Logiciel d'imputations des heures pour bureaux d'architectes, d'ingénieurs civils, d'ingénieurs en électricité, de géomètres...

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1 Logiciel d'imputations des heures pour bureaux d'architectes, d'ingénieurs civils, d'ingénieurs en électricité, de géomètres... messerli prestations documentation generale 2014 Page 1/35 Version du

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3 Généralités. Messerli Prestations est un logiciel qui permet de : - saisir, - analyser, - facturer, des heures de travail attribuables et non attribuables et des frais. En outre, il permet de saisir des heures d'absence et de gérer les jours fériés. Il s'adresse plus particulièrement aux bureaux d'architectes, d'ingénieurs, de géomètres. Schéma. Feuille d'heures = Saisie des heures = Saisie des frais Bilan, analyses Administration = Jours fériés, heures à justifier,.. Bilans heures projets = Bilans heures collabo. = Facturation = = Qualification, tarifs, horaire,.. = Contrats d'honoraires. = Bibliothèques activités, frais,... messerli prestations documentation generale 2014 Page 3/35 Version du

4 Structure. Le logiciel est composé de 3 sous-logiciels : administration, feuille d'heures, analyses et de 1 module : facturation (en option). 1. ADMINISTRATION Fonction : préparer et de tenir à jour : - la liste des mandats, - la liste des collaborateurs, - la liste des jours fériés, - la liste des frais, - les droits d'accès, - les tarifs, - etc FEUILLE D'HEURES Fonction : saisir les quantités relatives aux : - heures de travail attribuables à un mandat, - heures de travail non attribuables à un mandat, - heures d'absences, - heures de vacances. - frais attribuables à un mandat, - frais non attribuables à un mandat. 3. BILANS, ANALYSES. Fonction : établir des bilans tels que : - total des heures consacrées aux mandats, - total des frais consacrés aux mandats, - avancement d'un mandat au %, - situation du facturé, - situation des vacances, - situation des heures supplémentaires, - rentabilité d'un mandat, - charges du bureau. 4. FACTURATION Ce module permet d'établir des factures pro-format telles que : - facture selon coût de l'ouvrage (montant saisi librement), - facture selon coût de l'ouvrage (montant en fonction du % d'avancement), - facture selon temps consacré. messerli prestations documentation generale 2014 Page 4/35 Version du

5 ADMINISTRATION messerli prestations documentation generale 2014 Page 5/35 Version du

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7 Gestion des droits d'accès. En règle générale, les droits d'accès sont paramétrés de façon à ce que les collaborateurs n'aient accès qu'à leur feuille d'heures et de frais. L'accès aux données sensibles (administration, analyses, bilans) est réservé à la direction ou à un adjoint. Néanmoins, en fonction de la taille du bureau et de son organisation, il est possible de donner aux chefs de projet le droit d'imprimer les bilans des mandats dont ils ont la responsabilité. Structure du bureau. MESSERLI PRESTATIONS permet de gérer plusieurs sites avec leurs mandats et leurs collaborateurs respectifs. Ainsi, vous serez en mesure de déterminer, pour chacun, les horaires, les jours fériés, les tarifs, etc... messerli prestations documentation generale 2014 Page 7/35 Version du

8 Jours fériés. Le programme vous laisse la liberté de créer les jours fériés fédéraux et cantonaux. Si vous désirez faire un pont (entre un jour férié et un samedi par exemple) mais que ce pont n'est pas offert, vous pouvez le signaler au logiciel. Enfin, ce dernier est capable d'enregistrer le fait, qu'avant un jour férié, vous fermiez 1 heure avant l'horaire habituel et que cette heure est offerte. Horaire. Le programme cerne au plus juste les heures de travail à justifier, la situation des heures supplémentaires et des heures de vacances. Il permet également de gérer plusieurs horaires, en fonction d'équipes ou de succursales. Calendrier des heures à justifier pour l'année. En fonction de l'horaire, du taux d'occupation, des jours fériés, des vacances, le programme tient à jour le total des heures à justifier. Chaque succursale, chaque collaborateur aura ainsi son propre calendrier. messerli prestations documentation generale 2014 Page 8/35 Version du

9 Si une personne est engagée en cours d'année, le logiciel calcule automatiquement cette situation. Les frais Vous pouvez librement préparer vos bibliothèques de frais. Ces frais pourront être refacturés au maître de l'ouvrage ou non, remboursés aux collaborateurs ou non. Les heures d'absences Le programme gère plusieurs types d'absences : - maladie, - déménagement, mariage, enterrement, - formation, - vacances, - récupération d'heures supplémentaires. En ce qui concerne les vacances, au début de chaque année, vous pourrez déterminer librement, pour chaque collaborateur, son crédit en fonction de l'année précédente et de l'année en cours. messerli prestations documentation generale 2014 Page 9/35 Version du

10 Prix de vente des heures (tarif). MESSERLI PRESTATIONS est à même de gérer autant de tarifs que désirés. Ils pourront être attribués séparément, par chantier et/ou par maître d'ouvrage. Si, en cours d'année, le tarif devait être adapté, MESSERLI PRESTATIONS vous permet de clôturer une période et d'en créer une nouvelle et d'adapter les données. Données des collaborateurs. Pour chaque collaborateur, une fiche peut être créée avec ses tarifs, ses horaires, son taux d'occupation, son crédit de vacances, son prix de revient. Travail à temps partiel. Il est possible d'indiquer au programme l'horaire exact d'un collaborateur à temps partiel. messerli prestations documentation generale 2014 Page 10/35 Version du

