Cahier des Clauses Techniques Particulières

Transcription

1 Cahier des Clauses Techniques Particulières Acquisition et mise en œuvre du Logiciel d Administration et de Gestion Outre-Mer du Service Militaire Adapté : LAGON 1

2 Sommaire 1 Objet du marché 6 2 Présentation du Service Militaire Adapté Missions du Service Militaire Adapté Présentation du SMA et de sa mission Les enjeux de planification des activités du SMA L écosystème du SMA Le financement du SMA Organisation du Service Militaire Adapté Implantations du SMA Organisation du SMA 9 3 Présentation du projet LAGON Enjeux et objectifs du projet Limites de la solution actuelle Les objectifs du projet Lagon Périmètre fonctionnel du projet Risques et contraintes Organisation du projet Macro-planning du projet 16 4 Exigences fonctionnelles Préambule Mise en œuvre dans LAGON des processus du SMA Un axe majeur : la planification et le pilotage des activités opérationnelles du SMA Les profils d utilisateurs Eléments de volumétrie Gestion de l organisation du SMA Objet du processus Schéma du processus Description des tâches Modalités de gestion Gestion de la formation Gestion de l offre de formation Planification de la formation : définition et mise à jour du schéma directeur de la formation 27 2

3 4.3.3 Suivi de la formation des VS Gestion du recrutement Conception du plan de recrutement des Volontaires Stagiaires Mise en œuvre du plan de recrutement des Volontaires Stagiaires Recrutement des Volontaires Techniciens Gestion RH des volontaires stagiaires Gestion des permissions Gestion de la solde Suivi de la formation des Volontaires Stagiaires Gestion de l insertion Pilotage Synthèse des fonctionnalités attendues de LAGON Données gérées par LAGON Editions produites par LAGON 80 5 Paysage applicatif de la solution Cartographie applicative actuelle Cartographie applicative actuelle du SI du SMA Environnement applicatif actuel du SI du SMA Cartographie applicative cible Cartographie applicative cible de Lagon 84 6 Recommandations liées à l ergonomie de la solution Normes d ergonomie Norme AFNOR Z Norme ISO Norme ISO Recommandations spécifiques d ergonomie Compatibilité Guidage Homogénéité Flexibilité Contrôle utilisateur Traitement des erreurs Concision 89 7 Exigences et contraintes techniques Réseau utilisé 91 3

4 7.2 Contraintes matérielles et logicielles Modalités d hébergement de la solution Typologie des serveurs pour l hébergement de Lagon Caractéristiques du poste de travail Performances attendues Plage horaire d utilisation Exigences de disponibilité Exigences de temps de réponse Exigences liées à la sécurité Démarche d intégration de la sécurité Exigences fonctionnelles de sécurité Déclaration du traitement auprès de la CNIL Exigences organisationnelles Comités de suivi du marché Indicateurs de pilotage Indicateurs projet Indicateurs de qualité de service Critères de définition des profils Détail des prestations attendues Conception du système LAGON Objet Tâches attendues Livrables Délai de réalisation Réalisation du système LAGON Objet Tâches attendues Livrables Délai de réalisation Tests d intégration Objet Tâches attendues Livrables Délai de réalisation Appui à la recette de la solution 110 4

5 9.4.1 Objet Tâches attendues Livrables Délai de réalisation Mise en production et déploiement Objet Tâches attendues Livrables Délai de réalisation : Maintien en conditions opérationnelles Objet Tâches attendues Livrables Délai de réalisation Evolutions de LAGON Etude d impact Unités d œuvre de réalisation : UO-RExx Evolutions des fonctions de pilotage : UO-PILxx Unités d œuvre d installation d évolution : UO-INST Réversibilité Objet Tâches attendues Livrables attendus Délai de réalisation Prestations transverses Reprise des données Pilotage du projet Glossaire 127 5

6 1 Objet du marché REALISATION DE LAGON Le présent marché a pour objet l acquisition et la mise en œuvre d un système informatique de gestion et de pilotage des activités du Service Militaire Adapté. Les activités couvertes par ce système sont : Les activités d employeur du SMA : Gestion administrative des ressources humaines pour une partie de ses personnels Les activités de formateur et d acteur social du SMA : Gestion de l offre de formation et de l insertion des stagiaires Le détail des fournitures, des prestations et des caractéristiques techniques minimales attendues au titre du marché est fourni ci-après dans ce même document. 2 Présentation du Service Militaire Adapté 2.1 Missions du Service Militaire Adapté Présentation du SMA et de sa mission Le SMA est un dispositif militaire outre-mer de formation comportementale et professionnelle à vocation sociale. Sa mission prioritaire vise à développer les capacités d insertion dans la vie active de jeunes ultramarins français éloignés du marché de l emploi, à raison de près de jeunes chaque année. Créé en 1961 aux Antilles et en Guyane dans le but d allier obligations du service national et besoin en formation professionnelle des appelés de ces départements d'outre-mer, le Service militaire adapté (SMA) continue, malgré la suspension de la conscription, à assurer une mission de formation et d insertion. En s appuyant sur un projet éducatif et une pédagogie spécifiques, qui permettent de développer le goût de l effort et le réapprendre à vivre ensemble, le SMA est au service de l accomplissement personnel de ses jeunes volontaires et une réponse adaptée aux besoins des entreprises d outre-mer et de métropole. A ce titre, il est une composante unique et majeure du dispositif de formation et d insertion dans les départements et collectivités d outre-mer Les enjeux de planification des activités du SMA Le SMA assure une formation humaine et citoyenne ayant comme principal objectif l insertion des stagiaires dans la vie active. Cette formation comprend une période initiale de formation militaire, une remise à niveau scolaire, une formation professionnelle et une aide à la recherche d emploi. Cette offre de formation est mise en œuvre dans les régiments sous forme de filières de formation. Une filière de formation correspond à un cursus de formation auquel sont associés une capacité de stagiaires, des moyens humains (encadrement, instructeurs), matériels (hébergement, plates-formes pédagogiques ) et numéraires (rémunération des stagiaires). Les régiments veillent à proposer une offre de formation en phase avec les besoins des bassins d emploi locaux. Cette offre, appelée «schéma directeur de la formation» évolue ainsi au gré d un cycle de mise à jour annuelle, en cohérence avec ces besoins de formation et les moyens mis à disposition du SMA et de ses régiments. Le volume de volontaires stagiaires (VS) accueilli par le SMA est déduit du schéma directeur de formation et donne lieu à un plan de recrutement, lui aussi annuel. Le plan de recrutement fixe un objectif d incorporation de VS et de consommation d ETPT de VS. 6

7 Les volontaires stagiaires peuvent à tout moment de leur parcours quitter le SMA (insertion dans la vie active, abandon de la formation). Pour compenser les départs des stagiaires et atteindre les objectifs du plan (notamment de consommation d ETPT pour la population VS), les régiments procèdent chaque mois à de nouveaux recrutements, et ajustent en conséquence le plan de recrutement. Ainsi, le SMA doit constamment veiller à la bonne planification et à la mise en cohérence de son offre formation et de son activité de recrutement L écosystème du SMA Le SMA s est entouré de partenaires l accompagnant dans ses missions de formation et d insertion : Organismes de formation renforçant les moyens humains du SMA (instructeurs) ; Entreprises accueillant des VS pendant la formation (Période d Application en Entreprise) et / ou recrutant des VS à l issue du cursus. Ces partenariats donnent lieu à des réseaux constitués localement autour d un régiment, ou plus structurés à l échelle du SMA (partenariats avec Pôle Emploi, l ONISEP...). D autre part, l action du SMA est relayée par LADOM (L Agence de l Outre-Mer pour la Mobilité est un opérateur du ministère des Outre-Mer). De manière générale, LADOM accompagne les ultramarins dans leur démarche de mobilité vers la métropole via la prise en charge du billet d avion, l aide à la recherche de logement en métropole, le versement d aides directes. Ainsi, LADOM accompagne certains des stagiaires du SMA dans la poursuite de leur projet d insertion professionnelle en métropole via l alternance, un cursus de formation continue ou un emploi Le financement du SMA Le SMA est financé d une part par l Etat (le BOP central «SMA» du programme 138 «emploi outre-mer»), et d autre part par le Fonds Social Européen (FSE) au titre de son action pour l inclusion sociale. A ce titre, il se doit donc de fournir à ses financeurs un reporting approprié concernant l utilisation des fonds alloués. 2.2 Organisation du Service Militaire Adapté Pour réaliser sa mission, le SMA s appuie sur les compétences d encadrement notamment issu de l armée de terre et une implantation géographique au plus proche des populations visées. Le COMSMA, situé à Paris : Est en charge de la direction opérationnelle du Service militaire adapté composé de 7 régiments ultra-marins, d un détachement métropolitain ; Reporte auprès de son ministère de tutelle qui : o Fixe les orientations et les objectifs à atteindre en matière de formation professionnelle ; o Prend à sa charge les charges sociales et rémunérations ; Reporte au Chef d état major des armées qui : o Fixe les objectifs à atteindre en matière de formation militaire et d emploi des formations dans le cadre de la protection interne des sites du SMA et des interventions en réaction à une catastrophe naturelle, une crise sanitaire ou un accident technologique o Pourvoit aux emplois d encadrement du SMA ; 7

8 Informe chaque commandant supérieur des DOM, collectivités d'outre-mer, de Polynésie française et de Nouvelle-Calédonie des décisions concernant le service militaire adapté dans leurs zones respectives de compétence. 7 unités opérationnelles, en Outre-mer, dispensent aux jeunes volontaires de 18 à 26 ans une instruction adaptée s articulant autour d une formation citoyenne et militaire, d une formation humaine et éducative, ainsi que d une formation professionnelle. Enfin, un détachement métropolain (Périgueux) offre aux jeunes ultra-marins,dans le prolongement de leur formation en Outre-mer, une formation professionnelle certifiante dont l'enseignement n'est pas assuré localement Implantations du SMA Les implantations du SMA sont les suivantes : L Etat-major du SMA est situé Paris, au sein des locaux du ministère des Outre-mer situés rue Oudinot, Paris 7 ème ; Les régiments du SMA, au nombre de 7 : o Le régiment de la Guadeloupe est situé au camp de la Jaille, commune de Baie-Mahault proche de Pointe-à-Pitre. Il est composé : D un Etat-major ; D une compagnie d instruction ; D une compagnie de formation professionnelle de commandement et de logistique ; De 3 compagnies de formation professionnelle. o Le régiment de la Martinique est situé sur la commune du Lamentin, proche de Fort de France Il est composé : D un Etat-major ; D une compagnie d instruction ; D une compagnie de formation professionnelle de commandement et de logistique ; De 3 compagnies de formation professionnelle ; o Le régiment de la Guyane comprend : Un état- major et 2 compagnies de formation professionnelle situés à Saint-Jeandu-Maroni ; Une troisième compagnie de formation professionnelle, située aux abords de Cayenne ; o Le bataillon de Mayotte, situé sur la commune de Combani, est composé : D un Etat-major ; D une compagnie d instruction ; D une compagnie de formation professionnelle de commandement et de logistique ; De 2 compagnies de formation professionnelle, dont l une assure la mission d instruction militaire des volontaires et l autre du soutien logistique o Le régiment de la Réunion comprend : Un Etat-major situées à Saint-Pierre une compagnie de formation professionnelle situés à Saint-Denis ; Une compagnie de formation professionnelle située à Bourg-Murat ; Trois compagnies de formation professionnelle et une compagnie d instruction situées à Saint-Pierre ; D une compagnie de formation professionnelle de commandement et de logistique à St Pierre ; o Le régiment de la Nouvelle-Calédonie comprend : 8

9 Un Etat-major à Koumac (une opération de transfert de l Etat-major vers Nouméa est programmée) De 2 compagnies de formation professionnelle, dont l'une assure les missions de soutien logistique ; Une troisième compagnie de formation professionnelle située à Koné ; Un projet d antenne de recrutement / insertion à Koumac programmé o Le régiment de la Polynésie Française comprend : Un Etat-major et et 2 compagnies de formation professionnelle, dont l'une assure les missions de soutien logistique à Arue sur l île de Tahiti ; Une compagnie de formation professionnelle à Hiva Oa aux Marquises (1500 km de Tahiti) ; Une compagnie de formation à Tubuaï aux îles australes (700 km de Tahiti). Le détachement du SMA en métropole, situé à Périgueux, comprend : o Un Etat-major; o 3 sections de formation professionnelle. Organisation et implantations du SMA Ministère des Outre-mer Chef d état major des armées Délégué Général à l Outremer Commandement du service militaire adapté 4 Commandement du SMA 4Détachement de Périgueux 4 RSMA Guadeloupe 4 RSMA Martinique 4 RSMA Guyane 4 RSMA Polynésie Française 4 RSMA Mayotte 4 RSMA La Réunion 4 RSMA Nouvelle- Calédonie Organisation du SMA L organisation du SMA, de son état-major, des régiments et des relations entre le niveau central et le niveau local peut être schématisé comme suit : 9

10 Représentation simplifiée du Commandement du Service Militaire Adapté Pôle Ressources Commandement du SMA Général Officier Synthèse Haute Officier Synthèse Basse D1 D2 D3 D4 Pôle RFI Etat-major Chef d Etat-major Pilotage Pilotage Information à destination Informations à destination des régiments des ministères de tutelle et du Fonds Social Européen Elaboration et suivi budgétaire et comptable Gestion de l équipement, infrastructures Direction Systèmes Direction des Ressources d information et Sécurité Elaboration de la Humaines des Systèmes d information politique et pilotage du recrutement, formation et insertion Pilotage Objectifs Commandement de l unité Chef de corps DAF Direction Administration et Finances DML Direction de la maintenance et de la logistique DTI Direction des travaux d infrastructure BGP Bureau de gestion du personnel Officier SIC DRFI Direction Recrutement, Formation et Insertion Pilotage de la performance (recrutement, insertion, formation) Suivi budgétaire Objectifs de performance (recrutement, insertion, formation) Budget Régiment Commandant en Second Pilotage budget Administration et finances Alimentation Habillement Maintenance auto et engins Carburant Transport Maintenance et infrastructure Opérations d infra Chantiers d application Gestion des cadres Gestion VT Gestion VS Sécurité des systèmes d information et de communication Cellule recrutement Planification, performance Chantiers d application Budget RFI Cellule Cellule formation insertion VS VT Militaire Professionnelle Permis Secourisme Citoyenne Emploi Poursuite titre V Métropole Compagnie Commandant de compagnie de formation professionnelle (CFP) Commandant de compagnie d instruction militaire Chef de section Chef de section Cadres militaires Section EVSMA, VT EVSMA, VT EVSMA, VT EVSMA, VT Contingent de VS Contingent de VS Contingent de VS Contingent de VS VS Représentation simplifiée d une unité opérationnelle (régiment / détachement) du Service Militaire Adapté 10

11 3 Présentation du projet LAGON 3.1 Enjeux et objectifs du projet Limites de la solution actuelle Le système d information de gestion actuel du SMA s appuie principalement sur une suite logicielle dite «pack GP» développée spécifiquement pour le SMA. Cette suite se compose de modules fonctionnels dédiés à la gestion des VS et VT (gestion du recrutement, gestion administrative, gestion de la solde, gestion de la formation, gestion de l insertion...) Les 8 unités opérationnelles du SMA disposent chacune de leur propre base installée du pack GP. Ces 8 bases de données ne sont pas intégrées entre elles. L Etat-major n y a pas accès. Les besoins en pilotage du SMA (planification, performance, suivi budgétaire ) sont couverts par diverses applications de type bureautique (développements Excel) partagées par les unités opérationnelles et l Etatmajor : les fichiers sont alimentés localement par les régiments, puis transmis au COMSMA pour consolidation et suivi de l activité globale. Il en ressort un ensemble non intégré, dont la couverture fonctionnelle est globalement insuffisante et peu évolutive. De plus, le mode de fonctionnement actuel induit de nombreuses opérations manuelles de ressaisie. La non intégration des processus et données entre les différents régiments et l Etat-major constitue une difficulté majeure : absence de visibilité en temps réel de l Etat-major sur l activité des régiments, manque de fiabilité des données ; difficultés à opérer un reporting efficace ; lourdeur et redondance des tâches administratives. Ce mode de gestion apparaît difficilement compatible avec les impératifs du SMA : Une montée en puissance des effectifs : Depuis 2009, le SMA poursuit un objectif visant le doublement de sa capacité d accueil à horizon 2015 afin d être en mesure d accueillir en plein fonctionnement bénéficiaires du dispositif en Une extension du réseau de partenaires : Afin de maintenir au plus haut le taux d insertion, le SMA étend et renforce ses partenariats avec : o o o o Les échelons décisionnels régionaux (préfecture, Conseil régional, gouvernement-pays) Les organismes en charge de la détection et de l orientation de la jeunesse en difficulté (Rectorat, Mission locale ou équivalent-pays et pôle Emploi) ; Les fédérations professionnelles en vue de faciliter l insertion dans l emploi tant outre-mer qu en métropole ; Les organismes de formation professionnelle pour adultes. Un taux de renouvellement élevé des effectifs : Le SMA englobe 4 principaux statuts, représentant à horizon 2015 plus de personnes : Statuts Cadres en charge du fonctionnement du SMA : Effectif cible et taux de rotation 1124 personnes, dont 400 concourant directement aux opérations du SMA et donc intégrés à LAGON Renouvellement de 50 % par an 11

12 Engagés Volontaires du SMA (EVSMA) Volontaires techniciens (VT) Volontaires stagiaires (VS) 200 personnes Renouvellement de 25 % par an Besoin de 50 recrutements / an personnes Renouvellement de 30 % par an environ Besoin de 350 recrutements / an ; gestion de 700 candidats / an personnes par an pour 3300 ETPT soit une présence moyenne de 10 mois en formation Besoin de recrutements / an ; gestion de candidats / an (soit un recrutement pour deux candidats) La caractéristique d employeur / formateur du SMA entraîne un volume de recrutement de près de personnes par an pour les populations VT et VS. Pour une structure de la taille du SMA, la prise en charge de tels volumes de recrutement est donc un enjeu majeur. Ce fort taux de renouvellement concerne également les futurs utilisateurs de Lagon, cette population étant renouvelée par moitié tous les 2 ans. Une période de tension budgétaire : Dans un contexte de moyens contraints, le SMA reste confronté aux mêmes objectifs de performance (objectif de taux d insertion de VS, ). Un pilotage rapproché du budget nécessite une vision en temps réel des montants engagés et consommés (coûts de formation : infrastructures, fournisseurs ; masse salariale) pour sécuriser l exécution budgétaire Les objectifs du projet Lagon Dans ce contexte, le projet objet du présent marché vise à mettre en œuvre un Logiciel d Administration et de Gestion Outre-mer Nouvelle génération (LAGON) au bénéfice du SMA. LAGON répond aux principes structurants suivants : Un outil intégré, garantissant l intégrité et l accessibilité de l information : LAGON a vocation à être déployée auprès de l ensemble de la chaîne RFI du SMA, du responsable de filière à l Etat-major, ainsi qu au sein des structures de soutien (BGP, DAF des régiments, D1, D3). Doté d une base de données unique partagée par l ensemble des entités du SMA, LAGON permet notamment : o De faciliter l accès à l information de gestion ; o De disposer en temps réel d une information à jour ; o D accélérer la remontée / redescente de l information sur l ensemble de la chaîne SMA. Un outil ergonomique : Le taux de rotation élevé des futurs utilisateurs de Lagon implique la mise en place d un outil permettant une prise en main facile. LAGON doit être intuitif et être assorti d une documentation utilisateur et d une aide en ligne aisément accessibles et compréhensibles. Un outil assurant une couverture fonctionnelle totale : Lagon reprend (en l améliorant) la gestion des processus couverts par le pack GP : Gestion du recrutement des VS, gestion des dossiers RH VS, gestion des calendriers de formation, calcul et le paiement de la solde VS, gestion des données d insertion VS, pilotage. 12

13 LAGON apporte de nouvelles fonctionnalités visant à faciliter le travail de gestion et le partage d informations au sein du régiment : gestion de l organisation du SMA, planification du schéma directeur de la formation, planification du plan de recrutement, gestion des moyens pédagogiques et des coûts associés aux formations, gestion d un référentiel des partenaires Lagon doit également permettre d alléger la charge administrative des équipes de soutien en mettant à disposition les éditions et requêtes nécessaires à la gestion quotidienne de l activité. Un outil de pilotage stratégique et opérationnel : LAGON doit faciliter le partage d informations entre les régiments et l Etat-major du SMA afin d améliorer la capacité de pilotage : o Suivi et prévisions budgétaires (pilotage des ETPT : respect du plafond d emplois autorisé, pilotage de la masse salariale : respect du budget alloué pour le titre 2) ; o Pilotage de la performance (taux d insertion des VS dans la vie active ) ; o Suivi des dépenses de fonctionnement directement liées à la formation (achats de prestation de formations, achat de matière d œuvre, ) ; En particulier, la mise en place de LAGON est accompagnée d une harmonisation accrue des processus de pilotage des ETPT, de manière à installer dans les 8 unités opérationnelles du SMA des modes de calcul homogènes, fournissant des données comparables et consolidables au niveau de l Etat-major. Les indicateurs calculés par LAGON doivent être directement issus des actes de gestion saisis dans LAGON afin d assurer la traçabilité de l ensemble. LAGON doit en effet permettre au SMA de disposer d une visibilité claire sur sa consommation d ETPT et de masse salariale afin : o o De justifier de l utilisation des ressources allouées (par le BOP central «SMA» du programme 138 «emploi outre-mer» et par le Fonds Social Européen) ; De mesurer l atteinte de son objectif opérationnel de formation et d insertion de volontaires stagiaires fixé au sein du projet annuel de performance. Un outil évolutif : LAGON doit être capable d accompagner facilement les évolutions de gestion du SMA (mise à jour des filières du schéma directeur de formation, évolution des indicateurs de gestion, évolution des éditions ), sans nécessiter de développements spécifiques à chaque mise à jour. 3.2 Périmètre fonctionnel du projet Les domaines fonctionnels couverts par le système LAGON Le périmètre du futur outil LAGON couvre les domaines fonctionnels suivants : 13

14 Ce périmètre fonctionnel diffère cependant selon les populations gérées, comme précisé dans la description des processus infra. Les populations gérées par LAGON LAGON a vocation à gérer les populations opérationnelles «cœur de métier du SMA», ou concourant directement à la réalisation de ses missions de formation et d insertion : Chefs de corps (CDC) ; Commandants de compagnies (CDU) ; Personnels des Directions du Recrutement, de la Formation et l Insertion (DRFI) ; Chefs de section (CDS) ; Responsables de filières (Engagés Volontaires du SMA - EVSMA) ; Volontaires techniciens (VT) ; Volontaires stagiaires (VS). Les CDU, CDS, personnels de la DRFI, VT et EVSMA seront identifiés sous LAGON par un dossier administratif «réduit». Ils doivent simplement être connus de LAGON afin de pouvoir les affecter dans l organisation «cœur de métier» du SMA et ainsi faciliter la gestion des plans de relèves pour ces personnels. Mis à disposition majoritairement par l Armée de Terre, ces personnels sont gérés administrativement par le SIRH de l Armée de Terre Concerto - et payés par le calculateur de paie du ministère de la Défense - Louvois. En complément de cette gestion réduite, le processus de recrutement des VT est également intégré à Lagon. Enfin, les VS font l objet d une gestion complète sous LAGON : recrutement, gestion administrative, gestion des temps, calcul et paiement de la solde, gestion de la formation, gestion de l insertion. 14

15 Les populations exclues du périmètre de Lagon Les personnels suivants ne seront pas gérés sous Lagon : Les personnels de soutien du SMA : les personnels des Bureaux de Gestion des Personnels, des Directions des Affaires Financières, des Trésoreries, des Directions de la maintenance et de la logistique, des Directions des travaux d infrastructure (soient les personnels du pôle Ressources des régiments) ; Les personnels civils du ministère de la Défense et du ministère de l Education Nationale. Pour plus de détail sur le périmètre fonctionnel de Lagon, se référer au paragraphe 4 Exigences fonctionnelles. 3.3 Risques et contraintes La mise en œuvre de l outil LAGON nécessite de prendre en compte une série de points d attention : Une solution nécessairement ergonomique et accessible au plus grand nombre Comme décrit supra, le renouvellement fréquent et massif des personnels d encadrement du SMA et donc des futurs utilisateurs de LAGON nécessite une solution à la prise en main aisée et rapide. Une attention particulière doit être portée à l ergonomie de l outil. Cette nécessaire caractéristique de l outil est renforcée par le profil des utilisateurs de LAGON, majoritairement faiblement acculturés aux systèmes de gestion informatisés. Une solution au périmètre plus large que celui d un SIRH «classique» LAGON n a pas pour seule vocation d assurer la gestion administrative des Volontaires Stagiaires du SMA. Il se veut un outil de gestion des opérations «cœur de métier» du SMA, soient la formation et l insertion. En plus de la gestion des activités d employeur du SMA, LAGON gère donc : L offre de formation, la planification des activités de formation et le suivi des formations dispensées ; Le parcours d insertion des volontaires stagiaires, pendant leur cursus au SMA et après ce cursus. LAGON doit également disposer des fonctionnalités de pilotage propres à fournir au SMA une vision en temps réel de sa performance à lui permettre une réactivité maximale dans ses prises de décision (exemple : ajustement du plan de recrutement ). Une solution déployée sur des sites distants L éloignement géographique entre l Etat-major et les régiments, mais aussi entre les différents régiments, constitue un point sensible à prendre en compte sur différents aspects du projet : Disponibilité de l applicatif et limitation de déplacements : Au-delà de la mise à disposition d un SI, LAGON vise à permettre une continuité de gestion entre l Etatmajor et les unités, et des possibilités de maintenance à distance. Déploiement : La logique de déploiement de Lagon doit tenir compte de cette contrainte. Un déploiement progressif, intégrant une phase pilote, est retenu par le SMA. Les premières phases du projet de mise en œuvre doivent permettre de préciser la stratégie de déploiement de LAGON. 15

