Cahier spécial des charges

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1 Cahier spécial des charges Référence n 2015/5321 «Accord-cadre relatif à l acquisition de matériel bureautique, avec ou sans prestations d installation (Neo3)» Remarque importante : L annexe 5.4 du présent CSC, reprenant la liste des sites concernés par le déploiement (Poste 2 environ 5800 ordinateurs), indispensable à l élaboration d une offre pour cet accord-cadre, est disponible sur demande suivant les modalités reprises au point des documents du marché. Le présent accord-cadre déroge aux articles 33, 40, 44, 118, 128 à 131 des RGE Voir point 1.2 du CSC. Pouvoir adjudicateur ETNIC Mode de passation Appel d offres ouvert Type d accord-cadre Fournitures Réunion d information 08/10/2015 à 10h Date limite pour les questions 15/12/2015 Date ultime de remise des offres 18/01/2016 à 14h Service Marchés Publics et Achats Bâtiment «Zénith» - 6 ème étage Bd du Roi Albert II, Bruxelles Supprimé: 23/10 Mis en forme : Couleur de police : Automatique Supprimé: 16/11/2015 Mis en forme : Couleur de police : Automatique

2 Table des matières Table des matières 2 Executive Summary 7 Glossaire Introduction Législation applicable et valeur des documents du marché Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Pouvoir adjudicateur (PA) Centrales d achat/de marchés (art. 2, 4 et 15 Loi 2006) Postes 1 et 3 (centrale de marchés et exceptionnellement centrale d achat) Poste Objet de l accord-cadre Objet et structure Durée Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) Passation de l accord-cadre Nature de l accord-cadre / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Mode de détermination du prix et remise de prix pour l accord-cadre et ses marchés subséquents (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Questions par rapport au CSC et modalités de contact Séance d information Corrections apportées par le PA aux dispositions de l accord-cadre De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Forme de l offre (art. 81 AR 2011) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 101 AR 2011) Options (art. 2, 1, 11, 10 et 101 AR 2011) Echantillons (art. 81 al. 3 AR 2011) Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Offre transmise par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) Modalités (art et 2 AR 2011) Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) Evaluation des offres Sélection (art. 58 et s. AR 2011) Généralités (art. 58 et s. AR 2011) Droit d accès (art. 60 à 66 AR 2011) Conditions d accès Faillite ou situation assimilée Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle 25 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 2 sur 130

3 Faute grave professionnelle Sécurité sociale Impôts et taxes Fausses déclarations Incompatibilités Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011) Capacité financière et économique Capacité technique et professionnelle Faire appel à la capacité de tiers art. 74 AR 2011) Documents déjà fournis dans le cadre d une procédure précédente (art AR 2011) Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) Offres incomplètes, réserves, Valeur des conditions générales de vente Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011) Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011) Critères d attribution (art. 25 Loi 2006) Critères d attribution Remarque Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 2 Loi Recours) Arrêt/interruption de l accord-cadre (art. 35 Loi 2006) Communication de la décision motivée, standstill et notification de l accord-cadre (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011) Autres Langue (art. 53 AR 2011) Confidentialité (art. 11 Loi 2006 art. 10 Loi Recours art. 18 RGE) Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011) Exécution de l accord-cadre Dispositions administratives Accord-cadre et commande Non exclusivité Documents applicables dans le cadre de l exécution de l accord-cadre Durée, reconduction(s) et tranche(s) Cautionnement (art. 25 et s. RGE) Constitution (art. 25 à 27 et 31 RGE) Libération (art. 33 et 133 RGE) Suivi de l accord-cadre Fonctionnaire dirigeant (art. 11 RGE) Personnel de l adjudicataire (art. 16 RGE) Réunion de lancement et de suivi de l accord-cadre et de ses marchés subséquents Langue (art. 53 AR 2011) Responsabilité Généralités Assurance (art. 24 RGE) Sécurité et confidentialité Obligation générale de confidentialité Protection des données à caractère personnel Sécurité des systèmes informatiques Sous-traitance (art. 12, 14 et 18 3 RGE) Droit de propriété intellectuelle (art. 19 et s. RGE) Modalités de commandes et de livraison Modalités de commande (art. 115 RGE) 51 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 3 sur 130

4 Modalités de livraison (art. 118 et 119 RGE) Vérification de la livraison (art. 40 et 120 RGE) Modalités de réception (validation des fournitures) Généralités (art. 34, 39 et s., 64 et 125 RGE) Réception provisoire (art. 2, 64 et 128 à 131 RGE) Réception provisoire (art. 128 et s. RGE) Transfert propriété (art. 132 RGE) Garantie (art. 65 et 134 RGE 140 RGE) Réception définitive (art. 2, 64, 135 et 156 RGE) Modalités de facturation et de paiement (art. 7 Loi 2006 art. 66 et 127 RGE) Révisions et modifications en cours de marché Modifications en cours de marché (art. 37 RGE, 117 et 121 RGE) Cession de l accord-cadre/de ses marchés subséquents (art. 38 RGE) Révisions des prix (art. 20 AR 2011) Fournitures Services Modalités de demande et d application Révisions techniques Défaut d exécution Généralités (art. 44, 47 à 49, 71, 124 et 155 RGE) Amendes de retard (art. 46 et 50, 123 et 154 RGE) Pénalités (art. 45 et 51 RGE) Tableau récapitulatif Litige Exécution de l accord-cadre - Dispositions techniques et fonctionnelles Le pouvoir adjudicateur et ses missions Le pouvoir adjudicateur Ses missions Organisation de l'informatique Données statistiques Réseaux Missions de consultance Rappel de la structure et de l objet de l accord-cadre POSTE 1 Fournitures Caractéristiques techniques de base Type 1 : Ordinateur de bureau Type 2 : Station de travail Type 3 : Ordinateur portable Type 4 : Station de travail portable Type 5 : Ultra portable Type 6 : Ordinateur portable hybride Type 7 : Tablette (option obligatoire) Type 8 : Network Computer (option obligatoire) Sacs, mallettes et trolleys Quantités Généralités et logistique Echantillons Documentation technique des fournitures Mesures environnementales Echantillon en cas de révision technique du matériel Garantie des fournitures Option obligatoire : Outil de suivi et de prise de contrôle à distance POSTE 2 : Déploiement dans le cadre du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Communauté française Projet Neo3 93 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 4 sur 130

