaunes donnent accès à la zone de presse uniquement. Les journalistes accompagnant les délégations adresseront, par l entremise de leur ambassade en France et selon la procédure définie par le SGPFUE, leur demande d accréditation pour validation par les services de Matignon. Quant à la presse nationale, la procédure utilisée sera celle définie par les services du Premier Ministre. 6/17

7 3 - AUTRES ACCREDITATIONS Tous les personnels techniques qui auront accès au site de la manifestation (pour quelque raison que ce soit) et au lieu d hébergement et de restauration des délégations devront être accrédités et badgés (de couleur verte). Il en est de même pour les conducteurs des véhicules affectés aux délégations dont la liste devra être dressée et communiquée. Il conviendra que le ministère organisateur (direction opérationnelle) en liaison avec les différents prestataires qui interviendront au cours de la manifestation communique selon la procédure définie par le SGPFUE au Préfet ou à l autorité qu il aura désigné à cet effet, la liste de l ensemble de ces personnels (nom, prénom, date et lieu de naissance et numéro de la pièce d identité). Le titulaire devra établir cette liste. II.2.11 Autres supports de communication nécessaires à la manifestation selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre ou dans les bons de commandes délivrés par la Direction opérationnelle en charge du colloque. Pour l ensemble des prestations de type II ci-dessus décrites, le titulaire est tenu de respecter et d appliquer la Charte graphique de la PFUE, déclinée en fonction du thème de la manifestation, ou tout autre identifiant que l'administration pourrait déterminer. II. 3 Edition et façonnage des supports de communication Le titulaire est chargé des travaux d impression et de façonnage des supports suivants : II.3.1 Impression invitation programme en quadrichromie format A4, A5, 21X21 cm, 15X15 cm. (à définir) II.3.2 Impression formulaire réponse en quadrichromie format A4, A5, 21X21 cm, 15X15 cm.(à définir) Selon les besoins particuliers de la manifestation, il pourra être chargé sur demande expresse de la personne publique d autres travaux. Ces prestations qui figurent en option dans le présent CCTP font l objet d un chiffrage distinct dans l offre du titulaire. Option II.3.3 Impression programme définitif en quadrichromie ou noir et blanc format A4 II.3.4 Lettres d accompagnement en quadrichromie ou noir et blanc Option II.3.5 Chemise en quadrichromie ou noir et blanc Option II.3.6 Enveloppes en quadrichromie du type 110cmx120cm / 162cmx229cm / 229cmx324cm Option II.3.7 Cartes et formulaires réponse en quadrichromie II.3.8 Reproduction de la liste des participants et toute autre documentation technique en quadrichromie ou noir et blanc format A4 II.3.9 Autocollants formats du type 70X100mm / 100X150 mm / 150X210 mm, le cas échéant Option II.3.10 Autres prestations d éditions nécessaires à la manifestation selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre ou dans les bons de commandes délivrés au titulaire par la direction opérationnelle en charge du colloque. Des formats différents que ceux indiqués peuvent être demandés durant l exécution du marché, les prix applicables figurent dans le BPU ou font l objet d un devis spécifique 7/17

8 Quel que soit le support à imprimer, le titulaire doit obtenir au préalable un bon à tirer (BAT) de la direction opérationnelle en charge de l événement. Les prix des supports imprimés sont réputés comprendre le flashage, ozalide, traceur, chromalin, approval... et le façonnage. II. 4 Documents et objets remis aux participants II.4.1 Mise sous pli des dossiers II.4.2 Fournitures d articles de papeterie, hors cadeaux PFUE tels que mallettes conférenciers, sacoches, stylos, sur demande spécifique du MCC, II.4.3 Stockage et distribution des cadeaux fournis par le SGPFUE selon les indications données par la DDAI, leur acheminement à Versailles est à la charge du titulaire II.4.4 Conception et réalisation d autres documents ou objets nécessaires à la manifestation selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre PRESTATION III : GESTION DES INVITATIONS ET DES INSCRIPTIONS Le titulaire doit mettre à disposition de la Direction opérationnelle en charge de l événement un outil informatisé de gestion en ligne des invitations, compatible avec le logiciel d accréditation de la société P&T Consulting retenu par le SGPFUE, notamment pour les fichiers exports. Celui-ci doit permettre l envoi personnalisé par mail d invitation, de confirmation, de relances, de questionnaires. Cet outil doit être consultable et