ANNEXE 2 Organisation internationale de la Francophonie Construction du système d'information globale Génération 2 Dossier d Urbanisation

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1 ANNEXE 2 Organisation internationale de la Francophonie Construction du système d'information globale Génération 2

2 SOMMAIRE 1 INTRODUCTION Contexte du projet Périmètre d'étude de l'urbanisation Objectifs et démarches d'urbanisation Document de références Terminologie ANALYSE DE L ARCHITECTURE EXISTANTE Description de l'organisation «OIF» Présentation de l OIF : statut et champ d intervention Fonctionnement de l OIF dans le cadre de la Francophonie Organigramme de l OIF Définition des objectifs stratégiques métiers Définition des objectifs stratégiques de l OIF Définition des activités de l OIF Modélisation des processus métiers Modélisation des processus métiers Inventaire des activités métiers Inventaire des classes objets métiers Inventaire des flux métiers Description de l organisation informatique Organisation humaine de la DSI Organisation opérationnelle de la DSI Définition des objectifs stratégique du système d'information Modélisation de l'architecture applicative Architecture applicative actuelle Le bloc applicatif SIG PROGRAMMATION Le bloc applicatif SAGE Le bloc applicatif Suivi_GAR Le bloc applicatif QlikView Cartographies fonctionnelles des applications Cartographie fonctionnelle de l application SIG Programmation Cartographie fonctionnelle de l application SIG Budget Cartographie fonctionnelle de l application Suivi_GAR Cartographie fonctionnelle de l application Intranet Cartographie fonctionnelle de l application GLPI pour le support Informatique Inventaire des objets métiers Gisements de données Référentiels Inventaire des flux Volumétrie Modélisation de l architecture physique Liaisons Intersites Flux sur le réseau du siège Cartographie des serveurs dans le réseau DMZ Cartographie des serveurs applicatifs Bilan de l'existant DESCRIPTION DE L ARCHITECTURE CIBLE Enoncé des règles d'urbanisme GLES Conception du plan d'urbanisme

3 3.2.1 Plan d urbanisme des zones, quartiers et ilots Plan d urbanisme des flux Analyse des écarts Ecarts conceptuels Ecarts de niveaux de service Ecarts de redondance Ecarts de couplage Conclusions sur les actions à mener pour combler les écarts Identification des solutions Confirmation du périmètre cible du futur SIG 2G Accostage applicatif cible Modélisation de l'architecture applicative cible Cartographie applicative Cartographie des flux Modélisation de l'architecture physique cible Analyse des impacts sur les processus métiers Analyse des impacts sur les procédures informatiques Evaluation et choix du scénario d'urbanisation ANNEXES Annexe A1 fiches serveurs web Annexe A2 Schéma détaillé des flux fonctionnels

4 1 INTRODUCTION 1.1 Contexte du projet Le projet faisant l'objet de ce document, se situe dans le cadre du Plan de Gestion Stratégique (PGS) de l organisation internationale de la Francophonie (OIF). C est un projet structurant porté par la Direction de la Francophonie numérique, et impliquant l ensemble des entités organisationnelles de l'oif. Il a pour but la construction d une nouvelle version du système d'information global (SIG) de l'oif, appelé système d'information global deuxième génération, ou SIG2g. Les principales motivations de cette refonte sont les suivantes : la prise en considération de tous les changements institutionnels survenus depuis la construction du SIG actuel ; l utilisation des technologies de dernière génération, en vue de construire un système robuste, souple, sécurisé et évolutif ; La couverture fonctionnelle de l ensemble des processus métiers et la prise en compte de nouveaux besoins fonctionnels et ergonomiques en vue de faciliter le travail des équipes métiers ; la transformation du SIG en outil de travail quotidien de chaque agent de l Organisation, y compris pour toutes les unités hors-siège. A cet effet, l'oif a entrepris d'élaborer un cahier des charges en vue du lancement d'un appel d'offres qui se décline selon les phases suivantes : 1) Urbanisation du système d information en vue de mieux définir la cartographie fonctionnelle du système d'information, en fonction des processus métiers de l OIF et des activités de chaque unité administrative ; 2) Expression des besoins de l OIF selon la cartographie fonctionnelle issue de l'urbanisation du système d'information ; 3) Elaboration du cahier de spécifications fonctionnelles générales et techniques sur la base de l'expression des besoins ; 4) Rédaction du Cahier des Charges et constitution du dossier d Appel d Offres, sur la base des livrables des trois précédentes phases. 1.2 Périmètre d'étude de l'urbanisation L urbanisation du système d information permet de définir la cartographie fonctionnelle de l ensemble du système d'information de de l OIF, en fonction des processus métiers et de l ensemble ses activités. Il s agit d établir un répertoire et une cartographie de l ensemble des processus et des acteurs, incluant les objets de gestion et les objets de référence. Il s agit également d établir un répertoire et une cartographie de l ensemble des applications et infrastructures déployées actuellement, incluant les flux, les gisements de données et les référentiels. La démarche d urbanisation n a pas pour objet de modéliser jusqu au niveau «Procédure», tous les processus métiers de l OIF, estimés à environ une centaine. Une modélisation détaillée est réalisée uniquement sur les processus cœurs de métiers, à savoir : Processus de construction de la programmation quadriennale ; Processus de construction budget quadriennal ; Processus de planification quadriennal des activités et des opérations ; 4

5 Processus d exécution annuelle des opérations ; Processus d'ajustement de la planification quadriennale et du budget. 1.3 Objectifs et démarches d'urbanisation Dans l objectif de construction du SIG2G, la phase d urbanisation permet d assurer un alignement du système d'information sur la stratégie et les activités métiers de l OIF, ainsi que sur les enjeux fonctionnels et technologiques attendus. Les différents constats conduisant au projet d urbanisation (programmation décennale, suivi des projets, suivi budgétaire quadriennal, dématérialisation et Gestion électronique de documents (GED), technologies de dernière génération ) impliquent la nécessité de penser à une optimisation des ressources informatiques (infrastructures, données et applications), mises en place pour produire les résultats attendus par l OIF. Le méta-modèle des concepts d urbanisation est matérialisé sur le schéma suivant : 5

6 Sur les visions actuelles et cibles, l étude d urbanisation a pour objet de produire les livrables et cartographies suivantes : 1) Définition des missions et objectifs stratégiques métiers de l OIF 2) Description de l organisation de l OIF 3) Cartographie des processus métiers et des activités métiers 4) Définition des missions et objectifs stratégiques de la DSI 5) Description de l organisation informatique 6) Cartographies de l architecture applicative 7) Cartographies de l architecture physique 8) Enoncé des règles d urbanisme 9) Evaluation et choix du scénario d urbanisation Afin d atteindre ces objectifs, la démarche d urbanisation se déroule selon les principes méthodologiques, représentés dans le schéma suivant : 6

