Cahier des charges relatif à la billetterie pour les Jeux Olympiques de Londres 2012

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1 Cahier des charges relatif à la billetterie pour les Jeux Olympiques de Londres 2012 La Charte Olympique reconnaît le Comité National Olympique et Sportif Français (C.N.O.S.F.) comme l unique détenteur des droits de commercialisation et de diffusion des billets d accès aux stades des Jeux Olympiques pour la France. La présente mise en concurrence a pour objet de désigner l agence à laquelle le C.N.O.S.F. déléguera la gestion de ses droits en matière de billetterie Olympique pour les Jeux Olympiques de Londres devant se dérouler du 27 juillet au 12 août Les droits et obligations : - sont fixés par le présent cahier des charges, - complétés par le code de conduite du Comité International Olympique (C.I.O.), - et, à titre d exemple, le contrat de billetterie signé avec le Comité d organisation des Jeux Olympiques de Vancouver (C.O.V.A.N.), le contrat de billetterie à signer avec le Comité d organisation des Jeux Olympiques de Londres (L.O.C.O.G.) n étant pas encore diffusé. Le C.N.O.S.F. sollicite une réponse pour le jeudi 10 juin 2010 à 17 H, date limite de réception des propositions. Les dossiers devront être adressés par lettre recommandée avec demande d avis de réception ou déposés, contre remise d un récépissé, sous double enveloppe cachetée, la seconde portant la mention «confidentiel, réponse à la mise en concurrence billetterie Londres», à l attention de la Direction Générale du C.N.O.S.F., 1 avenue Pierre de Coubertin, PARIS.

2 2 En complément, une version électronique des dossiers et autres documents pourra également être transmise au C.N.O.S.F. à l adresse mail suivante : Il est précisé que, dans le cadre des Jeux Olympiques de Londres, une mise en concurrence «Village France» est en cours, en parallèle de la présente, pour le choix d un prestataire pour la conceptualisation, la faisabilité économique et l exploitation du Village France aux Jeux Olympiques de Londres. Les agences peuvent, si elles le souhaitent, répondre dans le cadre d un projet global en partenariat avec un prestataire spécialisé. Il n y a cependant aucune obligation à répondre conjointement avec un prestataire aux deux mises en concurrence. Le cahier des charges de est joint en Annexe 3. Le C.N.O.S.F. se réserve, à tout moment, le droit de modifier les éléments du présent cahier des charges ainsi que la procédure et le calendrier définis, en fonction de précisions qui pourraient être apportées par le C.I.O. ou le L.O.C.O.G. ou de tout autre élément.

3 3 1 - Renseignements sur l entreprise : Il est demandé à l agence candidate une présentation de sa structure et de ses références en matière de voyages notamment sportifs. Il est demandé de fournir, notamment, les informations suivantes : Nom ou dénomination sociale : Forme juridique : N de licence d agent de voyages : Adresse : Dirigeants : Comptes sociaux des trois derniers exercices : Références en matière de voyages : Référence en matière sportive : Ressources humaines actuelles : Ressources humaines mobilisables sur le dossier :

4 4 2 - Droits consentis : L agence bénéficiera des droits contractuellement et traditionnellement concédés aux agences de billetterie officielles par les Comités d Organisations des Jeux Olympiques (C.O.J.O.) et, notamment, l utilisation des emblèmes Olympiques desdits C.O.J.O. dans les conditions déterminées par ceux-ci L agence bénéficiera de l exclusivité de la concession de la gestion des droits détenus par le C.N.O.S.F. en matière de billetterie olympique en sa qualité de Comité National Olympique (C.N.O.) pour : - la vente de la billetterie Olympique, - l organisation de voyages avec hébergement et billetterie olympique aux Jeux Olympiques de Londres, - l accès exclusif, en qualité d agence de billetterie, à la commercialisation des prestations qui seront mises en œuvre dans le cadre du Village France L agence bénéficiera de la qualité «d agence de billetterie officielle du C.N.O.S.F. pour les Jeux Olympiques de Londres 2012» et de l utilisation de l emblème du C.N.O.S.F. dans le cadre de la promotion de ses activités en relation avec l objet du présent cahier des charges L agence bénéficiera de l appui du C.N.O.S.F. pour la promotion des ventes de billetterie et des autres prestations notamment auprès des fédérations et des partenaires olympiques notamment par : - l organisation de rendez-vous avec les fédérations notamment Olympiques concernées par les Jeux Olympiques, - la présentation de l agence aux partenaires Olympiques, - le soutien de la promotion de l agence dans le cadre de ses différentes éditions et publications (newsletter, Internet, Intranet), Le territoire sur lequel l agence bénéficiera des droits de commercialisation est celui de l Union Européenne ; l utilisation de l emblème du C.N.O.S.F. et l exploitation des droits liés au C.N.O.S.F. sont, elles, strictement limitées au territoire français.

5 L objet du contrat porte sur les Jeux Olympiques d Eté de 2012 à Londres. Il prendra effet à compter de sa signature et se terminera à l issue des Jeux Olympiques de Londres.

6 6 3 Produits inclus dans la mise en concurrence : 3-1 La billetterie : Le L.O.C.O.G. (Comité d Organisation des Jeux Olympiques de Londres) a publié les premiers éléments du calendrier et de la procédure de commande de la billetterie en précisant, cependant, que cela était susceptible de faire l'objet de modifications : Date Juillet 2010 Juillet 2010 Fin septembre 2010 Octobre 2010 Fin octobre 2010 Fin novembre 2010 Fin janvier 2011 Fin février 2011 Mars 2011 Fin mars 2011 Fin septembre 2011 Février 2012 Mai 2012 Actions Publication du code de conduite et des accords de billetterie des C.N.O., notamment des directives d'utilisation des symboles désignant les agents Publication du Guide de billetterie pour les C.N.O. sans les tarifs Mise à jour du Guide de billetterie avec les tarifs après annonce à la presse des tarifs officiels des billets Début du traitement des commandes de billetterie des C.N.O. Les C.N.O. renvoient les accords de billetterie dûment signés Fin de la première période de commande des billets Première proposition d'allocation de billets aux C.N.O. Confirmation des commandes initiales de billets des C.N.O. Lancement de la billetterie grand public 1 er versement des C.N.O. en règlement des commandes de billets (25 %) 2 ème versement des C.N.O. en règlement des commandes de billets (50 %) Règlement du solde des commandes de billetterie Distribution des tickets aux C.N.O. Une première directive du L.O.C.O.G., en date du 30 avril 2010, sur le programme de billetterie de Londres 2012 est jointe, à titre d information, au présent cahier des charges (annexe 2). Le C.N.O.S.F. accompagnera l agence dans les processus de commande de la billetterie et de relations avec le L.O.C.O.G. Cependant, le C.N.O.S.F. ne prend aucun engagement quant au nombre de billets qui sera alloué au final à l agence. Par ailleurs, le C.N.O.S.F. procèdera à sa propre commande de billetterie correspondant à la couverture de ses besoins propres (délégation sportive, programme de relations publiques mené par le C.N.O.S.F. et le Ministère chargé des