ou utilisable par la Direction opérationnelle en charge de l événement notamment au niveau du suivi des réponses. Les caractéristiques du logiciel de gestion des accréditations seront communiquées au titulaire dès notification de son marché. III.1 Secrétariat général de la manifestation - Mise en place d un accueil téléphonique permanent, de 2 lignes téléphoniques, de 2 lignes télécopies, de 2 connexions internet - Création et gestion de boîtes mail III.2 Gestion des fichiers III.2.1 Constitution d un fichier d invités à partir d éléments envoyés au titulaire par la direction opérationnelle en charge de l événement, concernant les départements ministériels des pays membres en charge de la culture et de l'audiovisuel. La direction opérationnelle référente définira les modalités de constitution de ces fichiers avec le titulaire. Un formulaire d'inscription en ligne sera proposé aux délégations, et un module fonctionnel appelé «accréditation et impression de badges» sera présenté au titulaire, à notification de son marché, par la société P&T Consulting. III.2.2 Constitution de fichiers nominatifs par groupe de participants (délégués interprètes, agents de sécurité, chauffeurs, agents de liaison, technicien, communication-presse-médias, journalistes, organisation); il sera possible d'éditer un code en fonction du détenteur du badge d'accréditation et en raison de son rôle durant les deux journées du conseil informel. Les fichiers constitués sont la propriété exclusive de l administration. Le titulaire ne peut en aucun cas les utiliser ou les diffuser pour d autres manifestations, sauf autorisation préalable expresse de l administration. 8/17

9 III.3 Gestion des retours des réponses des participants - Gestion et suivi quotidien des réponses, des inscriptions en ligne. - Etablissement d une liste des inscrits par typologie (cf. III. 2.2) Le titulaire doit présenter régulièrement ou à la demande de la Direction opérationnelle en charge de l événement, la liste exhaustive des personnes ayant répondu et ayant demandé leur accréditation. Il doit respecter l orthographe, la civilité et la cohérence des coordonnées (nom, prénom adresse mail / postale, fonction, Etat membre ) de ces personnes et, en cas de doute, le signaler dans la liste par un symbole ou une couleur. Le titulaire doit alerter la direction opérationnelle en charge de l événement s il estime que le taux de retour est trop faible ou à l inverse, que le nombre de personnes ayant signalé leur présence risque de dépasser la capacité des lieux d accueil. III.4 Fournitures diverses nécessaires à la gestion des invitations (enveloppes, étiquettes ) Le titulaire doit faire fabriquer et imprimer les cartons d invitation et le programme, il doit également prévoir, en option de faire fabriquer des enveloppes et des étiquettes se rapportant aux invitations, avec déclinaison de la charte graphique PFUE et logo du Ministère de la culture et de la communication. III.5 Préparation des envois des inscriptions - Mise sous pli - Encartage - Routage des invitations III.6 Affranchissement des invitations L affranchissement des invitations ou de tout autre document se fera suivant les tarifs en vigueur de La Poste pour un acheminement dans les 48H aux destinataires. PRESTATION V : AMENAGEMENT DU LIEU DE LA MANIFESTATION La prestation d aménagement des lieux comprend la préparation, le montage et démontage, la pose et l'enlèvement des matériels et installations nécessaires à l organisation de la manifestation. Elle comprend également les protections de toute nature exigées dans les lieux mis à disposition par le château de Versailles, classés Monuments Historiques (parquets, mobiliers, glaces, cimaises, boiseries, peintures, fresques, statues, ) Le titulaire et ses sous traitants sont réputés avoir pris connaissance de l ensemble des mesures de précaution prescrites par le service de gestion des évènements du château de Versailles, avant la remise de leur offres et, notamment de l interdiction d accrocher ou de fixer quoique ce soit sur les murs des lieux dans lesquels se dérouleront les réunions et la réception. Le titulaire devra respecter les espaces attitrés d accès par couleur de badges (zoning). L activation du zoning se produit le jour de la manifestation après inspection des lieux par le responsable de la sécurité. La veille de la réunion, l usage du badge d accréditation est nécessaire pour l entrée dans les installations. Le titulaire devra prévoir à proximité de l accueil des participants, un espace pour l installation d un centre provisoire d accréditation notamment pour permettre aux services de la personne publique d éditer des badges le jour de la réunion pour les accréditations tardives et les remplacements en cas de perte ou vol d éléments d accréditation. Cet espace réservé aux services de la personne publique devra être équipé d un accès internet pour permettre l accréditation en ligne (les terminaux informatiques et les imprimantes restant à la charge de la direction organisatrice). 9/17

