Cahier spécial des charges

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1 Cahier spécial des charges Référence n 2015/5321 «Accord-cadre relatif à l acquisition de matériel bureautique, avec ou sans prestations d installation (Neo3)» Remarque importante : L annexe 5.4 du présent CSC, reprenant la liste des sites concernés par le déploiement (Poste 2 environ 5800 ordinateurs), indispensable à l élaboration d une offre pour cet accord-cadre, est disponible sur demande suivant les modalités reprises au point des documents du marché. Le présent accord-cadre déroge aux articles 33, 40, 44, 118, 128 à 131 des RGE Voir point 1.2 du CSC. Pouvoir adjudicateur ETNIC Mode de passation Appel d offres ouvert Type d accord-cadre Fournitures Réunion d information 08/10/2015 à 10h Date limite pour les questions 15/12/2015 Date ultime de remise des offres 18/01/2016 à 14h Service Marchés Publics et Achats Bâtiment «Zénith» - 6 ème étage Bd du Roi Albert II, Bruxelles Supprimé: 23/10 Mis en forme : Couleur de police : Automatique Supprimé: 16/11/2015 Mis en forme : Couleur de police : Automatique

2 Table des matières Table des matières 2 Executive Summary 7 Glossaire Introduction Législation applicable et valeur des documents du marché Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Pouvoir adjudicateur (PA) Centrales d achat/de marchés (art. 2, 4 et 15 Loi 2006) Postes 1 et 3 (centrale de marchés et exceptionnellement centrale d achat) Poste Objet de l accord-cadre Objet et structure Durée Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) Passation de l accord-cadre Nature de l accord-cadre / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Mode de détermination du prix et remise de prix pour l accord-cadre et ses marchés subséquents (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Questions par rapport au CSC et modalités de contact Séance d information Corrections apportées par le PA aux dispositions de l accord-cadre De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Forme de l offre (art. 81 AR 2011) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 101 AR 2011) Options (art. 2, 1, 11, 10 et 101 AR 2011) Echantillons (art. 81 al. 3 AR 2011) Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Offre transmise par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) Modalités (art et 2 AR 2011) Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) Evaluation des offres Sélection (art. 58 et s. AR 2011) Généralités (art. 58 et s. AR 2011) Droit d accès (art. 60 à 66 AR 2011) Conditions d accès Faillite ou situation assimilée Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle 25 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 2 sur 130

3 Faute grave professionnelle Sécurité sociale Impôts et taxes Fausses déclarations Incompatibilités Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011) Capacité financière et économique Capacité technique et professionnelle Faire appel à la capacité de tiers art. 74 AR 2011) Documents déjà fournis dans le cadre d une procédure précédente (art AR 2011) Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) Offres incomplètes, réserves, Valeur des conditions générales de vente Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011) Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011) Critères d attribution (art. 25 Loi 2006) Critères d attribution Remarque Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 2 Loi Recours) Arrêt/interruption de l accord-cadre (art. 35 Loi 2006) Communication de la décision motivée, standstill et notification de l accord-cadre (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011) Autres Langue (art. 53 AR 2011) Confidentialité (art. 11 Loi 2006 art. 10 Loi Recours art. 18 RGE) Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011) Exécution de l accord-cadre Dispositions administratives Accord-cadre et commande Non exclusivité Documents applicables dans le cadre de l exécution de l accord-cadre Durée, reconduction(s) et tranche(s) Cautionnement (art. 25 et s. RGE) Constitution (art. 25 à 27 et 31 RGE) Libération (art. 33 et 133 RGE) Suivi de l accord-cadre Fonctionnaire dirigeant (art. 11 RGE) Personnel de l adjudicataire (art. 16 RGE) Réunion de lancement et de suivi de l accord-cadre et de ses marchés subséquents Langue (art. 53 AR 2011) Responsabilité Généralités Assurance (art. 24 RGE) Sécurité et confidentialité Obligation générale de confidentialité Protection des données à caractère personnel Sécurité des systèmes informatiques Sous-traitance (art. 12, 14 et 18 3 RGE) Droit de propriété intellectuelle (art. 19 et s. RGE) Modalités de commandes et de livraison Modalités de commande (art. 115 RGE) 51 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 3 sur 130

4 Modalités de livraison (art. 118 et 119 RGE) Vérification de la livraison (art. 40 et 120 RGE) Modalités de réception (validation des fournitures) Généralités (art. 34, 39 et s., 64 et 125 RGE) Réception provisoire (art. 2, 64 et 128 à 131 RGE) Réception provisoire (art. 128 et s. RGE) Transfert propriété (art. 132 RGE) Garantie (art. 65 et 134 RGE 140 RGE) Réception définitive (art. 2, 64, 135 et 156 RGE) Modalités de facturation et de paiement (art. 7 Loi 2006 art. 66 et 127 RGE) Révisions et modifications en cours de marché Modifications en cours de marché (art. 37 RGE, 117 et 121 RGE) Cession de l accord-cadre/de ses marchés subséquents (art. 38 RGE) Révisions des prix (art. 20 AR 2011) Fournitures Services Modalités de demande et d application Révisions techniques Défaut d exécution Généralités (art. 44, 47 à 49, 71, 124 et 155 RGE) Amendes de retard (art. 46 et 50, 123 et 154 RGE) Pénalités (art. 45 et 51 RGE) Tableau récapitulatif Litige Exécution de l accord-cadre - Dispositions techniques et fonctionnelles Le pouvoir adjudicateur et ses missions Le pouvoir adjudicateur Ses missions Organisation de l'informatique Données statistiques Réseaux Missions de consultance Rappel de la structure et de l objet de l accord-cadre POSTE 1 Fournitures Caractéristiques techniques de base Type 1 : Ordinateur de bureau Type 2 : Station de travail Type 3 : Ordinateur portable Type 4 : Station de travail portable Type 5 : Ultra portable Type 6 : Ordinateur portable hybride Type 7 : Tablette (option obligatoire) Type 8 : Network Computer (option obligatoire) Sacs, mallettes et trolleys Quantités Généralités et logistique Echantillons Documentation technique des fournitures Mesures environnementales Echantillon en cas de révision technique du matériel Garantie des fournitures Option obligatoire : Outil de suivi et de prise de contrôle à distance POSTE 2 : Déploiement dans le cadre du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Communauté française Projet Neo3 93 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 4 sur 130

5 Mise à disposition de matériel informatique sous forme d achat Gestion de l inventaire Déploiement Déroulement du déploiement Procédures et documents applicables au présent poste Lieux et horaires des prestations liées au déploiement Suivi et gestion du déploiement Qualité du déploiement et planification Equipe de projet Installation des équipements Rapports Stockage du matériel repris Résumé du forfait de déploiement POSTE 3 : Services standards Révision/adaptation pour un PAB Gestion de l inventaire Logistique Emballages et matériel à évacuer Stockage du nouveau matériel durant l exécution de l accord-cadre Option Obligatoire : Transport et manutention de matériel informatique (sans installation préalable) Prestations spécifiques d installation et de livraison Dispositions générales relatives aux livraisons Dispositions générales relatives aux installations Prestations d installation en cas d installation unique (individuelle) Prestations d installation en cas d installations multiples Délai d installation dans le cadre des points et ci-dessus Option obligatoire : Prestations complémentaires en régie Option obligatoire : Réparation hors-garantie Option obligatoire : Catalogue en ligne Option Obligatoire : Stockage de matériel Horaires des livraisons et prestations Chef de projet Annexes Formulaire d offre Inventaire Procédures Sites Logiciels métiers Outil Pythéas Logos Neo3, ETNIC et FWB Critères d attribution Engagement de confidentialité Demande d indemnisation pour le prototype d outil de migration Annexe 1 contrat de gestion Déclaration sur l honneur - Chiffre d affaires Déclaration sur l honneur - ETP Déclaration sur l honneur - Tableau références similaires Modèle d'attestation de mise à disposition des capacités de tiers 130 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 5 sur 130

6 5.16. NDA 130 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 6 sur 130

7 Executive Summary Objectifs L objectif de Neo3 est double : 1. remplacer le parc bureautique du Ministère de la Communauté française (MCF) en une opération «one shot» durant approximativement 9 mois ; 2. mettre du matériel informatique bureautique à disposition de l ETNIC et de ses bénéficiaires à travers une centrale de marchés. Les objectifs du Gouvernement, principalement dans le cadre de Neo3, sont : Réduire l empreinte écologique de l IT ; Réduire les coûts de fonctionnement du Ministère ; Mettre à disposition des agents un même outil ; Mettre à disposition des agents des logiciels identiques (système d exploitation et suite bureautique) ; Faciliter l intégration de nouveaux logiciels ; Faciliter la mise en place de plans de formation. Dans sa mission de servir et conseiller le MCF, les Objectifs de l ETNIC sont : Fournir du matériel permettant de soutenir les agents dans leurs missions ; Restituer le matériel Neo2 loué avec un minimum de pénalités ; Mettre en place une centrale de marchés pour les bénéficiaires de l ETNIC ; Intégrer et utiliser ses outils de gestion centralisée permettant une meilleure maintenance du parc informatique et un meilleur service ; Faciliter les inventaires. Structure de l accord-cadre Neo3 se présente sous la forme d un accord-cadre qui s organise autour de 3 postes : 1. Poste 1 : Fournitures 2. Poste 2 : Déploiement dans le cadre du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Communauté française 3. Poste 3 : Services standards Dans le cadre des Postes 1 et 3, l ETNIC agit en tant que centrale de marchés ainsi qu à titre exceptionnel, en tant que centrale d achat (voir le point 1.4 ci-dessous). Poste 1 : Fournitures Le Poste 1 lancé sous forme de centrale de marchés/d achat (voir point 1.4 ci-dessous) consiste en l acquisition (achat) de matériel informatique de type PC par le PA ou les PAB auprès de l adjudicataire. Comme ce poste est passé sous forme de centrale de marchés (et, à titre exceptionnel de centrale d achat), il est impossible à l heure actuelle, de déterminer les quantités réelles qui ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 7 sur 130

8 seront commandées par le PA et les différents PAB dans ce cadre. Néanmoins, à titre indicatif, le présent CSC reprend différentes informations de nature à aider les soumissionnaires dans la remise de leur offre (voir e.a. le point 4.2 ci-dessous) et notamment : - les quantités estimées pour le Ministère de la Communauté française et pour l ETNIC ; - les quantités de certaines entités d importance ayant marqué leur intérêt pour le présent accord-cadre (ONE, RTBF) ; - les commandes qui ont été réalisées sur le projet Neo2. Ces informations sont transmises à titre purement indicatif et ne constituent en aucune mesure un engagement sur une quantité minimale, vu l incertitude évoquée ci-dessus. Tout le matériel acquis doit être garanti sur site pour une durée de 60 mois sauf mention contraire dans le présent CSC à compter de la date d installation, si celle-ci est commandée, ou de la date de livraison, si aucun service d installation ne doit être presté. Poste 2 : déploiement dans le cadre du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles Projet Neo3 Ce Poste porte sur les services nécessaires pour renouveler l ensemble du parc informatique du MCF par du nouveau matériel acheté par le PA (dans le cadre du Poste 1). Ce renouvellement s effectuera par le biais d un processus de déploiement (le plus court possible) incluant la restitution du matériel informatique actuellement utilisé. Dans le cadre du renouvellement du parc informatique du MCF, l ETNIC entend acquérir environ 5755 ordinateurs fixes et/ou portables (dans le cadre du Poste 1), assortis d une garantie étendue de 60 mois à compter de leur installation. Le présent Poste porte sur le déploiement de ces ordinateurs, lequel concerne environ 95 sites (70 estimés pour la Vague 1, 25 pour la Vague 2), et inclura environ 600 installations à domicile. Ce renouvellement devra intervenir sous forme de déploiement en mode projet, et se déroulera en deux vagues successives : Vague 1 La première Vague aura pour objet la migration du matériel du MCF visé par Neo2 (récupération d environ 5215 machines Neo2, fourniture d environ 5100 machines Neo3), mis à disposition sous forme de location opérationnelle. Ce matériel doit impérativement être remis au bailleur du précédent marché pour le 1 er février 2017, sous peine de sanctions. L ensemble du déploiement et de la restitution du matériel en question doit donc impérativement se clôturer au plus tard le 31 janvier 2017, afin de pouvoir remettre le matériel loué au bailleur du précédent marché pour le 1 er février Vague 2 La deuxième Vague aura pour objet la migration du parc informatique des Maisons de Justice (environ 655 machines) acquis en juillet 2014 et dont la garantie du matériel arrive à ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 8 sur 130

9 échéance en juillet Le matériel récolté des MDJ a été acheté et ne doit pas être restitué à un bailleur. Il fera l objet d un stockage chez l adjudicataire le temps que le PA décide de son sort. Le Poste 2 du présent accord-cadre ne constitue ni une centrale de marchés ni une centrale d achat et porte donc exclusivement sur les besoins du MCF évoqué ci-dessus. Poste 3 : services standards Le Poste 3 du présent accord-cadre concerne les services liés aux fournitures du Poste 1, notamment en ce qui concerne les prestations d installation, les prestations en régie et la réparation hors garantie du matériel acquis à travers le présent accord-cadre Neo3. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 9 sur 130

10 Glossaire Dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, il faut entendre par : - RGE : les règles générales d exécution établies par l arrêté royal du 14 janvier 2013 ; - CSC : le cahier spécial des charges, en ce compris ses annexes ; - PA : le Pouvoir adjudicateur, en l occurrence l ETNIC, entité qui passe le présent accord-cadre et certains marchés subséquents qui en découleront et qui effectuera des commandes dans le cadre de leur exécution ; - PAB : le(s) pouvoir(s) adjudicateur(s) bénéficiaire(s) de l accord-cadre, à savoir les entités, désignées dans le cadre du présent accord-cadre, qui n interviennent pas dans la passation de l accord-cadre mais dont les besoins sont également couverts par l accord-cadre suivant les conditions qui y sont reprises et qui peuvent passer des marchés subséquents ; - Soumissionnaire : la personne physique ou morale qui remet une offre dans le cadre du présent accord-cadre ; - Adjudicataire : le soumissionnaire à qui le présent accord-cadre est attribué ; - FD : le fonctionnaire dirigeant, à savoir le fonctionnaire, ou toute autre personne désignée par le PA/PAB, chargé de la direction et du contrôle de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents (article 2, 7, RGE) ; - MCF : le Ministère de la Communauté française ; - MDJ : les Maisons de Justice ; - Conditions du marché : le contrat qui lie le PA et l adjudicataire et qui est constitué, dans l ordre suivant : o des dispositions légales visées au point 1.1 o des documents du marché, tels que définis au point 1.1 o de l inventaire et de l offre de l adjudicataire o des commandes effectuées par le PA et les PAB et des règles de l art. Pour d autres définitions, se référer en outre aux articles 2 et 3 Loi 2006, 2 Loi Recours, 2 AR 2011 et 2 RGE. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 10 sur 130

11 1. Introduction 1.1. Législation applicable et valeur des documents du marché Le présent accord-cadre est soumis à la législation et aux normes suivantes, en vigueur à la date du lancement de l accord-cadre (transmission des documents du marché) : - Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi 2006») ; - Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi Recours») ; - Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques (ci-après dénommé «AR 2011») ; - Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics (ci-après dénommé «RGE») ; - Documents du marché (à savoir l ensemble des documents mis à disposition des soumissionnaires potentiels dans le cadre de la présente procédure : avis de marché et éventuels avis rectificatifs, CSC, annexes). En cas de contradiction entre les documents du marché, l ordre de priorité suivant est déterminant pour l interprétation de ces documents : 1. Avis de marché ; 2. Cahier spécial des charges ; 3. Inventaire ; 4. Autres annexes Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Le présent CSC déroge aux RGE, en ses articles : - article 33 RGE, en ce qu il prévoit des modalités de libération du/des cautionnement(s) différentes de celles prévues par défaut à cet article. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. - article 40 RGE, en ce qu il prévoit que les quantités livrées ne sont vérifiées en présence de l adjudicataire qu à la demande de ce dernier. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. - Article 44 RGE, en ce qu il prévoit l application d office des pénalités particulières prévues dans le cadre du Poste 2 du présent accord-cadre par simple survenance de l infraction, sans mise en demeure préalable de l Adjudicataire. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. Motivation : les pénalités imposées dans le cadre du Poste 2 portent sur des actions ponctuelles connues qui doivent impérativement être effectuées pour le 31/01/2017 dans la mesure où elles entraînent un mécanisme de sanctions en cascade à charge du PA. Ces sanctions sont fonction de la restitution du matériel mis à sa disposition dans le cadre du précédent marché (Projet Neo2) et dont l adjudicataire du présent accord-cadre doit prendre en charge le rapatriement. Dans ces conditions dans la mesure où l échéance en cause est connue dès à présent des soumissionnaires et que toute mise en ordre ultérieure (postérieure à cette échéance) par l adjudicataire ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 11 sur 130

12 serait sans conséquence sur l application de ces sanctions à l égard du PA, une mise en demeure préalable s avèrerait inutile. - article RGE, en ce qu il prévoit l interdiction de remplacer le bordereau de livraison par une facture. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. - articles 128 et s. RGE, en ce que les modalités qu il prévoit sont différentes de celles prévues par défaut à ces articles. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC Pouvoir adjudicateur (PA) Le Pouvoir adjudicateur (PA) du présent accord-cadre est l'entreprise publique des Technologies nouvelles de l'information et de la Communication de la Communauté française (ETNIC), dont le siège social est sis Boulevard du Roi Albert II, 37 à 1030 Bruxelles. Le PA est dûment représenté par son Administrateur général, M. Michel POULEUR. Pour une description plus précise des missions de l ETNIC, se référer au point 4.1 cidessous Centrales d achat/de marchés (art. 2, 4 et 15 Loi 2006) Postes 1 et 3 (centrale de marchés et exceptionnellement centrale d achat) Le présent accord-cadre est passé sous forme de centrale de marchés en ce sens que le PA passe le présent accord-cadre de fournitures / services destiné(e)s à ses propres besoins mais aussi pour ceux d autres entités tierces, ci-après dénommées «Pouvoir adjudicateur bénéficiaire» ou «PAB». En application de l art. 15 Loi 2006, ces PAB sont dispensés de l obligation d organiser euxmêmes une procédure de passation d un marché s ils recourent à la présente centrale de marchés. Les PAB pourront être tout ou partie des institutions/organismes visés à l article ainsi qu à l Annexe 1 du contrat de gestion de l ETNIC , du 18 juillet 2008 (voir Annexe 5.11 du présent CSC), sans que cette liste puisse être considérée comme un engagement des entités y reprises à passer commande auprès de l adjudicataire. Dans le cadre du présent accord-cadre, tant le PA que ces PAB pourront individuellement et chacun pour ce qui les concerne passer des commandes directement auprès de l'adjudicataire. Ceci implique que : l'etnic sera le seul pouvoir adjudicateur responsable de la passation de l accordcadre (désignation de l'adjudicataire); en phase d'exécution, il y lieu de distinguer deux cas de figure : ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 12 sur 130

13 o les commandes passées par l'etnic auprès de l'adjudicataire, pour lesquelles l'etnic est entièrement responsable ; o les commandes passées par les PAB auprès de l'adjudicataire. Ces commandes seront régies par les mêmes documents contractuels (cf. point 3 du présent CSC) mais l'etnic n'interviendra pas dans leur exécution. Les PAB qui passeront commande auprès de l'adjudicataire sont donc responsables de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents pour ce qui les concerne (de la commande au paiement inclus), pour l application de toutes les modalités d exécution prévues au présent CSC telles que les modalités de réception, l application des sanctions spécifiques prévues dans le cadre du présent CSC,... En tant que PA, l ETNIC reste toutefois la seule compétente en ce qui concerne les mesures d office (à l exclusion des sanctions spécifiques prévues dans le cadre du présent CSC), les modifications et révisions de l accord-cadre (voir point 3.13). Pour leur parfaite information, l ETNIC attire l attention des soumissionnaires sur le fait qu elle pourra également, exceptionnellement, intervenir en tant que centrale d achat dans le cadre des Postes 1 et 3 du présent accord-cadre, en application des articles 2, 4 et 15 précités et ce, pour les mêmes PAB que ceux visés ci-dessus (notamment dans le cadre de ses infrastructures mutualisées et des projets globaux gérés par l ETNIC). L ETNIC se charge, dans ce cas, de l intégralité des commandes (et de leur suivi) dans ce cas Poste 2 Au contraire des Postes 1 et 3, le Poste 2 du présent accord-cadre ne constitue pas une centrale de marchés, ni en centrale d achat au sens de l article 2, 4 Loi Les PAB dont question ci-dessus ne sont donc pas autorisés à passer des commandes dans le cadre de ce Poste Objet de l accord-cadre Objet et structure Le présent accord-cadre est un accord-cadre de fournitures portant sur l acquisition de matériel bureautique, avec ou sans prestations d installation. Il est composé de trois postes : - Poste 1 : Fournitures - Poste 2 : Déploiement dans le cas du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Communauté française - Poste 3 : Services standards Le présent accord-cadre contient par ailleurs plusieurs options. Pour le surplus, il convient de se référer aux dispositions techniques et fonctionnelles, ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 13 sur 130

14 reprises au point 4 ci-dessous Durée Le présent accord-cadre est conclu au moment de la notification au soumissionnaire retenu de l approbation de son offre et prendra fin 60 mois après la fin du déploiement visé au Poste 2. À titre indicatif, sa durée devrait donc être d environ 70 mois La durée de l accord-cadre dont question ci-dessus correspond à la période au cours de laquelle pourront être effectuées des commandes par le PA et les PAB, sans préjudice donc de la durée de garantie du matériel acquis dans le cadre du présent accord-cadre, qui pourrait dépasser cette période. Les PAB du précédent marché Neo 2 (2010/9005) qui adhéreraient au présent accord-cadre ne sont cependant autorisés à commander dans le cadre du présent accord-cadre qu à compter du 1 er février 2017 (fin du marché Neo2). La durée d exécution d une commande, effectuée pendant la durée de l accord-cadre, ne pourra excéder 12 mois à compter de la fin de l accord-cadre, telle que définie ci-dessus Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) Dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, le PA traite les soumissionnaires et soumissionnaires potentiels dans le respect de l égalité, de manière non discriminatoire et agit avec transparence. Le PA accorde une attention particulière à l intégrité dans ses marchés publics et ce, tant au niveau de leur passation que de leur exécution. A cette fin, notamment : le PA veille particulièrement à éviter tout conflit d intérêts, au sens de l article 8 de la Loi 2006, dans le cadre du présent accord-cadre. le personnel du PA est soumis à une charte de l acheteur public, visant notamment à garantir la bonne exécution des principes repris ci-dessus. conformément à l art. 9 de la Loi 2006, le PA rappelle que tout acte, convention ou entente de nature à fausser les conditions normales de la concurrence entrainera l écartement de l offre au stade de la passation de l accord-cadre. en cas de manquement à l un des principes repris ci-dessus au stade de l exécution de l accord-cadre et/ou de ses marchés subséquents, le PA se réserve le droit d appliquer l une des sanctions dont question à l art. 49 RGE. De manière générale, les soumissionnaires sont tenus de se comporter de manière professionnellement intègre et de s'abstenir de toute activité de lobbying auprès du PA et des PAB. Sauf les cas prévus par le présent cahier des charges, les soumissionnaires n'entretiendront aucun contact ni n'échangeront aucune information liée au présent accordcadre et à ses marchés subséquents avec les représentants du PA. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 14 sur 130

15 2. Passation de l accord-cadre 2.1. Nature de l accord-cadre / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Le présent accord-cadre est un accord-cadre de fournitures lancé selon le mode de passation de l appel d offres ouvert avec publicité belge et européenne, en application des articles 3, 23 et 25 de la Loi 2006 et de l article 34 de l AR Cet accord-cadre comprend des fournitures et des services. En application de l article 3, 4, alinéa 2 Loi 2006, cet accord-cadre est, en ce qui concerne sa passation, qualifié d accordcadre de fournitures et soumis aux règles applicables à ces accords-cadres. En ce qui concerne l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, les règles applicables sont celles des marchés de fournitures et de marchés de services Mode de détermination du prix et remise de prix pour l accord-cadre et ses marchés subséquents (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Le présent accord-cadre et ses marchés subséquents est un marché à prix mixte (marché à bordereau de prix, à l exception des vagues 1 et 2 du Poste 2, pour lesquelles un prix global est attendu). Pour rappel : - Un poste à bordereau de prix est un poste qui prévoit la remise de prix unitaires forfaitaires (qui comprennent l ensemble des fournitures et prestations nécessaires à leur exécution), qui seront multipliés par les quantités réellement commandées et mises en œuvre dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. Les quantités reprises dans les documents du marché sont des quantités estimées, données à titre indicatif et qui reflètent, autant que possible, la situation réellement envisagée dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. - Un poste à prix global implique la remise d un prix global forfaitaire pour l ensemble des fournitures et prestations visées par le (sous)poste concerné. Le soumissionnaire doit avoir établi ses prix unitaires suivant ses propres constatations, tenant compte du contenu et de l étendue de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. Les prix remis dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents le sont en Euro. Les prix remis (tant unitaires que globaux) dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents comprennent : - toutes les impositions généralement quelconques, à l exception de la TVA, dont le taux est mentionné séparément dans l offre du soumissionnaire ; - les frais et redevances liés aux droits de propriété intellectuelle et licences d exploitation nécessaires à l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents ; ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 15 sur 130

16 - les frais de réception des fournitures et prestations prévues dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents ; - les autres frais, mesures et impositions prévus à l art AR 2011 (voir dispositions reprises sous le point 4 du présent CSC : emballage, recyclage, ). L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que tant les prix unitaires que globaux de chacun des éléments repris à l inventaire doivent avoir été établis en respectant la valeur relative de ces éléments par rapport au montant total de l offre. Autrement dit, un soumissionnaire ne peut concentrer tout ou une partie conséquente de l investissement de l accord-cadre sur certains postes de l accord-cadre et doit au contraire tenir compte de l importance respective telle qu identifiée par le PA dans le présent CSC des différents postes de l accord-cadre lors de l élaboration et de la remise de ses prix pour le présent accord-cadre Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Lorsque le soumissionnaire détecte dans les documents du marché des erreurs ou omissions de nature à rendre impossible pour lui la remise d une offre et/ou l établissement de son prix pour le présent accord-cadre ou encore de nature à rendre impossible la comparaison des offres dans le cadre du présent accord-cadre, il est tenu de le signaler au PA immédiatement et par écrit. Sauf en cas de réduction des délais par le PA, ce dernier doit en être averti au minimum 10 jours avant le délai de remise des offres. Dès l entame de la séance d ouverture des offres, le soumissionnaire n est plus habilité à se prévaloir : - des erreurs ou omissions contenues dans l inventaire ; - des éventuels vices de formes, erreurs et omissions contenus dans son offre Questions par rapport au CSC et modalités de contact Les contacts au sujet du présent accord-cadre (jusqu à la notification de l attribution de celuici) se font exclusivement par écrit, via le forum de questions/réponses disponible sur e- notification pour le présent accord-cadre. Les soumissionnaires sont autorisés à poser des questions concernant le présent accordcadre. Sans préjudice des dispositions reprises ci-dessous, afin de permettre au PA d en prendre connaissance et d y répondre en temps utiles, les soumissionnaires sont cependant tenus de poser leurs questions au plus tard pour le 15 décembre Supprimé: 23 octobre Lorsqu elles ne consistent pas en de simples précisions (auquel cas, leur publication via le forum de question/réponse dont question ci-dessus suffit), les réponses apportées par le PA aux questions posées dans le cadre du présent accord-cadre feront l objet d un avis d informations complémentaires (Erratum) soumis aux mêmes règles de publicité que l avis du présent accord-cadre (Bulletin des Adjudications et Journal Officiel de l Union ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 16 sur 130

17 européenne). Les soumissionnaires seront en tout état de cause réputés en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l élaboration et de la remise de leur offre pour le présent accord-cadre Séance d information Une séance d information facultative est organisée au siège du PA (voir point 1.2 ci-dessus) le 08/10/2015 à 10h00. Les soumissionnaires sont invités à avertir le PA de leur présence et du nombre de représentants qu ils mandateront à l adresse suivante : [email protected]. Ce nombre ne pourra être supérieur à 3 par soumissionnaire potentiel. Lors de cette séance, il sera répondu oralement aux questions posées par les soumissionnaires. Ces questions devront être reçues au plus tard 5 jours ouvrés avant ladite séance. Les questions posées après cette date recevront une réponse conformément aux dispositions reprises ci-dessous. L ensemble de ces réponses fera en outre l objet d un avis d informations complémentaires (erratum) soumis aux mêmes règles de publicité que l avis de marché du présent accordcadre (Bulletin des Adjudications et Journal Officiel de l Union européenne). Seule la version écrite de ces réponses, publiée conformément à cet avis, fera foi dans le cadre du présent accord-cadre. Les soumissionnaires seront en tout état de cause réputés en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l élaboration et de la remise de leur offre pour le présent accordcadre Corrections apportées par le PA aux dispositions de l accordcadre Dans le cadre des réponses apportées aux questions posées par les soumissionnaires potentiels, le PA peut être amené à apporter des corrections aux documents du marché. Dans ce cas, celles-ci sont identifiées dans le document publié conformément à l avis d informations complémentaires dont question au point ci-dessus. Le cas échéant et pour autant que les questions aient été posées par les soumissionnaires potentiels en temps utile, le délai de remise des offres peut être prolongé par le PA, qui tiendra compte, pour ce faire, du délai restant pour la remise de l offre, de l importance des corrections apportées et de leur impact sur la rédaction des offres De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Les soumissionnaires ne sont autorisés à remettre qu une seule offre. Le soumissionnaire établit son offre en ayant pris connaissance et en tenant compte des documents du marché et suivant ses propres connaissances et constatations ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 17 sur 130

