FONDATION INTERNATIONALE POUR LES SYSTEMES ELECTORAUX (IFES) Appel d offres pour la fourniture de mobilier de bureau en Haïti RFP

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1 FONDATION INTERNATIONALE POUR LES SYSTEMES ELECTORAUX (IFES) Appel d offres pour la fourniture de mobilier de bureau en Haïti 21 mai 2015

2 1 INTRODUCTION 1.1 Objet L'objet du présent appel d offres est d'inviter les éventuels fournisseurs qualifiés à soumettre leurs offres pour l achat de mobilier de bureau destiné aux vingt-six (26) Centres d Information Electorale (CIE) et le d Information, pour un total de 27 Centres, à travers Haiti. En présentant son offre, le soumissionnaire est tenu de respecter l ensemble des instructions, termes de référence, spécifications techniques, etc. contenus dans le présent appel d offres. Les dossiers incomplets seront rejetés. 1.2 Couverture et participation IFES se réserve le droit de ne pas conclure de contrat, d ajouter et/ou de supprimer des éléments, ou de modifier tout élément de la couverture et de la participation avant l adjudication sans notification préalable, à tout moment, sans aucune responsabilité ou obligation de quelque type ou montant que ce soit. 2 INFORMATIONS GÉNÉRALES 2.1 Organisation La Fondation Internationale pour les Systèmes Électoraux (IFES - International Foundation for Electoral Systems) est une organisation indépendante, non gouvernementale qui fournit un soutien professionnel à la démocratie électorale. IFES a pour mission de promouvoir la stabilité démocratique en apportant une assistance technique et en appliquant des rechercher sur le terrain au processus électoral dans le monde entier pour faciliter la participation des citoyens et renforcer la transparence, la gouvernance et les sociétés civiles Contexte Dans le cadre de son appui au processus électoral de 2015 en Haïti, l IFES s est engagé à livrer et à installer du mobilier de bureau pour l ameublement des vingt-six (26) Centres d Information Electorale (CIE) et le d Information en Haiti. La livraison du mobilier se déroulera sur les lieux des Centres d Information Electorale (CIE) comme suit: Onze (11) Bureaux Electoraux Départementaux (BED) 1. BED OUEST 1 2. BED OUEST 2 3. BED NIPPES 4. BED SUD-EST/ JACMEL 5. BED SUD/ CAYES 6. BED GRAND-ANSE/ JEREMIE IFES/Haiti Page 2 de 11

3 7. BED NORD-EST/ FORT LIBERTE 8. BED NORD/ CAP- HAITIEN 9. BED NORD-OUEST/ PORT DE PAIX 10. BED ARTIBONITE /GONAÏVES 11. BED CENTRE/ HINCHE Quinze (15) Bureaux Electoraux Communaux (BEC): 1. BEC PETIT GOÂVE 2. BEC LA GONÂVE 3. BEC LA TORTUE 4. BEC SAINT MARC 5. BEC MIREBALAIS 6. BEC OUANAMITHE 7. BEC AQUIN 8. BEC MORON 9. BEC LIMBE 10. BEC JEAN- RABEL 11. BEC BAINET 12. BEC PETIT TROU- DE- NIPPES 13. BEC VERRETES 14. BEC BELLADERES 15. BEC MONT-ORGANIZE OU CARICE OU MOMBIN CROCHU (A determiner ) Un (1) information 1. Port-au Prince Les caractéristiques techniques dudit mobilier sont spécifiées dans la section 4 du présent appel d offres. 2.3 Calendrier des événements Le calendrier provisoire suivant s'appliquera à cet appel d'offres, mais il pourra changer selon des circonstances imprévues ou les besoins d IFES. Tous changements seront communiqués par courrier électronique à tous les soumissionnaires. Diffusion de l appel d offres le 21 mai 2015 Questions/demandes de renseignements techniques dues le 26 mai 2015 Réponses/addenda d IFES le 28 mai 2015 Clôture de l appel d offres le 4 juin 2015 IFES/Haiti Page 3 de 11