7 I. Phase 1 : Recueil du contexte II. III. IV. Comprendre la stratégie numérique et l organisation informatique de l OIF. Comprendre et partager les objectifs du système d'information dans les domaines concernés. Comprendre comment l organisation métier interagit avec le système d'information, dans les domaines concernés. Effectuer un état des lieux, et maîtriser les acquis des travaux déjà réalisés par l OIF. Préciser le périmètre de la mission en termes «métier» et «informatique». Phase 2 : Analyse de l architecture existante Etablir le répertoire et la cartographie des processus et des acteurs, incluant les objets de gestion et les objets de référence (seuls les processus majeurs, cœurs de métier de l OIF, sont modélisés d une manière détaillée). Etablir le répertoire et la cartographie des architectures applicatives déployées, incluant les flux, les gisements de données et les référentiels. Etablir le répertoire et la cartographie des infrastructures mises en œuvre. Effectuer une analyse qualitative du système d'information existant (points forts / points faibles). Phase 3 : Description de l architecture cible Décrire les évolutions des processus métiers impactés par la démarche d urbanisation. Enoncer les Principes d Urbanisation basés sur l ensemble des directives auxquelles devront se conformer les éléments constitutifs du SI. Analyser les écarts entre l architecture actuelle des domaines concernés et l urbanisation cible, et Identifier les initiatives à lancer pour les combler. Brosser le tableau de l architecture cible, en prenant en compte toutes les évolutions : fonctionnelles et métier; applicatives; organisation de l informatique. S appuyer sur les solutions disponibles sur le marché, répondant aux écarts. Elaborer les principaux scénarios d assemblage, en fonction des contraintes d implémentation et de migration. Analyser les gisements de progrès qui peuvent être réalisés à court terme. Phase 4 : Elaboration de la trajectoire Identifier les principales échéances applicables au plan de transformation du système d'information, sur les axes métier, applicatif et technologique. Modéliser les paliers d une trajectoire d urbanisation, en identifiant les règles de dépendances fonctionnelles entre étapes de construction. Estimer les éléments nécessaires aux paliers successifs, en termes de planification, de budget et de conduite du changement des évolutions des processus métiers impactés par la démarche d urbanisation. 7

8 1.4 Document de références R1 R2 R3 R4 Réf. Nom du document Thème du document Dossier de consultation : «Appel d'offres AO Emetteur : Direction de l Administration Assistance Maitrise d'ouvrage SIG et des Finances Division des Achats - 2g» Date : 16 mars 2012 Offre Technique pour la construction du nouveau système global d information de l OIF : «Prestation d étude et d assistance à maîtrise d ouvrage applicative (AMOA)» Référence : N 02/2012 Charte de la Francophonie adoptée par la Conférence ministérielle de la Francophonie d Antananarivo, le 23 novembre 2005 Cadre Stratégique Décennal de la Francophonie, adopté au Xe Sommet de la Francophonie de Ouagadougou, le 26 novembre 2004 Emetteur : 3S Informatique - Date : 13 avril 2012 Objectifs, Institutions et opérateurs, Sommets, Conférence ministérielle, CPF, Secrétaire général, Fonctions politiques et fonctions en matière de coopération, Statut de l OIF, Etats membres, Représentations permanentes Valeurs et principes, Vision à l horizon 2014, Objectifs stratégiques de la Francophonie, Mise en œuvre du Cadre Stratégique Décennal 1.5 Terminologie Réf. Nom du document Thème du document R1 Dossier de consultation : «Appel d'offres AO Emetteur : Direction de l Administration et des Assistance Maitrise d'ouvrage SIG Finances Division des Achats - Date : 16 mars 2g» 2012 R2 Offre technique pour la construction du nouveau système global d information de l OIF : «Prestation d étude et d assistance à maîtrise d ouvrage applicative (AMOA)» R3 Référence Dossier d urbanisation : N 02/2012 «Projet AMOA SIG 2G» Référence : AMOASIG2G-LIV-URBA R4 Tableau des exigences fonctionnelles recueillies dans les ateliers d urbanisation «Projet AMOA SIG 2G» R5 Cahier des Charges de l appel d offres N 02/2011 Annexe 1.1 «Le système de gestion de la programmation et des projets» R6 Cadre stratégique décennal de la Francophonie, adopté au Xe Sommet de la Francophonie de Ouagadougou, le 26 novembre 2004 Emetteur : 3S Informatique - Date : 13 avril 2012 Emetteur : 3S Informatique - Date : 07 décembre 2012 Emetteur : 3S Informatique - Date : 01 octobre 2012 Emetteur : OIF - Date : 01 octobre 2010 Concepts et méthodes qui gouvernent les activités de gestion de la programmation et des projets au sein de l OIF Emetteur : OIF - Valeurs et principes, Vision à l horizon 2014, Objectifs stratégiques de la Francophonie, Mise en œuvre du Cadre stratégique décennal 8

9 R7 Programme de l OIF Emetteur : OIF - Outil pratique et synthétique faisant ressortir la finalité et les modalités de mise en œuvre des principales actions menées pour la période R8 Cadres logiques de planification et de suivi des résultats des missions du Quadriennum Emetteur : DPS - Définition de la planification et des indicateurs de résultat des différentes missions du quadriennum Terme Définition Activité Une activité est une étape de décomposition fonctionnelle de tout ou partie d'un processus. Cette étape exprime la contribution d'un métier à la chaîne de valeur du processus. Elle correspond à un module fonctionnel indépendant des fonctions en amont ou en aval, et est éventuellement réutilisable. Architecture Le découpage et l organisation de composants selon trois niveaux : conceptuel, logique, physique. Architecture Vues organisée du système d'information qui matérialise le «quoi». Elle se conceptuelle base sur une approche fonctions / données. Architecture logique Vues organisée du système d'information qui matérialise «comment». Elle se base sur une approche composant. Back office Ensemble des services orientés produit, non activables directement par l acteur externe en contact avec le client, ou par le client lui-même. Bloc fonctionnel ou Un bloc désigne l un des trois niveaux de découpage de l architecture applicatif fonctionnelle ou de l architecture applicative : la zone, le quartier ou l îlot. C est une unité atomique et autonome disjointe à l exécution. Le bloc applicatif est un module logiciel exécutable, ayant une identité, proposant des services, et ayant une prise bien définie. Classe métier Modèle partagé par un ensemble d objets métier, qui possèdent les mêmes caractéristiques. Ce modèle permet de décrire un concept métier indépendant de l organisation (invariant métier). Composant Regroupement cohérent de fonctions et données couvrant un ensemble de services de même nature. Enjeux Valeur ajoutée pour l entreprise apportée par une orientation de nature stratégique. Evènement Un événement est un signal qui peut être reconnu par un acteur donné, et qui indique qu un fait auquel des données sont attachées a eu lieu. Flux Un flux est un échange de données entre blocs. Il peut être continu ou déclenché à certains moments de la journée. Un flux peut être interne au système étudié, ou provenir de ou être destiné à un système externe. On distingue les flux de matière et les flux de données. Fonction métier Une fonction métier est un service attendu par un acteur pour effectuer son travail. Cette fonction peut être nécessaire généralement dans le cadre d'une activité ou plus précisément pour exécuter une opération particulière. Fonction système Une fonction système d'information est un service fournit par un système d'information d'information. Il comprend un ensemble d actions automatisées. Front Office Ensemble des services orientés client, activables directement par l acteur externe en contact avec le client, ou par le client lui-même. Gestionnaire de flux Une fois le découpage du système d information réalisé, il s agit de permettre la communication entre les différents blocs. Le gestionnaire de flux assure les échanges au moyen de composants spécialisés, sur la base d un format standardisé, de façon transparente pour les applications. 9