7 7 Sports). Il bénéficiera, dans ce cadre d une priorité sur l agence quant à l allocation de billetterie qui sera affectée à la France. Le C.N.O.S.F. prendra en charge financièrement sa commande selon le calendrier de paiement fixé par le L.O.C.O.G. 3-2 Les hébergements : Le C.N.O.S.F. a réservé un certain nombre de chambres d hôtels de niveaux 3 et 4 étoiles, situées à proximité immédiate du lieu choisi pour le Village France, pour la période du 26 juillet au 13 août Les chambres sont réservées pour 2 personnes et les tarifs négociés incluent le petit-déjeuner en buffet continental ainsi que toutes les taxes. La fourchette des tarifs indiqués est estimée et à parfaire. Le taux de conversion - euro retenu est de 1,15 euro pour 1. Les chambres seront affectées selon une répartition restant également à préciser par le C.N.O.S.F. dans les 3 hôtels suivants avec, cependant, une majorité des chambres au Grange City Hôtel : - Grange City Hôtel, - Novotel London Tower Bridge, - Ibis London City. Les tarifs sont évidemment fonction de l hôtel et du type de chambres. La fourchette des tarifs est comprise entre 220 et 450 euros avec une moyenne pouvant être estimées à 340 euros. L échéancier de paiement est réparti entre les années 2010 dont 10 % à la signature, 2011 avec une part majoritaire et 2012 avec un solde à payer en avril. Environ 300 chambres devraient pouvoir être rétrocédées par le C.N.O.S.F. à l agence. L agence doit s engager à payer les chambres au C.N.O.S.F. selon le même calendrier de paiement auquel celui-ci s est engagé avec les hôtels et à reprendre l ensemble des engagements contenus dans les contrats souscrits avec les hôteliers. 3-3 Le Village France : Du fait de la particulière proximité de Londres et du territoire français, le C.N.O.S.F. a souhaité élargir la vocation habituelle de son Club France. Ainsi, à côté du Club France traditionnel (lieu de convivialité réservé à la famille Olympique), le C.N.O.S.F. a la volonté de mettre en place un Village France susceptible d accueillir des entreprises et des collectivités publiques afin de leur permettre de développer des relations publiques et de disposer d un espace de promotion particulier. Un espace pourrait également permettre d accueillir les supporters français attendus nombreux pour apporter leur soutien à l équipe de France Olympique à Londres. Dans ce cadre, le C.N.O.S.F. a déjà choisi le site destiné à accueillir le Village France à Londres. Il s agit du Old Billingsgate situé 1 Old Billingsgate Walk, 16

8 8 Lower Thames Street, London, EC3R 6DX. Il est situé en bordure de Tamise et à proximité immédiate de la Tour de Londres et de Tower Bridge. Le lieu se situe au cœur du dispositif des Jeux Olympiques, au centre des 3 noyaux qui accueilleront les compétitions sportives. Old Billingsgate Market est un monument Victorien classé, datant de 1875, et qui a été utilisé comme marché au poisson jusqu en Il a été rénové et restylisé par l architecte Richard ROGERS, à qui l on doit notamment le Centre Georges POMPIDOU, qui l a transformé en un lieu prestigieux de conférences et de réceptions. Le site est composé de 4 niveaux sur plus de m². Les règles de sécurité limitent cependant la capacité d accueil à personnes en simultané. Une mise en concurrence «Village France» est actuellement en cours, en parallèle de la présente, pour le choix d un prestataire pour la conceptualisation, la faisabilité économique et l exploitation du Village France aux Jeux Olympiques de Londres. Il est demandé à l agence d intégrer dans la vente des produits qu elle proposera à la commercialisation, des prestations relatives au Village France. Deux types de prestations peuvent être imaginées (même si le concept global ainsi que les tarifs ne seront déterminés qu à l issue de la mission devant être conduite par le prestataire qui sera sélectionné à l issue de la mise en concurrence «Village France» présentée ci-dessus) : - des entrées générales permettant d accéder à un espace dit d animation avec des prestations et un tarif journalier à fixer ; - des packages englobant entrée générale et restauration (plusieurs niveaux de prestations peuvent être envisagés). 3-4 Constitution de packages à partir de la billetterie, des hébergements et du Village France : Il est demandé à l agence, à partir de la billetterie, des hébergements cédés et des prestations imaginées pour le Village France, de construire différentes offres et de s engager : - à effectuer une commande de billetterie nécessaire à la couverture de l ensemble des besoins exprimés par le marché français (sans cependant de garanties pouvant être apportées quant à l allocation finale qui sera accordée par le L.O.C.O.G.) ; - à prendre en charge les hébergements contractualisés par le C.N.O.S.F. ; - à commercialiser les prestations envisagées pour le Village France et s engager sur un minimum de ventes garanties pour le C.N.O.S.F.

