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1 E-bulletin des services d assurance automobile Janvier 2010 Numéro 1 L e-bulletin des services d auto-assurance contient des renseignements récents à l attention des intervenants du secteur de l assurance-automobile au sujet des activités réglementaires de la Direction des services automobile de la Commission des services financiers de l Ontario. Cette Direction surveille la réglementation et le soutien du système de l assuranceautomobile. Le 29 janvier 2010 Contenu : Améliorer le processus de dépôt des taux d assuranceautomobile Examen des dépôts par TACR Efficience grâce au SACRTTC Mesures de la performance clés Équipes de TACR Le bulletin est produit et distribué par la Commission des services financiers de l Ontario (CSFO). Pour plus d information, visitez le site Web de la CSFO, à Message du directeur La CSFO est heureuse de publier un e-bulletin des services d assuranceautomobile à l attention des intervenants du secteur de l assuranceautomobile. Le bulletin s inscrit dans le cadre de nos efforts en vue d améliorer constamment nos services et de veiller à répondre aux attentes de nos clients et à leur faire comprendre leurs responsabilités. Dans l énoncé des priorités de 2009, la CSFO a souligné le besoin de collaborer avec les intervenants à l amélioration du processus d approbation du dépôt des taux. Notre premier bulletin est centré sur le travail de l Unité des taux et de la classification des risques (TACR) et décrit comment les assureurs peuvent contribuer à améliorer le processus de dépôt. Le bulletin tient également les intervenants au courant de l'avancement des réformes du secteur de l assurance-automobile. Nous prévoyons de publier un bulletin tous les six mois, ainsi que des numéros spéciaux au besoin. Nous espérons que notre premier numéro vous plaira. Merci. Darlene Hall Directrice Direction des services -automobile

2 Améliorer le processus de dépôt des taux d assuranceautomobile Afin d assurer une efficience maximale du processus de dépôt des taux d assuranceautomobile, il est indispensable d instaurer une approche de partenariat. Nos engagements envers le service Pour un service de qualité Pour améliorer le processus de dépôt des taux, le personnel de la CSFO prend les mesures suivantes : ; Améliorer régulièrement (après consultation auprès des assureurs) les Directives relatives aux dépôts des taux et notes techniques de la CSFO afin de les rendre aussi claires que possibles. ; Mettre à jour et afficher régulièrement les hypothèses de la CSFO. ; Organiser des réunions avant le dépôt selon les besoins, afin de comprendre les objectifs et assurer que les dépôts ont lieu en temps opportun. ; Communiquer régulièrement avec les intervenants de la façon suivante : a. Envoi d un accusé de réception à la réception d un dépôt de taux; b. Envoi d un avis de dépôt incomplet si des documents manquent; c. Envoi de questions techniques en vue d améliorer la compréhension du dépôt. d. Envoi d une lettre après l approbation du dépôt qui décrit les problèmes à résoudre à l'avenir afin d améliorer le processus d approbation pour le prochain dépôt. ; Travailler avec le Bureau d assurance du Canada (BAC), par le biais de la Canadian Auto Insurers Rate Regulators Association (CARR), en vue d harmoniser les exigences de dépôt dans la mesure du possible. Responsabilités des intervenants Vous pouvez contribuer à l efficacité du système en prenant les mesures suivantes : ; Demander une rencontre avec le personnel de l'unité des taux et de la classification des risques (TACR) avant le dépôt si vous proposez des changements importants. ; Étudier les Directives relatives aux dépôts et les notes techniques avant le dépôt. ; Étudier soigneusement vos changements proposés afin d éviter de devoir modifier le dépôt après son envoi à TACR. ; Faire examiner vos documents par des pairs pour assurer l exactitude des documents avant de les envoyer à TACR. ; Expliquer tout changement important des hypothèses avant le dépôt. ; Soumettre les documents par le biais du Système automatisé de communication de renseignements techniques sur les taux et les classifications (SACRTTC). ; Désigner une personne-ressource principale pour le dépôt afin d éviter tout renseignement contradictoire et d accélérer le processus d approbation. ; Inclure une table des matières, des numéros de page, des renvois aux pièces ainsi qu une police de caractères lisible dans les documents déposés. Examen des dépôts par TACR Nous procédons à un examen du processus de dépôt afin de cerner les domaines où les directives pourraient être améliorées et les délais d examen et d approbation raccourcis. Consultez les lignes directrices de la CSFO sur notre site Web à La CSFO collabore avec le BAC et les membres de CARR à l élaboration de profiles de taux uniformisés. Nous recommandons de tenir une réunion avant le dépôt si vous prévoyez des changements importants. La première étape de l examen porte sur la qualité des documents déposés. Le système d évaluation de la qualité se fonde sur les critères énumérés ci-dessous. Au 31 octobre 2009, près d un tiers des dépôts des taux d assurance pour les voitures de tourisme-majeur était noté «au-dessous de la moyenne». 2