16 Aspect conduite du changement : La montée en compétence des utilisateurs et le maintien de ces compétences dans les unités opérationnelles doivent également être organisées en intégrant cette contrainte de distance : formation initiale des utilisateurs, outillage pédagogique, formation complémentaire, informations sur les mises à jour / évolutions de Lagon. Aspect organisationnel : La gouvernance de l application doit être organisée de manière à prendre en compte les remontées locales (besoins d évolution des unités opérationnelles, anomalies constatées) tout en assurant le maintien de processus métiers et de fonctionnalités outil homogènes entre toutes les unités. 3.4 Organisation du projet L équipe projet LAGON est structurée comme suit : La direction de projet est assurée par le Chef d Etat-major du SMA ; Le chef de projet LAGON, également officier performance synthèse basse (i.e. en charge du lien opérationnel entre l Etat-major et les régiments) est en charge de la coordination de l action du SMA pour le projet LAGON ; Une cellule fonctionnelle composée de référents en charge des différents domaines fonctionnels du projet LAGON. Les référents fonctionnels précisent le besoin fonctionnel devant être couverts par LAGON ; Un département SSI, composé des 2 réservistes de la cellule D4 du SMA, en charge du suivi du déroulement de l ensemble de la partie technique du projet ; Des relais locaux : représentants opérationnels des différents régiments pour le projet LAGON, ils fournissent une contribution ciblée sur les spécificités locales de leurs régiments. Ils interviennent à l initiative de l Etat-major. Ces relais locaux jouent un rôle clé lors du déploiement de LAGON au sein de leurs régiments. L Etat-major peut également s appuyer sur les compétences de son Assistance à Maîtrise d Ouvrage. Les modalités de pilotage du projet sont décrites au chapitre «Prestations Transverses». 3.5 Macro-planning du projet Le projet LAGON est planifié comme suit : Juil T0 +1 Août 2013 T0+2 Sept T0+3 Oct T0+4 Nov T0+5 Déc T0+6 Jan T0+7 Fév T0+8 Mars 2014 T0+9 Avril 2014 T0+10 Mai 2014 T0+11 Juin 2014 T0+12 Juil T0+1 3 Août 2014 T0+14 Sept T0+15 Oct T0+16 Nov T0+17 Déc T0+18 Jan T0+19 Phases du projet Lagon Conception Reprise des données Réalisation VA Intégration Recette Pilote Déploiement Soldes en double Généralisation VSR (6 mois) Pilotage Jalons Notification 1 er ordre de service c Livraison en recette Bascule et mise en œuvre opérationnelle du site pilote Ce planning est bâti selon les principes suivants : 16

17 La notification du marché est prévue à échéance fin juin / début juillet Suite à cette notification, le Titulaire organise la réunion de lancement du marché, dans les locaux du SMA ; Le lancement du premier ordre de service est prévu pour septembre Cet ordre de service permet de lancer la phase de conception de LAGON ; La durée de chaque phase est fixée par le présent CCTP ; Le calendrier de déploiement de la solution est arrêté au cours du projet de mise en œuvre de LAGON. Néanmoins, les principes de déploiement suivants sont cependant retenus : o o La solution Lagon est déployée progressivement au sein du SMA, un régiment ou un détachement pilote est mis en œuvre avant déploiement à l ensemble des régiments du SMA ; La solution LAGON doit être opérationnelle pour l ensemble du périmètre du SMA au plus tard le 31 janvier

18 4 Exigences fonctionnelles 4.1 Préambule Mise en œuvre dans LAGON des processus du SMA Les processus décrits dans la suite de ce document et à mettre en œuvre dans LAGON ne doivent pas être envisagés comme une suite d activités non corrélées. Ils doivent au contraire s entendre comme un tout cohérent, s inscrivant dans une logique d ensemble. Ces processus s inscrivent en effet dans un cycle d activités de planification et de mise en œuvre d opérations de recrutement, de formation et d insertion dans la lignée de la vocation du SMA, organisme formateur et acteur de l insertion sociale. Afin d outiller le SMA en tant qu employeur, LAGON gère également des processus RH plus administratifs : gestion du dossier RH du VS, gestion de ses permissions, gestion de sa solde (processus du SMA employeur). Modélisation des processus SMA 18

19 4.1.2 Un axe majeur : la planification et le pilotage des activités opérationnelles du SMA Comme précisé au paragraphe 3.1.1Limites de la solution actuelle, les activités de planification et de pilotage du SMA sont outillées en partie par des applications de type bureautique (Excel). Ainsi, le SMA décline sous ce format, et dans chacune de ses unités opérationnelles, la documentation et les référentiels structurant l action du SMA : Référentiel d organisation (arborescence des unités structurelles et des postes du SMA) ; Schéma directeur de la formation (planification des filières de formation, dénombrement des contingents de VS par filière de formation, identification de l encadrement, ) ; Plan de recrutement (volume de recrutement de VS et VT par régiment et par filière de formation) ; Référentiel de formation (référentiel des cours composant chaque filière de formation). Cet éclatement de la gestion au niveau des régiments résulte d une culture d autonomie de chaque régiment mais également de l installation locale, au sein de chaque régiment, de l outil actuel «Pack GP». Ainsi, l éclatement des informations au sein de documents dédiés ne résulte pas d une volonté forte du SMA de cloisonner les différents processus. Opérationnellement, un rapprochement est réalisé de manière systématique entre objectifs de performance, schéma directeur de la formation, organisation des régiments et plan de recrutement. LAGON doit permettre, via une base de données unifiée, de limiter les tâches manuelles : De rapprochement entre les différents processus de gestion ; De concaténation au niveau de l Etat-major des données envoyées par chaque régiment ; Dans la production de chacun des référentiels et documents évoqués ci-dessus (et décrits plus précisément dans la suite du CCTP), LAGON assure la mise en cohérence entre les données d organisation, de recrutement, de formation, de planification des activités Mise en perspective des référentiels/documents de pilotage avec les niveaux de gestion et processus du SMA Gestion de la structure organisationnelle SMA Planification de l offre de formation et mise à jour du référentiel Planification et gestion des recrutement VS Gestion RH VS Gestion des emplois du temps VS Entités Postes SDF / Référentiel Planification des activités du référentiel de formation Régiment Compagnie Section CDC, DRFI, Cellules recrutement / formation / insertion, BGP, DAF CDU CDS EVSMA, VT Filières de formation : - Formation militaire et citoyenne - Formation professionnelle Capacités budgétaires Moyens pédagogiques Partenaires (organismes de formation, entreprises) Recrutement des VS Gestion administrative des VS Gestion RH de proximité de plusieurs filières de VS Gestion RH de proximité d une filière de VS Planification régimentaire (remise à niveau, ) Planification pour la compagnie Planification pour les filières de la section Planification par filière (cours) Les profils d utilisateurs Utilisateurs situés à l état-major du SMA Les utilisateurs de l état-major du SMA, situés à Paris, ont un rôle : 19

20 De consommateurs des données saisies dans LAGON : édition de tableaux de bord, consultation d indicateurs, édition d états récapitulatifs (listings,..), réalisation de requêtes à la demande, consultation des dossiers gérés sous LAGON, ; De gestion des demandes d administration fonctionnelle nécessitant une vision centralisée (référentiels communs à l ensemble du SMA). Les utilisateurs de l état-major n ont pas vocation à modifier les dossiers des personnels gérés sous LAGON Utilisateurs situés en régiment Chef de corps Le chef de corps est en charge du commandement de son régiment. A ce titre, il est un consommateur des données saisies dans LAGON pour le périmètre de son régiment : Edition de tableaux de bord, consultation d indicateurs, édition d états récapitulatifs (listings,..), réalisation de requêtes à la demande, consultation des dossiers gérés sous LAGON, Pôle RFI : Recrutement, Formation, Insertion Au sein d un régiment, le pôle RFI est classiquement composé : D un Directeur RFI et de son éventuel adjoint ; D une cellule «Recrutement» ; D une cellule «Formation» ; D une cellule «Insertion». Le DRFI et son éventuel adjoint : Editent les tableaux de bord, indicateurs, états de suivi relatifs à leur périmètre ; Réalisent des requêtes selon leurs besoins ; Définissent le schéma directeur de la formation ; Consultent, si nécessaire, le dossier des VS de leur régiment ; Consultent les données relatives aux filières de formation, à l offre d insertion, pour le régiment. Les personnels de la cellule Recrutement : Définissent le plan annuel de recrutement des VS et VT ; Gèrent le processus de recrutement des VS sous LAGON ; Editent les tableaux de bord, indicateurs, états de suivi relatifs à leur périmètre Les personnels de la cellule Formation : Assurent le suivi de l exécution des formations ; Assurent la relation avec les prestataires de formation. Editent les tableaux de bord, indicateurs, états de suivi relatifs à leur périmètre Editent les justificatifs à l emploi du FSE pour la formation Editent les alertes relatives aux actions de la planification Les personnels de la cellule Insertion : Définissent le schéma directeur de la formation ; Gèrent les informations relatives à l offre d insertion : employeurs, organismes de formation, offres d emploi et de formation ; Suivent, appuient la démarche d insertion des volontaires stagiaires. Editent les tableaux de bord, indicateurs, états de suivi relatifs à leur périmètre Bureau de Gestion du Personnel Au sein de la chaque régiment, le bureau de la gestion du personnel est en charge de la réalisation des actes administratifs «ressources humaines». Dans le cadre de LAGON, les utilisateurs du BGP : Gèrent le contrat des volontaires stagiaires ; Saisissent les données RH et éditent les décisions RH relatives à la population des volontaires stagiaires ; 20

21 Editent les états, listes nécessaires à la réalisation de leurs travaux Direction administrative et financière Dans le cadre de LAGON, le trésorier : Prépare et lance le calcul de la solde des volontaires stagiaires ; Edite les bulletins de solde des volontaires stagiaires pour son régiment ; Edite les états relatifs à la solde (cotisations, ) Commandant de compagnie Dans le cadre de LAGON, le commandant de compagnie peut avoir un besoin de : Consultation de tableaux de bord, indicateurs, états récapitulatifs, ; Consultation du dossier de volontaires stagiaires ; Gestion de l emploi du temps de sa compagnie Chef de section Dans le cadre de LAGON, le chef de section met à jour les emplois du temps de sa section, consulte le dossier des volontaires stagiaires de sa section et les met jour pour les données sous sa responsabilité (avis, évaluation, ) Responsable de filière Dans le cadre de LAGON, le responsable de filière met à jour les emplois du temps de sa filière, suit la présence des volontaires stagiaires aux cours, consulte le dossier des volontaires stagiaires de sa filière et les met jour pour les données sous sa responsabilité (avis, évaluation, ) Cellule médicale Au sein de chaque régiment, la cellule médicale saisit dans LAGON les résultats de la visite médicale durant le processus de recrutement (i.e. aptitude du VS) Bureau «Infrastructure» Le bureau «infrastructure» accède à LAGON afin d identifier la planification des chantiers d applications prévus. Ces chantiers peuvent avoir lieu au sein du régiment ou à l extérieur du régiment (remise en état d une voirie, ) Atelier Maintenance L atelier maintenance précise sous LAGON le niveau de disponibilité des véhicules mobilisés pour l apprentissage de la conduite des VS ainsi que des véhicules mobilisés pour la formation professionnelle (engins de chantier, chariot élévateur, ) Restauration La gestion de la restauration accède en consultation à LAGON afin de planifier les besoins en alimentation pour le régiment Service du Matériel Commissariat de l Armée de Terre (SMCAT) Le SMCAT, intégré à la DAF, accède à LAGON en saisie afin d effectuer le suivi de l habillement et du couchage. 21

22 4.1.4 Eléments de volumétrie Les différents profils d utilisateur sont répartis au sein des implantations du SMA de la manière suivante : 22

23 4.2 Gestion de l organisation du SMA Objet du processus Le SMA s appuie sur 2 modèles documentaires pour assurer la gestion de son organisation : Le REO (Référentiel des Emplois en Organisation) décrit la structure organisationnelle du SMA : Etat-major, régiments, sections, filières Il présente une visibilité sur la structure pour les 4 prochaines années. La structure du SMA pour les années A+2 à A+4 n est cependant qu une duplication de l organisation A+1. Le REO du SMA est intégré au REO global de l Armée de Terre et suit donc la nomenclature «CREDO» de l Armée de Terre. Ce référentiel est chargé dans le SIRH de l armée de terre «Concerto». Le DUT (Document Unique de Travail) est complémentaire du REO : ce document est une duplication du REO complétée de l identité des personnels occupant chaque poste du REO ainsi que des principales informations liés à ces personnels (grade, ). Le DUT est un document de gestion interne au SMA. LAGON outille l organisation «cœur de métier» du SMA et permet donc la gestion : Des unités structurelles «cœur de métier» : Compagnies, Sections, Filières professionnelles et contingents (au sein desquels les VS sont affectés) ainsi que la DRFI, pôle opérationnel «cœur de métier» ; Des postes «cœur de métier» : Commandants d unité, chefs de section, responsables de filières professionnelles (EVSMA), aide-moniteurs (VT). A ce titre, LAGON doit permettre l affectation des personnels «cœur de métier» sur leur poste et l édition du DUT «cœur de métier» Schéma du processus Organisation / Gestion organisation et affectations ORG1 Etat-major du SMA Régiment Chef d Etat-Major D3 BGP Référentiel des Emplois en Organisation Cible A+1 Début Mise à jour continue des affectations Analyse des distorsions entre REO et affectations réelles Si oui : Demande de mise à jour du REO N+1 Validation de la distorsion? Fin Si non : mise à jour de l affectation 23

24 4.2.3 Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégration Lagon Edition / restitution ORG1.1 Gestion continue des affectations Au sein de chaque régiment, le BGP met à jour de manière continue les affectations des personnels sous LAGON. Affectation sous LAGON sur les postes «cœur de métier» / ORG1.2 Intégration du Référentiel des Emplois en Organisation cible A+1 De manière annuelle, et en fonction de l évolution de la stratégie du SMA (budget alloué, objectif de nombre de VS formés, priorisation des formations), l état-major du SMA (et notamment D3) met à jour le REO du SMA. Mise à jour sous LAGON de l organisation «cœur de métier» du SMA / ORG1.3 Analyse distorsions des Sur la base des affectations réelles et du REO, D3 analyse les distorsions entre les caractéristiques des postes définis au REO (grade, emploi, ) et les caractéristiques des administrés occupant ces postes. / DUT «cœur de métier» de chaque régiment Pour se faire, D3 édite le DUT. ORG1.4 Réception du DUT et analyse des distorsions REO / DUT Au sein de l Etat-major, D3 prend connaissance dans le DUT (pour tous les personnels) et dans Lagon (pour les personnels «cœur de métier») des mises à poste. D3 analyse les demandes de distorsion : éventuels écarts entre les caractéristiques des postes définis au REO (grade, emploi, ) et les caractéristiques des administrés occupant ces postes puis émet un 1 er avis sur ces demandes de distorsion Consultation des données du référentiel sous Lagon DUT du régiment «cœur de métier» ORG1.5 Validation de la distorsion? En accord avec le Chef d Etat-major, les distorsions entre les caractéristiques du REO et les personnels affectés sont validées ou refusées. Consultation des données du référentiel sous Lagon / ORG1.6 Si oui : Demande de mise à jour du REO N+1 Si l EMSMA valide la distorsion, le BGP indique sous LAGON la mise à jour nécessaire de la prochaine édition du REO afin de mettre en correspondance le REO avec les situations réelles d emploi mentionnées au sein de LAGON Mise à jour prévisionnelle du REO sous LAGON / 24

25 N étape Intitulé étape Description étape Intégration Lagon Edition / restitution ORG1.7 Si non : réaffectation des personnels Si la distorsion n est pas validée le BGP procède aux réaffectations nécessaires pour mettre en cohérence les affectations des personnels «cœur de métier» avec le REO Mise à jour de l affectation des personnels DUT du régiment «cœur de métier» à jour Modalités de gestion Gestion des postes Le SMA gère un Référentiel des Emplois en Organisation concernant l ensemble de son périmètre organisationnel. Au sein de LAGON, la gestion du Référentiel des Emplois en Organisation est limitée aux activités «cœur de métier». De plus, la gestion des postes «individuels» concerne l ensemble des populations «cœur de métier» à l exception des Volontaires Stagiaires. Dans Lagon, les VS sont affectés au sein de filières ou de contingents correspondant à un poste pouvoir recevoir de multiples affectations. Le nombre maximal d affectation de VS au sein de la filière est géré par LAGON Fréquence de revue du DUT Le DUT est revu 2 fois par an : en janvier (suite à la mise en place du nouveau REO), puis en septembre (suite aux mutations réalisées dans le cadre du Plan Annuel de Mutation) Utilité de la gestion des affectations et de l édition du DUT Le DUT permet à D3 : De contrôler les éventuelles distorsions / écarts entre les emplois prévus par le REO et les emplois réellement occupés en régiment ; De préparer les audits des régiments, audits réalisés tous les 2 ans ; D organiser les plans de relève. 25

26 4.3 Gestion de la formation Le domaine fonctionnel «gestion de la formation» couvre l ensemble des processus de gestion du référentiel de formation à destination des VS, de planification des activités de formation, et de suivi opérationnel des formations. LAGON a vocation à outiller l ensemble de ces processus Gestion de l offre de formation Structuration de l offre de formation L offre de formation du SMA est décomposée en 10 pôles métier : Métiers du bâtiment ; Travaux publics ; Métiers de la terre et de la mer ; Mécanique ; Sécurité ; Restauration ; Tertiaire ; Tourisme ; Transport routier ; Remobilisation vers l emploi (cursus court) Chaque pôle métier est composé de différents métiers. Par exemple, les métiers constitutifs du pôle métier «Travaux publics» sont notamment : Conducteur d engins TP ; Conducteur d engin Voirie réseau divers ; Constructeur professionnel en voirie et réseau divers ; Chaque métier est enseigné aux volontaires stagiaires via des filières de formation. Une filière de formation permet donc de former des VS à un métier. Un même régiment peut former plusieurs contingents de volontaires stagiaires (chaque contingent comprenant moins de 14 volontaires stagiaires) au sein d une même filière au cours de l année. Un contingent est donc caractérisé par : Une filière ; Une date de début de filière correspondant à la date d incorporation des volontaires stagiaires formés via le contingent augmentée d un mois (i.e. date contingent = date d incorporation + 1 mois) Caractéristiques d une filière de formation Données caractérisant une filière : Un contenu pédagogique également appelé référentiel de formation ; Une durée (pouvant aller de 6 à 12 mois). Les formations actuellement délivrées par le SMA peuvent avoir une durée de 6, 8, 10 ou 12 mois ; Un niveau de qualification minimal à l entrée. Il peut être requis un titre de niveau V tel que défini au RCNP ou un diplôme de niveau v pour accéder aux filières de formation courtes (filières d une durée de 6 mois visant principalement à une remobilisation du VS vers l emploi) ; Un encadrement, composé d un chef de section (encadrant plusieurs filières), d un chef de filière (de statut EVSMA ou EVAT) et de volontaires techniciens ; Un plateau pédagogique (atelier, voitures, engins, ) éventuellement externalisé ; Un volume minimal de 14 volontaires stagiaires en gestion par filière ; Un coût de formation, imputable au titre 3 «dépenses de fonctionnement du DRFI». Les dépenses de fonctionnement peuvent être : o Le coût des jurys d examen ; o Le coût de la documentation ; o Le coût de la matière d œuvre (ciment, parpaings, pour les métiers du bâtiment) ; 26

27 o Le coût des prestataires extérieurs (formateurs, ) ; o Le coût du petit outillage ; Une sanction finale : obtention du CAPI pour la filière de formation suivie par le VS Référentiel de formation Le contenu de la formation à un métier, à travers une filière de formation, est défini par le référentiel de formation. Ce référentiel précise pour une filière : Les cours à dispenser aux volontaires stagiaires ; Le volume horaire de chaque cours ; La répartition globale du volume horaire de formation doit respecter la règle de 70% minimum du volume dédié à la formation professionnelle et 30% maxi affecté à la formation générale ou militaire Référentiel des moyens pédagogiques Les formations dispensées par le SMA nécessitent des moyens pédagogiques : Salles de cours (lambda et spécialisées) ; Ateliers dédiés à un métier ; Véhicules d apprentissage ; Encadrement des filières de formation Période de formation militaire initiale Durant la période de formation militaire initiale (d une durée de 4 semaines) préalable à la période de formation professionnelle, les volontaires stagiaires sont intégrés au sein d une compagnie en charge de l instruction militaire et sont encadrés par un personnel de formation militaire, généralement issue de l armée de terre Période de formation professionnelle D un point de vue organisationnel, les filières de formation sont regroupées en sections. Une section comprend des filières de formation (si possible d une même branche professionnelle : bâtiment gros œuvre ou bâtiment second œuvre ou tertiaire, etc) et est encadrée par un chef de section, généralement sous-officier de l armée de terre. Un chef de section peut disposer d un adjoint si la section comporte 3 filières ou plus. Chaque filière est encadrée par un chef de filière, de statut EVSMA ou EVAT. Un chef de filière dispose au moins d un aide-moniteur, de statut VT, selon le nombre de VS formés au sein de la filière Planification de la formation : définition et mise à jour du schéma directeur de la formation Objet L ensemble des filières de formation représente l offre de formation des corps du SMA. L offre de formation de chaque régiment est ajustée sur la base d un cycle annuel civil. La planification de la formation résulte de l adaptation de l offre de formation aux besoins locaux. La création / l évolution d une filière fait suite à l identification d un besoin en formation par la DRFI du régiment. Elle donne lieu à un dialogue de gestion entre la DRFI émettrice de la demande, le commandement du SMA situé à Paris et les autorités compétentes (conseil de perfectionnement, ministère des Outre-mer sur les besoins en infrastructures, achats, encadrement générés par le projet de création / modification d une filière de formation. La planification des filières de formation et la mise à jour de l offre de formation du SMA sont réalisées sous LAGON. 27

28 Schéma du processus Description du processus N étape Intitulé étape Description étape Intégration Lagon Edition / restitution FOR1-1 Planification du projet de création / modification de filière. Lancement du projet Suite à validation hors Lagon, la DRFI planifie et lance le projet de création / modification d une filière de formation. Les créations / modifications faites sont généralement programmées au mieux pour l année suivante, selon les capacités du régiment et les délais nécessaires. Création / modification d une filière / La DRFI crée ainsi dans Lagon une filière portant une date prévisionnelle de début à 28

29 N étape Intitulé étape Description étape N+1 Intégration Lagon Edition / restitution FOR1-2 Recrutement EVSMA et VT Le BGP effectue les recrutements en conséquence du lancement ou de la modification de la filière (profils EVSMA et VT). Création des postes de personnels encadrant pour la filière / FOR1-3 Engagement des moyens financiers, mise en place de l infrastructure et de l équipement Le commandement du SMA met en place les moyens nécessaires à la création / modification de la filière : Moyens financiers ; Infrastructure ; Equipement. Ces moyens sont traduits et saisis dans Lagon : attribution de ressources à la filière (équipement, plates-formes pédagogiques ), valorisation du coût de la filière Mise à jour du référentiel Lagon par l attribution de ressources à la filière et valorisation de ces ressources / FOR1-4 Recrutement VS La DRFI du régiment lance le recrutement des VS qui seront formés par la filière en cours de création / modification. Recrutement des VS (voir processus recrutement) / FOR1-5 Ouverture de la filière Suite à la mise en place de l ensemble des pré-requis, la DRFI ouvre la filière de formation nouvellement créée / modifiée. La DRFI met à jour la date d ouverture de la filière. Mise à jour de la date de début de la filière / FOR1-6 Réalisation du programme de formation des VS FOR1-7 Suivi de l exécution de la filière : Revue de filière ou bilan de la formation exécutée DRFI pilote l exécution de la formation pour les VS intégrés à la filière nouvellement créée / modifiée. Soit de manière régulière, soit à la fin du programme de formation de la filière, DRFI réalise un bilan des différentes filières de formation sous sa responsabilité (capacité à exécuter le programme de formation, capacité à insérer les VS formés,.). Sur cette base DRFI peut notamment identifier un besoin de création / modification d une filière de formation. / / / / 29

