PROCEDURE D ACHEMINEMENT DES ECHANTILLONS AU LABORATOIRE

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1 SOMMAIRE 1 OBJET DOMAINE D APPLICATION RESPONSABILITES DOCUMENTS DE REFERENCES DOCUMENTS ASSOCIES ABREVIATIONS DEFINITIONS CONDITIONS REQUISES POUR L EMBALLAGE DES ECHANTILLONS COLLECTAGE DES PRELEVEMENTS POUR LE ACHEMINEMENT INTRA MUROS ACHEMINEMENT DEPUIS LES SITES ANNEXES ACHEMINEMENT DEPUIS LE CH de CORNIL ACHEMINEMENT PAR LES IDE DE VILLE MAITRISE DU TRANSPORT DES ECHANTILLONS... 6 Indice Date Objet de la mise à jour 0 Juin 2012 Création 1 Mars 2013 Réactualisation 2 23 juin 2014 Réactualisation 3 17 décembre 2014 Réactualisation 4 21 janvier 2015 Réactualisation 5 8 juin 2016 Réactualisation avec transport sites annexes en période chaude 6 21 décembre 2016 Ajout transport CH Cornil 7 18 janvier 2017 Modification transport CH Cornil 8 18/02/2019 Modifications étages services Nom Fonction Date Visa Rédaction M MAURY Technicienne 18/02/2019 Vérification B BEDOCH Cadre de santé 18/02/2019 Approbation MC PETIT Biologiste 18/02/ /02/2019 P 1/6

2 1 OBJET Cette procédure a pour objet d expliquer la manière dont doit être acheminé un prélèvement jusqu au laboratoire de biologie médicale dans le respect des délais et des conditions de conservation. 2 DOMAINE D APPLICATION Le transport des prélèvements fait partie du processus pré analytique. Cette procédure s appliquera donc sur l ensemble des prélèvements biologiques. 3 RESPONSABILITES La responsabilité du transport des prélèvements repose sur les différents intervenants. 4 DOCUMENTS DE REFERENCES Norme NF EN ISO : 5.4 NF EN ISO/CEI SH REF02 LAB REF 02 5 DOCUMENTS ASSOCIES Procédure de prélèvement LBM/PRC6B Procédure de réception LBM/PRC6D Procédure organisation analyses biologiques Cornil PROC/JF/BB/FG/analyses bio Mode opératoire de collecte des prélèvements du CH Cornil LBM/MO6L 18/02/2019 P 2/6

3 6 ABREVIATIONS COFRAC : Comité Français d Accréditation LBM : Laboratoire de Biologie médicale ADR : Accord relatif au transport des marchandises Dangereuses sur la Route 7 DEFINITIONS ADR : Accord européen signé le 30 septembre 1957 et modifié depuis qui réglemente le transport international routier par camion de marchandises dangereuses. L'accord concerne tout transport terrestre de marchandises dangereuses, ainsi que toutes opérations de chargement ou déchargement inhérent, d'un wagon de chemin de fer ou d'un bateau de navigation intérieure en vue de, ou après, l'exécution d'un tel transport effectué en totalité ou en partie sur le territoire de l'union Européenne. L'accord comporte des règles techniques relatives : - à la définition des matières par classes, selon leurs risques (explosifs, gaz comprimés ou liquéfiés, inflammables, toxiques, radioactifs, corrosifs, etc.) ; - Aux emballages (dispositions techniques, essais, procédure d agrément des emballages et marquage distinctif) ; - Aux citernes (construction, agrément des prototypes et épreuves de résistance et d étanchéité) ; - Aux véhicules (circuits électriques, extincteurs, freinage, limitation de vitesse par construction, matériel de première intervention, certificat d agrément) ; - À l étiquetage et à la signalisation, de telle sorte que les services d intervention et de secours soient immédiatement informés de la présence de matières dangereuses. Les véhicules doivent porter des panneaux rectangulaires de couleur orange. Pour les citernes, ce panneau comporte l indication du code de danger (2 pour les gaz comprimés ou liquéfié, 3 pour l inflammable, 6 pour le toxique, etc.), ainsi que le numéro de la matière. Matières infectieuses : matières dont on sait ou dont on a des raisons de penser qu elles contiennent des agents pathogènes. Microorganismes (Agents pathogènes) : bactéries, virus, parasites, champignons dont on sait qu ils provoquent des maladies infectieuses chez l homme ou l animal. 8 CONDITIONS REQUISES POUR L EMBALLAGE DES ECHANTILLONS Le système de base du triple emballage est utilisé au Centre Hospitalier avec les dispositions suivantes : Les récipients primaires sont les tubes, les flacons, les réceptacles d écouvillons et tous les récipients étanches. 18/02/2019 P 3/6