10 De façon générale, et pour toutes les interventions résultant de l'organisation du conseil informel des ministres européens de la culture et de l'audiovisuel, le titulaire devra se conformer au règles de sécurité et de sûreté de l'établissement public du Château de Versailles, et aux recommandations, même orales, qui lui seront faites par le responsable de la sécurité, et l'administration de l établissement, avant, pendant et après la manifestation. Le titulaire devra également se conformer à l'organisation de la surveillance dans l'enceinte du château, aux conditions d'exploitation et d'entretien des installations électriques et d éclairage du château, et, à la nécessité absolue de faire appel aux compétences de la régie technique du château pour les installations de courant fort et faible. Le titulaire déclare en avoir pris connaissance, lors de l établissement de son offre, de l'ensemble des règles et recommandations relatives aux conditions d'usage des espaces intérieurs et extérieurs du château. Il s engage à les respecter et à les faire respecter par ses fournisseurs, ses sous-traitants, ses mandataires, durant toute la durée du marché. Les modalités de travail et de collaboration avec les services du lieu d accueil et les différents prestataires désignés par le MCC, notamment l hôtel devant accueillir les ministres et leurs délégations, pour l organisation du Conseil Informel des Ministres sont les suivantes : 1. Une réunion générale de préparation sera organisée dès la notification du marché avec le service des événements du château (Mme Pluvieux et ses collaborateurs). A cette occasion, le titulaire présentera les aménagements qu'il propose pour les besoins de la manifestation et détaillera les installations techniques qu il prévoit dans chacun des lieux mis à sa disposition pour l évènement. Lors de cette réunion il recevra les instructions d'usage de l établissement, et les documents techniques tels schémas électriques, plans détaillés des locaux, coordonnées de ses interlocuteurs au sein de l établissement, etc ) lui seront remis. 2. Une réunion de travail avec le titulaire et le service des séminaires et événements de l hôtel Trianon Palace sera organisée par le MCC dans les deux semaines suivant la notification du marché afin de vérifier les conditions d accès et de stationnement à l'hôtel, de faire le point sur les réservations des chambres et les conditions d'attribution, les dates et horaires d arrivée des participants, l accueil, les aménagements des espaces réservés pour les besoins spécifiques des délégations (rencontres bilatérales, business center..) 3. Un comité de suivi de la préparation de l événement sera installé. Ce comité se réunira chaque semaine et autant que de besoin durant le mois de juillet. Un reporting hebdomadaire des actions menées par le titulaire sera exigé. Les compte rendus des réunions du comité de suivi seront établis par le titulaire et approuvés par le représentant de la DDAI désigné dans le marché. 4. Une réunion de validation de l organisation de la manifestation sera organisée dans les 10 jours précédent l évènement pour ajuster les derniers préparatifs et vérifier l avancement des prestations (contrôle du planning notamment) Le titulaire pourra proposer en variante sa méthodologie propre, et l'adapter au mode de fonctionnement précité. Le titulaire est informé des différentes prestations assurées par l établissement public du château de Versailles et de l obligation de collaborer avec les prestataires exclusifs imposés par le lieu d accueil, notamment les titulaires de délégations de service public (délégation de service public de transport dans l enceinte du Château «petit train» dont le titulaire est la société COMAX, traiteurs agrées par l'établissement public du musée et du domaine de Versailles). V.1 Livraisons et enlèvement des outils et supports de communication, du matériel technique, des mobiliers, de la décoration florale ou autre Le titulaire doit prévoir des véhicules adaptés pour les livraisons et enlèvement de tout support de communication, du matériel technique, du mobilier ou décorations spécifiques installées pour l événement. Les 10/17