4 3 INSTRUCTIONS RELATIVES À LA PRÉPARATION DE l OFFRE 3.1 Compréhension de la demande par le fournisseur de services En répondant à cet appel d offres, le fournisseur de services reconnaît comprendre et accepter l'intégralité et le détail de celui-ci, y compris du processus de demande de renseignements à IFES nécessaire pour aboutir à cette compréhension. IFES se réserve le droit de disqualifier tout fournisseur de services qui ne démontre pas ce niveau de compréhension. De plus, IFES se réserve le droit de déterminer, à son entière discrétion, si le fournisseur de services a démontré une telle compréhension. Une telle disqualification n'entraînera aucun coût ni aucune pénalité ou responsabilité de quelque nature que ce soit pour IFES. 3.2 Déclaration de bonne foi Toutes les informations présentées par IFES dans cet appel d offres sont fournies de bonne foi. Ses différents points peuvent être modifiés à tout moment. IFES ne certifie en rien que ces différents points ne comportent aucune erreur. IFES n'est ni responsable ni redevable de l'utilisation de ces informations ou des doléances qui pourraient en résulter. 3.3 Communication La communication verbale n aura pas force si elle n est pas officiellement confirmée par écrit par un responsable des acquisitions chargé de la gestion de ce processus d'appel d'offres. La communication verbale ne saura en aucun cas régir les dispositions d'une communication écrite Avis d'intention : Les fournisseurs de services intéressés à soumissionner pour cet appel d offres sont encouragés à notifier IFES dès que possible de leur intérêt en remplissant l'avis d'intention ci-joint en annexe A et en l'envoyant aux personnes ci-dessous. Toutefois, l'avis d'intention n'est pas obligatoire et ne lie pas juridiquement les fournisseurs de services intéressés. À l attention de : Salima Wiggins swiggins@ifes.org Et À l attention de : Jenny Xu jxu@ifes.org Demandes de renseignements des fournisseurs de services. En ce qui concerne cet appel d offres, les modalités applicables ci-après régiront les communications et les demandes de renseignements entre IFES et les fournisseurs de services. Les demandes de IFES/Haiti Page 4 de 11

5 renseignements, questions et demandes de précisions relatives à cet appel d offres doivent être adressées par écrit à : À l attention de : Salima Wiggins swiggins@ifes.org Et À l attention de : Jenny Xu jxu@ifes.org Les communications officielles comprendront, mais pas exclusivement : les questions concernant cet appel d offres, à adresser par écrit. les erreurs et omissions dans cet appel d offres et les améliorations. Les fournisseurs de services signaleront à IFES toutes divergences, erreurs ou omissions pouvant exister dans cet appel d offres. Les fournisseurs de services recommanderont à IFES toute amélioration susceptible de servir au mieux les intérêts d IFES dans le cadre de cet appel d'offres. les demandes de renseignements concernant des interprétations techniques, à adresser par écrit. les addenda à cet appel d offres Addenda : IFES fera un effort de bonne foi pour fournir une réponse écrite à des questions ou demandes d'éclaircissement nécessitant des addenda conformément au Calendrier des événements au point Où et comment envoyer les demandes? La date limite de réception des offres est fixée au 4 juin 2015 à 18h00 heure de Washington. Les soumissionnaires doivent envoyer leurs offres sous forme de copie électronique par courriel à Salima Wiggins à swiggins@ifes.org et également à Jenny Xu à jxu@ifes.org. Au cas où les soumissionnaires souhaiteraient également soumettre une copie papier, l'offre physique doit être livrée au plus tard le 4 juin avant 16h00 (heure de Port-au-Prince) à l'adresse ci-dessous dans une enveloppe extérieure fermée et scellée portant la mention «A NE PAS OUVRIR, APPEL D OFFRES N 15/149» IFES/Haiti 4eme Etage, Immeuble Hexagone Angle de Rue Clerveaux & Darguin, Petion Ville Haiti IFES/Haiti Page 5 de 11

