Planifier & Organiser

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1 Planifier & Organiser

2 Introduction Cette introduction (en ligne) vous propose un bref aperçu des tâches principales à prendre en compte lorsque vous planifiez & organisez votre projet européen. L introduction dure environ 15 minutes. N hésitez pas à commenter toute question ou sujet sur la plateforme PACE gratuite. Pour de plus amples informations, consultez la bibliothèque de PACE.

3 Contexte Après cette introduction, vous comprendrez mieux: Les aspects à inclure dans un plan de projet lors de la demande et la phase de départ du projet Les principaux critères importants à prendre en considération en vue d une demande de subvention réussie. Quelles sont les mesures de planification à prendre à quelle phase du projet

4 Structure du contenu / Table des matières Qu allons-nous explorer? 1. Planification & gestion de projets 2. Analyse des besoins & vérification de la faisabilité 3. Planning détaillé 4. Outils de planification de base 5. Démarrer votre projet

5 1. Planification & gestion de projets La planification est une partie essentielle, sinon la principale, de la gestion d un projet multilatéral. Elle n est pas uniquement nécessaire lors de la demande de subvention, mais à toutes les phases du projet. Raffinement continu Mises à jour des outils de planification Phase de mise en œuvre Révision Mise à jour / extension du plan de projet Planification initiale Plan et proposition de projet Phase de pré-projet Planification à différents stades du projet (Source: kit de survie)

6 1. Planification & gestion de projets Aperçu des aspects de planification dans les projets multilatéraux: Planifier le contenu du projet Définition des objectifs Définition des résultats & des produits Établissement des indicateurs de qualité Élaboration des stratégies de suivi et d'évaluation

7 1. Planification & gestion de projets Planifier le contexte du projet Analyse du contexte du projet Conception des stratégies de marketing Planification des activités de dissémination Apprendre quand et comment utiliser une analyse des intervenants Planifier l organisation du projet Structure des activités principales Définition des rôles Distribution et coordination des tâches Planification du temps

8 1. Planification & gestion de projets Planifier l interaction humaine Choix des membres de l équipe; composition des équipes Création d une culture de projet commune partagée Conception d un système de communication interne Gestion des conflits Planifier l impact du projet Conception d une stratégie de promotion et de dissémination Planning de l implication des intervenants Rédiger un brouillon du plan d exploitation

9 1. Planification & gestion de projets Planifier le système de gestion Définir les rôles et les organes de gestion Décider des processus de prise de décision Planifier le budget et l administration Planifier les dépenses et les rentrées Rédiger les contrats Concevoir des systèmes et des procédures de notification

10 2. Analyse des besoins & vérification de la faisabilité Une analyse des besoins, c est poser la bonne question au bon moment. L analyse des besoins devrait refléter les besoins de tous les pays partenaires du projet. Objectif de l analyse des besoins: Identifier les besoins Identifier une idée pour répondre à ces besoins de façon adéquate

11 2. Analyse des besoins & vérification de la faisabilité Selon l analyse des besoins, une définition de projet devrait permettre de clarifier les questions suivantes: Buts et objectifs: Qu est-ce que le projet veut réaliser? Résultats et produits: Qu est-ce que le projet va développer? Activités: Comment le projet va-t-il y parvenir? Partenaires: Quelle expertise est requise pour mettre en œuvre le projet? Estimation des ressources: De quoi le projet a-t-il besoin pour réaliser ceci?