18 professionnelles et personnelles. Il complète l ensemble des documents transmis par le PA et transmet en annexe de son offre l ensemble des documents attendus (voir liste reprise à cet effet dans le formulaire d offre). La responsabilité de l établissement de son offre et du support choisi par le soumissionnaire pour la remise de son offre lui incombe exclusivement. Dans le cadre de la remise de son offre, le soumissionnaire n est pas autorisé à modifier les quantités reprises à l inventaire Forme de l offre (art. 81 AR 2011) L offre est établie en français. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, l offre est établie en : 1 original papier signé ; 1 copie papier ; 1 copie sur support informatique (ex : clé USB, CD-ROM,...), sous format inconvertible (.pdf). L inventaire doit également être transmis mais sous format convertible (exemple :.xls). Les fichiers constituant l offre sous format électronique (soit qu elle ait été remise par des moyens électroniques, soit qu il s agisse de la copie de l offre papier remise sur support informatique) ne pourront être supérieurs à 5 Mo. Le cas échéant, les soumissionnaires veilleront à constituer des fichiers séparés. Des fichiers séparés devront en tout état de cause être prévus pour la partie administrative et pour la partie technique. Afin de permettre au PA d en prendre en connaissance de la meilleure manière possible : - l offre contient impérativement une table des matières ; - elle suit la structure prévue dans l inventaire du présent CSC et, dans le cas d une remise d offre sous format papier, contient des intercalaires et/ou séparations claires permettant d identifier les différentes annexes/parties qu elle contient ; - l offre est, dans la mesure du possible paginée (feuillets et annexes numérotés de façon continue) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) L offre, en ce compris le formulaire d offre et l inventaire, doit être signée par la personne habilitée à engager le soumissionnaire. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique (association momentanée, etc.), chacun des participants au groupement signe l offre, conformément au paragraphe précédent. Les différents participants s engagent solidairement et désignent celui d'entre eux qui sera chargé de représenter le groupement vis-à-vis du PA. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, en cas de divergence entre l original et les copies, seul l original papier signé fait foi. Par «personne habilitée à engager le soumissionnaire», il faut entendre le soumissionnaire ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 18 sur 130

19 lui-même s il s agit d une personne physique (sans préjudice d une éventuelle procuration dûment établie) ou son/ses représentant(s) légal(aux) s il s agit d une personne morale. Afin de permettre au PA de s assurer de cette habilitation, le soumissionnaire annexe à son offre les justificatifs dont question ci-dessus (procuration, extrait des statuts et/ou actes authentique ou sous seing privé lui accordant le mandat, ). L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu un administrateur délégué à la gestion journalière n est que rarement habilité à engager une société anonyme dans le cadre de la remise d une offre pour un marché public (sauf par exemple en présence d un mandat spécial, d un système de délégation particulier et/ou de marchés de peu d importance au regard de l entreprise concernée). Par exception, l offre signée électroniquement au nom d une personne morale à l aide d un certificat attribué au nom de cette dernière et qui s engage uniquement en son nom et pour son compte, ne requiert pas de mandat supplémentaire Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 101 AR 2011) Les variantes sont interdites dans le cadre du présent accord-cadre Options (art. 2, 1, 11, 10 et 101 AR 2011) Le présent accord-cadre prévoit plusieurs options obligatoires. Le détail de ces options est repris dans les dispositions techniques et fonctionnelles du présent accord-cadre (voir point 4). L'option obligatoire est un élément accessoire à l'offre, introduit à l'initiative du PA ou d un PAB, et que ces derniers se réservent la possibilité, ou non, de commander. Les soumissionnaires doivent remettre prix pour chacune des options imposées par le présent CSC. Conformément à l article 101, 2 de l AR 2011, les offres sont comparées en tenant compte des options obligatoires et ce, même si, dans le cadre de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, ces options obligatoires ne sont jamais levées. Les soumissionnaires peuvent en outre proposer des options libres de leur choix. L'option libre est un élément accessoire à l'offre, introduit à l'initiative du soumissionnaire qui estimerait que cette option est de nature à mieux satisfaire les objectifs du PA et des PAB. L'option libre ne peut porter sur les éléments exigés par le présent accord-cadre (en d'autres termes, il est interdit de mettre en option des éléments imposés pour l'offre de base). Dans ce cas, les soumissionnaires reprennent dans leur offre une annexe spécifique (et séparée) relative à l option/aux options qu ils proposent. Cette annexe est clairement identifiée, datée et signée. Conformément à l article 101, 2 de l AR 2011, le PA décidera des options libres qu'il retient pour déterminer le soumissionnaire ayant remis l'offre économiquement la plus avantageuse Le PA ou un PAB n'est jamais obligé de lever une option : il se réserve le droit de ne commander que les options obligatoires et/ou libres qui rencontrent le mieux ses besoins ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 19 sur 130

20 opérationnels et/ou logistiques et en fonction de ses moyens budgétaires Echantillons (art. 81 al. 3 AR 2011) Ce point doit être lu conjointement avec le point du présent CSC. Sous peine de risquer un écartement de son offre, le soumissionnaire doit fournir - avec son offre ou de manière séparée mais en tout état de cause avant l entame de la séance d ouverture des offres, un échantillon des différents matériels visés au point du présent CSC, conformément aux dispositions qui sont reprises sous ce point. Sous peine de risquer un écartement de son offre, le soumissionnaire aura veillé à ce que les échantillons satisfassent aux spécifications techniques minimales exigées dans les dispositions techniques et fonctionnelles du présent CSC ainsi qu aux spécifications contenues dans son offre et auxquelles il s engage. Le matériel fourni par l adjudicataire dans le cadre de l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents devra au minimum être conforme aux échantillons présentés par ledit adjudicataire. Le PA effectuera tous les tests (logiciels notamment) nécessaires à l évaluation des performances des échantillons proposés, conformément au point 2.8 du présent CSC. A l issue des tests en question, les échantillons seront estampillés par le PA. Les soumissionnaires dont l'offre n aura pas été sélectionnée, aura été déclarée irrégulière ou n aura pas été retenue doivent reprendre leurs échantillons, au moyen de leur propre personnel et à leurs frais. Ces échantillons seront libérés sur simple demande adressée à l adresse de l accord-cadre (voir point du présent CSC). L attention des soumissionnaires est toutefois attirée sur le fait que les échantillons ne pourront être récupérés qu une fois le délai de recours en annulation devant le Conseil d Etat expiré en l absence de recours ou, si un recours est introduit dans le cadre de l attribution du présent accord-cadre, qu après que ce recours ait été tranché par une décision passée en force de chose jugée. Les frais liés au respect de la présente disposition (livraison, dépôt, récupération, ) sont exclusivement à charge du soumissionnaire. Les échantillons de l adjudicataire deviennent la propriété du PA, sans surcoût, une fois le délai de recours en annulation devant le Conseil d Etat expiré en l absence de recours ou, si un recours est introduit dans le cadre de l attribution du présent accord-cadre, qu après que ce recours ait été tranché par une décision passée en force de chose jugée Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) Pour introduire une offre, le soumissionnaire choisit, à l exclusion l un de l autre 1, l un des modes d introduction de l offre suivants : - SOIT par la remise matérielle d une offre papier (voir point ci-dessous) ; 1 Sans préjudice du point repris ci-dessous. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 20 sur 130

21 - SOIT par voie électronique via la plateforme e-tendering (voir point cidessous). La responsabilité du choix du mode de remise et de la remise dans les temps de son offre incombe exclusivement au soumissionnaire. Toute modification ou tout retrait d une offre déjà déposée ou remise respecte les dispositions de l art. 91 AR Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Toute offre établie sur support papier doit être glissée dans un pli scellé (enveloppe, colis, ) portant les mentions suivantes : Séance d ouverture : 18/01/2016 à 14h Offre pour l accord-cadre Neo3 2015/5321 NE PAS OUVRIR Supprimé: 16/11/2015 Mis en forme : Couleur de police : Automatique Ce pli scellé contenant l'offre est remis selon l un des deux modes suivants : 1. Envoyé par service postal à l adresse du PA Adresse du PA : ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6ème étage) 1030 Bruxelles En cas d'envoi par service postal, le pli scellé dont question ci-dessus sera glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme seules indications l'adresse du PA ainsi que la mention "OFFRE". Les soumissionnaires sont encouragés à adresser leur offre par courrier recommandé, la preuve de l envoi, dans les temps, de leur offre, leur incombant exclusivement (art. 90 AR 2011). 2. Remis par porteur Les offres remises par porteur sont déposées dans la boite prévue à cet effet à l accueil (voir adresse du PA ci-dessus) ou remise à l une des personnes constituant le Service des marchés publics et des achats (sis à la même adresse), à savoir : - Anne FERIR, - Aline GODFROID, - Anne HENKART, - Filomena RAIMO, - Kristen VOGLAIRE. Les heures d ouverture de l ETNIC, pour la réception des offres remises par porteur, sont les suivantes : - de 9h00 à 12h00 ; - de 14h00 à 16h00. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 21 sur 130

22 L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que la remise d une offre dans la boite prévue à cet effet à l accueil ne donnera lieu à aucun récépissé, au contraire de la remise à l une des personnes identifiées ci-dessus Offre transmise par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) La remise d une offre par des moyens électroniques au sens de l article 52 AR 2011 est autorisée dans le cadre du présent accord-cadre et ce, pour autant qu elle respecte les dispositions reprises ci-dessous Modalités (art et 2 AR 2011) Les soumissionnaires peuvent remettre leur offre en utilisant la plateforme e-tendering. De plus amples informations concernant l introduction d une offre via cette plateforme sont disponibles dans le manuel «Soumettre des offres via Internet e-procurement pour les entreprises» qui détaille la procédure à suivre pour déposer une telle offre. Il est rappelé que l offre introduite via la plate-forme e-tendering doit toujours être signée électroniquement par la ou les personne(s) compétente(s) ou habilitée(s) à engager le soumissionnaire. Par le simple fait de transmettre leur offre par des moyens électroniques, les soumissionnaires acceptent que les données de leur offre soient enregistrées par le dispositif de réception du pouvoir adjudicateur, conformément à l article 52, paragraphe 2, alinéa 4 de l arrêté royal du 15 juillet Si un soumissionnaire estime que certains écrits ne peuvent être créés par des moyens électroniques ou moyennant des difficultés disproportionnées, le soumissionnaire peut transmettre ces documents sur support papier, pour autant que ces documents parviennent au PA avant la date limite de réception des offres et qu ils répondent aux conditions requises pour la remise d une offre sur support papier (voir point ci-dessus). ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 22 sur 130

23 Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Dans le cadre du présent accord-cadre et afin d éviter les aléas de transmission (lenteur en cas de documents volumineux, macro ou virus identifié par le système du PA, ), le PA autorise les mécanismes correcteurs suivants : Double envoi électronique Le soumissionnaire peut transmettre son offre sous la forme d un double envoi électronique. Pour ce faire, il respecte les conditions suivantes : - il transmet, avant la date de remise des offres, un envoi simplifié, signé électroniquement contenant l identité du soumissionnaire ainsi que la signature électronique de son offre complète ; - il transmet, endéans les 24 heures de la date et l heure limites de réception des offres, l offre proprement dite, signée électroniquement. Copie de sauvegarde Le soumissionnaire peut introduire son offre transmise par des moyens électroniques ainsi qu une copie de sauvegarde, établie sur support papier uniquement. Les règles applicables à la copie de sauvegarde sont celles requises pour les offres établies sur support papier (voir point 2.4.1). Dans ce cas, l enveloppe scellée contient également, sous peine de ne pouvoir être acceptée par le PA, la mention «copie de sauvegarde». Cette copie de sauvegarde ne sera cependant ouverte par le PA que dans les cas prévus à l art. 52 AR Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) L offre, établie sur support papier ou par des moyens électroniques, doit parvenir au PA avant qu il ne déclare la séance d ouverture des offres ouverte. Cette séance a lieu le 18/01/2016 à 14h00, à l adresse suivante : Supprimé: 16/11/2015 ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6 ème étage) 1030 Bruxelles La séance d ouverture des offres est publique. Le procès-verbal de la séance d ouverture des offres pourra être transmis aux soumissionnaires qui en font la demande écrite au PA, à l adresse de l accord-cadre (voir point 2.2.3). Il sera en outre directement téléchargeable par les soumissionnaires sur la plateforme officielle e-tendering. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 23 sur 130

24 2.5. Evaluation des offres Les offres des soumissionnaires sont évaluées suivant trois étapes distinctes : - Sélection (aptitude des soumissionnaires à exécuter l accord-cadre et ses marchés subséquents) Voir point 2.6 ci-dessous ; - Régularité (respect des règles de forme ainsi que du contenu des documents du marché) Voir point 2.7 ci-dessous ; - Critères d attribution (comparaison des offres sélectionnées et régulières au regard des critères d évaluation prévus pour l accord-cadre) Voir point 2.8 ci-dessous. Pour rappel le PA dispose de la possibilité, et non de l obligation, d inviter les soumissionnaires à compléter ou à préciser le contenu de leur offre, dans le respect du principe d égalité des soumissionnaires. Les soumissionnaires sont donc invités à apporter une attention toute particulière au caractère complet de leur offre Sélection (art. 58 et s. AR 2011) Généralités (art. 58 et s. AR 2011) Pour être sélectionnés dans le cadre du présent accord-cadre, les soumissionnaires doivent satisfaire aux exigences reprises sous le présent point 2.6. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que lors de l attribution, le PA peut revoir la sélection d un soumissionnaire si sa situation personnelle ne correspond pas ou ne correspond plus aux conditions de sélection prévues pour le présent accord-cadre. Les soumissionnaires doivent donc être conscients qu ils doivent être en ordre en matière de sélection à tout moment, y compris dans le cadre de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents Droit d accès (art. 60 à 66 AR 2011) Pour satisfaire aux conditions d accès du présent accord-cadre, le soumissionnaire doit satisfaire à chacun des points repris ci-dessous. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, chacun de ses membres doit satisfaire individuellement à l ensemble des points repris ci-dessous (art. 66 AR 2011) Conditions d accès Conformément à l article 61 1er de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l'objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour l un des faits suivants : 1 participation à une organisation criminelle telle que définie à l article 324 bis du Code pénal ; 2 corruption, telle que définie à l article 246 du Code pénal ; 3 fraude au sens de l article 1 er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002; ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 24 sur 130

25 4 blanchiment de capitaux tel que défini à l article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire annexe à son offre un extrait du casier judiciaire de sa société, datant de moins de 6 mois. Dans le cas où le soumissionnaire est une personne physique, l extrait du casier judiciaire dont question ci-dessus porte sur sa personne Faillite ou situation assimilée Conformément à l article 61 2, 1 et 2 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut se trouver dans un état ou en aveu de faillite, de liquidation, de cessation d activités, de réorganisation judiciaire ou de toute autre situation analogue. En application de l art. 60 1er AR 2011, les soumissionnaires belges sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une attestation à ce sujet. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier de l accord-cadre. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation de non-faillite (ou situation assimilée) disponible auprès du Greffe du tribunal de commerce compétent pour le soumissionnaire concerné. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, datant de moins de 6 mois, de l autorité compétente de l état concerné démontrant qu il ne se trouve pas dans l un des cas visés ci-dessus Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle Conformément à l article 61 2, 3 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle. La satisfaction à ce critère sera vérifiée sur la base de l extrait de casier judiciaire dont question au point (conditions d accès) ci-dessus Faute grave professionnelle Conformément à l article 61 2, 4 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir commis de faute grave en matière professionnelle. Le soumissionnaire ne doit annexer aucun document à son offre pour ce critère et atteste sur l honneur par le simple fait de remettre une offre ne pas avoir commis de faute professionnelle grave. Le PA se réserve cependant le droit d écarter un soumissionnaire ayant commis une telle faute, moyennant due motivation ainsi que, le cas échéant, la production de pièce(s) justificative(s) adéquate(s) au besoin après avoir pris contact avec le soumissionnaire ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 25 sur 130

26 concerné à ce sujet Sécurité sociale Conformément aux articles 61 2, 5 et 62 de l AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations en matière de paiement de ses cotisations de sécurité sociale dans le ou, le cas échéant, les différents pays dans le(s)quel(s) il emploie du personnel assujetti à la sécurité sociale. En application de l art. 60 1er AR 2011, les soumissionnaires employant du personnel assujetti à la loi belge du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une attestation à ce sujet pour ce qui concerne le personnel assujetti en Belgique uniquement. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier de l accord-cadre. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation ONSS conforme aux dispositions précitées. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, portant sur l avant-dernier trimestre écoulé, de l autorité compétente de l état concerné démontrant qu il est en ordre en matière de paiement de ses cotisations sociales. L attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que s il emploie du personnel relevant d un ou de plusieurs autres Etats membres, le soumissionnaire reste tenu de produire la ou les attestations relatives à ses obligations dans le ou les autres Etats membres concernés Impôts et taxes Conformément aux articles 61 2, 6 et 63 de l AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations fiscales selon les dispositions légales du pays dans lequel il est établi. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, portant sur le dernier exercice écoulé, de l autorité compétente de l Etat concerné démontrant qu il est en ordre avec ses obligations fiscales. En application de l article 63 2, les soumissionnaires belges sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une quelconque attestation. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier de l accord-cadre. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation ONSS conforme aux dispositions précitées. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 26 sur 130

27 Fausses déclarations Conformément à l article 61 2, 7 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir commis de fausses déclarations dans le cadre de la présente procédure. Le soumissionnaire ne doit annexer aucun document à son offre pour ce critère et atteste sur l honneur par le simple fait de remettre une offre ne pas avoir fait de fausses déclarations. Le PA se réserve cependant le droit d écarter un soumissionnaire ayant effectué de fausses déclarations, moyennant due motivation ainsi que, le cas échéant, la production de pièce(s) justificative(s) adéquate(s) au besoin après avoir pris contact avec le soumissionnaire concerné à ce sujet Incompatibilités Conformément à l article 64 de l AR 2011, sauf à démontrer qu il ne dispose pas d un avantage qui empêche ou qui fausse les conditions normales de la concurrence, un soumissionnaire qui a été chargé de la recherche, de l expérimentation, de l étude ou du développement de cet accord-cadre se voit refuser l accès à la présente procédure. Afin de démontrer au PA qu il ne dispose pas d un tel avantage, le soumissionnaire concerné annexe à son offre les justifications qu il juge pertinentes. Le PA se réserve toutefois le droit de faire compléter ou préciser ces justifications lors de la vérification des conditions d accès à l accord-cadre Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011) Sans préjudice de l application du point 2.6.2, les soumissionnaires doivent également satisfaire aux conditions reprises ci-dessous. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, les membres du groupement doivent satisfaire, ensemble, à l intégralité des points repris ci-dessous Capacité financière et économique En application de l article 67 AR 2011, le soumissionnaire doit démontrer sa capacité financière et économique à exécuter le présent accord-cadre et ses marchés subséquents. Pour ce faire, il remplit le tableau constituant l annexe 5.12 du présent CSC en renseignant son chiffre d affaires portant sur des fournitures similaires au présent accord-cadre (chiffre d affaires sectoriel). Ce chiffre d affaires sectoriel, cumulé sur les trois derniers exercices écoulés du soumissionnaire 2, doit au minimum atteindre le montant suivant Euro. Par fournitures similaires, il y a lieu d entendre la fourniture de matériel informatique de type 2 Le chiffre d affaire sectoriel pris en compte pour le présent marché correspond donc à la formule suivante : (chiffre d affaire sectoriel pour l exercice n-1 ) + (chiffre d affaire sectoriel pour l exercice n-2 ) + (chiffre d affaire sectoriel pour l exercice n-3 ) où n correspond à l exercice correspondant à la date limite de réception des offres. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 27 sur 130

28 bureautique (ordinateurs fixes et portables, ultraportables, tablettes, ) Capacité technique et professionnelle En application des articles 68, 71 et 77 à 79 AR 2011, le soumissionnaire doit démontrer sa capacité technique et professionnelle à exécuter le présent accord-cadre et ses marchés subséquents. Pour ce faire, il annexe à son offre les documents requis en vertu du présent tableau : Exigences Le soumissionnaire doit disposer d un nombre suffisant d équivalent temps plein (ETP) pour l exécution du présent accord-cadre (et de ses marchés subséquents) et les personnes affectées à l exécution du présent accordcadre (et de ses marchés subséquents) doivent être identifiées et disposer des qualifications professionnelles requises pour le présent accord-cadre (et ses marchés subséquents). Le soumissionnaire doit disposer de références similaires au cours des trois dernières années. Par fournitures similaires, il y a lieu d entendre la fourniture de matériel informatique de type bureautique (ordinateurs fixes et portables, ultraportables, tablettes, ). Par services similaires, il y a lieu d entendre la livraison, l installation et la migration, en mode projet, de matériel informatique au sens large. Niveaux et justificatifs attendus Le soumissionnaire doit disposer au minimum des profils suivants : - Chefs de projet : 4 ETP, dont deux ETP doivent disposer de la certification ITIL ; - Techniciens : 12 ETP ; - Magasinier : 1 ETP. Afin de démontrer leurs qualifications professionnelles, le soumissionnaire remplit le tableau constituant l annexe 5.13 du présent CSC et annexe à son offre le curriculum vitae desdits profils, duquel il apparait de manière claire que les exigences susvisées sont remplies. Le soumissionnaire doit disposer, au cours des trois dernières années, au minimum : - Au minimum une et au maximum cinq références portant sur des fournitures similaires. Le montant minimal de chaque référence présentée doit atteindre au minimum Euro HTVA. Le montant cumulé de ces références doit atteindre, de manière cumulée sur les trois dernières années, au minimum Euro HTVA. - Au minimum une et au maximum cinq références portant sur des services similaires. Le montant minimal de chaque référence présentée doit atteindre au minimum Euro HTVA. Le montant cumulé de ces références doit atteindre, de manière cumulée sur les trois dernières années, au minimum Euro HTVA. Pour démontrer cela, le soumissionnaire remplit le tableau constituant l annexe 5.14 du présent CSC autant de fois que de références présentées (soit minimum 2 et maximum 10), en indiquant au minimum l objet de la référence, le montant, la date de livraison des fournitures et le destinataire public ou privé. Ces références sont en outre accompagnées : - pour ce qui concerne les références publiques : d une attestation de bonne exécution établie ou contresignée par l autorité concernée ; - pour ce qui concerne les références privées : d une ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 28 sur 130

29 déclaration sur l honneur du soumissionnaire attestant que lesdites références ont été dûment exécutées, conformément aux exigences reprises ci-dessus Faire appel à la capacité de tiers art. 74 AR 2011) Un soumissionnaire peut, pour répondre aux exigences de sélection qualitative reprises cidessus, faire appel aux capacités d une entité tierce (maison mère, filiale, sous-traitant, ) et ce, à la condition qu il prouve au PA qu il disposera bien des moyens nécessaires dans le cadre de l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. Pour ce faire, les conditions suivantes doivent impérativement être satisfaites : - Le soumissionnaire annexe à son offre l engagement formel de l entité tierce de mettre à sa disposition, pour l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, les moyens dont le soumissionnaire se prévaut pour répondre aux exigences de sélection qualitative du présent accord-cadre. Un modèle d engagement formel figure en annexe 5.15 du présent CSC. - L entité tierce doit elle-même répondre aux exigences de droit d accès telles que définies au point ci-dessus. Le soumissionnaire annexe donc à son offre les justificatifs nécessaires pour démontrer la satisfaction de cette entité tierce aux exigences en question Documents déjà fournis dans le cadre d une procédure précédente (art AR 2011) Si un soumissionnaire a déjà produit les renseignements et documents dont question aux points et ci-dessus dans le cadre d un marché/accord-cadre antérieur de l ETNIC, il est dispensé de les produire pour le présent accord-cadre et ce, pour autant que les conditions suivantes soient remplies : - Les documents répondent aux exigences prévues pour le présent accord-cadre ; - Ces documents sont toujours d actualité (ex : attestations fiscales portant sur les périodes exigées en vertu du présent accord-cadre) ; - La procédure antérieure pour laquelle les documents en question ont déjà été remis est clairement identifiée dans l offre du soumissionnaire (intitulé et référence du marché/accord-cadre concerné) ; - Les documents dont le soumissionnaire entend être dispensé de production sont également clairement identifiés dans son offre. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 29 sur 130

30 2.7. Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) Le PA vérifie la régularité des offres des soumissionnaires sélectionnés, tant sur le plan formel que matériel, conformément aux dispositions des art. 95 et s. AR Offres incomplètes, réserves, Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points essentiels de l accord-cadre seront considérées par le PA comme étant irrégulières et seront écartées de la poursuite de la procédure. Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points non essentiels de l accord-cadre ou ne correspondant pas à la réalité pourront être considérées par le PA comme étant irrégulières et partant, pourront être écartées. Les offres contenant des irrégularités formelles ou matérielles de nature à rompre l égalité des soumissionnaires et/ou à mettre à mal la comparaison et/ou l évaluation des offres seront en tout état de cause considérées comme irrégulières et seront écartées. Pour rappel, l art. 98, 3 et 4 AR 2011 est applicable au présent accord-cadre Valeur des conditions générales de vente Les conditions générales de vente des soumissionnaires ne sont pas applicables au présent accord-cadre. Sans préjudice de l application du paragraphe suivant et par le simple fait de remettre une offre, les soumissionnaires renoncent à leurs conditions générales, quand bien même cellesci devaient avoir été annexées à leur offre ou figurer au dos de leurs factures ou de tout autre document remis au cours de l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. Cependant, les offres qui rendraient expressément les conditions générales du soumissionnaire applicables au présent accord-cadre seront considérées comme irrégulières et seront écartées de l accord-cadre si lesdites conditions générales contiennent des dérogations et/ou réserves au présent accord-cadre. Fautes les plus fréquentes A titre purement indicatif, sont reprises ci-dessous les erreurs les plus fréquentes rencontrées dans les offres reçues par le PA dans le cadre de ses marchés : Le soumissionnaire rend applicable ses conditions générales de vente. Or celles-ci contiennent presque toujours des dérogations substantielles aux documents du marché. (exemples : indexation des prix automatique et ne correspondant pas aux dispositions du CSC, réserves en termes de responsabilité, intérêts de retard différents de ceux prévus par la législation des marchés publics, clauses de résiliation du marché non prévues par la législation des marchés publics, ) ; Le matériel proposé par un soumissionnaire ne respecte pas les exigences techniques minimales prévues par les documents du marché ; Les délais sont exprimés en jours ouvrables alors que le CSC prévoit des délais en jours ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 30 sur 130

31 calendrier, ou inversement ; L offre contient deux prix différents pour un même poste ; Le soumissionnaire ne s engage pas (clairement) sur ses prix et/ou ne les maintient pas pendant le délai de validité des offres ; Non prise en compte des informations transmises dans le cadre d un avis rectificatif (exemple : utilisation d une ancienne version de l inventaire, ) ; Non correspondance entre les échantillons remis et le contenu de l offre (exemple : échantillons plus performants que le matériel proposé dans l offre au prix remis dans l inventaire, faussant ainsi la comparaison des offres) ; Signataire de l offre non habilité à engager le soumissionnaire ; Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011) Dans les conditions reprises à l art. 96 AR 2011, le PA rectifie les opérations arithmétiques et les erreurs purement matérielles contenues dans les offres et qu il aurait détectées, sans que sa responsabilité ne puisse être engagée pour les erreurs qu il n aurait pas identifiées Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011) Après avoir rectifié les erreurs matérielles et arithmétiques qu il aurait détectées, le PA procède à la vérification des prix contenus dans les offres, dans les conditions reprises aux art. 21 et 99 AR Lorsque le PA constate un prix paraissant anormalement bas ou élevé et avant d écarter l offre pour cette raison, il invite le soumissionnaire à fournir par écrit les justifications nécessaires à la composition de son prix (détail chiffré et motivé) dans un délai ne pouvant être inférieur à 12 jours calendrier. Le PA s engage à respecter la stricte confidentialité des informations transmises par les soumissionnaires dans le cadre des justifications apportées conformément au présent point. Le PA vérifie les justifications fournies et avant, d écarter éventuellement l offre, interroge à nouveau le soumissionnaire, s il l estime nécessaire Critères d attribution (art. 25 Loi 2006) Critères d attribution L offre régulière la plus avantageuse est déterminée suite à un classement des offres au regard de l ensemble des critères d attribution suivants : - Critère «Coût» (58 points) Ce critère est évalué sur la base du coût total de l offre TVAC tel que repris dans le formulaire d offre du soumissionnaire et établi conformément à l inventaire (annexe 5.2) du présent accord-cadre et aux quantités qui y sont reprises (soit l addition du coût total estimé de chacun des trois postes de l accord-cadre). L offre présentant le coût total TVAC le plus bas obtiendra le maximum de points pour ce ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 31 sur 130

32 critère. Les cotations obtenues par les autres offres seront calculées conformément à la règle de proportionnalité, telle que décrite ci-dessous : Cote du soumissionnaire X = 58 points (Py / Px) où Px = Prix total TVAC remis par le soumissionnaire X Py = Prix total TVAC du soumissionnaire ayant remis le prix le plus bas - Critère «Consommation énergétique» (5 points) Conformément au point du présent CSC, la consommation énergétique totale des fournitures visées par le présent marché sera évaluée sur la base de la consommation énergétique totale des ordinateurs de Type 1, 2, 3 et 5 pondérée par type d ordinateur, sur la base de la formule reprise ci-dessous et à l Annexe 5.8 du présent CSC. CE = [(p1*c1) + (p2*c2) + (p3*c3) + (p5*c5)] Où : CE = Consommation énergétique des fournitures proposées par le soumissionnaire p = pondération du type d ordinateur concerné (voir ci-dessous) c = consommation énergétique du type d ordinateur concerné La pondération par type d ordinateur est la suivante : - Type 1 : 2,75 points ; - Type 2 : 0,25 point ; - Type 3 : 1 point ; - Type 5 : 1 point. Le soumissionnaire présentant la consommation énergétique la plus basse conformément à la formule reprise ci-dessus obtiendra le maximum des points pour ce critère. Les cotations des offres des autres soumissionnaires seront calculées sur la base d une règle de proportionnalité. Exemple : Cote du soumissionnaire X = C * (CEy / CEx) où C = pondération maximale pour ce critère (5 points) CEx = consommation énergétique totale des fournitures proposées par le soumissionnaire X CEy = consommation énergétique totale des fournitures proposées par le soumissionnaire ayant la consommation énergétique totale la plus basse - Critère «Caractéristiques techniques» (25 points) Les performances des fournitures proposées par le soumissionnaire seront évaluées sur la base des éléments repris ci-dessous, conformément au tableau repris en Annexe 5.8 du présent CSC et suivant les pondérations applicables aux types 1 à 6. La pondération par type d ordinateur est la suivante : - Type 1 : 11,75 points ; - Type 2 : 0,25 point ; - Type 3 : 6,25 points ; - Type 4 : 0,25 point ; ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 32 sur 130