4 L emballage secondaire est un sachet double poche, sachet transparent pour les bilans non urgents, sachet de couleur rouge pour les examens urgents. L ensemble des sachets est placé dans une boite plastique étanche hermétiquement fermée. 9 COLLECTAGE DES PRELEVEMENTS POUR LE Fiche de collecte destinée aux coursiers Service Etage/aile Local Retour prélèvement résultats Retour boîtes Psy Bat exter Bureau cadre Secrétariat Bureau cadre Urgences 1 bucsi Secrétariat Bureau inf Passerelle 1 bucsi Bureau inf Bureau inf Bureau inf u.h.c.d 1 bucsi Salle de soins Bureau inf Salle de soins Cardio 2 bucsi Salle de soins Bureau inf Salle de soins Sic usip 3 bucsi Entre service Entre service Entre service Pédia 3 B Salle de soins comptoir comptoir Gastro vis 4 B Bureau inf Bureau inf Bureau inf Chir Ambu 4 Bureau inf Bureau inf Bureau inf Uro Ortho 4A Salle de soins Salle de soins Rhumato 5 B Salle de soins Bureau inf Salle de soins Diabeto 5 A Salle de soins Bureau inf Salle de soins Med polyvalente 6B Salle de soins Bureau inf Salle de soins Med Ger 6 A Salle de soins Bureau inf Salle de soins Gyneco 7 B Salle de soins Bureau inf Salle de deconta Mater nursery 7 A Salle de deconta Bureau inf Salle de deconta Cornil 8 Salle de soins Bureau inf Salle de soins Ramassage courrier UCSA UZERCHE en PSY au secrétariat et la STE plus boîtes au laboratoire. Lundi, mardi et jeudi 1 er tour PSY LABO 2 ème tour BUCSI - (passerelle uhcd1 cardio2 sic 3) 3 ème tour PEDIA GASTRO CHIR AMBU GASTRO VIS LABO ORTHO URO GYNECO OBSTETRIQUE.NURSERY MED GER MED POLYVALENTE - RHUMATO DIABETO 18/02/2019 P 4/6