12 2. Analyse des besoins & vérification de la faisabilité Une vérification minimale de la faisabilité au début du projet devrait comprendre les éléments suivants: Une analyse des exigences du programme de subvention européen et des politiques européennes pertinentes Une enquête sur l état de l art Une vérification de la capacité personnelle et institutionnelle Une analyse des risques

13 3. Planning détaillé Éléments d un plan de projet solide: Raison Objectifs Résultats Activités Plan de travail Budget Système de gestion Système de communication Plan de contrôle de qualité & d évaluation Stratégie de dissémination Exploitation & durabilité

14 3. Planning détaillé La demande de subvention doit démontrer qu'il y a un problème substantiel non résolu ou un défi dans le domaine concerné Elle doit prendre en compte ce que d'autres ont fait avant L'état de l'art européen en matière de recherche ou de projets financés antérieurement doit être examiné. L'analyse des besoins permet de souligner le statut et comment les buts et objectifs concrets peuvent répondre à une situation actuelle

15 3. Planning détaillé buts & objectifs Les buts du projet soulignent les changements envisagés dans le domaine choisi par rapport au problème / défi détecté par l'analyse des besoins Les objectifs du projet décrivent plus spécifiquement les avantages concrets pour le groupe cible De bons objectifs sont: Specific (précis) Measurable (mesurables) Achievable (réalisables) Relevant (pertinents) Time-constraint (Limités dans le temps)

16 3. Planning détaillé résultats du projet Résultats du projet Les programmes de subvention européens accentuent l importance de produits concrets, matériels. Le caractère concret et le degré de détail de la description du produit est un aspect important d'un projet axé produit. Décidez d'abord des produits finaux et remontez ensuite aux activités du projet et à ses objectifs!

17 3. Planning détaillé activités Les activités du projet Le plan devrait permettre de répondre aux questions: QUI fait QUOI QUAND avec QUEL RESULTAT (intermédiaire) QUELLES RESSOURCES?

18 3. Planning détaillé budget Budget du projet Lors de l élaboration d un budget pour votre projet, il faut tenir compte de quatre principes: L adéquation La transparence La cohérence L équité Vous trouverez plus d'informations sur la gestion budgétaire du projet dans la rubrique «Gérer»!

19 4. Outils de planification de base Il existe quatre outils de planification de base pouvant vous aider à planifier votre projet multilatéral: 1. Work breakdown structure 2. Net diagram 3. Gantt chart 4. Milestones Pour des exemples surfez sur: _Kit_EN.pdf, page 29-30

20 5. Démarrer votre projet Pendant les premiers mois d un projet, le coordinateur devra prendre un certain nombre de décisions, qui auront une influence sur le travail futur. Comment se tenir au plan initial du projet, l'organisation, la répartition des rôles et des responsabilités, le contexte du projet et le système de gestion et de communication? Quels sont les ingrédients pour garantir une progression sans heurts du projet?

21 5. Démarrer votre projet Examen du plan de projet: Au début de presque tous les projets, le plan de projet initial doit être revu, adapté et raffiné. Il est important de regarder de plus près: Les objectifs du projet Les produits envisagés Le budget du projet La répartition des tâches

22 5. Démarrer votre projet Analyse du contexte du projet: Les facteurs sociaux et factuels doivent être analysés et pondérés Personne Type d influence Caractère de Importance de Démarches à d influence / potentielle l influence l influence accomplir institution / de 1-5 facteur Évaluation des facteurs d'influence, source: kit de survie L analyse SWOT peut être une alternative!

23 5. Démarrer votre projet Organiser le groupe: Définition des rôles et des responsabilités au sein du projet Organisation du travail en sous-équipes Mise en place d un système et de procédures de gestion Mise en place d un système de communication Organisation des réunions

24 Sommaire Le «Survival Kit Managing Multilateral Projects in the Lifelong Learning Programme» donne des informations détaillées sur le processus complet de la planification et de l organisation qu il s agisse d un projet LLP ou d un autre programme européen! Retrouvez la publication dans la bibliothèque de PACE ou téléchargez-la ici:

25 Sommaire Découvrez d autres outils utiles pour planifier & organiser votre projet dans la bibliothèque de PACE Nous vous souhaitons un bon début de projet!

26 Contactez-nous link and logo of PACE, This is an Endscreen Ce projet a été financé avec le soutien de la Commission européenne. Le contenu de ce document n'engage que son auteur et la Commission ne peut être tenue responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues.