L association de gestion de l Institut Michel FANDRE gère 3 Etablissements :

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1 I - Contexte. Ce présent appel d offres est fixé en référence aux Textes règlementaires ci-après : La Loi du 2 Janvier 2002 rénovant l action sociale et médico-sociale. Le Décret n du 15 Mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges pour l évaluation des activités et de la qualité des prestations des établissements sociaux et médico-sociaux. Le Décret n du 3 Novembre 2010 relatif au calendrier des évaluations et aux modalités de restitution des résultats des évaluations des établissements et services médico-sociaux. La Circulaire n DGCS/SD5C/2011/398 du 21 Octobre 2011 relative à l évaluation des activités et de la qualité des prestations délivrées dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux. Ensemble de textes prévoyant notamment que les établissements sociaux et médico-sociaux ont l obligation de faire procéder à l évaluation externe de leurs activités et des prestations qu ils délivrent par un organisme extérieur habilité par l ANESM. II - Informations générales. L Institut Michel FANDRE, (IMF) est géré par une association loi 1901, créée en 1973, et œuvre dans le secteur social et médico-social. L objet de de cette association est d assurer l éducation, l enseignement spécialisé, l orientation et la formation professionnelle, la rééducation ainsi que l accompagnement social des enfants, des adolescents et des adultes présentant des troubles de la Vision, de l Audition et du Langage. Elle sensibilise les acteurs de la santé, du social, de la formation, au handicap, favorise l insertion sociale et professionnelle des personnes déficientes sensorielles et réalise toutes actions concourant à ces buts. L association de gestion de l Institut Michel FANDRE gère 3 Etablissements : le CRESVAL, (Centre de Rééducation et d Education Spécialisée pour la Vision, l Audition et le Langage) a une capacité de 65 places de 0 à 20 ans. le SESSAD (Service d Education et de Soins de Suite à Domicile) a une capacité de 65 places de 0 à 20 ans. le SAVS (Service d Accompagnement à la Vie Sociale pour les adultes et personnes âgées) a une capacité de 40 places. Il accompagne 130 adultes et personnes âgées en moyenne par année. Les activités d éducation spécialisée et de rééducation sont financées par l Assurance maladie pour les usagers de 0 à 20 ans. Elles sont placées sous le contrôle de l Agence Régionale de la Santé de Champagne-Ardenne. Les activités d accompagnement social pour les usagers adultes sont placées sous le contrôle et financées par le Conseil Général de la Marne. Page 1

2 Adresse site internet : Un certain nombre d éléments complémentaires permettant une première approche de l Institut figurent dans ce site. III - Objet de l Appel d offres. 1. Objet de la mise en concurrence : Cette mise en concurrence porte sur une prestation de service consistant en une évaluation externe visant les établissements et services de l association de gestion de l IMF, telle que prévue dans les textes règlementaires cités ci-dessus. Etablissements ou services N de FINESS Date d ouverture Localisation Capacité (en nb de places) Nb de Salariés ETP Médicosocial Nb de salariés ETP Educ Nat Date d évaluation interne Date/année d éval. externe prévisionnelle CRESVAL Reims 65 46, SESSAD Reims 65 17, SAVS Reims 40 3, (en cours) 2015 Remarque : Le SAVS est d autorisation plus récente, en conséquence l évaluation externe qui le concerne sera effectuée courant 2015 dans la continuité du travail à réaliser pour les établissements pour enfants. Précisions : Au 1 er Octobre 2013 l Institut employait 87 salariés (82 CDI et 5 CDD) sur le budget assurance maladie et action sociale départementale et 16 salariés mis à disposition par l Education Nationale, soit 103 personnes. 2. Parties contractantes, type du marché et lieu d exécution : Il s agira d un marché relevant du secteur privé. Il est composé d un seul lot. Le contrat de prestation de service sera signé entre l association de gestion commanditaire et le prestataire choisi pour effectuer la prestation d évaluation externe selon les critères fixés ci-après. La prestation de service sera réalisée sur les lieux d implantation des activités des établissements et services de l IMF, à Reims et le département de la Marne. IV - Contenus de la prestation d évaluation externe. 1. Les attentes du commanditaire : La prestation sera conforme aux textes régissant l évaluation et comprendra : Une analyse des décisions principales de gestion des établissements et services de l association. Page 2

