Gestion de l accueil ENSEEIHT

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1 Gestion de l accueil ENSEEIHT Objet : cette procédure détaille les missions qui incombent au personnel du service gestion de site gérant l accueil de l ENSEEIHT. Domaine d application : Liste de diffusion : Personnel gestion de site, Employés et étudiants remplaçant le personnel de gestion de site. Responsables Auteurs Vérification Autorisation Nom Date Signature Christine SALLE Agent de Prévention et de sécurité Magali LERMITE Gestion des ressources humaines Bertrand VÉDIE Responsable technique immobilier Pascal TANNOU Responsable Administratif Suivi version Version Date Objet de la mise à jour Auteur 1 28/02/2014 Création C. SALLE Titre Protocole ouverture Protocole fermeture Procédure main courante accueil Procédure main courante SSI Protocole Urgence Documents associés Référence Commun sécurité protocole Prévention et Sécurité - fichier Word Commun sécurité protocole Prévention et Sécurité - fichier Word Commun sécurité procédure Prévention et Sécurité - fichier Word Commun sécurité procédure Prévention et Sécurité - fichier Word Commun sécurité protocole Prévention et Sécurité - fichier Word Service Prévention et sécurité - Christine SALLE 1/7

2 Sommaire 1 Objectif Missions Accueil Gestion des biens Ouverture et fermeture des locaux Entreprises extérieures SSI : Système de Sécurité Incendie Pandémie Personnel Horaires Absences et congés Formations Notion de nécessité absolue de service Astreinte Besoins Missions Fonctionnement Outils... 7 Service Prévention et sécurité - Christine SALLE 2/7

3 1 Objectif L accueil de l ENSEEIHT est un élément central de l école. Le personnel en charge de celui-ci a différentes missions et responsabilités, notamment au niveau d astreinte pour le personnel logé pour nécessité absolue de service. Cette procédure a pour but de le formaliser. 2 Missions 2.1 Accueil Les missions de ce service tournent autour d un premier axe qui est l accueil. Nous trouvons : - L accueil physique des personnes pour les renseigner, les informer et les diriger au sein de l école ; - La tenue du standard téléphonique ; - L accès au parking de l école. Le personnel a un rôle de contrôle sur les entrées et sorties du parking. Le parking est réservé au personnel ENSEEIHT. Le stationnement de véhicules de sociétés extérieures est toléré. Par contre, il est strictement interdit de laisser rentrer des véhicules de personnes extérieures à l école n ayant pas de rendez-vous avec un personnel ENSEEIHT. 2.2 Gestion des biens Le second axe d activités est basé sur la gestion de biens : - Gestion des clés des locaux avec enregistrement des emprunts ; - Gestion des badges pour l accès au bâtiment recherche avec demande de pièce d identité ; - Gestion des écrans vidéo ; - Gestion de réservation de salle par le logiciel CELCAT ; - Gestion des véhicules de service (distribution clés et papiers véhicule) ; - Réception et distribution du courrier. 2.3 Ouverture et fermeture des locaux Le personnel du service gestion de site se doit d ouvrir et de fermer les locaux de l ENSEEIHT du lundi matin au vendredi soir, hormis lors des fermetures annuelles. L ouverture des bâtiments est réalisée à partir de 7h. Le portail d entrée donnant sur la rue Camichel est quant à lui ouvert à 7h / 7h15. La fermeture des bâtiments est réalisée à partir de 21h pour pouvoir fermer les portails d accès à 22h00. La ronde de fermeture est réalisée en binôme : la personne du service gestion de site est accompagnée par un étudiant en contrat de vacation. Un protocole «ouverture ENSEEIHT» et un protocole «fermeture ENSEEIHT» détaillent ces deux étapes. Service Prévention et sécurité - Christine SALLE 3/7