10 Terme Ilot Middle office Objectif Opération Pilotage Principe Procédure Processus Quartier Référentiel Règle Structure de données Urbanisation Zone Définition L îlot est une entité remplaçable du système d information, susceptible d être développée ou achetée séparément. Un îlot correspond à une finalité fonctionnelle, et comprend des traitements et des accès à des données. Un îlot émet des résultats normalisés exploitables par d autres îlots. Ensemble de services non activables directement par l acteur externe en contact avec le client, ou par le client lui-même, permettant la correspondance entre les vues client (front office) et produit (back office). La stratégie de l entreprise ou de l organisme est appréhendée sous la forme de ses objectifs et sous-objectifs. Chacun des objectifs est couvert par un processus, chaque activité de processus par un bloc ou plusieurs blocs. L opération est l étape d une procédure correspondant à l intervention d un acteur de l organisation, dans le cadre des activités de l entreprise. Une fois démarrée, l opération peut être exécutée sans attendre d autres événements déclencheurs. L opération ne peut être interrompue. Zone du système d'information qui regroupe l ensemble des fonctions métier qui assurent l ordonnancement et le suivi transverse de l activité opérationnelle, économique et sociale (au travers d indicateur), d analyse de l activité, de prévision, de planification, de coordination, suivi des risques et de la rentabilité. Disposition applicable dans un contexte opérationnel qui découle des enjeux. Une procédure est un «processus organisé», c est-à-dire que la dimension organisation (le «qui» fait «quoi») est introduite par rapport au processus. Une procédure se décompose en opérations. Un processus est la chaîne de valeur fournissant un bien ou un service à un client interne ou externe à l'entreprise, à partir d un évènement de gestion initiateur. Cette chaîne de valeur est décrite par une séquence d'activités de transformation, indépendante de l organisation, exécutée dans des conditions de délai et de qualité. Un processus peut être décomposé en processus élémentaires. Un processus élémentaire est une décomposition d un processus qui correspond à la délivrance d un des services rendus au client. Il regroupe des îlots homogènes quant à la nature de l information traitée. Un quartier va typiquement correspondre à ce que l on appelle communément un sous-système. Zone du système d'information qui regroupe l ensemble structuré des informations, utilisé pour l'exécution d'un logiciel, et constituant un cadre commun à plusieurs applications. Spécifie la mise en œuvre des principes de façon non ambiguë pour les acteurs amenés à l utiliser. C est l organisation des informations entre elles. Au niveau système d'information, cela comprend l identification de classes métiers et des attributs qui les composent. L urbanisation est une approche globale d organisation du système d'information sur des bases durables, selon des éléments clef, afin d en assurer la cohérence, l adaptabilité et l évolutivité. L urbanisation vise à aligner le système d'information sur la stratégie métier. Le système d'information urbanisé pourra ainsi s adapter aux inflexions de la stratégie, du métier et des technologies Elle correspond au premier niveau de découpage du système d information. La liste des zones d un système d'information est donnée par des règles de bonnes pratiques. 10

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12 2 ANALYSE DE L ARCHITECTURE EXISTANTE 2.1 Description de l'organisation «OIF» Présentation de l OIF : statut et champ d intervention L Organisation internationale de la Francophonie (OIF), est un organisme de coopération multilatérale dont l activité principale est la réalisation d'actions de coopération dans les pays en développement de l espace francophone (77 états membres et observateurs). L OIF est une personne morale de droit international public. En tant que personnalité juridique, son siège est situé à Paris. L OIF dispose d un certain nombre de représentations permanentes et de bureaux régionaux à l étranger. Sur la carte ci-dessous, sont indiqués les représentations permanentes, les bureaux régionaux et les autres opérateurs de la Francophonie. 12

13 2.1.2 Fonctionnement de l OIF dans le cadre de la Francophonie Les règles d organisation et de fonctionnement de l OIF sont édictées dans la charte de la Francophonie, adoptée au Sommet de la Francophonie d Antananarivo, le 23 novembre Cf. Urba-annexe charte-francophonie Organigramme de l OIF L organigramme de l OIF et des instances de la Francophonie est représenté dans le schéma ci-dessous : 13

14 L organigramme des Délégations et Directions de Programmes de l OIF est représenté dans le schéma cidessous : L organigramme des Directions transversales et des Services de soutien de l OIF est représenté dans le schéma ci-dessous : L organigramme des Unités Hors Siège de l OIF est représenté dans le schéma ci-dessous : 14

15 L organigramme des Organes Subsidiaires de l OIF est représenté dans le schéma ci-dessous : 2.2 Définition des objectifs stratégiques métiers Définition des objectifs stratégiques de l OIF En douze ans, les besoins de l OIF et sa manière de travailler ont beaucoup évolué. Notamment depuis 2004 au sommet de la Francophonie à Ouagadougou, l OIF a adopté son Cadre Stratégique Décennal, une nouvelle stratégie de gestion du programme de coopération, qui s articule sur une période de dix ans 15

16 avec un cycle de mise en oeuvre de quatre ans, en remplacement de la programmation sur deux ans qui était alors en vigueur. En 2005 à la conférence ministérielle d Antananarivo à Madagascar, elle adopte un nouveau règlement financier en rapport avec la programmation quadriennale qui fixe l exercice budgétaire sur quatre ans. Les objectifs stratégiques de la Francophonie et leur cadre de mise en œuvre sont édictés dans le Cadre Stratégique Décennal, adopté au Sommet de la Francophonie de Ouagadougou, le 26 novembre Cf. Urba-annexe cadre-stratégique-decenal Définition des activités de l OIF Pour la mise en œuvre de ses missions, les activités des équipes de l'oif peuvent se scinder en trois groupes : Les activités strictement liées à la mise en œuvre du programme de coopération Les activités d appui à la mise en œuvre du programme de coopération, qui comportent la gestion du budget et des finances, la gestion de la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la gestion des achats et des moyens généraux, la gestion des systèmes d information. En plus de ces deux premiers groupes d activités, l OIF déploie des activités de pilotage politique et de gouvernance en vue de coordonner toute son action. 16

17 2.3 Modélisation des processus métiers Modélisation des processus métiers L étude des métiers de l OIF fait ressortir les macro-processus suivants : Les macro-processus sont initiés par un évènement déclencheur (Décisions d un Sommet de la Francophonie, Décisions du CPF, démarrage d un nouveau cycle, ), et doivent produire des résultats, à une échéance pluriannuelle (décennale jusqu à présent), quadriennale ou annuelle. On distingue les macro-processus du cœur de métier de l OIF, et les macro-processus de soutien, de contrôle et de pilotage. Les macro-processus identifiés sont les suivants : 1) Les Macro-processus d'élaboration du Cadre stratégique à moyen terme 2) les Macro-processus d'élaboration de la programmation 3) les Macro-Processus de gestion opérationnelle de la Programmation 4) les Macro-Processus de support et de soutien 5) les Macro-Processus de contrôle et de pilotage 17

18 Les macro-processus se décomposent en processus et selon les cas, en sous-processus élémentaires. Par exemple, le macro-processus de Support «Gérer l environnement de travail» se décompose en 8 processus : 1) Assurer la gestion du courrier et des livraisons, 2) Assurer la gestion des archives, 3) Assurer la gestion des voyages, 4) Assurer la gestion de la régie, 5) Assurer la gestion budgétaire du service, 6) Assurer le support aux utilisateurs, 18

19 7) Assurer les installations d infrastructure, 8) Gérer les applications. Le processus de Support «Assurer la gestion du courrier et des livraisons» se décompose en 5 sousprocessus : 1) Assurer l enregistrement et le suivi du courrier entrant, 2) Assurer l enregistrement et le suivi du courrier sortant, 3) Assurer la réception du matériel et des fournitures, 4) Assurer le traitement des factures électroniques, 5) Assurer la gestion du courrier interne. Les processus métiers sont destinés à l'atteinte des objectifs stratégiques des métiers, qui d une manière générale, visent à produire des produits et services à destination d un public ou d une clientèle. Les processus métiers sont pilotés par les métiers de l OIF. Appliqués à l organisation de l OIF, ils s organisent en procédures et en opérations, elles-mêmes réalisées par des acteurs (les agents de l OIF). Ces opérations produisent des résultats, qui vont satisfaire les besoins d un public ou d une clientèle. Ce même public va à nouveau générer des évènements de gestion, qui à leur tour, vont déclencher de nouveaux processus. L ensemble des processus métiers de l OIF (environ une centaine), recensés au cours des ateliers, ont été représentés dans l outil Windesign. Par contre, la démarche d urbanisation n a pas pour objet de modéliser aux niveaux «Procédure» et «Opération», l ensemble de ces processus métiers. Une modélisation détaillée a été réalisée uniquement sur les processus cœurs de métiers, à savoir : Processus de mise en place de la programmation quadriennale; Processus de construction du budget quadriennale ; Processus de planification quadriennale des activités et des opérations ; 19