3 Quality Service is our Commitment Nous instaurons un nouveau système de notation de la qualité des dépôts des compagnies Qualité Le dépôt est complet; très bien documenté, organisé et structuré; très facile à suivre et comprendre; toutes les pièces et explications sont présentes et correctes; renseignements très précis; bons résumés. Le dépôt est complet; ni Au-dessous de la moyenne ni Bonne. Le dépôt est incomplet; mal organisé et mal documenté; difficile à suivre et comprendre; pièces manquantes ou incorrectes; des contradictions apparaissent; trop général, pas de précision; contient des renseignements pas applicables; pas de résumé des pièces; les réponses aux questions ne sont pas complètes. Note Bonne Moyenne Au-dessous de la moyenne Raisons les plus courantes d une notation Au-dessous de la moyenne : Le dépôt était incomplet parce qu il ne contenait pas les documents à l appui nécessaires (par exemple, des données ou des pièces manquent ou sont incorrectes; des pièces nécessaires ne figuraient que par renvoi à d autres parties du dépôt). La documentation fournie était de mauvaise qualité (par exemple, elle contient des références erronées ou des renvois manquent, elle est généralement difficile à suivre ou comprendre en raison de la façon dont le dépôt a été présenté). Communiquer avec l industrie La CSFO a communiqué les exigences de dépôt à l industrie en 2009 La CSFO a communiqué les exigences de dépôt aux intervenants et représentants de l industrie de plusieurs façons. Par exemple : Affichage des directives à jour et des notes techniques sur le site Web de la CSFO en mars Envoi d un courriel aux représentants des assureurs au sujet des directives mises à jour. Publication d un bulletin par le biais du SACRTTC décrivant les améliorations récentes et les changements futurs. Donner pour instruction au personnel de la CSFO de communiquer aux compagnies des renseignements sur le dépôt. Outre d informer les intervenants de l industrie des directives mises à jour, la CSFO a sollicité les commentaires de l industrie par l intermédiaire du Comité consultatif technique de la tarification et de la souscription de la CSFO. Notre site Web est maintenant plus convivial Nous avons également apporté des améliorations pour rendre le site Web plus convivial. Le site contient maintenant un indice des Bulletins IARD. Par ailleurs, seuls les plus récents bulletins et directives contenant les exigences de dépôt sont affichés en ligne. Pour terminer, nous avons mis au point un avis d accusé de réception d un dépôt complet. Les assureurs recevront cet avis lorsque leur dépôt est complet. L examen des dépôts de taux majeur peut ainsi commencer. 3

4 Pour un service de qualité Efficience grâce au SACRTTC et au dépôt électronique obligatoire Le Système automatisé de communication de renseignements techniques sur les taux et les classifications (SACRTTC) de la CSFO fonctionne efficacement. Le SACRTTC est avantageux aussi bien pour les assureurs que pour la CSFO car il améliore l efficacité, la communication et l uniformisation. Le pourcentage de dépôts présentés par le SACRTTC augmente. En 2008, près de 60 pour 100 des dépôts étaient envoyés en ligne. En 2009, ce nombre est passé à 80 pour 100. Le SACRTTC est encore facultatif, mais dès janvier 2011, il deviendra obligatoire pour les assureurs. Améliorer l efficacité par l automatisation La CSFO exigera des assureurs, dès le 1 er janvier 2011, qu ils déposent désormais exclusivement leurs taux au moyen du SACRTTC. Le SACRTTC a été conçu pour être facile à utiliser et la CSFO continue d y apporter des améliorations fondées sur les commentaires des utilisateurs. Le système a été restructuré et un écran plus détaillé a été ajouté afin d afficher les renseignements importants aux fins du dépôt. Une nouvelle page de messages a été créée afin de diffuser des messages de la CSFO et afficher des renseignements confidentiels pour votre compagnie. La vitesse du système a aussi été améliorée et le processus de saisie des données est plus rapide. Principales mesures de la performance pour les dépôts Nous avons compilé des mesures de la performance pour le processus d approbation des dépôts pour les exercices 2008 et En voici les points saillants : La CSFO fournira des mises à jour régulières sur les principales mesures de la performance pour le processus d approbation des dépôts. Le nombre de dépôts des taux d assurance-automobile pour les voitures de tourisme majeur approuvés par la CSFO a augmenté de 31 à 46, l exercice précédent pour la même période. Le nombre moyen de jours pour examiner et approuver un dépôt des taux d assurance-automobile pour les voitures de tourisme majeur est toujours de 55, malgré une augmentation de 33 % du nombre de dépôts. Les équipes de TACR Les bonnes relations de travail qui lient les analystes, les chefs de service et le personnel des services de dépôt des taux des compagnies d assurance de TACR ont facilité le règlement conjoint de diverses questions. La CSFO facilite cette approche collaborative en affectant aux analystes des dossiers précis des compagnies et groupes de l industrie. Les analystes peuvent ainsi se familiariser avec les modèles d activités et les stratégies des compagnies qui leur sont affectées, afin d améliorer leur analyse des dépôts. Le présent bulletin vous-a-t-il été transmis? Écriveznous à fsco.gov.on.ca pour recevoir le bulletin par courriel. Il y a un peu plus d un an, TACR a apporté d autres améliorations à cette approche. Le personnel de TACR a été divisé en deux équipes et les compagnies d assurance ont été réparties entre les deux équipes. Tous les membres des équipes connaissent maintenant bien les dépôts, les stratégies et les modèles d activités des compagnies qui leur sont affectées. 4

5 Pour un service de qualité Vous pouvez contacter les membres de nos équipes, leurs chefs d équipe et le reste des membres du personnel de TACR par téléphone ou courriel. TACR vous encourage à lui envoyer vos commentaires et questions, et vous répondra dans un délai d un jour ouvrable. Nick Polsoni Chef de service Les équipes de TACR (par ordre alphabétique) Philip Adridge Analyste des taux Fabio Fantin Analyste principal des taux Jennifer Scott Agente de soutien administratif Tony Lyon Analyste technique principal Faye Chong Analyste principale des taux Anna Hahamovich Chef d équipe Michael Manella Analyste principal des taux Mirella Mendicino Sood Analyste des taux Van Norris Analyste principal des taux Janette Watt Chef d équipe Renseignements Direction des services automobile Division de l'assurance-automobile Commission des services financiers de l Ontario 5160, rue Yonge, case 85 Toronto (Ontario) M2N 6L9 Téléphone : Téléc. : Sans frais : ATS : , Courriel : Prochains bulletins Avancement des réformes de l assuranceautomobile Compte rendu sur les principales mesures de la performance 5

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