33 - Type 5 : 6,25 points ; - Type 6 : 0,25 point. Les ordinateurs fixes (types 1 et 2) sont évalués de la manière suivante : - Performance Windows 10 WinSat (35%) ; - Ergonomie (35%) ; - Moniteur (30%). Les ordinateurs portables (types 3, 4, 5, 6) sont évalués de la manière suivante : - Performance Windows 10 WinSat (35%) ; - Ergonomie (45%) ; - Ecran (20%). Au sein du tableau de cotation repris à l Annexe 5.8 précitée, il est précisé, pour chacune des caractéristiques techniques évaluées, quelle est la formule appliquée (parmi, sauf exception, les deux formules possibles) pour le calcul de la cotation de cette caractéristique technique. Le détail de ces formules (formules 1 et 2) est repris ci-dessous. Formule 1 : L offre proposant la plus grande valeur obtient le maximum de points pour la caractéristique technique évaluée. Les cotations des offres des autres soumissionnaires seront calculées sur la base d une règle de proportionnalité. Exemple : Cote du soumissionnaire X = C * (Dx / Dy) où C = cote maximale pour la valeur évaluée Dx = valeur évaluée proposée par le soumissionnaire X Dy = Valeur la plus élevée des valeurs évaluées Formule 2 : L offre proposant la plus petite valeur obtient le maximum de points pour la caractéristique technique évaluée. Les cotations des offres des autres soumissionnaires seront calculées sur la base d une règle de proportionnalité. Exemple : Cote du soumissionnaire X = C * (Dy / Dx) où C = cote maximale pour la valeur évaluée Dy = Valeur la plus faible des valeurs évaluées Dx = valeur évaluée proposée par le soumissionnaire X Chaque ligne du tableau de cotation repris à l Annexe 5.8 précitée fait l objet d une évaluation distincte conformément aux formules détaillées ci-avant. Pour chaque soumissionnaire, les cotes obtenues pour chacune des lignes au sein du tableau de cotation sont additionnées pour obtenir une cote sur 100 ramenée ensuite à la cote relative au type de matériel évalué (pour les pondérations applicables, voir ci-dessus). Les cotes obtenues par un soumissionnaire pour chaque type de fourniture visée au présent critère sont enfin additionnées pour obtenir sa cote finale pour ce critère. - Critère «Qualité du déploiement» (10,5 points) (Poste 2) Ce critère sera évalué sur la base des sous-critères repris ci-dessous. Les cotes obtenues par un soumissionnaire pour chacun des sous-critères seront ensuite additionnées pour ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 33 sur 130

34 obtenir la cote finale de ce soumissionnaire pour le présent critère. 1. Nombre minimal moyen d installations par jour auquel s engage le soumissionnaire au cours du déploiement, quelle que soit la vague concernée (3 points). Les soumissionnaires sont invités à remettre le nombre minimal moyen d installations par jour auxquels ils s engagent en cours de déploiement, quelle que soit la vague concernée, en tenant compte des contraintes reprises dans les dispositions techniques et fonctionnelles du présent CSC (voir point du CSC). Parmi ces contraintes, en ce qui concerne la Vague 1, figurent notamment les contraintes suivantes : - La durée totale du déploiement ne peut excéder 7 mois ; - La durée de déploiement de la phase 1 ne peut excéder 60 jours ouvrables ; - La durée de déploiement de la phase 2 ne peut excéder 35 jours ouvrables ; - Il ne peut être déployé plus de 5 sites différents à la fois. Ce nombre minimal moyen d installations par jour fera l objet d une vérification en cours d exécution de l accord-cadre par le PA, tout particulièrement en cas de retard dans le déploiement. Cette vérification tiendra compte de la durée effective du déploiement. Pour rappel, des sanctions sont prévues en cas de non respect de l engagement de l adjudicataire en la matière (voir point du CSC). Pour ce sous-critère, le soumissionnaire ayant proposé la valeur la plus élevée obtiendra le maximum des points pour ce sous-critère. Les cotations des offres des autres soumissionnaires seront calculées sur la base d une règle de proportionnalité. Exemple : Cote du soumissionnaire X = C * (Dx / Dy) où C = cote maximale pour ce sous-critère Dx = valeur proposée par le soumissionnaire X Dy = valeur du soumissionnaire ayant remis la valeur la plus élevée 2. Nombre de techniciens (équivalent temps plein sur la durée du projet) affectés au déploiement de la Vague 1 (3 points). Les soumissionnaires sont invités à remettre le nombre de techniciens (en ETP sur toute la durée du projet) qu ils affectent au déploiement de la Vague 1 uniquement, en tenant compte des contraintes reprises dans les dispositions techniques et fonctionnelles du présent CSC (voir point du CSC, de même que le bref rappel effectué ci-dessus). Ce nombre ne pourra être inférieur à 12 ETP, ni excéder 37 ETP. Les soumissionnaires indiquant 37 ETP auront 3 points pour ce sous-critère. Par ETP en moins, les soumissionnaires se verront retrancher 0,12 point par rapport à la cotation maximale (3 points) pour ce sous-critère. Les soumissionnaires indiquant 12 ETP auront 0 point pour ce sous-critère. Ce nombre de techniciens (en ETP sur toute la durée du projet) affecté au déploiement de la vague 1 fera l objet d une vérification en cours d exécution de l accord-cadre par le ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 34 sur 130

35 PA, tout particulièrement en cas de retard dans le déploiement. Pour rappel, des sanctions sont prévues en cas de non respect de l engagement de l adjudicataire en la matière (voir point du CSC). 3. Nombre minimal d installations par jour auquel s engage le soumissionnaire, activable en cas d urgence par le PA, quelle que soit la vague concernée (3 points) Remarque importante : ce cas de figure représente une situation exceptionnelle et ne devrait donc pas constituer le fonctionnement standard du déploiement. Le PA se réserve cependant le droit d y recourir, notamment en cas de retard sur le projet et/ou d impératifs de service public. Sauf en cas de retard dû à l adjudicataire, la durée maximale d une telle situation ne pourra excéder 15 jours ouvrables. Les soumissionnaires sont invités à remettre le nombre minimal d installations par jour auquel s engage le soumissionnaire, activable en cas d urgence par le PA et sans surcoût pour ce dernier, quelle que soit la vague concernée. Pour ce sous-critère, le soumissionnaire ayant proposé la valeur la plus élevée obtiendra le maximum des points pour ce sous-critère. Les cotations des offres des autres soumissionnaires seront calculées sur la base d une règle de proportionnalité, identique à celle reprise pour le sous-critère 1 ci-dessus. 4. Entretien individuel de 15 minutes et remise d une brochure par agent, quelle que soit la vague concernée (1,5 points). Les soumissionnaires ne doivent pas obligatoirement prévoir cet entretien individuel, ni la brochure. Ces entretiens individuels et ces brochures présentant cependant une plusvalue certaine pour le PA, les soumissionnaires peuvent le proposer dans leur offre et voir leur offre valorisée au niveau du présent sous-critère d attribution, dans les conditions reprises ci-dessous. Pour être valorisé au niveau du présent sous-critère d attribution : - L entretien individuel doit répondre aux conditions minimales reprises ci-dessous au point (a) et couvrir l ensemble des prestations qui y sont visées ; - La prise en compte des 15 minutes d entretien individuel par agent doivent être prises en compte dans le planning de déploiement des deux vagues ; - La brochure doit répondre aux conditions minimales reprises ci-dessous au point (b) et couvrir l ensemble des fournitures et prestations qui y sont visées ; - L entretien individuel par agent et la brochure (répondant aux conditions minimales des points (a) et (b) ci-dessous), ainsi que l ensemble des prestations et fournitures (visées aux points (a) et (b) ci-dessous) y relatives doivent être inclus dans les forfaits respectivement remis pour les vagues 1 et 2 du déploiement (poste 2). (a) L objectif de l entretien individuel est de présenter le nouveau matériel à chaque agent afin d augmenter la qualité de service et la valeur du projet. Cet entretien individuel de 15 minutes doit donc notamment couvrir : o La présentation de l ordinateur en général, des différences de la technologie SSD par rapport à un disque à plateaux, des ports de l ordinateur, des touches spéciales et de toute information supplémentaire jugée utile par le ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 35 sur 130

36 o soumissionnaire ; Des questions/réponses. S ils le proposent dans leur offre, les soumissionnaires indiquent dans leur offre ce qu ils s engagent à couvrir dans le cadre de cet espace temps de 15 minutes, en ce compris les exigences minimales reprises ci-dessus. Ces informations peuvent être modifiées de manière marginale en collaboration avec le PA lors du kick off et/ou après les phases pilotes (sans pour autant impliquer un allongement de l espace temps). Des contrôles aléatoires seront effectués, pendant le déploiement, par le PA (et non par les coordinateurs sur site) afin de s assurer du respect de l engagement pris par l adjudicataire (tant en termes de temps qu au regard de l objectif poursuivi), s il s est engagé dans son offre à ce sujet. Ces contrôles seront par ailleurs systématiques en cas de retour négatif de la part des agents. (b) A la fin des 15 minutes dont question ci-dessus pour acter le passage de l ordinateur à l agent, le technicien remettra une brochure correspondant à l ordinateur installé. L objectif de cette brochure est d expliquer à chaque agent - et d illustrer si nécessaire - les bonnes pratiques d utilisation du matériel installé ainsi que de fournir toute information utile le concernant. Il y aura donc une brochure différente par type d ordinateur. La création des brochures (une par type d ordinateur), leur reproduction et leur distribution sont à la charge de l adjudicataire. Ces brochures papier devront notamment couvrir les points suivants : - Présentation de la valeur ajoutée technologique présente sur la machine confiée à l agent (soit une brochure par type d ordinateur) ; - Présentation succincte du Service Desk de l ETNIC avec numéro de contact (texte fourni par le PA) ; - Les bases utiles de Windows 10 (sachant que le système d exploitation actuel est Windows 7) ; - Descriptif du projet Neo3 (texte fourni par le PA) ; - Présentation du rôle et remerciement des demandeurs 3 (texte fourni par le PA) ; L adjudicataire est par ailleurs autorisé à utiliser, dans chaque brochure, un espace équivalent à un format A6 pour se présenter et/ou pour présenter son rôle dans le projet Neo3. Outre les textes fournis par le PA, ce dernier reste à disposition de l adjudicataire pour apporter son aide dans la rédaction de ces brochures. Ces brochures devront idéalement respecter les spécificités suivantes : format fermé : A5 impression : quadrichromie recto/verso nombre de pages intérieures: 6-8 max. 3 Les demandeurs sont les agents du Ministère et/ou de l ETNIC qui sont en charge des demandes de matériel pour les besoins des services dont ils ont la charge à ce sujet. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 36 sur 130

37 page couverture : 200 à 250gr/m2 pages intérieures : 130gr/m2 papier couverture et pages intérieures : Dalum Cyclus Print ou équivalent 100% recyclé finitions : agrafes métalliques et pelliculage mat recto couverture résolution des visuels : 300dpi S il s en écarte, le soumissionnaire devra cependant veiller à ce que la qualité et la lisibilité des brochures ne s écarte pas de manière significative de ces exigences. Les informations reprises dans la brochure ainsi que son format peuvent être modifiées de manière marginale (sauf s il ne répond manifestement pas aux exigences et objectifs repris ci-dessus) en collaboration avec le PA lors du kick off et/ou après les phases pilotes. (c) Les soumissionnaires qui s engagent : - A prévoir un entretien individuel de 15 minutes consacré par leurs techniciens à chaque agent, dans les conditions reprises ci-dessus et qui en tiennent compte dans le planning ; ET - A créer, reproduire et remettre une brochure par agent, répondant aux caractéristiques reprises ci-dessus ; obtiennent 1,5 points pour ce sous-critère. Les autres soumissionnaires obtiennent 0 point pour ce sous-critère. - Critère «Délais de livraison et d installation hors déploiement» (1,5 points) (Poste 3) Ce critère sera évalué sur la base du délai comprenant la livraison et l installation du matériel renseigné par le soumissionnaire dans son offre 4, tous types d ordinateur confondus. Ce délai doit être applicable pour toute commande de maximum 30 ordinateurs. Au-delà, une prolongation du délai auquel s est engagé l adjudicataire pourra être accordée, sur demande de l adjudicataire et en accord avec le PA ou le PAB concerné. Le délai de livraison et d installation auquel s engage le soumissionnaire ne peut être inférieur à 3 jours ouvrables, ni supérieur à 18 jours ouvrables. Le soumissionnaire proposant 3 jours ouvrables obtient le maximum de points (1,5 points). Le soumissionnaire proposant un délai plus long voit sa cotation diminuée de 0,1 point par jour ouvrable supplémentaire (ex : un soumissionnaire proposant un délai de 5 jours ouvrables obtient donc 1,3 points). Le soumissionnaire proposant 18 jours ouvrables obtient 0 point. Seules les réponses en jours ouvrables entiers sont autorisées. 4 Le délai demandé dans le cadre du CSC (et donc visé ici) est un délai comprenant la livraison ET l installation. Si aucune installation n est demandée, ce même délai s applique pour la livraison uniquement. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 37 sur 130

38 Remarque Les nombres pris en compte dans l application des différentes formules visées ci-dessus sont limités à 2 décimales et seront donc arrondis, par le PA, respectivement vers le haut (si,50) ou vers le bas (,49) Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 2 Loi Recours) Le délai de validité des offres est de 150 jours calendrier à compter de la date limite de réception des offres. Durant ce délai, le soumissionnaire est lié par son offre. Sous toutes réserves et sauf demande de prolongation de ce délai par le PA conformément à l art. 57 AR 2011, la décision d attribution du présent accord-cadre (et sa notification) interviendra endéans le délai précité. Il est rappelé que ce délai est prolongé pendant la période de "standstill" de 15 jours prévue par la Loi Recours (art. 8 2 de cette Loi - cf. cidessous, point 2.11) Arrêt/interruption de l accord-cadre (art. 35 Loi 2006) Le PA dispose toujours de la possibilité de ne pas attribuer (ou de ne pas conclure) le présent accord-cadre et, le cas échéant, de refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode de passation. Dans ce cas, il en informe les soumissionnaires (potentiels) au moyen d un avis officiel ad hoc (exemple : avis de procédure incomplète) Communication de la décision motivée, standstill et notification de l accord-cadre (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011) Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été sélectionnée, est irrégulière, n a pas été retenue ou a été retenue en seront avertis par un courrier indiquant les voies de recours et accompagné de la décision motivée (intégrale ou par extrait, suivant les cas), conformément à l article 8 1 er Loi Recours. Conformément aux art. 8 et 11 Loi Recours, les soumissionnaires disposeront d un délai de 15 jours calendrier (délai de standstill) à compter du lendemain de l envoi de cette communication pour introduire un éventuel recours en annulation et en suspension devant le Conseil d Etat. Conformément à l art. 8 2 Loi Recours, cette communication n entraîne aucun engagement contractuel à l égard du soumissionnaire retenu et suspend par ailleurs le délai de validité des offres dont question au point 2.9 ci-dessus. A l issue de ce délai et en l absence de recours, la notification de l'approbation de l'offre retenue sera effectuée par l envoi d une lettre d attribution de l accord-cadre adressée au soumissionnaire retenu. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 38 sur 130

39 2.12. Autres Langue (art. 53 AR 2011) Sauf disposition contraire reprise dans les documents du marché, l ensemble des communications intervenant dans le cadre de la passation du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, seront rédigées ou effectuées en langue française. Sont notamment visés, sans que cette liste puisse être considérée comme exhaustive : - les offres des soumissionnaires, en ce compris les différentes parties et annexes qu elles contiennent ; - les échanges en cours de passation de l accord-cadre et de ses marchés subséquents (questions posées par les soumissionnaires concernant le CSC, demande de précision et de compléments d information de la part du PA,...) ; Confidentialité (art. 11 Loi 2006 art. 10 Loi Recours art. 18 RGE) Nonobstant toute disposition contraire contenue dans les offres reçues, les offres ne sont pas soumises à une obligation générale de confidentialité de la part du PA et des PAB. Seules les informations désignées comme étant confidentielles de manière spécifique par un soumissionnaire ou en application des documents du marché seront traitées comme telles. Seront ainsi en tout état de cause considérées comme confidentielles par le PA et les PAB les informations suivantes : - identité des personnes reprises dans l offre des soumissionnaires ; - les diverses composantes des prix remis. Pour le surplus, les soumissionnaires qui souhaitent que certaines informations reprises dans leur offre soient soumises à une obligation de confidentialité de la part du PA et des PAB, le mentionnent de manière explicite en début de leur offre. L attention des soumissionnaires est cependant attirée sur le fait que les éléments utiles pour l appréciation de l offre au regard des critères d attribution ne seront en tout état de cause pas couverts par la confidentialité, nonobstant toute disposition contraire dans les offres reçues, ces éléments étant indispensables à la motivation adéquate des décisions à adopter par le PA. Il en va notamment ainsi des prix des offres. Par le simple fait de remettre une offre, les soumissionnaires déclarent marquer leur accord quant au contenu du présent article Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011) Dans le cadre du présent accord-cadre, sauf autorisation expresse prévue dans le présent CSC et/ou indiquée dans les courriers adressés par lui aux soumissionnaires dans le cadre de la présent procédure, le PA interdit l utilisation des moyens électroniques en cours de procédure, pour l échange des pièces écrites autres que les offres ou demandes de participation (ex : compléments d information et précisions). ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 39 sur 130

40 Pour rappel, tout écrit établi par des moyens électroniques qui contiendrait une macro, un virus informatique ou toute autre instruction nuisible peut faire l objet d un archivage de sécurité, voire, en cas de nécessité technique et pour autant qu il ne s agisse pas d une offre ou d une demande de participation, peut être réputé ne jamais avoir été reçu. Dans ce cas, le PA en avertit le candidat/soumissionnaire concerné. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 40 sur 130

41 3. Exécution de l accord-cadre Dispositions administratives 3.1. Accord-cadre et commande La présente procédure est un accord-cadre mono-adjudicataire et comptera, dans ce contexte, plusieurs marchés sous forme de commandes effectuées sur la base des prix remis pour le présent accord-cadre (voir ci-dessous). Chaque commande constitue un marché subséquent du présent accord-cadre. L accord-cadre définit le contexte légal, financier, technique et administratif qui régit les relations entre le PA et/ou les PAB et l adjudicataire. Il définit le coût unitaire et/ou global des fournitures et prestations envisagées. Sur la base de ce coût, des commandes seront conclues pour la réalisation des fournitures à livrer et des services à prester Non exclusivité 5 L attribution du présent accord-cadre ne donne aux adjudicataires aucun droit d exclusivité. Le pouvoir adjudicateur peut, même pendant la période de validité de l accord-cadre, faire livrer des fournitures / exécuter des prestations identiques ou analogues à celles décrites dans le présent cahier des charges, par d autres fournisseurs ou par ses propres services. L adjudicataire ne pourra, de ce chef, faire valoir un quelconque droit à dédommagement. Ce sera notamment le cas lorsque le PA lancera une procédure portant sur un projet dans son ensemble. Par ailleurs, le présent accord-cadre Neo3 ne couvre pas le matériel à besoins spécifiques liés à la conception assistée par ordinateur nécessitant des environnements de travail de marque particulière (ex : Apple) Documents applicables dans le cadre de l exécution de l accord-cadre Le point 1.1 est également applicable à l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. Dans le cadre de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, le contrat qui liera le PA et l adjudicataire sera constitué, suivant l ordre suivant : - des dispositions légales visées au point 1.1 ; - des documents du marché, tels que définis au point 1.1 ; - de l inventaire et de l offre de l adjudicataire ; - dans le cadre des marchés subséquents (commandes), des commandes effectuées 5 L exposé des motifs de l article 32 de la Loi 2006 précise d ailleurs : «Lorsqu il conclut un accord-cadre, le pouvoir adjudicateur n accorde aucun monopole en rapport avec l objet de l accord-cadre mais il est lié, le cas échéant, par les minima fixés. Il reste libre de passer ses marchés selon une autre procédure conforme aux dispositions de la présente loi.» ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 41 sur 130

42 par le PA et les PAB ; - des règles de l art ; ci-après dénommés «conditions du marché» Durée, reconduction(s) et tranche(s) Voir point du présent CSC Cautionnement (art. 25 et s. RGE) Constitution (art. 25 à 27 et 31 RGE) L adjudicataire est tenu de constituer, endéans les trente (30) jours suivant le jour de la conclusion de l accord-cadre, un cautionnement correspondant à 5 % (arrondi à la dizaine d Euro supérieure) de l assiette du cautionnement telle que définie ci-dessous, destiné à répondre de ses obligations envers le PA et les PAB, jusqu à la complète exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. En application de l art RGE, l assiette du cautionnement est fixée à une somme de Euro HTVA. Le cautionnement correspond donc à Euro. Sauf lorsque leurs commandes fermes ou prévisionnelles dépassent 100 machines, les PAB du présent accord-cadre sont couverts par ledit cautionnement. Les PAB dont les commandes fermes ou prévisionnelles devaient dépasser 100 machines pourront dès lors demander un cautionnement complémentaire à l adjudicataire, qui sera tenu de le constituer dans les mêmes conditions que celles reprises ci-dessous. Conformément aux articles 26 1 et 27 1 RGE, le cautionnement peut être constitué selon une des façons suivantes : Modes de constitution possibles En numéraire En fonds publics Sous forme de cautionnement collectif Au moyen d une garantie bancaire Organismes visés Virement du montant au numéro de compte de la Caisse des Dépôts et Consignations ( ou d un organisme public remplissant un rôle similaire Dépôt de fonds publics entre les mains du caissier de l Etat (au siège de la Banque nationale de Belgique ou d un organisme public remplissant un rôle similaire Dépôt d un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ( ou d un organisme public remplissant un rôle similaire Acte d engagement d un établissement de crédit ou d une entreprise d assurances L adjudicataire doit produire, endéans les trente jours (30) de calendrier qui suivent la notification de l approbation de son offre (ou la réception d une commande de plus de 100 machines), la preuve que ce cautionnement est constitué. Le justificatif à produire par l adjudicataire doit impérativement mentionner les informations ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 42 sur 130

43 suivantes : - le bénéficiaire, à savoir l'etnic (ou le PAB concerné) - l affectation précise (objet et référence de l accord-cadre) - nom, prénom et adresse complète de l adjudicataire - nom, prénom et adresse complète du tiers (si garantie par un tiers) Pour le surplus, se référer aux articles 26 et 27 RGE. Pour rappel, en cas de défaut de constitution du cautionnement, l'art. 29 RGE trouve à s appliquer Libération (art. 33 et 133 RGE) Le/les cautionnement(s) constitué(s) par le PA dans le cadre du présent accord-cadre est/sont entièrement libérable(s) en une fois à la fin du présent accord-cadre (cf. point du présent CSC). Les cautionnements complémentaires constitués par les PAB (pour commandes de plus de 100 machines) sont entièrement libérables à la réception définitive de la dernière commande de chaque PAB concerné. Le présent accord-cadre constituant un marché à bordereau de prix et à commandes, il est en effet impossible de déterminer quand les différentes commandes seront passées. Le/les cautionnement(s) doit/doivent donc être conservé(s) par le PA/PAB jusqu à la fin de l accordcadre et de ses marchés subséquents, afin d assurer la bonne exécution de celui-ci. Par dérogation à l art. 33 RGE, et pour autant que le cautionnement soit libérable (autrement dit, pour autant que les fournitures/prestations n aient pas donné lieu à contestation et aient été dûment réceptionnées), le PA/PAB en délivre la mainlevée endéans les 30 jours de la réception de la demande de libération adressée par l adjudicataire Suivi de l accord-cadre Fonctionnaire dirigeant (art. 11 RGE) Le fonctionnaire dirigeant (FD) est la personne chargée de la direction et du contrôle de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. Dans le cadre du présent accord-cadre, le fonctionnaire dirigeant est M. POULEUR, Administrateur général de l ETNIC. Il dispose des pouvoirs qui lui sont conférés par le Règlement organique de l ETNIC ( df) pour ce qui le concerne, à savoir notamment : - rédiger des bons de commande ; - diriger et contrôler l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents dans les limites de l accord-cadre et des commandes qu il a passées ; - effectuer / refuser les réceptions des fournitures et prestations prévues dans le cadre du présent accord-cadre ; - le cas échéant, appliquer les sanctions prévues dans le cadre du présent accordcadre ; - ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 43 sur 130

44 Dans le cadre du présent accord-cadre, pour ce qui concerne l ETNIC, le FD délègue le pouvoir d accorder/de refuser les réceptions visées dans le présent CSC au(x) responsable(s) technique(s) tel(s) qu identifié(s) dans le courrier de notification de l accordcadre. Le FD est bien entendu habilité à révoquer et/ou modifier cette délégation à tout moment. Dans ce cas, il en avertira l adjudicataire concerné. Les coordinateurs sur site dont question sous le point 4.4 du présent CSC ne sont pas considérés comme des représentants du PA. Ils ne sont chargés que de la coordination opérationnelle du déploiement sur site. Si un PAB adhère au présent accord-cadre et à ses marchés subséquents, il désigne un fonctionnaire dirigeant pour ce qui le concerne et en informe l adjudicataire, lors de son adhésion à l accord-cadre. Sauf disposition contraire transmise à l adjudicataire et sans préjudice des dispositions du point 1.4 du présent CSC, le FD d un PAB dispose des mêmes pouvoirs que le FD du PA, pour ce qui concerne les commandes du PAB en question Personnel de l adjudicataire (art. 16 RGE) Sauf lorsqu il l a déjà prévu dans son offre, l adjudicataire désigne, au plus tard dans les 10 jours de la notification de l attribution de l accord-cadre, une personne chargée de le représenter auprès du PA et des PAB dans le cadre de la gestion et de la bonne exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. L ensemble du personnel affecté par l adjudicataire à l exécution du marché devra disposer d une expérience dans le cadre des fournitures et prestations proposées dans l offre de l adjudicataire ainsi que d une connaissance orale et écrite suffisante de la langue française pour communiquer aisément avec le personnel du PA et des différents PAB. Le personnel de l adjudicataire qui exécute le présent accord-cadre et ses marchés subséquents doit être le même que celui proposé dans son offre, sauf autorisation préalable du PA. Cette autorisation préalable ne pourra être accordée que si l'adjudicataire propose du personnel de qualité équivalente. L'adjudicataire remplace immédiatement les membres du personnel qui lui sont signalés par le PA comme compromettant la bonne exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents par leur incapacité, leur mauvaise volonté ou leur inconduite notoire. Pareille décision du PA pourra notamment être adoptée s il est constaté que l une des personnes affectées à la réalisation du marché dispose d une capacité insuffisante à s exprimer couramment en langue française ou adopte une attitude contre-productive au regard des objectifs du projet (par exemple dans le cadre du déploiement visé au Poste 2 de l'accordcadre). Toute modification, par l adjudicataire ou à la demande du PA (ou du PAB s il dispose d un chef de projet dédié conformément aux dispositions du point du présent CSC), de la personne ou des personnes désignées en son sein aux fins de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, sera soumise à l autorisation préalable du PA. Cette modification ne pourra en aucun cas engendrer de frais pour le PA ou un PAB ni de retard dans l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, sous peine d application de l une des mesures d office visées au point 3.14 du présent CSC. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 44 sur 130

45 Réunion de lancement et de suivi de l accord-cadre et de ses marchés subséquents Pour le PA ainsi que pour chaque PAB, il sera demandé à l adjudicataire de participer à une première réunion de kick off, destinée à présenter l adjudicataire et les fournitures et services qu il propose, d une part, et, d autre part, à finaliser le mode de fonctionnement au niveau de l exécution pratique de l accord-cadre, conformément aux conditions du marché. Sauf disposition contraire reprise dans la demande du PA ou du PAB concerné, il est attendu que soit présent à cette réunion le chef de projet dédié au présent accord-cadre et/ou au PA ou au PAB concerné. Cette réunion de lancement, d une durée maximale d une demi-journée, indispensable à l établissement des premiers contacts et à la mise en place d une relation de confiance avec l adjudicataire, ne peut donner lieu à facturation et est donc prise en charge par l adjudicataire. De même, dans le cadre de l exécution de l accord-cadre, des réunions trimestrielles de suivi pourront avoir lieu avec le PA et chaque PAB, sur demande de ces derniers. Ces réunions de suivi font partie du déroulement et du suivi normal de l accord-cadre par l adjudicataire et ne pourront donner lieu à facturation. Elles seront donc également prises en charge par l adjudicataire. L identité des personnes de contact, chargées au sein du PA de communiquer les instructions relatives au marché et d en suivre l exécution, est notifiée à l adjudicataire en même temps que l approbation de son offre. Pour ce qui concerne chaque PAB, l identité de ces personnes de contact sera communiquée lors de l adhésion du PAB en question au présent marché. L'adjudicataire assurera, tout au long de l exécution du marché, un contact suivi et régulier avec le FD ou son délégué du PA et des PAB concernés ainsi qu avec les personnes de contact désignées au sein du PA et des PAB concernés et/ou, le cas échéant, avec les personnes de contact désignées au sein des services utilisateurs du PA et des PAB concernés. Au maximum tous les trois mois, il fera rapport, notamment, du déroulement et de l état d avancement de ses prestations, des éventuels problèmes rencontrés et des propositions de solution et, d une manière générale, de toutes recommandations ou suggestions qui permettraient d'accroître l'efficacité de l exécution de sa mission. L adjudicataire est tenu de répondre à l'ensemble des demandes de renseignements formulées par le PA ou par un PAB, endéans le délai qui lui est communiqué pour ce faire ou, à défaut de délai expressément mentionné, endéans les 2 jours ouvrables qui suivent la demande Langue (art. 53 AR 2011) Sauf disposition contraire reprise dans les documents du marché, l ensemble des communications intervenant dans le cadre de l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, seront rédigées ou effectuées en langue française. Sont notamment visés les échanges en cours d exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents en ce compris, sans que cette liste puisse être considérée comme exhaustive : ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 45 sur 130