5 Mise à disposition de matériel informatique sous forme d achat Gestion de l inventaire Déploiement Déroulement du déploiement Procédures et documents applicables au présent poste Lieux et horaires des prestations liées au déploiement Suivi et gestion du déploiement Qualité du déploiement et planification Equipe de projet Installation des équipements Rapports Stockage du matériel repris Résumé du forfait de déploiement POSTE 3 : Services standards Révision/adaptation pour un PAB Gestion de l inventaire Logistique Emballages et matériel à évacuer Stockage du nouveau matériel durant l exécution de l accord-cadre Option Obligatoire : Transport et manutention de matériel informatique (sans installation préalable) Prestations spécifiques d installation et de livraison Dispositions générales relatives aux livraisons Dispositions générales relatives aux installations Prestations d installation en cas d installation unique (individuelle) Prestations d installation en cas d installations multiples Délai d installation dans le cadre des points et ci-dessus Option obligatoire : Prestations complémentaires en régie Option obligatoire : Réparation hors-garantie Option obligatoire : Catalogue en ligne Option Obligatoire : Stockage de matériel Horaires des livraisons et prestations Chef de projet Annexes Formulaire d offre Inventaire Procédures Sites Logiciels métiers Outil Pythéas Logos Neo3, ETNIC et FWB Critères d attribution Engagement de confidentialité Demande d indemnisation pour le prototype d outil de migration Annexe 1 contrat de gestion Déclaration sur l honneur - Chiffre d affaires Déclaration sur l honneur - ETP Déclaration sur l honneur - Tableau références similaires Modèle d'attestation de mise à disposition des capacités de tiers 130 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 5 sur 130

6 5.16. NDA 130 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 6 sur 130

7 Executive Summary Objectifs L objectif de Neo3 est double : 1. remplacer le parc bureautique du Ministère de la Communauté française (MCF) en une opération «one shot» durant approximativement 9 mois ; 2. mettre du matériel informatique bureautique à disposition de l ETNIC et de ses bénéficiaires à travers une centrale de marchés. Les objectifs du Gouvernement, principalement dans le cadre de Neo3, sont : Réduire l empreinte écologique de l IT ; Réduire les coûts de fonctionnement du Ministère ; Mettre à disposition des agents un même outil ; Mettre à disposition des agents des logiciels identiques (système d exploitation et suite bureautique) ; Faciliter l intégration de nouveaux logiciels ; Faciliter la mise en place de plans de formation. Dans sa mission de servir et conseiller le MCF, les Objectifs de l ETNIC sont : Fournir du matériel permettant de soutenir les agents dans leurs missions ; Restituer le matériel Neo2 loué avec un minimum de pénalités ; Mettre en place une centrale de marchés pour les bénéficiaires de l ETNIC ; Intégrer et utiliser ses outils de gestion centralisée permettant une meilleure maintenance du parc informatique et un meilleur service ; Faciliter les inventaires. Structure de l accord-cadre Neo3 se présente sous la forme d un accord-cadre qui s organise autour de 3 postes : 1. Poste 1 : Fournitures 2. Poste 2 : Déploiement dans le cadre du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Communauté française 3. Poste 3 : Services standards Dans le cadre des Postes 1 et 3, l ETNIC agit en tant que centrale de marchés ainsi qu à titre exceptionnel, en tant que centrale d achat (voir le point 1.4 ci-dessous). Poste 1 : Fournitures Le Poste 1 lancé sous forme de centrale de marchés/d achat (voir point 1.4 ci-dessous) consiste en l acquisition (achat) de matériel informatique de type PC par le PA ou les PAB auprès de l adjudicataire. Comme ce poste est passé sous forme de centrale de marchés (et, à titre exceptionnel de centrale d achat), il est impossible à l heure actuelle, de déterminer les quantités réelles qui ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 7 sur 130

