Guide Utilisateur Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels SDIS de Seine et Marne

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1 Guide Utilisateur Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels SDIS de Seine et Marne 1

2 PLAN 1. La structure du document Le tronc commun Origine et contenu du projet Contexte national Contexte local Recherche d une méthodologie pour l évaluation des risques professionnels Les objectifs Les enjeux de cette démarche Les ressources mises en œuvre Grands principes du DUEvRP Quel doit être le contenu du Document Unique? Par qui doit- il être mis en place? Qui en assure le suivi? Qui peut consulter le DUEvRP? Présentation des acteurs Les Référents Les ACMO Le Bureau Hygiène et Sécurité (BHS) Le Pôle Santé au Travail (PST) Le Comité de suivi Le Comité de pilotage Le CHS Le rôle des acteurs dans la mission EvRP Les référents Communication et planification La présentation de la démarche Technique d entretien Conseils et écueils Les ACMO L encadrement Le bureau Hygiène et Sécurité / Le pôle Santé au Travail Résultats / Stratégies Approche / Planification Déploiement / Mise en œuvre Appréciation (suivi ACMO / ACFI / BHS / PST / Comité de suivi) Revue / Adaptation Les outils Grille d analyse terrain Déclinaison des services du SDIS Référentiel des activités Référentiel des dangers Critères d évaluation Procédure de suivi des évaluations Suivi des actions L organisation de l expertise Glossaire Fiche d identification : exemple 2

3 1. La structure du document Ce document a pour objectif d appréhender la démarche d évaluation des risques professionnels développée dans le mémoire méthodologique. Ce mémoire est disponible auprès du bureau Hygiène et Sécurité ou sur le site du Fond National de Prévention (Caisse des Dépôts et Consignation). Le mémoire méthodologique décrit les choix qui ont conduit à la mise en place de l organisation et des outils présentés dans ce Guide Utilisateurs. L organisation de ce Guide Utilisateurs décrit d une part l origine du projet au sein du SDIS de Seine et Marne et décline d autre part les grands principes d évaluation des risques professionnels au sein du Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels (DUEvRP). Ce guide, où les rôles et missions de chacun sont déclinés, est destiné à être utilisé par les différents acteurs identifiés : Les ACMO, Les référents, L encadrement, Le Bureau Hygiène et Sécurité / Le Pôle Santé au Travail. Enfin, afin de faciliter la mise en œuvre de la démarche les outils développés par le groupe de travail sont décrits dans le présent document. 3

4 2. Le tronc commun 2. 1 Origine et contenu du projet Contexte national Depuis la parution du Rapport Pourny*, les Services Départementaux d Incendie et de Secours (SDIS) ont renforcé leurs actions en matière de prévention des risques professionnels conduisant à la mise en place progressive des préconisations issues des réflexions des différents groupes de travail. De nombreux SDIS structurent aujourd hui leur organisation en matière de prévention en définissant les rôles et responsabilités de chacun, en formant notamment des Agents Chargés de la Mise en Œuvre des règles d hygiène et de sécurité (ACMO) et/ou des référents locaux. Cette action constitue un préalable au déploiement des différents documents obligatoires et recommandés en matière de prévention des risques professionnels Contexte local Le Service Départemental d Incendie et de Secours de Seine-et-Marne a entrepris depuis 2003 une démarche globale de prévention des risques professionnels et de santé au travail sur l ensemble de sa collectivité. Dans ce contexte, le SDIS77, avec le concours de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) a réalisé un projet pilote visant à établir et définir une méthode de mise en œuvre du Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels. Ce projet comporte 2 étapes : La première, conduite au cours du premier semestre 2004, a consisté à réaliser un état des lieux (Livre Blanc) dans le domaine de la santé et sécurité au travail au sein du SDIS77. La seconde porte sur la construction d une méthode de mise en œuvre du Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels en s appuyant en partie sur l état des lieux fourni par le Livre Blanc et sur le «mémento du Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels», travaux préparatoires réalisés par le Bureau Hygiène et Sécurité du SDIS77. Pour la réalisation de cette étape, l établissement public se fait accompagner par un prestataire extérieur. * Rapport Pourny (7 décembre 2003) : Mission Sécurité des Sapeurs-Pompiers. 4

5 2.2 Recherche d une méthodologie pour l évaluation des risques professionnels Les objectifs Le projet visait à identifier les outils et la méthode de déploiement de l évaluation des risques professionnels (EVRP) au sein des SDIS. A l issue de la réflexion menée par le groupe de travail, les outils proposés ont été transposés et testés sur le terrain. Il ressort de ces travaux : une structure méthodologique, des outils de pilotage appropriés, des supports de formalisation et de capitalisation adaptés, des outils de conduite de projet et d aide à la décision. L imprégnation à la méthode de tous les acteurs de l évaluation des risques professionnels est un gage de réussite Les enjeux de cette démarche Implication de l ensemble des personnels dans la démarche de maîtrise et de prévention des risques professionnels Intégration de la dimension santé au travail Appropriation de la démarche par l ensemble des agents du SDIS77 Réponse à l exigence réglementaire du Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels et du plan d actions qui doit en résulter Démarche exploitable par d autres SDIS Les ressources mises en œuvre Pour réaliser ce projet un groupe de travail a été constitué et se composait des compétences suivantes : 1 membre du Bureau Hygiène et Sécurité 1 membre du Pôle Santé au Travail (SSSM) 1 ACMO 1 membre du Comité d Hygiène et de Sécurité (CHS) 1 SPV 2 SPP 1 PAT 1 membre de DEXIA DS-Services Ce groupe ainsi constitué s est également appuyé sur l avis de différents experts pour compléter son analyse. 5