46 - demandes de réception provisoire, - communications écrites ou orales avec les destinataires finaux de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, Responsabilité Généralités L adjudicataire est responsable du choix des fournitures et services proposés et mis en œuvre en vue d obtenir les résultats décrits dans le présent CSC. Il s engage à observer tous les engagements pris et toutes les garanties qu il a données dans son offre ainsi que tous documents signés par lui, le cas échéant après la remise de son offre. L adjudicataire répondra vis-à-vis du PA et des PAB de toutes les fournitures livrées et de toutes les prestations exécutées par lui-même ou par ses sous-traitants. Cette responsabilité ne saurait être limitée par aucune clause contractuelle. La présente clause prévaut, le cas échéant, sur toute clause contraire des documents du marché. L adjudicataire demeure, par ailleurs, seul et pleinement responsable des engagements qu il a souscrits envers le PA et les PAB, le cas échéant, du fait de ses sous-traitants. L appel à des sous-traitants n exempte l adjudicataire, ni entièrement ni partiellement, des dispositions générales ou spécifiques applicables à l accord-cadre et à ses marchés subséquents Assurance (art. 24 RGE) Outre les assurances que doit souscrire l adjudicataire conformément aux points , , et du CSC, l adjudicataire devra avoir souscrit et maintenir en vigueur, pendant toute la durée d exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, une police d'assurance couvrant sa responsabilité en cas d'accident du travail ainsi que sa responsabilité civile tant vis-à-vis du PA que des tiers. Il devra, si cela n'a déjà été fait au stade de la remise de son offre, en apporter la preuve dans les trente jours de calendrier suivant la conclusion de l accord-cadre Sécurité et confidentialité Les aspects liés à la confidentialité, à la protection des données à caractère personnel et à la sécurité informatique sont des sujets sensibles dans le cadre du présent accord-cadre. Il est attendu de l adjudicataire une attitude proactive dans ces domaines Obligation générale de confidentialité L adjudicataire doit considérer comme strictement confidentiels, toutes les informations, documents et résultats dont il pourrait avoir connaissance à l occasion du présent marché, ainsi que toutes les données (à caractère personnel ou non) qui lui auront été communiquées et confiées (même oralement) dans le cadre de sa mission, en ce compris les informations recueillies lors des visites de l entreprise et/ou de locaux de cocontractants et/ou de Bénéficiaires de l ETNIC. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 46 sur 130

47 A ce titre, l adjudicataire s engage notamment : - à respecter et à faire respecter la stricte confidentialité de ces éléments, et à prendre toutes précautions utiles afin d en préserver le secret ; - à ne consulter et utiliser l ensemble des éléments précités que dans la mesure strictement nécessaire à la préparation et, le cas échéant, l exécution du présent accordcadre et de ses marchés subséquents (en ayant notamment égard aux dispositions législatives en matière de protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel) ; - à ne rendre accessibles les éléments précités qu aux seuls membres de son personnel qui doivent nécessairement les connaître dans le cadre de la préparation et, le cas échéant, de l exécution du présent accord-cadre et des marchés subséquents. Les destinataires de ces informations devront, dans chaque cas, s engager par écrit vis-à-vis du PA à respecter les obligations de secret mises à charge par la présente clause ; - à ne pas reproduire, ni distribuer à des tiers, en totalité ou en partie et sous quelque forme que ce soit, les éléments précités, à moins d avoir obtenu l accord préalable et écrit du PA ; - à restituer, à première demande du PA, tous documents confidentiels communiqués ou obtenus à l occasion de l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents ; - d une manière générale, à ne pas divulguer aux tiers l existence ni le contenu du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents ni, le cas échéant, les résultats obtenus dans ce cadre, sauf accord préalable du PA. Pour l application de la présente clause, l adjudicataire répond vis-à-vis du PA et/ou des PAB de ses préposés, sous-traitants et préposés de ces derniers, comme de lui-même. Par manquement à la présente clause, outre les mesures dont disposent le PA et les PAB en application de la législation des marchés publics et sans préjudice du droit pour le PA et les PAB de réclamer et d obtenir des dommages et intérêts additionnels en cas de préjudice plus important, la Société sera tenue au paiement d une indemnité forfaitaire, correspondant à un montant équivalent à Euro, au PA ou au PAB concerné pour les dommages directs. La Société pourra en outre, être exclue de toute participation aux marchés publics de l ETNIC pendant une durée de 5 ans, dans le respect des dispositions de l article 48 de l arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics. En ce qui concerne la protection des dessins, modèles, savoir-faire, méthode ou invention, il sera fait application de l article 18 2 RGE. Le PA et les PAB s abstiennent de toute communication concernant un dessin, modèle, savoir-faire, méthode ou invention appartenant, totalement ou partiellement, à l adjudicataire Protection des données à caractère personnel La collecte et le traitement de données personnelles doit se faire dans le respect de règles strictes, contenues notamment dans la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (laquelle transpose en droit belge la directive européenne 95/46/CE). Cette loi impose le respect de nombreuses ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 47 sur 130

48 obligations, sous peine de sanctions pénales. Dans le cadre de l exécution du présent marché, l adjudicataire intervient en qualité de «sous-traitant» (défini comme la personne physique, la personne morale, l association de fait ou l administration publique qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement) vis-à-vis respectivement du PA et des PAB, lesquels interviennent en qualité de «responsables du traitement» pour tout traitement dont ils déterminent les finalités et les moyens. Conformément à l article 16 de la loi relative à la protection de la vie privée, le sous-traitant ne peut traiter les données que sur et selon les instructions du responsable du traitement, et est tenu aux mêmes obligations que le responsable du traitement. Dans ce contexte, l adjudicataire s engage à respecter les obligations suivantes et à les faire respecter par toutes les personnes se trouvant sous son autorité : - ne pas utiliser ni conserver les données plus longtemps que nécessaire pour mener à bien les missions pour lesquelles elles sont mises à disposition ; - prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel. Cette protection doit répondre aux exigences de l article 16, 4 de la loi du 8 décembre 1992, et donc être effective contre la destruction accidentelle ou non-autorisée, la perte accidentelle, la modification, l accès et tout autre traitement non-autorisé. Les mesures prises doivent en outre permettre d assurer un niveau de sécurité optimal compte tenu des risques que représentent le traitement et la nature des données à caractère personnel à protéger, des possibilités techniques qui existent sur le marché et du coût de mise en œuvre de telles mesures. L adjudicataire informera périodiquement le PA de la nature précise des mesures techniques et organisationnelles qui auront été prises. L adjudicataire évaluera et adaptera périodiquement ces mesures en fonction de l évolution des données traitées, de l évolution de l état de la technique, de l évolution des coûts des mesures de sécurité et de l évolution des risques potentiels ou de tout autre événement extérieur (comme un avis de la Commission de la protection de la vie privée) ; - conserver la confidentialité des données à caractère personnel qu il reçoit du PA ou des PAB, sauf si une disposition légale l oblige à les communiquer. Toute communication légalement obligatoire par l adjudicataire des données à caractère personnel à des tiers doit être préalablement portée à la connaissance du PA. Cette obligation de confidentialité subsiste après l expiration du marché pour une durée dépendant de la nature des informations à caractère personnel ; - en cas d incident de sécurité de l information ou de détection de risques d'incident susceptibles de causer des préjudices, coopérer de manière effective et agir sur toutes les causes de l incident et prendre les mesures utiles pour en atténuer les conséquences ; - s assurer que les données à caractère personnel restent localisées sur des serveurs exclusivement situés dans l Union européenne et l Espace Economique Européen associé. Une transmission des données à caractère personnel visées par le présent marché vers un pays qui n applique pas les dispositions de la directive 95/46/CE, c est-à-dire un pays qui ne serait ni membre de l Union européenne, ni membre de l Espace Economique Européen, est strictement interdite sans le consentement écrit et préalable du PA ; - au terme du marché, restituer au PA toutes les données à caractère personnel qui seraient encore en sa possession, et les supprimer de manière définitive, quel que soit l emplacement ou le support où elles se trouvent. Ceci est donc également valable pour les supports sur lesquels la copie et le backup ont été conservés. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 48 sur 130

49 Le PA et les PAB (assistés ou non d un partenaire externe) se réservent le droit de procéder à toute vérification qui leur paraîtrait utile pour constater le respect des obligations précitées par l adjudicataire. Sur simple demande, l adjudicataire est tenu de fournir au PA ou aux PAB tous les renseignements utiles à cet égard. L adjudicataire est responsable des dommages découlant de la violation des prescriptions édictées ci-avant, ainsi que des directives fixées par ou en vertu de la loi sur la vie privée ou d autres réglementations applicables dans ce domaine, sauf à prouver que le fait ne lui est pas imputable. Le PA et les PAB, en tant que responsables du traitement, ne peuvent se soustraire à leur responsabilité en invoquant le non-respect d obligations par le sous-traitant. Si le PA et les PAB sont tenus responsables, ceux-ci peuvent cependant engager un recours contre l adjudicataire si celui-ci a commis une violation imputable du respect des prescriptions édictées ci-avant, ainsi que des directives fixées par ou en vertu de la loi sur la vie privée ou d autres réglementations applicables dans ce domaine. L adjudicataire garantit par ailleurs le PA et les PAB contre tout préjudice qu ils pourraient encourir suite au non-respect des prescriptions. Si le PA ou un PAB fait l objet d une action en dommages et intérêts de la part d un tiers, l adjudicataire interviendra à la cause sur simple demande du PA ou du PAB concerné, afin de préserver celui-ci. L attention de l adjudicataire est attirée sur le fait qu un projet de règlement européen sur la protection des données à caractère personnel est en cours d élaboration et aura vocation à se substituer à la directive européenne 95/46/CE précitée. Ce règlement va probablement renforcer les obligations respectives du responsable du traitement et des sous-traitants. Dès que ce règlement sera applicable, l adjudicataire devra s y conformer Sécurité des systèmes informatiques Il est demandé que le plus grand soin soit apporté par l adjudicataire à la gestion de la sécurité informatique, tant matérielle (hardware) qu immatérielle (software). La gestion de la sécurité informatique porte sur l intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données stockées, mais aussi sur la protection contre les failles de sécurité et les infections de logiciels malveillants, tels que les virus, vers, portes dérobées, chevaux de Troie, logiciels espions et autres formes de logiciels malicieux. L adjudicataire garantit que les supports informatiques fournis et/ou utilisés dans le cadre du présent accord-cadre ne contiennent pas de virus, et respectent au moment de l installation les normes belges et européennes homologuées ou enregistrées et les lois et réglementations applicables en matière de sécurité et d'antiparasitage. L adjudicataire garantit également qu il a pris toutes les mesures qu il estime nécessaires pour s assurer que les supports informatiques fournis et/ou utilisés respectent les présentes dispositions. L adjudicataire prendra par ailleurs toutes les mesures nécessaires, notamment de sécurité matérielle, afin d éviter tout virus ou toute contamination de la structure informatique du PA et des PAB tout au long de la durée du présent accord-cadre, qui seraient liés aux matériels et/ou aux prestations fournies par l adjudicataire dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. Une politique antivirale stricte devra être mise en place par l adjudicataire. Celui-ci fournira une description détaillée des solutions anti-virus sur lesquelles il se base ; il mettra celles-ci ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 49 sur 130

50 régulièrement à jour afin de protéger les composants informatiques des menaces les plus récentes, et décrira les modalités et la fréquence de leur mise à jour. Le coût de cette politique antivirale sera compris dans le prix des services et fournitures offerts pour le présent accord-cadre et les marchés subséquents. L adjudicataire sera intégralement responsable de toute faute, erreur, négligence ou omission de la part de l adjudicataire qui compromet ou est suspectée de compromettre la protection des postes de travail et logiciels concernés par le marché contre les virus et autres logiciels malveillants, l adjudicataire en sera intégralement responsable. En cas d incident de sécurité (lui étant imputable ou non), l adjudicataire s engage par ailleurs à intervenir et à coopérer avec le PA pour rétablir le niveau de sécurité initial attendu, et à entreprendre tout ce qui est en son pouvoir pour éviter qu un tel évènement ne se reproduise dans le futur. Si l incident de sécurité est imputable à l adjudicataire ou à son matériel (y compris par le biais de ses sous-traitants), son intervention conformément au présent paragraphe (prestations/matériels) est intégralement à sa charge. Par virus, il y a notamment lieu d entendre : (i) un code de programmation ou des instructions de programmation ou un ensemble d'instructions conçu dans l intention de perturber, désactiver, endommager, interférer, récolter ou nuire à des programmes informatiques, fichiers de données ou opérations ; (ii) d'autres codes généralement décrits comme des virus ou par des termes similaires, y compris les chevaux de Troie, un ver ou une porte dérobée (backdoor). Autrement dit, l adjudicataire déclare et garantit notamment qu il veille à ce qu aucun virus ou porte dérobée ne soit codé ou introduit dans le matériel mis à disposition du PA et des PAB et/ou utilisé par lui dans le cadre du présent accord-cadre. Dans le cas où un virus est détecté comme ayant été introduit dans le matériel, l Adjudicataire doit aider le PA ou le PAB concerné à réduire les impacts du virus et, si le virus cause une perte d efficacité ou une perte de données, l Adjudicataire doit aider, à ses frais, le PA ou le PAB concerné dans la même mesure pour atténuer et restaurer ces pertes Sous-traitance (art. 12, 14 et 18 3 RGE) Sans préjudice de l application du point du présent CSC, pour l exécution de l accordcadre et de ses marchés subséquents, l adjudicataire peut s adjoindre les services d un ou plusieurs sous-traitants. Si l adjudicataire a communiqué, dans son offre, la liste de ses sous-traitants auxquels il compte faire appel dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, toute modification (retrait/ajout/modification) de cette liste est soumise à l accord préalable et écrit du PA afin de vérifier la correcte application de l art. 12 RGE. L appel à des sous-traitants, même avec l'accord du pouvoir adjudicateur, ne porte pas atteinte au fait que l'adjudicataire reste seul responsable de l'exécution de la totalité de l accord-cadre et de ses marchés subséquents vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Le PA ne se reconnaît en effet aucun lien contractuel avec les tiers auxquels l adjudicataire confierait des prestations faisant l objet du présent CSC. Conformément à l article 18 3 RGE, l adjudicataire reprend dans le ou les contrat(s) de sous-traitance qu il conclut, les obligations prévues par le présent accord-cadre en matière de confidentialité. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 50 sur 130

51 En cas de recours à de la sous-traitance, l adjudicataire a l obligation de répercuter la révision des prix prévue dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents dans le contrat de sous-traitance, sauf lorsque le montant du contrat de soustraitance pour ce qui concerne le présent accord-cadre est inférieur à Euro HTVA. Le PA se réserve le droit de demander une attestation de la part de l adjudicataire, voire un extrait du contrat de sous-traitance, attestant que la révision des prix sera bien répercutée Droit de propriété intellectuelle (art. 19 et s. RGE) L adjudicataire certifie que les produits et services fournis au PA et aux PAB en exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents ne constituent pas une contrefaçon de brevets, de droits d auteur, de licences ou de tous droits de propriété intellectuelle généralement quelconques appartenant à des tiers et en excluant ou limitant l utilisation. Les prix remis par les soumissionnaires comprennent la cession d une licence d exploitation relative aux brochures dont question au point 2.8 du présent CSC, au profit du PA et des PAB. Tous droits moraux de l adjudicataire étant saufs, la licence d exploitation dont question cidessus comprend les modes d exploitation suivants : - Droit de reproduction, de traduction, d adaptation et de modification ; - Droit de distribution pour les besoins et objectifs exprimés dans le cadre du présent accord-cadre ; - Droit de communication pour les besoins et objectifs exprimés dans le cadre du présent accord-cadre. L adjudicataire garantit qu il possède tous les droits et toutes les autorisations nécessaires pour céder la licence d exploitation décrite ci-dessus et s engage à ne pas revenir sur le présent engagement s il décidait de soumettre une demande de brevet ou de toute protection similaire. Pour le surplus, les dispositions de l art. 23 RGE trouvent à s appliquer Modalités de commandes et de livraison Modalités de commande (art. 115 RGE) Le présent accord-cadre prévoit des commandes partielles. Ainsi, chaque sous-poste, poste ou option du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents retenu(e) par le PA ou un PAB fera l objet d un ou plusieurs bon(s) de commande qui sera (seront) établi(s) selon les besoins et la capacité du PA ou du PAB concerné à traiter les fournitures et services, suivant les modalités reprises de manière plus détaillée ci-dessous pour chacun des postes du marché. Les bons de commande pourront être émis par le PA et les PAB pendant toute la durée de l accord-cadre. Pour les options, se référer au point du présent CSC. Poste 1 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 51 sur 130

52 - Fournitures : o Hors déploiement (Poste 2) : Les bons de commande pourront être émis par le PA et les PAB pendant toute la durée de l accord-cadre, en fonction de leurs besoins respectifs. o Dans le cadre du déploiement (Poste 2) : Une commande (forfait) par vague pour les fournitures (ordinateurs visés par la vague concernée du déploiement). - Options obligatoires liées aux fournitures : Les bons de commande pourront être émis par le PA et les PAB pendant toute la durée de l accord-cadre, en fonction de leurs besoins respectifs. Ces commandes seront cependant toujours liées à la commande d un ou plusieurs ordinateurs de type 1 à 8. L ensemble des options doivent donc être commandées concomitamment aux ordinateurs concernés. Dès lors ordinateurs et options liées formeront obligatoirement une seule et même commande (un seul marché subséquent). Mis en forme : Français (Belgique) Mis en forme : Avec puces + Niveau : 2 + Alignement : 1,9 cm + Retrait : 2,54 cm Poste 2 - Déploiement : Une commande (forfait) par vague pour le déploiement (prestations). - Minutes métiers : chaque agent dispose d une fiche reprenant les applications métiers dont il dispose en principe. Ces applications métiers doivent être installées. Il en va de même de toutes les applications non répertoriées dans cette fiche, qui feront l objet d une régularisation de commande par la suite. - Option obligatoire Stockage supplémentaire : Pour rappel, le stockage du matériel lié au déploiement jusqu au 1 er mars 2017 (voir point du présent) est inclus dans le forfait remis pour la vague 1 du Poste 2. Ensuite, une commande interviendra au mois le mois (au plus tard le 15 du mois précédent celui visé par la commande). - Option obligatoire Outil de contrôle à distance : Une commande sera effectuée pour une ou plusieurs licence(s). - Disques durs : 90% des quantités estimées prévues dans l accord-cadre pour les disques durs (comprenant les disques, les boitiers, les opérations de migration et les tests) est inclus dans le forfait remis pour chaque vague du Poste 2. Une commande interviendra ensuite pour les quantités supplémentaires nécessaires (au-delà desdits 90%). Poste 3 - Option obligatoire Adaptation PAB : Une commande (1 forfait) par PAB concerné sauf s il se trouve dans les conditions reprises au point du présent CSC (engagement ferme de commande de plus de 500 ordinateurs de type 1 à 8 ou commande effective de plus de 100 ordinateurs de type 1 à 8). - Livraison : Les bons de commande pourront être émis par le PA et les PAB pendant toute la durée de l accord-cadre, en fonction de leurs besoins respectifs. Ces commandes seront cependant toujours liées à la commande d un ou plusieurs ordinateurs de type 1 à 8 dans le cadre du Poste 1. - Installation : Les bons de commande pourront être émis par le PA et les PAB pendant toute la durée de l accord-cadre, en fonction de leurs besoins respectifs. Ces commandes seront cependant toujours liées à la commande d un ou plusieurs ordinateurs de type 1 à 8 dans le cadre du Poste 1. - Autres prestations (prestations en régie, gestion de projet, création d une image, ) : Les bons de commande pourront être émis par le PA et les PAB pendant toute la durée de l accord-cadre, en fonction de leurs besoins respectifs. - Réparation hors garantie : Les bons de commande pourront être émis par le PA et les PAB pendant toute la durée de l accord-cadre, en fonction de leurs besoins respectifs. - Option obligatoire Catalogue en ligne : Ce catalogue pourra être commandé à tout moment par le PA et les PAB et ce, pour autant qu il ait été jugé conforme et utilisable ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 52 sur 130

53 (tant d un point de vue ergonomique que pratique) par le PA. - Stockage : (pour le stockage pendant le déploiement, voir Poste 2) (pour rappel, le coût de stockage est identique pour les Postes 2 stockage supplémentaire et 3 stockage «standard»). Les bons de commande pourront être émis par le PA et les PAB pendant toute la durée de l accord-cadre, en fonction de leurs besoins respectifs Modalités de livraison (art. 118 et 119 RGE) L adjudicataire est tenu de respecter les procédures de sécurité du PA et des PAB lorsqu il travaille au siège du PA, des PAB ou d une autre entité visée par le présent accord-cadre (MCF, ). Pour le surplus, se référer aux dispositions reprises sous le poste 3 de l accord cadre (voir point 4.5 du présent CSC). Par dérogation à l article RGE, le bordereau dont question auxdits points du CSC ne peut être remplacé par et ne constitue pas une facture. Il ne sera en tout état de cause pas considéré comme telle par le PA ou le PAB concerné. Aucune facture ne peut être adressée au PA ou aux PAB à ce stade de la livraison. Pour la facturation, voir point 3.13 du présent CSC. Les emballages des fournitures livrées restent la propriété de l adjudicataire. Celui-ci est tenu de les évacuer conformément aux dispositions du point du présent CSC, selon ses propres moyens et procédures d évacuation et à ses frais. Il ne peut en aucun cas utiliser les moyens d évacuation présents sur les sites du PA ou des PAB. L adjudicataire est tenu de respecter les filières d évacuation et de recyclage adaptées à la nature des éléments à évacuer (frigolite, carton, bois, plastique, ). La notion d emballage désigne également les palettes Vérification de la livraison (art. 40 et 120 RGE) Le PA et les PAB vérifient les fournitures au lieu de livraison conformément aux dispositions du présent CSC. Par dérogation à l art. 40 RGE et sauf si l adjudicataire en fait la demande, la vérification des quantités ne se fait pas systématiquement en présence de l adjudicataire. La vérification dont question ci-dessus ne constitue en aucun cas une réception technique, provisoire ou définitive et ne préjuge pas du résultat de ces dernières Modalités de réception (validation des fournitures) Généralités (art. 34, 39 et s., 64 et 125 RGE) Le contrôle de la qualité des fournitures et des prestations s effectue au fur et à mesure de l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. Sans préjudice des dispositions reprises au point du présent CSC, les fournitures ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 53 sur 130

54 livrées doivent être en tous points conformes aux conditions du marché et aux échantillons remis par l adjudicataire dûment estampillés par le PA. Le PA et les PAB peuvent faire surveiller ou contrôler la préparation et la réalisation des fournitures et prestations prévues par l accord-cadre par tous moyens appropriés. A cette fin, l adjudicataire a l obligation de fournir tout renseignement nécessaire et de collaborer activement avec le PA et les PAB, sans que sa responsabilité soit désengagée par le fait de cette surveillance ou de ce contrôle. Le présent accord-cadre prévoit les différents types de réception suivants : Réceptions provisoires : Définition : constatation par le PA ou le PAB concerné de la conformité aux conditions du marché, de tout ou partie des travaux, fournitures ou services exécutés par l adjudicataire (art. 2, 15 RGE). Modalités : les modalités relatives à la ou aux réception(s) provisoire(s) dans le cadre de l accord-cadre et de ses marchés subséquents se trouvent au point du CSC. Impact : cette réception implique une mise à disposition des produits et services commandés par l adjudicataire et entraine un paiement par le PA ou le PAB concerné suivant les modalités précisées dans le CSC. Réception définitive : Définition : constatation par le PA ou le PAB concerné de la conformité aux conditions du marché, de tout ou partie des travaux, fournitures ou services exécutés par l adjudicataire (art. 2, 15 RGE). Modalités : les modalités relatives à la réception définitive dans le cadre de l accord-cadre et de ses marchés subséquents se trouvent au point du CSC. Impact : cette réception correspond à l achèvement complet de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. L adjudicataire assume l entière responsabilité des erreurs ou manquements dans les fournitures livrées et les services réalisés dans le cadre de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. Quel que soit le type de réception visé, si, lors des opérations de vérification, les conditions du marché ne sont pas rencontrées ou ne le sont que partiellement, l adjudicataire s engage à apporter gratuitement les modifications ou compléments nécessaires dans le délai imparti par le PA ou le PAB concerné, à l issue duquel il pourra introduire une nouvelle demande de réception. A défaut d'exécution endéans le délai précité, le PA ou le PAB concerné se réserve le droit d appliquer les sanctions dont question au point 3.14 du présent CSC. Toute réclamation au sujet des décisions du PA en matière de réception est formulée par lettre recommandée au plus tard le quinzième jour suivant celui de la date d envoi du pli contenant les notifications de refus ou d acceptation moyennant réfaction. Les éventuels frais relatifs aux modalités de vérification et de réception encourus par chacune des parties sont à charge respective de chacune des parties. Pour rappel, les demandes de réception devront être adressées au PA et à chaque PAB pour ce qui le concerne. Toute disposition contraire contenue dans l offre d un soumissionnaire sera réputée nulle et non-avenue et toute demande de réception adressée en contravention du présent point sera réputée non reçue par le PA ou le PAB concerné. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 54 sur 130

55 Réception provisoire (art. 2, 64 et 128 à 131 RGE) Supprimé: La réception provisoire des fournitures et des prestations n intervient qu après que celles-ci aient satisfait aux vérifications et réceptions techniques Réception provisoire (art. 128 et s. RGE) Le présent point déroge aux articles 128 et s. RGE, en ce que les modalités qu il prévoit sont différentes de celles prévues par défaut à ces articles. Les transmissions dont question ci-dessous sont effectuées par à l adresse renseignée par le PA en début de marché et, en ce qui concerne les PAB, à l adresse renseignée par ceux-ci lors de leur adhésion. La demande de réception provisoire est considérée comme non avenue quand les fournitures ou les quantités ne sont pas conformes à la commande. Il en va de même si elle est adressée à une autre adresse que celle renseignée par le PA ou le PAB conformément au présent point. Dans ces cas, une nouvelle demande doit obligatoirement être réalisée par l adjudicataire. Pour rappel, la facturation des prestations et fournitures concernées par la demande de réception ne pourra intervenir qu après envoi du résultat de la réception par le PA ou le PAB concerné et ce, pour autant que la réception provisoire ait été accordée en faveur de l adjudicataire. Poste 1 - Fournitures : Fournitures visées par le déploiement : voir Poste 2. Fournitures sans installation : Les opérations de vérification sont effectuées dans les 15 jours de calendrier à compter du lendemain de la date de la livraison du matériel en question. La signature du bordereau de livraison vaut demande de réception provisoire et fait courir le délai de vérification dont question ci-dessus. En l absence d une notification de refus de réception endéans ce délai, la réception provisoire du matériel est automatiquement acquise en faveur de l adjudicataire, avec effet rétroactif à la date de signature du bordereau de livraison (faisant courir le délai de garantie à compter de cette date). Fournitures avec installation : Les opérations de vérification sont effectuées dans les 15 jours de calendrier à compter du lendemain de la fin de l installation du matériel en question. La signature de la feuille d inventaire vaut demande de réception provisoire et fait courir le délai de vérification dont question ci-dessus. En l absence d une notification de refus de réception endéans ce délai, la réception provisoire du matériel est automatiquement acquise en faveur de l adjudicataire, avec effet rétroactif à la date de signature de la feuille d inventaire (faisant courir le délai de garantie à compter de cette date). - Options obligatoires liées aux fournitures : ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 55 sur 130

56 La réception provisoire des fournitures auxquelles sont liées ces options entraîne automatiquement la réception provisoire desdites options. Poste 2 - Déploiement : Remarque préalable : Pour rappel, chaque vague du déploiement comprend tout ou partie des étapes suivantes (voir point du CSC) : - Commande des fournitures et prestations ; - Réception provisoire de 30 % des fournitures au lieu de stockage de l adjudicataire (Vague 1 uniquement), soit maximum 30 % du total des fournitures commandées ; - Finalisation du planning détaillé (et, dans le cadre de la Vague 1, finalisation des prototypes de brochures, si l adjudicataire l a prévu dans son offre) ; - Phase pilote (cette phase peut, le cas échéant, disparaître dans le cadre de la Vague 2) ; - Phase 1 du déploiement ; - Phase 2 du déploiement. Supprimé: 50 Mis en forme : Police :(Par défaut) Arial, Français (Belgique) Par ailleurs, bien que les fournitures fassent partie du Poste 1 de l accord-cadre, le PA a fait le choix de décrire les modalités de réception provisoire des fournitures nécessaires au déploiement dans le cadre du Poste 2, dans la mesure où la réception provisoire de ces fournitures est intrinsèquement liée à celles des prestations du déploiement. Vague 1 La réception provisoire des fournitures sera effectuée en 2 tranches : Tranche 1 30 % de la commande En début d accord-cadre, le PA effectuera une commande globale pour les fournitures visée par la Vague 1. S il le désire, l adjudicataire peut faire réceptionner provisoirement 30% des fournitures visées par la commande (fournitures majoritairement destinées à la phase pilote et la phase 1) en son lieu de stockage, de manière à pouvoir facturer lesdites fournitures. Pour ce faire, il avertit le PA du fait que les fournitures en question sont disponibles en son lieu de stockage et propose au minimum 5 dates de visite (en vue d effectuer les opérations de vérification), situées au minimum 5 jours ouvrables après sa notification et au maximum 20 jours ouvrables après. Il transmet de manière simultanée les informations suivantes : la liste du matériel concerné consolidée par type de PC (pour rappel, le nombre de fournitures disponibles au lieu de stockage et soumis à réception provisoire ne peut excéder 30% des fournitures reprises dans la commande de matériel pour la Vague 1 du déploiement). Dans les 15 jours calendrier à compter de sa visite, le PA notifie sa décision en matière de réception provisoire. Cette tranche ne fait pas l objet d une réception provisoire tacite. Dès lors, en l absence de notification de réception provisoire endéans les 15 jours calendrier susvisés, la réception provisoire de cette tranche est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une demande de réception provisoire. Tranche 2 Solde Au plus tôt le 1 er janvier 2017 et pour autant que la phase 2 ait bien été finalisée (et réceptionnée provisoirement), l adjudicataire avertit le PA du fait que les fournitures Supprimé: 50 Supprimé: 50 Supprimé: 50 Supprimé: 6 mois après la commande dont il est question ci-dessus Supprimé:, sauf si l intégralité du solde des fournitures a déjà été installée Supprimé: que Mis en forme : Exposant Supprimé: (dans ce cas, la réception provisoire de la phase 2 emporte réception provisoire de la présente tranche) ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 56 sur 130