8 seront commandées par le PA et les différents PAB dans ce cadre. Néanmoins, à titre indicatif, le présent CSC reprend différentes informations de nature à aider les soumissionnaires dans la remise de leur offre (voir e.a. le point 4.2 ci-dessous) et notamment : - les quantités estimées pour le Ministère de la Communauté française et pour l ETNIC ; - les quantités de certaines entités d importance ayant marqué leur intérêt pour le présent accord-cadre (ONE, RTBF) ; - les commandes qui ont été réalisées sur le projet Neo2. Ces informations sont transmises à titre purement indicatif et ne constituent en aucune mesure un engagement sur une quantité minimale, vu l incertitude évoquée ci-dessus. Tout le matériel acquis doit être garanti sur site pour une durée de 60 mois sauf mention contraire dans le présent CSC à compter de la date d installation, si celle-ci est commandée, ou de la date de livraison, si aucun service d installation ne doit être presté. Poste 2 : déploiement dans le cadre du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles Projet Neo3 Ce Poste porte sur les services nécessaires pour renouveler l ensemble du parc informatique du MCF par du nouveau matériel acheté par le PA (dans le cadre du Poste 1). Ce renouvellement s effectuera par le biais d un processus de déploiement (le plus court possible) incluant la restitution du matériel informatique actuellement utilisé. Dans le cadre du renouvellement du parc informatique du MCF, l ETNIC entend acquérir environ 5755 ordinateurs fixes et/ou portables (dans le cadre du Poste 1), assortis d une garantie étendue de 60 mois à compter de leur installation. Le présent Poste porte sur le déploiement de ces ordinateurs, lequel concerne environ 95 sites (70 estimés pour la Vague 1, 25 pour la Vague 2), et inclura environ 600 installations à domicile. Ce renouvellement devra intervenir sous forme de déploiement en mode projet, et se déroulera en deux vagues successives : Vague 1 La première Vague aura pour objet la migration du matériel du MCF visé par Neo2 (récupération d environ 5215 machines Neo2, fourniture d environ 5100 machines Neo3), mis à disposition sous forme de location opérationnelle. Ce matériel doit impérativement être remis au bailleur du précédent marché pour le 1 er février 2017, sous peine de sanctions. L ensemble du déploiement et de la restitution du matériel en question doit donc impérativement se clôturer au plus tard le 31 janvier 2017, afin de pouvoir remettre le matériel loué au bailleur du précédent marché pour le 1 er février Vague 2 La deuxième Vague aura pour objet la migration du parc informatique des Maisons de Justice (environ 655 machines) acquis en juillet 2014 et dont la garantie du matériel arrive à ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 8 sur 130

9 échéance en juillet Le matériel récolté des MDJ a été acheté et ne doit pas être restitué à un bailleur. Il fera l objet d un stockage chez l adjudicataire le temps que le PA décide de son sort. Le Poste 2 du présent accord-cadre ne constitue ni une centrale de marchés ni une centrale d achat et porte donc exclusivement sur les besoins du MCF évoqué ci-dessus. Poste 3 : services standards Le Poste 3 du présent accord-cadre concerne les services liés aux fournitures du Poste 1, notamment en ce qui concerne les prestations d installation, les prestations en régie et la réparation hors garantie du matériel acquis à travers le présent accord-cadre Neo3. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 9 sur 130

10 Glossaire Dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, il faut entendre par : - RGE : les règles générales d exécution établies par l arrêté royal du 14 janvier 2013 ; - CSC : le cahier spécial des charges, en ce compris ses annexes ; - PA : le Pouvoir adjudicateur, en l occurrence l ETNIC, entité qui passe le présent accord-cadre et certains marchés subséquents qui en découleront et qui effectuera des commandes dans le cadre de leur exécution ; - PAB : le(s) pouvoir(s) adjudicateur(s) bénéficiaire(s) de l accord-cadre, à savoir les entités, désignées dans le cadre du présent accord-cadre, qui n interviennent pas dans la passation de l accord-cadre mais dont les besoins sont également couverts par l accord-cadre suivant les conditions qui y sont reprises et qui peuvent passer des marchés subséquents ; - Soumissionnaire : la personne physique ou morale qui remet une offre dans le cadre du présent accord-cadre ; - Adjudicataire : le soumissionnaire à qui le présent accord-cadre est attribué ; - FD : le fonctionnaire dirigeant, à savoir le fonctionnaire, ou toute autre personne désignée par le PA/PAB, chargé de la direction et du contrôle de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents (article 2, 7, RGE) ; - MCF : le Ministère de la Communauté française ; - MDJ : les Maisons de Justice ; - Conditions du marché : le contrat qui lie le PA et l adjudicataire et qui est constitué, dans l ordre suivant : o des dispositions légales visées au point 1.1 o des documents du marché, tels que définis au point 1.1 o de l inventaire et de l offre de l adjudicataire o des commandes effectuées par le PA et les PAB et des règles de l art. Pour d autres définitions, se référer en outre aux articles 2 et 3 Loi 2006, 2 Loi Recours, 2 AR 2011 et 2 RGE. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 10 sur 130

11 1. Introduction 1.1. Législation applicable et valeur des documents du marché Le présent accord-cadre est soumis à la législation et aux normes suivantes, en vigueur à la date du lancement de l accord-cadre (transmission des documents du marché) : - Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi 2006») ; - Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi Recours») ; - Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques (ci-après dénommé «AR 2011») ; - Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics (ci-après dénommé «RGE») ; - Documents du marché (à savoir l ensemble des documents mis à disposition des soumissionnaires potentiels dans le cadre de la présente procédure : avis de marché et éventuels avis rectificatifs, CSC, annexes). En cas de contradiction entre les documents du marché, l ordre de priorité suivant est déterminant pour l interprétation de ces documents : 1. Avis de marché ; 2. Cahier spécial des charges ; 3. Inventaire ; 4. Autres annexes Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Le présent CSC déroge aux RGE, en ses articles : - article 33 RGE, en ce qu il prévoit des modalités de libération du/des cautionnement(s) différentes de celles prévues par défaut à cet article. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. - article 40 RGE, en ce qu il prévoit que les quantités livrées ne sont vérifiées en présence de l adjudicataire qu à la demande de ce dernier. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. - Article 44 RGE, en ce qu il prévoit l application d office des pénalités particulières prévues dans le cadre du Poste 2 du présent accord-cadre par simple survenance de l infraction, sans mise en demeure préalable de l Adjudicataire. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. Motivation : les pénalités imposées dans le cadre du Poste 2 portent sur des actions ponctuelles connues qui doivent impérativement être effectuées pour le 31/01/2017 dans la mesure où elles entraînent un mécanisme de sanctions en cascade à charge du PA. Ces sanctions sont fonction de la restitution du matériel mis à sa disposition dans le cadre du précédent marché (Projet Neo2) et dont l adjudicataire du présent accord-cadre doit prendre en charge le rapatriement. Dans ces conditions dans la mesure où l échéance en cause est connue dès à présent des soumissionnaires et que toute mise en ordre ultérieure (postérieure à cette échéance) par l adjudicataire ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 11 sur 130