30 Modalités de gestion Répartition de l offre de formation Chaque régiment forme des VS à des métiers correspondant à une branche professionnelle en adéquation avec les besoins des territoires afin de favoriser principalement l insertion sur le territoire ou selon les opportunités via une mobilité du VS vers la métropole (les opérateurs partenaires sont la Défense et LADOM). Chaque régiment déploie ses filières de formation suite à validation du Conseil de Perfectionnement (CP) Volume de formation professionnelle La structure du référentiel de formation est commune à tous les régiments. Cette structure du référentiel prévoit, pour chaque filière, un volume de formation professionnelle représentant 70 % minimum du volume horaire total. La part de formation professionnelle suivie par les volontaires stagiaires est un critère de financement par les fonds européens et est donc suivie de manière fine (cf. processus «gestion des emplois du temps»). Certaines activités, telles le sport et les permissions, sont réparties entre formation professionnelle et formation générale militaire au prorata 70/ Planification des contingents La création / modification de filières de formation et la planification des contingents dépendent : Des possibilités d insertion offertes par le territoire (incluant les parcours mobilité vers la métropole) pour la filière concernée ; Des capacités d infrastructure (hébergement, plateau pédagogiques, véhicules lourds) ; De la situation du régiment au regard de sa consommation en ETPT de Volontaires Stagiaires, chaque régiment se voyant fixer un objectif annuel d ETPT VS ; De la mise en place à temps de l encadrement qualifié. A noter qu une même filière de formation (comprenant au minimum 14 VS) peut être scindé en 2 contingents incorporés, par exemple pour une filière à 12 mois, l un au mois M (pour 7 VS) et l autre au mois M+6 (pour 7 VS). L incorporation pour les 2 contingents ainsi formé est planifiée de manière à étaler les sorties de VS formés au cours de l année et ainsi faciliter leur insertion (par exemple une sortie de 7 VS en septembre et une sortie de 7 VS en mars) Suivi de la formation des VS Parcours type d un VS Le parcours type d un volontaire stagiaire peut être présenté de la manière suivante : 30

31 Parcours d une durée de 6 à 12 mois selon la filière du volontaire Le parcours de formation du VS vise à l obtention du CAPI (Certificat d Aptitude Personnelle à l Insertion). Le CAPI repose sur l obtention préalable de 4 éléments : L Attestation de Formation Citoyenne, dont l évaluation est sous la responsabilité du chef de section : o Test en fin de période de Formation Militaire Initiale (FMI) sur la base d un QCM ; o 2 évaluations intermédiaires ; o 1 évaluation finale ; L évaluation de la citoyenneté intègre le volet sanction disciplinaire. A ce titre LAGON doit permettre de connaître le nombre de jours d arrêt effectués par le VS durant sa formation. La formation au secourisme, sur la base du PSC1 (Prévention et secours civiques de niveau 1) ou CSST (Certificat de Sauveteur Secouriste du Travail) : le module est défini par un formateur sécurité et le diplôme remis sur la base du comportement face à une situation simulée du VS, sans recours à un examen final ; Le Certificat de Formation Générale : Cet examen est externalisé auprès de l Education Nationale. Les VS ne disposant pas du Brevet National des Collèges sont dits «éligibles» au CFG et présentent donc cet examen ; selon les territoires il existe 2 à 4 sessions d examen au BNC. L Attestation de Formation Professionnelle. Les VS totalisant plus de 800 heures de formation professionnelle sont présentés à cet examen. L attestation de formation professionnelle est également délivrée par équivalence aux VS ayant un diplôme de titre V, cette modalité concernant les VS ayant suivis un stage court fixé à 6 mois) Brevet Militaire de Conduite Le parcours de formation permet aussi au VS de passer un Brevet Militaire de Conduite (BMC), convertible en permis B. LAGON permet de suivre les cours de conduite réalisés par le VS, la présentation et l obtention du BMC, le roulage effectué par le VS (obligation de réaliser au moins 200 km avant de pouvoir convertir le BMC en permis B) et la présentation du dossier du VS à la commission d attribution du permis B Période d application en entreprise La période d application en entreprise (PAE) donne lieu au versement d Indemnités Journalières d Alimentation(IJA) aux VS. 31

32 Les IJA correspondent à des indemnités versées en numéraire au titre de«panier repas». Elles n entrent pas dans le calcul de la solde. Lagon permet d éditer un état périodique des VS en PAE bénéficiant d une telle IJA Suivi de la formation : performance et cible budgétaire Le suivi opérationnel de la formation est réalisé via une série d indicateurs décrits au chapitre « Le pilotage de la performance et le suivi opérationnel des activités». En plus de ces indicateurs de suivi de la performance, la consommation d ETPT VS est un indicateur essentiel car il détermine mensuellement le montant à solder par VS et plus globalement la masse salariale des VS de chaque régiment. Les effectifs VS se calculent quotidiennement à partir d un effectif journalier Ainsi, les ETPT VS varient compte tenu des flux VS entrants et sortants du régiment tout au long de l année : Incorporation du VS au sein du SMA ; Relevé d absence irrégulière /désertion ; Radiation des contrôles du SMA (quelque soit le motif, dont la désertion). Ces variations sont officialisées par des actes de gestion RH pris par le BGP du régiment. Un reporting quotidien de la consommation des ETPT VS (avec visibilité sur la consommation prévisionnelle au 31/12 de l année) est nécessaire à l atteinte de la cible ETPT en fin d année et son corollaire aux arbitrages de replanification des contingents en cours d année. 32

33 4.4 Gestion du recrutement Le domaine fonctionnel recrutement couvre l ensemble des actions menées de l identification du besoin de recrutement jusqu à la sélection du personnel ciblé et son incorporation au SMA. Le processus de recrutement est différencié selon les populations intégrées au SMA. LAGON outille le processus de recrutement des Volontaires Techniciens et des Volontaires Stagiaires Conception du plan de recrutement des Volontaires Stagiaires Schéma du processus Recrutement VS / Conception du plan de recrutement REC1 COMSMA Unités opérationnelles PRFI DRFI Commandant de compagnie (CDU) Début Début Cellule recrutement Fixation des objectifs A+1 en ETPT VS et nombre de VS incorporés Planification actions de formation année A (schéma directeur formation) Orientations conseil de perfectionnement Année A-1 et / ou A Cible ETPT VS et incorporation VS année A+1 Planification actions de formation A+1 (schéma directeur formation) Définition du plan de recrutement A+1 Projet de plan de recrutement (V0) Revue du plan de recrutement Amendement du plan de recrutement Plan de recrutement V1 Analyse du plan de recrutement Mise à jour du Schéma directeur de la formation REC 2-2 Fin 33

34 Description du processus N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution REC1.1 Fixation des objectifs A+1 en ETPT VS, nombre de VS incorporés et profils cibles Sur la base des objectifs fixés au SMA, PRFI fixe à chaque régiment / corps un objectif : De consommation d ETPT VS ; De nombre de VS recrutés durant l année budgétaire. Du taux d illettrés Du taux de féminisation Du taux de VS diplômés réorientés Du nombre de mesures mobilité métropole / / REC1.2 Planification actions de formation A+1 (schéma directeur formation) Au sein de chaque régiment / corps, la DRFI planifie les actions de formation de l année à venir sous la forme d un schéma directeur de la formation en se référant à : Du schéma directeur de la formation de l année A (année en cours) ; Des orientations données par le conseil de perfectionnement de l année A-1 et/ou année A pour l année A+1. Mise à jour du schéma directeur de la formation dans LAGON Schéma directeur de la formation REC1.3 Définition du plan de recrutement A+1 Sur la base du Schéma Directeur de la formation (SDF) et des objectifs fixés (ETPT et volume sexué de recrutement VS), la DRFI réalise un projet de plan de recrutement pour l année suivante. Le DRFI transmet ce projet aux capitaines commandant les CFP (CDU) et à la cellule recrutement. Création du plan de recrutement dans Lagon Plan de recrutement REC1.4 Revue du plan de recrutement Les CDU et la cellule recrutement analysent la faisabilité du projet de plan de recrutement. Le cas échéant, elle transmet ses demandes de modification au DRFI. / / REC1.5 Amendemen t du plan de recrutement Sur la base des éléments transmis, DRFI réalise des simulations pour adapter le plan de recrutement. Le DRFI fige une nouvelle version du plan de recrutement. Le cas échéant, elle amende également le Schéma Directeur de la Formation. Le DRFI transmet le plan de recrutement à la cellule recrutement pour analyse avant lancement des recrutements (processus REC2-2). Simulation et mise à jour du plan de recrutement dans Lagon Mise à jour du SDF dans Lagon Plan de recrutement Schéma Directeur de la Formation 34

35 Modalités de gestion Evolution du plan de recrutement Le plan de recrutement est initialisé à la fin de l année N pour l année budgétaire N+1. Les événements de gestion (départ d un VS, ) modifient l équilibre du plan, le plan de recrutement des VS se fixant un objectif d incorporation de VS et de consommation d ETP de VS. Ainsi, le plan de recrutement est amené à évoluer de manière régulière (les nombreuses modifications qui lui sont portées impliquent un dialogue permanent entre le DRFI et sa cellule recrutement). Les mises à jour du plan de recrutement peuvent porter : Sur la date d incorporation des VS engagés au titre d une filière ; Sur le volume de VS incorporant une filière à une date donnée ; Sur la prolongation éventuelle du contrat de certains VS arrivés en fin de formation en filière ; Sur l accélération ou le ralentissement de l intégration d un VS sur un poste de VT ; Suite à mise à jour, un plan de recrutement est jugé équilibré lorsqu il permet d atteindre les objectifs fixés de nombre d incorporation sexué et de consommation d ETPT pour la population des VS Contraintes à intégrer au plan de recrutement Le plan de recrutement sur une année budgétaire est construit sur la base : Du schéma directeur de la formation de l année budgétaire considérée (A+1), ce schéma de l année A+1 étant lui-même contraint par le schéma directeur de la formation de l année A (continuité des filières de formation d une année sur l autre, ) ; Des objectifs d incorporation sexué de VS et de consommation d ETP de VS Il prend également en compte les paramètres suivants : La capacité d insertion de chaque filière sur le territoire ; Le respect d un taux d illettrés parmi les VS recrutés (cible de % d illettrés parmi les VS recrutés) ; Le respect d un taux de réorientés pour les VS cursus long (cible de moins de 10% de réorientés) ; Le respect d un taux de VS cursus court ; L optimisation des coûts de formation (non liés à la masse salariale : certaines filières sont plus coûteuses en matière d œuvre ou en externalisation d une partie de la formation professionnelle) ; L accroissement du taux de féminisation des volontaires (cible de 30 % en 2015) ; La disponibilité des ressources matérielles associées à chaque filière / régiment (nombre de lits, nombre de places dans un atelier ). 35

36 4.4.2 Mise en œuvre du plan de recrutement des Volontaires Stagiaires Schéma du processus 36

37 Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégrati on LAGON Edition / restitution REC2.1 Publication d annonces et activation du réseau Sur la base des besoins identifiés par le processus «plan de recrutement VS», la cellule recrutement de la DRFI publie des annonces et sollicite son réseau de partenaires : Pôle Emploi, missions locales, / / REC2.2 Renseignem ent du dossier de candidature En réponse aux annonces, le candidat renseigne et transmet un dossier de candidature (sous format papier). / / REC2.3 Analyse du dossier de candidature A réception du dossier de candidature, la cellule recrutement examine le respect des conditions d éligibilité. La cellule recrutement établit une liste de candidats et convoque chacun d eux. Parallèlement, la cellule recrutement informe l employeur SMA (Chef de Section/Commandant de Compagnie) et le médecin de cette convocation. Saisie du dossier sous LAGON Présélection sous LAGON Liste des candidats avec statut de chaque candidat REC2.4 Entretien de vérification La cellule recrutement reçoit le candidat. Elle vérifie les pièces justificatives et complète le dossier de candidature. L entretien permet à la cellule de recrutement de positionner socialement le candidat et, le cas échéant, de détecter son illettrisme. L entretien peut donner lieu au rejet du candidat (en cas de casier judiciaire pour des actes jugés trop graves par la cellule recrutement) ou à son ajournement et à son renvoi vers la mission locale pour mise à niveau en cas d illettrisme détecté trop lourd. Saisie du dossier sous LAGON / REC2.5 REC2.6 Visite médicale Entretien de motivation Le médecin du régiment reçoit le candidat, l examine et détermine son SYGICOP. L employeur (Chef de Section/Commandant de Compagnie) reçoit ensuite le candidat pour un entretien de motivation. L entretien est réalisé sur la base d une grille de notation. / Stockage : CR visite médicale Saisie informatio ns clés sous LAGON Stockage : CR entretien motivation REC2.7 Priorisation du recrutement L employeur (Chef de Section/Commandant de Compagnie) priorise le recrutement des candidats (P1, P2, P3) pour chaque filière, en Priorisatio n sous LAGON Liste priorisée des candidats 37

38 N étape Intitulé étape REC2.8 REC2.9 Analyse des résultats du candidat Validation des recrutements Description étape fonction de son périmètre de responsabilité. La cellule recrutement analyse les résultats globaux du candidat sur la base des critères du SMA Le DRFI, la cellule recrutement et les chefs de section concernés se réunissent en Commission de recrutement. La Commission de recrutement valide les recrutements par filière. Intégrati on LAGON / Saisie des recruteme nts validés Edition / restitution / Liste des candidats retenus REC2.10 Notification du recrutement et convocation La cellule recrutement édite et envoie au candidat VS retenu une notification du recrutement et une convocation à l incorporation. Edition sous LAGON Notification individuelle du recrutement portant convocation à l incorporation REC2.11 Réception de la convocation Après réception de la notification, le candidat VS retenu se rend au SMA pour réaliser son circuit d incorporation. / / Modalités de gestion Evaluation d un dossier de candidature Un dossier de candidature est apprécié en 3 temps : 1. Vérification des conditions de recevabilité (production des pièces justificatives) : o Age ; o Nationalité ; o Journée Défense et Citoyenneté ; o Extrait de casier judiciaire ; o Preuve d inscription à Pôle Emploi ; 2. Appréciation de la candidature au regard de la mission du SMA (appartenance du candidat au public cible du SMA : niveau de qualification faible, illettrisme ) ; 3. Le cas échéant, arbitrage du chef de corps en dernier ressort (casier judiciaire non vierge) Visite médicale La place de cette étape dans le processus de recrutement varie selon les régiments ; Un résultat SYGICOP minimum est requis par type de filière (i.e métier) Exploitation des résultats de l entretien de motivation et de la visite médicale Les résultats du candidat sont exprimés au regard d une filière donnée ; Si ces résultats sont défavorables, le candidat peut être réorienté vers une autre filière dont l incorporation est planifiée un autre mois de l année Visite médicale : cas particulier Le processus de recrutement des candidats VS des archipels éloignés des Marquises et des Australes du RSMA de Polynésie française est légèrement différent de celui décrit supra : il ne comprend pas d étape de visite médicale. L aptitude médicale des candidats VS est contrôlée par le médecin militaire sur l archipel de Tahiti, le jour même de leur incorporation. 38

39 4.4.3 Recrutement des Volontaires Techniciens Le processus de recrutement des Volontaires Techniciens au sein du SMA concerne : Des candidats civils Des candidats déjà Volontaires Stagiaires au sein du SMA = Il vise à pourvoir les postes de volontaires techniciens identifiés. Ce processus est réalisé au niveau local. Le BGP en est l acteur principal Schéma du processus 39

40 Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution REC3.1 Demande de renouvellem ent de contrat 6 mois avant l échéance du contrat, le BGP vérifie si le VT souhaite renouveler son contrat. Suite à la réception de la demande du VT, le BGP informe le VT d un préavis de renouvellement ou d un préavis de non renouvellement. Saisie du préavis Préavis de renouvellement Préavis de non renouvellement REC3.2 Analyse du DUT et suivi des départs VT Sur la base des postes définis au sein de l organisation du SMA, des départs prévisionnels VT (non renouvellements), et de l objectif de consommation d ETPT pour les VT, le BGP réalise un plan de recrutement des VT. Extraction des besoins de recrutement Plan de recrutement VT REC3.3 Analyse du plan de recrutement La cellule recrutement analyse les profils demandés dans le plan de recrutement. / / REC3.4 REC3.5 REC3.6 Publication d annonces et activation du réseau Renseignem ent du dossier de candidature Proposition d un compterendu de candidature à un poste de VT La cellule recrutement publie des annonces et sollicite son réseau de partenaires : Pôle Emploi, missions locales, En réponse aux annonces, le candidat renseigne et transmet un dossier de candidature. L étude de sa candidature suit le circuit présenté au sein du processus REC 2 à partir de l étape REC 2.3 Un VS peut effectuer une candidature spontanée transmise au BGP après avis de sa chaîne hiérarchique (chef de section, commandant de compagnie) L étude de sa candidature suit le circuit présenté au sein du processus REC 2 à partir de l étape REC 2.3 / / / / / / Modalités de gestion Préavis de renouvellement des contrats VT Un volontaire technicien doit formuler une éventuelle demande de renouvellement de contrat 6 mois avant l échéance de son contrat en cours Ancienneté en tant que volontaire L ancienneté maximale en tant que volontaire du SMA (ancienneté cumulée en tant que VS et VT) est de 5 ans Dossier de candidature VS Le dossier de candidature comprend : 40

41 Une demande manuscrite du VS au chef de corps ; Les avis du chef de corps, du commandant de compagnie, du BGP et du DRFI. 41

42 4.5 Gestion RH des volontaires stagiaires Ce domaine fonctionnel couvre les processus régissant le lien contractuel entre le SMA et le VS (signature du contrat initial, dénonciation du contrat, renouvellement de la période probatoire, résiliation du contrat, renouvellement du contrat) et le processus de gestion des permissions VS. LAGON outille l ensemble de ces processus Contrat initial Objet du processus Le processus «contrat initial» intervient au terme du processus de recrutement du volontaire stagiaire. Il couvre les étapes de signature du contrat puis d incorporation du volontaire stagiaire au sein de son régiment Schéma du processus Gestion administrative VS / Contrat initial GA1 Volontaire stagiaire recruté Service médical Régiment BGP DAF (ou DiCOM) Début Visite médicale d incorporation: Vérification de l aptitude Saisie complémentaire du dossier administratif CR visite médicale d incorporation Réception du VS Finalisation du circuit d incorporation Contrat édité Signature du contrat Contrat signé Présentation pour homologation Homologation du contrat Réception du contrat homologué Contrat signé Fin 42

43 Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution GA1.1 Réception du dossier administratif Suite à la finalisation du processus de recrutement du volontaire stagiaire, le BGP complète le dossier administratif du VS nouvellement recruté. Saisie du dossier du VS / GA1.2 Visite médicale d incorporatio n Suite à la finalisation du processus de recrutement, le service médical reçoit le VS. Il définit son SYGICOP et, le cas échéant, une déclaration d aptitude du VS et saisit l ensemble sous LAGON. Saisie du résultat de la vérification d aptitude Il envoie également un CR de la visite médicale au BGP. GA1.3 Réception VS du Le BGP reçoit le VS et vérifie la complétude de son dossier administratif. Il saisit les informations complémentaires du dossier dans LAGON et édite le contrat du VS. Saisie du dossier du CS Contrat initial VS GA1.4 Finalisation du circuit d incorporatio n Le VS finalise son circuit d incorporation - Passage à la trésorerie : inscription à la Sécurité Sociale militaire et à la mutuelle, fourniture des coordonnées bancaires pour la solde, - Passage au magasin d habillement : fourniture de l équipement Saisie du dossier (infos trésorerie) Saisie des informations de l habillement / équipement remis / GA1.5 Signature contrat du Le VS signe le contrat en présence du DAF (commissaire). Le DAF contre-signe le contrat du Volontaire Stagiaire. / / GA1.6 Présentation pour homologation Le BGP saisit la date de signature du contrat dans LAGON et transmet le contrat signé à la DAF pour homologation. Saisie date de signature du contrat / 43

44 N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution GA1.7 Homologation du contrat Le commissaire de la DAF homologue le contrat. En l absence de commissaire au sein de la DAF du régiment, le contrat est homologué par la Direction du commissariat (DiCom) du Groupement de Soutien de Base de Défense (GSBdD) local Saisie date d homologati on du contrat / La DAF saisit la date d homologation du contrat dans LAGON. GA1.8 Réception contrat homologué du Le BGP récupère le contrat homologué du VS et l archive. / / Modalités de gestion Visite médicale Le compte-rendu de la visite médicale mentionne l aptitude, l inaptitude ou l inaptitude partielle du Volontaire Stagiaire. 44

45 Dénonciation du contrat Objet du processus Le processus «dénonciation du contrat» permet la rupture du contrat d engagement liant le volontaire stagiaire et le SMA durant la période probatoire du contrat Schéma du processus Gestion administrative VS / Dénonciation de la période probatoire GA2 Volontaire stagiaire Chef de section Commandant de compagnie Chef de corps BGP DAF Service médical Début 2 Début 1 Début 3 Émission d un avis négatif Visite médicale CR de demande de dénonciation Demande de dénonciation Réception du VS CR d inaptitude médicale Avis sur la dénonciation de contrat Emission d un avis Emission d un avis Décision de dénonciation (le cas échéant) Prise en compte de la décision de dénonciation Décision de dénonciation de contrat Signature de la notification Notification de dénonciation de contrat Radiation des contrôles Arrêt de la solde Fin 45

46 Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n LAGON Edition / restitution Début 1 : Dénonciation sur demande de l autorité GA2.1 Demande de dénonciation Le chef de section émet un avis négatif motivé sur un volontaire stagiaire et rédige une demande de dénonciation. Il transmet une demande de dénonciation (hors Lagon) au commandant de compagnie Saisie sous LAGON de l avis négatif et des motifs / GA2.2 Réception VS du Suite à la réception de la demande de dénonciation émise par le chef de section, le commandant de compagnie (et possiblement le chef de section) reçoivent le VS afin de préciser les raisons d une éventuelle dénonciation. / / Le commandant de compagnie émet un avis concernant la dénonciation de contrat du VS. GA2.3 Avis sur la dénonciation de contrat En cas d avis favorable à la dénonciation, le commandant de compagnie saisit sa demande de dénonciation sous LAGON et motive cette demande. Saisie de l avis négatif et des motifs / Il transmet la demande de dénonciation (hors Lagon) au Chef de Corps. GA2.4 Décision de dénonciation de contrat Le Chef de corps prend connaissance de la demande de dénonciation et de ses motifs. Il se prononce sur cette demande et peut prendre une décision de dénonciation. En cas de refus de la dénonciation, aucune décision n est éditée. Le processus prend fin. Saisie de la décision de dénonciatio n / GA2.5 Prise en compte de la décision En cas de décision de dénonciation de la période probatoire, le BGP complète les éléments utiles à la dénonciation dans Lagon. Le BGP édite une décision de dénonciation de contrat. Saisie de la dénonciatio n du contrat Décision de dénonciation Notification de dénonciation Il édite également une notification de dénonciation de contrat. 46

47 N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n LAGON Edition / restitution GA2.6 Signature de la notification Le VS signe la notification de dénonciation. Après signature par le VS, le BGP saisit la date de notification sous LAGON. Saisie date notification / GA2.7 Radiation contrôles des Le BGP procède à la radiation des contrôles du VS en mettant à jour son dossier sous Lagon. Radiation sous Lagon / GA2.8 Arrêt de la solde La DAF prend connaissance de la radiation via LAGON et calcule la solde due au VS à la date de RDC. Calcul de la solde sous Lagon Etat des mouvements entrée / sortie Début 2 : Dénonciation sur demande du VS GA2.9 CR de demande de dénonciation Le VS rédige un compte-rendu de demande de dénonciation (pour cause d insertion, absence de volonté de suivre l ensemble de la formation du SMA, ). Le VS transmet ce compterendu à son chef de section au chef de section. / / GA2.10 Emission d un avis Le chef de section saisit dans LAGON la demande de dénonciation du VS et son avis sur cette demande de dénonciation. Saisie demande de dénonciatio n + avis sous Lagon / GA2.11 Emission d un avis Le commandant de compagnie émet un avis sur le CR de demande de dénonciation. Sur cette base, le BGP lance la suite du processus selon les étapes GA2.4 à GA2.8 Saisie avis sous Lagon / Début 3 : Dénonciation pour inaptitude médicale GA2.12 Déclaration d inaptitude Le service médical déclare l inaptitude du VS dans une décision d inaptitude au service. Sur cette base, le BGP lance la suite du processus selon les étapes GA2.4 à GA2.8 Saisie de la décision d inaptitude dans Lagon / 47

48 Modalités de gestion Période probatoire La période probatoire du contrat du volontaire stagiaire dure 2 mois, à compter de la date de signature du contrat. Cette période probatoire peut être renouvelée une fois pour une même durée de 2 mois (voir processus GA3 : renouvellement de la période probatoire) Motif de dénonciation du contrat du VS Le contrat du Volontaire Stagiaire peut être dénoncé : Par l autorité militaire pour : o Raison de santé ; o Insuffisance de formation ; o Inadaptation à la vie militaire ; o Motif disciplinaire ; Par le VS ; Pour inaptitude médicale Date d effet de la dénonciation du contrat Le Volontaire Stagiaire est radié des contrôles 24 heures après la date de la dénonciation. La solde du Volontaire Stagiaire est due au VS jusqu à la date de radiation des contrôles incluse. Le Volontaire Stagiaire fait partie des effectifs du SMA, et compte donc parmi les ETPT du SMA, jusqu à la date de radiation des contrôles incluse. 48