57 en question ont été installées et/ou sont disponibles en son lieu de stockage. Il propose de manière simultanée au minimum 5 dates de visite (en vue d effectuer les opérations de vérification), situées au minimum 5 jours ouvrables après sa notification et au maximum 20 jours ouvrables après. Il transmet également de manière simultanée les informations suivantes : Le nombre de fournitures déjà installées ainsi que la/les phases concernées ; Le nombre de fournitures éventuellement encore disponibles au lieu de stockage. Dans les 15 jours calendrier à compter de sa visite, le PA notifie sa décision en matière de réception provisoire. Cette tranche ne fait pas l objet d une réception provisoire tacite. Dès lors, en l absence de notification de réception provisoire endéans les 15 jours calendrier susvisés, la réception provisoire de cette tranche est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une nouvelle demande de réception provisoire. La réception provisoire des prestations sera effectuée en 4 tranches : Tranche 1 - Finalisation du planning détaillé et des prototypes de brochures, si l adjudicataire s y est engagé dans son offre (cette tranche équivaut à 5 % du forfait lié au déploiement de la vague 1) : Les opérations de vérification sont effectuées dans les 15 jours de calendrier à compter de la transmission du planning finalisé et des prototypes de brochures. Cette transmission vaut demande de réception provisoire. Cette tranche ne fait pas l objet d une réception provisoire tacite. Dès lors, en l absence de notification de réception provisoire endéans les 15 jours calendrier susvisés, la réception provisoire de cette tranche est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une nouvelle demande de réception provisoire. Tranche 2 - Finalisation phase pilote (cette tranche équivaut à 10 % du forfait lié au déploiement de la vague 1) : Les opérations de vérification sont effectuées dans les 15 jours de calendrier à compter du moment où l adjudicataire avertit le PA qu il a finalisé la phase pilote (cette notification vaut demande de réception provisoire). Les opérations de vérification portent sur la validation des procédures de migration - en ce compris l'outil de migration - sur la base de certains sites/agents identifiés. Cette phase pilote peut contenir plusieurs sous-phases. Si l ETNIC estime, au vu des prestations effectuées dans le cadre de la phase pilote, que des changements significatifs doivent être mis en œuvre, l adjudicataire sera tenu d y procéder avec d introduire une nouvelle demande de réception provisoire (validation dans un pilote bis), qui fait courir un nouveau délai de vérification de 15 jours calendrier. En l absence d une notification de refus de réception endéans les délais susvisés, la réception provisoire de cette tranche est automatiquement acquise en faveur de l adjudicataire. Tranche 3 - Finalisation phase 1 : L adjudicataire avertit le PA qu'il a terminé sa phase 1 et transmet la liste des agents qui ont effectivement été migrés lors de cette phase. Cette liste doit impérativement être distincte de la liste des agents dont la migration aura éventuellement déjà été effectuée dans le cadre de la phase 2, qu'il transmet, en même temps et en l'état à la date de sa demande. La transmission de ces deux listes vaut demande de réception provisoire de la tranche 3 et constitue le point de départ des opérations de vérification (effectuées sur la base notamment de Pytheas, Recob, coordinateurs sur site,...), qui seront effectuées dans les 15 jours calendrier de cette transmission. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 57 sur 130

58 Le PA notifie, endéans le délai susvisé, s il réceptionne provisoirement cette tranche, en indiquant le nombre d agents pour lequel il marque son accord ainsi que le pourcentage du forfait lié au déploiement de la vague 1 (soit un maximum de 85 % si tous les agents visés par la vague 1 ont été migrés) qui peut être réceptionné et faire l objet d une facturation. Cette tranche ne fait pas l objet d une réception provisoire tacite. Dès lors, en l absence de notification de réception provisoire endéans les 15 jours calendrier susvisés, la réception provisoire de cette tranche est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une nouvelle demande de réception provisoire. Tranche 4 - Finalisation phase 2 : Au plus tôt le 1 er janvier 2017, l'adjudicataire avertit le PA que l'intégralité du matériel Neo 2 récupéré est disponible au lieu de stockage visé au point pour vérification (soit au plus tard le 31 janvier 2017) et transmet : o le nombre d'ordinateurs Neo 2 en état de marché ; o la liste des agents qui ont effectivement été migrés durant cette phase ; o le nombre de refus/cas techniques non résolus de migration ; o le nombre total de minutes métiers (phases 1 + 2) ; o le nombre total de disques durs (en identifiant les disques durs supplémentaires par rapport aux 90% des quantités estimées reprises dans les documents du marché pour la Vague 1). La transmission de l ensemble de ces informations vaut demande de réception provisoire de la tranche 4 et constitue le point de départ des opérations de vérification (sur la base notamment de Pytheas, Recob, coordinateurs sur site,...), qui seront effectuées dans les 15 jours calendrier de cette transmission. Le PA notifie, endéans le délai susvisé, s il réceptionne provisoirement cette tranche. Cette tranche ne fait pas l objet d une réception provisoire tacite. Dès lors, en l absence de notification de réception provisoire endéans les 15 jours calendrier susvisés, la réception provisoire de cette tranche est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une nouvelle demande de réception provisoire. Mis en forme : Exposant Supprimé: L Supprimé: 3 Vague 2 La réception provisoire des fournitures et prestations sera effectuée en 4 tranches : Tranche 1 - Finalisation du planning détaillé et des prototypes de brochures, si l adjudicataire s y est engagé dans son offre (cette tranche équivaut à 5 % du forfait lié au déploiement de la vague 2) : Les opérations de vérification sont effectuées dans les 15 jours de calendrier à compter de la transmission du planning finalisé et des prototypes de brochures. Cette transmission vaut demande de réception provisoire. Cette tranche ne fait pas l objet d une réception provisoire tacite. Dès lors, en l absence de notification de réception provisoire endéans les 15 jours calendrier susvisés, la réception provisoire de cette tranche est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une nouvelle demande de réception provisoire. Tranche 2 - Finalisation phase pilote (cette tranche équivaut à 10 % du forfait lié au déploiement de la vague 2) : Les opérations de vérification sont effectuées dans les 15 jours de calendrier à compter du moment où l adjudicataire avertit le PA qu il a finalisé la phase pilote (cette notification vaut demande de réception provisoire). Les opérations de vérification portent sur la validation des procédures de migration - en ce compris l'outil de migration - sur la base de certains sites/agents identifiés. Cette phase pilote peut contenir plusieurs sous-phases. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 58 sur 130

59 Si l ETNIC estime, au vu des prestations effectuées dans le cadre de la phase pilote, que des changements significatifs doivent être mis en œuvre, l adjudicataire sera tenu d y procéder avec d introduire une nouvelle demande de réception provisoire (validation dans un pilote bis), qui fait courir un nouveau délai de vérification de 15 jours calendrier. En l absence d une notification de refus de réception endéans les délais susvisés, la réception provisoire de cette tranche est automatiquement acquise en faveur de l adjudicataire. La réception provisoire de la tranche emporte la réception provisoire des fournitures visées par cette tranche. Remarque : conformément au point du présent CSC, le PA peut décider que la phase pilote de la vague 2 est superflue (notamment si la phase pilote de la vague 1 a permis de tester les éléments nécessaires à la vague 2). Dans ce cas, le PA le précise au moment de la commande de la Vague 2 et le montant lié à la tranche 2 est libéré en même temps que celui de la tranche 1, après réception provisoire de cette dernière (soit 15% du lié au déploiement de la vague 2). Tranche 3 - Finalisation phase 1 : L adjudicataire avertit le PA qu'il a terminé sa phase 1 et transmet la liste des agents qui ont effectivement été migrés lors de cette phase, en y annexant la liste des fournitures visées par cette phase (en mentionnant de manière séparée les disques durs). Cette liste doit impérativement être distincte de la liste des agents dont la migration aura éventuellement déjà été effectuée dans le cadre de la phase 2, qu'il transmet, en même temps et en l'état à la date de sa demande. La transmission de ces deux listes vaut demande de réception provisoire de la tranche 3 et constitue le point de départ des opérations de vérification (effectuées sur la base notamment de Pytheas, Recob, coordinateurs sur site,...), qui seront effectuées dans les 15 jours calendrier de cette transmission. Le PA notifie, endéans le délai susvisé, s il réceptionne provisoirement cette tranche en indiquant le nombre d agents pour lequel il marque son accord et le pourcentage du forfait lié au déploiement de la vague 2 (soit un maximum de 85 % si tous les agents visés par la vague 2 ont été migrés) ainsi que les fournitures qui peuvent être réceptionnés et faire l objet d une facturation. Cette tranche ne fait pas l objet d une réception provisoire tacite. Dès lors, en l absence de notification de réception provisoire endéans les 15 jours calendrier susvisés, la réception provisoire de cette tranche est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une nouvelle demande de réception provisoire. La réception provisoire de la tranche emporte donc la réception provisoire des fournitures visées par cette tranche. Tranche 4 - Finalisation phase 2 : L'adjudicataire avertit le PA que la phase 2 est clôturée et transmet : o la liste des agents qui ont effectivement été migrés durant cette phase, ainsi que la liste des fournitures visées par cette phase ; o le nombre de refus/cas techniques non résolus de migration ; o le nombre total de minutes métiers (phases 1 + 2) ; o le nombre total de disques durs (en identifiant les disques durs supplémentaires par rapport aux 90% des quantités estimées reprises dans les documents du marché pour la Vague 2). La transmission de l ensemble de ces informations vaut demande de réception provisoire de la tranche 4 et constitue le point de départ des opérations de vérification (sur la base notamment de Pytheas, Recob, coordinateurs sur site,...), qui seront effectuées dans les 15 jours calendrier de cette transmission. Le PA notifie, endéans le délai susvisé, s il réceptionne provisoirement cette tranche. Cette tranche ne fait pas l objet d une réception provisoire tacite. Dès lors, en Supprimé: 3 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 59 sur 130

60 l absence de notification de réception provisoire endéans les 15 jours calendrier susvisés, la réception provisoire de cette tranche est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une nouvelle demande de réception provisoire. - Minutes métiers : L'ensemble des minutes métiers fera l objet d'une validation (réception provisoire) en même temps que la réception provisoire de la dernière tranche (soit la tranche 4) de chaque vague du déploiement, soit au plus tôt le 1 er janvier 2017 (voir ci-dessus). Mis en forme : Exposant - Option obligatoire Stockage supplémentaire : A la fin de chaque mois écoulé, l'adjudicataire transmet au PA ou PAB concerné, le nombre de m³ utilisés au cours du mois écoulé. La transmission de cette information vaut demande de réception provisoire et constitue le point de départ du délai de vérifications, qui seront effectuées dans les 15 jours calendrier de cette transmission. En l absence d une notification de refus de réception endéans ce délai, la réception provisoire est automatiquement acquise en faveur de l adjudicataire. - Option obligatoire Outil de contrôle à distance : Les opérations de vérification sont effectuées dans les 15 jours de calendrier à compter de la réception de la clé d'activation du logiciel qui vaut demande de réception provisoire. En l'absence de contestation (ou de notification anticipée de la réception provisoire) du PA endéans ce délai, l outil de contrôle est réputé réceptionné tacitement en faveur de l'adjudicataire. - Disques durs : L'ensemble des disques durs fera l objet d'une validation (réception provisoire) en même temps que la réception provisoire de la dernière tranche de chaque vague du déploiement, soit, pour la vague 1, au plus tôt le 1 er janvier 2017 (voir ci-dessus). Mis en forme : Exposant Poste 3 - Option obligatoire Adaptation PAB : L'adjudicataire avertit le PAB concerné qu'il a effectué tous les changements nécessaires. Le PAB dispose de 15 jours calendriers pour effectuer les vérifications nécessaires et notifier sa décision à compter de cette notification, qui vaut demande de réception provisoire. Ces prestations ne font pas l objet d une réception provisoire tacite. En l'absence de notification, la réception provisoire est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une nouvelle demande de réception provisoire. - Livraison : Voir réception du matériel (Poste 1). - Installation : Voir réception du matériel (Poste 1). - Autres prestations (prestations en régie, gestion de projet, création d une image, ) : ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 60 sur 130

61 A l expiration de chaque mois et de manière séparée pour le PA et chaque PAB concerné, l adjudicataire transmet une feuille de prestations qui reprend, pour chaque personne ayant effectué des prestations dans le cadre du présent accord-cadre, au minimum les informations suivantes : o n et référence de l accord-cadre, o identité de la personne ou des personnes ayant effectué les prestations, o date, lieu et heures de prestations, o nature des prestations. La feuille de prestations dont question ci-dessus vaut demande de réception provisoire et fait courir le délai de vérification pour les prestations concernées. A compter de la demande de réception provisoire, le PA dispose d un délai de 15 jours calendrier pour procéder aux opérations de vérification liées à la réception provisoire et pour en notifier le résultat à l adjudicataire (octroi ou refus). L octroi de la réception provisoire se caractérise par la signature de la feuille de prestations transmise et/ou par l envoi d un précisant l octroi ou le refus de réception provisoire des prestations concernées. En l absence de la signature ou de l dont question ci-dessus, les prestations concernées ne sont pas réceptionnées et l adjudicataire est tenu d introduire une nouvelle demande de réception provisoire faisant courir un nouveau délai de vérifications. - Option obligatoire Réparation hors garantie : Les opérations de vérification sont effectuées endéans un délai de 15 jours ouvrables à compter du lendemain de la date de la livraison du matériel réparé concerné. La signature du bordereau de livraison vaut demande de réception provisoire et fait courir le délai de vérification dont question ci-dessus. En l absence d une notification de refus de réception endéans ce délai, la réception provisoire est automatiquement acquise en faveur de l adjudicataire. - Option obligatoire Catalogue en ligne : Les opérations de vérification sont effectuées endéans un délai de 15 jours ouvrables à compter de la notification, par l adjudicataire, avertissant le PA de la mise à disposition du catalogue en ligne. Ce catalogue ne fait pas l objet d une réception provisoire tacite. En l'absence de notification de réception provisoire endéans ce délai, la réception provisoire est réputée refusée et l adjudicataire devra réintroduire une nouvelle demande de réception provisoire. - Stockage : A la fin de chaque mois écoulé, l'adjudicataire transmet au PA ou PAB concerné, le nombre de m³ utilisés au cours du mois écoulé. La transmission de cette information vaut demande de réception provisoire et constitue le point de départ du délai de vérifications, qui seront effectuées dans les 15 jours calendrier de cette transmission. En l absence d une notification de refus de réception endéans ce délai, la réception provisoire est automatiquement acquise en faveur de l adjudicataire Transfert propriété (art. 132 RGE) Le PA ou le PAB concerné devient de plein droit propriétaire des fournitures visées par le présent accord-cadre dès que la réception provisoire est acquise en faveur de l adjudicataire, ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 61 sur 130

62 y compris les brochures et autres documents (en ce compris les éventuels documents électroniques) à destination des agents (point 2.8) Garantie (art. 65 et 134 RGE 140 RGE) La garantie accordée par l adjudicataire est soumise à l article 65 RGE et aux conditions du marché. La garantie prévue dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents est définie au point du présent CSC. Sans préjudice des dispositions reprises au point ci-dessus, l'octroi de la réception provisoire fait débuter le délai de garantie des fournitures concernées. Si des défauts ou avaries sur des produits sont constatés par le PA avant la réception définitive, ceux-ci sont immédiatement remplacés par l adjudicataire indépendamment des articles 64, 65 et 92 des RGE. Pour rappel et conformément à l art. 65 RGE, si l adjudicataire ne procède pas au remplacement des fournitures non conformes ou défectueuses, il est redevable financièrement de la valeur des produits concernés et des frais liés à ce remplacement, sauf si le PA ou le PAB concerné a préalablement autorisé de manière écrite la réparation aux frais de l adjudicataire en lieu et place du remplacement. Les produits remplacés sont soumis au délai intégral de garantie. La garantie est prolongée, le cas échéant, à concurrence de la période d indisponibilité du produit Réception définitive (art. 2, 64, 135 et 156 RGE) La réception définitive de l accord-cadre est automatiquement acquise à l expiration du délai de garantie de la dernière fourniture acquise dans le cadre du présent accord-cadre, si elle n a donné lieu à aucune réclamation endéans ce délai. En cas de réclamation durant le délai de garantie d une fourniture, le PA ou le PAB concerné dresse un procès-verbal de réception définitive ou de refus de réception définitive dans les quinze jours précédant la fin dudit délai Modalités de facturation et de paiement (art. 7 Loi 2006 art. 66 et 127 RGE) Un paiement ne peut être effectué que pour un service fait et accepté. Le paiement des fournitures et prestations effectuées par l adjudicataire dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents sera effectué par acomptes 6 à l issue des formalités de réception provisoire visées au point du présent CSC. 6 Pour rappel, un acompte consiste en le paiement fractionné du marché/d un lot, en contrepartie d un service effectivement presté et accepté. A ne pas confondre avec une avance interdite dans le cadre du présent marché qui consiste en un paiement anticipatif d une partie du marché, sans contrepartie effectivement prestée et acceptée. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 62 sur 130

63 Autrement dit, la facturation pourra être effectuée de la manière suivante, pour autant que la réception provisoire des fournitures et/ou prestations concernées ait été acquise en faveur de l adjudicataire : Poste 1 : - Hors déploiement : Facturation par commande. - Dans le cadre du déploiement : Voir ci-dessous. Poste 2 - Déploiement : Vague 1 Matériel (voir modalités de réception provisoire): en 2 tranches : Maximum 30 % à la livraison des fournitures au lieu de stockage de l adjudicataire (soit maximum 30 % du total des fournitures commandées). Le solde au plus tôt le 1 er janvier 2017, pour autant que la phase 2 du déploiement ait bien été finalisée et réceptionnée provisoirement. Prestations de déploiement, en 4 tranches : Tranche 1 - Finalisation du planning détaillé : 5 % du forfait lié au déploiement de la vague 1. Tranche 2 - Finalisation phase pilote : 10 % du forfait lié au déploiement de la vague 1 (voir remarque dans les modalités de réception, lorsque le PA estime cette phase superflue). Tranche 3 - Finalisation phase 1 : pourcentage calculé sur les 85 % restants, au prorata du nombre d agents migrés, hors minutes métiers et disques durs. Tranche 4 - Finalisation phase 2 mais au plus tôt le 1 er janvier 2017 : solde des 85 % restants, auquel sont ajoutés les minutes métiers et les disques durs (soit la quantité supplémentaire nécessaire au regard des 90 % de la quantité estimée pour les disques durs reprise dans le présent CSC). Supprimé: 50 Supprimé: de 50% Supprimé:?? Supprimé: 50% Supprimé: 6 mois après la commande Mis en forme : Exposant Mis en forme : Exposant Vague 2 Matériel et prestations (voir modalités de réception provisoire), en 4 tranches : Tranche 1 - Finalisation du planning détaillé : 5 % du forfait lié au déploiement de la vague 2. Tranche 2 - Finalisation phase pilote : 10 % du forfait lié au déploiement de la vague 2 et montant des fournitures concernées par cette phase. Tranche 3 - Finalisation phase 1 : pourcentage calculé sur les 85 % restants, au prorata du nombre d agents migrés (hors minutes métiers et disques durs) et montant des fournitures concernées par cette phase. Tranche 4 - Finalisation phase 2 : solde des 85 % restants, auquel sont ajoutés les minutes métiers et les disques durs (soit la quantité supplémentaire nécessaire au regard des 90 % de la quantité estimée pour les disques durs reprise dans le présent solde) ainsi que le solde des fournitures concernées par cette vague. - Minutes métiers : Voir déploiement. - Option obligatoire Stockage supplémentaire : Facturation mensuelle. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 63 sur 130

64 - Option obligatoire Outil de contrôle à distance : Facturation par commande. - Disques durs : Voir déploiement. Poste 3 - Option obligatoire Adaptation PAB : Facturation par commande. - Livraison : Voir matériel (Poste 1). - Installation : Voir matériel (Poste 1). - Autres prestations (prestations en régie, gestion de projet, création d une image, ) : Facturation mensuelle. - Réparation hors garantie : Facturation par commande. - Option obligatoire Catalogue en ligne : Facturation par commande. - Stockage : Facturation mensuelle. Le paiement intervient endéans les 30 jours de la réception provisoire des fournitures et prestations concernées et ce, pour autant que le PA ou le PAB concerné soit en possession de la facture régulièrement établie par l adjudicataire à l issue des formalités de réception provisoire dont question ci-dessus. Pour l ETNIC : Chaque facture devra être libellée en 1 exemplaire original libellé T.V.A.C. (exception: H.T.V.A pour les prestataires de services établis à l étranger) et 2 copies à l adresse reprise ci-dessous ou, en ce qui concerne les PAB, à l adresse qu ils auront renseignées à l adjudicataire : ETNIC - Service Comptabilité 37, Boulevard du Roi Albert II, 6ème étage 1030 Bruxelles Les factures peuvent également être transmises par à l adresse suivante : [email protected] Le soumissionnaire choisira une des deux solutions et s y conformera pendant toute l année civile, sauf demande expresse de l une des parties. Pour les PAB : Les adresses détaillées des éventuels PAB participants seront dûment communiquées à l adjudicataire lors de leur adhésion au présent marché. Les factures porteront obligatoirement les mentions suivantes : ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 64 sur 130

65 - Date d émission - Numéro de facture - Détails des prestations ou des fournitures visées - Référence du bon de commande du PA ou du PAB concerné Elles seront, en outre, accompagnées d une copie du bon de commande du PA ou du PAB concerné afférent à celles-ci. Les factures devront être adressées au PA et à chaque PAB pour ce qui le concerne. Toute disposition contraire contenue dans l offre d un soumissionnaire sera réputée nulle et non-avenue. De même, toute facture qui ne respecte pas cette disposition sera considérée comme irrégulière et, partant, ne pourra donner lieu à paiement. Les paiements seront effectués, par virement, sur un compte bancaire de l adjudicataire, tel que mentionné dans le formulaire d offre qu il a remis pour le présent accord-cadre. Pour rappel, conformément à l article 72 des RGE, toute somme due au PA ou à un PAB dans le cadre de l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents est imputée en premier lieu sur les sommes qui sont dues à quelque titre que ce soit, et ensuite sur le cautionnement Révisions et modifications en cours de marché Modifications en cours de marché (art. 37 RGE, 117 et 121 RGE) Le PA reste seul compétent en ce qui concerne les modifications unilatérales du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents Cession de l accord-cadre/de ses marchés subséquents (art. 38 RGE) L art. 38 RGE trouve à s appliquer en cas de cession de l accord-cadre et/ou de ses marchés subséquents Révisions des prix (art. 20 AR 2011) Le présent point porte sur la révision des prix des postes 1 et 3 de l accord-cadre. Les prix remis pour le Poste 2 de l accord-cadre ne sont pas soumis à révision en raison de leur commande proche de l attribution de l accord-cadre. Si l adjudicataire désire que les prix soient révisés, les demandes de révision des prix des fournitures et des services doivent être transmises en même temps, soit au maximum tous les 6 mois, à la date anniversaire (semestrielle ou annuelle) de la notification de l attribution du présent accord-cadre, sous réserve des dispositions du paragraphe suivant et dans les conditions reprises au présent point. L adjudicataire est autorisé à introduire sa première demande de révision des prix dans le mois de la notification de l attribution de l accord-cadre. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 65 sur 130

66 Le PA pourra exiger une révision des prix dans les mêmes conditions que celles prévues ci-dessus Fournitures L adjudicataire pourra, le cas échéant et de manière semestrielle, demander à ce que les prix des fournitures proposés dans son offre soient revus suivant la formule de révision suivante : Pn=Po x (0.5 x (Cn/Co) + 0.5) Où : Po est le prix de base, soit le prix remis par le soumissionnaire dans son offre, tel qu approuvé par le PA (1 ère demande) soit le prix révisé lors de la dernière révision des prix intervenue (2 ème demande et suivantes) ; Pn est le prix après révision. Co est le taux de conversion DOLLAR US/EUR à la clôture du jour précédant la date limite de réception des offres du présent accord-cadre. Cn est le taux de conversion DOLLAR US/EUR à la clôture du 1er jour du mois précédant le mois concerné par la demande de révision des prix. Si le jour de référence (Co ou Cn) est un samedi, un dimanche ou un jour férié, le jour de référence dont il est tenu compte pour l application de la formule reprise ci-dessus est reporté au 1er jour ouvrable suivant. Les fluctuations des paramètres Co/Cn doivent être prouvées au moyen d une copie du taux de conversion en question, établi par la Banque centrale européenne à la clôture du jour de référence tel que repris dans la formule ci-dessus. Les prix révisés ne pourront en aucun cas dépasser les plafonds suivants et ce, pour toute la durée de l accord-cadre et de ses marchés subséquents : - plus de 15 % des prix remis dans l offre de l adjudicataire. - moins de 15 % des prix remis dans l offre de l adjudicataire Services L adjudicataire pourra, le cas échéant et manière semestrielle, demander à ce que les prix des prestations proposés dans son offre soient revus suivant la formule de révision suivante : P1 = P0 x [0,5 x (S1/S0) + 0,5] Où : P1 = Prix après révision. P0 = Po est le prix de base, soit le prix remis par le soumissionnaire dans son offre, tel qu approuvé par le PA (1 ère demande) soit le prix révisé lors de la dernière révision des prix intervenue (2 ème demande et suivantes) S1 = Index «moyenne nationale» repris dans le tableau «Salaires de référence», dans la colonne «Coût salarial» «Contrats à partir du 11/7/1981 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 66 sur 130

67 » publié sur le site d AGORIA 7 (rubrique Index Agoria > Salaires de références > Tableaux mensuels), de l avant-dernier mois précédant la date anniversaire (semestrielle ou annuelle) de la notification de l attribution de l accord-cadre. S0 = Index «moyenne nationale» repris dans le tableau «Salaires de référence», dans la colonne «Coût salarial» «Contrats à partir du 11/7/1981» publié sur le site d AGORIA (rubrique Index Agoria > Salaires de références > Tableaux mensuels), du mois correspondant à la date de remise des offres Modalités de demande et d application S il désire qu il soit fait application de la formule de révision dont question ci-dessus, l Adjudicataire adressera sa demande de révision des prix applicables aux fournitures/prestations commandées le semestre suivant au PA : - par lettre recommandée et par ([email protected]) au fonctionnaire dirigeant de l accord-cadre ; - en mentionnant expressément la référence de l accord-cadre (Neo3 2015/5321) ; - au plus tard 30 jours de calendrier précédant la date anniversaire (annuelle ou semestrielle) de la notification de l attribution de l accord-cadre ; - accompagnée d une proposition des prix recalculés sur cette base. Toute demande adressée après cette date ne pourra donner lieu à révision des prix. En annexe de sa demande de révision, l adjudicataire transmettra donc l annexe 5.2 du présent accord-cadre où les prix auront été révisés conformément à sa demande. Dans ce même courrier, il transmettra au PA tous les éléments nécessaires à la vérification de l application de la formule de révision des prix susvisée. Sans contestation de la part du PA avant la date anniversaire (annuelle ou semestrielle concernée) de la notification de l attribution de l accord-cadre, la révision des prix sera applicable conformément aux informations transmises par l adjudicataire dans son courrier et ce, à partir du 1 er jour suivant la date anniversaire concernée. En cas de révision des prix intervenue conformément aux dispositions reprises cidessus, l adjudicataire est impérativement tenu d en informer par écrit ( ) les éventuels PAB concernés, dans les 5 jours ouvrables de l acceptation de ladite révision par le PA Révisions techniques Pour toute la durée de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, l adjudicataire s engage à fournir le matériel qu il propose dans son offre au prix prévu dans son offre, sans préjudice des révision(s) des prix prévue(s) au point précédent du présent CSC. Afin de bénéficier des avancées technologiques pendant la durée de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, la liste du matériel proposé pour le Poste 1 pourra être révisée 7 topic&topicid=2162 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 67 sur 130

68 conformément aux dispositions du présent point (lorsque le PA estime le matériel dépassé, arrêt de production de composants, impossibilité pour l adjudicataire de fournir certains matériels, ). Dans les 5 jours ouvrables de la notification du fait que le PA estime le matériel dépassé, l adjudicataire s engage à proposer des équivalents aux modèles proposés dans son offre, plus récents et répondant au minimum : - aux exigences minimales décrites dans le présent CSC ; - aux plus-values qu il propose dans son offre par rapport à ces exigences minimales. L adjudicataire confirmera ses propositions par un écrit, signé par la ou les personne(s) dûment habilitée(s) pour ce faire, envoyé dans les 15 jours calendrier de l précité. Le prix de ces équivalents ne pourra en aucun cas dépasser le prix indiqué dans son offre pour le modèle plus ancien correspondant, sans préjudice des révisions des prix prévues au point précédent du présent CSC. L ETNIC transmet son accord ou son refus concernant les modifications proposées par l adjudicataire au plus tard dans le mois suivant la proposition de l adjudicataire. Chaque changement de type de matériel dans le cadre d une commande ou d une intention ferme de commande (en plusieurs fois) de plus de 100 machines de la part du PA ou d un PAB doit être suivi de la livraison d un échantillon en tous points conforme avec le nouveau matériel envisagé afin que le PA ou le PAB puisse réaliser une image logicielle. Si le PA estime que le changement est trop important, il peut demander la livraison d un échantillon afin que le PA puisse valider le matériel proposé. Concernant les échantillons dans le cadre des révisions techniques, se référer au point du présent CSC. L adjudicataire transmet en outre l annexe 5.2 du présent accord-cadre où le matériel aura été révisé conformément à sa demande ou celle du PA. De même, si durant l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents : - l adjudicataire se trouve dans l impossibilité de livrer le matériel suite à des changements de composants ou de modèle, moyennant l accord express et préalable du PA, il pourra faire évoluer son matériel dans les conditions reprises ci-dessus ; - certains composants devaient disparaître, le PA se réserve également le droit de demander l ajout/l amélioration d autres composants. Pour rappel, tous les échanges dans ce cadre doivent se faire via l adresse mail [email protected] - en mentionnant expressément l intitulé et la référence de l accord-cadre et par l envoi d un courrier contenant un original papier signé Défaut d exécution Généralités (art. 44, 47 à 49, 71, 124 et 155 RGE) Les articles 44 à 51 et 71, 124 et 155 RGE sont notamment applicables au présent accord- ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 68 sur 130