12 serait sans conséquence sur l application de ces sanctions à l égard du PA, une mise en demeure préalable s avèrerait inutile. - article RGE, en ce qu il prévoit l interdiction de remplacer le bordereau de livraison par une facture. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. - articles 128 et s. RGE, en ce que les modalités qu il prévoit sont différentes de celles prévues par défaut à ces articles. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC Pouvoir adjudicateur (PA) Le Pouvoir adjudicateur (PA) du présent accord-cadre est l'entreprise publique des Technologies nouvelles de l'information et de la Communication de la Communauté française (ETNIC), dont le siège social est sis Boulevard du Roi Albert II, 37 à 1030 Bruxelles. Le PA est dûment représenté par son Administrateur général, M. Michel POULEUR. Pour une description plus précise des missions de l ETNIC, se référer au point 4.1 cidessous Centrales d achat/de marchés (art. 2, 4 et 15 Loi 2006) Postes 1 et 3 (centrale de marchés et exceptionnellement centrale d achat) Le présent accord-cadre est passé sous forme de centrale de marchés en ce sens que le PA passe le présent accord-cadre de fournitures / services destiné(e)s à ses propres besoins mais aussi pour ceux d autres entités tierces, ci-après dénommées «Pouvoir adjudicateur bénéficiaire» ou «PAB». En application de l art. 15 Loi 2006, ces PAB sont dispensés de l obligation d organiser euxmêmes une procédure de passation d un marché s ils recourent à la présente centrale de marchés. Les PAB pourront être tout ou partie des institutions/organismes visés à l article ainsi qu à l Annexe 1 du contrat de gestion de l ETNIC , du 18 juillet 2008 (voir Annexe 5.11 du présent CSC), sans que cette liste puisse être considérée comme un engagement des entités y reprises à passer commande auprès de l adjudicataire. Dans le cadre du présent accord-cadre, tant le PA que ces PAB pourront individuellement et chacun pour ce qui les concerne passer des commandes directement auprès de l'adjudicataire. Ceci implique que : l'etnic sera le seul pouvoir adjudicateur responsable de la passation de l accordcadre (désignation de l'adjudicataire); en phase d'exécution, il y lieu de distinguer deux cas de figure : ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 12 sur 130

13 o les commandes passées par l'etnic auprès de l'adjudicataire, pour lesquelles l'etnic est entièrement responsable ; o les commandes passées par les PAB auprès de l'adjudicataire. Ces commandes seront régies par les mêmes documents contractuels (cf. point 3 du présent CSC) mais l'etnic n'interviendra pas dans leur exécution. Les PAB qui passeront commande auprès de l'adjudicataire sont donc responsables de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents pour ce qui les concerne (de la commande au paiement inclus), pour l application de toutes les modalités d exécution prévues au présent CSC telles que les modalités de réception, l application des sanctions spécifiques prévues dans le cadre du présent CSC,... En tant que PA, l ETNIC reste toutefois la seule compétente en ce qui concerne les mesures d office (à l exclusion des sanctions spécifiques prévues dans le cadre du présent CSC), les modifications et révisions de l accord-cadre (voir point 3.13). Pour leur parfaite information, l ETNIC attire l attention des soumissionnaires sur le fait qu elle pourra également, exceptionnellement, intervenir en tant que centrale d achat dans le cadre des Postes 1 et 3 du présent accord-cadre, en application des articles 2, 4 et 15 précités et ce, pour les mêmes PAB que ceux visés ci-dessus (notamment dans le cadre de ses infrastructures mutualisées et des projets globaux gérés par l ETNIC). L ETNIC se charge, dans ce cas, de l intégralité des commandes (et de leur suivi) dans ce cas Poste 2 Au contraire des Postes 1 et 3, le Poste 2 du présent accord-cadre ne constitue pas une centrale de marchés, ni en centrale d achat au sens de l article 2, 4 Loi Les PAB dont question ci-dessus ne sont donc pas autorisés à passer des commandes dans le cadre de ce Poste Objet de l accord-cadre Objet et structure Le présent accord-cadre est un accord-cadre de fournitures portant sur l acquisition de matériel bureautique, avec ou sans prestations d installation. Il est composé de trois postes : - Poste 1 : Fournitures - Poste 2 : Déploiement dans le cas du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Communauté française - Poste 3 : Services standards Le présent accord-cadre contient par ailleurs plusieurs options. Pour le surplus, il convient de se référer aux dispositions techniques et fonctionnelles, ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 13 sur 130