6 2.3 Grands principes du DUEvRP L Autorité territoriale a l obligation d assurer la sécurité et de protéger la santé physique et mentale des agents (L du code du travail ancien Code du Travail/ L et L nouveau Code du Travail). Pour ce faire, elle doit procéder à une évaluation des risques professionnels auxquels les agents sont susceptibles d être exposés et définir les actions de prévention visant à leur garantir un niveau optimal de protection. C est le résultat de cette analyse qui doit être retranscrit dans le «Document Unique d Evaluation des Risques professionnels» Textes réglementaires : Le décret n du 05 Novembre 2001, portant création d un document relatif à l évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs. La circulaire DRT N 6 du 18 avril 2002 visant à fournir des éléments de droit et de méthode utiles pour promouvoir cet outil et en faciliter la compréhension par les acteurs Quel doit être le contenu du Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels (DUEvRP)? Ce document doit comporter un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de la collectivité. Dans le cadre de la réflexion, la notion réglementaire d unité de travail a été remplacée par la notion d activité regroupant plusieurs tâches. L activité de brancardage, par exemple, recouvre plusieurs tâches : - la récupération et préparation du matériel - le relevage proprement dit de la victime - le déplacement de la victime vers le VSAV - L inventaire des risques comprend : Une identification des dangers présents dans les différents services du SDIS77. Une évaluation des risques professionnels, c est-à-dire l étude des conditions d exposition des agents à ces dangers ou situations de dangers. Cette évaluation chiffrée permet d obtenir une cotation et donc une hiérarchisation des risques. Cet inventaire n est pas une finalité ; il doit permettre d envisager, pour chaque risque, une ou plusieurs actions correctives ou préventives destinées à le réduire, voire à le supprimer. De ce fait, même si la réglementation ne l impose pas, il paraît judicieux d énoncer dans ce document unique d évaluation des risques professionnels, les actions de prévention associées à chaque risque évalué. 6

7 A noter que la mise en œuvre de cet inventaire concerne tous les agents de la collectivité (SPP, PATS, SPV). Si l activité des Jeunes Sapeurs-Pompiers (JSP) n est pas évaluée en tant que telle, la co-activité induite (encadrement, partage des locaux ) sera prise en compte dans le cadre de l évaluation des risques professionnels. Il en va de même pour la co-activité des entreprises extérieures missionnées sur les sites du SDIS Par qui doit- il être mis en place? Qui en assure le suivi? D un point de vue réglementaire, la mise en place de ce document et sa mise à jour relèvent de la responsabilité de l Autorité Territoriale. En matière de mise à jour la collectivité doit : la réaliser au moins une fois par an, la compléter lors de toute décision d aménagement important modifiant les conditions d hygiène, de sécurité et /ou de conditions de travail, l actualiser lorsqu une information supplémentaire concernant l évaluation d un risque dans une activité est intégrée. (Information pouvant par exemple émaner des registres d hygiène et de sécurité) Dans le cadre de la mise en oeuvre de cette démarche au sein du SDIS77, différents acteurs sont identifiés pour favoriser le déploiement. Cette organisation est décrite au travers de l organigramme présenté ci-dessous. 7

8 Organigramme prévention Pôle Ressources Humaines BHS ACMO REFERENTS Agents PST Direction SSSM Ensemble des services du SDIS, CHS, Experts extérieurs Légende : Lien hiérarchique sur la mission Échange / démarche participative (sans lien hiérarchique) ; pour les Référents retour d information obligatoire aux ACMO avant BHS. Lien de partenariat (complémentarité des services, retour d expérience) Cette organisation permet de conduire la démarche dans un délai réaliste au regard de la taille de la collectivité tout en associant le plus grand nombre d agents. Elle a également vocation à regrouper des acteurs stratégiques autour de ce dossier. La mise en œuvre d un document unique d évaluation des risques professionnels piloté par des ACMO et des référents doit permettre de recueillir les propositions d amélioration émanant des agents et la recherche de solutions pratiques adaptées aux difficultés rencontrées. 8

9 2.3.2 Qui peut consulter le DUEvRP? Ce document constitue un outil décisionnel de prévention des risques professionnels pour l autorité territoriale. Il est à la disposition de la médecine préventive, de l agent chargé de la mission d inspection (ACFI), des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale Le DUEvRP doit être également tenu à la disposition de tous les agents de la collectivité pour leur permettre de répondre à leurs interrogations quant à leur(s) exposition(s) aux risques rencontrés au cours de leurs missions. 9