49 Renouvellement de la période probatoire Objet du processus Le processus de «renouvellement de la période probatoire» permet de renouveler la période probatoire d un volontaire stagiaire pour une période de 2 mois Schéma du processus Gestion administrative VS / Renouvellement de la période probatoire GA3 Chef de section Commandant d unité Chef de Corps BGP Volontaire Stagiaire Début Demande de renouvellement de la période probatoire Avis sur le renouvellement de la période probatoire Décision de renouvellement de la période probatoire (le cas échéant) Prise en compte du renouvellement de la période probatoire Décision de renouvellement de période probatoire Notification de renouvellement de période probatoire Signature de la notification Fin Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n LAGON Edition / restitution GA3.1 Demande de renouvellemen t de la période probatoire En cas de doute sur le VS (résultats de la FMI, comportement ), le chef de section peut transmettre une demande de renouvellement de la période probatoire au commandant d unité (édition hors Lagon). Saisie avis + motifs / Il saisit un avis dans Lagon 49

50 N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n LAGON Edition / restitution A réception de la demande, le commandant d unité saisit son avis dans Lagon. GA3.2 Avis sur le renouvellemen t de la période probatoire Il transmet les éléments papier de la demande au BGP pour formalisation de la décision de renouvellement de période probatoire. Le commandant d unité peut également directement faire une demande de renouvellement de la période probatoire d un VS au BGP du régiment Saisie avis + motifs / GA3.3 Décision de renouvellemen t de la période probatoire Le Chef de corps prend connaissance de la demande de renouvellement et de ses motifs. Il se prononce sur cette demande et peut rendre une décision de renouvellement. En cas de refus du renouvellement, aucune décision n est prise et le processus prend fin. Saisie de la décision / GA3.4 Prise en compte du renouvellemen t de la période probatoire En cas de décision de renouvellement de la période probatoire, le BGP complète les éléments utiles au renouvellement dans Lagon. Le BGP édite une décision de renouvellement de la période probatoire ainsi que la notification de cette décision Saisie dans Lagon Décision de renouvellement de la période probatoire Notification de renouvellement de la période probatoire Signature de la notification Le VS signe la notification du renouvellement de sa période probatoire. / / Règles de gestion Conditions de renouvellement de la période probatoire La période probatoire ne peut être renouvelée qu une seule fois pour une durée de 2 mois, durée identique à la durée de la période probatoire initiale. La décision de renouvellement de la période probatoire doit être signée avant la date de fin de la période probatoire initiale. 50

51 GA4 Résiliation du contrat du volontaire stagiaire Objet du processus Le processus de «résiliation du contrat» permet de mettre un terme au lien contractuel entre le volontaire stagiaire et le SMA au-delà de la période probatoire du volontaire stagiaire Schéma du processus Gestion administrative VS / Résiliation du contrat G4 Volontaire Stagiaire Chef de section Commandant de compagnie Chef de corps BGP Service Médical Chancellerie Début 1 Saisie du conseil d enquête Début 4 Demande de résiliation Début 2 Réception des informations conduisant à une résiliation d office Début 3 Détection d une inaptitude médicale CR de demande de résiliation Tenue d une commission de réforme Emission d un avis Emission d un avis Décision de (résiliation le cas échéant) Réception des conclusions / informations Prise en compte de la demande de résiliation Décision de résiliation Notification de la résiliation Signature de la notification Radiation des contrôles, communication à la DRFI et à la DAF Fin 51

52 Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n Lagon Edition / restitution Début 1 : Résiliation par mesure disciplinaire GA4.1 Demande résiliation de Le chancelier est informé d une faute commise par le VS et émet sur cette base une demande de résiliation du volontaire stagiaire (hors Lagon) / / GA4.2 Saisie conseil d enquête du Le chancelier transmet les éléments au chef de corps qui peut saisir, sur cette base, un conseil d enquête (hors Lagon) / / GA4.3 Réception des conclusions / informations Le BGP reçoit les conclusions du conseil d enquête (cas 1) / les conclusions de la commission de réforme (cas 3) / les informations conduisant à une résiliation d office (cas 4) / / Il transmet ces éléments au Chef de Corps. GA4.4 Décision de résiliation ou de refus de résiliation Le Chef de corps prend connaissance de la demande de résiliation et des éléments l étayant,. Il se prononce sur cette demande et peut rendre une décision de résiliation (ou éventuellement de refus de résiliation, pour une demande de résiliation émise par le VS). Saisie de la décision / GA4.5 Prise en compte de la résiliation En cas de décision de résiliation,, le BGP complète les éléments utiles à la résiliation dans Lagon. Le BGP édite une décision de résiliation de contrat du VS et également une notification de cette résiliation. Saisie de la résiliation de contrat dans LAGON Décision de résiliation du contrat du VS ou décision de refus de résiliation Notification de la décision de résiliation du contrat du VS GA4.6 Signature de la notification Le VS signe la notification de résiliation de son contrat / / GA4.7 Radiation des contrôles, communicatio n à la DRFI et à la DAF Le BGP saisit la date de notification par le VS et procède à la radiation des contrôles du VS. Saisie de la date de notification / 52

53 N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n Lagon Edition / restitution GA4.8 CR demande résiliation de de Début 2 : Résiliation sur demande du VS Le VS rédige un compte-rendu de demande de résiliation de son contrat et le transmet à son chef de section. / / GA4.9 Emission d un avis Le chef de section émet un avis sur le CR de demande de résiliation et transmet le CR au commandant de compagnie. Saisie de l avis dans Lagon / GA4.10 Emission d un avis Le commandant de compagnie émet un avis dans Lagon. Sur cette base, le BGP poursuit le processus par les étapes GA4-4 à GA4-6 Saisie de l avis dans Lagon / GA 4.11 Détection d une inaptitude médicale Début 3 : Résiliation pour raison médicale Le service médical détecte une inaptitude médicale du Volontaire Stagiaire (hors Lagon) / / GA4.12 Tenue d une commission de réforme médicale Suite à détection de l inaptitude médicale, une commission de réforme médicale étudie le dossier du volontaire stagiaire. Cette commission transmet ses conclusions au BGP (hors Lagon). Sur cette base, le BGP poursuit le processus par les étapes GA4-4 à GA4-6 / / Début 4 : Résiliation d office GA4.13 Prise de connaissance motif de la résiliation d office Le BGP réceptionne des informations devant conduire à la résiliation d office du contrat du volontaire stagiaire (réussite à un concours de la fonction publique ) (hors Lagon) Sur cette base, le BGP poursuit le processus par les étapes GA4-4 à GA4-6 / / Modalités de gestion : résiliation du contrat du VS Le contrat peut être résilié : D office (succès à un concours de la fonction publique, ou perte de la nationalité française ) ; Pour raison médicale ; Par mesure disciplinaire ; Sur demande du VS. 53

54 Renouvellement du contrat du volontaire stagiaire Objet du processus Le processus de «renouvellement du contrat» permet de prolonger le lien contractuel entre le volontaire stagiaire et le SMA au-delà de la date de fin de contrat initialement prévue Schéma du processus Gestion administrative VS / Renouvellement de contrat G5 Chef de Corps Commandant de compagnie Chef de section BGP Volontaire stagiaire Début CR de demande de demande de renouvellement de contrat Décision de renouvellement (le cas échéant) Emission d un avis Emission d un avis Prise en compte du renouvellement Décision de renouvellement du contrat Notification de renouvellement du contrat Signature de la notification Fin Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n LAGON Edition / restitution GA5.1 CR de demande de renouvellemen t Le VS rédige un compte-rendu de demande de renouvellement de contrat et le transmet à son chef de section. / / 54

55 N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n LAGON Edition / restitution GA5.2 Emission d un avis Le chef de section saisit son avis sur le CR de demande de renouvellement. Saisie de l avis dans LAGON / GA5.3 Emission d un avis Le commandant de compagnie saisit son avis sur le CR de demande de renouvellement. Il transmet ensuite l ensemble des éléments relatifs à la demande de renouvellement au BGP pour formalisation de la décision de renouvellement. Saisie de l avis dans LAGON / GA5.4 Décision de renouvellemen t ou de refus de renouvellemen t Le Chef de corps prend connaissance de la demande de renouvellement et des éléments l étayant,. Il se prononce sur cette demande et peut rendre une décision de renouvellement (ou de refus de renouvellement, ou pour une demande émise par le VS). Saisie de la décision / GA5.5 Prise en compte du renouvellemen t En cas de décision de renouvellement, le BGP complète les éléments utiles au renouvellement dans Lagon. Le BGP édite une décision de renouvellement de contrat ainsi que la notification de cette décision. En cas de départ du VS vers le détachement de Périgueux en métropole, le BGP édite également un ordre de mutation. Le trésorier édite un certificat de fin de solde attestant du dernier jour de paiement de la solde par le régiment d origine du VS. Mise à jour du dossier dans LAGON Décision de renouvellement de contrat Notification de la décision de renouvellement de contrat ou décision de refus de renouvellement Ordre de mutation Certificat de fin de solde GA5.6 Signature de la notification Le VS signe la notification de la décision de renouvellement de contrat Le BGP saisit dans LAGON la date de notification de la décision de renouvellement Saisie de la date de notification / Motifs de résiliation du contrat du volontaire stagiaire La demande de renouvellement de contrat doit être émise au plus tard 30 jours avant la fin du contrat initial. Un contrat est renouvelé : Par défaut pour une durée de 2 mois ; Pour une durée de 12 mois en cas de poursuite de formation en métropole (au sein du détachement du SMA de Périgueux). 55

56 4.5.2 Gestion des permissions Objet du processus Le processus «gestion de permissions» désigne la gestion des droits à permission des VS et le circuit de validation des demandes de permissions émises par des VS. Ce processus couvre un cas particulier, la majorité des permissions étant planifiée par contingent de filière ou par CFP ou au niveau régiment (voir processus décrit au chapitre Suivi de la formation des VS) Schéma du processus Gestion administrative VS / Gestion des permissions G6 Commandant de compagnie Chef de section BGP Volontaire stagiaire Début Accord Analyse de la demande Demande de permission Saisie de la permission Fin Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution GA6.1 Demande permission de Le VS rédige une demande de permission et la transmet à son chef de section. / / GA6.2 Analyse de la demande Le chef de section vérifie dans Lagon les droits du VS et informe le commandant de compagnie de la demande. Consultation des données dans LAGON Etat récapitulatif des droits à permission GA6.3 Accord Le commandant de compagnie donne son accord à la demande de permission. / 56

57 N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution GA6.4 Saisie de la permission Le BGP saisit la permission accordée dans Lagon pour mise à de l emploi du temps jour des droits du VS Saisie de la permission dans LAGON / Modalités de gestion Droit à permissions A la signature de son contrat, le volontaire stagiaire se voit accorder un droit de 25 jours de permission par an, ce droit étant calculé au prorata de la durée prévue du contrat du VS (de 6 à 12 mois). Au terme du contrat, les jours de permission non pris par le VS ne sont pas payés. Les reliquats de permission ne peuvent être reportés sur l année suivante (cas des volontaires stagiaires ayant renouvelé leur contrat). LAGON permet de gérer les droits à permission du VS Décompte des droits à permission Le chef de section accède à un état récapitulatif des droits à permission de ses volontaires stagiaires sous LAGON. 57

58 4.5.3 Gestion de la solde Objet du processus Le domaine «gestion de la solde des VS» couvre l ensemble des activités de la DAF liées à la solde : prise en compte des événements de gestion impactant la solde (en provenance des BGP notamment), calcul de la solde et des charges sociales, paiement de la solde, édition du bulletin de solde et des justificatifs LAGON outille l ensemble du processus et permet une prise en compte des évènements RH impactant le VS directement dans le calcul de la solde. Le processus de solde décrit ci-dessous s applique au détachement de Périgueux, et comprend à ce titre quelques étapes supplémentaires par rapport au processus de solde des 7 régiments d Outre-mer. Néanmoins, ces étapes devront être prises en compte dans Lagon Schéma du processus 58

59 Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n LAGON Edition / restitution SOL1.1 Réception des fonds Chaque mois, le trésorier de chaque unité reçoit du CIAS (centre interarmé de la solde) une Avance de Trésorerie sur Solde (ATS), fonds utilisés pour le paiement de la solde des VS. / / Cette avance de trésorerie est gérée dans le SI Cristal. SOL1.2 Génération du contrôle nominatif En début de mois, le trésorier clôture la solde du mois précédent et génère automatiquement la liste des personnels intégrés au périmètre de la solde (= «contrôle nominatif). Cette liste est créée à partir des éléments de solde du mois précédent et des nouveaux éléments intégrés dans Lagon par le BGP (arrivées / départs, absences ). Le «contrôle nominatif» mentionne les montants brut et net de la solde. Dès la génération du contrôle nominatif, le trésorier peut réaliser à volonté des simulations du calcul de la solde pour connaître le montant total à payer pour le mois à venir. Clôture de la solde dans LAGON Génération du «contrôle nominatif» Etat de contrôle nominatif des soldes 59

60 N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n LAGON Edition / restitution SOL1.3 Prise en compte des événements de gestion Dans le cas de la préparation de la solde de nouveaux entrants, le trésorier saisit les compléments d information nécessaires au paiement de la solde du VS et à l édition du bulletin : adresse personnelle de l intéressé, coordonnées bancaires, NIR, (si ceux-ci n ont pu être collectés lors du recrutement). Le trésorier exclut du périmètre de la solde du mois certains VS sur la base de Certificats d Alignement de Solde produits (VS déjà payés par leur établissement d origine pour le mois considéré). Il peut aussi saisir des jours de rappel de solde. Mise à jour des dossiers VS dans Lagon / Cette étape de saisie des données de solde (mise à jour du périmètre de la solde) sur la base des PJ se poursuit généralement jusqu à la fin du mois (autour du 25 : date de virement de la solde) mais doit pouvoir se faire jusqu au 5 du mois suivant : date limite de versement de la solde. SOL1.4 Calcul de la solde VS A la date de clôture (entre le 25 et le 30 du mois), le trésorier lance le calcul de la solde définitive des VS pour le mois en cours. Le calcul peut être également réalisé dès le début de mois (préparation de la solde par anticipation avant un départ en permission par exemple). Calcul de la solde VS dans Lagon / SOL1.5 Calcul des cotisations Le trésorier lance le calcul du détail des cotisations sociales à verser (CNMSS et URSAFF). Calcul des cotisations sociales dans Lagon / SOL1.6 Paiement de la solde VS Pour les soldes à verser par virement, le trésorier génère automatiquement dans LAGON la création du bordereau de virement qui sera télétransmis à l administrateur des finances publiques par le biais d une passerelle. Une part minoritaire des soldes fait l objet d un paiement par chèque ou en numéraire. Génération du bordereau de virement dans Lagon / 60

61 N étape Intitulé étape Description étape Intégratio n LAGON Edition / restitution SOL1.7 Paiement des cotisations Le trésorier transmet les montants des cotisations à payer à l URSAFF et à la CNMSS au SI DVP (plateforme dédiée au paiement des cotisations - saisie manuelle dans une 1 ère version de LAGON). Interface sortante Lagon / DVP / SOL1.8 Edition des bulletins de solde Le trésorier procède à l édition des bulletins de solde des VS et les transmet aux chefs de section pour distribution aux VS. Edition des bulletins de solde dans Lagon Bulletins de solde SOL1.9 Edition des justificatifs de solde Le trésorier procède ensuite à l édition de 3 documents dans Lagon : Edition du contrôle nominatif (liste des VS payés) ; Edition du bordereau récapitulatif de la solde et des PSC ; Edition des bordereaux récapitulatifs des factures (détail de la solde nette versée aux VS, des PSC, et des cotisations versées à la CNMSS et à l URSAFF) ; Edition dans Lagon Contrôle nominatif Bordereau récapitulatif des factures Bordereau récapitulatif du virement Edition du bordereau récapitulatif du virement de la solde nette. SOL1.10 Transmission des justificatifs de solde Le trésorier transmet l ensemble des justificatifs de solde au CIAS (hors Lagon). / SOL1.11 Mise à jour de Cristal Le trésorier saisit dans le SI Cristal le montant de la solde payée (hors Lagon). / / Modalités de gestion Principes de paiement de la solde Pour le paiement des dépenses de rémunérations et des charges sociales des VS, le SMA bénéficie d avances de trésorerie pour solde (ATS). Le paiement de la solde des VS n obéit donc pas au processus général d exécution de la dépense publique (Engagement / Liquidation / Ordonnancement / Paiement). Les avances de trésorerie pour solde sont versées au premier jour ouvré de chaque mois aux trésoriers des régiments du SMA. Au plus tard le 25 de chaque mois, l'ordonnateur adresse au comptable public un mandat permettant l'imputation budgétaire et comptable des dépenses effectuées sur ATS. Ce mandat, n'impliquant pas de paiement, est pris en charge par le comptable public avant la fin du mois (demande de paiement direct intégrée dans CHORUS). 61

62 Périmètre de la solde VS Lors d un changement d affectation d un volontaire stagiaire, l établissement d origine prend en charge la totalité du paiement de la solde du VS correspondant au mois de son départ. Le DSMA Périgueux prend en charge le paiement de la solde à partir du 1 er du mois suivant l arrivée du VS sauf si ce dernier est arrivé avant le 1 er (date de l OM faisant foi). Pour calculer la première solde d un nouvel entrant, le DSMA Périgueux demande la production d un CAS (certificat d Alignement de la Solde) à l établissement d origine du VS : ce document atteste du paiement de la solde jusqu au mois de départ du VS. Il arrive pourtant qu un nouvel entrant au DSMA Périgueux : n ait pas perçu sa solde (ou la totalité de sa solde) de la part de son établissement d origine lors de son mois de départ ou au contraire, ait déjà été payé au titre de ce mois. Dans ce cas, le DSMA Périgueux rectifie le périmètre de la solde et verse au VS une solde qui régularise la situation du VS, d où l intérêt pour le trésorier de toujours avoir la possibilité d intervenir sur la solde quelle que soit la situation du stagiaire Gestion des avances sur solde VS Le SMA ne gère pas d avance sur solde pour les Volontaires Stagiaires Mode de paiement La solde est versée de manière générale par virement bancaire Toutefois, la situation personnelle du VS peut amener le trésorier à modifier le mode de paiement. Dans ce dernier cas, le paiement peut être effectué : Par chèque ; En numéraire Edition des bulletins de solde Préalablement à la clôture de la solde, le trésorier peut consulter des bulletins de solde (simulation du bulletin de solde à payer à la fin du mois). Il ne l imprime que lorsque la solde est arrêtée. Après la clôture de la solde, le trésorier ne peut plus éditer de bulletin de solde pour chaque Volontaire Stagiaire sauf par le biais d une case à cocher (bulletin de solde édité) ; il peut en revanche éditer des duplicatas de bulletin de solde (autre case à cocher) Composition de la solde Les VS perçoivent une solde composée principalement d un montant fixe (340, 5 ) soumis à cotisations sociales. Les VS ne sont pas soumis aux cotisations de pension bien que le montant de leur solde soit pris en compte dans le calcul de l assiette de pension. La solde peut comprendre d autres rubriques, comme les PSC (Primes de Service de Campagne), correspondant à des indemnités journalières versées aux VS présents sur le terrain au titre d activités planifiées Contrôles sur les montants payés Le trésorier de D1, situé à l Etat-major du SMA, réalise ponctuellement des contrôles en rapprochant les cumuls d ATS et les cumuls de soldes et de cotisations correspondants Régularisation du taux de solde Périodiquement, le trésorier intègre au calcul de la solde des VS les revalorisations de taux : Taux de solde ; Taux de retenues (cotisations ). 62

63 4.5.4 Suivi de la formation des Volontaires Stagiaires Gestion des emplois du temps Objet du processus Le processus de gestion des emplois du temps permet à un personnel encadrant une filière de formation de procéder à la planification du parcours de formation de ses volontaires stagiaires, dans le respect des contraintes du SMA et du régiment, puis de suivre l exécution du parcours de formation par les volontaires stagiaires. LAGON outille la gestion des emplois du temps des VS et des instructeurs (VT, EVSMA) Schéma du processus Gestion des emplois du temps / Planification des activités EMP1 DRFI Commandant de compagnie Chef de section EVSMA Début Planification régimentaire Planning régiment Planification de la compagnie Planning compagnie Planification des filières de la section Plannings filières Planification de la filière Planning filière Contrôle hebdomadaire des plannings du régiment Contrôle hebdomadaire des plannings de la compagnie Revue / mise à jour régulière du planning Mise à jour régulière (selon contraintes opérationnelles) Fin Plannings filières Saisie quotidienne des présences 63

64 Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution EMP1.1 Planification régimentaire La DRFI planifie dans Lagon les contraintes et impératifs régimentaires (si possible à un horizon 12 mois) pour l ensemble du régiment. Ces contraintes (par exemple, préparation de la Fête Nationale, ) s appliquent à l emploi du temps de l ensemble des volontaires stagiaires, non disponibles pour suivre leur formation. Saisie de l emploi du temps sous LAGON Planning (périmètre : régiment) La DRFI peut également planifier par bloc certaines parties de la formation des VS : Formation à la conduite, module d aide à l insertion. EMP1.2 Planification de compagnie la Le commandant de compagnie prend connaissance des contraintes régimentaires et complète, dans LAGON, la planification de sa compagnie par les contraintes et impératifs propres à la compagnie. Ces contraintes s appliquent à l ensemble des VS de la compagnie. Saisie de l emploi du temps sous LAGON Planning (périmètre : compagnie) EMP1.3 Le chef de section complète, dans LAGON, le planning de sa section. Planification des filières de la section Pour chacune des filières sous sa responsabilité, le chef de section planifie les activités relevant de sa responsabilité : Sport ; Saisie de l emploi du temps sous LAGON Planning (périmètre : section) Formation citoyenne ; ; EMP1.4 Planification de la filière L EVSMA prend connaissance dans LAGON du planning pré renseigné pour sa filière. Il le complète en y insérant les horaires de cours de sa filière en rapport avec le document unique de formation (DUF document précisant le volume horaire de chaque cours pour une filière donnée). Saisie de l emploi du temps sous LAGON Planning (périmètre : filière) 64

65 N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution EMP1.4 Mise à jour régulière du planning (selon contraintes opérationnelle s) De manière régulière (a minima hebdomadaire), l EVSMA met à jour dans LAGON le planning de sa filière, notamment pour prendre en compte des contraintes opérationnelles. Mise à jour de l emploi du temps sous LAGON Planning (périmètre : filière) EMP1.5 Revue / Mise à jour régulière du planning des filières Le chef de section valide dans Lagon les mises à jour de planning des EVSMA de sa section. Il planifie également dans Lagon les activités dont il a charge de manière régulière selon les contraintes. Consultation et mise à jour de l emploi du temps sous LAGON Planning (périmètre : section) EMP1.6 Contrôle hebdomadaire du planning Le commandant de compagnie peut contrôler chaque semaine la cohérence de la planification des cours pour les différentes filières de sa compagnie Requête sous LAGON Etat de contrôle Planning (périmètre : compagnie) EMP1.7 Contrôle hebdomadaire du planning Le DRFI peut contrôler chaque semaine la cohérence de la planification des cours pour les différentes filières du régiment. Requête sous LAGON Etat de contrôle Planning (périmètre : régiment) EMP1.8 Saisie quotidienne des présences A chaque fin de journée, l EVSMA saisit dans Lagon les présences de chaque VS pour chaque cours dispensé. Saisie des présences sous LAGON / Règles de gestion Planification régimentaire La planification régimentaire concerne principalement des événements impliquant l ensemble du régiment tels que la fête nationale, une commémoration La DRFI peut également gérer pour le régiment la planification du stage de conduite préalable à l obtention du brevet militaire de conduite ou les modules d aide à l insertion. La planification de ces modules est définie de manière précise, la DRFI doit pouvoir planifier l ensemble des cours d un module en précisant uniquement la date de début du module, sur la base d un module type (module type pour le stage de conduite, etc.). De manière générale, la DRFI doit être en capacité de planifier des formations pour des VS Planification par la compagnie Le commandant de compagnie peut planifier des évènements impactant : L ensemble de sa compagnie, et donc l ensemble des VS de la compagnie ; Quelques filières de sa compagnie, uniquement les VS de ces filières sont donc concernés par la planification réalisée par le commandant de compagnie. 65