14 reprises au point 4 ci-dessous Durée Le présent accord-cadre est conclu au moment de la notification au soumissionnaire retenu de l approbation de son offre et prendra fin 60 mois après la fin du déploiement visé au Poste 2. À titre indicatif, sa durée devrait donc être d environ 70 mois La durée de l accord-cadre dont question ci-dessus correspond à la période au cours de laquelle pourront être effectuées des commandes par le PA et les PAB, sans préjudice donc de la durée de garantie du matériel acquis dans le cadre du présent accord-cadre, qui pourrait dépasser cette période. Les PAB du précédent marché Neo 2 (2010/9005) qui adhéreraient au présent accord-cadre ne sont cependant autorisés à commander dans le cadre du présent accord-cadre qu à compter du 1 er février 2017 (fin du marché Neo2). La durée d exécution d une commande, effectuée pendant la durée de l accord-cadre, ne pourra excéder 12 mois à compter de la fin de l accord-cadre, telle que définie ci-dessus Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) Dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, le PA traite les soumissionnaires et soumissionnaires potentiels dans le respect de l égalité, de manière non discriminatoire et agit avec transparence. Le PA accorde une attention particulière à l intégrité dans ses marchés publics et ce, tant au niveau de leur passation que de leur exécution. A cette fin, notamment : le PA veille particulièrement à éviter tout conflit d intérêts, au sens de l article 8 de la Loi 2006, dans le cadre du présent accord-cadre. le personnel du PA est soumis à une charte de l acheteur public, visant notamment à garantir la bonne exécution des principes repris ci-dessus. conformément à l art. 9 de la Loi 2006, le PA rappelle que tout acte, convention ou entente de nature à fausser les conditions normales de la concurrence entrainera l écartement de l offre au stade de la passation de l accord-cadre. en cas de manquement à l un des principes repris ci-dessus au stade de l exécution de l accord-cadre et/ou de ses marchés subséquents, le PA se réserve le droit d appliquer l une des sanctions dont question à l art. 49 RGE. De manière générale, les soumissionnaires sont tenus de se comporter de manière professionnellement intègre et de s'abstenir de toute activité de lobbying auprès du PA et des PAB. Sauf les cas prévus par le présent cahier des charges, les soumissionnaires n'entretiendront aucun contact ni n'échangeront aucune information liée au présent accordcadre et à ses marchés subséquents avec les représentants du PA. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 14 sur 130

15 2. Passation de l accord-cadre 2.1. Nature de l accord-cadre / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Le présent accord-cadre est un accord-cadre de fournitures lancé selon le mode de passation de l appel d offres ouvert avec publicité belge et européenne, en application des articles 3, 23 et 25 de la Loi 2006 et de l article 34 de l AR Cet accord-cadre comprend des fournitures et des services. En application de l article 3, 4, alinéa 2 Loi 2006, cet accord-cadre est, en ce qui concerne sa passation, qualifié d accordcadre de fournitures et soumis aux règles applicables à ces accords-cadres. En ce qui concerne l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, les règles applicables sont celles des marchés de fournitures et de marchés de services Mode de détermination du prix et remise de prix pour l accord-cadre et ses marchés subséquents (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Le présent accord-cadre et ses marchés subséquents est un marché à prix mixte (marché à bordereau de prix, à l exception des vagues 1 et 2 du Poste 2, pour lesquelles un prix global est attendu). Pour rappel : - Un poste à bordereau de prix est un poste qui prévoit la remise de prix unitaires forfaitaires (qui comprennent l ensemble des fournitures et prestations nécessaires à leur exécution), qui seront multipliés par les quantités réellement commandées et mises en œuvre dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. Les quantités reprises dans les documents du marché sont des quantités estimées, données à titre indicatif et qui reflètent, autant que possible, la situation réellement envisagée dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. - Un poste à prix global implique la remise d un prix global forfaitaire pour l ensemble des fournitures et prestations visées par le (sous)poste concerné. Le soumissionnaire doit avoir établi ses prix unitaires suivant ses propres constatations, tenant compte du contenu et de l étendue de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. Les prix remis dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents le sont en Euro. Les prix remis (tant unitaires que globaux) dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents comprennent : - toutes les impositions généralement quelconques, à l exception de la TVA, dont le taux est mentionné séparément dans l offre du soumissionnaire ; - les frais et redevances liés aux droits de propriété intellectuelle et licences d exploitation nécessaires à l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents ; ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 15 sur 130

