La certification financière des Hôpitaux de Saint-Maurice

Transcription

1 La certification financière des Hôpitaux de Saint-Maurice Jacques Touzard, Directeur-adjoint en charge de l Organisation et du Contrôle Interne Charles Morvan, Directeur-adjoint en charge des Affaires Financières

2 Les objectifs de la certification Fiabiliser le bilan Donner une information pertinente Apporter une assurance raisonnable de la qualité comptable et de l efficience du contrôle interne mis en place Améliorer le pilotage et la performance de l action publique

3 I. L audit «à blanc» des Hôpitaux de Saint-Maurice A. Les attentes de l EPS B. La méthodologie du cabinet Mazars C. Les conclusions du Cabinet Mazars

4 A. Les attentes des Hôpitaux de Saint-Maurice Un état des lieux exhaustif sur la situation comptable et financière Une expertise particulière en matière d immobilisations, d amortissements, de contrats de partenariats et de baux emphytéotiques de l établissement L analyse des processus internes des services

5 B. La méthodologie du Cabinet Mazars - I Qualité «certifiable» : qualité des états financiers pertinence des dispositifs et des référentiels de contrôle interne élaborés et déployés par l organisation Une partie significative de la démarche a été réservée à l évaluation du contrôle interne, des processus et de leur application

6 B. La méthodologie du Cabinet Mazars - II Constat : les enjeux (et les risques) sont en amont des opérations comptables. La qualité dépend donc des «activités de contrôle». L examen des comptes a été ciblé sur : Une revue des règles et méthodes comptables Un examen des procédures d arrêté des comptes Une revue de la justification et de la documentation des comptes Un examen critique de l information financière Une revue des systèmes d information

7 B. La méthodologie du Cabinet Mazars - III Les procédures et cycles revus ont été les suivants : Processus immobilisations Processus personnel Processus achats Processus produits d exploitation Stocks de pharmacie Méthodologie : Prise de connaissance des procédures existantes Tests de conformité et de permanence sur pièces et par sondage

8 B. La méthodologie du Cabinet Mazars - IV Le travail d audit relatif à la T2A a consisté en : une prise de connaissance de la procédure par le biais d entretiens avec le service facturation/clientèle, les services financiers et le DIM l envoi d un questionnaire d autoévaluation au service admission/facturation et au DIM qui induit, par ses réponses, des axes d amélioration sur le processus des tests de réalité des produits par sondage

9 C. Les conclusions du Cabinet Mazars Constats généraux sur le contrôle interne Procédure d arrêté de comptes Processus RH Processus immobilisations Processus trésorerie Processus achat (hors pharmacie) Processus T2A Procédure stocks pharmacie Provisions / engagements hors bilan Points clés sur l audit des comptes : constats généraux

10 C-1. Constats généraux sur le contrôle interne L établissement ne dispose pas de procédures écrit es par cycle des états financiers, ni de cartographie des risques De même, du fait de la fusion, certaines pratiques et contrôles ne sont pas homogènes L établissement devra analyser ses procédures (y compris SI), les fusionner et établir une cartographie des risques critiques (en priorisant ceux avec un impact financier). Notamment, la gestion des habilitations devra être sécurisée et mise en ligne avec les nouvelles procédures Si ce travail n était pas effectué, l établissement pourrait se voir opposer une réserve pour limitation pour insuffisance de contrôle interne ou un refus de certifier pour limitation

11 C-2. Procédure d arrêté de comptes L établissement dispose d un calendrier de clôture mais ne dispose pas d une procédure écrite d arrêté des comptes et n effectue pas d arrêté intermédiaire De nombreux acteurs sont en charge de l établissement des comptes et nous constatons par ailleurs un cloisonnement au sein des services ordonnateurs (services financiers, RH, facturation ) et entre les services ordonnateurs et la Trésorerie. Il en résulte que les différents intervenants renvoient la responsabilité de la documentation d un poste des états financiers à d autres services, en particulier pour les comptes de la classe 4 Les documents annexes aux comptes sont insuffisamment détaillés L établissement est invité à alléger la clôture annuelle en instaurant une clôture intermédiaire, par exemple au 30 juin, ce qui réduira la très forte concentration des tâches en fin d exercice et diminuera le risque d erreur et d oubli Il devra rédiger une procédure écrite d arrêté de comptes. L établissement est invité à nommer un référent qui sera en charge de l élaboration de dossiers de contrôle qui contiendront l ensemble des éléments probants significatifs, par poste des états financiers, qui sont requis pour la validation des comptes (nous vous fournissons en annexe de document une liste de ce qu un dossier de clôture doit contenir) Enfin, l établissement devra effectuer une revue analytique (comparaison des comptes d une année sur l autre) afin de détecter des risques d erreur et d oubli. L exercice de revue analytique sera, de plus, demandé par le CAC : l établissement doit donc s y préparer.