69 cadre et à ses marchés subséquents. Pour rappel, il est interdit au soumissionnaire, de poser tout acte, convention ou entente, de nature à fausser la concurrence. Si un soumissionnaire se trouve dans une telle situation, et que cela aboutisse à la conclusion de l accord-cadre et/ou de ses marchés subséquents, le PA appliquera les mesures prévues à l article 49 RGE Amendes de retard (art. 46 et 50, 123 et 154 RGE) Les amendes pour retard sont dues de plein droit, par la simple expiration d un délai d exécution, sans mise en demeure et sans intervention d un procès-verbal. Dans le cadre du présent accord-cadre, des amendes particulières de retard sont établies. Le détail de ces amendes particulières de retard figure au point du présent CSC. Sans préjudice des amendes de retard particulières prévues dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, les amendes de retard pour tout autre retard d exécution que ceux envisagés par lesdites amendes particulières de retard sont calculées à raison de 0,1% par jour de retard. Le montant des amendes de retard ne peut dépasser un maximum de 7,5% de la valeur des fournitures dont la livraison a été effectuée en retard et/ou de l ensemble ou de la partie des services dont l exécution a été effectuée avec retard. L adjudicataire peut demander une remise, totale ou partielle, des amendes de retard qui lui sont infligées dans les conditions reprises à l art. 50 RGE Pénalités (art. 45 et 51 RGE) Dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, des pénalités spéciales sont établies. Le détail de ces pénalités spéciales figure au point du présent CSC. Pour rappel, la mise en œuvre de ces pénalités déroge à l art. 44 RGE. Pour tout défaut d exécution non visé par les pénalités spéciales, lorsque l adjudicataire considéré en défaut d exécution n a apporté aucune justification dans les délais prévus à l article 44, 2 RGE, ou que la justification n a pas été admise par le PA ou le PAB concerné, les pénalités pour défaut d exécution sont calculées conformément à l article 45, 2 RGE. L adjudicataire peut demander une remise partielle des pénalités dans les conditions déterminées par l art. 51 RGE Tableau récapitulatif Incident concerné Type Unité de mesure Retard dans la tenue du kick off Amende Par jour ouvrable Montant de l amende ou de la pénalité Référence de la section visée dans le présent CSC Poste visé Poste 2 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 69 sur 130

70 dans les 5 jours ouvrables suivant la demande du PA Nombre minimal moyen d installations par jour auquel s engage le soumissionnaire au cours du déploiement, quelle que soit la vague concernée et si un retard dans le déploiement est constaté par rapport au planning remis par l adjudicataire Nombre de techniciens (équivalent temps plein sur la durée du projet) affectés au déploiement de la Vague 1, non respecté et si un retard dans le déploiement est constaté Nombre minimal d installations par jour auquel s engage le soumissionnaire, activable en cas d urgence par le PA, quelle que soit la vague concernée et si un retard dans le déploiement est constaté par rapport au planning remis par l adjudicataire Entretien individuel auquel s est engagé l adjudicataire non respecté par un technicien, malgré Pénalité Pénalité Pénalité Pénalité entamé de retard Voir formule dans la colonne «montant de l amende ou de la pénalité» Voir formule dans la colonne «montant de l amende ou de la pénalité» Voir formule dans la colonne «montant de l amende ou de la pénalité» Par technicien concerné par la première mise en garde et par chaque x jour P = Σ (No Nn) * 100 n=1 Où P = montant de la pénalité finale No = nombre minimal moyen d installations par jour au cours du déploiement, quelle que soit la vague concernée, auquel s est engagé l adjudicataire dans son offre Nn = nombre réel moyen d installations effectuées par jour au cours du déploiement de la vague concernée P = (Nx Ny) * Jr * 1000 Où P = montant de la pénalité finale Nx = nombre de techniciens (équivalent temps plein sur la durée du projet) affectés au déploiement de la Vague 1 auquel l adjudicataire s était engagé dans son offre Ny : nombre de techniciens (équivalent temps plein sur la durée du projet) réellement affectés au déploiement de la Vague 1 Jr = Jour ouvré de retard pour le déploiement de la Vague 1, soit à compter du 1 er février 2017 inclus x jour P = Σ (No Nn) * 100 n=1 Où P = montant de la pénalité finale No = nombre minimal d installations par jour activable en cas d urgence par le PA, quelle que soit la vague concernée, auquel s est engagé l adjudicataire dans son offre Nn = nombre réel minimal d installations effectuées par jour au cours du déploiement Poste Poste Poste 2 de la vague concernée Poste 2 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 70 sur 130

71 une première mise en garde écrite du PA PC fixe récupéré complet et non restitué au 31/01/2017 PC portable récupéré complet et non restitué au 31/01/2017 PC fixe à restituer, fonctionnel au moment de son enlèvement dans le cadre des opérations de déploiement, mais non fonctionnel au 31/01/2017 PC portable à restituer, fonctionnel au moment de son enlèvement dans le cadre des opérations de déploiement, mais non fonctionnel au 31/01/2017 PC récupéré non étiqueté PC fixe hors matériel servant de stock et identifié comme tel non installé au 31/01/17 PC portable hors matériel servant de stock et identifié comme tel non installé au 31/01/17 Matériel non livré à l'issue du délai de livraison annoncé dans l'annexe 5.2 du présent CSC, telle que complétée par l Adjudicataire et approuvée par le PA nouveau constat écrit effectué par le PA Pénalité Par unité Poste 2 Pénalité Par unité Poste 2 Pénalité Par unité Poste 2 Pénalité Par unité Poste 2 Pénalité Par unité Poste 2 Pénalité Par unité Poste 2 Pénalité Par unité Poste 2 Amende Par jour ouvrable entamé de retard, applicable à compter du premier ordinateur non livré dans le délai, jusqu à la livraison du dernier ordinateur visé par la 1% de la valeur totale HTVA de la commande Poste 3 Supprimé: ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 71 sur 130

72 Listing d inventaire à injecter dans l outil d inventaire non fourni dans le délai, incorrect ou incomplet Non encodage d'un mouvement dans l outil d inventaire Accusé de réception (feuille d'inventaire) non transmis dans les 5 jours ouvrables suivant la réception par l'utilisateur 8 Déchets non évacués le premier jour ouvrable suivant la fin d une installation Manquements constatés lors d un contrôle inopiné de la solution de stockage, non résolus dans les 5 jours ouvrables Echantillon non transmis dans les 10 jours ouvrables en cas de révision technique du matériel Intervention réparation ou remplacement du matériel défectueux non effectué dans les 9 heures suivant l arrivée sur site Non-respect du délai de livraison et d installation repris dans l offre de l adjudicataire Amende Amende Amende Amende Amende Amende Amende Amende commande Par commande et par jour ouvrable entamé de retard Par unité et par jour ouvrable entamé de retard Par feuille d inventaire et par jour ouvrable entamé de retard Par palette et par jour ouvrable entamé de retard Par contrôle et par jour ouvrable entamé de retard Par jour ouvrable entamé de retard Par heure ouvrable entamée de retard Par jour ouvrable entamé de retard Poste Poste Poste Poste Poste s 2 et Poste Poste 3 1% de la valeur HTVA du matériel non installé (et/ou livré en l absence de demande d installation) dans le délai repris dans l offre de Poste 3 8 Une feuille d inventaire non signée, incomplète ou contenant des erreurs sera considérée comme non communiquée. Le PA ou le PAB concerné en avisera l adjudicataire par . Le délai de remise de la feuille d inventaire continue à courir tant que cette dernière n aura pas été transmise dans une version conforme (signée, complète et correspondant à la réalité). Pendant le temps pris par le PA ou le PAB concerné pour signifier à l Adjudicataire le caractère incomplet ou non conforme de la feuille d inventaire, le délai de remise sera suspendu. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 72 sur 130

73 l adjudicataire Litige En cas de contestation ou de différend entre le PA ou un PAB et l'adjudicataire relatif au présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, les parties tâcheront de parvenir à un accord dans le cadre d une négociation menée par des responsables de haut niveau de part et d'autre. Les parties pourront, le cas échéant, convenir de faire appel à un ou plusieurs experts désignés de commun accord. Dans l hypothèse où cette négociation n aboutirait pas à un accord entre les parties, le différend sera soumis à la compétence exclusive des juridictions de l arrondissement de Bruxelles, statuant dans la langue française. Toute disposition contraire contenue dans l offre d un soumissionnaire sera réputée non écrite. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 73 sur 130

74 4. Exécution de l accord-cadre - Dispositions techniques et fonctionnelles 4.1. Le pouvoir adjudicateur et ses missions Le pouvoir adjudicateur Les missions de l ETNIC sont définies par le Décret du 27 mars 2002 portant création de l'entreprise publique des Technologies nouvelles de l'information et de la Communication de la Communauté française (ETNIC) (M.B. 17 mai 2002) 9, ainsi que par le Contrat de gestion de l ETNIC tel qu approuvé par l Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 18 juillet Pour l'accomplissement de ses missions, l'entreprise publique peut collaborer ou s'associer avec des personnes morales de droit public ou privé. L'exécution de l'ensemble des missions visées ci-avant est entièrement couverte par la dotation visée à l'article 4.10 du présent décret. Dans l'hypothèse où l'entreprise publique fait appel à des services extérieurs pour l'exécution de certaines de ses missions de service public, il doit, en permanence, assurer la maîtrise et l'organisation de la gestion des fonctions clés de l'externalisation. L attention des soumissionnaires est en outre attirée sur les faits suivants : - L ETNIC sous-traite des données à caractère personnel au sens de la Loi du 08 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel, le Responsable du Traitement étant conventionnellement reconnu comme étant la Communauté française. - En tant qu OIP de type B relevant de la Communauté française, l ETNIC est également engagée dans un processus de simplification administrative et notamment dans des projets tels que la Banque Carrefour d Echange des données dite BCED (voir notamment les Arrêtés du 14 mars 2013 parus au Moniteur Belge). - Pour autant que cela ne porte pas préjudice à l'exécution des missions concernant l organisation de l informatique, l'entreprise publique peut collaborer ou s'associer avec des personnes de droit public ou privé pour exercer d'autres missions informatiques Ses missions Organisation de l'informatique 1 la spécification, la traduction, le contrôle et la mise en œuvre des besoins fonctionnels des services de la Communauté française en projets informatiques ; 2 l'acquisition et l'inventaire régulièrement mis à jour du matériel informatique nécessaire 9 Tel que modifié par le décret programme du 17 décembre 2003 portant diverses mesures concernant les fonds budgétaires, le recouvrement des créances, la RTBF, les experts et les commissaires aux comptes du Gouvernement, l'ecole d'administration publique de la Communauté française, l'etnic, l'aliénation des immeubles domaniaux appartenant à la Communauté française, les institutions universitaires, les statuts des personnels de l'enseignement, l'enseignement, les centres psycho-médico-sociaux, les centres de vacances, le sport, l'éducation permanente et les infrastructures culturelles (articles 17 à 21). ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 74 sur 130

75 pour les services de la Communauté française ; 3 sur base des données fournies par les services de la Communauté française, la gestion informatique de la rémunération et de la carrière des membres du personnel des services de la Communauté Française el du personnel des établissements d'enseignement organisés ou subventionnés par la Communauté française ; 4 La mise à disposition des ressources informatiques nécessaires au contrôle de l'obligation scolaire et au comptage des élèves visé par la loi du 23 mai 2000 fixant les critères visés à l'article 39, 2, de la loi spéciale du 16 janvier 1989 relative au financement des Communautés et des Régions ; 5 la mise en place et l'organisation d'un service de support aux utilisateurs ; 6 le suivi et le développement de l'outil informatique, en ce compris la fixation des standards technologiques et de la veille technologique ; 7 le développement, la maintenance, l'hébergement ou l'exploitation d'applications existantes ou à développer pour les services de la Communauté française ; 8 la mise en œuvre des accords de coopération relatif à la matière informatique ; Données statistiques 9 la constitution et la mise à jour d'un entrepôt de données rendues strictement anonymes de manière à empêcher, même par regroupement, toute individualisation, ainsi que d'un service des études et de la statistique transversal et commun à l'ensemble des services de la Communauté française à partir des données acquises et/ou produites, notamment par les services opérationnels; le Gouvernement de la Communauté française et les services de la Communauté française accèdent, sans délai ni surcoût, aux données ainsi rassemblées et traitées. Les services de la Communauté française ont l'obligation de transmettre les données dont ils disposent à l'entreprise publique: l'entreprise publique transmettra aux autorités compétentes toutes données à caractère statistique relevant des compétences de la Communauté française et collectées par ces autorités; de même, elle collaborera avec les acteurs concernés par l'utilisation des statistiques: enfin, elle représentera la Communauté française au sein du Conseil supérieur de Statistique ; Réseaux 10 l'organisation et le développement technique des réseaux, notamment de l'internet et de l intranet, et des télécommunications, en ce compris la téléphonie, au sein des services de la Communauté française. Dans l'exécution de cette mission, l'entreprise publique veille également à prendre en considération les personnes morales et les activités subventionnées par la Communauté française ; 11 l'organisation et le développement du «Gouvernement électronique» pour les services de la Communauté française ; Missions de consultance 12 l'accomplissement de missions de consultance informatique. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 75 sur 130

76 4.2. Rappel de la structure et de l objet de l accord-cadre Neo3 se présente sous la forme d un accord-cadre, qui s organise autour de 3 postes : 1. Poste 1 : Fournitures 2. Poste 2 : Déploiement dans le cadre du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Communauté française 3. Poste 3 : Services standards Les Postes 1 et 3 sont en outre passés sous la forme d une centrale de marché, ainsi qu exceptionnellement d une centrale d achat (voir point 1.4 ci-dessous). Poste 1 : Fournitures Le Poste 1 - passé sous forme de centrale de marchés/d achat (voir point 1.4 ci-dessous) - consiste en l acquisition (achat) de matériel informatique de type PC par le PA ou les PAB auprès de l adjudicataire de l adjudicataire. Ce poste est passé sous forme de centrale de marchés (et, à titre exceptionnel de centrale d achat) (voir point 1.4 ci-dessous). Pour les besoins du PA, du MCF et des écoles, le nombre de PC envisagés dans le cadre du présent Poste est estimé, sous toutes réserves, à : 180 PCs pour l ETNIC 5755 PCs pour le MCF 2500 PCs pour les écoles L O.N.E. (environ 1800 postes) ainsi que la R.T.B.F. (environ 2500 postes), deux PAB potentiels, ont marqué leur intérêt d adhérer à l accord-cadre, sans pour autant souhaiter s engager fermement. Neo3 ne couvre pas le matériel à besoins spécifiques liés à la conception assistée par ordinateur nécessitant des environnements de travail de marque particulière (ex : Apple). Comme ce poste est passé sous forme de centrale de marchés, il est impossible à l heure actuelle, de déterminer les quantités réelles qui seront commandées par le PA et les différents PAB dans ce cadre. Néanmoins, à titre d information, les commandes réalisées sur le projet Neo2 s élèvent à environ : PCs ont été achetés par le(s) PA/PAB dans le cadre du marché Neo2, dont plus de 7500 commandés par le SPW qui ne sera pas présent sur l accord-cadre Neo PCs ont été commandés par le PA Pour rappel, l ensemble des informations reprises sous ce point sont transmises à titre purement indicatif et ne constituent en aucune mesure un engagement sur une quantité minimale, vu l incertitude évoquée ci-dessus. Tout le matériel acquis doit être garanti sur site pour une durée de 60 mois sauf mention contraire dans le présent CSC à compter de la date d installation, si celle-ci est ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 76 sur 130

77 commandée, ou de la date de livraison, si aucun service d installation ne doit être presté. Poste 2 : déploiement dans le cadre du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles Projet Neo3 Ce Poste porte sur les services nécessaires pour renouveler l ensemble du parc informatique du MCF par du nouveau matériel acheté par le PA dans le cadre du poste 1. Ce renouvellement s effectuera par le biais d un processus de déploiement (le plus court possible) incluant la restitution du matériel informatique actuellement utilisé. Dans le cadre du renouvellement du parc informatique du MCF, l ETNIC entend acquérir environ 5755 ordinateurs fixes et/ou portables (dans le cadre du Poste 1), assortis d une garantie étendue de 60 mois à compter de leur installation. Ce renouvellement devra intervenir sous forme de déploiement en mode projet, et se déroulera en deux vagues successives : Vague 1 La première vague aura pour objet la migration du matériel du MCF visé par Neo2 (récupération d environ 5215 machines, fourniture d environ 5100 machines) et dont le matériel, mis à disposition sous forme de location opérationnelle, sera à remettre au bailleur du précédent marché pour le 1 er février A titre informatif, à l heure actuelle, le parc informatique Neo2 du MCF est composé entre autres de : 3135 PCs fixes Priminfo 240 PCs portables EEPC 1215N 1630 PCs portables Lenovo L PCs portables Lenovo L PCs portables Lenovo L PCs Dell E5600 L ensemble du déploiement et de la restitution du matériel en question doit impérativement se clôturer au plus tard le 31 janvier 2017, afin de pouvoir remettre le au bailleur du précédent marché pour le 1 er février Vague 2 La deuxième vague aura pour objet la migration du parc informatique des Maisons de Justice (environ 655 machines) acquis en juillet 2014 et dont la garantie du matériel arrive à échéance en juillet Le parc des Maisons de Justice est composé de : 490 PCs portables Dell Latitude E5530 et Dell Latitude E PCs fixes Priminfo Le Poste 2 du présent accord-cadre ne constitue ni une centrale de marchés ni une centrale d achat et porte donc exclusivement sur les besoins du MCF évoqué ci-dessus. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 77 sur 130

78 Poste 3 : services standards Le Poste 3 lancé sous forme de centrale de marchés/d achat (voir point 1.4 ci-dessous) concerne les services liés aux fournitures du Poste 1, notamment en ce qui concerne les prestations d installation, les prestations en régie et la réparation hors garantie du matériel acquis à travers le présent accord-cadre Neo3. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 78 sur 130

79 4.3. POSTE 1 Fournitures Le présent Poste porte sur la fourniture de matériel bureautique, dans les conditions reprises ci-dessous. Le présent Poste est passé sous forme de centrale de marchés au sens de l article 2, 4 de la Loi du 15 juin 2006, sans préjudice des dispositions du point 1.4 du présent CSC Caractéristiques techniques de base Remarque générale : si un même matériel est proposé pour différents types de PC, son prix doit être identique pour chaque type (exemple : les écrans) Type 1 : Ordinateur de bureau Spécifications techniques Le matériel de bureau proposé présentera au minimum les caractéristiques techniques suivantes : Le boîtier sera de type mini (SFF) ou micro desktop avec une possibilité d attacher le boitier au bureau via un câble de type «Kensington lock» (ou tout autre équivalent fonctionnel) et de le monter derrière l écran avec un support de type VESA (ou tout autre équivalent fonctionnel) Le processeur sera à double cœur Le disque dur sera de type SSD et aura une taille minimale de 250 Gb La taille de la mémoire RAM sera d au minimum 4 Gb La performance de l ordinateur sera mesurée avec Windows 10 (WinSat) et les indices à atteindre au minimum figurent dans les inventaires en annexe 5.2 La carte graphique sera intégrée ou non à la carte mère et disposera d au minimum 512 Mb de mémoire dédiée ou partagée. Le moniteur proposé sera de type écran plat et aura une taille minimale de 23 pouces (1920x1080 pixels au minimum) avec un rapport largeur/hauteur de 16:9 et sera inclus dans le prix proposé L ordinateur sera certifié compatible Windows 10 Professionnel L ordinateur sera livré avec Windows 10 pro OEM en français Type 2 : Station de travail Spécifications techniques La station de travail proposée présentera au minimum les caractéristiques techniques suivantes : Le boîtier sera de type tour Le processeur sera à quadruple cœur et devra supporter la virtualisation Le disque dur sera de type SSD et aura une taille minimale de 250 Gb La taille de la mémoire RAM sera d au minimum 4 Gb ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 79 sur 130

80 La performance de l ordinateur sera mesurée avec Windows 10 (WinSat) et les indices à atteindre au minimum figurent dans les inventaires en annexe 5.2 La carte graphique sera certifiée ISV (Independent Software Vendors) et disposera d au minimum d 1 Gb de mémoire dédiée. Le moniteur proposé sera de type écran plat et aura une taille minimale de 23 pouces (1920x1080 pixels au minimum) avec un rapport largeur/hauteur de 16:9 et sera inclus dans le prix proposé L ordinateur sera certifié compatible Windows 10 Professionnel L ordinateur sera livré avec Windows 10 pro OEM en français Type 3 : Ordinateur portable Spécifications techniques L ordinateur portable proposé présentera au minimum les caractéristiques techniques suivantes : Processeur à double cœur Le disque dur sera de technologie SSD et aura une taille minimale de 250 Gb La taille de la mémoire RAM sera d au minimum 4 Gb Le poids maximal de l ordinateur avec son chargeur n excèdera pas 2,6 kg La performance de l ordinateur sera mesurée avec Windows 10 (WinSat) et les indices à atteindre au minimum figurent dans les inventaires en annexe 5.2 La carte graphique sera intégrée ou non à la carte mère et disposera d au minimum 512 Mb de mémoire dédiée ou partagée. Elle devra être capable de restituer du contenu multimédia en haute définition Le moniteur proposé aura une taille minimale de 15 pouces avec une résolution minimale Full HD (1920*1080) L ordinateur sera certifié compatible Windows 10 Professionnel L ordinateur sera livré avec Windows 10 pro OEM en français Type 4 : Station de travail portable Spécifications techniques La station de travail portable proposé présentera au minimum les caractéristiques techniques suivantes : Processeur à double cœur supportant la virtualisation Le disque dur sera de technologie SSD et aura une taille minimale de 250 Gb La taille de la mémoire RAM sera d au minimum 4 Gb Le poids maximal de l ordinateur avec son chargeur n excèdera pas 2,75 kg La performance de l ordinateur sera mesurée avec Windows 10 (WinSat) et les indices à atteindre au minimum figurent dans les inventaires en annexe 5.2 La carte graphique sera certifiée ISV (Independent Software Vendors) et disposera d au minimum de 2 Gb de mémoire dédiée. Le moniteur proposé aura une taille minimale de 15 pouces avec une résolution minimale Full HD (1920*1080) ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 80 sur 130

81 L ordinateur sera certifié compatible Windows 10 Professionnel L ordinateur sera livré avec Windows 10 pro OEM en français Type 5 : Ultra portable Spécifications techniques L ordinateur ultra portable proposé présentera au minimum les caractéristiques techniques suivantes : Processeur à double cœur Le disque dur sera de technologie SSD et aura une taille minimale de 250 Gb La taille de la mémoire RAM sera d au minimum 4 Gb Le poids maximal de l ordinateur avec son chargeur n excèdera pas 1,9 kg La performance de l ordinateur sera mesurée avec Windows 10 (WinSat) et les indices à atteindre au minimum figurent dans les inventaires en annexe 5.2 La carte graphique sera intégrée ou non à la carte mère et disposera d au minimum 512 Mb de mémoire dédiée ou partagée. Elle devra être capable de restituer du contenu multimédia en haute définition (1080p) Le moniteur proposé aura une taille minimale de 12,5 pouces avec une résolution minimale Full HD (1920*1080) L ordinateur sera certifié compatible Windows 10 Professionnel L ordinateur sera livré avec Windows 10 pro OEM en français Type 6 : Ordinateur portable hybride Spécifications techniques L ordinateur portable hybride proposé présentera au minimum les caractéristiques techniques suivantes : Processeur à double cœur Le disque dur sera de technologie SSD et aura une taille minimale de 250 Gb La taille de la mémoire RAM sera d au minimum 4 Gb Le poids maximal de l ordinateur sans son chargeur n excèdera pas 2 Kg La performance de l ordinateur sera mesurée avec Windows 10 (WinSat) et les indices à atteindre au minimum figurent dans les inventaires en annexe 5.2 La carte graphique sera intégrée ou non à la carte mère et disposera d au minimum 256 Mb de mémoire dédiée ou partagée. Elle devra être capable de restituer du contenu multimédia en haute définition (1080p) L écran aura une taille minimale de 11 pouces avec une résolution minimale Full HD (1920*1080) L écran pourra se détacher du clavier pour fonctionner en mode «tablette». L ordinateur sera certifié compatible Windows 10 Professionnel L ordinateur sera livré avec Windows 10 pro OEM en français Type 7 : Tablette (option obligatoire) Spécifications techniques ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 81 sur 130

82 La tablette proposée à titre d option obligatoire présentera au minimum les caractéristiques techniques suivantes : Capacité de stockage minimale de 128 Gb La taille de la mémoire RAM sera d au minimum 2 Gb Le poids maximal de la tablette sans chargeur n excèdera pas 900 gr Le moniteur tactile proposé aura une taille minimale de 10 pouces Les connexions intégrées sans-fil seront de type Wifi et 4G/LTE (ou supérieur) Les tablettes seront fournies avec un système d exploitation complet pouvant être géré à distance via un outil spécifique compatible avec Microsoft System Center Configuration Manager La tablette devra pouvoir se connecter à un VPN La tablette devra pouvoir se connecter à un share réseau Il devra être possible de prendre la main à distance sur la tablette Type 8 : Network Computer (option obligatoire) Spécifications techniques L ordinateur Network Computer proposé présentera au minimum les caractéristiques techniques suivantes : Processeur à double cœur La taille de la mémoire RAM sera d au minimum 2 Gb Système d exploitation graphique fourni Client Terminal Server Client Citrix Client VDI Client TN 3270 Navigateur Internet avec plugin Flash Sortie audio / entrée micro Sortie VGA Sortie DVI Possibilité d intégration dans un Active Directory Possibilité de gestion centralisée des paramètres du bios Possibilité de prise de contrôle à distance de la session utilisateur Possibilité de démarrer automatiquement un des clients intégrés au démarrage de l ordinateur ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 82 sur 130

83 Sacs, mallettes et trolleys Spécifications Le soumissionnaire devra prévoir les sacs, mallettes et trolleys de qualité, permettant le transport et la manutention du matériel qu il propose pour les types 3, 4, 5, 6 et 7 plus une charge approximative de 2 kg et ce pour une durée de vie d environ 5 ans. Si en cours d accord-cadre, le PA ou un PAB se rend compte que le matériel proposé, lors d une utilisation normale, n atteint pas ce niveau de qualité, l adjudicataire pourra se voir imposer le remplacement dudit matériel à sa charge. L objectif de cette disposition est de disposer de matériel de qualité dès le départ et non de remplacer ce matériel de manière régulière aux frais de l adjudicataire Quantités Pour rappel, ce Poste étant passé sous forme de centrale de marchés, il est impossible à l heure actuelle, de déterminer les quantités réelles qui seront commandées par le PA et les différents PAB dans ce cadre. Le PA envisage également de charger l adjudicataire de l accord-cadre de réaliser l installation des 2500 ordinateurs dans les écoles d enseignement fondamental et secondaire situées sur le territoire de la Fédération Wallonie-Bruxelles. L O.N.E. ainsi que la R.T.B.F. ont marqué leur intérêt d adhérer à l accord-cadre sans pour autant souhaiter s engager fermement. A titre indicatif, sans engagement, il est d ores et déjà possible de préciser que les acquisitions envisagées à ce stade (moyennant une adhésion à l accord-cadre) sont notamment : pour l O.N.E. : o 600 PCs fixes (type 1) o 700 portables (type 3) o 500 ultra portables (type 5) ordinateurs pour la R.T.B.F. Pour les besoins du MCF, il est à l heure actuelle envisagé d acquérir, sous toutes réserves, de 50% à 60% d ordinateurs portables et le solde d ordinateurs fixes. Dans un scénario 50% de fixes et 50% de portables, les quantités seraient : 2827 ordinateurs de bureau (type 1) 2828 ordinateurs portables (type 3) 100 stations de travail fixes et portables (type 2 et type 4) En fonction de la qualité des offres reçues, le PA se réserve le droit de choisir en lieu et place des 2828 portables (type 3) estimés, des ultra portables (type 5). ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 83 sur 130

84 Afin de prendre en compte cette possibilité dans l évaluation des offres, les critères d évaluation se baseront sur un parc composé notamment de : 2827 ordinateurs de bureau (type 1) 1414 ordinateurs portables (type 3) 1414 ordinateurs portables (type 5) 100 stations de travail fixes et portables (type 2 et type 4) A titre d information, les commandes réalisées sur le projet Neo2 s élèvent à environ : PCs ont été achetés par le(s) PA/PAB dans le cadre du marché Neo2, dont plus de 7500 commandés par le SPW qui ne sera pas présent sur l accord-cadre Neo PCs ont été loués par le PA Tout le matériel acquis doit être garanti sur site pour une durée de 60 mois sauf mention contraire dans le présent CSC à compter de la date d installation si celle-ci est commandée ou de la date de livraison si aucun service d installation ne doit être presté Généralités et logistique Les soumissionnaires sont invités à remettre un prix pour chacune des fournitures et options reprises dans l annexe 5.2 du présent CSC. Tous les prix des fournitures ou des services connexes sont exprimés en prix unitaire. A l exception des logiciels, des consommables et des articles pour lesquels une exception est mentionnée dans l annexe, ce prix unitaire comprend pour chaque type de matériel une garantie sur site de 60 mois détaillée dans les pages suivantes. Sans préjudice de l option obligatoire concernant la mise à disposition d un outil de prise à distance (voir point ), seules des licences OEM couvrant le matériel sont acquises dans le cadre du présent accord-cadre. Les licences relatives aux logiciels figurant dans l image fournie par le PA ou les PAB auront été acquises ou le seront selon les besoins complémentaires de l entité concernée dans le cadre d un autre marché public. Les appareils seront neufs et exempts de tout vice. Ils doivent être livrés et, en cas de commande spécifique du PA ou d un PAB, installés (déballés, installés, connectés, démarrés et testés) par l adjudicataire qui produit pour chaque appareil un accusé de réception à faire signer par l utilisateur (feuille d inventaire du PA ou du PAB concerné) ou son chef de service. L ensemble des exigences minimales à respecter par le matériel est fourni dans l annexe 5.2du présent CSC constituant l inventaire de tout le matériel faisant l objet du présent Poste. Pour des raisons de concordance des inventaires devant s établir dans le cadre de l analyse et de la comparaison de l ensemble des offres, le soumissionnaire est tenu de remplir cette annexe dans la forme où elle se trouve, le PA se réservant le droit d écarter une offre dans ce cas, notamment si les modifications apportées sont substantielles ou touchent à ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 84 sur 130