11 véhicules du titulaire ou de ses sous traitants devront stationner à l extérieur du Château. Les livraisons et la dépose du matériel s effectueront selon les consignes de l'établissement public du château de Versailles Les opérations de démontage, et de libération des lieux, devront être terminées avant 7 heures le matin du jour suivant la manifestation V. 2 Signalétique d accueil et d orientation Le titulaire devra faire réaliser des panneaux signalétiques compatibles avec la signalétique du Château de Versailles, et respectant l'identité visuelle de la PFUE. Quelque soit le support à imprimer, le titulaire doit avant toute réalisation obtenir au préalable un bon à tirer (BAT) de la direction opérationnelle en charge de l événement. V. 3 Juponnage Fourniture de tissus, feutrines et autres selon les besoins particuliers de la manifestation, hors matériels de restauration et linge de table et de service qui seront également fournis par le titulaire pour les pauses et le diner de gala V.4 Revêtements des sols En raison de la fragilité des sols des lieux mis à disposition pour les réunions du conseil informel, le titulaire pourra être amené à fournir et faire poser une moquette ou des tapis, selon les indications précises de l'établissement public du château de Versailles. V.5 Podium Il peut être demandé au titulaire de procéder à la location temporaire d un podium pour les discours de la soirée de gala. Pour cela, il lui sera demandé de fournir un devis. Il établit ses propositions sur la base des prix qui figurent dans le bordereau des prix annexé à l acte d engagement. Les prix de location incluent le coût de livraison et la reprise du matériel, de montage et de démontage. V. 6 Location de mobilier V.61 Le mobilier pour la Galerie où se tiendra le Conseil informel des Ministres et les espaces à aménager pour les délégations sera fourni par le titulaire. Le titulaire devra installer la salle réservée au Conseil Informel des Ministres selon la disposition suivante : Les ministres, un membre de leur délégation, et les membres de la Commission Européenne, sont installés autour d'une table rectangulaire ou ovale (soit 60 places assises), derrière eux se tiennent assis d'autres membres de leur délégations, (soit 60 X 2 chaises à installer au minimum). Les meubles du Mobilier National ou des mobiliers fournis par le titulaire à la demande de la personne publique seront installés dans les 4 espaces mis à disposition par le Château de Versailles pour être aménagés en salons, pour les ministres qui souhaiteraient rencontrer certains de leurs homologues selon les indications données par le MCC. V.6.2 Le mobilier pour accueil, la salle de presse et les vestiaires seront fournis et installés par le titulaire. V6.3 Fourniture de drapeaux selon demande du MCC, notamment pour la conférence de presse. V6.4 Autres mobiliers selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre (bordereau des prix et/ou catalogues) Les prix de location incluent le coût d'une assurance pendant le temps compris entre la livraison et la reprise du 11/17

12 matériel ou des éléments mobiliers. Ministère de la Culture et de la Communication V.7 Location de matériel informatique, télécommunications et équipements divers du business center Ces matériels et équipements sont prévus dans les salles se trouvant dans l'environnement de la salle de réunion plénière du conseil Pour les postes d équipements techniques informatiques, de télécommunications et de sonorisation, il est précisé que les câblages sont à la charge du titulaire, qui devra veiller au strict respect des consignes de sécurité et les prescriptions techniques de l'établissement public du château de Versailles concernant les branchement au réseau électrique ( tri 32), étant entendu que les raccordements de type domestique (multiprises, rallonges..) sont formellement interdits par le château de Versailles. Le titulaire devra confirmer au correspondant technique du Château, un mois avant la date de début de la manifestation, la puissance électrique nécessaire à l installation des matériels décrits dans son offre. V.9. Ordinateurs et imprimantes selon les quantités indiquées dans la fiche technique du conseil jointe au présent CCTP, devront équiper le business center installé à proximité de la salle du conseil informel, et celui prévu dans un espace réservé à l'hôtel V.10. D'autres matériels informatiques ou bureautiques (photocopieuses, fax ) devront également équiper le business center installé à proximité de la salle du conseil informel, et celui prévu dans un espace réservé à l'hôtel,selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre (bordereau