66 Horaires des formations dans le planning de formation La semaine de formation des volontaires stagiaires est planifiée sur une durée de 38 heures. Chaque régiment ou compagnie peut définir les horaires types de sa structure (horaire de début, horaire de fin). Les horaires types ne sont pas exclusifs : certains volontaires stagiaires peuvent avoir des activités faisant partie de leur parcours de formation en dehors de la tranche horaire type. Par exemple, les volontaires stagiaires suivant un cursus au sein du pôle «Restauration». Dans LAGON, la saisie des heures effectuées ne doit donc pas être limitée aux heures théoriques de formation /activité Gestion des permissions dans le planning de formation : Les permissions des volontaires stagiaires peuvent : Faire l objet d une planification régimentaire (par exemple en fin d année civile) ; Faire l objet d une planification de la compagnie (période de fermeture d une filière complète) ; Etre accordées au volontaire stagiaire sur demande Gestion des dépendances avec la logistique et le planning de l instructeur Durant la planification d un cours, l EVSMA doit s assurer la disponibilité des moyens nécessaires à ce cours : Moyens pédagogiques (atelier, véhicule, ) ; De l instructeur, notamment pour les instructeurs intervenant sur plusieurs filières (formation au secourisme, ) Saisie des présences La saisie des présences aux cours pour chaque stagiaire permet d assurer la traçabilité de la formation réellement suivie par chaque volontaire stagiaire, la participation du VS à son parcours de formation pouvant notamment être impactée par des contraintes de la compagnie (préparation d un évènement, ). Cette traçabilité doit permettre au SMA de confirmer le respect des critères de financement imposés par la commission européenne, financeur du SMA via les fonds structurels européens. En effet, ce critère porte sur la part du volume horaire de formation dédié à la formation dite professionnelle, cette part devant être supérieure à 70 %. LAGON doit permettre de saisir par défaut la présence de l ensemble des VS à une formation. La saisie de cette information, réalisée pour chaque cours et pour chaque VS, doit être la plus simple possible. Un écran unique doit permettre à l encadrant de saisir les présences / absences à un cours Rôles et responsabilités dans l exécution des activités de formation La responsabilité de l exécution des activités des volontaires stagiaires est répartie de la manière suivante : Compagnie d instruction Chef de Section Commandant de compagnie Activités relevant de la formation militaire et citoyenne Formation Militaire Initiale Formation citoyenne (dont 10 h durant la FMI) FMA : vie courante, instruction militaire, cérémonies, activités citoyennes, préparation cyclonique, Education physique Permissions (30% du volume global de permissions) 30% du volume total de la formation 66

67 Activités relevant de la formation professionnelle Gestion de la planification au niveau de la compagnie Gestion de la planification au niveau de DRFI Commandant de compagnie Chef de section EVSMA, responsable de la filière Instructeur pour l enseignement de la conduite Enseignant détaché du rectorat et VT répétiteur Cellule insertion Permissions (70 % du volume global de permission) Education physique Prévention et Secours physique de niveau 1 (PSC1) ou CSST Cours théoriques de la formation professionnelle Cours pratiques de la formation professionnelle Période d'application en entreprise(pae) Enseignement de la conduite (IEC) automobile (Brevet militaire de conduite - permis B) Remise à niveau scolaire Aide à l insertion (rédaction de CV) Cours et entretien de mobilisation aux techniques d insertion 70% du volume total de la formation Impératifs de planification Lors de la planification, la DRFI doit intégrer les impératifs liés au cursus de formation du VS : La formation militaire initiale (FMI) débute nécessairement le 1er jour de l incorporation d un contingent de VS (incorporation en FMI entre le 1 er et le 5 e jour du mois selon le calendrier). La planification de cette formation militaire initiale doit prendre en compte les réservations de créneau pour le tir et pour le camp ; Le module de formation PSC1 ou CCST (secourisme) est à planifier selon les disponibilités des moniteurs ; La session de passage du CFG est planifiée en accord avec le rectorat ; Les dates d évaluation AFC doivent être définies ; Un créneau doit être réservé pour la période d application en entreprise (PAE) ; La date d examen de l AFP est planifiée en accord avec le rectorat et les professionnels de la branche concernée ; Les créneaux de session de passage du permis de conduire doivent être réservés ; Les créneaux de session de stages de qualification liés à l employabilité doivent être réservés (SSIAP1, CACES, ) ; Le calendrier des étapes préparatoires à l insertion doit être défini : o Date d entretien avec LADOM pour les départs en métropole pour emploi ou poursuite de formation professionnelle ; o Dates des rendez-vous avec le responsable de la cellule insertion du corps ; o Date de revue de départ ; Les stages et recyclages de l encadrement en charge de la formation professionnelle. 67

68 Contraintes de planification Lors de la planification, la DRFI doit également intégrer les contraintes liées au cursus de formation du VS : Les créneaux de fermeture du corps ; Les jours féries ; Les Permissions Complémentaires Planifiées ; Permissions ; Prises d armes (au niveau du corps ou au niveau national) ; Journée Défense et Citoyenneté ; Services de garde ; Revues (paquetage, infrastructure, sécurité) ; Plage blanche dédiée à la Compagnie de Formation Professionnelle ; Exercices militaires de zone (COMSUP) ; Exercices cycloniques. 68

69 4.5.5 Gestion de l insertion Objet du processus Le processus d insertion couvre l ensemble des actions menées en vue de permettre aux VS de valider la réussite de leur parcours de formation au SMA via une insertion. Ces actions comprennent notamment : L appui au VS : définition du projet professionnel du VS, suivi des actions d insertion du VS ; L entretien du réseau des partenaires locaux ; Le suivi des indicateurs d insertion et d attrition. LAGON permet de gérer les données liées au suivi du parcours d insertion du VS Schéma du processus Insertion des VS - INS DRFI / Cellule insertion Unité opérationnelle Commandant de compagnie Chef de section Volontaire Stagiaire Début PP1 Proposition d emploi / formation Fin PP2 CR Activation réseau Module de recherche d emploi Instruction dossiers LADOM Actions d insertion Fin Autres RV avec cellule insertion Propositions d emploi Mesure de l insertion Fin 69

70 Description des tâches N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution INS.1.1 PP1 Au terme de la FMI, un conseiller (de la cellule insertion et/ou un cadre de l unité élémentaire) reçoit le VS pour l aider à construire son projet professionnel (entretien projet professionnel n 1). INS.1.2 PP2 A mi-parcours de la formation, un conseiller (de la cellule insertion et/ou un cadre de l unité élémentaire) accompagné d un enseignant reçoit une nouvelle fois le VS (entretien projet professionnel n 2). Ils valident ou amendent ensemble le projet professionnel du VS. Le conseiller de la cellule insertion rédige un compte-rendu de l entretien, stocké dans LAGON. INS.1.3 PAE Au cours de sa formation au sein du SMA, et plus particulièrement en lien avec sa PAE (Période d Application en Entreprise), le VS peut se voir proposer un emploi. Dans ce cas, l objectif d insertion est atteint. Saisie des données de l entretien dans LAGON Saisie des données de l entretien dans LAGON Mise à jour du dossier VS (insertion) dans LAGON / CR de PP2 / INS.1.4 Activation réseau Sur la base du projet arrêté, la DRFI et le chef de section activent leur réseau (entrepreneurs locaux, offre de formation, Pôle Emploi, ). Consultation du référentiel partenaires (employeurs, organismes de formation) dans LAGON / INS1.5 Instruction dossiers LADOM Dès que possible, la DRFI identifie les VS éligibles à la mobilité vers la métropole. Les volontaires métropoles rédigent un dossier qui est ensuite instruit par LADOM. Pour les VS dont la candidature est retenue par LADOM, l objectif d insertion est atteint. Saisie des données relatives à l instruction de la demande de mobilité à LADOM / 70

71 N étape Intitulé étape Description étape Intégration LAGON Edition / restitution INS.1.6 MRE 3 mois avant la RDC, le VS suit un module de formation visant à l aider dans sa recherche d emploi Planification et suivi de la formation saisis dans LAGON / INS 1.7 Actions d insertion Le VS rédige et envoie des lettres de motivation, des CV La réalisation de ces actions de recherche est régulièrement suivi par l encadrement proche du VS (chef de section, ). / / INS 1.8 Autres RV avec cellule insertion D autres rendez-vous avec la cellule insertion peuvent être pris à l initiative du VS Saisie des données de l entretien dans LAGON / INS 1.9 Propositions d insertion Dans le cas d une proposition d emploi ou d une formation qualifiante au VS, l objectif d insertion est atteint. Mise à jour du dossier VS (insertion) dans LAGON / INS 1.10 Mesure de l insertion Dans les 6 mois suivant la radiation des volontaires, la DRFI calcule le taux d insertion de ses volontaires stagiaires. Ce calcul peut notamment reposer sur les éléments issus de Pôle Emploi via le Dossier Unique du Demandeur d Emploi (DUDE). Calcul du taux d insertion dans LAGON / Règles de gestion et particularités de gestion Rôles et responsabilités dans le processus d insertion La Cellule insertion, intégrée à la Direction du recrutement, de la formation et de l insertion du régiment (DRFI) : o Détecte les offres d'insertion (offres d emploi ou de formation) ; o Entretient les liens avec les partenaires du SMA (entrepreneurs locaux, centre de formation, pôle emploi, ) ; o Pilote les actions d insertion (mise en place de partenariat, ) La cellule «Insertion»d un régiment peut compter de 4 à 6 personnes pour suivre l insertion de 700 VS. Le commandant de compagnie (ou son adjoint) suit les objectifs d insertion de ses chefs de section et suit la réalisation des actions devant faciliter cette insertion (définition du projet professionnel, recherche d emploi par le VS, activation du réseau, ) ; Le chef de section : o Est responsable du taux d insertion des VS formés par les filières dont il a la responsabilité o Contrôle, suit les actions d insertion réalisées par les VS ; o Conseille les VS dans leurs démarches ; o Active son réseau pour l insertion des VS. 71

72 Projet professionnel Les étapes de construction du projet professionnel poursuivent chacune un objectif propre : PP1, rencontre informelle avec le VS visant à évaluer son profil : o Evaluer son niveau scolaire, son éventuel niveau d illettrisme ; o Connaître sa situation personnelle ; o Comprendre sa personnalité ; o Identifier ses motivations, notamment au regard d expériences professionnelles antérieures. PP2: Rencontre formelle avec le VS similaire à un entretien d orientation : o Confirmation et ajustement du projet professionnel ; o Eventuellement revue du projet professionnel en cas d inadéquation avec le profil du VS. Dans ce dernier cas, un nouveau rendez-vous est fixé pour définir un nouveau projet professionnel. D autres rendez-vous avec la cellule insertion peuvent être pris à l initiative du VS Départs en métropole Les VS éligibles à la mobilité en métropole peuvent déposer un dossier de candidature auprès de LADOM (L Agence de l Outre-Mer pour la Mobilité). En cas de validation de la candidature par LADOM, le VS est considéré inséré selon la définition du SMA. Le caractère définitif de l insertion du VS est conditionné par l envoi par LADOM du billet d avion pour la métropole (le billet d avion étant pris en charge par LADOM). Les délais d instruction et d envoi du billet d avion sont très variables et peuvent donc avoir un impact sur : La gestion administrative du VS (prorogation du contrat VS arrivé à échéance jusqu à la réception du billet d avion) avec un impact sur la consommation d ETP pour la population des VS ; Le calcul des indicateurs d insertion Définition de l insertion L'insertion se matérialise par l'obtention d'un contrat de travail (CDD 1 mois ou CDI ou contrat de professionnalisation) ou par la délivrance d'une attestation d'inscription à un stage dans un dispositif de formation (militaire ou civil, outre-mer ou en métropole). Néanmoins, tout volontaire radié des contrôles post-fmi bénéficiant d'un projet mobilité validé par l'organisme dont c'est la responsabilité (LADOM - CNARM - Education Nationale - autre) est comptabilisé, sur justificatif écrit, comme inséré même si la date de déclenchement ou la nature de la mesure mobilité (emploi, Formation Professionnelle) n'est pas définie. L insertion est dite «durable» si le contrat de travail obtenu est un CDI ou un CDD à 6 mois. L insertion est qualifiée «de transition» si le contrat de travail obtenu est un CDD à 1 mois et < à 6 mois. En outre-mer, les voies d insertion sont : Le Contrat à Durée Indéterminée ; Le Contrat à Durée Déterminée (d au moins un mois) ; Le Contrat d Apprentissage ; Le Contrat de professionnalisation ; La Poursuite d une Formation Professionnelle qualifiante (niveau V et +); La signature d un contrat de Volontaire Technicien au sein du SMA ; En métropole, les voies d insertion sont : Le Contrat à Durée Indéterminée ; Le Contrat à Durée Déterminée (d au moins un mois) ; Le Contrat d Apprentissage ; Le Contrat de professionnalisation ; La poursuite d une Formation Professionnelle civile ; 72

73 La poursuite d une Formation Professionnelle militaire (suivie au sein du détachement du SMA de Périgueux puis au Centre Militaire de Formation Professionnelle de Fontenay-le- omte) ; La signature d un contrat militaire ; Dans le cas de la Poursuite Formation Professionnelle militaire, le VS reste sous statut militaire via une prolongation de son contrat de VS Taux d attrition L attrition est le terme employé pour qualifier la sortie du VS du circuit de formation. Les trois principaux types de départ anticipé du VS sont : Le départ du VS pendant la période probatoire (notamment pendant la FMI), le SMA se fixant moins de 10% de départ pendant ces périodes ; Les sorties anticipées négatives (désertion, décès, incapacité médicale) ; Les sorties anticipées positives (ex : proposition d emploi ou poursuite de formation qualifiante) L attrition est aujourd hui calculée sur la base d une année budgétaire (i.e. le taux est calculé sur la base des VS sortis à une date définie et depuis le 1 er janvier de l année en cours). 73

74 4.5.6 Pilotage Le SMA pilote son activité principalement sur 2 axes : Pilotage de l activité cœur de métier : il s agit pour le SMA de mesurer la performance de ses activités de recrutement, de formation et d insertion (atteinte / progression des objectifs d insertion ) et de réaliser le suivi opérationnel de ses activités ; Pilotage budgétaire : le SMA veille au respect de son budget en réalisant un suivi de sa consommation en ETPT ainsi qu un suivi de sa masse salariale. LAGON calcule l ensemble des indicateurs de pilotage du SMA sur la base des données gérées par LAGON Le pilotage de la performance et le suivi opérationnel des activités Le pilotage de la formation et de l insertion des VS est réalisé via l édition d un tableau de bord dénommé TAFI (Tableau d Analyse de la Formation et de l Insertion). Le TAFI intègre une partie des indicateurs listés ci-après. LAGON permet l édition du TAFI ainsi que le calcul de l ensemble des indicateurs de performance du SMA, et de suivi de la formation Indicateurs Code Libellé Numérateur Dénominateur IS11 (2013) Taux d insertion des volontaires stagiaires Nombre de volontaires stagiaires insérés dès la fin de la FMI et jusqu à 6 mois après leur fin de contrat. Nombre de volontaires stagiaires RDC (hors dénonciation post FMI ou résiliation de contrat) + nombre de volontaires stagiaires et techniciens insérés post FMI avant le terme prévu de leur contrat. IS12 (2013) Taux d insertion des volontaires Nombre de volontaires stagiaires et techniciens insérés dès la fin de la FMI et jusqu à 6 mois après leur fin de contrat Nombre de volontaires stagiaires et techniciens RDC (hors dénonciation post FMI ou résiliation de contrat) + nombre de volontaires stagiaires et techniciens insérés post FMI avant le terme prévu de leur contrat. IS13 Taux de non insertion des VS disposant des acquis SMA Nombre de VS sortis du SMA non insérés (hors résiliation et dénonciation) et titulaire du CAPI et du permis B Nombre de VS sortis du SMA (hors dénonciation et résiliation) IS21 Nombre de mesures de soutien à l'emploi Nombre d ETPT VT réalisé au titre de la période considérée OO1 Taux de féminisation des volontaires Nombre de volontaires féminines stagiaires et techniciennes Total des volontaires stagiaires et techniciens réalisé IO51 Taux de réalisation des ETP VS ETPT réalisés des volontaires stagiaires Cible annuelle ETPT des volontaires stagiaires. IO52 Taux de réalisation des places de stage Nombre de places de stage réalisé pour les volontaires Cible annuelle du nombre de places de stage à offrir aux volontaires 74

75 Code Libellé Numérateur Dénominateur VS stagiaires. IO61 Nombre de mesures mobilité réalisées tous dispositifs confondus (LADOM - CNARM - Défense - autres) Tout volontaire stagiaire RDC bénéficiant d'un projet mobilité validé par l'organisme dont c'est la responsabilité (LADOM - CNARM - Défense - autres) est à comptabiliser, sur justificatif écrit, comme inséré même si la date de déclenchement ou la nature de la mesure mobilité (emploi/fp) n'est pas définie. IO71 Taux d attribution du certificat d aptitude personnelle à l insertion (CAPI) aux volontaires stagiaires. Nombre de CAPI attribués VS éligibles + VTu* Est éligible au CAPI, le volontaire stagiaire ayant été présenté aux quatre modules du CAPI ou détenant l'un des modules par équivalence. *Cas des VTu : le CAPI peut être attribué aux VT ultérieurs recrutés exceptionnellement sans CAPI et qui ont réussi le(s) module(s) manquant(s) au cours de leur parcours VT. IO81 Taux de présentation au brevet militaire de conduite (BMC) VL. IO91 Taux d illettrés niveaux 1-2 (référence ANLCI) parmi les volontaires stagiaires en cursus long Nombre de volontaires stagiaire et techniciens présentés au brevet militaire de conduite (BMC) VL Nombre de VS en cursus long illettrés niveaux 1-2 (Selon le référentiel de l Agence Nationale de Lutte contre l Illettrisme) Total volontaires éligibles Eligible = non détenteur du permis B à l'entrée au SMA et apte médicalement au BMC Nombre de volontaires stagiaires en cursus long IO92 Taux de réorientés parmi les volontaires stagiaires cursus long. Nombre de VS diplômés (Titre V, CAP-BEP) et suivant un cursus long (de 8 à 12 mois) Nombre de volontaires stagiaires suivant un cursus long IO101 Taux de sortie anticipée du dispositif sans insertion professionnelle Nombre des volontaires stagiaires ayant dénoncé ou résilié leur contrat hors raison d'insertion Total des volontaires stagiaires recrutés ISP111 Taux d insertion des VSL 12 Nombre de volontaires stagiaires cursus Nombre de volontaires stagiaires cursus mois RDC (hors 75

76 Code Libellé Numérateur Dénominateur ISP112 ISP113 ISP114 Taux d insertion des VSL 10 Taux d insertion des VSL 8 Taux d insertion des VSC 6 mois insérés dès la fin de la FMI et jusqu à 6 mois après leur fin de contrat dénonciation post FMI ou résiliation de contrat) + Nombre de volontaires stagiaires cursus mois insérés post FMI avant le terme prévu de leur contrat ISP115 Taux d insertion des VT (en fin de contrat) Nombre de volontaires techniciens arrivés en fin de contrat insérés jusqu à 6 mois après RDC Nombre de volontaires techniciens arrivés en fin de contrat ISP611 Nombre de mesures mobilité hors CIRFA réalisées par volontaires stagiaires tous dispositifs confondus (LADOM - CNARM - autres) Nombre de volontaires stagiaires dont la candidature a été validée par un organisme de mobilité (hors Défense), sur justificatif écrit, post FMI et jusqu à 6 mois après leur fin de contrat SMA. ISP612 Nombre de contrats d'engagement signés par des volontaires stagiaires au titre de la Défense/CIRFA Nombre de volontaires stagiaires ayant souscrit un contrat au titre de la Défense (sont exclus les contrats signés au titre du SMA VT et EVSMA), sur justificatif écrit, post FMI et jusqu à 6 mois après leur fin de contrat SMA. ISP1011 Nombre de dénonciations de volontaires stagiaires en cours de FMI ISP1012 Nombre de dénonciations de volontaires stagiaires (sauf pour insertion) entre fin FMI et fin période probatoire ISP1013 Nombre de résiliations de contrat de VS (sauf pour insertion) Nombre de dénonciations de contrat pendant que le VS est en période de FMI Nombre de dénonciations de contrat concernant des VS réalisées entre la fin de la FMI du VS et la fin de sa période probatoire (hors dénonciation pour insertion) Nombre de résiliation de contrat concernant des VS (hors résiliation pour insertion) Chaque indicateur est calculé sur la base des populations concernées entre le 01/01 de l année N et la date de fin de la période (JJ/MM de l année N). 76

77 LAGON doit pouvoir aussi déterminer l ensemble des indicateurs sur une période déterminée par l utilisateur (saisie de la date de début et de la date de fin de la période de calcul de l indicateur). En complément de ces indicateurs de performance, d autres indicateurs permettent d affiner le suivi du déroulement de la formation dans Lagon : Code Libellé Numérateur Dénominateur TR1 Taux de réussite à l Attestation de Formation Citoyenne Nombre de Volontaires Stagiaires ayant reçu l AFC Nombre de Volontaires Stagiaires éligibles à l AFC. Est éligible à l AFC tout volontaire stagiaire incorporé en FMI. TR2 Taux de réussite à la formation au secourisme Nombre de Volontaires Stagiaires ayant reçu leur attestation de 1 er secours Nombre de Volontaires Stagiaires ayant participé à la formation aux 1 er secours TR3 Taux de réussite au CFG Nombre de Volontaires Stagiaires ayant reçu le CFG Nombre de Volontaires Stagiaires éligibles au CFG. Sont éligibles, les volontaires stagiaires n ayant pas le brevet national des collèges (ou diplôme équivalent). TR4 TI1 Taux de réussite à l AFP Taux d insertion des VSL recrutés illettrés de niveau 1 TI2 Taux d insertion recrutés illettrés de niveau 2 TI3 Taux d insertion des VSL recrutés sans Nombre de Volontaires Stagiaires ayant reçu l AFP Nombre de volontaires stagiaires insérés dès la fin de la FMI et jusqu à 6 mois après leur fin de contrat ET illettrés de niveau 1 lors du recrutement Nombre de volontaires stagiaires insérés dès la fin de la FMI et jusqu à 6 mois après leur fin de contrat ET illettrés de niveau 2 lors du recrutement Nombre de volontaires stagiaires insérés dès la fin de la FMI et jusqu à 6 mois Nombre de Volontaires Stagiaires éligibles à l AFP. Sont éligibles, les volontaires stagiaires ayant suivi plus de 800 heures de formation professionnelle. Nombre de volontaires stagiaires cursus mois RDC (hors dénonciation post FMI ou résiliation de contrat) ET illettrés de niveau 1 lors du recrutement + Nombre de volontaires stagiaires cursus mois insérés post FMI avant le terme prévu de leur contrat ET illettrés de niveau 1 lors du recrutement Nombre de volontaires stagiaires cursus mois RDC (hors dénonciation post FMI ou résiliation de contrat) ET illettrés de niveau 2 lors du recrutement + Nombre de volontaires stagiaires cursus mois insérés post FMI avant le terme prévu de leur contrat ET illettrés de niveau 2 lors du recrutement Nombre de volontaires stagiaires cursus mois RDC (hors dénonciation post FMI ou résiliation 77

78 Code Libellé Numérateur Dénominateur brevet des collèges après leur fin de contrat ET n ayant pas le brevet des collèges lors du recrutement de contrat) ET n ayant pas le brevet des collèges lors du recrutement + Nombre de volontaires stagiaires cursus mois insérés post FMI avant le terme prévu de leur contrat ET n ayant pas le brevet des collèges lors du recrutement TI4 Taux d insertion des VS titulaires du permis B Nombre de volontaires stagiaires insérés dès la fin de la FMI et jusqu à 6 mois après leur fin de contrat ET ayant le permis B Nombre de volontaires stagiaires cursus mois RDC (hors dénonciation post FMI ou résiliation de contrat) ET ayant le permis B + Nombre de volontaires stagiaires cursus mois insérés post FMI avant le terme prévu de leur contrat ET ayant le permis B TI5 Taux d insertion des VS non titulaires du permis B Nombre de volontaires stagiaires insérés dès la fin de la FMI et jusqu à 6 mois après leur fin de contrat ET n ayant pas le permis B Nombre de volontaires stagiaires cursus mois RDC (hors dénonciation post FMI ou résiliation de contrat) ET n ayant pas le permis B + Nombre de volontaires stagiaires cursus mois insérés post FMI avant le terme prévu de leur contrat ET n ayant pas le permis B Les indicateurs ainsi définis doivent pouvoir être déclinés : En taux global pour l ensemble de la population concernée par l indicateur ; Pas sous-population : homme ou femme ; Par période budgétaire ou sur une période déterminée par l utilisateur (saisie des dates de début et de fin des périodes considérées) ; Par niveau de structure du SMA (SMA, régiment, pôle de formation, section, ). Les volumes de population concernée (i.e. valeur du numérateur et du dénominateur des différents taux) doivent également être disponibles au niveau global et selon les déclinaisons listées supra. 78