6 3.5 Critères de sélection L'évaluation de chaque réponse à cet appel d offres sera effectuée selon sa compétence démontrée, sa conformité, son format et son organisation. L'objet de cet appel d offres est d'identifier les fournisseurs ayant l'intérêt, la capacité et la solidité financière nécessaires pour fournir à IFES le produit et/ou le service identifié(s) dans le Cahier des charges. Critères d'évaluation : 1. Offre financière 30 Points 2. Conformité du mobilier 30 Points 3. Délai de livraison 20 points 4. Expérience du soumissionnaire dans la fourniture de produits semblables 20 Points 3.6 Sélection et notification Les fournisseurs de services dont IFES aura déterminé la capacité à mener à bien ce contrat seront invités à entrer dans la phase de négociation. Une notification écrite sera envoyée à ces fournisseurs de services par courrier. Aucune notification ne sera envoyée aux fournisseurs de services qui n'auront pas été retenus pour la phase de négociation. 4 SPECIFICATIONS TECHNIQUES Modèle de devis : le tableau ci-dessous fournit le descriptif et les caractéristiques techniques du mobiler à fournir, à livrer et à installer. Tableau 1 : Bordereau de prix Caractéristiques Quantité Lieu de livraison Prix Unitaire Prix Total Table de conférence repliable folding rectangle (29 pouces H x 96W pouces X 30D pouces) Table de conférence repliable folding rectangle 29 pouces H x 72 W pouces x 30D pouces Table de conférence repliable folding rectangle 29 pouces H x 72 W pouces x 30D pouces unité livrée à chaque BED 1 unité livrée à chacun des BEC 2 unités livrées au IFES/Haiti Page 6 de 11

7 Inverter 2500 watts avec charger and cables 27 Batteries pour inverter 216 Module de bureau métallique deux tiroirs avec clés Module de bureau métallique quatre tiroirs avec clés 81/2 X 11, 4 tiroirs Chaise Secrétaire 28 Bureau standard pour Desktop computer 47 pouces X 28 pouces 28 1 unité (inclure chargeur et tous les câbles) livrée à chaque BED 1 unité (inclure chargeur et tous les câbles) livrée à chaque BEC 1 unité (inclure chargeur et tous les câbles) livrée au Centre National D'information à Port- 8 unités livrées à chaque BED 8 unités livrées à chaque BEC 8 unités livrées au 2 unités livrées à chaque BED 2 unités livrées à chaque BEC 2 unités livrées au 2 unités livrées à chaque BED 2 unités livrées à chaque BEC 2 unités livrées au 1 unité livrée à chaque BED 1 unité livrée à chaque BEC 2 unités livrées au 1 unité livrée à chaque BED 1 unité livrée à chaque BEC 2 unités livrées au IFES/Haiti Page 7 de 11

8 Chaises stackable chrome noir Frais de livraison Frais d installation Date de livraison Total HT TCA unités livrées à chaque BED 15 unités livrées à chaque BEC 15 unités livrées au Frais d importation (matériels achetés hors d Haïti exclusivement) Total TTC Autres exigences: En plus de satisfaire aux caractéristiques techniques ci-dessus, les soumissionnaires doivent répondre aux exigences suivantes: Accepter de livrer tous les équipements énumérés dans les 15 jours suivants la signature du bon de commande. Livrer tous les articles destinés à un site particulier en une seule livraison. Prendre en charge tous les frais d expédition et pertes ou dommages ou détérioration des marchandises depuis les locaux du fournisseur jusqu aux lieux de livraison. Soumettre un inventaire complet des matériels livrés. Installer le mobilier sur place avant de le remettre à la personne indiquée sur le site. 5 MODE DE PRESENTATION DES OFFRES Le Soumissionnaire devra présenter son offre comme suit : 1. Une brève présentation du soumissionnaire et des services offerts, notamment : la dénomination sociale complète et adresse de la société le nom légal complet du président et / ou directeur général de la société IFES/Haiti Page 8 de 11