85 l égalité et à la comparabilité des offres. S il estime que l inventaire ne lui permet pas de remettre offre, le soumissionnaire en avertit le PA suivant les modalités reprises sous le point Echantillons L offre du soumissionnaire devra être accompagnée d un échantillon de chaque matériel repris dans la liste ci-dessous, en tous points conforme aux caractéristiques techniques reprises à l annexe de l offre du soumissionnaire (annexe 5.2du présent CSC, dûment complétée par le soumissionnaire) ainsi qu aux exigences minimales du présent CSC : Ordinateur de bureau (point ci-dessus) ; Station de travail (point ci-dessus) ; Ordinateur portable (point ci-dessus) ; Station de travail portable (point ci-dessus) ; Ultra portable (point ci-dessus) ; Ordinateur portable hybride (point ci-dessus) ; Tablette (point ci-dessus); Network Computer (point ci-dessus); Ecran 21,5 pouces Full HD destinés notamment aux ordinateurs de bureau et aux stations de travail ci-dessus ; Sac à dos, mallette et trolley adaptés (option obligatoire prévue pour tous les types d ordinateurs portables) ; Supprimé: Supprimé: Supprimé: Supprimé: Supprimé: Supprimé: Supprimé: La législation impose que les échantillons soient remis au plus tard avec l offre du soumissionnaire (voir point du présent CSC). Un dépôt des échantillons au préalable de l envoi de l offre (remise papier ou envoi électronique) est possible selon les modalités suivantes : 1) Le soumissionnaire prendra un rendez-vous avec le PA afin de convenir d un rendezvous pour livrer le matériel 2) Le soumissionnaire prévoira les dispositions nécessaires pour livrer le matériel jusque dans un local dans un étage ou un sous-sol via un monte charge le soumissionnaire supportera le prix de la livraison et du déballage 3) Le soumissionnaire fournira un inventaire exhaustif (en double exemplaire) ainsi que des caisses clairement et correctement étiquetées (clairement identifiées au nom du soumissionnaire et portant la mention de leur contenu ainsi que la référence de l accord-cadre : «NEO /5321») afin que le PA puisse identifier sans aucune ambiguïté les échantillons fournis. 4) Le PA rendra au livreur le double de la liste pour réception des échantillons en question, après y avoir apposé son visa de réception. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait : - que ces échantillons serviront pour l évaluation des offres au regard des critères d attribution prévus dans le cadre du présent accord-cadre ; - que si les échantillons sont livrés tardivement ou s ils ne correspondent pas aux caractéristiques techniques énoncées dans l offre du soumissionnaire et/ou aux exigences minimales du présent CSC, l offre devra être écartée dans son entièreté en cas d impact sur l égalité et la comparabilité des offres. - qu il appartient aux soumissionnaires d effectuer tous les tests et mises au point nécessaires avant leur livraison afin de s assurer de la conformité des échantillons aux dispositions du CSC et de leur offre. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 85 sur 130

86 Pour le surplus, il y a lieu de se référer au point du présent CSC Documentation technique des fournitures L'ensemble du matériel qui sera livré dans le cadre de cet accord-cadre devra être accompagné de documentations techniques dans un format exclusivement électronique pour limiter la consommation de papier. Ceci ne concerne cependant pas les notices «constructeur» légalement obligatoires. L'adjudicataire mettra à disposition des PA et/ou PAB, par , l'ensemble des documentations liées à du matériel commandé. Afin de réduire la production de CDs superflus, les ordinateurs seront livrés sans CD de réinstallation de l'os OEM commandé et sans CD d accompagnement. Des images des CDs/DVDs accompagnant les PCs ou permettant la réinstallation des ordinateurs devront être disponibles sur un serveur HTTP qui sera accessible par le PA et les PAB moyennant un nom d utilisateur et un mot de passe et ce, dès la première livraison et pour chaque type de matériel visé dans le cadre du présent Poste. Si un PAB désire recevoir les documents techniques sous format papier et/ou les CDs de réinstallation dont question ci-dessus, il en fera la demande à l Adjudicataire conformément au point Révision/adaptation pour un PAB Mesures environnementales Le soumissionnaire fournira avec son offre une preuve qu il effectue le recyclage du matériel obsolète via des filières respectant les normes environnementales européennes et qu il s engage à recycler de la même manière le matériel obsolète qu il récupérerait dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. Le PA se réserve le droit de contrôler sur site le respect des mesures annoncées. Afin de réduire l impact environnemental de l usage des batteries dans les ordinateurs portables, le soumissionnaire mettra gratuitement en place un système annuel de reprise des batteries usagées, par exemple via l installation d un point de collecte chez le PA. Dans les conditions reprises au point du Poste 3, un PAB intéressé pourra également se faire installer un tel point de collecte. Consommation énergétique et autonomie des équipements Afin d évaluer l offre des soumissionnaires (se référer au point 2.8 de l accord-cadre et à l annexe 5.8 du présent CSC), le PA chiffrera la consommation électrique des ordinateurs. Pour ce faire, et conformément aux valeurs décrites dans la norme EnergyStar 6.0, le soumissionnaire devra fournir pour chaque ordinateur proposé 10 (à l exception des ordinateurs optionnels obligatoires, de type 7 et 8) les éléments suivants : Calculated Typical Energy Consumption (E TEC ) 10 Par «ordinateur proposé», il y a lieu d entendre d une part les tours + les écrans et d autre part les portables. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 86 sur 130

87 Consommation en «OFF mode» Consommation en en ««Sleep Sleep mode mode»» Consommation en «Long Idle mode» Consommation en «Short Idle mode» Le soumissionnaire décrira dans son offre de quelle manière il a obtenu les résultats pour chacune des machines proposées. Les valeurs indiquées par les soumissionnaires seront contrôlées par le PA à l aide d un appareil de mesure électrique spécifique : le «Xitron 2801 power analyzer» ; et le E TEC sera calculé en mode «conventional». Comme ces mesures sont sujettes à une marge d erreur, des disparités inférieures à 8% entre les résultats de mesure effectuées par le PA et les résultats annoncés par le soumissionnaire seront tolérées. En cas de disparité inférieure à 8% du résultat annoncé, le PA sélectionnera la valeur mesurée par ses soins. Au-delà de 8% de disparité, le PA se réserve le droit d écarter l offre. Plus d informations sur la norme EnergyStar 6.0 : Computers_Program_Requirements.pdf En complément aux mesures de consommation, les mesures d autonomie des ordinateurs portables seront effectuées par une méthode de type «rundown test» basé sur la lecture d une vidéo. A ces fins, nous lisons une vidéo open source «Big Buck Bunny» en format MP4 dans la résolution 1920x1080. La vidéo est disponible gratuitement à cette adresse : La lecture se fera avec le lecteur open source VLC (version en 32 bits), en mode plein écran et en mode répétition automatique. Ce lecteur est notamment disponible sur le site suivant : Avant de commencer le test, le PC sera démarré et toutes les mesures de mise en veille de Windows seront désactivées. Le volume de l ordinateur sera réglé à 100%, le volume de VLC sera réglé à 50%, un casque audio sera branché dans la prise jack de l ordinateur, et la luminosité de l écran sera réglée à 50% (si les caractéristiques techniques ne permettent pas de régler l intensité précisément à 50%, le réglage supérieur de l intensité se rapprochant le plus de 50% sera utilisé). La lecture de la vidéo sera démarrée et la vidéo sera lue jusqu à ce que les batteries soient vidées et que l ordinateur s éteigne de lui-même. Un script enregistrera le nombre de fois que la vidéo a été lue complètement, et la durée de la dernière lecture. Supprimé: Le volume de l ordinateur sera réglé à 100%, le volume de VLC sera réglé à 50%, et un casque audio sera branché dans la prise jack de l ordinateur. L autonomie sera évaluée en calculant le temps total de lecture de la vidéo. Le PA est particulièrement sensibilisé au développement durable et plus particulièrement dans le cadre de cet accord-cadre sur les éléments suivants qui feront ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 87 sur 130

88 l objet d une cotation au niveau des critères d attribution de l accord-cadre : Consommation énergétiques du matériel (impact énergétique Critère d attribution «consommation énergétique») ; Volume du PC de base (réduction de l encombrement et volume à recycler Critère d attribution «Caractéristiques techniques») ; Autonomie des ordinateurs portables (Critère d attribution «Caractéristiques techniques»). En outre, les soumissionnaires doivent impérativement renseigner dans leur offre le taux de recyclage du matériel (impact environnemental, en pourcentage) sur lesquels ils s engagent et ce, pour toute la durée de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. A ce sujet, le soumissionnaire indiquera de manière claire et précise de quelle manière il procède pour calculer le pourcentage qu il annonce dans son offre. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 88 sur 130

89 Echantillon en cas de révision technique du matériel Commande ou intention ferme de commande de plus de 100 machines Chaque changement de type de matériel dans le cadre d une commande ou d une intention ferme de commande (en plusieurs fois) de plus de 100 machines de la part du PA ou d un PAB doit être suivi de la livraison d un échantillon en tout point conforme avec le nouveau matériel envisagé afin que le PA ou le PAB puisse réaliser une image logicielle. Cet échantillon qui constitue la première machine de la commande doit être livré dans un délai de maximum 10 jours ouvrables suivant l émission du bon de commande et l approbation des modifications par le PA. Dans ce cas, le délai de livraison du matériel commandé (reste de la commande) et pour lequel la production de la nouvelle image est nécessaire, commence à courir à compter du lendemain de la mise à disposition de la nouvelle image par le PA ou le PAB concerné. Dans le cas plus particulier des ordinateurs, le PA ou les PAB assurent la fourniture du système d exploitation et de tous les logiciels et de tous les logiciels compris avec celui-ci sous la forme d une image qui sera préinstallée par l adjudicataire avant l installation ou la livraison du matériel. Si le PA ou le PAB concerné est amené à modifier son image dans le cadre d une commande, il pourra communiquer une nouvelle image à tout moment à l adjudicataire de l accord-cadre et ce, sans surcoût pour le PA ou le PAB en question. L échantillon utilisé pour réaliser l image sera conservé par le PA ou le PAB concerné et sera considéré comme un ordinateur livré à part entière dans le cadre de la commande. Si un PAB désire être assisté dans la réalisation de l image en question, il pourra faire appel à l Adjudicataire dans le cadre des prestations en régie décrites au du Poste 3. Commande ou intention ferme de commande de moins de 100 machines Une commande ou intention ferme de commande de moins de 100 machines ne donnera pas lieu à la production préalable d un échantillon dans les conditions prévues au point précédent. Après approbation par le PA de la proposition de révision technique de l Adjudicataire, les machines seront livrées au PA ou au PAB concerné sans image. Dans cette hypothèse, le délai de livraison des machines commandées prend cours à la date d approbation de la proposition par le PA. Si un échantillon n est pas livré pour réaliser une image spécifique, l adjudicataire sera tenu de livrer le matériel commandé avec le système d exploitation commandé préinstallé. Le PAB concerné réalisera lui-même l installation de son image sur les machines livrées. Si un PAB désire être assisté dans la réalisation de l image en question, il pourra faire appel à l Adjudicataire dans le cadre des prestations en régie décrites au du Poste 3. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 89 sur 130

90 Garantie des fournitures Ce point est à lire en relation avec le point du présent CSC. Durée Le matériel, à l exception du type 6 (ordinateur hybride) et type 7 (tablette), sera garanti sur site durant 5 ans (60 mois), sauf si lors de la commande le PA ou un PAB a commandé une garantie réduite à 2 ans (24 mois) 3 ans (36 mois) ou 4 ans (48 mois). Le prix de cette garantie réduite est obtenu en soustrayant l option négative mentionnée dans les annexes pour cette garantie réduite du prix de base incluant la garantie par défaut (5 ans). Les types 6 et 7 auront une garantie de base de 3 ans (36 mois). Il devra néanmoins être possible de commander une garantie réduite de 2 ans (24 mois) ou étendue à 4 ou 5 ans (48 ou 60 mois). Pour ce faire, les soumissionnaires sont invités à renseigner dans leur offre le rabais qu ils proposent en cas de commande d une garantie réduite de respectivement 2, 3 ou 4 ans. Ce rabais fera l objet d une évaluation au niveau des critères d attribution de l accord-cadre (voir annexe 5.2). Début de la garantie La garantie prend cours le jour de l installation des ordinateurs une fois ceux-ci réceptionnés par l utilisateur (feuille d inventaire signée) ou de leur livraison s ils ne font pas l objet de prestations d installation. Si l ordinateur commandé avec une installation n a pas été installé dans un délai de 12 mois suivant sa commande sans que cela ne soit dû à une défaillance imputable à l adjudicataire, la garantie prend cours rétroactivement le 1 er jour suivant la commande. Couverture La garantie sur site couvre la réparation, la main d œuvre, le remplacement des pièces défectueuses, ainsi que les frais de déplacement et de transport correspondants. Elle couvre également la remise en route du matériel par la réinstallation de l'image, le cas échéant. La garantie de 5 ans ou respectivement 2, 3 ou 4 ans sur site ne couvre pas les batteries des ordinateurs portables considérées comme des consommables. Dépannage Si la nature de la panne le permet, les données et les éventuelles applications métiers stockées sur le matériel défectueux doivent être copiées sur le matériel de remplacement. En cas de problème de disque dur nécessitant un remplacement, l adjudicataire doit remettre un disque avec une image vierge puis transférer les données (si possible) de l ancien disque vers le nouveau. En aucun cas, un clone du disque défectueux ne constituera une procédure acceptable. En cas d impossibilité de récupérer les données, le disque dur défectueux doit être transmis au PA ou au PAB concerné endéans les 3 jours ouvrables. Le PA le restitue à l adjudicataire endéans les 20 jours ouvrables suivants. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 90 sur 130

91 L adjudicataire est chargé, dans les 9 heures ouvrables, de remédier au problème ou de remplacer à ses frais le matériel défectueux par du matériel équivalent ou supérieur en termes de performances. Tant le retard relatif à la présence de l intervenant sur site que celui du dépannage donnera lieu à l une des sanctions prévues au point Mise à jour de la CMDB En cas de remplacement, le matériel temporaire mis à disposition doit permettre à l utilisateur de travailler normalement et doit être repris à l inventaire pendant la durée de la réparation. Dans l attente de la réinstallation du matériel défectueux réparé, l adjudicataire utilisera du matériel présent dans les stocks et répertoriés dans l outil d inventaire (Pytheas pour l ETNIC). Pour ce qui concerne le PA, l outil Pytheas doit donc être systématiquement mis à jour pour chaque opération. Une fois que l ordinateur (unité centrale, hors écran ou périphériques) remplacé temporairement est réparé, l adjudicataire est tenu de le remettre à disposition de l utilisateur d origine. La mise à jour de l outil d inventaire doit ensuite être effectuée. Tous ces mouvements de matériel incluent le transfert des données et des applications si le disque dur ne peut pas être transféré d un PC à l autre. Toutes les formalités relatives à la garantie sont à la charge de l adjudicataire. Extension de la garantie Afin de pouvoir bénéficier de la garantie jusqu au remplacement du matériel à la fin de sa durée de vie estimée, le soumissionnaire indiquera en option obligatoire les prix d extension de la garantie du matériel pour une année au-delà des 2, 3, 4 ou 5 ans de garantie standard 11. Ce prix est également soumis aux modalités de révision des prix visées au point du présent CSC. Cette garantie est à commander par le PA ou le PAB au plus tard 3 mois avant la fin de l accord-cadre Neo3. 11 L inventaire requiert en effet du soumissionnaire qu il indique le prix pour «1 année de garantie sur site complémentaire au-delà de la garantie commandée et avec un maximum total de 72 mois toutes garanties confondues» ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 91 sur 130

92 Option obligatoire : Outil de suivi et de prise de contrôle à distance Afin de pouvoir assurer un support à distance durant l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, le soumissionnaire est invité à proposer en option obligatoire un outil de prise de contrôle à distance, avec mises à jour pour la durée de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. Cet outil aura les caractéristiques techniques minimales suivantes : Cryptage des données avec une clé sécurisée AE 256 Possibilité d'établir une connexion vers des terminaux depuis Windows phone, Android, ios, BlackBerry. Aucune donnée ne pourra transiter hors de l EEE (voir point du CSC) Compatibilité avec les plateformes Windows, Mac et Linux Possibilité de prise de main à distance avec réunion en ligne, vidéo conférence, messagerie instantanée, transfert de données et VPN Wake-On-Lan Pour cet outil de prise de contrôle à distance, le soumissionnaire indiquera le prix unitaire d acquisition de nouvelles licences, sachant que la quantité estimée sera de 15 canaux. Le PA devra devenir propriétaire de la licence de l outil. Analyse de l existant : le PA utilise actuellement la solution TeamViewer. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 92 sur 130

93 4.4. POSTE 2 : Déploiement dans le cadre du renouvellement du parc informatique du Ministère de la Communauté française Projet Neo3 Le présent Poste n est pas constitué sous forme de centrale de marchés. Il ne porte donc que sur le parc informatique du MCF. Seul le PA peut passer des commandes en exécution du Poste 2. A l exception des points 4.5.1, à , 4.5.5, et , les dispositions du Poste 3 sont applicables au Poste 2 en l absence de dispositions spécifiques reprises sous le présent point Mise à disposition de matériel informatique sous forme d achat Le présent Poste porte sur l installation d environ 5755 PCs acquis dans le cadre du Poste 1 de l accord-cadre (renouvellement de l intégralité du parc informatique du MCF) et sur le dépannage dudit matériel sur la base d une garantie sur site pendant une durée de 60 mois. L intégralité du parc informatique en question devra être renouvelée en deux Vagues de deux phases chacune. Vague 1 La première Vague s étalera sur une période maximale de 150 jours de calendrier maximum, conformément aux dispositions reprises ci-dessous et vise à remplacer 5100 PCs avant l échéance de la fin de location du parc Neo2 qui devra être restitué pour le 1 er février Cette première Vague concerne le remplacement des PCs principalement mis à disposition du MCF par le projet Neo2 sous forme de location opérationnelle. A titre informatif, à ce parc informatique est composé entre autres de : 3135 PCs fixes Priminfo 240 PCs portables EEPC 1215N 1630 PCs portables Lenovo L PCs portables Lenovo L PCs portables Lenovo L PCs Dell E5600 Vague 2 Une deuxième vague concernera le remplacement du parc bureautique des Maisons de Justice, dont le parc sera remplacé en Ce parc est composé de : 490 PCs portables Dell Latitude E5530 et Dell Latitude E5540 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 93 sur 130

94 165 PCs fixes Priminfo Le système d exploitation de ces ordinateurs est Windows 7 service pack 1. La suite bureautique est Microsoft Office 2007 (parc Neo2) ou Office 2010 (MDJ). Le client de messagerie est Microsoft Outlook 2007/Outlook 2010 le cas échéant. Les ordinateurs sont connectés en réseau TCP/IP dans un domaine Windows 2012 de type «Active Directory» où sont installés au domicile des agents itinérants (entre 500 et 600). Ces agents travaillent exclusivement en déplacement et ne disposent pas d un bureau dans les locaux du MCF. Les opérations de migration de leur ordinateur devront se faire à leur domicile et nécessitera la prise d un rendez-vous. Dans le cadre du renouvellement du parc informatique du MCF, les quantités estimées suivantes de matériel sont envisagées : ordinateurs de bureau - 20 stations de travail ordinateurs portables - 80 stations de travail portables - 50 ultra portables - 50 portables hybrides - 50 tablettes En fonction de la qualité des offres reçues, le PA se réserve le droit d acquérir en lieu et place de l entièreté ou d une partie des 2828 portables (type 3) estimés, des ultra portables (type 5). Afin de prendre en compte cette possibilité dans l évaluation des offres, les critères d attribution se baseront sur un parc composé (notamment), en lieu et place de 2828 ordinateurs portables (type 3), de : 1414 ordinateurs portables (type 3) 1414 ordinateurs portables (type 5) Les fournitures en question doivent être identiques à celles proposée dans le cadre du Poste 1 du présent accord-cadre Gestion de l inventaire Le PA est tenu d assurer une gestion impeccable des inventaires. En ce qui concerne l'etnic, toutes les informations d'inventaire devront être encodées dans l outil d inventaire (Pytheas) par le PA. Les listings d inventaires devront, par commande, être transmis au PA au plus tard 3 jours ouvrables avant la livraison du matériel faisant l objet de la commande, faute de quoi le PA se réserve le droit d appliquer des sanctions telles que prévues au point Aucune installation ne pourra avoir lieu si le matériel n est pas pré-encodé en stock dans Pytheas. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 94 sur 130

95 Le fichier sera du type format.xls ou.xlsx (Excel) dont la dénomination suivra la structure suivante : Neo3_AAAAMMJJ_XX avec AAAA représentant l année, MM le mois, JJ le jour et XX un numéro de référence (cycles de 01 à 99) à incrémenter à chaque nouveau fichier envoyé au PA la même journée. Le modèle de document d inventaire tel que le PA entend les recevoir est détaillé dans l annexe 5 du présent CSC. Ce document peut-être adapté par commun accord entre le PA et l adjudicataire une fois que le kick off du projet aura eu lieu. Le listing d inventaire reprendra au minimum les informations suivantes : Référence de l étiquette inviolable N de série N de commande Constructeur Modèle Type Référence (CSC + Lot) Durée garantie Le contenu d un fichier d inventaire ne peut se retrouver dans un autre fichier d inventaire, sous peine de voir ces fichiers considérés comme non communiqués, et sujets à l application des pénalités prévues. Un listing incomplet ou contenant des erreurs sera également considéré comme non communiqué. Le PA en avisera l adjudicataire par . Le délai de remise du listing continue à courir tant qu il ne sera pas transmis dans une version conforme. Pendant le temps pris par le PA pour signifier à l Adjudicataire le caractère incomplet ou non conforme du listing, le délai de remise sera suspendu. Dans le cadre des prestations effectuées, tous les mouvements de matériel ainsi que leur implantation définitive devront être encodés par l adjudicataire dans l outil d inventaire Pytheas. Dans le cadre des prestations de garantie, dans l attente de la réinstallation du matériel défectueux, l adjudicataire utilisera du matériel présent dans les stocks et répertorié dans Pytheas. Au cours du déploiement de renouvellement du parc informatique du MCF (Poste 2), l adjudicataire est tenu de mettre la CMDB à jour via l outil Pytheas (des codes d accès personnalisés seront fournis à chaque technicien et au chef de projet de l adjudicataire). A titre d exemple, la procédure ci-dessous illustre les opérations à mener dans l outil d inventaire (Pytheas) lors du remplacement du matériel Neo2 par du matériel Neo3 : 1. Se connecter sur la plateforme Pytheas vie interface web 2. Se loger via login et mot de passe personnels 3. Effectuer une recherche sur l agent 4. Délier l'ancien matériel de l agent et le relier à une source (à convenir) pour indiquer que ce matériel a été repris 5. Lier et localiser le matériel Neo3 à l agent 6. Impression de la fiche d inventaire à faire signer par l agent ou son supérieur hiérarchique ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 95 sur 130

96 En cas d indisponibilité de l outil Pytheas, l adjudicataire pourra effectuer l encodage a posteriori et utiliser un outil fourni par le PA, qui permettra de stocker les informations d inventaire sur une clé USB. Cet encodage a posteriori ne dispensera pas l adjudicataire de faire signer la feuille d inventaire (voir ci-dessous) par l utilisateur ou par son supérieur hiérarchique («N+1») Déploiement Déroulement du déploiement Le déploiement se déroulera en deux vagues composées d une phase pilote et de deux phases chacune. Vague 1 La première vague concerne le remplacement du parc Neo2. Elle débutera au maximum 15 jours ouvrables à compter de la réception de la première livraison et se clôturera au plus tard le 31 janvier 2017 afin de remettre les machines Neo2 au bailleur du précédent marché. Cette première vague sera constituée : d une ou plusieurs phases pilote ayant pour objectif la validation des procédures de migration, y compris des outils de migration de la phase 1 ayant pour objectif la migration d un maximum de PCs et pour laquelle l adjudicataire effectuera la visite de chacun des sites d une deuxième phase destinée à migrer les PCs restants, notamment les cas techniques identifiées en phase 1 Vague 2 La deuxième vague concerne le remplacement du parc des Maisons de Justice, et se clôturera au plus tard le 31 juillet La deuxième vague sera également constituée d une ou plusieurs phases pilote et de deux phases, avec la même philosophie de déploiement. Le déroulement de ces deux vagues est détaillé au Procédures et documents applicables au présent poste Dans le cadre du présent poste, sont applicables les procédures et documents suivants : Procédure d installation en phase 1 (avec utilisateur présent) Procédure d installation en phase 2 (avec ou sans utilisateur présent) Procédure de REFUS d installation du nouveau PC Procédure de REFUS de reprise de l ancien matériel Contrôle inopiné des stocks Cas technique Cas technique spécifique : matériel à récupérer dégradé Liste des sites avec le nombre estimé de PCs (voir annexe 5.4) ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 96 sur 130

97 Les différentes procédures se trouvent dans l annexe 5.3 du présent CSC Lieux et horaires des prestations liées au déploiement Les dispositions reprises ci-dessous concernent uniquement le Poste 2. La prestation des services se déroule en Région de Bruxelles-Capitale et en Région wallonne et en règle générale dans des locaux concernés de la Communauté française, pendant les heures d ouverture des bureaux telles qu indiquées ci-dessous. A titre d exception, il est toutefois possible qu une installation (à domicile) doive être réalisée en Flandre. Les heures d ouverture des bureaux, vont du lundi au vendredi, de 07h30 à 17h30, selon le régime d'horaire variable. La plage fixe est de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00 pendant laquelle tous les agents sont présents (sauf réunion, etc.). Les plages variables sont fixées de 7h30 à 9h00, de 12h00 à 14h00 (pause de midi de minimum 30 minutes incluse à prendre dans cette période) et de 16h00 à 17h30. Durant les heures d ouverture des bureaux, une fois l installation commencée, le technicien de l adjudicataire pourra, si l utilisateur doit quitter son poste de travail, demander la remise à zéro du mot de passe auprès du Service desk du PA. De cette manière, le technicien pourra poursuivre l installation sans la présence physique de l utilisateur. Durant la phase 2, si l utilisateur n est pas présent lors du passage du technicien, le technicien pourra demander un reset du mot de passe auprès du Service Desk du PA. Dans les deux cas, l utilisateur sera tenu de changer le mot de passe temporaire qui aura été communiqué au technicien. Selon les circonstances et moyennant surcoût (pourcentage de majoration repris dans l inventaire, voir point 5.2), le PA se réserve le droit de demander des prestations le samedi ou en dehors des heures ouvrables (correspondant aux heures d ouverture des bureaux telles que décrites ci-dessus). Une sensibilisation des agents qui ne sera pas à charge de l adjudicataire sera faite pour qu ils soient disponibles un maximum le jour du remplacement de leur PC Suivi et gestion du déploiement Dans un délai maximum de 5 jours ouvrables suivant l attribution de l accord-cadre, l adjudicataire et le comité de pilotage du PA tiendront leur première réunion de prise de contact et de validation des différents aspects pratiques liés à l accord-cadre (kick off). Le début du déploiement est fixé à maximum 15 jours ouvrables à compter de la réception de la première livraison, dans le lieu de stockage choisi de l adjudicataire dans le cadre du présent accord-cadre, des ordinateurs commandés. Les délais de livraison repris dans l annexe 5.2 du présent CSC sont également applicables dans le cadre du présent Poste 2. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 97 sur 130

98 Le délai de la première livraison est applicable. Il tient ensuite à l adjudicataire à s assurer que le stock est en permanence suffisant en vue du déploiement dans les conditions décrites par le cahier des charges. Un tableau reprenant les différents bâtiments faisant l objet du présent poste ainsi qu une estimation du nombre de PCs dans ces bâtiments peut être obtenu par le soumissionnaire. Pour ce faire, le soumissionnaire devra signer et faire parvenir à l ETNIC le document de confidentialité fourni en annexe et l envoyer à [email protected]. Ce tableau étant constitué au moment de la publication du cahier des charges, les quantités et les localisations géographiques y étant mentionnées pourraient changer en fonction de l évolution du parc du MCF. Néanmoins, en préparation au déploiement et afin de suivre le déroulement des opérations durant le déploiement, le PA mettra à disposition de l adjudicataire un outil qui permettra de visualiser les sites à faire, les quantités d ordinateurs par site et les éventuels logiciels métiers (RECOB se référer au point ). La liste des sites ainsi que les quantités d ordinateurs peuvent être modifiés durant l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, notamment en cas de déménagement. L adjudicataire recevra en temps utile la liste du matériel à remplacer et du nouveau matériel à installer. Cette base de données (se référer au point pour plus d information à ce sujet) sera mise à jour jusqu au jour de la commande réelle afin que la situation du parc soit la plus correcte possible. L adjudicataire recevra alors un accès à cette base de données en vue d organiser au mieux l exécution du présent poste. L adjudicataire, une fois de l accord-cadre attribué sera tenu d adapter son planning en conséquence une fois que le kick off aura eu lieu. Durant l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents, une réunion de coordination est organisée au moins une fois par quinzaine et plus souvent si nécessaire. Ces réunions aborderont au minimum les points suivants : Présentation des rapports établis par l adjudicataire pour contrôler la qualité des services prestés et le respect des modalités d exécution prévues dans le cadre du présent accord-cadre. Examen de toutes les déficiences par rapport à ces modalités d exécution et explication des motifs. Vérification du respect du planning global de déploiement, identification des problèmes et retards potentiels et propositions de résolutions Qualité du déploiement et planification L adjudicataire est responsable du niveau de qualité des prestations fournies et s engage à se conformer aux objectifs du projet Neo3. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 98 sur 130