79 Le pilotage budgétaire Les enjeux du suivi budgétaire du SMA Le pilotage budgétaire concourt à 2 enjeux du SMA : Respecter le plafond de ressources alloué au SMA en termes d ETPT et de budget de formation ; Atteindre l objectif opérationnel de formation de volontaires stagiaires, fixé en ETPT et en nombre de volontaire stagiaire formés durant l année. Le SMA doit pouvoir bénéficier d une visibilité claire sur sa consommation d ETPT et de masse salariale afin : De justifier de l utilisation des ressources allouées (par le BOP central «SMA» du programme 138 «emploi outre-mer» et par le Fonds Social Européen) ; De mesurer l atteinte de son objectif opérationnel de formation et d insertion de volontaires stagiaires fixé au sein du projet annuel de performance Activités, outillage et particularités de gestion Suivi de la consommation et prévision de consommation en ETPT VS Le suivi des effectifs est exprimé en équivalents temps plein travaillé (ETPT). Le suivi de la consommation des ETPT est réalisé selon les étapes suivantes : 1. D3 / BGP : Réalisation dans LAGON des actes de gestion matérialisant les entrées / sorties des personnels des volontaires stagiaires en régiment. Les actes RH ayant un impact sur la consommation d ETPT VS sont : o o L incorporation du volontaire stagiaire (VS) au sein du SMA. A partir de son incorporation, le VS est intégré au décompte des ETPT du SMA ; La radiation des contrôles du volontaire stagiaire. A partir de sa radiation des contrôles ou d une position l excluant de facto d un droit à solde, le VS n est plus intégré au décompte des ETPT du SMA. Cette radiation des contrôles peut faire suite à : Dénonciation du contrat à l initiative du VS, du SMA ou pour un motif médical ; Résiliation du contrat suite à demande du VS (insertion, ), pour raisons disciplinaires, suite à détection d une inaptitude médicale ou d office (réussite à concours, ) ; o L absence irrégulière formalisée par une décision de désertion : 2. PRFI / DRFI : Suivi de la consommation et prévision de consommation des ETPT en tant qu objectif opérationnel de formation du SMA. Chaque DRFI effectue ce suivi dans LAGON sur la base des actes de gestion saisis par le BGP du régiment. Les prévisions de consommation d ETPT VS intègrent un taux d attrition moyen, évalué au sein de chaque régiment ; 3. D1 / DAF : Consultation dans LAGON : contrôle des consommations et prévisions de consommation des ETPT VS de volontaires stagiaires mises à jour par PRFI / DRFI. Dans son suivi de la consommation des ETPT, D1 veille au respect du plafond d emplois ministériels actualisés (PMEA) prévus au titre du programme. Gestion de la masse salariale Suivi budgétaire LAGON doit permettre de calculer le coût de la formation dispensée par le SMA sur la base : Du coût de la solde des VS ; Du coût de la formation (matière d œuvre, coût des intervenants extérieurs, ). 79

80 Dans une version ultérieure, Lagon pourrait permettre de calculer le coût moyen de solde des personnels d encadrement Reporting Reporting au niveau européen Le versement de fonds par le FSE est soumis à une justification des dépenses effectuées par le SMA. A ce titre, le SMA doit être en capacité de : Justifier de la solde payée aux personnels d encadrement, une part de cette solde étant financée par des fonds européens selon un abaque défini. Cette justification est produite via un état de certification de la solde fourni par le CERHS (Centre Expert des Ressources Humaines et de la Solde) ; Justifier de la solde payée aux volontaires stagiaires, via un état de certification de la solde des VS issu de GESSolde, outil actuel de gestion de la solde des VS du SMA ; Justifier du volume de formation suivi par chaque VS (cf. atelier «Gestion de l emploi du temps des VS») ; Justifier des achats de formation (factures, qualification du formateur, ) ; Justifier, de manière générale, des dépenses du SMA directement liées à la formation des volontaires stagiaires. LAGON doit permettre de réaliser ce reporting Reporting au niveau de l Etat Dans le cadre du suivi d exécution budgétaire, D1 rend compte au Contrôle Budgétaire et Comptable Ministériel (CBCM) via un envoi mensuel de : L état des ETPT et de la masse salariale consommés par l ensemble des personnels du SMA (cadres + VS) pour le mois passé ; La projection du nombre d ETPT et de la masse salariale (cadres + VS) à la fin de l année budgétaire, en comparaison avec le PMEA et le budget Titre 2 du SMA. D1 fait également état de ces éléments au Responsable de Programme (RPROG) et au ministère de l Outremer. LAGON participe à ce reporting sur le périmètre géré par LAGON (ETPT VS, ). 4.6 Synthèse des fonctionnalités attendues de LAGON La liste des fonctionnalités attendues du système LAGON est décrite en annexe au CCTP : «CCTP_Annexe_LAGON_Fonctions_Services_ _v0.1.0» Les prestations décrites aux chapitres 9.1 à 9.5 visent à la conception, la réalisation, l intégration, l appui à la recette et au déploiement de l ensemble des fonctions de service décrites au sein de cette annexe. 4.7 Données gérées par LAGON Les données gérées par le système LAGON sont précisées au sein de l annexe au CCTP «CCTP_Annexe_LAGON_Dictionnaire_Données_ _v0.1.0». Ce dictionnaire des données est un premier recensement des données devant être gérées par LAGON et ne peut être considéré comme exhaustif à ce stade du projet LAGON. Ce dictionnaire des données est donc affiné par le Titulaire durant la phase de conception de LAGON. Les modifications apportées à ce dictionnaire de données préalablement à la recette de l applicatif LAGON ne sont pas considérées comme des évolutions et sont mises en œuvre de manière forfaitaire durant la prestation de réalisation décrite au chapitre Editions produites par LAGON Les éditions devant être produites par le système LAGON sont précisées au sein de l annexe au CCTP «CCTP_Annexe_LAGON_Editions_ _v0.1.0». Cette liste d éditions est un premier recensement des éditions devant être réalisées par LAGON et ne peut être considérée comme définitive à ce stade du projet LAGON. Cette liste est donc affinée par le Titulaire 80

81 durant la phase de conception de LAGON. Les modifications apportées à cette liste d éditions préalablement à la recette de l applicatif LAGON ne sont pas considérées comme des évolutions et sont mises en œuvre de manière forfaitaire durant la prestation de réalisation décrite au chapitre 9.2. Certaines éditions, actuellement réalisées sous un format bureautique, sont d une complexité trop importante pour répondre à leur objectif opérationnel. Le SMA mène des travaux de rationalisation de ces éditions. Le Titulaire peut ainsi proposer à l avis du SMA des modifications sur les éditions existantes. De manière générale, les éditions produites par LAGON doivent être exportables : Sous un format non modifiable de type pdf pour l ensemble des éditions produites ; Sous un format tableur lorsqu il s agit d un tableau, d une liste, ; Sous un format de type document modifiable pour les éditions non disponibles au format tableur. Le résultat de toute requête amenant à une liste de personnels du SMA, d acteurs de l insertion, de formations, doit pouvoir être édité sous la forme d un tableau, d un document modifiable ou non modifiable. 81

82 5 Paysage applicatif de la solution 5.1 Cartographie applicative actuelle Cartographie applicative actuelle du SI du SMA Le schéma suivant vise à éclairer la compréhension de l outillage actuel des différents sites du SMA. Il fait notamment apparaître : Les flux de données entre l Etat-major et les unités opérationnelles ; La couverture SI actuelle des activités couvertes par LAGON. Flux d informations actuels et périmètres respectifs des SI actuels de gestion et de pilotage du SMA Chaque entité opérationnelle dispose de sa propre base de données «pack GP», les entités opérationnelles ne fonctionnant pas en réseau. Le niveau central n a pas accès aux données du «pack GP» des différentes unités opérationnelles. Ces données sont portées à la connaissance de l Etat-major dans le cadre du dispositif de pilotage, basé sur des tableaux de bord Excel, à partir de données issues des bases du «pack GP». Les tableaux de bord sont créés au niveau local puis transmis au niveau central pour consolidation et redescente des décisions auprès des unités opérationnelles. 82

83 5.1.2 Environnement applicatif actuel du SI du SMA Le SMA est amené à communiquer un certain nombre de données issues de son système d information décrit ci-dessus à d autres systèmes, internes et externes au SMA. Le SI du SMA ne disposant d aucune interface à ce jour, l ensemble des données à fournir à ces autres SI fait l objet d une ressaisie manuelle. Le schéma ci-dessous répertorie l ensemble des SI avec lequel le SMA est amené à interagir. Environnement applicatif actuel du SI du SMA SI interministériel Chorus DVP Pack GP Concerto Louvois Excel Faeton SI Ministère de l Intérieur Sagaie Cristal SI Ministère de la Défense SMA Description des applications périphériques au SI du SMA Application Entité d appartenance Fonction pour le SMA Cristal SMA Gestion de la trésorerie du SMA, dont fonds employés au paiement de la solde VS DVP Ministère de la Défense Plate-forme de déclaration et de paiement des charges sociales dans le cadre de la gestion de la solde VS Concerto Ministre de la Défense / Armée de Terre Gestion des RH de l Armée de Terre dont les cadres du SMA, les EVSMA et les VT Louvois Ministère de la Défense Calculateur de solde des militaires de la Défense dont les cadres du SMA, les EVSMA et les VT Sagaie IEC Ministère de la Défense Déclaration des diplômes / attestations, résultats de la formation (dont BMC) CREDO Ministère de la Défense Gestion de la structure organisationnelle du ministère de la Défense, dont le SMA Faeton Ministère de l Intérieur Déclaration des permis de conduire, dont permis VS 83

84 Chorus Ministère des Finances / Dépliement interministériel Imputation budgétaire et comptable des dépenses par programme LOLF, dont programme SMA 5.2 Cartographie applicative cible Cartographie applicative cible de Lagon Lagon intègre au sein d un outil unique les référentiels de données, les activités de gestion et de pilotage des 8 unités opérationnelles et de l Etat-major du SMA. Flux d informations cibles et périmètre fonctionnel cible de Lagon Chaque entité opérationnelle dispose de LAGON pour la gestion de son périmètre. L ensemble des processus gérés repose sur une base de données unique, les ressaisies de données entre processus distincts sont exclues. L état-major accède aux données de gestion de l ensemble des entités opérationnelles. Les niveaux local et central accèdent aux fonctionnalités de pilotage selon leurs périmètres de gestion respectifs (population couverte). 84

85 6 Recommandations liées à l ergonomie de la solution Afin d être rapidement pris en main par des utilisateurs aux profils et aux niveaux d expertise différents, LAGON doit obéir à des règles d ergonomie décrites dans le présent chapitre. L interface homme-machine (IHM) de Lagon doit satisfaire à deux obligations qui sont : L utilité : capacité du logiciel à réaliser la tâche de travail attendue ; L utilisabilité : facilité d emploi du logiciel. L utilisabilité du logiciel comprend de manière générale : la facilité d utilisation, la facilité d apprentissage, la capacité du logiciel à prévenir et traiter les erreurs, et l e niveau de satisfaction de l utilisateur 6.1 Normes d ergonomie En matière d ergonomie, LAGON doit respecter les critères de 3 normes : 1. La norme AFNOR Z intitulée «Définition des critères ergonomiques de conception et évaluation des interfaces utilisateurs» ; 2. La norme ISO intitulée «Ergonomie de l'interaction homme-système Principes de dialogue» ; 3. La norme ISO intitulée «Exigences ergonomiques pour travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation - Présentation de l'information». Ces normes sont complétées par un rapport technique ISO/TR «Méthodes d'utilisabilité pour la conception centrée sur l'opérateur humain» qui présente une liste de méthodes ergonomiques pouvant être appliquées aux différentes étapes du cycle de conception Norme AFNOR Z Cette norme retient 7 critères ergonomiques généraux d interface utilisateur définis comme suit : Compatibilité : capacité à s'intégrer dans l'activité habituelle des utilisateurs, par une organisation des fonctions conforme à la représentation de la tâche ; Homogénéité : stabilité des choix de conception, par exemple la présentation des informations, ou une même procédure conduit au même résultat ; Guidage : moyens mis à la disposition des utilisateurs pour les conduire et les orienter dans l utilisation du logiciel, comme la structuration de l'affichage, ou les messages ; Souplesse : capacité de l'interface à s'adapter à différents utilisateurs, comme les modes débutant/expert ou la possibilité de paramétrer ou de chaîner des commandes fréquemment utilisées ; Contrôle explicite : moyens permettant à l'utilisateur de maîtriser les effets des commandes, par exemple, signaler les options actives dans les menus ou pouvoir interrompre une action en cours ; Gestion des erreurs : guider l'utilisateur dans l'identification et la correction des erreurs ; Concision : réduction des activités de perception et de mémorisation. 85

86 6.1.2 Norme ISO Cette norme retient 7 critères ergonomiques du dialogue homme-machine définis comme suit : Adaptation à la tâche : le dialogue permet de réaliser la tâche de façon efficace et efficiente ; Caractère auto-descriptif : le dialogue est immédiatement compréhensible grâce au retour d information du système ou expliqué à la demande de l utilisateur ; Contrôle utilisateur : l utilisateur peut initier et contrôler la direction et le rythme de l interaction Conformité aux attentes utilisateurs : le dialogue est cohérent et correspond aux caractéristiques des utilisateurs ; Tolérance aux erreurs : le résultat prévu peut être obtenu avec ou sans actions correctrices ; Aptitude à l individualisation : l interface peut être modifiée pour s adapter aux besoins de la tâche ou aux préférences ou compétences des utilisateurs ; Facilité d apprentissage : le dialogue soutient et guide l utilisateur dans l apprentissage du système Norme ISO Cette norme retient 7 principes pour la présentation de l information : Clarté : le contenu s affiche rapidement et avec précision ; Discriminabilité : les informations peuvent être distinguées avec précision ; Concision : seules les informations nécessaires à la tâche sont affichées ; Cohérence : les mêmes informations sont présentées de manière identique sur toute l application ; Détectabilité : les informations sont codées de façon adéquate au bon endroit ; Lisibilité : l information est facile à lire ; Compréhensibilité : la signification des termes est clairement compréhensible. 6.2 Recommandations spécifiques d ergonomie Outre les critères et suggestions détaillées en annexe, LAGON doit le plus possible suivre les recommandations spécifiques décrites ci-après. L offre du Titulaire permet de préciser les recommandations que le Titulaire s engage à mettre en œuvre, ces recommandations ayant alors valeur d exigence Compatibilité Capacité du logiciel à s intégrer dans l activité courante des utilisateurs : Le logiciel doit «parler le langage de l utilisateur». Les termes utilisés par l interface de LAGON doivent être compris rapidement, sans ambigüité ni équivoque ; Le logiciel doit être cohérent avec les processus cibles en termes de déroulement des tâches Guidage Capacité du logiciel à conseiller, orienter, conduire l utilisateur lors d une tâche : Incitation Les commandes indisponibles doivent être grisées ou éventuellement masquées. Une commande qui n a pas lieu d être accessible ne doit pas être proposée ; Le logiciel devrait suggérer dynamiquement les saisies attendues dans une liste fermée, ou permettre d y accéder avec la saisie des premiers caractères (ex : la saisie des lettres «Gua» propose le mot Guadeloupe) ; Le logiciel doit indiquer le format de saisie des données attendues et au besoin limiter le nombre de caractères saisis (ex : dates, format de l identifiant défense, format de l identifiant Pôle Emploi ) Groupement et distinction Les informations de même type doivent être regroupées à proximité les unes des autres, avec un format identique et une position proche ; 86

87 Les informations distinctes doivent être éloignées ou présentées de façon différente Retour utilisateur (feedback) Chaque action de l utilisateur doit entraîner une réponse visuelle qui lui indique que l information a été prise en compte ou que l action est en cours ; Les traitements longs doivent être signalés par un dispositif d attente ; Les saisies de l utilisateur doivent toujours apparaître à l écran ; Les traitements réalisés par le système doivent être visibles. Lorsqu ils comportent plusieurs étapes longues, le délai d attente peut s agrémenter d une verbalisation de l activité effectuée par le système (verbose) Lisibilité Utiliser une police droite (les polices bâton sont adaptées à l écran, tandis que les polices à empattements sont adaptées aux sorties papier) ; Ecran : polices Arial ou Narrow, Helvetica, Tahoma, Verdana, Sans Serif ; Papier : polices Times New Roman, Georgia, Garamond ; Employer des lettres sombres sur fonds clairs, des teintes peu saturées et des températures de couleur réduisant la fatigue visuelle ; Offrir la possibilité à l utilisateur de choisir une palette de couleurs (fort contraste, tons froids, tons chauds, teintes de gris) Confiance Réduire la charge cognitive (nombre d informations que l utilisateur doit simultanément retenir, assimiler et manipuler pour effectuer une tâche). Maximum acceptable de trois informations à gérer en mémoire à court terme, en dehors du cas particulier de requêtes associant de multiples variables ; Prévenir les situations d erreur : réduire le risque de l utilisateur de commettre une erreur, au besoin en affichant progressivement et conditionnellement les éléments ; Rassurer sur la progression d une tâche (verbose, délai en % ou temps, sablier ) Perception du temps de réponse La perception du temps de réponse par l utilisateur peut être caractérise de la manière suivante : Lorsque le temps de réponse est inférieur à 0,1 seconde, le temps de réponse est perçu comme instantané ; Lorsque le temps de réponse est supérieur à 0,1 seconde mais reste inférieur à 1 seconde, le délai n est pas perçu comme instantané mais ne perturbe pas l utilisateur ; Lorsque le temps de réponse est supérieur 10 secondes, l utilisateur va vouloir réaliser d autres actions dans l attente de la réponse. Sur cette base, les recommandations suivantes sont applicables : Pour les traitements inférieurs à 5 secondes, la présentation à l utilisateur d un pointeur «sablier» est acceptable ; Pour les délais supérieurs à 5 secondes, il est indispensable de prévoir une barre de progression, une estimation du temps restant et/ou un verbose des étapes menées par le logiciel Homogénéité Cohérence globale de l interface du logiciel Les fenêtres, écrans, vues ou onglets doivent avoir le même schéma d agencement ; La sémantique des boutons cliquables doit être constante ; Chaque commande identique dans des écrans différents doit porter le même nom ; 87

88 La syntaxe des commandes (requête, programmation) doit être identique pour l ensemble de LAGON. Niveaux de cohérence Interne : l application est cohérente au sein de ses différents écrans ; Externe : l application est cohérente avec les documents, référentiels, usages et habitudes de travail en vigueur au sein du SMA définis en fin de phase de conception. Interface graphique Recourir à des guides de style (exemples : Open Motif, GTK+, Qt, GNOME, etc ) qui sont des bibliothèques de composants graphiques pour développer les interfaces. Cette pratique participe à l intuitivité et à la rapidité d apprentissage de l interface. Boîtes de dialogue Les boîtes de dialogue ont pour objectif de soumettre l utilisateur à un choix nécessaire dans certaines situations (erreur, direction à prendre, etc ). Elles doivent : Etre justifiées dans le contexte ; Offrir un choix clair (oui / non, confirmer / annuler ) ; Comporter un bouton d aide ouvrant une aide contextuelle Flexibilité La flexibilité qualifie la capacité de l interface à s adapter à différents contextes d utilisation. A ce titre, LAGON peut : Permettre l activation des commandes au clavier ou à la souris ; Autoriser le déclenchement des commandes fréquentes quel que soit l écran où l on se trouve (raccourcis-claviers génériques et valables dans tout le logiciel) ; Permettre à l utilisateur un paramétrage selon ses préférences, et la persistance du paramétrage lorsqu il se reconnecte à l application. Permettre le retour au réglage par défaut ; Proposer des raccourcis-clavier (accès aux items d une liste déroulante, commandes, menus) ; Permettre, de manière générale, aux utilisateurs expérimentés d effectuer rapidement les opérations les plus courantes selon des moyens adéquats : o Icônes ; o Raccourcis claviers par abréviations (Ctrl+S pour Sauvegarder) ; o Raccourcis claviers par combinaisons de lettres (Alt-F-E) pour Fichier / Enregistrer ; o Touches spéciales (F1 à F12) en conservant les conventions connues (F1 = Aide) ; o Complétion automatique ; o Frappe anticipée ; o Suggestion prédictive (type ahead) ; o Mécanismes de navigation ; o Historiques des tâches exécutées et traçabilité ; o Undo et Redo (annulation et répétition de la dernière action) avant enregistrement. Etre adaptable via une personnalisation explicite par l utilisateur. A ce titre, l utilisateur peut régler les préférences, notamment de présentation (taille, couleur, thèmes ). 88

89 6.2.5 Contrôle utilisateur LAGON permet un contrôle de l utilisateur sur les traitements effectués par le système et permet donc : De valider explicitement (confirmation, êtes-vous certain) les commandes importantes, dont les délais d exécution sont longs, ou difficilement réversibles ; D interrompre, dans les cas appropriés (et a minima pour les requêtes), un traitement long sans compromettre les données ; D autoriser les retours en arrière et de rendre les opérations réversibles Traitement des erreurs Les moyens visant à protéger l utilisateur des erreurs et à les corriger sont listés ci-après : Proposer un équilibre entre un nombre minimum de différents cas d erreurs et une description précise et compréhensible de chaque erreur ; Détecter les erreurs au plus tôt (exemple : signaler une erreur de format ou de données après la validation d un champ et non au moment de la validation de la page entière) ; Permettre la correction aisée des erreurs ; Griser ou masquer les commandes non disponibles ; Lorsque applicable, fournir la liste des valeurs possibles ; Minimiser les saisies au clavier : lorsque applicable, suggérer dynamiquement la saisie ; Prévenir les risques de pertes de données (en cas d interruption du logiciel, récupération des données saisies, restauration de l écran et du dossier en cours) ; Placer les messages d erreur près de l endroit où l utilisateur est censé regarder ; Mettre en évidence le champ erroné (couleur, gras, surbrillance ) ; Afficher des messages d erreur brefs, explicites, non réprobateurs et auto-suffisants. Les messages doivent être rédigés dans des termes compréhensibles par l utilisateur et reliés à la tâche qu il essayait d accomplir (contextualisation). Les messages d erreur ne doivent pas être réprobateurs ni mettre en cause l utilisateur ; Permettre à l utilisateur, chaque fois que possible, les actions suivantes : o Annuler (cancel) pour annuler une action avant qu elle ne soit lancée ; o Suspendre (pause) pour geler temporairement un traitement ; o Interrompre (break) pour mettre un terme à un traitement en cours ; o Défaire (undo) pour revenir à l état antérieur à une action effectuée ; o Réinitialiser par défaut (reset) pour annuler un paramétrage ; o Quitter (quit) pour sortir d un écran ; Proposer un système d aide : Présence d une aide «en ligne» avec des mécanismes d indexation par mots-clefs ou l accès à une aide spécifique pour chaque écran, pour chaque commande. L aide peut prendre différentes formes complémentaires : Tutoriels ou démonstrations accompagnées, manuel de référence, aide contextuelle par écran, assistants d exécution Concision La recommandation de concision regroupe l ensemble des moyens visant à réduire la charge perceptive et mnésique. A ce titre, il s agit de : N afficher que les informations pertinentes et utiles dans le contexte de la tâche ; Minimiser le nombre d actions élémentaires pour atteindre un objectif donné ; 89

90 Minimiser les saisies et la lecture ; Éviter les textes trop verbeux ; Ne pas demander de saisir des informations qui peuvent être déduites par d autres informations ; Éviter à l utilisateur de devoir se souvenir d informations d un écran précédent ; Ne pas obliger l utilisateur à des calculs qui peuvent être automatisés ; Présenter uniquement les informations nécessaires. Concept de Less is more : minimiser le nombre de widgets et fenêtres qui induisent des manipulations supplémentaires Cacher ou supprimer les informations non essentielles (progressive disclosure) ; Présenter les tâches dans un ordre naturel ou logique ; Privilégier la manipulation visuelle directe plutôt que la saisie de commandes ( point and click plutôt que remember and type ) ; Se restreindre à un petit nombre de commandes génériques. 90

91 7 Exigences et contraintes techniques 7.1 Réseau utilisé Le schéma réseau cible utilisé pour le système LAGON peut être modélisé de la manière suivante : Comme précisé via le schéma, le SMA souhaite disposer d un serveur LAGON local au sein de chaque régiment afin d assurer des temps de réponse optimaux aux utilisateurs du système LAGON. Au niveau d un LAN SMA, le débit réseau est a minima de 100 Mb. Une synchronisation est réalisée avec un serveur central situé au niveau de l état-major du SMA. Les flux sont véhiculés sur le réseau internet, le réseau intradef n est pas utilisé par le système LAGON. Le débit internet minimal d un régiment du SMA est de 1Mb, le débit maximal s élevant à 8 Mb. Dans un premier temps, seul l état-major du SMA est intégré au réseau Intérieur. L homologation de sécurité du système LAGON par le ministère de l Intérieur est donc nécessaire à sa mise en production. 7.2 Contraintes matérielles et logicielles Modalités d hébergement de la solution L état-major du SMA ainsi que chaque régiment du SMA possède une salle serveur permettant d accueillir les machines nécessaires à l hébergement du système LAGON. Les salles serveurs sont dans l enceinte des régiments souvent dans le bâtiment état-major voire dans des salles machines de la DIRISI quand le RSMA et la DIRISI cohabitent sur la même emprise. Les salles serveurs situées outre-mer connaissent des conditions difficiles : La température des salles serveurs est, autant que possible, régulée à 20 c ; Le taux d humidité est difficilement contrôlé ; La qualité du réseau électrique peut entraîner des variations de fréquence du signal électrique. 91