10 2.4 Présentation des acteurs Les différents acteurs identifiés dans l organigramme précédent contribuent au quotidien à la mise en place d une politique de prévention des risques professionnels Les Référents Fiche de poste / Lettre de mission Profil : les agents du SDIS, volontaires pour la mission et sensibles à la démarche Participe à l évaluation des risques professionnels (en lien avec les ACMO) : planification analyse accompagnement de la mise en œuvre du plan d actions Participe avec l ACMO à la communication locale des résultats de l EvRP à destination des agents. La lettre de mission précise le champ d intervention, le positionnement hiérarchique du référent et le temps alloué pour chacun d entre eux à cette mission. Moyens Accès Internet et messagerie électronique Accès à un véhicule pour ses déplacements Mise à disposition des EPI nécessaires à l évaluation des risques professionnels En préalable à la mission confiée, les référents bénéficieront d une formation et seront accompagnés sur le terrain pour la mise en œuvre de la démarche Les ACMO Réf : décret n du 10 juin 1985 modifié relatif à l hygiène et la sécurité du travail ainsi qu à la médecine préventive dans la fonction publique territoriale La désignation d un ou plusieurs Agents Chargés de la Mise en Œuvre des règles d hygiène et de sécurité est obligatoire au sein des collectivités territoriales. Leur nomination est assujettie à une formation initiale d au moins 3 jours. Il assiste et conseille l autorité territoriale dans la mise en œuvre des règles d hygiène et de sécurité. L ACMO concoure à l élaboration de la politique de prévention et de sécurité menée par la collectivité et à la recherche de solutions pratiques adaptées aux difficultés rencontrées. Tout agent de la collectivité peut faire acte de candidature pour assurer la mission d ACMO. Fiche de poste/lettre de : Prévenir des dangers susceptibles d affecter la sécurité ou la santé des agents. Améliorer l organisation et l environnement de travail en adaptant les conditions de travail. 10

11 Faire progresser la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre. Vérifier et veiller à la bonne application des prescriptions législatives et réglementaires en matière d hygiène de sécurité. Concourir à l élaboration de la politique de prévention et de sécurité menée par la collectivité et à la recherche de solutions pratiques adaptées aux difficultés rencontrées. Participer avec les autres acteurs de la prévention à la sensibilisation et à la formation des personnels. Précision à apporter à la lettre de mission pour l évaluation des risques professionnels: Préciser le rattachement hiérarchique pour cette mission Mise à disposition de l ACMO par le chef de groupement auprès du BHS. Définir le temps dédié à cette mission Le Bureau Hygiène et Sécurité (BHS) Placé au sein du Pôle Ressources Humaines, le Bureau Hygiène et Sécurité a pour rôle principal de veiller au respect des réglementations applicables en matière d hygiène et de sécurité et de prévention des risques professionnels au sein du SDIS77. Dans le cadre de l évaluation des risques professionnels au sein de l établissement public, ses missions sont les suivantes : Préparer la démarche Création ou modification des fiches de postes et lettres de mission Lancement de l appel à candidature / choix des candidats Formation des ACMO Formation et nomination des référents Mise en place des outils pour la réalisation de la démarche Constitution du comité de suivi Assurer la coordination du projet entre les acteurs Faciliter la concertation Définir la communication du projet : Communication en comité de pilotage Communication en comité de suivi et planification détaillée Communication avec les ACMO vers les niveaux hiérarchiques 1 et 2 (cf. procédure de validation présente en annexe) Apporter un soutien et un appui technique 11

12 2.4.4 Le Pôle Santé au Travail (PST) Sous l autorité du médecin Chef, le Pôle Santé au Travail est placé au sein du Service de Santé et de Secours Médical. Il contribue au maintien de l intégrité physique et mentale des agents par des actions de prévention et de santé au travail. Participe à l évaluation des risques professionnels Complète les évaluations terrain en concertation avec le BHS Participe au Comité de suivi Apporte son soutien, à titre d expert, aux ACMO et référents Participe à la communication Le Comité de Suivi Le comité de suivi défini dans le cadre de la procédure de validation des évaluations est un organe qui organise la démarche et met à disposition des informations permettant de faciliter la prise de décision. Organise et structure la démarche Garantit l avancement des objectifs Composition du comité de suivi : le DRH / le BHS / le PST / 1 représentant de la Direction Générale de la Logistique / 1 ACMO (à tour de rôle) Le Comité de pilotage Le Directeur s entoure d un Comité de pilotage chargé de définir la stratégie pour atteindre les objectifs de la démarche d évaluation des risques professionnels et de fixer les orientations dans le choix du plan d action à mener. Composition du comité de pilotage : le Président / la Direction (Directeur, Directeur SSSM et DRH) / le BHS (chef de projet) 12

13 2.4.7 Le CHS Le Comité d Hygiène et de Sécurité a pour mission de contribuer à la protection et à la santé des agents dans leur travail. Il est composé de représentants de la Collectivité et du Personnel. Il est présidé par un représentant de la collectivité ou de l Etablissement. Dans le cadre de l évaluation des risques professionnels : Il valide les actions à mettre en œuvre Il garantit la réalisation du plan d actions Il participe au Comité de suivi 13

14 3. Le rôle des acteurs dans la mission EvRP 3.1 Les référents Le rôle fondamental du référent est de réaliser l évaluation des risques professionnels sur les différents sites de son territoire de compétence. Afin de réaliser cette tâche, les référents comme les ACMO, bénéficieront d une journée de formation préalable à l EvRP (voir chapitre 4 du mémoire méthodologique) R E F E R E N T S Nous vous proposons ici un recueil des points clés pour réussir votre intervention. Ils sont le fruit des tests terrain réalisés par le groupe de travail. Ces points clés intitulés «Conseils aux référents» vous permettront : A C M O de faciliter la mise en œuvre de votre évaluation par une action de planification et de communication en amont, de répondre aux premières interrogations à travers une présentation de la démarche d évaluation des risques professionnels aux différents acteurs, de vous apporter les bases de la technique d entretien avec les agents pour identifier les dangers potentiels Communication et planification L ACMO, en lien avec les différents responsables hiérarchiques, doit établir un planning d évaluation afin de : - disposer de référents pour mener l évaluation - disposer d un potentiel de personnels disponibles pour permettre les évaluations sur les différents sites Conseils aux référents/acmo Afin de faciliter la saisie des informations collectées sur le terrain, il vous est conseillé de planifier les journées comme suit : Analyses le matin Saisie l après-midi 14