5 Les coursiers effectuent la collecte des prélèvements de laboratoire le matin de 8H à 9H selon l ordre ci-dessus, l après midi de 14H à 15H. Ils acheminent des résultats d examens de laboratoire vers les unités de soins. 10 ACHEMINEMENT INTRA MUROS Le prélèvement est placé dans la pochette plastique double poche et le bon de demande dans la partie du sachet réservée à cet effet Ce sachet est mis dans une boîte de transport rigide et acheminé au laboratoire dans les conditions préconisées par le manuel de prélèvement. Les prélèvements sont acheminés au laboratoire soit par l intermédiaire des coursiers (cf. 8. Collectage des prélèvements pour le laboratoire) soit par l intermédiaire des agents du service. 11 ACHEMINEMENT DEPUIS LES SITES ANNEXES Le prélèvement est placé dans la pochette plastique double poche et le bon de demande dans la partie du sachet réservée à cet effet. Les seringues à gaz du sang sont placées avec un pain de glace dans une pochette isotherme réservée à cet effet. Ces sachets sont mis dans une boîte de transport rigide avec biobuvard. Cette boîte sera transportée jusqu au local dédié et placée dans un sac isotherme bleu pour les transports de prélèvements, jaune pour les transports d hémoculture, dans une mallette isotherme bleue avec glaçon en période de canicule. Les coursiers collectent les prélèvements le matin vers 8H15, puis vers 13h15 et 16h. En dehors de ces horaires fixes, ils sont joignables de 8h à 12 heures et de 13 h à 17h en semaine, de 8h à 11h45 et de 12h45 à 17 h le samedi. Les coursiers du service intérieur acheminent les prélèvements jusqu au laboratoire. Après 17H, ce sont les agents de garde du service technique qui effectuent le transport. Un kit de désinfection est à disposition des coursiers en cas d accident avec projection de liquide biologique. La composition de ce kit est définie dans le LBMDI6.6. Cas particulier du transport entre le 15 juin et le 15 septembre pour les périodes les plus chaudes de la journée (fin de matinée et après-midi et soirée) : 4 mallettes rigides de la marque Dometic sont à disposition 3 resteront sur chaque sites annexe et une sera au laboratoire elle sera ramenée par le coursier selon un système plein vide. LBMMO6I 18/02/2019 P 5/6

6 12 ACHEMINEMENT DEPUIS LE CH de CORNIL Le prélèvement et sa prescription sont placés dans une boite de transport individuelle Cette boîte sera transportée jusqu au local dédié et placée dans un sac isotherme bleu pour les transports de prélèvements. LBM/DI6.16 ou dans un caisson polystyrène pour le bâtiment La Fontaine. Les prélèvements PROC/JF/BB/FG/analyses bio sont collectés les lundi mercredi vendredi matin vers 9h00 par les agents du service intérieur du CH de Tulle, du lundi au vendredi à 14 heures sur appel par les aides de laboratoire, par de 14 à 16 h en cas d urgence par les agents du service environnement du CH de Cornil. Les jours de semaine de 16 heures à 8 heures ainsi que les samedis dimanches et fériés, c est le taxi de la société ARTAXI qui assure le transport. La feuille de traçabilité de l enlèvement des Prélèvements du CH de Cornil LBMDE6.20 est placée avec les boites dans la mallette de transport. 13 ACHEMINEMENT PAR LES IDE DE VILLE Des boîtes de transport sont mises à disposition des infirmières de ville. 14 MAITRISE DU TRANSPORT DES ECHANTILLONS Les coursiers et personnels du service technique effectuant les gardes sont formés aux bonnes pratiques de transport. Délai Intra-muros le ramassage des prélèvements le matin est effectué selon un ordre de passage et à un horaire défini. Pour tout prélèvement urgent ou en dehors de ce passage, les agents du service concerné apportent eux-mêmes le prélèvement au laboratoire. Les coursiers effectuant le ramassage des prélèvements sur les sites annexes ont été formés au transport des PSL et sensibilisés au délai et condition de transport. Les horaires des ramassages sont définis. Température Pour les sites annexes, une mesure de température sera effectuée grâce à un mini spy relié à la centrale de température. LBM/MO4Q Mode opératoire de contrôle des températures Ces mesures seront faites dans des conditions moyennes de température extérieures (20 C), à des températures élevées (35 C) et à des températures basses (-5 C), soit 3 fois par an sur période d une semaine Le mini SPY est déchargé chaque jour de mesure dans la centrale de température Sirius. Une température comprise entre 15 et 25 C est acceptable. En cas de dépassement une alerte au service et au coursier est faite et une non-conformité est rédigée dans YES. Une dérogation est faite si nécessaire par un biologiste. La traçabilité des mesures se trouve dans la centrale de température SIRIUS au niveau du mini SPY. Un réajustement sera opéré en cas de dysfonctionnement. Sécurité du transporteur Les boites de transport sont rigides pour les transports en interne et résistantes aux chocs pour les prélèvements des sites annexes. Un kit de désinfection est à la disposition des coursiers en cas d accident. 18/02/2019 P 6/6