3 Une observation in situ et l analyse correspondante portant sur la singularité des établissements de l association au vu des besoins des populations accueillies, des règlementations visant les conditions techniques et les modalités d accompagnement, et non un listing des obligations non remplies ou des dysfonctionnements notés. Un rapport sur les thématiques analysées au cours du travail d évaluation effectué. Des propositions ou préconisations, résultantes des observations et analyses, pouvant être mobilisées au regard des potentiels de l organisation et au bénéfice des usagers concernés. En outre, les gestionnaires de l Institut Michel FANDRE souhaitent que cette première évaluation externe procure d une part un ancrage et une diffusion la plus large possible de la démarche d amélioration continue dans les pratiques des professionnels non sans donner des préconisations sur la manière d améliorer au besoin celle-ci et, d autre part, qu elle fasse un lien avec l évaluation interne réalisée précédemment. Les fondements en sont présentés ci-dessous. 2. Le fondement de la démarche qualité et de l évaluation à L IMF : L objectif d amélioration continue des pratiques professionnelles est inscrit dans le projet associatif. L évaluation interne, en tant qu outil de mesure de la qualité des prestations accordées aux usagers fréquentant les établissements de l IMF et de l organisation humaine et matérielle qui permettent la délivrance de celles-ci a été, au-delà de l obligation règlementaire de la conduire, considérée comme une étape de ce processus permanent. L évaluation externe relève de cette logique. Faisant suite à des essais préalables infructueux la démarche qualité telle qu elle est en œuvre dans les établissements et services de l IMF est lancée en La première étape de ce travail d amélioration continue de la qualité a consisté à une mise en conformité avec les outils de la loi Certains documents obligatoires (livret d accueil, contrat de séjour, règlement de fonctionnement, document individuel de prise en charge ) ont été formalisés au cours du dernier semestre 2009, et présentés au Conseil de vie sociale. La seconde étape a consisté à la mise en place d un comité de pilotage composé d une dizaine de professionnels volontaires représentant l ensemble des secteurs d activité afin de porter la démarche qualité et réaliser l évaluation interne. Le référentiel d évaluation utilisé, intitulé ; «Qualiservice ESMS» a été conçu par Jean René LOUBAT. Il a été retravaillé et adapté à la réalité de l institut. Il vise l ensemble des préoccupations de l organisation articulées autour d un triptyque considéré par l auteur comme fondamental. Celui-ci consiste à une analyse dans trois champs particuliers : les prestations, les bénéficiaires et l organisation. Le référentiel comporte plusieurs centaines d items. Il s agit pour chaque item de préciser les atouts et les faiblesses particuliers interrogeant ces trois champs : dégageant autant d indicateurs de mesure du travail réalisé permettant de mettre en évidence les axes de progrès. En fonction de leurs intérêts, les membres de la commission qualité se sont partagés le travail d investigation, constituant des sous-groupes chargés de mener l évaluation sur le terrain. Page 3

4 L ensemble des mesures ainsi effectué a ensuite été confronté aux points de vue de tous les membres de la commission pour finir par constituer un plan d amélioration toujours actif. Le rapport d évaluation interne a été remis aux autorités de contrôle en fin d année Modalités d exécution de la prestation d évaluation externe : a - Objectifs de l évaluation externe : examen des suites données aux préconisations issues de l évaluation interne examen de thématiques et registres spécifiques tels que prévus dans le décret n du 15 Mai porter une appréciation globale sur la qualité des prestations délivrées dans les établissements et services de l Institut. élaborer des préconisations et ou des propositions d évolution. b - Les étapes prévisionnelles de l évaluation externe : Il est prévu que l évaluation externe se déroule en deux phases (une pour les établissements enfants, une seconde pour l établissement adultes) et selon le calendrier suivant : Préalable choix du prestataire : - du 21 novembre 2013 au 13 Janvier 2014 période d ouverture aux candidatures. - le 13 janvier 2014 date limite de réception des offres. - le 17 Février 2014 choix du prestataire. Phase d évaluation des établissements et services enfants : De Mai 2014 à fin septembre 2014 déroulement de l évaluation des établissements enfants, CRESVAL et SESSAD. Du 15 Octobre 2014 au 15 Novembre, réception des pré-rapports et phase d échange. Pour une restitution finale et remise du rapport au 15 décembre Phase d évaluation de l établissement pour adultes : De Janvier 2015 à fin Mai 2015 déroulement de l évaluation de l établissement pour adultes et personnes âgées, le SAVS. Du 1 er septembre 2015 au 15 Octobre 2015, réception des pré-rapports et phase d échange. Pour une restitution finale et remise du rapport au 15 Novembre Page 4