92 Chaque régiment dispose d un réseau électrique de secours, l activation de ce réseau n étant pas nécessairement automatique en cas de coupure sur le réseau principal Typologie des serveurs pour l hébergement de Lagon Caractéristiques physiques des serveurs Lagon La définition des caractéristiques physiques des serveurs pour le système LAGON est de la responsabilité du Titulaire, dans le respect des exigences exprimées par ailleurs (disponibilité, environnements, ). Le SMA assure la fourniture des serveurs physiques socle. Au titre des prestations du marché, le Titulaire fournit l applicatif LAGON et la machine virtuelle permettant l exécution de LAGON en environnement virtualisé Environnements mis à disposition Le SMA souhaite disposer a minima des environnements suivants : Un environnement de production : o Environnement dédié à l exécution des processus métiers du SMA sur les données réelles des personnels du SMA concernés par LAGON. Cet environnement est accessible par l ensemble des utilisateurs du SMA ; Un environnement de pré-production : o Environnement identique à l environnement de production (même version de l ensemble des composants logiciels). Cet environnement est accessible à certains personnels de l étatmajor du SMA et des régiments du SMA et est peuplé de l ensemble des dossiers des personnels du SMA. Il permet de vérifier : La capacité à mettre en production une nouvelle version du système LAGON ; Les performances du système, par exemple via la simulation d une sollicitation du système, sans impacter le système de production ; La qualité de la reprise des données. Un environnement de recette : o Environnement permettant aux personnels du SMA, situés au sein de l état-major et des régiments, de tester la qualité des mises à jour du système LAGON effectuées par le titulaire. Cet environnement est peuplé de données fictives, possiblement via une anonymisation des dossiers de l environnement de production ; Un environnement de formation / bac à sable : o Cet environnement, dont les fonctionnalités sont strictement identiques à celles déployées au sein de l environnement de production (hors période de montée de version), permet aux utilisateurs du SMA de se familiariser avec l outil LAGON. Cet environnement est peuplé de données fictives, possiblement via une anonymisation des dossiers de l environnement de production. Le Titulaire met également en place : Un environnement de développement accessible uniquement par lui-même ; Un environnement d intégration permettant de réaliser les tests d intégration préalablement à la livraison de LAGON sur l environnement de recette Caractéristiques du poste de travail Compte tenu du parc actuel, et de l objectif de rationalisation à engager, le profil type des postes de travail attendus à horizon 2014 tendra vers les caractéristiques suivantes: Processeur : 3,3 GHz ; Mémoire RAM : 2 Go minimum ; Disques durs : 500 Go SATA 7200tr/min ; Carte graphique : 512 Mb non partagé ; OS : Windows 7 SP1. 92

93 Pour autant, compte tenu du parc actuel, LAGON, dans le cadre d une phase transitoire, doit pouvoir fonctionner selon les exigences de performance définies dans le présent CCTP sur des postes de travail dont les caractéristiques a minima sont les suivantes: Processeur : 1 GHz ; Mémoire RAM : 1 Go a minima ; Disques durs : 40 Go ; Carte graphique : 128 Mb partagé ; OS : Windows XP SP3. 93

94 7.3 Performances attendues Plage horaire d utilisation Le système LAGON est utilisé au sein de chaque régiment et à l état-major de 8 heures à 19 heures, heure locale : Sites Plage horaire d'utilisation habituelle de LAGON (heures locales) GMT Métropole (hiver) Métropole (été) Guadeloupe Martinique Guyane Réunion Mayotte Nouvelle Calédonie Polynésie

95 7.3.2 Exigences de disponibilité Le taux de disponibilité Td est calculé de la manière suivante : Td= (durée de la période considérée durée cumulée d indisponibilité sur la période considérée) / durée de la période considérée. Le système est considéré comme indisponible lorsque : L'usage du service est impossible du fait du défaut de fonctionnement d'une fourniture ou d'un service sous la responsabilité du titulaire ; Les temps de réponse dépassent les temps de réponse acceptables. La durée d indisponibilité est la somme de la durée : Des arrêts non programmés, dont la durée est comptabilisée avec un coefficient de 100 % ; Des arrêts programmés, dont la durée est comptabilisée avec un coefficient de 50 % ; Des arrêts partiels entraînant des modes de fonctionnement dégradés (notamment sur les temps de réponse), dont la durée est comptabilisée avec un coefficient de 25%. L environnement de production du système LAGON doit présenter une disponibilité mensuelle minimale de 99,5% sur les plages d horaires d utilisation définies. La durée cumulée d interruption admissible sur une période mensuelle est donc inférieure à 4 heures. Les autres environnements doivent présenter une disponibilité mensuelle minimale de 98% sur les mêmes plages horaires d utilisation Exigences de temps de réponse Les temps de réponse des services fournis par LAGON doivent être inférieurs à 3 secondes dans 95 % des cas et 5 secondes dans 5 % des autres cas constatés. Les services de requêtes avancées (production de tableau de bord, calcul d indicateur, ) fournis par LAGON doivent présenter un temps de réponse inférieur à 5 secondes dans 95 % des cas et 60 secondes dans 5 % des cas constatés. Les temps de réponse sont calculés au niveau de l interface réseau du serveur d hébergement de LAGON (entrée et sortie des flux). Ces mesures sont réalisées hors établissement de session. Les moyens de mesure proposés par le titulaire doivent respecter les exigences fonctionnelles de sécurité pour les systèmes en production. Ces moyens sont soumis à validation par le SMA et sont intégrés à la demande d homologation de sécurité du système LAGON auprès du ministère de l Intérieur. 7.4 Exigences liées à la sécurité Démarche d intégration de la sécurité Objectif d homologation de l application développée Le système LAGON, interrogeable depuis le commandement du SMA relié au réseau intérieur, a vocation à être homologué par le ministère de l Intérieur. Pour ce faire, le Titulaire intègre à sa démarche de réalisation et d exploitation de LAGON les principes d intégration de la sécurité dans les projets décrits par le Guide d Intégration de la Sécurité des Systèmes d Informations dans les Projets (GISSIP) édité par l ANSSI et disponible à l adresse suivante : L homologation de sécurité de LAGON, ou a minima le dépôt d un dossier d homologation est un prérequis à sa mise en production. L homologation de sécurité de LAGON fait donc partie des exigences préalables au prononcé de la recette des travaux de réalisation de LAGON. 95

96 Définition de la stratégie de sécurité Conformément au GISSIP, le Titulaire livre une note de stratégie de sécurité pour le projet LAGON. Cette note présente les éléments pertinents de description du SMA, du système LAGON et les éléments nécessaires à l expression des besoins de sécurité et à l étude des menaces. Pour ce faire, le Titulaire procède : A une étude du contexte de mise en œuvre du système LAGON permettant de délimiter le périmètre de l étude SSI et de mettre en évidence les enjeux SSI ; A une formalisation des éléments nécessaires à l expression des besoins de sécurité : impacts redoutés, échelle de DICA ; A une formalisation des éléments nécessaires à l étude des menaces via une analyse des méthodes d attaque et des éléments menaçants susceptibles d employer ces méthodes. Le livrable «Stratégie de sécurité» est dû par le Titulaire au titre de la prestation de conception prévue au présent marché Expression Rationnelle des Objectifs de Sécurité Le Titulaire rédige une première version de la fiche d expression rationnelle des objectifs de sécurité (FEROS) du projet sur la base : De la stratégie de sécurité ; D une étude approfondie du système suite à la production des éléments de conception du système : o Identification des éléments essentiels ; o Formalisation des besoins de sécurité exprimés ; o Etude des vulnérabilités ; o Formalisation des scénarios de menaces ; o Identification des objectifs de sécurité. Enfin de phase de conception, le titulaire élabore une version finalisée de la FEROS du projet LAGON. Cette version finalisée : Détaille les menaces, les risques et les objectifs de sécurité ; Formalise les règles de sécurité ; Spécifie les exigences fonctionnelles de sécurité en réponse aux objectifs de sécurité. Le Titulaire formalise également une Politique de Sécurité du SI LAGON, composée de la note de stratégie de sécurité précédemment citée et des règles de sécurité définies. Le Titulaire précise les risques résiduels non couverts ainsi que l impact de ces risques résiduels en termes de DICA (Disponibilité, Intégrité, Confidentialité, Auditabilité). Le livrable «fiche d expression rationnelle des objectifs de sécurité (FEROS)» est dû au titre de la prestation de réalisation prévue par le présent marché Finalisation du dossier de sécurité Durant la phase de réalisation (développement / paramétrage) de la solution LAGON, le Titulaire : Affine la gestion des risques SSI : revue des objectifs de sécurité, adaptation des exigences de sécurité ; Documente de manière précise l ensemble des fonctions de sécurité mises en œuvre ; Décline en documents d application l ensemble des règles de sécurité ; 96

97 Teste la qualité de la documentation SSI produite et la résistance aux vulnérabilités identifiées ; Documente les résultats de ces tests de sécurité. Le Titulaire collige l ensemble de la documentation SSI produite au titre du projet au sein d un dossier de sécurité. Le livrable «dossier de sécurité» est dû au titre de la prestation de réalisation prévue par le présent marché Audit de sécurité Préalablement à la mise en production du système LAGON, mais également durant l exploitation du système LAGON, le SMA peut commanditer la réalisation d un audit de sécurité du système LAGON. Cet audit peut comporter ; Une vérification de la mise en place des fonctions de sécurité prévues par le dossier de sécurité du système ; Des tests d intrusion et de vulnérabilités ; Un audit de robustesse des dispositions de sécurité ; Sur demande du SMA, le Titulaire s engage à délivrer, le cas échéant, les accès, documents et informations permettant la préparation, la réalisation et le suivi de l audit de sécurité. Ces audits peuvent être déclenchés à tout moment par le SMA, notamment lorsque le SMA identifie des écarts qui ne font pas l'objet d'un traitement approprié à même de garantir la qualité de service attendue. Le déclenchement et la planification des audits sont instruits dans le cadre des comités prévus au présent marché, en fonction notamment de leur objet et de leur périmètre. A l issue des audits, un rapport d audit est établi par le SMA (ou le tiers que le SMA a diligenté pour mener l audit). Les écarts constatés doivent faire l objet de mesures correctives par le Titulaire. Le Titulaire doit présenter au SMA un plan d actions pour la correction des écarts. Seul le SMA, ou le tiers diligenté pour mener les audits, peut lever les écarts constatés au regard de la pertinence du plan d actions proposé et mis en œuvre par le Titulaire. Le temps passé par le personnel du titulaire, pour la participation aux audits et aux traitements des écarts constatés, reste à sa charge et est considéré comme inclus aux prestations du présent marché. Le livrable «Audit de sécurité» est dû au titre de la prestation de «recette» prévue au présent marché Homologation Afin de répondre aux exigences liées à l homologation de sécurité du système LAGON par le ministère de l Intérieur, le Titulaire s engage à compléter le dossier de sécurité de LAGON de manière à permettre l homologation du système. Le Titulaire collabore avec les équipes en charge de l homologation de sécurité du système et s engage à délivrer les accès, documents et informations nécessaires à la préparation et à la réalisation des actions d homologation. Les livrables et actions liées à l homologation sécurité de LAGON sont dues au titre de la prestation de «mise en production et déploiement» prévue au présent marché Animation de la SSI du projet LAGON Dès le démarrage du projet et pour toute la durée du marché, le Titulaire met en place une organisation permettant d animer la dimension SSI du projet LAGON. 97

98 A ce titre, le Titulaire : Définit et alimente un tableau de bord SSI LAGON ; Présente le tableau de bord SSI à chaque comité de pilotage LAGON ; Met à jour les règles de sécurité SI tout au long du marché, notamment en phase d exploitation (mise à jour en fonction du besoin, revue semestrielle a minima) ; Met à jour le dossier de sécurité LAGON tout au long du marché notamment en phase d exploitation (mise à jour en fonction du besoin, revue semestrielle a minima). Le système de management de la sécurité mis en place par le Titulaire est conforme à la norme ISO Les livrables liées à l animation de la SSI sont dûes au titre des prestations de pilotage du présent marché Exigences fonctionnelles de sécurité Exigences de DICA Le titulaire du marché s'engage formellement et explicitement sur des niveaux de disponibilité, d intégrité, de confidentialité et d auditabilité avec une liste exhaustive des risques non couverts par son offre. Cet engagement doit être conforme aux exigences du SMA décrites au sein du présent CCTP Exigences concernant la disponibilité du système Toute interruption de service doit être détectée dans les meilleurs délais. Le Titulaire fournit, de manière fiable et opposable, des indicateurs de disponibilité conformes aux exigences définies. Dans le cas où des dispositions de bascule vers une infrastructure de secours sont proposées, les mêmes exigences de disponibilité s'appliquent sur cette infrastructure de secours Exigences concernant l intégrité du système L intégrité des données et des traitements est requise pour le système LAGON. Quel que soit le sinistre, le Titulaire garantit de pouvoir revenir à une situation antérieure saine avec une perte minimale de données intègres. L'ensemble des informations et des fonctions du système LAGON doit être protégé à tous les stades du cycle de vie du système contre toute modification de niveau technique ou applicatif que cette modification soit de type malveillante ou accidentelle. Tout sinistre portant atteinte à l'intégrité d un ou plusieurs éléments essentiels de LAGON doit être détecté dans les meilleurs délais par le système LAGON Exigences concernant la confidentialité du système La confidentialité des données est requise pour le système LAGON. Quel que soit le sinistre, le Titulaire garantit de pouvoir conserver la confidentialité des données gérées par LAGON. L'ensemble des informations et des fonctions du système LAGON doit être protégé à tous les stades du cycle de vie du système contre toute tentative de rupture de la confidentialité, de niveau technique ou applicatif, que cette modification soit de type malveillante ou accidentelle. Tout sinistre portant atteinte à la confidentialité des données de LAGON doit être détecté dans les meilleurs délais par le système LAGON Exigences concernant l auditabilité du système L auditabilité des données et des traitements est requise pour le système LAGON. Pour ce faire, toute action ou tentative d action sur les données et traitements du système LAGON doit être imputable à l acteur à l origine de l action. Les exigences d imputabilité portent sur la production, dans les meilleures conditions possibles, des éléments qui servent à étayer une affirmation quant à l identité d un acteur à l origine de l exécution d une action sur le système LAGON. Les exigences d imputabilité consistent en la génération et la conservation d éléments de traces : 98

99 Des actions réalisées (de manière licite ou illicite) via le système LAGON ; Des tentatives d'accès infructueuses (les actions sollicitées mais non exécutées). Ces traces doivent permettre de détecter les anomalies dans les plus meilleurs délais et d attribuer les responsabilités pour les actions exécutées. Les traces produites par le système LAGON doivent être de 2 natures : Les traces techniques, fournies en standard par les composants de l'infrastructure technique (système d'exploitation, équipement réseaux, système de gestion de base de données, moniteur transactionnel, etc.) ; Les traces fonctionnelles, spécifiques au système LAGON, la génération d'une trace de ce type étant directement liée à un événement signifiant au niveau «métier». Il s'agit de conserver un ensemble d informations rattachées à un événement ayant du sens au niveau fonctionnel (par exemple, modification de la donnée A au sein du dossier du Volontaire Stagiaire X réalisée par le gestionnaire Y le JJ/MM/AAAA à HH :MM) Protection des flux d échange de données Tous les échanges d informations avec les différents acteurs interagissant avec le système LAGON et entre les unités du SMA utilisatrices de LAGON doivent être protégés en intégrité et en confidentialité par l intermédiaire de canaux sécurisés Contrôle d accès au système LAGON Le besoin de connaître de manière fiable l'identité de chaque utilisateur du système LAGON est une nécessité. L authentification d un utilisateur conditionne aussi bien le niveau de confidentialité et d'auditabilité que la capacité du système à pouvoir identifier les auteurs des actions effectuées et ainsi de répartir les responsabilités correspondantes. Cette exigence d auditabilité et d imputabilité des actions découle d une exigence de traçabilité des opérations du SMA, pré-requis au financement des opérations du SMA par le FSE Gestion des accès Le Titulaire définit et met en place une politique de gestion des comptes utilisateurs et mot de passe permettant de garantir l identification des personnels utilisateurs de LAGON et l intégrité des données hébergées par LAGON Gestion des profils utilisateurs Le Titulaire définit et met en place une politique de gestion des profils utilisateurs. Cette fonction a pour objet d accorder à chaque utilisateur du système LAGON les privilèges suffisants et nécessaires à la réalisation des travaux lui incombant. L accès aux dossiers d une population, aux processus de gestion métier, est contrôlé sur la base du profil utilisateur affecté à chaque utilisateur Exigences de sécurité périmétrique Les mesures en couverture des exigences de sécurité périmétrique ont pour objectif de mettre en place des zones de confiance pour les échanges sur les réseaux de communication. Les frontières entre ces zones sont contrôlées à plusieurs niveaux afin de protéger les traitements et données sensibles du système. L étanchéité entre chaque zone de confiance doit être assurée par un point unique d échange qui est généralement constitué par un équipement implémentant des fonctions de «filtrage». En entrée/sortie de ces «espaces d échanges de confiance», chaque point réalise le contrôle d accès et assure la traçabilité des flux au niveau des couches basses du modèle OSI. Le principe du contrôle des flux doit s appuyer sur la définition d une «matrice de connectivité» qui identifie et classe chacun des types de flux de communications en fonction des autorisations ou interdictions d échanges vis-à-vis de chaque zone de confiance. Le principe fondamental d application de la matrice de connectivité est que tout flux non déclaré dans cette matrice est strictement interdit. 99

100 Le Titulaire doit détailler les différentes «zone de confiance» qu il propose de mettre en place ainsi que les règles et principes qu il identifie pour construire la matrice de connectivité du système LAGON 7.5 Déclaration du traitement auprès de la CNIL Système de gestion de données à caractère personnel, LAGON nécessite une autorisation de la CNIL préalablement à sa mise en production. En tant que responsable du traitement, le SMA est en charge de la présentation du dossier de demande d autorisation de traitement auprès de la CNIL. Pour se faire, le SMA s appuie sur la documentation élaborée par le Titulaire dans le cadre du présent marché, notamment sur la description des mesures de sécurité mises en œuvre. A ce titre, le Titulaire fournit au SMA le descriptif des mesures de sécurité prévues pour LAGON dans un délai compatible avec les contraintes de la CNIL, soit 4 mois avant la mise en production de LAGON. L autorisation du traitement LAGON par la CNIL est un pré-requis à sa mise en production. L autorisation du traitement LAGON par la CNIL fait donc partie des exigences préalables au prononcé de la recette des travaux de réalisation de LAGON. 100

101 8 Exigences organisationnelles 8.1 Comités de suivi du marché Le pilotage du présent marché : Relève des charges d encadrement prévues par le titulaire pour la réalisation des prestations forfaitaires et unitaires objets du présent marché ; Concerne les Parties suivantes : o Le SMA, maîtrise d ouvrage du projet LAGON et responsable à ce titre du pilotage (contractuel et opérationnel) et du financement du présent marché ; o Le titulaire, qui assure l exécution des travaux (et ses éventuels sous-traitants) ; S effectue à plusieurs niveaux : o o Un Comité de Pilotage chargé des arbitrages ou de l identification de solutions en cas de difficultés majeures dans l exécution du marché (orientations techniques de fond, interprétations conflictuelles, ), du contrôle de l organisation générale et de l exécution des prestations ; Un Comité de Suivi chargé d assurer le suivi opérationnel des travaux, d instruire les points d arbitrage de niveau opérationnel (points fonctionnels, techniques, ) et de fournir les éléments nécessaires à la tenue des Comités de pilotage. Ils réunissent à la fois des représentants du SMA et des représentants du titulaire du marché. La composition précise de chaque comité est fixée au lancement du marché, étant entendu que les parties se réservent la possibilité d y rajouter toute personne jugée utile compte tenu de l ordre du jour, sous réserve d avoir communiqué à l autre partie les coordonnées et les fonctions de cette personne trois (3) jours ouvrés au moins avant la date de la réunion. La fréquence standard de réunion des différents comités précités est définie comme suit : En phase de construction (Jusqu au prononcé de la VSR) En phase d exploitation & d évolutions ultérieures (Après prononcé de la VSR) Comité de Pilotage Mensuelle Trimestrielle Comité de suivi Selon le besoin (fréquence hebdomadaire à bimensuelle) Mensuelle Les réunions des comités se tiennent dans les locaux de l Etat-major du SMA ou, exceptionnellement et avec accord du SMA, dans les locaux du titulaire du marché ou tout autre lieu. Le secrétariat des comités est assuré par le titulaire du marché. Il se charge de la production : Des ordres du jour et des supports de présentation ; Des comptes-rendus de réunion, qu il adresse aux membres pour validation. L ordre du jour est adressé aux membres du comité deux (2) jours avant la tenue de la réunion pour validation. Le compte-rendu est adressé par courrier électronique aux membres du comité pour 101

102 validation dans les trois (3) jours ouvrés qui suivent la réunion. Les membres disposent alors de cinq (5) jours ouvrés à compter de la réception du compte-rendu pour faire part de leurs retours et procéder à la validation du compte-rendu. Sans retour des membres à l issue des cinq (5) jours ouvrés, le compte-rendu est considéré validé en l état. Les décisions de ces comités ne peuvent pas modifier les bases du marché, sauf si elles sont ratifiées par un avenant signé par les deux parties ayant autorité pour ce faire sur le plan juridique. Toute demande de modification est adressée au représentant du SMA. Aussi, les décisions prises dans le cadre de ces comités, même arrêtées d un commun accord, ne peuvent dégager le titulaire du marché de sa responsabilité de maître d'œuvre Le Comité de pilotage Le Comité de Pilotage est le point central d échange d informations et de coordination du marché. Il est présidé par le directeur de projet du SMA ou par son représentant et comprend à minima le directeur de projet du titulaire. Sa composition précise est fixée au lancement du marché et à la première réunion du comité de pilotage Préalablement à la tenue de chaque Comité de Pilotage, le titulaire du marché prépare un rapport d avancement des prestations qu il adresse au SMA deux (2) jours ouvrés avant la tenue du comité de pilotage. Lors de sa première réunion, qui se tient au plus tard 1 mois après le démarrage des travaux, le Comité de Pilotage détermine les modalités pratiques de son fonctionnement. Il a pour objet : D échanger les informations nécessaires au bon déroulement du marché ; De définir les critères d avancement des travaux du titulaire du marché au regard de chacune des fournitures ainsi que les justifications associées, en vue de permettre au titulaire du marché de constituer les rapports d avancement ; De s assurer du respect du calendrier global du projet et des niveaux d engagement de résultat ; De suivre, coordonner et contrôler l exécution des prestations objets du présent marché ; De gérer les risques liés au pilotage du marché, notamment les risques SSI ; De vérifier la cohérence des tâches et synchroniser les opérations nécessaires à l exécution des prestations sur la base des délais impératifs fixés par le marché ; D examiner l adéquation des moyens aux besoins : moyens humains et logistiques affectés au projet ; De procéder aux arbitrages éventuellement remontés par le comité de suivi ; De vérifier la mise en œuvre des processus de gestion de projet et des indicateurs de pilotage définis en début de marché ; De s assurer que les actions d amélioration proposées par le Comité de suivi sont effectuées conformément aux engagements pris lors du dit comité ; D assurer le suivi contractuel du déroulement du marché (émission des ordres de service, des bons de commande, des PV de réception, ) ; De valider les montées de version, leurs périmètres, les conditions de leurs VABF et VSR dans les limites fixées au CCAP ; De valider les commandes d unités d œuvres définies à la grille de prix ; D apporter une solution aux litiges et aux divergences d interprétation du marché avant de les remonter, si nécessaire, au Comité de surveillance ; D acter la mise en œuvre des pénalités ; De prendre toute décision relative notamment : o A la nécessité de passer un avenant ; o Au remplacement du directeur de projet Le Comité de suivi Le Comité de suivi est chargé d'assurer le suivi opérationnel des prestations objets du marché et de fournir les éléments nécessaires à la tenue des comités de pilotage. 102

103 Il est présidé par le chef de projet du SMA et comprend a minima : Le directeur de projet du titulaire ; Les chefs de projets du titulaire concernés par les travaux en cours ; Sa composition précise est fixée au lancement du marché et à la première réunion du comité de suivi. Il a pour objet : D assurer le suivi d activité du projet : o Suivi des différents calendriers ; o Suivi des plans d actions ; o Suivi des livrables ; o Compte-rendu des travaux ; De proposer les tableaux de bord et outils nécessaires au suivi d activité du projet, de mettre en place et d assurer l utilisation continue et l évolution de ces outils ; De suivre la production des tableaux de bord ; D expliquer les tendances et les écarts constatés pour chaque tableau de bord et proposer des actions d amélioration ; De suivre les travaux de conception, de développement, de maintenance, de validation et d'intégration ; De planifier les mises en production ; De suivre les incidents, mesurer l impact sur les niveaux de service ; D identifier les actions prises ou à prendre pour pallier ou corriger définitivement l incident ; De mettre en place et maintenir en condition opérationnelle le processus d escalade et vérifier sa bonne application ; De convenir des sujets et alertes à porter au niveau du Comité de pilotage ; De définir le contenu détaillé des livrables attendus du titulaire au titre du marché et d organiser la validation ; Afin de mener à bien ses missions, le Comité de suivi peut décider de la création de comités ad hoc dédiés à des sujets particuliers, par exemple (liste non exhaustive) : o o o o Un comité de validation en charge de la préparation et du suivi des campagnes de VABF ; Un comité «Exploitation/supervision», à compter de la mise en exploitation des sous-systèmes, pour procéder à des revues régulières des niveaux de services, des incidents survenus, ; Un comité «Planification», afin de préparer les évolutions fonctionnelles et leur mise en œuvre ; Un comité «Gestion de crise» (réuni sur demande du SMA ou du titulaire, selon les besoins). 103