11 Prix de revient des heures. Si désiré, pour chaque collaborateur, vous pouvez enregistrer les éléments qui déterminent son prix de revient. Si, en cours d'année, le salaire d'un collaborateur devait être adapté, MESSERLI PRESTATIONS vous permet, pour ce collaborateur, de clôturer une période et d'en créer une nouvelle et d'adapter les données. Catégorie de qualification. Une catégorie de qualification par défaut peut être attribuée à chaque collaborateur. Elle sera appliquée pour l'ensemble de ses heures de travail. Néanmoins, il est possible, pour une prestation bien précise, de l'adapter (si, par exemple, un technicien effectue pendant 1 heure du travail de secrétariat). Si en cours d'année, la catégorie de qualification d'un collaborateur devait être adaptée, MESSERLI PRESTATIONS vous permet, pour ce collaborateur, de clôturer une période et d'en créer une nouvelle et d'y adapter les données. Données des contrats. Un contrat peut être composé d'une part à forfait (tarif A) et/ou d'une part en régie (tarif B). Il est possible de nommer, par mandat, un chef du projet afin qu'il puisse en tout temps consulter la rentabilité des chantiers dont il est responsable et de s'assurer que les heures sont régulièrement et correctement saisies. messerli prestations documentation generale 2014 Page 11/35 Version du

12 Contrat selon coût de l'ouvrage. Vous avez la possibilité de gérer un contrat selon des phases SIA ou personnelles. Des valeurs en francs, en % et en heures peuvent être enregistrées pour chacune d'elle. Normes Sia. Un contrat peut également être préparé selon une norme SIA de votre choix. Budget selont temps consacré. Le programme est capable d'enregistrer séparément les heures de travail comprises dans un contrat forfaitaire et celles en régie. Ainsi, vous pourrez justifier clairement certaines prestations hors contrat et les facturer à un tarif défini avec le maître de l'ouvrage. messerli prestations documentation generale 2014 Page 12/35 Version du

13 FEUILLES D'HEURES messerli prestations documentation generale 2014 Page 13/35 Version du

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15 Feuille d'heures Un écran simple et direct permet au collaborateur de saisir les heures et les frais de manière journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Si nécessaire, l'administrateur peut bloquer l'accès aux heures passées à partir d'un certain nombre de jours. Remarques Le collaborateur peut saisir des remarques pour renseigner la prestation. Il est également possible d'enregistrer des modèles de remarques afin de faciliter le travail. messerli prestations documentation generale 2014 Page 15/35 Version du

16 Modification de la catégorie de qualification. Il se peut qu'un technicien doive effectuer des travaux de secrétariat. Il a alors la possibilité de modifier son catégorie de qualification afin de facturer ses heures à un tarif correspondant. Format des heures. Selon vos habitudes, vous pouvez saisir les heures au centième ou au soixantième. Rapport des heures Chaque collaborateur peut imprimer et viser son rapport de travail. Les frais à se faire rembourser peuvent également apparaître sur ce document. messerli prestations documentation generale 2014 Page 16/35 Version du

17 ANALYSES, BILANS messerli prestations documentation generale 2014 Page 17/35 Version du

18 messerli prestations documentation generale 2014 Page 18/35 Version du

19 Bilan des heures et des frais A partir de la liste des mandats, vous pouvez imprimer différents bilans. Le programme propose des totaux des heures et des frais, par mandat, par mois, par collaborateur, par prestation etc... En outre, des situations du facturé, de la rentabilité, des dépassements sont disponibles. messerli prestations documentation generale 2014 Page 19/35 Version du

20 Journal messerli prestations documentation generale 2014 Page 20/35 Version du

21 Controlling messerli prestations documentation generale 2014 Page 21/35 Version du

22 Situation en barres messerli prestations documentation generale 2014 Page 22/35 Version du

23 Graphique en secteur messerli prestations documentation generale 2014 Page 23/35 Version du

24 Historique messerli prestations documentation generale 2014 Page 24/35 Version du

25 A partir de la liste des collaborateurs, vous pouvez également imprimer différents bilans. Le programme propose des totaux des heures et des frais, par mois, par prestation, par type (attribuable, non attribuables, absences). messerli prestations documentation generale 2014 Page 25/35 Version du

26 Répartition générale en % messerli prestations documentation generale 2014 Page 26/35 Version du

27 Rapport annuel messerli prestations documentation generale 2014 Page 27/35 Version du

28 Calendrier messerli prestations documentation generale 2014 Page 28/35 Version du

29 FACTURES messerli prestations documentation generale 2014 Page 29/35 Version du

30 messerli prestations documentation generale 2014 Page 30/35 Version du

31 Facture/demandes d'acomptes. Le programme permet de facturer séparément les prestations forfaitaires et les prestations en régie. Texte des factures Il est possible de personnaliser l'introduction et les salutations d'une facture. messerli prestations documentation generale 2014 Page 31/35 Version du

32 Ecran de saisie En fonction des heures et des frais saisis par les collaborateurs, des tarifs, des acomptes précédents, le programme calcule automatiquement le montant brut. Ce chiffre peut être adapté selon la situation. Le "sous-facturé" ou le "surfacturé" sera proposé à la facture suivante. Ajout de saut de ligne, de rabais, de sous-totaux Vous pouvez retoucher le contenu d'une facture, y ajouter des sous-totaux, des frais de mandataires, etc... messerli prestations documentation generale 2014 Page 32/35 Version du

33 Facture selon coût de l'ouvrage (montant global) Lausanne, le 3 juin messerli prestations documentation generale 2014 Page 33/35 Version du

34 Facture selon coût de l'ouvrage (selon % avancement) Lausanne, le 3 juin messerli prestations documentation generale 2014 Page 34/35 Version du

35 Facture selon le temps consacré Lausanne, le 3 juin messerli prestations documentation generale 2014 Page 35/35 Version du