20 Processus d exécution annuelle des opérations ; Processus de gestion des ajustements de la planification et du budget ; Par exemple, le processus de Gestion Opérationnelle «Modifier le budget annuel» est modélisé de la manière suivante : Le processus métier est décrit sur une échelle de temps, en partant d un évènement déclencheur, pour aboutir à un résultat final. Le processus fait appel à des activités métiers, qui s enchainent les unes après les autres, éventuellement d une manière conditionnelle. Chaque activité fait intervenir des acteurs, qui utilisent des outils et des documents Inventaire des activités métiers Les activités des Unités Administratives de l OIF, ont été recensées dans le cadre des ateliers de travail, conduits individuellement avec chaque Direction Métier. Les compte rendus des ateliers, permettent de lister les principales activités (et sous-activités) de chaque unité administrative. Dans la mesure du possible, ces activités ont été classées en fonction des processus qui les appellent. Les activités ont été numérotées en fonction des ateliers conduits avec les unités administratives : 1. DPE 20

21 2. DAF 3. Contrôle Financier 4. Administrateur et Bureau de l Administrateur 5. Cabinet du Secrétaire Général 6. DCP 10. DLC 11. DDHDP 12. DJ, DFN, DEF 13. DDS Exemple d un compte rendu d atelier : «Activités de la DAF / DBF» A des fins d utilisation dans les phases ultérieures de l étude (phase d expression de besoins), des annotations ont été prises de la manière suivante : Expression de Besoin : Question Métier : Question Réglementaire : La liste globale des activités recensée a été établie dans le tableau Excel : Matrice d urbanisation fonctionnelle des activités». Cf. Urba-annexe Matrice-urbanisation-fonctionnelle 21

22 2.3.3 Inventaire des classes objets métiers Pour chaque processus, ont été identifiées les classes objets métiers, manipulées par les différentes activités du processus. Afin de faciliter leur recensement, les classes objets métiers ont été regroupées en famille de classes métiers : 1) Instances 2) CSMT 3) Programmation quadriennale 4) GAR 5) Budget quadriennal 10) Planification opérationnelle quadriennale 11) Budget annuel 12) Intervention 18) EB 19) EJ 20) BPP 21) Banque 25) Calendrier comptable 26) Ecriture comptable 60) Appel d offres 61) Appel à projets 62) Poste RH 63) Poste Volontaire 64) Agenda Sommet 65) Rapport Sommet 66) Rapport Etude 67) Media 68) Relations publiques 69) Partenariat 100) Structures La liste globale des classes métiers a été établie dans le tableau Excel : Matrice d urbanisation fonctionnelle des classes métiers». Cf. Urba-annexe Matrice-urbanisation-fonctionnelle Inventaire des flux métiers Les flux métiers actuels sont essentiellement : 22

23 des flux de documents papiers circulant à l intérieur de l OIF, via les parapheurs s ils nécessitent des visas ; des flux de documents électroniques attachés à des courriels (sans rattachements directs avec les objets du système d information) ; ou des flux de documents circulant à l extérieur de l OIF, après enregistrement par le Service Courrier. Ils sont représentés dans les modélisations de processus métiers, décrits dans le paragraphe : Modélisation des processus métiers Les seuls flux électroniques de données sont ceux qui alimentent les applications comptables. Ils sont représentés dans les cartographies applicatives, décrites dans le paragraphe : Inventaire des flux métiers 2.4 Description de l organisation informatique Organisation humaine de la DSI Le service DSI se compose 9 personnes et est sous la responsabilité de la direction de la DFN. 1 Sous-directeur 1 assistante de gestion : chargée de gérer les budgets alloués à la DSI ainsi que le suivi financier des projets de la DSI. 1 secrétaire de direction : chargée du support utilisateur de premier niveau en plus du secrétariat. 1 assistant système d information : en appui à la gestion de l infrastructure et des applications. 1 attaché des systèmes d information : en appui à la gestion des infrastructures et des applications 1 responsable : chargé de la téléphonie et de l audiovisuel. 1 chargé des systèmes d information, responsable des applications : chargé des projets de conception, de la mise en œuvre, du suivi et de la maintenance des applications métier 1 chargé des système d information responsable des infrastructures : chargé des projet de conception, mise en œuvre, suivi et maintenance des infrastructures réseau, systèmes, applicatives, téléphonique et audiovisuel Organisation opérationnelle de la DSI Le service DSI est chargé de gérer : toute l informatique (serveurs, poste de travail et applications métiers) du siège de l OIF, sur le site de son siège et sur les sites des unités hors siège ; L infrastructure et les systèmes de téléphonie ; L infrastructure et les systèmes de visioconférence ; L infrastructure des réseaux et de l internet ; L infrastructure et le système de télévision IP ; La gestion de la sécurité du réseau et des systèmes. Pour accomplir cette mission le service utilise : 23

24 L infrastructure Active Directory de Microsoft Windows pour la gestion et le partage sécurisés des ressources informatiques utilisateurs (profils utilisateurs, partage des espaces de stockage et des services d impression) ; L infrastructure Altiris pour le déploiement, la gestion, le suivi et la maintenance industrialisés des postes utilisateurs ; l utilisation de l outil GLPI pour la gestion centralisée des requêtes utilisateurs (help desk), l inventaire matériels et logiciels, la base de données des configurations (CMDB) selon ITIL, les contrats de maintenance, et la base de connaissance ; l utilisation du logiciel NetVault Backup pour effectuer les sauvegardes et archivages du système d information. La sauvegarde est du type incrémentale quotidienne, et sauvegarde totale hebdomadaire. Une sauvegarde externalisée sur bande se fait deux fois par mois, tous les 15 jours ; l utilisation d outils de développement pour gérer les évolutions des applications du SIG tels que SVN, JIRA, Eclipse, WIKI ; Une infrastructure oracle pour la gestion des bases de données du SIG ; Une infrastructure MS Sql Serveur pour la gestion des bases de données de la comptabilité générale et celles de la comptabilité analytique ; Le coupe-feu checkpoint pour la gestion de la sécurité du réseau et de l internet. La communication avec les UHS est un objectif principal demandé par l OIF, pour cela le service informatique a mis en place une suite de logiciels basée sur les modules pare-feu et accès distants (VPN) de l éditeur Checkpoint, société leader sur le marché. Ces applications permettent d établir des liens sûrs et fiables au travers du réseau mondial internet. L OIF héberge ses sites web et ceux de certains de ses partenaires sur ses serveurs. Le système d'information met à disposition des accès sécurisés pour les administrateurs des sites, à des fins de maintenance. Le système d'information a mis en place un serveur WEB permettant le transfert de documents destinés à ses partenaires. Ce portail permet un accès sécurisé et le téléchargement bidirectionnels de fichiers. La politique actuelle du système d'information est de favoriser l utilisation si possible de logiciels libres. 2.5 Définition des objectifs stratégique du système d'information Les objectifs stratégiques du système d'information se déclinent en 6 points essentiels : 1. Alignement stratégique du système d information avec les métiers 2. Mise en place d un schéma Directeur du système d information 3. Adoption du référentiel COBIT pour la mise en place de la gouvernance du système d information de l OIF 4. Adoption du référentiel ITIL pour la gestion du système informatique de l OIF 5. Renforcement des compétences et de l expertise des équipes 6. Mise en place d une stratégie de communication et de sensibilisation continuelle des utilisateurs 2.6 Modélisation de l'architecture applicative Le premier schéma représente la cartographie des applications avec le flux d informations échangées entre ces applications et les principaux acteurs. On retrouve les principales applications autour du SIG utilisées par l OIF telles que Sage Compta pour la comptabilité, le Suivi_GAR pour la gestion des résultats et le couple CostPerform et Qlikview pour l analyse analytique de la comptabilité. Les schémas suivants permettent de détailler ces blocs applicatifs. 24

25 Le symbole permet de définir une fonction de l acteur, tandis que représente une entité de l OIF, ou groupe d acteurs. Les applications ont un symbole différent selon que c est une application WEB, un logiciel spécifique, un progiciel ou un outil bureautique. Les flèches sur ces schémas permettent d indiquer les liens vers d autres schémas dans la version WEB du document Architecture applicative actuelle 25

