Accompagnement individuel

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1 Référence : accompagnement individuel CAHIER DES CHARGES APPEL A PRESTATAIRES POUR UN ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL Accompagnement individuel Accompagnement proposé et cofinancé par le DLA 90 Les propositions de réponse à cet appel d'offres devront être adressées par voie postale ou électronique à l attention de la chargée de mission DLA au plus tard le 4 août 2017 à 12h00. Le choix du prestataire retenu se fera dans les 30 jours maximum à compter de la date de fin de l appel d offre. Merci de nous faire savoir si vous souhaitez répondre à ce cahier des charges, afin que nous puissions envoyer les mêmes informations à tous les prestataires. MIFE DLA 90 Céline Loueslati - Animatrice DLA BP Place de l Europe BELFORT CEDEX celine.loueslati@mife90.org Complément d informations disponible par téléphone au et par mail. Avec le soutien financier de :

2 1. Contexte Dans le cadre du soutien aux activités d utilité sociale créatrices d emplois sur le Territoire de Belfort, le Dispositif local d accompagnement, porté par la Maison de l Information sur la Formation et l Emploi, a reçu pour mission de favoriser la consolidation économique des structures du territoire développant des activités d utilité sociale et créatrices d emplois. A cette fin, le DLA souhaite apporter un soutien technique additionnel à ces structures en leur proposant un accompagnement sur-mesure, pragmatique et opérationnel, impliquant la mobilisation des responsables autour de la consolidation de leurs activités et de la diversification de leurs ressources, en les conseillant et en les dotant d outils pertinents et adaptés à leur situation spécifique. 2. Destinataire de l accompagnement Coopérative sous SA de consommateurs créée en 1987 issue d un groupement d achats associatif (association Nature et Vie), elle emploie 25 salariés et a plus de sociétaires. Situés à Belfort et à Valdoie dans le Territoire de Belfort, les deux magasins Le Grenier Vert proposent de consommer une grande variété de produits biologiques. Les magasins, adhérents du réseau coopératif Biocoop, proposent de nombreux produits alimentaires comme des fruits et légumes, des produits d'épicerie secs, des boissons, des surgelés, de la charcuterie et du fromage à la coupe... Ils mettent à disposition de leur clientèle des produits non alimentaires avec notamment des produits d'entretien et cosmétiques un rayon librairie. 3. Présentation de la mission Face à un environnement de plus en plus complexe à savoir : une montée des exigences réglementaires et administratives, une recherche de financements pérennes de plus en plus difficile, une augmentation des exigences des publics en matière d organisation des pratiques, etc. : les associations de tous secteurs sont contraintes de s adapter, se structurer et se développer. Il s agit alors de questionner : leurs activités, les acteurs impliqués dans la coopérative, l organisation et le fonctionnement de la structure. La construction et la formalisation d un projet coopératif clair et partagé apparait comme un véritable atout pour répondre à ce questionnement. Convaincu du caractère fondamental du projet dans le développement et la consolidation du Grenier Vert, cette ingénierie DLA guidera la coopérative dans l élaboration de ce projet fondateur en lui apportant des outils et des clés opérationnelles indispensables.

3 1- Accompagner la Coopérative Grenier Vert dans la définition d un projet Précisions sur le cadrage de la première mission d accompagnement : - Apporter des éléments théoriques de compréhension sur le projet coopératif aux salariés et aux bénévoles. - Revisiter le projet, ses valeurs et les objectifs partagés, véritable socle pour construire les projets de demain et donner un sens à la mission de chacun tant pour les bénévoles que pour les salariés. Résultat d une réflexion sur la situation de la coopérative (ses valeurs, ses objectifs, ses actions ), le projet définit le cadre d action de l association. Informel, il est fortement conseillé de construire ce document de manière collective en associant les différents acteurs de la structure, voire aux partenaires associatifs et producteurs locaux et de le formaliser de manière écrite. Une fois rédigé, partagé et diffusé, le projet coopératif deviendra le socle commun à toutes les actions menées par la SA. Les orientations choisies représentent la politique de la structure. Ce document est donc le garant des choix entrepris et de l esprit qui anime la coopérative. - Définir le plan d actions Déclinaison opérationnelle du projet, le plan d actions ou les fiches action sont des outils permettant de définir avec plus de précision les tenants et aboutissants du projet de la coopérative. Il s agit de mettre en évidence les objectifs, les publics visés, les modalités de mise en œuvre, les moyens associés pour chacune des actions envisagées. Le projet associatif retrace, dans sa déclinaison opérationnelle, les grands axes des actions proposées dans le cadre des objectifs qu il s est fixés. Ce plan d actions sera un véritable tableau de bord permettant au Grenier Vert de disposer d une vision globale de ses actions. Celui-ci présente les objectifs des actions que la coopérative souhaite entreprendre, les moyens nécessaires à leur mise en place, les délais qui lui sont impartis, les priorités, le suivi, etc. A l issue ou en parallèle de cette première mission, une deuxième ingénierie peut avoir lieu sur la gouvernance. 2- Accompagner la coopérative pour définir un mode de gouvernance adapté Précisions sur le cadrage de la seconde mission d accompagnement : Objectifs : - Apporter des éléments théoriques de compréhension des règles fondamentales de gouvernance aux salariés et aux bénévoles. - Mettre à jour les incidences sur le fonctionnement de la coopérative, des entraves à ces règles fondamentales.