12 C-3. Processus RH (2011 post fusion HSM) Recrutement : dès l entrée d un agent, le responsable recrutement vérifie les éléments de paie auxquels il a droit et les saisit dans l outil avant de transmettre aux gestionnaires. Or, les gestionnaires de paie peuvent effectuer toutes modifications sur les données de paie et donc notamment celles saisies préalablement par le N+1, car ils disposent des habilitations informatiques nécessaires. Risque de non-prise en compte d une décision, risque d erreur et de fraude Les données de paie saisies par les gestionnaires avant envoi au CRIH ne font pas l objet d un contrôle par un N+1 ou par un pair (à l exception des primes non statutaires qui font l objet d un contrôle une fois par an par un N+1) Effectuer une revue des habilitations informatiques et empêcher par un blocage informatique la modification par les agents des données saisies par la N+1 Mettre en place un contrôle a minima par sondage sur les éléments saisie avant envoi au prestataire par un N+1 ou un pair

13 C-4. Processus immobilisations Un recensement des immeubles est actuellement en cours par la Direction du patrimoine, en lien avec France Domaine (FD) La valeur du patrimoine immobilier n a pas été réactualisée depuis les années La propriété des immeubles et la valorisation des immeubles n étant pas finalisée, ce poste du bilan ferait soit l objet d une réserve pour limitation soit justifierait un refus de certifier de la part des CAC Le recensement des immeubles et la transmission de la valorisation des immeubles par France Domaine devra faire l objet d une analyse approfondie et d un rapprochement avec le fichier des immobilisations. Il conviendra en particulier de demander à FD des états détaillés de valorisation précisant, pour chaque immeuble, la superficie, la valeur du terrain et de la construction, et surtout la méthode de valorisation utilisée car cette valorisation de FD pourrait être prise en compte. En l absence d indication précise sur la méthode de valorisation utilisée, une réserve pourra être faite par les CAC

14 C-5. Processus trésorerie L établissement n établit pas de tableau de flux de trésorerie ni d analyse mensuelle des encaissements et décaissements Risque de liquidité, non-optimisation optimisation de sa trésorerie (situation 2011) La procédure de gestion de la trésorerie a été optimisée en Une revue mensuelle des encaissements décaissements et un tableau de flux de trésorerie ont été formalisés

15 C-6. Processus achat (hors pharmacie) La fonction de création/modification des comptes fournisseurs sous l outil HEXAGONE est assurée par les gestionnaires des achats ou de la cellule «Marchés publics», sans matérialisation d un contrôle hiérarchique. Risques : création ou modification non autorisée d un fournisseur, risque accru d erreurs d imputation, détournement (ex : modification des données RIB) Restreindre les habilitations informatiques Une fiche de création des fournisseurs pourrait être mise en place ; Equiper Hexagone d une alerte qui avertirait le directeur des achats de toute modification passée ultérieurement sur les comptes fournisseurs (mail avertisseur en cas de modification de RIB par exemple ) Mettre en place un contrôle régulier des fournisseurs créés

16 C-7. Processus T2A Le DIM a mis en place un dispositif d assurance qualité avec le service clientèle Les contrôles mensuels réalisés par le DIM en 2011 sont matérialisés et les erreurs sur l échantillon testé sont indiquées dans des rapports de constats mensuels Toutefois, difficulté à réaliser des tests de cheminement, le DIM ayant opposé le secret professionnel Il convient de compléter les rapports de constats du DIM en indiquant le scope testé en valeur et pourcentage par rapport au total mensuel de la facturation pour obtenir l impact financier mensuel des anomalies Mettre en place des états de restitution permettant une validation externe, sans mettre en cause la confidentialité Une réserve pour limitation de contrôle interne pourrait être faite par le CAC sur ce point