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27 De cette architecture, on peut en extraire des blocs applicatifs : L application SIG au centre du métier de l OIF L application SAGE qui gère la comptabilité. L application Suivi_GAR qui permet de suivre les résultats des interventions L application QlikView qui permet de suivre l analyse des bilans comptables Le bloc applicatif SIG PROGRAMMATION 27

28 Sur ce schéma, on remarque que le SIG se décompose en 2 applications : la première de type WEB permet de gérer la programmation, ainsi que le suivi des lignes budgétaires, la seconde est une application spécifique Oracle qui permet de gérer le budget, le courrier, les paiements, les déplacements, l annuaire ainsi que toute la partie configuration du SIG. L ensemble des acteurs intervenant sur cette application est représenté ainsi que les documents en sortie (fiches, récapitulatifs, ordres de virements, ). Les interfaces avec les autres applications sont indiquées comme le lien avec l intranet, les liens avec SAGE ou les fichiers nécessaires à la télétransmission bancaire Le bloc applicatif SAGE Dans ce bloc applicatif, seul l acteur comptable intervient dans la mise à jour des données. Cette application est un progiciel connecté au SIG. Le logiciel est interfacé avec le bloc SIG par une clef qui est la facture. Les caractéristiques de la facture sont transférées dans Sage chaque nuit, tandis que les écritures comptables sont remontées dans le SIG en temps réel. 28

29 Le bloc applicatif Suivi_GAR L application Suivi_GAR est une application WEB qui permet d analyser les résultats des différents projets de l OIF. Il utilise le référentiel du SIG Programmation (saisi manuellement par l entité DPS) pour la saisie des résultats des opérations par les spécialistes de programme, selon les modes d'intervention et les indicateurs associés. Elle permet de générer un ensemble de rapports qui sont consultables par l ensemble des spécialistes de programme. Elle permet également à la DPE de mettre des documents de référence de la programmation à la disposition des spécialistes de programme pour les aider dans la gestion de leurs projets, notamment les rapports d activités sur les années précédentes, les cadres logiques de la programmation décennal, ainsi que des fiches résultats par pays et par régions. 29

30 Le bloc applicatif QlikView L application QlikView, récemment installée est connectée aux bases de données du SIG, du Suivi_GAR et de SAGE. Il permet de visualiser les résultats de la comptabilité analytique produite par l application CostPerform Cartographies fonctionnelles des applications Cartographie fonctionnelle de l application SIG Programmation Le schéma suivant présente les principales fonctionnalités du SIG Programmation. On peut remarquer deux modules ayant des rôles différents : la gestion de la programmation et le suivi des lignes budgétaires. Dans le module Programmation, on trouve la gestion de toutes les étapes de la programmation, des missions jusqu aux interventions. Pour chaque étapes, l utilisateur peut entrer les caractéristiques et visualiser les données budgétaires provenant du SIG Budget. 30

31 Le module Tableaux de bords permet de suivre et d exporter vers Excel les données budgétaires des articles et lignes budgétaires du SIG Cartographie fonctionnelle de l application SIG Budget Cette application regroupe plusieurs modules dont celui de la gestion du budget, celui de la gestion des annuaires (organismes et contacts), celui de la gestion du courrier, celui de la gestion des déplacements. Tout le paramétrage du SIG se trouve également dans cette application, budgétaire, profil d accès au SIG, utilisateurs avec leurs droits. référentiel, nomenclature 31

32 32

33 Cartographie fonctionnelle de l application Suivi_GAR L application Suivi_GAR a été développée pour gérer les résultats et en ressortir des bilans par projet et ECT. Cette application est gérée par la DPE. Elle permet de saisir les résultats obtenus par opérations et génère des rapports pour chaque projet. Les données servent également à la génération annuelle, par la DPE, des comptes rendus d exécution et des fiches pays. 33

34 Cartographie fonctionnelle de l application Intranet Le site Intranet est une application qui offre des informations à l ensemble du personnel de l OIF comme des actualités de l organisation, son annuaire, des listes officielles de contacts, des contacts par pays, des documents (modèles, rapports, fiches conseils) qui servent pour le travail et la vie au sein de l organisation. Ces informations proviennent de la direction de la communication et du partenariat, du service des conférences internationales et de la sous-direction des ressources humaines. L application contient également un nombre important de liens vers d autres sites susceptibles d être utile pour le personnel. 34

35 Cartographie fonctionnelle de l application GLPI pour le support Informatique Cette application permet de gérer les demandes d assistance du personnel de l OIF auprès de la sous-direction des systèmes d'information. Elle gère également le parc informatique de l OIF ainsi que les contrats fournisseur de la division. 35

36 2.6.3 Inventaire des objets métiers Gisements de données Les gisements de données correspondent aux données qui sont créées lorsque les acteurs de l OIF effectuent leurs tâches quotidiennes. Tout au long des projets, il y a création des Activités, des Opérations, Engagements Budgétaires, Engagements Juridiques, bons pour paiement, factures et paiements Référentiels 36

37 Les référentiels correspondent aux données qui ne sont pas ou rarement modifiés Inventaire des flux Il est possible de distinguer deux types de flux d informations : le premier correspond aux échanges vers l extérieur de l OIF, le second est le flux d informations entre les applications du système d'information actuel. Les flux vers l extérieur, en plus de la messagerie électronique et des sites WEB sur lesquels on peut consulter un grand nombre d informations, ces flux sont au nombre de deux : une communication vers la banque de l OIF qui permet d'effectuer les ordres de virements un portail WEB qui permet d envoyer ou recevoir des fichiers aux partenaires de l OIF. Les flux entre les applications correspondent aux échanges entre les différents outils du système d'information. Si les échanges entre le SIG budget et le SIG programmation est assuré par l unicité des données dans une même base, ce n est pas le cas avec les autres outils. Il existe un échange d informations entre le SIG et l outil de comptabilité SAGE. Le rapprochement entre les fiches factures enregistrées dans le SIG et les factures saisie dans la comptabilité se fait automatiquement et quotidiennement. Le SIG permet également de visualiser les écritures comptables liées aux factures si elles ont été saisies dans SAGE. Les autres échanges d informations entre les outils utilisés du système d'information sont inexistants ou manuels par exemple : la mise à jour de la planification dans l application Suivi-GAR est manuelle et ne se fait que quelques fois par an. La gestion de la diffusion de message électronique par liste de diffusion avec l outil Sympa n utilise pas les informations du SIG. 37

38 2.6.5 Volumétrie Le tableau suivant donne la volumétrie des principaux objets du SIG actuel. Seul les objets actif dans l année sont comptabilisés. Pour cela on considère qu un objet est actif s il traite un budget non nul pendant l année. Les données pour l année 2012 ont été comptabilisées vers le 20 Septembre, ce qui permet de donner une estimation pour cette année courante. Les actions transversales sont comptabilisées et enregistrées dans la cinquième mission (mission E dans le SIG). Les factures, BPP et paiements ont été comptabilisés en fonction de leur date de création. Objets Quadriennum Qty 2010 Qty 2011 Qty 09/2012 Missions Objectifs Stratégiques Axes d'intervention EMT Projets ECT Activités Opérations Interventions 3596? Engagements Budgétaires Engagement Juridiques Factures BPP Paiements Le nombre d intervention en 2010 n a pas donné une valeur crédible et n est pas indiqué dans ce tableau. Analyse de la volumétrie : Le nombre de missions, d objectifs stratégiques, d axes d intervention et d EMT est constant pendant la période quadriennale comme le prévoit le CSD. Le nombre de projets est modifié pendant la période quadriennale, car il y a des créations de projet et d autre qui sont stoppés (des projets en cofinancement par exemple). En conséquence, il en est de même pour les ECT et activités. Le nombre important du nombre total des opérations par rapport aux opérations annuelles indique qu il existe que peu d opérations pluriannuelles. Si on calcule le nombre total d objet sur un an, le chiffre est inférieur à soit moins de objets par période quadriennale. En taille de fichier de la base Oracle contenant TOUTES les données du SIG depuis sa création, on arrive à un espace disque d environ 3 Go. On peut en conclure que la base du SIG est une base relativement petite. 38

39 2.7 Modélisation de l architecture physique Liaisons Intersites Le siège est relié aux différentes UHS via des tunnels VPN (Virtual Private Network) s'appuyant sur les liaisons internet du siège et celles des unités hors siège. 39

40 2.7.2 Flux sur le réseau du siège. L architecture physique de l OIF est récente, due à la récente installation dans ses locaux actuels. Un grand nombre de serveurs ont été remplacés. Le réseau de l OIF est performant et véhicule également un grand nombre de flux d informations tels que la téléphonie sur IP, la visioconférence, un ensemble de chaînes de télévision (TV5 et internationales) Le siège est pourvu de connexions importantes et sécurisés à Internet (2 lignes de 30 Mb). Les accès sont gérés par un firewall Checkpoint. 40

41 2.7.3 Cartographie des serveurs dans le réseau DMZ. Dans le réseau DMZ, on remarque un nombre important de serveurs WEB qui sont utilisés pour les différents sites hébergés par l OIF dont le site de l OIF, le site des instances de l OIF, les sites utilisés par le personnel de l OIF. Le serveur de messagerie (doublé en cluster) ainsi que les serveurs de nom DNS se trouvent également dans ce sous-réseau. On trouvera en annexe 1 les descriptions des serveurs WEB avec le détail des sites hébergés sur ces sites. 41

42 2.7.4 Cartographie des serveurs applicatifs Sur ce schéma, seuls les serveurs applicatifs sont représentés : base de données, SIG, SAGE, QlikView,. Les serveurs de partage de fichiers, contrôleur de domaine, gestion des sauvegardes et autres fonctionnalités informatiques standards sont également dans cette salle serveur, mais ne sont pas représenté sur ce schéma. Le module de stockage SAN est une baie de disques sécurisés, connecté directement sur un réseau spécifique de stockage et géré par un serveur. Il est utilisé pour stocker l ensemble des fichiers utilisés par l OIF. 42

43 2.8 Bilan de l'existant Points FORTS Points FAIBLES Architecture technique Installation récente avec matériels récents et performants. Réseau rapide et sécurisé. Grand nombre de serveurs pour des applications n ayant pas toujours besoin d autant de puissance, l utilisation de serveurs virtuels pourrait être plus économes. Application Budget SIG Application très proche du besoin, mais ne couvrent qu une partie du métier de l OIF. Cette application de conception ancienne ne permet pas son utilisation par les UHS. Elle n est pas modulaire et de nombreuses fonctionnalités obsolètes y sont encore actives. Elle est peu fiable (nombreux plantages). Elle ne fonctionne que sur des ordinateurs sous Windows. Sa maintenance est difficile car les ressources humaines pouvant intervenir sur ce logiciel sont rares. Il manque le moyen de faire des recherches, et l affichage de tableaux de bords avec des indicateurs. Application SIG Programmation Ajouts d outils indépendants du SIG Identification utilisateur Outils personnalisés Application récente de type WEB (utilisable par les UHS). Apporte une aide rapidement aux utilisateurs. Cette application a été conçue pour adapter l évolution du métier pour l actuelle programmation quadriennale. Elle manque de possibilité de recherche d informations multicritères. Elle ne fonctionne qu avec l explorateur de Google. Les nouveaux outils comme le Suivi_GAR ou Sympa (envoi de courriels par liste de diffusion) ne sont pas relié au noyau du SIG, ce qui implique des procédures manuelles et des duplications de données entre ces outils et le SIG. Les applications sont indépendantes et de conception ancienne, elles ont leur propre système d identification, ce qui impose à l utilisateur d avoir plusieurs mots de passe. Chaque direction a développé ses propres outils de suivi de leurs opérations avec des outils bureautique comme Excel ou Filemaker. Ceci implique un risque opérationnel à l organisation, car seul un petit nombre de collaborateurs en connaissent leur utilisation. Outils manquants Dans l architecture actuelle, les spécialistes de programme n ont pas d outils leur permettant de suivre l évolution des interventions ou opérations au cours du temps. L OIF utilisent un grand nombre de dossiers papier circulants d un service à un autre en fonction de la procédure à respecter. Cette gestion de dossier est entièrement manuelle. Les dossiers sont archivés uniquement sous forme de papier. Le service des moyens généraux ont besoin de 43

44 nouveaux outils pour gérer les demandes de services, les contrats, l inventaire physique, les activités multiservices. 44

45 3 DESCRIPTION DE L ARCHITECTURE CIBLE 3.1 Enoncé des règles d'urbanisme GLES Les principaux objectifs du projet SIG 2G ont été exprimés dans le cahier des charges de la présente étude. Un principe d urbanisation du système d information est une disposition applicable dans un contexte opérationnel qui découle des enjeux et objectifs du futur système d'information. Les principes sont précisés par des règles, qui spécifient la mise en œuvre des principes de façon non ambiguë pour les acteurs amenés à l utiliser. Les principes S.I. qui constituent l état de l art de l urbanisation sont les suivants : PR-1 - Principe de confidentialité PR-2 - Principe de couplabilité PR-3 - Principe de facilité d utilisation PR-4 - Principe de robustesse PR-5 - Principe de maintenabilité PR-6 - Principe d adaptabilité PR-7 - Principe de portabilité PR-8 - Principe de traçabilité PR-9 - Principe de modularité PR-10 - Principe de réversibilité Les principes S.I. qui découlent des objectifs stratégiques de l OIF sont les suivants : PR-11 Principe d universalité PR-12 Principe de modernité PR-13 Principe de mobilité Une règle d urbanisme est une règle à respecter, figurant dans le plan d urbanisme du système d information : certaines sont des interdictions. Par exemple, il est interdit d accéder à un bloc sans passer par sa prise ; certaines sont des limitations. Par exemple, une donnée doit être sous la responsabilité d un et d un seul bloc ; certaines sont des prescriptions. Par exemple, tout bloc doit comporter une prise. Les règles d urbanisme peuvent être établies pour chacune des quatre visions de l architecture d entreprise (métier, fonctionnel, applicatif, technique). Elles peuvent être déclinées en : règles d urbanisme (URB), règles de bonnes pratiques (BPR), règles propres à l OIF (OIF). Les principes sont numérotés PR-XX avec : PR : pour principe 45

46 XX : numéro du principe Les règles sont numérotées RG-YY-ZZ avec : RG : pour règle YY : Type de règle en fonction de la vision d architecture ; numérotation est établie de 1 à 12 ZZ : numéro de la règle en fonction du type de règle (URB, BPR, OIF) Le Référentiel des Règles d Urbanisation (RRU) est constitué pour fournir : un cadre aux travaux d urbanisation du SIG 2G, une base de réflexion pour la déclinaison fine des règles applicables par les projets futurs de mise en œuvre du SIG 2G et d autres systèmes. Règles d urbanisme pour l architecture métier PRINCIPE REGLE TYPE PR-2 PR-9 RG-1-1 Une activité d un processus appartient à un et un seul bloc fonctionnel. Une activité ne peut donc faire appel aux services que d un bloc fonctionnel. URB PR-2 RG-1-2 Toute transformation des propriétés d un objet métier résulte d une activité. URB RG-1-3 Une activité élémentaire ne peut être interrompue, ce qui signifie qu une fois qu un acteur est affecté à une activité, il ne peut être réaffecté avant la fin d exécution ou l interruption de celle-ci pour fin anormale. RG-1-4 La fin d exécution d une activité force la fin d exécution simultanée de toutes les activités appartenant au périmètre d impact de cet événement. RG-1-5 Toutes les activités peuvent avoir une fin anormale, mais également des évènements temporels ou d abandon. PR-2 PR-9 RG-2-1 Les processus opérationnels, les processus de pilotage et les processus de support sont distingués. RG-2-2 La décomposition des processus est limitée à 3 niveaux. Par définition, un sous-processus est un processus, et doit donc satisfaire à la définition d un processus. RG-2-3 Une étape du processus correspond à un type de transformation d un objet, exprimé comme son état. RG-2-4 Toute fin d activité génère un évènement, qui correspond au fait que la transformation est finie ou interrompue. RG-2-5 L occurrence d un évènement porte en elle, la fin des transformations d autres objets qui sont liés à l objet principal. RG-2-6 Un évènement peut activer de nombreux évènements déclenchés, au moins un pour chaque objet concerné. RG-2-7 Chaque déclenchement est associé à une décision, qui peut commander une activité, ou une autre encore. RG-2-8 Une activité peut nécessiter un ou plusieurs déclenchements, si des activités doivent être synchronisées. PR-5 PR-6 RG-3-1 Chaque processus doit être sous la responsabilité d un responsable de processus, chargé de le suivre, de le faire évoluer et de le documenter. URB URB URB BPR BPR BPR BPR BPR BPR BPR BPR OIF 46