16 - les frais de réception des fournitures et prestations prévues dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents ; - les autres frais, mesures et impositions prévus à l art AR 2011 (voir dispositions reprises sous le point 4 du présent CSC : emballage, recyclage, ). L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que tant les prix unitaires que globaux de chacun des éléments repris à l inventaire doivent avoir été établis en respectant la valeur relative de ces éléments par rapport au montant total de l offre. Autrement dit, un soumissionnaire ne peut concentrer tout ou une partie conséquente de l investissement de l accord-cadre sur certains postes de l accord-cadre et doit au contraire tenir compte de l importance respective telle qu identifiée par le PA dans le présent CSC des différents postes de l accord-cadre lors de l élaboration et de la remise de ses prix pour le présent accord-cadre Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Lorsque le soumissionnaire détecte dans les documents du marché des erreurs ou omissions de nature à rendre impossible pour lui la remise d une offre et/ou l établissement de son prix pour le présent accord-cadre ou encore de nature à rendre impossible la comparaison des offres dans le cadre du présent accord-cadre, il est tenu de le signaler au PA immédiatement et par écrit. Sauf en cas de réduction des délais par le PA, ce dernier doit en être averti au minimum 10 jours avant le délai de remise des offres. Dès l entame de la séance d ouverture des offres, le soumissionnaire n est plus habilité à se prévaloir : - des erreurs ou omissions contenues dans l inventaire ; - des éventuels vices de formes, erreurs et omissions contenus dans son offre Questions par rapport au CSC et modalités de contact Les contacts au sujet du présent accord-cadre (jusqu à la notification de l attribution de celuici) se font exclusivement par écrit, via le forum de questions/réponses disponible sur e- notification pour le présent accord-cadre. Les soumissionnaires sont autorisés à poser des questions concernant le présent accordcadre. Sans préjudice des dispositions reprises ci-dessous, afin de permettre au PA d en prendre connaissance et d y répondre en temps utiles, les soumissionnaires sont cependant tenus de poser leurs questions au plus tard pour le 15 décembre Supprimé: 23 octobre Lorsqu elles ne consistent pas en de simples précisions (auquel cas, leur publication via le forum de question/réponse dont question ci-dessus suffit), les réponses apportées par le PA aux questions posées dans le cadre du présent accord-cadre feront l objet d un avis d informations complémentaires (Erratum) soumis aux mêmes règles de publicité que l avis du présent accord-cadre (Bulletin des Adjudications et Journal Officiel de l Union ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 16 sur 130

17 européenne). Les soumissionnaires seront en tout état de cause réputés en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l élaboration et de la remise de leur offre pour le présent accord-cadre Séance d information Une séance d information facultative est organisée au siège du PA (voir point 1.2 ci-dessus) le 08/10/2015 à 10h00. Les soumissionnaires sont invités à avertir le PA de leur présence et du nombre de représentants qu ils mandateront à l adresse suivante : map_ac@etnic.be. Ce nombre ne pourra être supérieur à 3 par soumissionnaire potentiel. Lors de cette séance, il sera répondu oralement aux questions posées par les soumissionnaires. Ces questions devront être reçues au plus tard 5 jours ouvrés avant ladite séance. Les questions posées après cette date recevront une réponse conformément aux dispositions reprises ci-dessous. L ensemble de ces réponses fera en outre l objet d un avis d informations complémentaires (erratum) soumis aux mêmes règles de publicité que l avis de marché du présent accordcadre (Bulletin des Adjudications et Journal Officiel de l Union européenne). Seule la version écrite de ces réponses, publiée conformément à cet avis, fera foi dans le cadre du présent accord-cadre. Les soumissionnaires seront en tout état de cause réputés en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l élaboration et de la remise de leur offre pour le présent accordcadre Corrections apportées par le PA aux dispositions de l accordcadre Dans le cadre des réponses apportées aux questions posées par les soumissionnaires potentiels, le PA peut être amené à apporter des corrections aux documents du marché. Dans ce cas, celles-ci sont identifiées dans le document publié conformément à l avis d informations complémentaires dont question au point ci-dessus. Le cas échéant et pour autant que les questions aient été posées par les soumissionnaires potentiels en temps utile, le délai de remise des offres peut être prolongé par le PA, qui tiendra compte, pour ce faire, du délai restant pour la remise de l offre, de l importance des corrections apportées et de leur impact sur la rédaction des offres De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Les soumissionnaires ne sont autorisés à remettre qu une seule offre. Le soumissionnaire établit son offre en ayant pris connaissance et en tenant compte des documents du marché et suivant ses propres connaissances et constatations ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 17 sur 130

18 professionnelles et personnelles. Il complète l ensemble des documents transmis par le PA et transmet en annexe de son offre l ensemble des documents attendus (voir liste reprise à cet effet dans le formulaire d offre). La responsabilité de l établissement de son offre et du support choisi par le soumissionnaire pour la remise de son offre lui incombe exclusivement. Dans le cadre de la remise de son offre, le soumissionnaire n est pas autorisé à modifier les quantités reprises à l inventaire Forme de l offre (art. 81 AR 2011) L offre est établie en français. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, l offre est établie en : 1 original papier signé ; 1 copie papier ; 1 copie sur support informatique (ex : clé USB, CD-ROM,...), sous format inconvertible (.pdf). L inventaire doit également être transmis mais sous format convertible (exemple :.xls). Les fichiers constituant l offre sous format électronique (soit qu elle ait été remise par des moyens électroniques, soit qu il s agisse de la copie de l offre papier remise sur support informatique) ne pourront être supérieurs à 5 Mo. Le cas échéant, les soumissionnaires veilleront à constituer des fichiers séparés. Des fichiers séparés devront en tout état de cause être prévus pour la partie administrative et pour la partie technique. Afin de permettre au PA d en prendre en connaissance de la meilleure manière possible : - l offre contient impérativement une table des matières ; - elle suit la structure prévue dans l inventaire du présent CSC et, dans le cas d une remise d offre sous format papier, contient des intercalaires et/ou séparations claires permettant d identifier les différentes annexes/parties qu elle contient ; - l offre est, dans la mesure du possible paginée (feuillets et annexes numérotés de façon continue) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) L offre, en ce compris le formulaire d offre et l inventaire, doit être signée par la personne habilitée à engager le soumissionnaire. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique (association momentanée, etc.), chacun des participants au groupement signe l offre, conformément au paragraphe précédent. Les différents participants s engagent solidairement et désignent celui d'entre eux qui sera chargé de représenter le groupement vis-à-vis du PA. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, en cas de divergence entre l original et les copies, seul l original papier signé fait foi. Par «personne habilitée à engager le soumissionnaire», il faut entendre le soumissionnaire ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 18 sur 130