4 - Apporter de la conscience sur la situation actuelle au regard de ces apports théoriques. - Clarifier les motivations de chacun au regard de la résolution des difficultés exprimées. - Mobiliser les bénévoles Mise en œuvre de démarches d identification et de valorisation des compétences bénévoles nécessaires et/ou utiles pour la structure et détenues par les bénévoles actifs-ives membres Identification des nouveaux profils et besoins des bénévoles susceptibles de s'engager dans la structure. Proposition de réelles missions bénévoles valorisantes au regard de leurs nouveaux besoins et attentes. Proposition d un parcours d évolution et d accompagnement dans leur prise de responsabilités. Définir précisément les missions et rôles de chacun, les processus et cadres décisionnels et veiller à ce que les missions bénévoles et salariées non seulement ne se chevauchent pas, mais s enrichissent mutuellement pour «produire de l utilité sociale». Synthèse des attentes de la coopérative par rapport à la mission DLA : - Un appui méthodologique dans la formalisation et la rédaction du projet coopératif, en qualité d outil de communication et de management destiné à toutes les parties prenantes de la coopérative. Il s agira de travailler sur une vision à long terme de la coopérative. - Un accompagnement à la structuration de la stratégie coopérative en cohérence avec les besoins des acteurs et des parties prenantes sur le territoire d action, les ressources disponibles et possibles à moyen et long terme. Il s agira de décliner les objectifs en moyens et actions, les répartir dans le temps et en fonction des moyens humains et financiers. - Un appui structurant sur la gouvernance de la structure et la consolidation de sa fonction employeur afin de renforcer la relation salarié bénévole pour continuer de mener des missions de qualité. Il s agira de faciliter la communication interne (chacun est là pour la même raison, partager un but commun et défendre le même projet) et la communication externe (bien présenter la coopérative pour favoriser la recherche de partenaires, relancer les adhésions, donner envie à de nouvelles personnes de s investir). - Un appui pour redynamiser l équipe bénévole et faciliter la résilience du conseil d administration et la répartition de l énergie bénévole - Un accompagnement sur la formalisation d outils, pour professionnaliser la coopérative sur les domaines du management RH interne et du suivi du capital humain, de la gouvernance, de la communication en interne et de la stratégie.

5 4. Modalités d intervention Durée indicative de l intervention : Un accompagnement moyen dans le cadre du DLA se situe aux alentours de 5 à 6 jours d accompagnement répartis sur une période allant de 6 mois à 1 an (selon la problématique traitée). Dans le cas du Grenier Vert le DLA 90 préconise un accompagnement de 8 jours entre septembre 2017 et avril Le coût de cette mission d accompagnement ne pourra excéder L accompagnement aura lieu en semaine. Les frais de mission et de déplacement seront inclus ou une indication de forfaits pour les frais de mission sera présentée. Les comptes rendus seront régulièrement envoyés à la structure accompagnée, ainsi qu en copie à l animatrice DLA. Le prestataire prévoira une restitution de l accompagnement. La mission sera évaluée au moyen d indicateurs tels que le temps passé (fiches de présence), les contacts rencontrés, les difficultés rencontrées et les résultats. Les informations sur le déroulement de la mission, le calendrier mis en œuvre, les modalités de l intervention, les résultats ou avancées ayant pu être réalisés, les points de blocage ou les difficultés ayant pu être rencontrés devront figurer dans le rapport final ou le reporting final. Les logos concernant le DLA seront inclus dans tous les documents utilisés lors de la mission. 5. Modalités de remise de la proposition Les propositions devront donc comporter : Une note méthodologique répondant aux différents points du cahier des charges, ainsi qu une reformulation de(s) problématique(s) Les attentes concernant la structure bénéficiaire (interlocuteurs, documents de travail, ), les réseaux La mise en évidence des éléments de sortie (livrables) Un calendrier prévisionnel de réalisation de l intervention (grandes étapes avec détail des journées et coûts afférents, durée) Les compétences mises à disposition pour le déroulement de la mission, avec présentation de chacun des intervenants auprès de la structure Les éléments d identification de l entreprise de conseil (identité, statuts, coordonnées, organigramme et CV des consultants intervenants ; précision quant à une éventuelle soustraitance, sa nature et les garanties qui y sont attachées ; qualification, habilitation AMI nationale, labellisation, certification, agréments, etc. ; références et réalisation de prestations similaires, conditions de propriété intellectuelle des éléments liés à la mission)

6 Le détail du nombre de journées et les coûts afférents pour chaque étape de l accompagnement, les frais de mission et de déplacement sont inclus. Les tarifs seront présentés TTC, ou nets de taxe Elles seront examinées par l animatrice DLA dans un délai de 30 jours suivant la date de fin de dépôt des propositions. Les propositions incomplètes ou non conformes ne seront pas examinées. 6. Annexes sur demande par mail auprès de l animatrice DLA - diagnostic complet de la structure à celine.loueslati@mife90.org