des prix et/ou catalogues) Les prix de location incluent le coût de livraison et la reprise du matériel ainsi que le montage et le démontage. Ils comprennent également l ensemble des consommables nécessaires à leur fonctionnement : toners, encres, papiers, câbles, rouleaux, V. 11 Matériel audiovisuel Le cas échéant, ces prestations, si elles s avèrent nécessaires, feront l objet de bons de commandes spécifiques délivrés par la personne publique. Les installations seront facturées selon le prix indiqués au bordereau des prix ou sur devis spécifiques. V. 12 Location de matériel d enregistrement et consommables Ce poste sera à définir selon les besoins du programme de travail du conseil informel, et pourra porter sur la location de magnétophone enregistreur, la fourniture de DVD, de CD Rom, de cassette audio, gravure et duplication de CD Rom et DVD. Le cas échéant, ces prestations, si elles s avèrent nécessaires, feront l objet de bons de commandes spécifiques délivrés par la personne publique. Les installations seront facturées selon le prix indiqués au bordereau des prix ou sur devis spécifiques. V. 13 Location de matériel de transmission V.13.1 Téléphonie : installation de lignes téléphoniques, lignes ADSL, location de téléphones fixes/ mobiles / fax et le cas échéant un dispositif de secours pourra être installé selon les recommandations du SGPFUE. (les quantités indiquées dans la fiche technique jointe au présent CCTP seront à confirmer pour le business center) Option: 12/17

13 V.13.2 Organisation de Visioconférence, vidéoconférence, streaming Si le recours à ces nouvelles technologies est envisagé, il y a lieu de consulter au préalable la direction générale de l'interprétation (DG SCIC) afin d en déterminer la faisabilité V.13.3 Diffusion de l événement en direct ou en différé, sur internet (ouverture, clôture) selon demande particulière du MCC. V.13.4 Autres matériels de transmission selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre (bordereau des prix et/ou catalogues) Les prix de location incluent le coût de livraison et la reprise du matériel ainsi que le montage et le démontage Les installations seront facturées selon le prix indiqués au bordereau des prix ou sur devis spécifiques. V. 14 Matériel de sonorisation Des équipements de sonorisation devront être installés dans la Galerie du château où se tiendront les réunions plénières du conseil informel, dans la salle réservée à la conférence de presse de clôture, et dans la galerie réservée pour le dîner de gala. En ce qui concerne la Galerie du château où se tiendront les réunions du conseil, avec cabines d'interprétation et interprètes, le titulaire devra appliquer les spécifications techniques établies par la direction générale de l'interprétation de la Commission Européenne (document joint en annexe au CCTP), notamment l'installation d'un microphone fixe au moins pour deux délégués, et des microphones mobiles pour les intervenants Il est essentiel qu'il y ait une bonne coopération entre le fournisseur de l'installation audio et le fournisseur de l'installation de l'interprétariat. Le fournisseur de l'installation de l'interprétation doit être le chef de file des installations. Pour ce qui concerne les autres lieux nécessitant une installation de sonorisation,principalement celui retenu pour la soirée de gala, le titulaire devra établir une proposition en s appuyant sur les informations apportées le jour de la visite obligatoire des lieux, et prévoyant les équipements suivants : V.14.1 Ensemble de sonorisation V.14.2 Enceintes acoustiques V.14.3 Consoles V.14.4 Amplificateurs V.14.5 Microphones V.14.6 Câblage V.14.7 Techniciens V.14.8 Autres matériels de sonorisation selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre (bordereau des prix et/ou catalogues) Les prix de location incluent la livraison et la reprise du matériel ainsi que le montage et le démontage. Le titulaire devra proposer une solution technique permettant de diminuer sensiblement l écho et la résonnance de la galerie où se tiendront les réunions du conseil informel. V. 15 Location de lumière. Ces équipements sont intégralement fournis par l établissement du Château de Versailles qui réalisera pour la manifestation la mise en lumières des différents lieux. Le titulaire peut sur demande de la personne publique être amené à fournir des équipements complémentaires, notamment pour les réunions qui pourraient être organisées à l hôtel. Ces prestations donneront lieu à des bons de commandes spécifiques établis sur la base des prix figurant au BPU et les quantités nécessaires. 13/17

14 V.15.1 Ensemble d éclairage V.15.2 Eclairage individuel V.15.3 Pont lumière V.15.4 Technicien V.15.5 Autres matériels d éclairage selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre (bordereau des prix et/ou catalogues) Les prix de location incluent la livraison et la reprise du matériel ainsi que le montage et le démontage V. 16 Captation vidéo et diffusion des débats sur le site. Ces prestations donneront lieu à des bons de commandes spécifiques établis sur la base des prix figurant au BPU et les quantités nécessaires au regard du programme de travail définitif. V.16.1 Caméra V.16.2 Régie vidéo mobile ou plateau V.16.3 Lecteurs / enregistreurs numériques V.16.4 Technicien V.16.5 Autres matériels vidéo et de diffusion des débats selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre (bordereau des prix et/ou catalogues) Les prix de location incluent la livraison et la reprise du matériel ainsi que le montage et le démontage. V. 17 Réalisation de sujets vidéo : préparation du scénario, production, post-production, diffusion Ces prestations donneront lieu à des bons de commandes spécifiques établis sur la base des prix figurant au BPU et les quantités nécessaires au regard du programme de travail définitif. Chaque réalisation devient à la livraison la propriété exclusive de l administration et peut être réutilisée par l administration. V. 18 Interprétation simultanée V.18.1 Les cabines d'interprétation conformes aux spécifications techniques de la Commission Européenne, et l'ensemble des équipements et matériels dédiés ne sont pas à la charge du titulaire. Toutefois, le titulaire devant assurer la sonorisation des lieux, le descriptif technique pour les cabines et le plan d implantation des locaux à équiper lui seront remis. Le matériel d interprétariat sera également installé dans la salle réservée à la conférence de presse de clôture du conseil informel. V.18.2 Les douze interprètes présents durant les travaux du conseil informel des ministres sont à la charge du MCC. La restauration des interprètes durant la manifestation est à la charge du titulaire V. 19 Décoration florale Le titulaire assure la décoration florale des espaces selon les termes et aux conditions de prix prévus dans son offre. Les décorations florales pour le diner de gala font l objet d une approbation préalable de la personne publique. Selon les besoins, des décorations particulières pourront être demandées au titulaire. Ces prestations sur bon de commandes feront l objet de devis spécifiques préalablement acceptés par la personne publique. Les prix de location incluent la livraison et la reprise du matériel ainsi que le montage et le démontage. Les prix comprennent également les végétaux qu il s avérerait nécessaire de remplacer durant le déroulement de la manifestation. 14/17

15 V. 20 Aménagements spécifiques pour les personnes handicapées Les aménagements nécessaires à de bonnes conditions d'accueil des personnes handicapées peuvent se traduire par divers prestations : interprétation en langage des signes, vélotipie, traduction et impressions de documents en braille, aménagement des accès, prise en compte pour le transport et l'hébergement éventuel... Le cas échéant, le titulaire fournira sur demande spécifique de la personne publique des aménagements spécifiques pour les personnes handicapées, notamment pour les prestations suivantes : V.23.1 Accessibilité V.23.2 Traduction : interprètes en langue des signes V.23.3 Aide à la communication des sourds et malentendants V.23.4 Autres aménagements spécifiques selon les termes et aux conditions de prix prévus par le titulaire dans son offre (bordereau des prix et/ou catalogues) VI. TRANSPORTS ET RESTAURATION VI. 1 Transports VI.1.1 Acheminement et transport des ministres et des délégations, invités et autres participants, depuis les aéroports et les gares d'arrivée jusqu à Versailles. VI.1.2 Location et mise à disposition de véhicules de transport tels que voitures avec chauffeurs, mini bus, cars pour les transferts et desserte des différents lieux pendant la manifestation selon les termes et conditions de prix définies par le titulaire dans son offre. Les modalités de transport seront arrêtées lors de la validation définitive du programme notamment pour les horaires, le circuit des dessertes notamment pour le diner de gala Au titre du présent marché, le titulaire est chargé d organiser le transport des ministres étrangers et de leurs délégations depuis leur arrivée sur le territoire français quel que soit le moyen de transport emprunté aérien ou ferroviaire. Le titulaire assure la prise en charge dans les aéroports et gares quel que soit l horaire d arrivée, l acheminement à Versailles jusqu'à l hôtel ou directement sur le lieu du conseil, le retour au lieu d hébergement, le transport durant les visites le cas échéant, aux lieux de diners et de spectacles et plus généralement aux différents points désignés par la direction opérationnelle. Selon le déroulé des deux journées, le titulaire mettra en place en nombre suffisant la flotte de véhicules nécessaires à l événement. Le Secrétariat Général à la Présidence Française devrait être en mesure de mettre à la disposition de chacun des Ministres Européens, un véhicule et deux chauffeurs. Ce dispositif, s'il se confirmait, dispenserait donc le titulaire de prendre en charge la prestation. Un bilan carbone sera établi à l'issue de la PFUE sur la base d'une méthodologie proposée par l'ademe. Il faudra privilégier l'utilisation de véhicules propres pour les transports des délégations dans l agglomération. Le titulaire devra rechercher avec la personne publique des lieux de stationnement sécurisés, dans le cadre des consignes de sécurité données par le SGPFUE. Le titulaire s engage à proposer les moyens de transport économiquement les plus avantageux en procédant systématiquement à des comparaisons de prix. Le paiement des frais de transport se fait uniquement sur présentation de fiches récapitulatives précises accompagnées des justificatifs auxquels s ajoutent les frais de réservations et le cas échéant les frais d annulation supportés par le titulaire VI. 2 Hébergement 15/17

16 L hébergement des personnalités et invités n est pas à la charge du titulaire, celui-ci étant pris en charge directement par le MCC. Toutefois, au titre de sa mission de coordination logistique et technique, le titulaire assure l interface avec les services de l hôtel ou seront accueillies les personnalités.. Le titulaire tient à jour la liste des participants et informe régulièrement l établissement hôtelier des confirmations et/ou des désistements. Selon les indications qui lui auront été données par la personne publique, il communique les room lists, VIP et consignes particulières de confort pour certains invités, informe l hôtel des arrivées le jour et le cas échéant la veille de la manifestation, s assure en collaboration avec les services de l hôtel des conditions d accueil ( check in), de l accès et du stationnement des véhicules, de la mise en place de la sécurité notamment du portique de sécurité à l entrée. Le titulaire au titre de sa mission contrôle la facturation des prestations par l hôtel selon les conditions du contrat conclu avec le MCC. Les conditions d affectation des chambres aux invités selon les disponibilités par catégorie (chambre ou suite, bâtiment principal ou pavillon) et selon la qualité des participants (VIP, délégations, etc.) seront précisées au titulaire par la direction opérationnelle. VI. 3 Restauration Le titulaire est chargé au titre du présent marché de la restauration des participants(cf la fiche technique établie par la personne publique). Le titulaire est chargé d organiser sur le site les cafés d accueil, les pauses séminaires, le diner de gala et la restauration des interprètes. Bien qu il n existe pas de clause d exclusivité tenant à une DSP, une liste 7 de traiteurs «agrées» par l'établissement public du château de Versailles, est jointe en annexe au CCTP. Au titre de la mission de coordination logistique et technique qui lui est confiée, le titulaire doit s assurer de la mise en place des installations et de la signalétique pour l organisation de la restauration, il tient régulièrement informé le traiteur du nombre de participants confirmé par le MCC, il s assure du respect des plans et des lieux désignés pour la restauration et les pauses. Il informe systématiquement la Direction opérationnelle en charge de l événement (ou le responsable désigné) de toute difficulté susceptible de retarder ou de compromettre le bon déroulement de la manifestation. PRESTATION VII : AUTRES PRESTATIONS DE SERVICE VII. 1 Accueil du public sur le site par des hôtesses et chefs hôtesses Le personnel de l établissement public du château de Versailles n est pas chargé de l accueil, mais assure la surveillance des accès depuis l'extérieur, et le filtrage des véhicules ainsi que le gardiennage des installations muséographiques. Les hôtesses d'accueil mise en place par le titulaire devront être trilingues (français, anglais, allemand). L accueil des participants et le cas échéant la remise des badges s effectuera selon les consignes données au titulaire par la direction opérationnelle. VII. 2 Services de sécurité et gardiennage 16/17