9 9 4 - Contreparties : En contrepartie des droits et avantages qui lui sont consentis, l agence s engage à : - Respecter la réglementation définie en matière de commercialisation de la billetterie qui sera définie par le L.O.C.O.G. et par le C.I.O. qui a élaboré un code de bonne conduite applicable aux agents généraux de vente de billets pour les Jeux Olympiques. Dans ce cadre, Il est demandé, dès à présent, à l agence : o de s engager à accepter les règles applicables aux agents des C.N.O. (partie 1), o de répondre de manière détaillée aux critères de nomination (partie 2). - Respecter, pour la commercialisation des billets et voyages, la réglementation française ainsi que les directives et informations communiquées par les institutions européennes en matière de concurrence. - Ne pas délivrer de sous-licence à une société tierce pour tout ou partie de la prestation mentionnée dans la présente mise en concurrence sans accord préalable et écrit du C.N.O.S.F. Cette procédure exigera la communication de toutes les pièces contractuelles liant les deux entités. - Conserver un pourcentage significatif des billets acquis pour les proposer en vente sèche au public. Cette commercialisation en vente sèche est traditionnellement encadrée par la règlementation conformément au contrat de billetterie avec une marge limitée à 20% de la valeur faciale du billet plafonnée à 50 euros. - Traiter en priorité, dans le respect des règles de concurrence de l Union Européenne, les demandes émanant de la famille olympique (fédérations, organes déconcentrés du C.N.O.S.F., partenaires, famille des athlètes) transmises par le C.N.O.S.F. - Attribuer en priorité au C.N.O.S.F. tout billet ou hébergement restant disponibles au tarif d achat si le C.N.O.S.F. le demande. - Collaborer avec le prestataire qui sera sélectionné à l issue de la mise en concurrence «Village France» pour toutes les questions touchant à ce dossier. - Verser une contrepartie financière au C.N.O.S.F. constituée d un montant fixe pouvant être assorti d une part variable. L agence reste libre de proposer toute forme de rémunération associant le C.N.O.S.F. aux résultats sur la

10 10 commercialisation des billets, voyages et autres prestations liés aux Jeux Olympiques (assortie d un minimum garanti). - Dans le cadre de la commercialisation des prestations envisagées pour le Village France, s engager sur un volume d affaires minimal de ventes garanties pour le C.N.O.S.F.

11 11 5 Modalités de choix de l agence : Il est demandé à l agence de présenter le concept global de son projet et de détailler les différents types d actions envisagées en précisant, notamment, le nombre de supporteurs français visés. Il apparaît important d apporter une offre permettant de toucher les différents types de population intéressés par les Jeux Olympiques en proposant, pour chacun, une ou plusieurs offres adaptées à leurs besoins et à leurs demandes : - fédérations Olympiques, - familles des athlètes, - partenaires Olympiques, - supporteurs, - médias, - entreprises, - collectivités publiques. Le choix du C.N.O.S.F. se portera sur l agence ayant su apporter les meilleurs éléments de réponse aux éléments détaillés dans le présent cahier des charges et portant, notamment, sur : - le respect des différents engagements demandés, - la construction de l offre de commercialisation intégrant les problématiques des différentes populations, - les services proposés notamment à la famille Olympique, - les actions de promotion envisagées, - les garanties financières apportées quant au financement et à la trésorerie nécessaires à la couverture du projet, - la contrepartie financière proposée au C.N.O.S.F., - le minimum de ventes garanties apportées sur la commercialisation des prestations envisagées pour le Village France. La décision se fera au profit de l offre présentant la meilleure adéquation entre les services apportés et les prestations financières proposées. Pièces jointes : Annexe 1 : Contrat de vente des billets du C.O.V.A.N. pour les Jeux Olympiques de Vancouver incluant le Code de Bonne Conduite du C.I.O. (annexe F). Annexe 2 : Directive du L.O.C.O.G. du 30 avril 2010 sur le programme de billetterie Londres Annexe 3 : Cahier des charges relatif à la conceptualisation, la faisabilité économique et l exploitation du Village France aux Jeux Olympiques de Londres.

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