19 lui-même s il s agit d une personne physique (sans préjudice d une éventuelle procuration dûment établie) ou son/ses représentant(s) légal(aux) s il s agit d une personne morale. Afin de permettre au PA de s assurer de cette habilitation, le soumissionnaire annexe à son offre les justificatifs dont question ci-dessus (procuration, extrait des statuts et/ou actes authentique ou sous seing privé lui accordant le mandat, ). L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu un administrateur délégué à la gestion journalière n est que rarement habilité à engager une société anonyme dans le cadre de la remise d une offre pour un marché public (sauf par exemple en présence d un mandat spécial, d un système de délégation particulier et/ou de marchés de peu d importance au regard de l entreprise concernée). Par exception, l offre signée électroniquement au nom d une personne morale à l aide d un certificat attribué au nom de cette dernière et qui s engage uniquement en son nom et pour son compte, ne requiert pas de mandat supplémentaire Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 101 AR 2011) Les variantes sont interdites dans le cadre du présent accord-cadre Options (art. 2, 1, 11, 10 et 101 AR 2011) Le présent accord-cadre prévoit plusieurs options obligatoires. Le détail de ces options est repris dans les dispositions techniques et fonctionnelles du présent accord-cadre (voir point 4). L'option obligatoire est un élément accessoire à l'offre, introduit à l'initiative du PA ou d un PAB, et que ces derniers se réservent la possibilité, ou non, de commander. Les soumissionnaires doivent remettre prix pour chacune des options imposées par le présent CSC. Conformément à l article 101, 2 de l AR 2011, les offres sont comparées en tenant compte des options obligatoires et ce, même si, dans le cadre de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, ces options obligatoires ne sont jamais levées. Les soumissionnaires peuvent en outre proposer des options libres de leur choix. L'option libre est un élément accessoire à l'offre, introduit à l'initiative du soumissionnaire qui estimerait que cette option est de nature à mieux satisfaire les objectifs du PA et des PAB. L'option libre ne peut porter sur les éléments exigés par le présent accord-cadre (en d'autres termes, il est interdit de mettre en option des éléments imposés pour l'offre de base). Dans ce cas, les soumissionnaires reprennent dans leur offre une annexe spécifique (et séparée) relative à l option/aux options qu ils proposent. Cette annexe est clairement identifiée, datée et signée. Conformément à l article 101, 2 de l AR 2011, le PA décidera des options libres qu'il retient pour déterminer le soumissionnaire ayant remis l'offre économiquement la plus avantageuse Le PA ou un PAB n'est jamais obligé de lever une option : il se réserve le droit de ne commander que les options obligatoires et/ou libres qui rencontrent le mieux ses besoins ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 19 sur 130

20 opérationnels et/ou logistiques et en fonction de ses moyens budgétaires Echantillons (art. 81 al. 3 AR 2011) Ce point doit être lu conjointement avec le point du présent CSC. Sous peine de risquer un écartement de son offre, le soumissionnaire doit fournir - avec son offre ou de manière séparée mais en tout état de cause avant l entame de la séance d ouverture des offres, un échantillon des différents matériels visés au point du présent CSC, conformément aux dispositions qui sont reprises sous ce point. Sous peine de risquer un écartement de son offre, le soumissionnaire aura veillé à ce que les échantillons satisfassent aux spécifications techniques minimales exigées dans les dispositions techniques et fonctionnelles du présent CSC ainsi qu aux spécifications contenues dans son offre et auxquelles il s engage. Le matériel fourni par l adjudicataire dans le cadre de l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents devra au minimum être conforme aux échantillons présentés par ledit adjudicataire. Le PA effectuera tous les tests (logiciels notamment) nécessaires à l évaluation des performances des échantillons proposés, conformément au point 2.8 du présent CSC. A l issue des tests en question, les échantillons seront estampillés par le PA. Les soumissionnaires dont l'offre n aura pas été sélectionnée, aura été déclarée irrégulière ou n aura pas été retenue doivent reprendre leurs échantillons, au moyen de leur propre personnel et à leurs frais. Ces échantillons seront libérés sur simple demande adressée à l adresse de l accord-cadre (voir point du présent CSC). L attention des soumissionnaires est toutefois attirée sur le fait que les échantillons ne pourront être récupérés qu une fois le délai de recours en annulation devant le Conseil d Etat expiré en l absence de recours ou, si un recours est introduit dans le cadre de l attribution du présent accord-cadre, qu après que ce recours ait été tranché par une décision passée en force de chose jugée. Les frais liés au respect de la présente disposition (livraison, dépôt, récupération, ) sont exclusivement à charge du soumissionnaire. Les échantillons de l adjudicataire deviennent la propriété du PA, sans surcoût, une fois le délai de recours en annulation devant le Conseil d Etat expiré en l absence de recours ou, si un recours est introduit dans le cadre de l attribution du présent accord-cadre, qu après que ce recours ait été tranché par une décision passée en force de chose jugée Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) Pour introduire une offre, le soumissionnaire choisit, à l exclusion l un de l autre 1, l un des modes d introduction de l offre suivants : - SOIT par la remise matérielle d une offre papier (voir point ci-dessous) ; 1 Sans préjudice du point repris ci-dessous. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 20 sur 130