4 Lors des rondes d ouverture et de fermeture du site, les employés se doivent de relever tout disfonctionnement, de l écrire dans la main courante de l accueil et d en référer par mail à leur hiérarchie. La main courante de l accueil est le journal de bord de l école. Chaque personne en charge de l accueil se doit de la remplir. Un protocole détaille son utilisation. Pour ce qui est du samedi, l ouverture et la fermeture de la zone recherche (8h/18h) sont réalisées par des étudiants en contrat de vacation. Si exceptionnellement les étudiants ne peuvent pas être présents, cela incombera au personnel d astreinte. 2.4 Entreprises extérieures L accueil est une interface entre les sociétés extérieures sous-traitantes et le service technique. Pour tous travaux ou interventions sur le site de l ENSEEIHT, un permis de travail est délivré par le service technique ou par le service prévention. Ce document est transmis et conservé à l accueil, celui-ci donnant les informations nécessaires au personnel concernant le prêt de clés ou de badge ainsi que l autorisation de stationnement à l intérieur de l école. Le noter dans la main courante accueil. Pour certains travaux spécifiques par point chaud (travaux générateurs d étincelles ou de surface chaude) est délivré un permis de feu en complément du permis de travail. Ce document est également conservé à l accueil et est répertorié dans la main courante SSI (cf. procédure gestion main courante SSI). 2.5 SSI : Système de Sécurité Incendie L accueil est un point central au niveau du système de sécurité incendie. Une centrale est présente et permet une remontée d informations directe au personnel de l accueil. Une main courante SSI est présente à l accueil, permettant de recenser les différentes informations liées au SSI. Une procédure détaille l utilisation de cette dernière. En cas d incendie dans l école, un protocole d urgence est défini et est présent sous format papier à l accueil de l ENSEEIHT. Voir paragraphe 3.3 sur les formations SSI. 2.6 Pandémie En cas de pandémie, le personnel de l accueil qui est logé sur place se doit de fermer l école pour interdire l accès au public. Le portail donnant sur la rue Camichel doit être cadenassé ainsi que le portail rue Dauriac. Quant à la zone recherche, les accès badge sont désactivés (protocole désactivation zone recherche présent à l accueil). La fermeture du bâtiment I est également à prévoir (protocole fermeture bâtiment I). Service Prévention et sécurité - Christine SALLE 4/7

5 3 Personnel Deux employés sont présents et logés sur site pour la gestion de l accueil de l ENSEEIHT. 3.1 Horaires Les journées sont scindées en deux postes, du lundi au vendredi inclus : - Le matin 7h/14h, - L après-midi 14h/19h et 21h/22h (entre 19h et 21h, l agent se doit d être joignable). 3.2 Absences et congés Lorsque le personnel de l accueil est absent pour cause de congé ou de maladie, il peut être remplacé soit par des employés du service technique, soit par des étudiants sous contrats de vacation. Une liste des personnes habilitées à effectuer ces remplacements doit être connue par la direction et référencée au service des ressources humaines, ainsi que le planning de ces remplacements. Pour guider les personnes effectuant les remplacements, un exemplaire de cette procédure leur est distribué. Un classeur est présent à l accueil regroupant tous les documents nécessaires à la bonne gestion de l accueil : on peut y trouver les procédures, les protocoles et les numéros d urgence. 3.3 Formations Le personnel gérant l accueil de l ENSEEIHT doit être formé en tant que sauveteur secouriste du travail. De par leur fonction de gardien, l habilitation électrique BS est nécessaire. Par rapport à la position centrale de l accueil au niveau de l incendie, au moins un des deux employés permanents logés doit posséder une formation SSIAP 1 (Service de Secours Incendie et d Assistance aux Personnes), avec une préférence pour le niveau SSIAP 2. L employé possédant cette formation sera en mesure d effectuer la levée de doute lors d alarmes incendie. La formation manipulation des extincteurs est obligatoire ainsi qu une sensibilisation à l évacuation. 3.4 Notion de nécessité absolue de service Deux logements de fonction sont mis à la disposition des personnels dans le cadre de la nécessité absolue de service. Une concession de logement est établie entre l INP et chacun des personnels concernés. Le personnel est donc logé à l ENSEEIHT en échange d astreintes. Service Prévention et sécurité - Christine SALLE 5/7