15 3.1.2 La présentation de la démarche Avant de se lancer dans l analyse et afin de faciliter la mise en œuvre, les référents et ACMO devront créer un climat de confiance avec les personnes interrogées. C est l objectif de cette présentation. Ils devront insister sur le fait que cette démarche est participative et que l évaluation est réalisée dans l intérêt de chacun afin de préserver leur santé. 1. Présentation de la démarche, de ses finalités, à l encadrement et aux agents Présentation du ou des évaluateurs Présentation des objectifs : diminuer les accidents de service Présentation de la démarche globale de prévention des risques professionnels. Application de la réglementation Présentation de la méthode de travail : Lister les activités quotidiennes, régulières ou irrégulières (si difficultés, partir directement des matériels) Identifier des dangers liés aux activités (utilisation de la grille pour favoriser les échanges / compléter par une analyse factuelle en situation) Identifier et hiérarchiser les dangers aux postes de travail aussi bien pour la partie opérationnelle (intervention) que fonctionnelle (administratif). La hiérarchisation étant un outil d aide à la décision. Collecter les actions de prévention déjà mises en place Ecouter les suggestions et les propositions des agents : éléments permettant de faire des propositions au niveau hiérarchique supérieur. Justifier l absence de l encadrement pendant les évaluations Présentation des outils Au terme de l évaluation des risques professionnels, présentation à l encadrement et aux agents des résultats pour compléter les entretiens réalisés avec les agents. Validation avec l ACMO des actions à mettre en œuvre. R E F E R E N T S A C M O Conseils aux référents/acmo La démarche doit être participative ; les agents sont détenteurs d informations susceptibles de faciliter l évaluation (connaissance des risques auxquels ils sont exposés) et sont susceptibles d apporter des propositions d amélioration Les arguments à utiliser pour présenter la démarche peuvent varier en fonction du statut des personnes interrogées (encadrant / agent) car les enjeux peuvent être différents. S abstenir de tout jugement 15

16 3.1.3 Technique d entretien Chaque agent aura une sensibilité très personnelle d aborder les risques liés à son activité. Aussi, il conviendra de vous adapter aux différentes approches pour collecter l ensemble des informations afin de structurer votre évaluation. Une des techniques consiste à lister les activités et à rechercher les matériels utilisés. L autre solution consiste à parcourir avec l agent le référentiel des dangers afin de faire ressortir des situations à risques rencontrées par celui-ci. L analyse terrain reste essentielle pour identifier des risques que l agent ne perçoit pas (habitude, compétence d analyse). A l identification d un risque, l évaluateur doit aussi veiller à analyser, avec l agent, la présence ou non de mesures de protection. R E F E R E N T S A C M O Le questionnement lors du déroulement de l entretien doit respecter les règles suivantes : Créer un climat de confiance (2 premières minutes), écoute active et reformulation Formuler des questions ouvertes pour ne pas conditionner les réponses Demander à l agent de présenter une journée de travail type (ordre chronologique) ou ses activités Demander des exemples concrets, argumentés Se faire préciser les critères d évaluation (Gravité, Fréquence d exposition ) pour chaque activité Questionner sur les aspects techniques, organisationnels, humains et environnementaux Favoriser la prise de parole des agents Interpeller les agents sur leurs propositions et suggestions d amélioration Répondre aux questions formulées par les agents ou leur assurer une réponse différée Conseils aux référents et ACMO Ne pas oublier de conclure par une présentation des résultats auprès des agents, laissant la possibilité d un échange complémentaire avec l évaluateur Reconnaître l implication et la participation des agents à l évaluation en les remerciant pour leur contribution 16

17 3.1.4 Conseils et écueils Quelques écueils sont à éviter pour favoriser le bon déroulement des évaluations : Ne pas monopoliser la parole par une surabondance de questions Ne pas transformer l évaluation en interrogatoire Ne pas se laisser déborder par des sujets autres que le thème de l évaluation des risques professionnels Ne pas laisser croire à l agent que les suggestions seront retenues (nécessite validation, étude budgétaire ). R E F E R E N T S Quelques conseils pour mener les évaluations : Se limiter à un à trois agents par évaluation Se faire un aide mémoire des questions récurrentes Analyser les risques auxquels sont exposés les agents lorsque le danger est identifié, permet une évaluation optimale Employer la terminologie précise des matériels Utiliser la connaissance d actions de prévention déjà mises en place à la suite d évaluation pour les revaloriser sur un autre secteur lorsque l on identifie un même danger Analyser les dangers dans un même site et dupliquer cette analyse pour les services normalement identiques de ce site permet de diminuer les temps de saisie et d homogénéiser les analyses. Toutefois, la règle à suivre est de ne jamais dupliquer des évaluations d un site à l autre. A C M O 17