17 C-8. Procédure stocks pharmacie Les opérations de transferts d un site de stockage à l autre (pharmacie centrale / antenne de la PUI dans le jardin de la maternité) ne sont pas correctement reconnues dans l outil Hexagone. Il en résulte des anomalies régulières sur la valorisation des stocks pharmacie. Risque : évaluation des stocks incorrecte Recommandation : lever les imperfections du système informatique afin de valoriser correctement les stocks de médicaments et dispositifs médicaux transférés. Les factures sont directement reçues par le secrétariat de la pharmacie centrale. Elles sont rangées par ordre chronologique mais ne sont pas pré-saisies informatiquement avant leur liquidation. Risque de perte de factures, oubli de comptabilisation d achats de stocks Mise en place d un chrono des factures réceptionnées par le secrétariat

18 C-9. Provisions Il n existe pas de procédure écrite de recensement des litiges donnant lieu à des provisions Il conviendra de : Rédiger cette procédure Documenter les provisions En cas de contentieux, solliciter des avocats et justifier un éventuel écart entre les provisions comptabilisées et leur avis écrit

19 C-10. Points clés sur l audit des comptes : constats généraux Le format du bilan et du compte de résultat des trois structures auditées au 31 décembre 2010 est conforme aux règles en vigueur. Le référentiel M21 en vigueur est appliqué : comptabilisation des immobilisations (enregistrement dès réception, amortissement à la date de mise en service ); comptabilisation des subventions (dès l engagement d octroi et non à l encaissement) ; dépréciation des créances d exploitation et passage en pertes irrécouvrables ; constitution et évaluation des provisions pour risques / charges et provisions réglementées. Des postes significatifs du bilan sont insuffisamment documentés, en particulier les comptes de tiers, la trésorerie, les comptes d apports et de réserves ainsi que les provisions réglementées et pour risques et charges.

20 II. Le plan de certification des Hôpitaux de Saint-Maurice A. Mise en place d une Direction de l Audit et du Contrôle Interne B. Projet d élaboration d une Charte du contrôle interne C. Méthode de travail

21 A. La Direction de l Audit et du Contrôle Interne A. La composition B. Les missions C. Positionnement dans l organigramme général D. Un travail collaboratif avec la DAF

22 A. La composition Un Directeur, M. Jacques Touzard Un ingénieur hospitalier (juriste de formation), M. Thomas Collet

23 B. Les missions - I Conduite du projet de certification financière des Hôpitaux de Saint- Maurice ; Rédaction de fiches de procédure de contrôle interne par cycle ; Rédaction des différents plans de crise ; Rédaction du règlement intérieur ;

24 B. Les missions - I Support juridique auprès des Directions fonctionnelles susceptibles d engager financièrement l établissement. Contrôle de tous les marchés publics ; Conseils en matière de contentieux disciplinaire ; Suivi juridique des différents baux ; Représentation de l établissement dans les différentes assemblées générales de copropriété ;

25 C. L organigramme général

26 C. Un travail collaboratif avec la DAF L utilité d une Direction transversale Un travail en collaboration directe avec la Trésorerie Le plan de Travail 2013

27 L utilité d une Direction transversale Animer le réseau interne à l établissement Éviter la surcharge de travail de la DAF et éviter toute confusion des rôles Identifier et piloter une stratégie d établissement

28 Un travail en collaboration directe avec la Trésorerie La certification des comptes inscrite dans le droit de la Comptabilité Publique Un approfondissement des relations ex ante «Ordonnateurs/Comptables» Réglementation, Confiance et Respect des prérogatives

29 Le plan de Travail 2013 Voir le plan d action élaboré fin décembre 2012 : plan d'actions 2013 FDC[1].doc Ce plan d actions a été validé par la Trésorerie

30 Nous vous remercions Jacques TOUZARD & Charles MORVAN Directeurs-adjoints