21 - SOIT par voie électronique via la plateforme e-tendering (voir point cidessous). La responsabilité du choix du mode de remise et de la remise dans les temps de son offre incombe exclusivement au soumissionnaire. Toute modification ou tout retrait d une offre déjà déposée ou remise respecte les dispositions de l art. 91 AR Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Toute offre établie sur support papier doit être glissée dans un pli scellé (enveloppe, colis, ) portant les mentions suivantes : Séance d ouverture : 18/01/2016 à 14h Offre pour l accord-cadre Neo3 2015/5321 NE PAS OUVRIR Supprimé: 16/11/2015 Mis en forme : Couleur de police : Automatique Ce pli scellé contenant l'offre est remis selon l un des deux modes suivants : 1. Envoyé par service postal à l adresse du PA Adresse du PA : ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6ème étage) 1030 Bruxelles En cas d'envoi par service postal, le pli scellé dont question ci-dessus sera glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme seules indications l'adresse du PA ainsi que la mention "OFFRE". Les soumissionnaires sont encouragés à adresser leur offre par courrier recommandé, la preuve de l envoi, dans les temps, de leur offre, leur incombant exclusivement (art. 90 AR 2011). 2. Remis par porteur Les offres remises par porteur sont déposées dans la boite prévue à cet effet à l accueil (voir adresse du PA ci-dessus) ou remise à l une des personnes constituant le Service des marchés publics et des achats (sis à la même adresse), à savoir : - Anne FERIR, - Aline GODFROID, - Anne HENKART, - Filomena RAIMO, - Kristen VOGLAIRE. Les heures d ouverture de l ETNIC, pour la réception des offres remises par porteur, sont les suivantes : - de 9h00 à 12h00 ; - de 14h00 à 16h00. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 21 sur 130

22 L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que la remise d une offre dans la boite prévue à cet effet à l accueil ne donnera lieu à aucun récépissé, au contraire de la remise à l une des personnes identifiées ci-dessus Offre transmise par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) La remise d une offre par des moyens électroniques au sens de l article 52 AR 2011 est autorisée dans le cadre du présent accord-cadre et ce, pour autant qu elle respecte les dispositions reprises ci-dessous Modalités (art et 2 AR 2011) Les soumissionnaires peuvent remettre leur offre en utilisant la plateforme e-tendering. De plus amples informations concernant l introduction d une offre via cette plateforme sont disponibles dans le manuel «Soumettre des offres via Internet e-procurement pour les entreprises» qui détaille la procédure à suivre pour déposer une telle offre. Il est rappelé que l offre introduite via la plate-forme e-tendering doit toujours être signée électroniquement par la ou les personne(s) compétente(s) ou habilitée(s) à engager le soumissionnaire. Par le simple fait de transmettre leur offre par des moyens électroniques, les soumissionnaires acceptent que les données de leur offre soient enregistrées par le dispositif de réception du pouvoir adjudicateur, conformément à l article 52, paragraphe 2, alinéa 4 de l arrêté royal du 15 juillet Si un soumissionnaire estime que certains écrits ne peuvent être créés par des moyens électroniques ou moyennant des difficultés disproportionnées, le soumissionnaire peut transmettre ces documents sur support papier, pour autant que ces documents parviennent au PA avant la date limite de réception des offres et qu ils répondent aux conditions requises pour la remise d une offre sur support papier (voir point ci-dessus). ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 22 sur 130

23 Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Dans le cadre du présent accord-cadre et afin d éviter les aléas de transmission (lenteur en cas de documents volumineux, macro ou virus identifié par le système du PA, ), le PA autorise les mécanismes correcteurs suivants : Double envoi électronique Le soumissionnaire peut transmettre son offre sous la forme d un double envoi électronique. Pour ce faire, il respecte les conditions suivantes : - il transmet, avant la date de remise des offres, un envoi simplifié, signé électroniquement contenant l identité du soumissionnaire ainsi que la signature électronique de son offre complète ; - il transmet, endéans les 24 heures de la date et l heure limites de réception des offres, l offre proprement dite, signée électroniquement. Copie de sauvegarde Le soumissionnaire peut introduire son offre transmise par des moyens électroniques ainsi qu une copie de sauvegarde, établie sur support papier uniquement. Les règles applicables à la copie de sauvegarde sont celles requises pour les offres établies sur support papier (voir point 2.4.1). Dans ce cas, l enveloppe scellée contient également, sous peine de ne pouvoir être acceptée par le PA, la mention «copie de sauvegarde». Cette copie de sauvegarde ne sera cependant ouverte par le PA que dans les cas prévus à l art. 52 AR Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) L offre, établie sur support papier ou par des moyens électroniques, doit parvenir au PA avant qu il ne déclare la séance d ouverture des offres ouverte. Cette séance a lieu le 18/01/2016 à 14h00, à l adresse suivante : Supprimé: 16/11/2015 ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6 ème étage) 1030 Bruxelles La séance d ouverture des offres est publique. Le procès-verbal de la séance d ouverture des offres pourra être transmis aux soumissionnaires qui en font la demande écrite au PA, à l adresse de l accord-cadre (voir point 2.2.3). Il sera en outre directement téléchargeable par les soumissionnaires sur la plateforme officielle e-tendering. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 23 sur 130