104 8.2 Indicateurs de pilotage Indicateurs projet Dans le cadre de sa prestation de pilotage (cf Erreur! Source du renvoi introuvable. Prestations transverses), et à l occasion des instances de suivi et de pilotage du projet, le Titulaire produit un dossier de pilotage comprenant notamment les indicateurs permettant de qualifier : L avancement général du projet ; L avancement des livrables et le respect des jalons de chaque phase ; Le respect des délais de fourniture des tableaux de bord et des dossiers de pilotage attendus ; Le respect des délais de fourniture des comptes rendus de comité ; La rotation des effectifs du Titulaire affectés au projet LAGON (suivi des entrées / sorties au sein de l équipe projet). Ces indicateurs sont personnalisés selon la phase du projet (liste non limitative) : Durant la phase d intégration : o Taux d avancement des tests d intégration par domaine fonctionnel ; o Nombre d anomalies détectées ; Durant la phase de recette : o Délai de correction des anomalies détectées en recette en fonction de la gravité des anomalies ; o Nombre de tickets traités par période ; o Nombre de tickets par statut (ouvert, affecté, pris en compte, service rétabli, en attente de livraison, en attente utilisateur, clos) ; Pour la reprise des données : o Nombre de dossiers en anomalie ; o Nombre d anomalies détectées ; o Nombre de dossiers repris correctement Indicateurs de qualité de service Pilotage Le Titulaire fournit a minima les indicateurs contractuels de suivi de sa prestation à chaque comité de pilotage du projet LAGON, et a minima à une fréquence mensuelle durant les phases de conception, réalisation, intégration, recette et déploiement. 104

105 N Indicateurs de qualité de services IP1 IP2 IP3 Fourniture du tableau de bord de pilotage. Fourniture des supports de présentation aux comités et production des comptes-rendus Respect du planning de livraison des phases projet définies au CCTP pour la v1 de LAGON et des projets d évolution (planning défini dans l étude d impact) Période de calcul 12 mois glissants 12 mois glissants Sur chaque projet Les modalités de calcul des pénalités sont explicitées au CCAP. Exigence Fourniture à chaque comité de pilotage Fourniture à chaque comité de pilotage et de suivi Retard calendaire inférieur à 10% du délai de réalisation Seuil de déclenchement des pénalités Déclenchement de pénalités dès le 1 er suivi manquant ou au premier dépassement de délai Phase de recette Pendant la phase de recette, 3 niveaux de gravité des anomalies détectées sont définis : Anomalie bloquante : non-conformité empêchant le travail d une personne, d un logiciel ou d un matériel, ou affectant la disponibilité, l intégrité, la confidentialité, l auditabilité du système LAGON ; Anomalie majeure : non-conformité qui rend une ou plusieurs fonctions ou documentations indisponibles mais pour laquelle il existe une solution de contournement en attendant correction ; Anomalie mineure : non-conformité qui rend une fonction ou la documentation incorrecte, provoquant une simple gêne. A l issue de la phase de recette, la Validation d Aptitude peut être prononcé selon les modalités décrites au CCAP et selon les qualifications des anomalies telles que définies supra Phase de maintien en conditions opérationnelles Pendant la phase de maintien en conditions, les 3 niveaux de gravité des anomalies définies supra sont également utilisés. La qualité de la prestation de maintien en conditions opérationnelle est mesurée sur la base du délai de traitement de ces anomalies. 105

106 N Indicateurs de qualité de services IQ1 IQ2 IQ3 IQ4 Délai de traitement d une demande de correction bloquante. Délai de traitement d une demande de correction majeure. Délai de traitement d une demande de correction mineure. Délai de réponse à une demande au support Période de calcul Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre Exigence Fourniture d un correctif valide dans un délai maximum de 1 jour ouvré suite à transmission de la demande au Titulaire Fourniture d un correctif valide dans un délai maximum de 5 jours ouvrés suite à transmission de la demande au Titulaire Fourniture d un correctif valide dans un délai maximum de20 jours ouvrés suite à transmission de la demande au Titulaire Fourniture d une 1 ère réponse qualifiée dans un délai maximum de 1 jour ouvré suite à transmission de la demande au Titulaire IQ5 Disponibilité Trimestre Respect de l exigence de disponibilité définie au CCTP Seuil de déclenchement des pénalités Déclenchement de pénalités en cas de non respect de l exigence sur la période Déclenchement de pénalités en cas de non respect de l exigence sur la période 8.3 Critères de définition des profils L équipe mobilisée par le Titulaire comprend a minima : Un directeur de projet, présentant une expérience de plus de 10 ans en projet de mise en œuvre de système d informations, principalement dans le domaine de la gestion des ressources humaines et du pilotage en contexte public ; Un chef de projet, présentant une expérience de plus de 6 ans en projet de mise en œuvre de système d informations, principalement dans le domaine de la gestion des ressources humaines et du pilotage en contexte public ; L équipe du Titulaire peut également comporter : Un ou plusieurs consultants / développeurs séniors, présentant plus de 4 ans d expérience en projet de mise en œuvre, notamment sur les technologies proposées par le Titulaire ; Un ou plusieurs consultants / développeurs juniors ayant une première expérience des projets de mise en œuvre. 106

107 9 Détail des prestations attendues 9.1 Conception du système LAGON Objet Il s agit pour le Titulaire de réaliser les travaux de conception générale et de conception détaillée du Système d'information Lagon : Concevoir la solution logicielle et, le cas échéant, ses interfaces avec les applications environnantes ; Définir l architecture technique de la solution ; Définir les modalités de migration des données ; Réaliser et rendre accessible le référentiel documentaire sur le périmètre concerné ; Identifier les arbitrages nécessaires au respect du délai, du périmètre et des coûts du projet Tâches attendues Il s agit pour le Titulaire de réaliser au moins les actions suivantes : Définir un programme de travail avec l équipe SMA pour les phases de conception générale et détaillée, sur les plans fonctionnel et technique Organiser et animer les contacts avec le SMA nécessaires à la conduite de la prestation, sur l adéquation fonctionnelle et technique, les échanges inter applicatifs, la migration des données et l ergonomie de la solution proposée : o A partir de l expression des besoins formalisée dans le CCTP et des caractéristiques des logiciels mis en œuvre par le Titulaire, conduire les tâches de conception fonctionnelle, technique et ergonomique, générale et détaillée permettant de décrire en particulier : Par domaine fonctionnel : les processus cibles pour les différents types d utilisateurs, les tables structurantes, les fonctions paramétrées, les fonctions spécifiques, les interfaces (le cas échéant), le périmètre des données à reprendre, les programmes de reprises des données, les états réglementaires, les états de pilotage ; Pour l ensemble du système : Les principes d ergonomie retenus et leurs modalités pratiques d application au sein de LAGON, en cohérence avec l engagement du Titulaire en la matière ; L architecture technique et notamment les modalités de synchronisation des serveurs central / locaux, et de commande à distance des instances déployées localement ; Constituer le référentiel documentaire du périmètre concerné ; Identifier les points à préciser et les arbitrages à prendre, en particulier lors de la prestation de conception détaillée, avec les dates «au plus tard» (règles de gestion, orientations organisationnelles, modèles d états, etc.) ; Organiser une revue de la documentation de définition et de spécification du périmètre concerné par la prestation. 107

108 9.1.3 Livrables Les principaux résultats attendus du Titulaire sont les suivants : Programme de travail pour les étapes de conception générale et détaillée, fonctionnelle et technique ; Référentiel documentaire stabilisé, définissant le périmètre concerné, comprenant : o Dossier de conception générale comprenant : Dossier d adéquation fonctionnelle des processus SMA dans Lagon, avec renvoi aux spécifications générales ; Spécifications générales des fonctions à paramétrer ; Spécifications générales des développements identifiés ; Spécifications générales des éditions à produire ; Spécifications générales des interfaces (le cas échéant) ; Dictionnaire de données mis à jour ; Dossier d ergonomie de la solution LAGON, présentant les principes d ergonomie mis en œuvre ; Dossier d architecture technique et d exploitation (sur un premier niveau d orientations) ; o Dossier de conception détaillée comprenant : Dossier d adéquation fonctionnelle des processus SMA dans Lagon, avec renvoi aux spécifications détaillées ; Spécifications détaillées fonctionnelles et techniques des fonctions à paramétrer ; Spécifications détaillées fonctionnelles et techniques des développements identifiés ; Spécifications détaillées fonctionnelles et techniques des éditions à produire ; Spécifications détaillées fonctionnelles et techniques des interfaces ; Dictionnaire de données complété dans sa partie technique (identification des champs dans l application cible) ; Dossier d ergonomie de la solution LAGON, présentant notamment une maquette de la solution ; Dossier d architecture technique et d exploitation. Liste formalisée des sujets demandant un approfondissement ou/et des précisions ou/et un arbitrage pour les étapes de conception générale et détaillée, fonctionnelle et technique Délai de réalisation Le délai de réalisation maximal de la prestation de conception du système LAGON est de 5 mois. 9.2 Réalisation du système LAGON Objet Il s agit pour le Titulaire d effectuer le paramétrage l ensemble des modules applicatifs fournis dans le cadre du SI Lagon et de réaliser les développements spécifiques définis lors de la prestation de conception. Le Titulaire réalise également le programme de reprise des données. Au cours de cette prestation, le Titulaire s assure de l adéquation de sa livraison aux besoins fonctionnels, contraintes techniques et niveaux de services exprimés par le marché. 108

109 La prestation intègre aussi la préparation, la réalisation et la documentation des tests unitaires, sur l environnement de développement : Des composants paramétrés et des composants spécifiques, destinés ensuite, dans le cadre de la prestation Erreur! Source du renvoi introuvable. Erreur! Source du renvoi introuvable., à être assemblés entre eux ; Des interfaces éventuelles ; Des programmes de reprise de donnée (cf dédié). Enfin, cette prestation comprend également la mise en place et la mise à jour des fonctions d aide en ligne à destination des utilisateurs Tâches attendues Il s agit pour le Titulaire de réaliser au moins les actions suivantes : Effectuer ou modifier le paramétrage du / des logiciels constitutifs de Lagon ; Réaliser les développements spécifiques (données, programmes, éditions ) ; Développer les solutions d aide en ligne ; Définir et exécuter les tests unitaires et de validation pour l ensemble des fonctions paramétrées et développées, sur environnement de paramétrage / développement ; Effectuer la mise à jour de la documentation de conception fonctionnelle, technique et ergonomique ; Documenter les fonctionnalités paramétrées et développées ; Documenter les tests unitaires Livrables Les principaux résultats attendus du Titulaire sont les suivants : Paramétrage opérationnel pour l ensemble des composants paramétrés et conforme aux besoins ; Développements opérationnels pour l ensemble des composants spécifiques et conformes aux besoins ; Aide en ligne intégrée au système ; Dossiers de paramétrage fonctionnel et technique pour les fonctions paramétrées mis à jour ; Dossiers de spécifications fonctionnelles et techniques des développements spécifiques mis à jour ; Dossier de conception fonctionnelle, technique et ergonomique mis à jour et complété en fonction de l ensemble des informations disponibles ; Dossiers de tests unitaires réalisés par le Titulaire (pour chaque niveau : cas de tests mis en œuvre et pour chacun d eux, scénarios de tests, jeux d essais, résultats attendus et obtenus) ; Tests unitaires réalisés pour l ensemble des fonctions paramétrées et développées Délai de réalisation Le délai de réalisation maximal de cette prestation est de 4 mois et 2 semaines. 9.3 Tests d intégration Objet Il s agit pour le Titulaire : 109

110 D installer et de garantir le bon fonctionnement de l environnement d intégration du SI ; De réaliser les tests d intégration de l ensemble de la livraison : tests d ensemble fonctionnels et techniques et en particulier de non régression d ensemble, de performances, les tests aux limites, les interfaces, etc., sur l environnement d intégration du SMA ; De fournir au SMA les scénarios, jeux et comptes rendus des tests qu il aura effectués ; D assister le SMA dans ses opérations de vérification Tâches attendues Rédiger ou mettre à jour la documentation d installation de la livraison sur l environnement informatique d intégration ; Assurer le basculement du système dans l environnement informatique d intégration et, si nécessaire, mettre en œuvre les postes utilisateurs nécessaires à la vérification ; Réaliser les tests internes au Titulaire de bon fonctionnement du système ; Définir des scénarios applicatifs permettant de vérifier le bon fonctionnement d ensemble des fonctions paramétrées et développées ainsi que les aspects contractuels de disponibilité, de temps de réponse et de sécurité ; Réaliser l ensemble des tests en déroulant les scenarii définis dans l environnement d intégration ; Identifier les risques que les niveaux de service contractuels ne soient pas atteints (performance, disponibilité, sécurité) ; Définir et mettre en œuvre les actions nécessaires à la gestion de ces risques et à l obtention des niveaux de service attendus ; Livrer les composants applicatifs et la documentation fonctionnelle et technique à jour ; Mettre l ensemble de la documentation en cohérence avec la configuration applicative produite ; Livrables Système assemblé et testé par le Titulaire, installé sur l environnement informatique d intégration du SMA ; Dossiers des tests internes d intégration, fonctionnels et techniques (degré de couverture, cas de tests mis en œuvre et pour chacun d eux, scénarios de tests, jeux d essais et origine des données de test, résultats attendus et obtenus, scénarios et comptes rendus des tests de performance, de disponibilité et de sécurité) ; Comptes rendus des tests d intégration ; Documentation fonctionnelle, technique et d installation sur l environnement informatique d intégration du SMA à jour, cohérente avec la configuration logicielle ; Dossier d exploitation de la solution LAGON et de sa machine virtuelle Délai de réalisation Le délai de réalisation maximal de cette prestation est de 1 mois et 2 semaines. 9.4 Appui à la recette de la solution Objet Il s agit pour le Titulaire : 110

111 D installer et de garantir le bon fonctionnement de l environnement de recette du système LAGON ; Garantir au SMA de bonnes conditions de réalisation des tests de réception sur l ensemble de la solution tests de réception fonctionnelle et technique d ensemble et en particulier : de performance, de sécurité, de disponibilité ; interfaces (le cas échéant) ; De fournir au SMA les jeux de données nécessaires à la réalisation de ces tests ; De corriger les anomalies détectées durant la recette ; De mettre à jour l ensemble de la documentation fonctionnelle et technique afin d assurer son alignement avec la solution livrée Tâches attendues Assurer le basculement du système dans l environnement informatique de réception ; Rédiger ou mettre à jour la documentation d installation de la livraison sur l environnement informatique de réception ; Identifier les risques de non atteinte des niveaux de service contractuels (dans les domaines performances, sécurité etc.) ; Définir et mettre en œuvre les actions nécessaires à la gestion de ces risques et à l obtention des niveaux de service attendus ; Fournir une solution de gestion des anomalies, accessible par le SMA (type «Mantis») ; Traiter les demandes utilisateurs (diagnostic sur la demande, correction, réponse utilisateur) ; Fournir un support technique durant tout le déroulement de la recette ; Livrer les composants applicatifs et la documentation fonctionnelle et technique à jour ; Mettre l ensemble de la documentation en cohérence avec la configuration applicative produite Livrables Système assemblé et testé par le Titulaire, installé sur l environnement informatique de réception du SMA ; Solution de gestion des anomalies ; Documentation fonctionnelle, technique et d installation sur l environnement informatique d intégration du SMA à jour, cohérente avec la configuration logicielle ; Fiches d anomalies détectées pendant la recette traitées Délai de réalisation Le délai de réalisation maximal de cette prestation est de 2 mois. A l issue de la phase de recette, le SMA peut prononcer la Validation d Aptitude du système LAGON selon les conditions précisées au CCAP. Durant cette phase, le SMA pourra organiser des tests utilisateurs permettant d observer les difficultés liées à l ergonomie de la solution LAGON selon la démarche suivante : 1. Analyse de la demande : fonctionnalités que l on souhaite évaluer ; 2. Sélection d un panel représentatif d utilisateurs ; 3. Elaboration d un scénario de tâches à réaliser ; 4. Banc d essai par les utilisateurs, recueil de commentaires ; 5. Analyse des données à l aide des critères ergonomiques Bastien & Scapin ; 111

112 6. Diagnostic et rapport de synthèse. Le test utilisateur permet d impliquer les futurs utilisateurs dans la finalisation du projet, assure une meilleure adéquation du logiciel à leurs besoins, son appropriation progressive préalablement au déploiement et participe à une meilleure acceptation du changement des modes de travail. 9.5 Mise en production et déploiement Objet Cette prestation couvre le basculement en production de l applicatif LAGON et l accompagnement du SMA dans les 1ers mois d utilisation de LAGON. Il s agit pour le Titulaire : De former les utilisateurs du SMA à l application LAGON ; D assister les équipes techniques du SMA dans les procédures d installation du SI Lagon dans les environnements informatiques concernés (production), et de vérifier l installation finale ; De réaliser le processus de basculement sur l ensemble de la trajectoire de déploiement (site pilote / vagues ultérieures de déploiement) ; D assurer le support de la solution LAGON durant la période de déploiement Tâches attendues Le Titulaire réalise a minima les actions suivantes : Formaliser les supports de formation à destination du personnel du SMA. 2 supports différencies sont a minima réalisés : o 1 support à destination des utilisateurs finaux du SMA ; o 1 support à destination des personnels en charge de l administration fonctionnelle et technique de LAGON ; Former les formateurs relais LAGON, à raison de 2 personnels du SMA par régiment ou détachement : Un référent métier LAGON et un administrateur local de la solution. L administrateur local doit également être formé à l applicatif LAGON ; Installer et de garantir le bon fonctionnement des environnements de pré production et de production du SI ; Réaliser le basculement de l applicatif LAGON, de la machine virtuelle LAGON et des données reprises sur l environnement de production (chargement de la base, assistance à la mise en production, etc.) ; Assister le SMA pour les différentes phases du déploiement de l application sur les postes de travail utilisateurs (pour l ensemble des sites concernés) ; Assister le SMA pour les tests de réception nécessaires en environnement de production sur données réelles ; S assurer du respect des niveaux de service contractuels (dans les domaines performances, disponibilité, sécurité, etc.) ; Assurer le support aux utilisateurs selon les modalités définies ; Assurer la correction des anomalies rencontrées durant la phase de déploiement ; Assurer une solde en double (entre le système LAGON et l actuel Pack GP) sur une durée de 2 mois pour chaque population déployée ; Mettre à jour la documentation pour qu elle soit cohérente avec la configuration logicielle testée, corrigée et déployée : dossier de conception (dont spécifications fonctionnelles et techniques détaillées), dossiers de paramétrage et de programmation, dossier d installation, dossier d exploitation, d administration et de supervision, etc. 112

113 9.5.3 Livrables Les principaux résultats attendus du Titulaire sont les suivants : Supports de formation ; Applicatif LAGON et sa machine virtuelle recettés et installés sur l environnement de production opérationnel des différents sites du SMA ; Données sources reprises en environnement de production et ensemble des livrables liés à la reprise des données attendus préalablement à la mise en production ; Support aux utilisateurs mis en place ; Maintenance corrective de LAGON pendant la durée du déploiement ; Documentation fonctionnelle, technique, d installation, d exploitation, d'administration, et de supervision à jour, cohérente avec la configuration logicielle Délai de réalisation : La mise en production et le déploiement de l applicatif LAGON est réalisé en 2 temps : Une première phase pilote d une durée de 1 mois permet la mise en production de l applicatif LAGON pour une unité opérationnelle du SMA (régiment outre-mer ou détachement) ; Une phase de généralisation permet la mise en production de LAGON pour l ensemble de la population ciblée. Cette phase se clôture au plus tard le 31/01/ Maintien en conditions opérationnelles Objet Il s agit pour le Titulaire de conduire les actions permettant de maintenir en état de bon fonctionnement l ensemble des composants applicatifs du SI Lagon livrés dans le cadre du marché, concernant des fonctionnalités ou évolutions qui sont couvertes par des développements spécifiques, dans le respect des niveaux de service fixés par le marché. Ainsi, dans le cadre de cette prestation, il revient notamment au Titulaire : D'assurer le support de second niveau des solutions livrées au SMA : o o Le Titulaire assure une permanence téléphonique joignable par les référents LAGON du SMA (numéro non surtaxé, 1 à 2 référents LAGON pour chaque emprise du SMA : Etat-major, régiments outre-mer, détachement métropolitain) de 9h à 18h du lundi au vendredi hors jours fériés ; Le Titulaire met à disposition une solution de remontée des incidents rencontrés par les utilisateurs, accessibles par les référents LAGON du SMA, possiblement une solution identique à celle proposée en phase de recette pour la gestion des anomalies ; De prendre en compte et de corriger l ensemble des anomalies ou incidents signalés par le SMA concernant l ensemble applicatif livré (sur l ensemble des environnements utilisés en fonction de l étape : développement, intégration, réception, pré-production, production, formation), puis de relivrer, après correction des anomalies et tests, l ensemble des fournitures concernées en respectant les procédures de livraison et mise en exploitation au sein des différentes instances de la solution (en central et dans les 8 instances locales). Les livraisons réalisées par le Titulaire dans le cadre du maintien en conditions opérationnelles de la solution livrée peuvent concerner le paramétrage et les développements réalisés par le Titulaire dans le cadre du présent marché ou les corrections des solutions du marché sur lesquelles peut éventuellement s appuyer LAGON (livraison des correctifs fournis par l éditeur de la solution socle) Tâches attendues Il s agit pour le Titulaire de réaliser au moins les actions suivantes : 113

114 Définir et mettre en œuvre un protocole de maintenance à distance des 8 instances locales du système LAGON (tâche réalisée au titre de la prestation de conception) ; Mettre à disposition un support téléphonique et une plate-forme de gestion des incidents ; Analyser toutes les signalisations d incidents ou d anomalies transmises par le support de premier niveau en provenance du SMA ; Identifier les causes de chaque incident et anomalie ; Lancer les actions correctives en fonction du degré de sévérité de l incident ou de l anomalie (caractère bloquant ou non bloquant) attribué par le SMA, Apporter si nécessaire une solution de contournement aux défaillances constatées, avant correction définitive ; Tenir informé le SMA de l avancement du traitement de l incident ou de l anomalie jusqu au retour à une situation normale ; Coordonner les interventions des différents acteurs jusqu au retour à une situation normale ; Elaborer les spécifications des composants à modifier puis procéder au développement, aux tests, à la préparation de la livraison (en coordination avec les éventuelles modifications de paramétrage) et à la mise à jour de la documentation correspondant à la correction de l anomalie ; Si nécessaire, développer et documenter les outils pour corriger les bases de données en exploitation éventuellement détériorées par l anomalie et effectuer les procédures de correction des bases ; Livrer la nouvelle version corrigée du système, y compris la documentation et les composants sources associés ; Effectuer toutes les opérations nécessaires à une remise en ordre de marche conforme du système d information dans son ensemble ; Veiller à la disponibilité, à la performance et à la sécurité du système mis en œuvre ; Organiser et assurer le transfert régulier de compétences aux équipes du SMA associées à celle du Titulaire, pour la réalisation, la maintenance, l administration et l exploitation du système ; Anticiper et identifier les paliers techniques et mettre en cohérence les différents composants matériels et logiciels du SI Lagon ; Informer le comité ad hoc de l activité de maintien en conditions opérationnelles Livrables Les principaux résultats attendus du Titulaire sont les suivants : Procédures de gestion du support et de la maintenance corrective ; Cellule de support mise en œuvre, joignable par support téléphonique et via une plate-forme de gestion des incidents fournie par le Titulaire ; Fiches des anomalies ou incidents renseignées ; Ensemble des paramétrages, développements, outils du système corrigé, avec documentation mise à jour, Dossiers de tests des différents niveaux actualisés et à jour, Système corrigé déployé sur les différents environnements définis par le marché dans le respect du contrat de service, Ensemble applicatif concerné maintenu en conformité et opérationnel pour les utilisateurs ; 114

115 Synthèse mensuelle de l activité de maintien en conditions opérationnelles : o o Synthèse des demandes reçues Indicateurs de traitements des demandes (anomalies en cours par niveau de gravité, délai de traitement, ) Délai de réalisation Le délai de réalisation de cette prestation est de 3 mois. Cette prestation est commandée autant de fois que nécessaire sur la durée du marché, à partir de la mise en production de LAGON jusqu à la fin du marché. 9.7 Evolutions de LAGON En fonction de ses besoins, le SMA peut commander au Titulaire des prestations d évolution du système LAGON. Ces évolutions peuvent être simples (par exemple : modification d un traitement existant) ou complexe (par exemple : création d un nouveau module intégré au système LAGON). Ces évolutions sont réalisées en «mode projet», le Titulaire ayant une obligation de réussite des projets. Pour ce faire, les prestations d évolutions sont organisées de la manière suivante : 115