6 4 Astreinte 4.1 Besoins L astreinte liée à l occupation des logements de service de l ENSEEIHT est motivée par des besoins spécifiques : - Le besoin de contrôle, de fermeture et d ouverture des bâtiments et des accès - Le besoin de veille de sécurité et de sureté (système d alarme intrusion et incendie) - Le besoin de veille d installations techniques (chaufferie, ascenseur, portails, ) - Les risques liés à la malveillance (vol, infraction, détérioration ) - Les risques liés aux installations techniques (coupure d électricité, eau, gaz ) - Les risques liés aux incendies et aux explosions - Les risques liés à la présence de public (accident, malaise ) 4.2 Missions Durant ces astreintes, le rôle de ces agents est de : Protéger - Eviter les sur-accidents, - Baliser les zones dangereuses, - Sécuriser le patrimoine de l ENSEEIHT le cas échéant. Alerter - Appeler les services d incendies et de secours (18 ou 112) en cas d incendie ou d accident de personnes, - Contacter les responsables de l établissement dans l ordre de l annuaire, - Appeler les services de police (17) en cas d infraction, de vol et d agression et prévenir ensuite la direction de l école. Intervenir - Analyser rapidement mais sans précipitation la situation, - Evaluer les risques, - Intervenir sans se mettre en danger, - Faire preuve d initiative et de bon sens. Rendre compte - Renseigner la main courante accueil et SSI si besoin - Rédiger un compte-rendu en répondant aux questions : qui? quoi? quand? comment? où? combien? Service Prévention et sécurité - Christine SALLE 6/7

7 4.3 Fonctionnement Pour assurer ces missions, le personnel logé assure l astreinte hors horaires d ouverture de l établissement (22h/7h) et lors des week-ends. La zone de couverture prend en compte tous les bâtiments de l ENSEEIHT : A, B, C, E et F, y compris le bâtiment I. Un planning d astreinte est établi pour l année scolaire en tenant compte des fermetures de l école. Les astreintes sont de 7 jours consécutifs du lundi au lundi suivant. Ce planning sera conservé au service RH. Durant la semaine d astreinte, le personnel logé s engage à être joignable sur le téléphone GSM dédié et d être présent sur site dans l heure qui suit l appel. Ce téléphone est à récupérer dans le coffre de l accueil en début de chaque semaine d astreinte. Il permet d être joint, de recevoir des messages d alarmes et de joindre toutes personnes dans le cadre de leur service. Pour des raisons personnelles (congé, raisons familiales, problème de santé ), le personnel peut être amené à modifier ses semaines d astreinte. Dans ce cas-là, un échange et un accord entre les employés doit être trouvé. La direction devra ensuite être mise au courant. 4.4 Outils Pour mener à bien ces astreintes, le personnel est en possession d un téléphone GSM contenant dans son répertoire des numéros d urgence. En support documentaire, le personnel possède au niveau de l accueil un classeur contenant : - Un annuaire d urgence (numéros entreprises extérieures, numéros responsable de l école), - Des consignes permanentes et/ou temporaires (protocole d urgence, ), - De la documentation technique (plans de localisation des vannes d eau, des vannes de gaz, ), - Des procédures. 4.5 Responsabilité Le personnel d astreinte représente la direction de l école en leur absence. Il ne se substitue pas à elle. Dans le cadre de leurs interventions et dans le cas où les situations rencontrées ne feraient pas l objet de consignes établies, le personnel d astreinte serait amené à prendre des initiatives. Dans tous les cas, il doit rendre compte de leurs actions à leur hiérarchie par mail. Service Prévention et sécurité - Christine SALLE 7/7

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