47 Règles d urbanisme pour l architecture fonctionnelle PRINCIPE REGLE TYPE PR-7 PR-9 RG-4-1 Règle d unicité des blocs : un îlot appartient à un et un seul quartier, un quartier appartient à une et une seule zone, donc il appartient à une et une seule zone. Un bloc ne peut pas être dupliqué. PR-2 PR-9 RG-4-2 Règle d asynchronisme des blocs : après avoir traité un évènement, un îlot peut en traiter immédiatement un autre, sans avoir à se préoccuper de ce qu il advient du compte rendu de traitement de l évènement précédent. PR-2 PR-5 PR-11 PR-3 PR-12 RG-4-3 Règle de communication des blocs : un bloc comporte obligatoirement une prise (interface externe). Cette prise est capable d activer les services du bloc et de gérer les communications entrantes et sortantes du bloc. RG-4-4 Règle de communication des blocs : toute communication entrante ou sortante d un bloc passe par sa prise. RG-4-5 Règle de communication des blocs : seules les prises communiquent avec le gestionnaire de flux. Les prises sont seules habilitées à communiquer avec le gestionnaire de flux. RG-4-6 Règle de responsabilité de gestion des données : une donnée est sous la responsabilité (quel que soit le type d accès : création, modification, suppression, visualisation) d un ilot et d un seul. RG-5-1 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone échange (acquisition/restitution), qui est en quelque sorte la prise du système d'information. RG-5-2 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone gisement de données. Cette zone reprend l ensemble des informations dynamiques et pérennes de l entreprise, ainsi que les services d accès à ces données. Elle assure la conservation et la valorisation du patrimoine d informations de l entreprise, garantit sa cohérence et permet son enrichissement dans le temps. RG-5-3 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone référentiel de données et de règles. Cette zone regroupe l ensemble de toutes les informations communes aux différents éléments du système d'information, dont le cycle de vie est relativement stable. L intérêt d un référentiel de règles est d extraire des règles métier du code des applications et de les stocker dans un référentiel partagé, afin de conférer de l agilité à l entreprise. RG-5-4 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone pilotage unique. Cette zone regroupe les blocs dédiés aux processus de gouvernance et d analyse, utilisant des informations historisées et globalisées. RG-5-5 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone opération par métier principal de l entreprise. Le système d information d une entreprise n ayant qu un seul métier, ne comporte donc qu une seule zone opération. RG-5-6 Toute architecture fonctionnelle comporte une zone ressources unique. Cette zone regroupe les systèmes dédiés à la gestion des ressources internes à l entreprise (ressources humaines, comptabilité, moyens généraux, ) RG-6-1 Le système d information de l OIF doit être l outil de travail quotidien de chaque agent de l Organisation, y compris ceux des sites délocalisés. RG-6-2 L utilisation du SIG par les unités hors siège exige une dématérialisation des processus de gestion budgétaire. URB URB URB URB URB URB BPR BPR BPR BPR BPR BPR OIF OIF 47

48 Règles d urbanisme pour l architecture applicative PRINCIPE REGLE TYPE PR-3 PR-11 PR-13 RG-7-1 Les données des gisements de données doivent être historisées. Les données partagées doivent être historisées afin de permettre de «rejouer» si nécessaire un processus, et de garantir la cohérence du contenu et la bonne fin. RG-7-2 Les données des gisements de données doivent être accompagnées d une date de publication de mise à jour. Ceci permet que les anciennes valeurs ne soient pas perdues et que l on puisse retrouver leur valeur à un instant passé. Les très anciennes valeurs peuvent être déportées dans des modules de gestion des archives. RG-7-3 Les données des référentiels de données doivent être accompagnées d une date de publication de mise à jour, mais aussi d une date d effet. RG-7-4 Règle de duplication des données : au sein d un bloc, les données peuvent être dupliquées entre les données de contexte et les données des gisements de données, car cela correspond à deux niveaux de partage et de cycles de vie bien différents. En effet, les données sont isolées et temporaires pour le contexte, alors qu elles sont partagées et permanentes pour les gisements de données, qui doit rester maître. RG-7-5 Le bloc offrant un service est responsable de la qualité du service. Le bloc doit offrir la meilleure qualité de service, ainsi que la continuité de service. RG-8-1 Toute architecture applicative comporte une zone ordonnancement qui assure l interface entre front office, middle office et back office. Cette zone assure la traduction, l ordonnancement et le pilotage des demandes du FO, le pilotage des processus internes au système d'information, la gestion des priorités. RG-9-1 Le système d'information de l OIF doit être accessible aux unités hors siège et aux responsables de projets pendant leurs déplacements. PR-1 PR-3 RG-9-2 Les utilisateurs doivent pouvoir passer, selon leurs droits d accès, d une interface utilisateur à une autre, de manière fluide et simple. PR-2 PR-9 RG-9-3 Les composants applicatifs du système d'information de l OIF, doivent reposer, de préférence sur une architecture basée progiciels. URB URB URB URB URB BPR OIF OIF OIF 48

49 Règles d urbanisme pour l architecture technique PRINCIPE REGLE TYPE PR-3 RG-10-1 Règle de décomposition des blocs applicatifs en couches : tout bloc applicatif donne lieu à n paquetages, n étant le nombre de couches de l architecture technique logique le concernant. URB RG-10-2 Règle d intégrité transactionnelle des flux sensibles : afin d assurer l intégrité transactionnelle des flux sensibles (c est-à-dire engageant financièrement et/ou légalement la société), la communication entre tous les systèmes concernés doit être synchrone, durant la phase de stockage/mise à jour des gisements de données. URB RG-10-3 Règle d intégrité des gisements de données : toute mise à jour des gisements de données et toute émission vers l extérieur de flux critiques doivent respecter les principes suivants : - isolation dans un contexte pendant la transaction, - atomicité de la mise à jour du contexte dans les données des gisements de données et dans l émission des flux, - cohérence à tout moment des gisements de données, - caractère durable de la publication si elle réussit. URB RG-10-4 Règle de concurrence batch/tp : les batchs doivent être construits pour s exécuter de manière concurrente aux processus TP, sous le contrôle des transactions avec respect de la règle d intégrité des gisements de données. URB RG-10-5 Règle du code source unique : les composants logiciels qui ne nécessitent pas de variante pour des raisons liées à leur catégorie, ne doivent être écrits qu une seule fois. URB RG-11-1 Règle de centralisation des gisements de données : les gisements de données doivent être centralisés, c est-à-dire se trouver sur une plateforme centrale, sécurisée, accessible depuis toute autre plateforme. BPR RG-11-2 Règle de non duplication : on ne recourt à la duplication que lorsqu il y a des contraintes impératives (performance, sécurité, charge réseau, exploitabilité, ). On appelle dans la mesure du possible le composant original. BPR PR-12 PR-1 RG-12-1 Le système d'information de l OIF doit être développé entièrement en technologie WEB, accessible de manière sécurisée. OIF PR-6 PR-7 RG-12-2 PR-5 PR-7 RG-12-3 L Organisation a la volonté d évoluer dans un environnement hétérogène et multiplateforme (Windows7, Active Directory, Mac OS, Linux). L Organisation favorise et encourage l usage des logiciels libres et les solutions technologiques à codes ouverts. OIF OIF 49