18 3.2 Les ACMO En relation avec le BHS, les ACMO ont un rôle essentiel dans l évaluation des risques professionnels Ils réalisent l évaluation en lien avec les référents et s assurent d une homogénéité dans le relevé et la réalisation de la collecte des informations. Ils participent à la formation avec les référents Ils participent à la préparation du comité de suivi (à tour de rôle). Ils garantissent la transmission des informations entre les référents et le BHS Ils animent en binôme avec les référents les restitutions auprès de l encadrement et des agents Ils assurent le suivi de la mise en œuvre des actions validées dans le cadre d un plan d action. A C M O Conseils aux ACMO Il est important de présenter la démarche d évaluation des risques professionnels aux responsables hiérarchiques avant d effectuer la présentation à l ensemble du personnel. Dans les centres d intervention et de secours, profiter de la prise de garde pour expliquer la démarche au plus grand nombre. 18

19 3.3 L encadrement L adhésion de l ensemble des personnels, y compris les personnels d encadrement, est nécessaire pour conduire ce dossier. Ces derniers devront être attentifs à disposer des effectifs nécessaires pour permettre les différentes évaluations. C est également le cas, en amont de la démarche, où il conviendra de faciliter la mise à disposition des référents et ACMO chargés de l évaluation des risques professionnels. La présence de l encadrement, lors de la réunion de présentation aux agents avant la réalisation de chaque analyse, est plus que nécessaire pour matérialiser l importance de cette démarche et l investissement que chacun doit y mettre. Dans un souci d objectivité des résultats, la phase d évaluation se déroulera uniquement en présence de l ACMO et du référent. Au terme de cette phase d évaluation, l encadrement validera les informations collectées sur le terrain et complétera le cas d échéant certaines analyses. Si à un risque identifié, une solution immédiate peut être apportée, les différents niveaux hiérarchiques auront toute latitude de mettre en œuvre rapidement des actions correctives adaptées. E N C A D R E M E N T 19

20 3.4 Le bureau Hygiène et Sécurité / Le pôle Santé au Travail Le bureau hygiène et sécurité a en charge la mise en œuvre de la démarche en respectant les étapes décrites ci-après (plan de communication, présentation, information, notes de service ). Dans le cadre de cette démarche, le pôle santé au travail participe à la validation des étapes ainsi qu à l accompagnement des différents acteurs. La démarche présentée reprend les principes d une démarche qualité. Préparer la démarche d évaluation des risques Dresser un bilan et améliorer la démarche Identifier et (ré)-évaluer les risques Démarche d amélioration continue Contrôler la mise en œuvre du programme Mettre en œuvre le programme d actions BHS & PST 20

21 3.4.1 Résultats / Stratégies 1 ère phase Réunion du comité de pilotage : présentation et validation de la démarche Valider les objectifs généraux. Préserver la santé et la sécurité des agents Réduire la sinistralité (fréquence des arrêts et durée des arrêts, nombre ETP absent, matériel immobilisé ) Réduire les coûts financiers liés à la sinistralité (coût direct et indirect) Respecter la réglementation Présenter la démarche Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels (DU) au comité de pilotage. Le DU s inscrit comme un outil d un Système de Management de la Sécurité (SMS). Validation des différentes étapes du SMS et du DU (court, moyen et long terme) L évaluation des risques professionnels est réalisée à partir de la centralisation de l ensemble des documents servant au relevé d informations, dont dispose l autorité territoriale. Cela lui permet d établir des priorités sur les plans d actions à mener. Cette centralisation est garante du suivi et de la cohérence des actions de prévention. Etat des lieux (réglementaires, spécificités) : - Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels - Plan de prévention des risques routiers - Gestion des Activités physiques et sportives - Analyse d accident - Retour d expérience - Registre d Hygiène et de sécurité - Compte Rendu du CHS - Statistiques d absentéisme - 1 plan d actions commun Valider les grands principes méthodologiques Appropriation de la démarche : Engagement de l autorité territoriale (Président et Direction) Participation active de tous les agents Moyens humains : comité de pilotage / comité de suivi / ACMO / Référents / BHS / PST (disponibilité, nomination) Moyens financiers et matériels. Budget : formation, logistique (véhicules, PC, repas, EPI), outil de partage de données. BHS & PST 21

22 Définir les objectifs de la communication Fond Valoriser l intérêt de la démarche Valoriser les actions de la prévention Faciliter l identification des personnes ressources Forme Identifier les moyens de communication adaptés : Site Internet / Bulletin d information du groupement / Journal interne / Fiche de paie / Message à l ouverture de session / Réunion de groupement / Affichage Déterminer les types de messages : humoristique, choquant, pédagogique, ludique Adapter les messages aux publics visés : PAT, SP Approche / Planification 2 ème phase Réunion du comité de suivi : présentation et organisation de la démarche Présenter la démarche DU Définir des indicateurs pertinents en phase avec les objectifs généraux validés par le comité de pilotage Présenter la méthodologie pour adhésion Organiser la mise en œuvre : Organisation Champs d intervention (péri-opérationnel / opérationnel / fonctionnel) Informer des moyens mis à disposition Identification et répartition géographique des référents Proposition d un planning d organisation de la démarche Note : Structure Présentation du référentiel des activités Planification des actions de la démarche Technique Présentation des outils (la feuille de recueil des données, la grille de cotation ) Formation aux outils des ACMO et des référents BHS & PST 22