9 les documents d enregistrement les sociétés américaines doivent préciser si elles font partie des petites entreprises enregistrées (entreprises détenues par une femme, un ancien combattant, appartenant à un groupe ethnique, une personne handicapée, un ancien combattant avec une invalidité liée au service) 2. La preuve de la bonne réalisation d'un projet d'une taille et d une complexité similaires. 3. Des références : coordonnées d un minimum de trois références de projets similaires en taille, application et champ d'application ainsi qu une brève description de leur mise en œuvre (y compris le lieu et l'année). 4. Bordereau de prix : Tableau 1. Modèle de devis, dûment rempli, et soumis uniquement sur le papier à en-tête officiel du fournisseur. Les soumissionnaires doivent accepter de garantir la validité de leurs prix pendant 60 jours civils minimum. Les prix doivent être en gourde pour les soumissionnaires de droit haïtien et en dollars américains (USD) pour tout autre soumissionnaire. 6 MODALITÉS SUPPLÉMENTAIRES 6.1 Code géographique Le projet d'ifes en Haiti est financé par l'agence américaine pour le développement international (USAID -United States Agency for International Development) sous le code géographique Source et Nationalité (S/N) 937 (pour de plus amples informations, veuillez-vous reporter à Une demande de dispense peut s'appliquer si nécessaire, toutefois, le temps estimé nécessaire pour obtenir la dispense (Source et Nationalité) sera pris en compte dans le «Calendrier» dans les Critères d'évaluation. Quand c'est possible, IFES encourage tous les soumissionnaires à veiller à ce que les produits correspondent impérativement au Code géographique Licence, autorisations et acceptations Lorsqu il existe des prescriptions juridiques locales exigeant de produire ou livrer les produits et/ou services décrits dans le Cahier des charges, le fournisseur de services inclura dans le calendrier le temps nécessaire pour obtenir les licences, autorisations et/ou acceptations éventuelles. 6.3 Expédition Le fournisseur de services devra fournir dans l'offre des informations détaillées sur l expédition et la livraison aux sites indiqués dans la section 2.2 du présent appel d offres. 6.4 Accord de non-divulgation IFES se réserve le droit d'exiger que le fournisseur de services conclue un accord de non-divulgation. IFES/Haiti Page 9 de 11

10 6.5 Coûts L appel d offres n'oblige pas IFES à payer tous les coûts, de quelque nature qu ils soient, qui pourraient être engagés par un fournisseur de services ou des tiers, dans le cadre de la réponse. Toutes les réponses et les documents pertinents deviendront la propriété d'ifes, sous réserve de demandes de confidentialité à l'égard de la réponse et des documents pertinents. 6.6 Réponses du fournisseur de services Toutes les réponses acceptées deviendront la propriété d'ifes et ne seront pas rendues. 6.7 Attribution partielle IFES se réserve le droit d'accepter tout ou partie du devis lors de la passation de la commande. 6.8 Aucune responsabilité IFES se réserve le droit d'accepter ou de rejeter tout devis ou d arrêter à tout moment le processus d'acquisition, sans en communiquer la raison ou attribuer de responsabilité. IFES décline toute responsabilité envers tout fournisseur de services, toute personne physique ou personne morale pour toutes pertes, dépenses, coûts, réclamations ou dommages de quelque nature que ce soit : découlant de, à cause de, ou attribuables à un fournisseur de services répondant à cet appel d offres ; ou suite à l'utilisation de toute information, toute erreur ou toute omission contenue dans le présent document d appel d offres ou fournie pendant le processus d appel d offres. 6.9 Intégralité de l appel d offres Cet appel d offres, tous les addenda et toutes annexes jointes constituent l intégralité de l appel d offres. IFES/Haiti Page 10 de 11

11 ANNEXE «A» AVIS D'INTENTION De : Nom : Contact : Téléphone : [INSÉRER LE NOM DE LA SOCIÉTÉ] [INSÉRER LE NOM DU REPRÉSENTANT AGRÉÉ] [INSÉRER LE N DE TÉLÉPHONE] [INSÉRER L ADRESSE ÉLECTRONIQUE] Veuillez faire part de votre intention concernant cet appel d offres en sélectionnant l'une des réponses suivantes : [ ] a l'intention de répondre à l appel d offres d IFES [ ] n a pas l intention de répondre à l appel d offres d IFES À : International Foundation for Electoral Systems À l attention de : Salima Wiggins swiggins@ifes.org IFES/Haiti Page 11 de 11