50 3.2 Conception du plan d'urbanisme La prise en compte des objectifs stratégiques de l OIF et de la DSI, la prise en compte des descriptions des processus métiers et des règles d urbanisme, nous conduisent à concevoir une nouvelle architecture du Système d Information de l OIF. S agissant de la conception d une nouvelle architecture sans références contraignantes à l architecture actuelle, l urbanisation sera conduite en premier lieu par les processus, et ensuite, également par les données. L urbanisation par les processus a nécessité de cartographier les processus métiers. Cette étude a permis de constituer un inventaire des processus, des activités, et des acteurs. L application des règles d urbanisme à ce catalogue métier nous a permis de dresser le plan d urbanisme fonctionnel, découpé en zones, quartiers et ilots. L urbanisation par les données a nécessité de recenser les objets métiers, les structures de données, les données vivantes, les données de référentiel, et les documents utilisant ces données. Cette étude a permis de constituer un inventaire des données métiers. L application des règles d urbanisme à ce catalogue métier nous a permis de dresser le plan d urbanisme des flux (données et documents) Plan d urbanisme des zones, quartiers et ilots Le plan d urbanisme cible a été constitué progressivement, grâce à 5 itérations de travail et d échanges avec les représentants des Directions concernées. L ensemble des activités et objets métiers recensés ont pu être classés dans les quartiers et ilots identifiés. Le schéma ci-dessous représente le plan d urbanisme statique des zones, quartiers et ilots fonctionnels : 50

51 3.2.2 Plan d urbanisme des flux Le plan d urbanisme des flux a été construit sur la base du plan d urbanisme des quartiers et des ilots. Il représente la dynamique des flux, depuis les fonctions de Front Office jusqu aux fonctions de Back Office. Les principaux flux de données et de documents ont été représentés sur cette cartographie. L ensemble des quartiers et ilots du SIG Noyau doivent être en mesure : de communiquer entre eux, de communiquer avec les ilots satellites, de communiquer avec les applications hors SIG, de communiquer avec les partenaires extérieurs. Les partenaires extérieurs sont classés en fonction des quartiers avec lesquels ils sont en contact, et en fonction de leur mode d utilisation. On distingue : la liste officielle du protocole (gouvernements, organismes internationaux, instances), les contacts média et événementiel, les contacts bailleurs de fonds (statutairement, exceptionnellement ou sur projets), les tiers fournisseurs, prestataires, partenaires et bénéficiaires, 51

52 les volontaires de la Francophonie, les banques émettrices ou réceptrices de flux de paiement, l agence de voyage qui gère les voyages et déplacements de l OIF. Tous ces organismes et contacts sont référencés dans l annuaire centralisé. Le schéma ci-dessous représente le plan d urbanisme dynamique des flux circulant entre les zones, quartiers et ilots fonctionnels : Le schéma détaillé des flux est exposé en Annexe : Annexe A2 Schéma détaillé des flux fonctionnels. 3.3 Analyse des écarts En comparant l architecture existante et les caractéristiques de l architecture fonctionnelle cible, on constate de nombreux écarts de types conceptuels et techniques Ecarts conceptuels De nombreux concepts de gestion (services ou données) du modèle cible ne sont pas gérés en tant que tel dans l existant : fonctions de gestion des contrats, fonctions de gestion des projets, fonctions de gestion électronique de documents, fonctions de gestion électronique des tâches collaboratives, fonctions communes et partagées d aide à la décision, données d annuaire centralisé,. 52

53 3.3.2 Ecarts de niveaux de service Les niveaux de service (aspects temporels et spatial) de l existant ne correspondent pas à ceux qui sont requis dans le modèle cible : lenteur des circuits de validation (sur documents papier), absence de communication entre les principales applications, difficultés de restitutions centralisées des informations en temps réel, Ecarts de redondance Des données ou des services identiques sont dupliqués dans l existant : données budgétaires, données des organismes et contacts, données de restitution, Ecarts de couplage De nombreux services à découplés, sont implémentés dans les mêmes applications de l existant : gestion des dépenses, gestion du courrier, gestion des annuaires gestion des déplacements,. 53

54 3.3.5 Conclusions sur les actions à mener pour combler les écarts Les écarts constatés en termes de fonctionnalités couvertes, de niveaux de services, de redondances d informations, de couplage de modules fonctionnels, d obsolescence technologique, nous conduisent à repenser complètement l architecture actuelle du système d information SIG. La construction de l architecture cible, sera établie sur de nouvelles fondations, tout en conservant, au cas par cas, les fonctionnalités ou principes ergonomiques actuels, dans la mesure où ils répondent aux besoins et dans la mesure où ils répondent aux règles d urbanisation. La nouvelle architecture devant s appuyer sur de nouvelles technologies plus modernes et plus intégrées, seul les concepts fonctionnels et ergonomiques pourront être repris, et non pas le code applicatif ou les structures de données. 3.4 Identification des solutions L identification de solutions cibles permettant de répondre aux besoins fonctionnels exprimés dans le plan d urbanisme, passe en premier lieu, par une confirmation du périmètre cible du futur SIG 2G, et en deuxième lieu, par une exploration des solutions progiciels potentielles Confirmation du périmètre cible du futur SIG 2G Sur la base du plan d urbanisme (version 5), le périmètre du système SIG 2G est le suivant. Il comprend : les zones du SIG Noyau : Planification Stratégique et Gestion Opérationnelle des Projets. les quartiers et ilots Satellites au SIG Noyau : Services Collaboratifs, Gestion du courrier et Dématérialisation du courrier entrant, Gestion des Achats, Gestion des Voyages et Déplacements, Espace Décisionnel de Pilotage. Il ne comprend pas : La zone de Communication (communication, partenariat, instances, conférences), la zone des Echanges avec l extérieur hormis les courriers entrant et sortant, la zone Support hormis la comptabilité budgétaire, les achats, les voyages et le traitement du courrier. 54

55 Le schéma ci-dessous représente le périmètre fonctionnel des quartiers et ilots du système SIG 2G : 55

56 3.4.2 Accostage applicatif cible Afin de pouvoir valider le choix d architecture orientée vers des solutions progiciels, des investigations ont été menées auprès d éditeurs de progiciels. Le résultat de ces investigations montre que les progiciels du marché devraient pouvoir couvrir la plus grande partie des quartiers d urbanisation. Le schéma ci-dessous représente l accostage applicatif possible, par des solutions progicielles du marché : L analyse du schéma d accostage applicatif, nécessite les précisions suivantes: 1) Sur les périmètres applicatifs «Programmation et Gestion de Projet» et «Gestion Administrative et Budgétaire», il est important que les blocs fonctionnels soient totalement intégrés, et que les moyens de communication adéquats soient assurés entre ces différents blocs, de préférence en mode synchrone. Cette communication sera assurée par différents moyens : accès à une base de données unique au sein d une application, accès aux données d une autre application, par le biais de Web Services, 2) si nécessaire, développement d interfaces, pouvant être lancées à la demande. 3) L annuaire LDAP, déjà utilisé à l OIF, devrait pouvoir être utilisé comme outil de gestion centralisée des différents types de bases tiers. Il faut vérifier l ensemble de ses possibilités, notamment, la gestion d Identifiant Unique et la gestion des domiciliations bancaires. 56