23 A l ordre du jour des réunions du comité de pilotage et de suivi, les points suivants pourront être abordés : Validation de l organisation de la prévention des risques professionnels Bilan des actions en cours, validation des points d étapes : le réalisé et le restant à réaliser Analyse des points forts et des points faibles des différents plans d actions Ajustement et déploiement de l information et de la communication Les comités de pilotage et de suivi s appuieront sur des indicateurs pour fixer les orientations. Exemples : Choix des secteurs sur lesquels des actions pourront facilement être mises en œuvre. Proposition de secteurs prioritaires à évaluer en prenant en compte les données existantes : accidents de service / collecte des registres Hygiène et Sécurité / presqu accident / malaise / Prise en compte des différences entre les groupements. Planning de déploiement Déploiement / Mise en œuvre 1 ère phase Communication à l encadrement du SDIS Information auprès de l ensemble des niveaux hiérarchiques. 2 ème phase Planification terrain et recueil de la documentation disponible Planification des évaluations en relation avec les chefs de groupements, les Chefs des CIS ou les Chefs de bureau. Il convient de favoriser une évaluation en binôme pour conserver un maximum d objectivité et homogénéiser les pratiques d évaluation (ACMO + Référents / ACMO + ACMO / ACMO + BHS / ACMO + PST) 3 ème phase Evaluation terrain Rencontre préalable avec l encadrement Evaluation sur site des activités et de l environnement de travail (entretiens avec les agents et recueil des propositions) «Débriefing» avec le chef CIS ou le chef de bureau Propositions d actions préalables locales BHS & PST 23

24 Nota : Pour permettre la réalisation de l évaluation des risques professionnels sans perturber le fonctionnement du service, il convient de rendre disponible le personnel «opérationnel» une heure avant la réalisation des échanges. De manière idéale, prévoir lors des évaluations sur site, 1 évaluateur pour 1 ou 2 agent(s) et 2 évaluateurs pour 2 à 3 agents. Compter 1h30 d évaluation terrain par activité. La présentation de la démarche aux agents se fait en présence du chef de centre ou chef de bureau. Toutefois, l évaluation se fait en son absence. Pour s aider dans sa tâche, l évaluateur pourra consulter des données existantes (fiche de poste, statistiques, analyse d accident, notice d utilisation du matériel ) 4 ème phase Rédaction et analyse Il revient à l évaluateur de rédiger immédiatement, ou dans la demi-journée qui suit, l évaluation selon la méthode définie (compter 1h30 de rédaction par activité). les dangers par activité ainsi que les critères de hiérarchisation l évaluation de la gravité, l évaluation des mesures existantes, l évaluation de la durée d exposition, l évaluation de la fréquence d exposition, les suggestions des Agents («A»), de la Hiérarchie («H») et de l Observateur («O») Après validation par le BHS/PST, l ACMO entreprend : une présentation analytique à la hiérarchie (niveaux 1et 2) des résultats de l évaluation des risques et du plan d actions, une présentation synthétique aux agents des résultats de l évaluation des risques et du plan d actions en présence ou en appui de la hiérarchie directe. Pour la remontée des informations et la mise en place du plan d actions, il convient de se référer à la procédure définie ci-dessous en matière de validation et de suivi du plan d actions. BHS & PST 24

25 5 ème phase Synthèse et validation du plan d actions A ce stade du déploiement du plan des actions, il est nécessaire d apprécier le niveau de déploiement des différents plans d actions pour apporter des correctifs si nécessaire Appréciation (suivi ACMO / ACFI / BHS / PST / Comité de suivi) Cette phase fait état du bilan présenté par le pilote du projet au comité de pilotage. Suivi de l avancement des évaluations sur site au regard du planning Validation et suivi de la réalisation du plan d actions : Cohérence entre les objectifs et le résultat, Difficultés rencontrées Revue / Adaptation Les difficultés rencontrées pour atteindre les objectifs doivent faire l objet d une analyse en comité de suivi. Les actions correctives qui en découleront seront présentées en comité de pilotage pour validation. L idée de valoriser et de reconnaître les actions de prévention innovantes doit être une piste à exploiter par le Comité de suivi. BHS & PST 25

26 4. Les outils Les outils présentés ont été conçus pour faciliter et homogénéiser le recueil des données. En complément des explications, il est nécessaire de se reporter au document de synthèse qui figure à la fin de ce guide. 4.1 Grille d analyse terrain Cette grille permet de collecter les informations essentielles dans le cadre de la mise en oeuvre de l évaluation des risques professionnels. Pour faciliter le suivi des évaluations, un bandeau reprenant les informations essentielles a été créé. Celui-ci reprend des informations classiques, tels que la date, le nom de l observateur, le lieu de réalisation de l évaluation, la mission ou le service analysé ainsi que le ou les contacts ayant participé à l évaluation. En dessous et dans la première colonne, on peut identifier l activité concernée au regard du référentiel des activités (présenté en 4.3) La seconde colonne, quant à elle, concerne les dangers. Le champ libre permet de renseigner un des dangers identifiés dans le référentiel du même nom (présenté en 4.4) Afin de faciliter le travail, une case observation a été mise en place. Elle a pour objectif de recevoir les précisions concernant les circonstances au cours desquelles on peut retrouver ce type de danger. Cette colonne a aussi pour but d apporter des informations complémentaires qui vont permettre par la suite de faciliter le travail d évaluation. La colonne : «Mesures existantes» permet de recenser les actions déjà mises en œuvre en matière de prévention. La colonne «Suggestions» permet de recueillir les propositions et idées d amélioration émises par les agents, la hiérarchie ou l observateur. Enfin, la dernière colonne «Evaluation» permet de hiérarchiser les risques les uns par rapport aux autres. Cette colonne sera renseignée en utilisant les critères d évaluation (présenté en 4.5) 26