5 Remarque : Il est entendu que ce calendrier est donné à titre indicatif. Il pourra être modifié par accord entre le prestataire désigné et le commanditaire. c - Qualité du prestataire : Le candidat justifiera d une habilitation délivrée par l ANESM. Le candidat prestataire doit pouvoir justifier d une expérience lui permettant d appréhender le champ social et médico-social dont relève les établissements et services du commanditaire et en conséquence de quoi, le candidat fournira les pièces et éléments le justifiant. Le cas échéant, si le candidat est constitué en cabinet, il précisera l expérience et la qualification des intervenants évaluateurs et fournira les pièces et éléments les justifiant. d - Critères de sélection des offres : Les dossiers de candidature seront examinés selon les critères suivants : Méthodologie proposée. Expérience du prestataire dans le secteur de l évaluation. Expérience du prestataire dans le secteur médico-social. Expérience du prestataire dans le secteur du handicap sensoriel. Prix de la prestation. Remarques : Le commanditaire pourra envisager une rencontre avec les prestataires potentiels à l issue de la réception des offres. e - Contenu de la proposition du prestataire : Le candidat fournira les pièces et éléments suivants : Le certificat d habilitation délivré par l ANESM. Une présentation du cabinet, expériences et curriculum vitae des intervenants. Un dossier précisant les modalités de l évaluation (plan d intervention, jours de présence sur site prévus, rencontres et participation à des réunions, modalités de restitution en cours et en fin d évaluation, référentiel support, moyens techniques utilisés, tout autre élément de nature à préciser le mode d intervention.) Le candidat fournira utilement un plan de rapport déjà effectué. Un calendrier de réalisation de l évaluation. En outre le candidat fournira un devis TTC avec le détail des prix pour les différentes étapes (nombres d étapes, nombre de jours de présence sur site pour chaque étape, prix par jour, rédaction de rapport ). Le devis fera apparaitre une différenciation entre le prix proposé pour les établissements pour enfants et le prix pour l établissement adultes. f - Validité de l offre : La présente offre de mise en concurrence a une période de validité comprise entre le jour de son dépôt le 21 Novembre 2013 et le 13 Janvier 2014 au soir. Une réponse sera rendue à l ensemble des candidats sur les suites données à leur proposition. Les offres incomplètes ne seront pas dépouillées. Page 5

6 g - Documentation et clause de discrétion : Le commanditaire s engage à fournir au prestataire retenu les documents et pièces nécessaires à sa mission et en conséquence de quoi celui-ci s engage à ne pas les divulguer. Il en est de même pour les informations orales reçues lors des échanges. h - Adresse de transmission des offres : Les dossiers de candidature seront envoyés sous pli recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre récépissé au plus tard le 13 Janvier Au nom de : Institut Michel FANDRE Association de gestion Monsieur Le Directeur 51, Rue Léon Mathieu Boite postale REIMS Cedex i - Remise des rapports d évaluation : Les rapports d évaluation seront remis aux dates indiquées sous la forme papier et sur support numérisé. j - Paiement de la prestation : Le règlement s effectuera en deux fois (un règlement par phase) sur présentation des factures dans un délai maximum de 30 jours et après réception des rapports. k - Publication de l offre : Le commanditaire a publié cette offre sur son site internet. www//institutmichelfandre.fr sur lequel vous trouverez des éléments concernant, l association, l organisation des services, l organigramme Des précisions complémentaires peuvent être requises uniquement par mail à l adresse suivante : FIN DU DOCUMENT Page 6

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