27 Les observateurs ont à leur disposition lors de l évaluation sur site : - Une grille vierge sur laquelle ils peuvent noter les activités - Le référentiel des dangers - Le référentiel des activités 4.2 Déclinaison des services du SDIS Reprenant l organigramme général du SDIS77, un découpage a été opéré afin de faciliter le secteur dans lequel un référent ou un ACMO réalise l évaluation des risques professionnels. Grâce à la déclinaison de la structure du SDIS, l agent renseigne le «lieu» dans lequel il va effectuer ses relevés. 27

28 4.3 Référentiel des activités Une fois que l évaluateur à renseigner le lieu de son intervention, il lui faut identifier les activités qui y sont réalisées. Ce référentiel permet de clarifier les différentes activités à analyser au sein de la collectivité. 4.4 Référentiel des dangers L évaluateur identifie les dangers propres à chaque activité par le biais du référentiel des dangers. 28

29 4.5 Critères d évaluation Afin de pourvoir réaliser l évaluation des dangers ou situation de dangers, l évaluateur utilisera la grille de cotation suivante en s appuyant notamment sur les données statistiques et en sollicitant si nécessaire le pôle santé au travail pour la notion de gravité : Exposition Chiffres Gravité Maîtrise du risque Durée Fréquence d exposition d exposition 10 Vitale (mortelle) Aucune / inexistante > 4h Quelques fois par jour 7 Lésion séquelle Incapacité Partielle Permanente avec Risque signalé : information et consignes > 2h et < 4h Quelques fois par semaine Personne protégée : Quelques fois par 4 Lésion avec arrêt >1h et < 2h Protection individuelle mois Risque isolé : 1 Lésion sans arrêt > 0 et <1h Quelques fois par an protection collective Absence de 0 Risque supprimé 0 Jamais lésion En fonction de chaque critère, l évaluateur intégrera dans la colonne correspondante le chiffre adéquat. 4.6 Procédure de suivi des évaluations La procédure de suivi des évaluations a pour objectif de matérialiser les étapes de validation des analyses terrain afin de disposer d une évaluation homogène et d un plan d action cohérent sur l ensemble de la structure. Cette procédure fera l objet d une simple présentation lors de la formation initiale des acteurs. 29

30 Suivi des actions de prévention issues du Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels Saisie des évaluations et du Plan d Actions par les ACMO Formalisation du plan d actions par l évaluateur (Proposition d actions avec les objectifs) Mise à jour et transmission d info au BHS / PST par ACMO Vérification de la cohérence par BHS / PST (garant de l éthique, retour d expérience) Modification en accord avec l évaluateur Validation de la cohérence par le Comité de Suivi Etude des coûts sur les dossiers importants (objectif : faciliter la prise de décision, disposer d éléments pour se positionner) Présentation au premier niveau hiérarchique Chef de Centre (+ adjoints) / Chef de Bureau (+ chef de section) Présentation par l ACMO + BHS et/ou PST (en fonction des disponibilités) en présence d un représentant du Groupement ou du Pôle 2. Propositions complémentaires (pas de pouvoir hiérarchique de modification des propositions) 3. Détermination en local de ce qu il peut faire (se nommer pilote des actions dépendantes de son niveau de responsabilité : renseigner les ressources disponibles, définir une échéance, informer le CHS). Présentation au deuxième niveau hiérarchique Chef de Groupement / Chef de Pôle (+ Directeur) Présentation par l ACMO + BHS et/ou PST (en fonction des disponibilités) - Idem premier niveau hiérarchique - Pourra relancer une action faite sur un centre ou un service, à l ensemble ou une partie des centres ou services qu il manage (ACMO complète PA et mise en œuvre) Présentation au CHS pour avis* Présence d experts pour complément d information Décision de l Autorité Territoriale Mise en œuvre des actions par l acteur nommé pilote Mise à disposition des moyens par l Autorité Territoriale Si désaccord H +1 (exemple : CC / agent ou CC / CG) validation par le CHS des actions à mettre en œuvre Si non réalisé remonter d info de l ACMO à son autorité de rattachement Mise à jour du Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels par l ACMO Validation sur le terrain Communication à l ensemble des acteurs *Dans le cadre des délibérations du CHS, les membres sont informés des actions prises en charge en direct par les différents niveaux hiérarchiques (moyens mis en œuvre, échéances) et donnent un avis sur les actions impactant l ensemble du SDIS. 30

31 4.7 Suivi des actions Le respect de la procédure des analyses et la rédaction complète d un plan d action sont garants de l objectivité de l évaluation des risques professionnels. 4.8 L organisation de l expertise Il est difficile voir impossible de réussir à identifier l intégralité des risques qu un agent va pouvoir rencontrer en opération. De ce fait l objectif est de s appuyer à la fois sur les risques recensés lors des actions de formation et ceux identifier dans le cadre d une analyse des interventions après coup. Ce que nous appellerons expertise. L expertise EvRP ne doit donc pas s arrêter aux critères d évaluation déjà appréhendés dans la section péri-opérationnelle : maintien et acquisition des connaissances. Elle doit prendre en compte les paramètres environnementaux, matériels et humains liés à l urgence de la situation. L évaluation des risques professionnels en opération repose donc sur l association de l expertise EvRP et de l évaluation des risques professionnels en formation / manœuvre. Trois critères susceptibles de provoquer le lancement d une expertise EvRP ont été retenus : Un critère proactif lié à une occurrence au regard de données statistiques, de fréquence, de localisation Un critère réactif à travers des relevés de dysfonctionnement en matière d hygiène et de sécurité (registre HS), compte-rendu, bulletin d information (BRQ ) relatant des accidents ou presqu accidents. Une commande de la Direction formalisée au Bureau Hygiène et Sécurité L expertise EvRP pourra être prise en charge par : Des personnels assurant des fonctions de chef d agrès, COS 31

32 Les ACMO et les référents HS (chef d agrès, COS, chef de centre d incendie et de secours, adjoint au chef de centre) Le chef de centre d incendie et de secours / adjoint au chef de centre Il convient de rappeler la nécessité de renforcer la communication avec l aide des référents de groupement. Pour une meilleure objectivité de l expertise, l analyse ne pourra pas être menée par les personnels ayant participé à l intervention. Celle-ci sera cadrée au travers d une trame commune reprenant des notions tel que : Le thème Un rappel des faits La problématique Les conseils, suggestions, préconisation d experts ou d agents Un plan d actions Afin de garantir la légitimité de la traduction de l événement sous la forme attendue dans le cadre du document unique, le circuit de transmission de l expertise sera le suivant : Référents HS ACMO BHS CODIR 1. Recensement par le référent du secteur 2. Capitalisation et remontée de l expertise à l ACMO de groupement pour effectuer l évaluation des risques en opération 3. Transfert au bureau BHS pour exploitation Quelques conseils pour l expertise EvRP le recueil d information autour de l événement. Identifier les impacts au niveau Technique, Humain, Environnemental et Organisationnel Procéder à une analyse factuelle Procéder aux analyses par des personnes extérieures à l intervention Associer des experts pour l analyse des problématiques d envergures (bureau opération, autre ) Ne jamais réaliser seul une analyse Respecter l anonymat des analyses Recueillir à la fois les difficultés, les solutions d amélioration et les propositions de mises en œuvre Communiquer sur les pistes d améliorations et les actions à mettre en œuvre 32

33 Enfin, pour faciliter la mise en œuvre de la démarche d expertise certaines étapes seront a respecter : 1. Informer l Autorité Territoriale élargie (Comité de pilotage) 2. Sensibiliser/ informer les chefs de groupement 3. Informer les chefs de centre 4. Identifier les référents pour assurer le retour d information de l expertise 5. Apporter des techniques d analyses de situations aux chefs d agrès (COS) pour leur permettre de faire le bilan en groupe des interventions réalisées. Exemple : Ce qui marche, ce que l on garde, ce qui n a pas marché, comment on l améliore 6. Permettre au chef de centre de bénéficier d un module de formation relatif à la sécurité Certaines étapes peuvent être conduites en parallèle. Ce «Guide Utilisateurs» a été conçu pour vous accompagner dans la démarche d évaluation des risques professionnels. Réalisé par des agents du SDIS77 pour d autres agents du SDIS77, il se veut très pragmatique. Il n a cependant pas vocation à contenir la totalité des outils ou astuces permettant de mener la totalité des évaluations. Aussi le bureau hygiène et sécurité reste à votre écoute pour répondre à vos interrogations et attentes 33

34 5. Glossaire Danger Propriété ou capacité intrinsèque d un équipement, substance, méthode de travail, susceptible de causer un dommage pour la santé des agents Exemple : lors du travail sur échafaudage le danger est représenté par la hauteur. Risque Le risque désigne un danger bien identifié, associé à l occurrence d un événement ou d une série d événements, dont on ne sait pas s ils se produiront mais dont on sait qu ils sont susceptibles de se produire. Un risque pour un agent, correspond à l exposition de celui-ci à un danger. Sans exposition et/ou sans danger, pas de risque. Activité Le terme «activité» désigne un ensemble distinct d'actions ou de tâches identifiées, organisé selon un processus logique, observable en tant que tel. Tâche Dans la coordination de projet, la tâche constitue le fractionnement élémentaire du travail à fournir pour produire le résultat : une tâche définit le livrable attendu. BHS Bureau Hygiène et Sécurité du SDIS rattaché au Directeur des Ressources Humaines. PST Pôle Santé au Travail rattaché au médecin Chef. DUEvRP Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels. CHS Comité d Hygiène et Sécurité. Comité ayant en charge au sein de la collectivité du suivi de toutes les évolutions en matière de prévention des risques professionnels. MGO Marche Générale des Opérations, Principes à respecter dans le cadre des interventions de sapeurs-pompiers. ACMO Agent Chargé de la Mise en Œuvre des règles d hygiène et de sécurité. Le décret du 10 juin 1985 modifié fixe pour les collectivités l obligation de nommer un ACMO. 34

35 PATS Personnel Administratif, Technique et Spécialisé. SP Sapeurs-Pompiers. CODIR Comité de Direction. SSSM Service de Santé et de Secours Médical, service propre au SDIS. ACFI Agent Chargé de la Fonction d Inspection. Il a en charge le suivi du respect de la réglementation applicable aux collectivités territoriales. SMS Système de management de sécurité. Intégration de toutes les problématiques en matière de santé au travail. GNR Guides Nationaux de Référence. Guides définissant les techniques professionnelles à mettre en œuvre dans le cadre des missions des sapeurs-pompiers. CIS Centre d incendie et de secours. Registre HS Registre Hygiène et Sécurité. AT Accident du Travail. EPI Equipement de Protection Individuel. CODIS Centre Opérationnel Départemental d Incendie et de Secours. 35

36 Fiche d identification Exemple 36