99 Le soumissionnaire s engagera sur un planning de déploiement lié à la liste des sites fournie en annexe 5.4 du présent CSC. Le planning de déploiement proposé par les soumissionnaires doit être découpé en étapes de déploiement pour lesquelles un contrôle mesurable pourra être effectué au maximum tous les 3 jours ouvrables notamment sur base du rapport visé au point du présent Poste 2. Les étapes sont identifiées dans un ordre chronologique. Vague 1 : 1. Phase pilote 2. Phase 1 3. Phase 2 Vague 2 : 1. Phase pilote 2. Phase 1 3. Phase 2 Plusieurs étapes peuvent être menées en parallèle. Toutefois, l adjudicataire ne peut travailler (déployer) sur plus de 5 sites différents simultanément. Le planning repris dans l offre de l adjudicataire devra tenir compte de cette restriction. Le PA se réserve le droit d écarter une offre qui n en tiendrait pas compte. Il est à noter que les installations pour les agents dits "itinérants" (environ 600), dans la mesure où elles sont effectuées au domicile des agents, ne seront pas considérées comme constituant des "sites" du MCF à proprement parler. Le domicile des agents n'entre donc pas en ligne de compte pour la limitation à 5 sites. De même, aucun coordinateur sur site de l'etnic n'est prévu sur place au domicile des agents. Chaque étape doit couvrir un nombre de sites identifiés par le soumissionnaire et un nombre estimé d ordinateurs remplacés à la fin de chaque étape. Une étape peut durer au maximum 9 jours ouvrables. A l issue de chaque étape, une évaluation du respect du planning annoncé sera effectuée et transmise par l adjudicataire au PA. En cas de retard, le soumissionnaire détaillera dans son offre de quelle manière il compte procéder pour le résorber. Exemple : le planning est découpé en étapes de 9 jours ouvrables à l issue desquelles un nombre théorique de sites aura été visité et un nombre théorique d ordinateurs aura été remplacé (par exemple 70 % durant la phase 1 et le solde durant la phase 2). Si l adjudicataire n atteint pas un des deux nombres, il doit activer un mécanisme de résorption du retard. Planning prévisionnel de la vague 1 Il est demandé au soumissionnaire de réaliser un planning prévisionnel (type Gantt) du déploiement pour la vague 1. Ce planning prendra comme date du début de la phase pilote le 1 er juillet 2016, et la date de fin le 31 janvier ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 99 sur 130

100 Le soumissionnaire indiquera la marge de sécurité prévue afin de faire face aux contingences éventuelles du projet (intempéries etc) qu il calculera comme suit : X = 1- ((V 1 / N * Tx * Jx) / (V 1 / N * Tx * Jy)) où X = marge de sécurité V 1 = nombre de pc prévus pour la Vague 1 du déploiement, soit 5100 ordinateurs N = nombre de techniciens (équivalents temps plein) prévu par le soumissionnaire (voir sous-critère 2 du point 2.8 Critère «Qualité du déploiement») Tx = le nombre d installations moyen par technicien et par jour (pour information, le PA fournit un retour d expérience au point , dont le soumissionnaire peut s inspirer) Jx = le nombre de jours ouvrés entre le 1 er et juillet 2016 et le 31 janvier 2017, fixé à 95 jours ( , voir point du CSC) pour les besoins de la formule. Jy = le nombre de jours ouvrés que le soumissionnaire estime nécessaires, dans son planning, à la migration de 5100 PCs de la vague 1 compte tenu de N et de Tx Le soumissionnaire est invité à remplir les données nécessaires à l application de cette formule dans l onglet prévu à cet effet dans l Annexe 5.2 du présent CSC (Inventaire). ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 100 sur 130

101 Equipe de projet Pour rappel, les dispositions du point du présent CSC s appliquent à l équipe de projet. Pour le présent Poste 2, le soumissionnaire doit désigner un chef de projet qui sera responsable des contacts avec le PA (voir point du présent CSC). Ce chef de projet est le seul interlocuteur du PA dans le cadre de l exécution du présent poste, pendant toute la durée de l accord-cadre, pour toutes les questions techniques, administratives et commerciales relatives à ce poste. Durant les phases de déploiement, il sera en permanence disponible pour le suivi du renouvellement. Il disposera d une certification ITIL foundation et d une expérience utile en gestion de projet équivalent. Un backup disposant également d une certification ITIL foundation ou d une expérience utile en gestion de projet équivalente sera désigné. Sauf avis contraire du PA, ce backup devra participer à toutes les réunions de coordination. Le PA devra donner son accord quant à la composition de l équipe de projet proposée. Celle-ci, de même que le chef de projet et son suppléant, devront répondre aux conditions prévues au point du présent CSC, notamment en ce qui concerne une connaissance parfaite tant écrite que parlée de la langue française. Chaque équipe des techniciens de l adjudicataire devra comporter un team leader qui, en plus des opérations de migration classiques agira comme contact privilégié auprès du coordinateur sur site ainsi qu auprès des responsables du site. En cas de retard durant le projet de déploiement, le soumissionnaire détaillera les procédures d escalade qui s appliqueront au projet (identification des contacts, fonction, coordonnées). Il détaillera également la structure de travail qu il compte mettre en place dans le cadre du déploiement. A ce sujet, le PA a d ores et déjà mis en place un comité de pilotage auquel devra participer l adjudicataire, une fois le présent accord-cadre attribué. L adjudicataire garantit pour toute la durée du déploiement, la stabilité des personnes affectées à l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. En cours d exécution, l adjudicataire n apportera aucun changement dans la composition de l équipe de projet sans l autorisation préalable du PA. Conformément aux dispositions du point du présent CSC, le PA se réserve le droit de pouvoir réclamer le remplacement immédiat d une ou plusieurs personnes de l équipe de projet de l adjudicataire dans les conditions prévues à cet article. Les soumissionnaires joindront à leur offre le curriculum vitae des personnes affectées à l'exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents et remplissant une fonction dirigeante (chef de projet et son suppléant au minimum). Les personnes affectées à la réalisation du présent poste porteront tous un textile imprimé ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 101 sur 130

102 visible afin de les identifier dans le cadre de ce projet (tee-shirt, polo, chemise de couleur unie, body warmer avec le logo du projet (logo fourni en annexe 5.7 du présent CSC)). Ces textiles imprimés devront être fournis par l adjudicataire afin que chaque technicien dispose d un stock de rechange en suffisance. En dehors des t-shirts, polos et chemises de couleur dont il équipera le personnel qu il affectera à l exécution du présent poste en suffisance et à ses propres frais et qui doivent donc faire partie de son prix remis pour le présent poste, le soumissionnaire mentionnera, à titre d option obligatoire, le prix unitaire des articles repris dans l annexe 5.2 du présent CSC dans l onglet «Textile & accessoires Neo3» afin que le PA puisse éventuellement en commander pour ses propres besoins. Ces prix unitaires incluront la pose du logo Neo3 (uniquement) et les frais de livraison au PA, quelle que soit la taille commandée. Il indiquera à titre d option obligatoire un prix par quantités de 10, 50 et 100 pièces. Les techniciens porteront également un badge avec leur nom, prénom et qualité. Ce badge au format A6 devra être fourni par l adjudicataire et devra afficher les logos Neo3 et ETNIC fournis dans annexe 5.7 du présent CSC. Il joindra à son offre un prototype du badge qu il propose d utiliser. Aucune mention publicitaire ne pourra être apposée sur ce badge ni sur les vêtements à l exception du logo de l adjudicataire et/ou du constructeur pour autant que ceux-ci soient de taille individuelle au maximum équivalente à la moitié du logo Neo3 et que leur taille cumulée ne dépasse pas la taille du logo Neo3. A l attribution du marché et sans surcoût, le PA se réserve le droit de changer la mise en page du badge. Une validation des logos à apposer sur tout support physique (textile, tour de cou, badge, tapis de souris, clé USB et/ou autres matériel arborant le logo ETNIC ou de la FWB) devra être faite par le PA avant leur impression Installation des équipements Principes généraux Les ordinateurs seront à installer sur : environ 70 sites pour 5100 PCs et à domicile pour environ 600 installations chez les agents itinérants pour la Vague 1 environ 25 sites pour les 655 PCs estimés pour la Vague 2 Les installations des ordinateurs se feront par site avec prise de contact au préalable avec les responsables de site (demandeur ou responsable hiérarchique) ; sauf pour les ordinateurs situés au domicile des utilisateurs itinérants et pour le personnel dirigeant qui devront impérativement être réalisées sur rendez-vous avec l agent. Les prises de contact par site auront lieu au plus tard 10 jours ouvrables avant la date de passage prévue. La date de passage exacte est confirmée dans les 3 jours ouvrables avant ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 102 sur 130

103 son échéance. Les installations des ordinateurs pourront être planifiées durant les congés scolaires. Le PA attire l attention des soumissionnaires sur le fait que ces périodes de congés scolaires sont l occasion pour les fonctionnaires de prendre également congé en partie. Le taux «d absence» est donc plus important à ces moments. Lors du déploiement, le soumissionnaire veillera à disposer sur site d une réserve de matériel suffisante pour anticiper tout problème le jour du déploiement. L intégralité du parc informatique en question devra être renouvelée en deux vagues de deux phases chacune (hors phase pilote). La première Vague vise à replacer le matériel Neo2 mis à disposition du MCF en location opérationnelle, et qui doit être restitué pour le 1er février La seconde Vague vise à remplacer le matériel des Maisons de Justice. Les installations de chaque vague seront réalisées par passages successifs pour ne pas retarder l avancement global du projet. Les premiers ordinateurs livrés devront être installés en premier chez les utilisateurs (selon le principe First In First Out - FIFO). Afin d assurer le suivi de l exécution du Poste 2 au quotidien sur les différents sites (pour rappel, l adjudicataire ne peut travailler sur plus de 5 sites différents simultanément), le PA mettra à disposition des coordinateurs sur sites qui seront présents sur sites comme le prévoira le planning de l adjudicataire. Ces coordinateurs sur site auront principalement une mission d accompagnement. Le coordinateur sur site agira en tant que contact privilégié avec le responsable du site et/ou du demandeur et aura la charge de faciliter le travail des techniciens de l adjudicataire par un rôle d organisation, et de signer les différentes fiches (refus d installation, refus de reprise, cas technique) le cas échéant. Afin que le PA puisse contacter rapidement les techniciens via l envoi de SMS, l adjudicataire tiendra une liste à jour des numéros de GSM de ses techniciens sous format Excel. Cette liste de numéros de GSM devra être transmise au PA pour tout changement qui interviendrait dans les équipes de l adjudicataire. Des accès nominatifs seront donnés aux techniciens de l adjudicataire, ce qui requiert notamment d un enregistrement dans CERBERE et/ou une fourniture de la copie de la carte d identité. Pour rappel, tout changement est sujet à un accord préalable du PA. Le soumissionnaire détaillera de quelle manière il mettra les livraisons en adéquation avec le planning et dont il assurera la gestion FIFO. Plus particulièrement, le soumissionnaire indiquera et détaillera au maximum dans son offre : Le nombre d ordinateurs qu il installera par jour durant la première phase ; Le nombre d ordinateurs qu il installera par jour durant la seconde phase ; La durée estimée d installation par ordinateur. La durée renseignée par ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 103 sur 130

104 l Adjudicataire est sans impact sur le prix remis. Le dépassement de celle-ci ne donnera en aucun cas lieu à la facturation d un surcoût. A titre d information, la cadence moyenne du déploiement Neo2 se situe entre 3 et 4 machines par jour et par technicien. Il est évident que cette cadence dépend de plusieurs facteurs, notamment : la nature du site les conditions de migrations sont différentes dans un site reprenant un grand nombre d agents et disposant d une connexion réseau rapide par rapport à un site décentralisé et fragmenté en plusieurs bâtiments et disposant d une connexion réseau limitée la disponibilité des agents (en fonction des vacances scolaires, de la charge de travail etc). Lors de la migration Neo2, le site du Léopold II fût terminé en dernier lieu et une équipe renforcée de l adjudicataire ainsi que plusieurs coordinateurs sur sites (de façon exceptionnelle) s y sont consacrés. Ce retour d expérience de Neo2 est fourni afin de présenter un aperçu des conditions opérationnelles de déploiement. Vague 1 Un «pilote» sera réalisé au plus tard durant le mois de Juillet 2016 afin de vérifier le bon déroulement des procédures de migration, en ce compris les outils de migration, avant le démarrage de la phase 1 de la Vague 1 (premier passage). Outre la validation technique des procédures et outils de migration, un contrôle qualité se fera auprès des agents dont le PC aura été migré afin de pouvoir récolter un retour d expérience des agents. Les résultats de ces contrôles qualités seront discutés en réunion de suivi du déploiement et pourront donner lieu à des modifications qualitatives des procédures de migration. La durée du premier passage de déploiement ne peut excéder une période maximale de 60 jours ouvrables. L objectif du premier passage (phase 1) est de déployer un maximum d ordinateurs en laissant, pour le second passage (phase 2), les cas posant problème ou les ordinateurs pour lesquels l agent était absent tout en s assurant que la continuité du service public n est pas mise en péril. Lorsqu un utilisateur n est pas présent durant le premier passage dans un bâtiment, celui-ci sera informé par l Adjudicataire de la date de passage suivante prévue dans le même bâtiment. Le second passage (phase 2) est prévu dès la fin du premier passage et ne pourra durer plus de 35 jours ouvrables. Il est à noter que le PA est en congés annuels à partir du 23 décembre 2016 au soir. Il est envisageable de démarrer la phase 2 avant la fin de la phase 1 pour autant que le premier passage ait bien eu lieu sur le site concerné. Le nombre total de sites visités simultanément - qu'il s'agisse de visites en phase 1 et/ou en phase 2 - ne peut toutefois être supérieur à 5. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 104 sur 130

105 Si un utilisateur n est pas présent lors du second passage (phase 2), l adjudicataire sera autorisé à remplacer son ordinateur selon la procédure prévue et détaillée en annexe 5.3 en prenant soin de demander un changement de mot de passe auprès du PA. Toutes les installations devront être effectuées à l issue du deuxième passage (phase 2). A ce sujet, l éventuel temps d installation supplémentaire nécessaire dans le cadre d installations d applications métiers visé au point «Option obligatoire - Applications métiers existantes» du Poste 3 - ne pourra être invoqué comme un motif de retard dans le déroulement des passages (phase 1 et 2) En l absence de l utilisateur concerné, les formalités d inventaire seront effectuées avec le chef de service de l utilisateur. Pour chaque fourniture, les différents passages de même que tous les services de déploiement (à l exception des services expressément exclus du coût du projet de déploiement (Poste 2) 12 ) et de garantie du Poste 2 sont considérés comme une seule installation et sont compris dans le coût total du projet remis par le soumissionnaire. A l issue des deux passages, l adjudicataire est tenu de restituer les anciens ordinateurs au bailleur actuel. Si le nouveau matériel n a pas pu être installé et/ou l ancien n a pu être récupéré, il se verra appliquer les sanctions prévues au point par ordinateur non installé et/ou par ordinateur non restitué. Le PA pourra toutefois décider de remettre la sanction prévue sur demande de l adjudicataire pour autant que ce dernier puisse démontrer qu il était dans l incapacité d installer un nouveau PC et de récupérer l ancien (ancien matériel indisponible, refus d installation, refus de reprise, ou impossibilité d installation à domicile). Si l adjudicataire se retrouve dans l impossibilité d effectuer des installations correctement planifiées (information préalable effectuée dans les délais prévus) et qu il est en mesure de démontrer que le PA ou les bénéficiaires de l accord-cadre sont responsables de cet état de fait, il pourra, moyennant accord du fonctionnaire dirigeant ou de son délégué, demander la facturation des prestations prévues. Vague 2 La deuxième vague concerne le remplacement du parc des Maisons de Justice, les modalités de migration décrites ci-dessus sont applicables à la Vague 2. Suite à la 6 ième réforme de l état, les Maisons de Justice sont désormais intégrées au sein de la Communauté Française. L ETNIC prévoit de migrer le parc informatique des MDJ et de l intégrer dans son réseau fin A titre d information, la différence principale entre les PCs Neo2 et ceux des Maisons de Justice, outre les aspects matériels, est l utilisation de Microsoft Office 2007 sur le parc Neo2 et d Office 2010 sur les PCs des Maisons de Justice. Dans ce contexte, une phase pilote pour la Vague 2 est a priori superflue puisque les procédures et outils de migrations auront été validés lors de la Vague Soit les applications métiers ( ), les prestations complémentaires en régie (4.5.5), les réparations hors garantie (4.5.6), la prolongation du stockage ( in fine) et les accessoires avec logo Neo3 acquis par le PA pour son personnel ( ) ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 105 sur 130

106 Néanmoins, si le besoin technique s en fait ressentir, une adaptation de l outil de migration et une phase pilote peuvent être demandées à l adjudicataire pour prendre en compte les éventuelles particularités du parc logiciel des MDJ dont nous devrions tenir compte dans le script et les procédures de migration Démontage du disque dur et Disque dur de remplacement En plus du matériel visé dans le Poste 1, les soumissionnaires prévoiront dans le coût forfaitaire de la vague concernée, la mise à disposition (achat) des 90% des quantités de disques durs suivantes et ce, en vue de l application du repris ci-dessous : 3135 PCs fixes Priminfo 240 PCs portables EEPC 1215N 1630 PCs portables Lenovo L PCs portables Lenovo L PCs portables Lenovo L PCs Dell E5600 Soit pour la Vague 1: 3135 disques durs de minimum 1 Tb SATA 3,5 pouces à 7200 T/min compatibles avec les PCs Priminfo 3000 disques durs de minimum 320 Gb SATA 2,5 pouces à 5400 T/min compatibles avec les PCs Lenovo L520, L512, L412, les EEPC 1215N et les Dell E5600 Pour la Vague 2 : 165 disques durs de minimum 1 Tb SATA 3,5 pouces à 7200 T/min compatibles avec les PCs Priminfo 490 disques durs de minimum 320 Gb compatibles avec les Dell Latitude E5530 et Dell Latitude E5540 Lors des installations de base, à la fin de la procédure d installation décrite au point du Poste 3 du présent accord-cadre, le disque dur de l ordinateur existant doit être démonté, placé dans un boîtier USB (minimum USB2), testé et confié à l agent. Le disque de remplacement sera inséré dans l ordinateur à remplacer. Le soumissionnaire inclura dans son prix du Poste 2 des quantités égales à 90% de chaque modèle de disque dur et du boitier correspondant du parc à remplacer ainsi qu un prix unitaire par disque (comprenant le disque, le boitier, les prestations d installation, de migration et de test) pour tout remplacement de disque dépassant le quota de 90% prévus dans le forfait de migration. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 106 sur 130

107 Reprise de l ancien équipement Neo2 et stockage temporaire Les présentes dispositions viennent en complément des dispositions du point du Poste 3 du présent accord-cadre lorsqu elles s appliquent dans le cadre du présent Poste et sont comprises dans la marge fixe indiquée par le soumissionnaire pour le présent Poste. Tous les ordinateurs récupérés dans le cadre du renouvellement seront identifiés à l aide d un numéro unique et d un code barre et seront stockés dans un endroit sécurisé jusqu à leur restitution au bailleur du précédent marché (3135 PC fixes et 2080 PC portables) ou au PA (250 PC portables). Ces PCs feront l objet d un audit de fonctionnement de la part du bailleur du précédent marché, dans les mêmes locaux de stockage avant leur enlèvement par et sous la responsabilité dudit bailleur. Nous attirons l attention du soumissionnaire sur le fait qu il y aura environ 250 PCs communs (partagés) qui seront à reprendre mais qui ne seront pas remplacés (principalement les EEPCs). Particulièrement, concernant les 250 PC portables ne devant pas être rendus au bailleur, l adjudicataire doit obligatoirement prévoir de les stocker suivant les mêmes contraintes mais à un emplacement distinct permettant de les reconnaître. L adjudicataire recevra la liste des numéros de série de ces équipements afin qu il puisse les identifier. Pour information, une étiquette située à l arrière des PCs portables en question mentionne clairement le terme «achat». Les autres PCs à restituer au bailleur portent eux la mention «location». Dans ce cadre, l adjudicataire sera tenu d assurer, sans surcoût pour le PA, la mise à disposition d un espace de travail avec tables, chaises, prises électriques et éclairage à proximité des ordinateurs stockés afin que le bailleur puisse vérifier l état et le fonctionnement du matériel. Pour le 31/01/2017 au plus tard, tous les ordinateurs mis à disposition du PA dans le cadre du projet Neo2 doivent être présents dans ce lieu de stockage, dans les conditions prévues par le présent CSC. A compter de ce jour, le bailleur du précédent marché commencera l audit dont il est question ci-dessus et prendra possession du matériel concerné. En cas de nécessité si le bailleur du précédent marché est dans l incapacité de procéder à l intégralité des opérations susvisées endéans le 1/03/2017, le soumissionnaire indiquera le coût d une prolongation du stockage des ordinateurs à restituer au bailleur du précédent marché (par m³ et par mois), applicable à compter de cette date. Le soumissionnaire indiquera également un prix par m³ et par mois pour le stockage des PCs étant la propriété du PA (dont le nombre est estimé à 250). Le contrôle des modalités de stockage décrites dans le point sont d application à compter du 01/02/2017. Elles sont complétées par les dispositions suivantes : Différentes palettes seront constituées pour chaque type de matériel : Moniteurs (avec câbles) Tours PCs fixes PCs portables (stockés verticalement) ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 107 sur 130

108 Claviers Câbles d alimentation Souris Haut-parleurs Stations d accueil des PCs portables (avec alimentation externe) Le matériel récupéré sera étiqueté et inventorié dans une base de données qui reprendra au minimum les données suivantes : Date & heure d enlèvement Nom & prénom de l installateur Marque et modèle de l équipement N de série de l équipement Référence unique qui sera apposée sur l équipement (n unique et code barre) Référence de la palette de stockage Référence de la palette sur plan (ou de localisation dans le stock) Seuls les matériels identifiés dans l inventaire du matériel à restituer devront être restitués au bailleur du précédent marché, tout le matériel qui ne serait pas dans le listing du matériel à restituer devra être conservé dans les mêmes conditions pour le retourner au PA, avec également une possibilité de prolonger la durée de stockage. Malgré ces mesures, tout ordinateur récupéré qui ne pourrait être restitué le 31/01/2017 fera l objet d une sanction qui sera due au PA pour le 15/02/2017 (voir ), sans préjudice de l application du point in fine. En cas de dégâts matériels rendant impossible l usage de l ordinateur, le PA se réserve le droit d appliquer à l adjudicataire des sanctions (voir ) Gestion de l inventaire Les dispositions du point du CSC sont applicables aux commandes du PA. Concernant les PAB, les dispositions du point du CSC sont applicables Feuille d inventaire La feuille d inventaire s imprime depuis l outil de gestion d inventaire du PA. Cette feuille d inventaire reprend notamment le matériel repris lors du déploiement et ce, en respectant au minimum le détail suivant : Reprise PC fixe : Tour Ecran Clavier externe Souris externe Baffles et alimentation externe Reprise PC Portable PC portable ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 108 sur 130

109 Alimentation complète Docking station et alimentation externe Souris externe Sac de transport Câble de sécurité La feuille d inventaire doit être complète, signée et datée par l utilisateur du matériel après vérification de son bon fonctionnement (sauf en cas d absence lors du second passage où il est alors signé par son N+1). La feuille d inventaire (complète, signée et datée) sera transmise au PA au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent l installation du matériel en question, faute de quoi le PA se réserve le droit d appliquer l une des sanctions prévues au point Le PA attire l attention des soumissionnaires sur ce point. En effet, la parfaite exactitude des documents signés et le délai de transmission au PA feront l objet d un contrôle rigoureux de la part du PA Outil de gestion du déploiement En préparation au déploiement, le PA procèdera à la création d une base de données nommée RECOB qui reprendra : Les agents et leur localisation géographique Le matériel qu ils possèdent Le matériel qui doit être repris Le matériel qui doit leur être installé Les logiciels métiers qui ne seraient pas virtualisés et qui devraient être installés par le technicien de l adjudicataire sur l ordinateur de l agent Cette base de données RECOB sera accessible via une interface web qui permettra à l adjudicataire d imprimer, par site, les fiches techniques reprenant les détails énoncés ciavant. En complément aux formalités d inventaire Pytheas décrites dans le présent accord-cadre, l adjudicataire sera tenu de mettre à jour le statut des installations dans la base de données RECOB en modifiant le statut de la demande une fois le PC installé et en y ajoutant notamment la date d installation et le nom de l installateur qui change le statut. En fonction des évolutions de la base de données durant le déroulement du projet, l adjudicataire sera tenu de mettre à jour son planning aussi souvent que nécessaire Déploiement des ordinateurs pour les utilisateurs itinérants et/ou les télétravailleurs Actuellement, au sein du parc informatique de la CF, environ 600 agents sont identifiés comme itinérants et disposent de leur matériel à domicile. Le PA, en fonction de l évolution des besoins du Ministère de la CF, se réserve le droit de modifier ces quantités. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 109 sur 130

110 Dans le respect des principes énoncés ci-avant pour l installation de base, l adjudicataire sera tenu de réaliser des installations au domicile d utilisateurs itinérants durant la phase 1. Ces installations auront lieu sur prise de rendez-vous à charge de l adjudicataire, pendant les heures ouvrables, correspondant aux heures d ouverture des bureaux telles que décrites au point repris ci-dessus. Après 3 propositions téléphoniques de rendez-vous, si l adjudicataire a été dans l impossibilité de prendre un rendez-vous durant le premier passage pour remplacer le matériel, l utilisateur itinérant sera invité à rapatrier son matériel dans les locaux du PA où l adjudicataire effectuera l installation. L adjudicataire devra cependant justifier de la bonne exécution des 3 essais. Si l utilisateur itinérant ne se présente pas dans les locaux du PA avant le 31/12/2016, aucune sanction ne pourra être appliquée à l adjudicataire. Afin de gérer ces prises de rendez-vous et le suivi des installations à domicile, l adjudicataire mettra à disposition du PA un assistant de projet qui sera chargé de l organisation des rendez-vous et du suivi de la progression du renouvellement pendant toute la durée du renouvellement. Cette personne réalisera tous les 3 jours ouvrables un rapport d avancement sur le nombre d installations effectuées et le nombre d installations restantes (voir point ). Elle effectuera un suivi du nombre de propositions de rendez-vous effectuées. L ensemble des tâches effectuées par ce assistant de projet reste entièrement sous la responsabilité de l adjudicataire Déploiement des ordinateurs pour le personnel dirigeant et secrétariat particulier Au sein du parc informatique de la CF, environ 150 agents sont identifiés comme membres du personnel dirigeant (environ 60 personnes) ou faisant partie du secrétariat particulier (environ 90 personnes) de ce personnel. Le membre du personnel dirigeant (donc pas les secrétariats particuliers) peut selon les cas disposer d un ordinateur portable et d un ordinateur fixe ainsi que d un GSM/PDA/tablette synchronisé(e) avec son client de messagerie et son PC de manière générale. Pour le secrétariat particulier, il est à préciser qu ils pourraient disposer d un ordinateur portable mais pas d un GSM/Smartphone/tablette. Dans le respect des principes énoncés ci-avant pour l installation de base (notamment en terme d horaires), l adjudicataire sera tenu de réaliser des installations plus complexes pour le personnel dirigeant et le secrétariat particulier. L installation pour les membres du personnel dirigeant et pour et le secrétariat particulier est estimée à ½ journée par personne sur base de l expérience du déploiement Neo2. L installation qui aura lieu sur rendez-vous aura lieu dans les locaux du MCF. Sauf particularité et moyennant justification motivée, si ce délai d une demi-journée devait être dépassé, aucun surcoût ne pourra être facturé au PA. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 110 sur 130

111 Le personnel affecté à ces prestations devra impérativement adopter un comportement adéquat (notamment offrir plus de souplesse que pour des installations classiques qui se déroulent dans le cadre d'une procédure précise) et une tenue vestimentaire adaptée (de préférence une chemise). Sauf demande expresse contraire du PA, l installation des équipements chez un dirigeant et son secrétariat particulier seront réalisées simultanément Rapports Périodiquement, selon un calendrier défini de commun accord lors de la réunion de démarrage, l adjudicataire fera un rapport complet au comité de pilotage concernant l avancement du projet et des problèmes rencontrés avec propositions de solution. Doivent au minimum figurer dans ces rapports les éléments suivants : - état de chaque étape de réalisation, - progression de la phase, - nombre d incidents rencontrés, - nombre de refus d installation, - nombre de refus de reprise de matériel, - % de rendez-vous fixés, - % de rendez-vous effectués, - nombre de tentatives de prise de rendez-vous, - nombre moyen réel de techniciens, en ETP, affectés au projet, - problèmes rencontrés avec propositions de solution. Le PA se réserve le droit de demander des indicateurs complémentaires qui devront figurer dans le rapport et ce, sans surcoût. Durant le déploiement, un rapport rédigé par le personnel de l adjudicataire sera par ailleurs réalisé tous les 3 jours ouvrables afin de vérifier les paramètres clés de respect des plannings (nombre de PCs installés dans la journée, nombre de problèmes rencontrés sur site, nombre de PCs à installer dans un passage suivant en parallèle avec les prévisions qui seront fournies dans le planning). Ces rapports différencieront les PCs migrés lors de chaque phase de chaque vague. La récolte de ces informations de suivi est à charge de l adjudicataire. Tous les documents produits seront rédigés par le personnel de l adjudicataire en langue française Stockage du matériel repris Le stockage du matériel Neo2 loué à remettre au bailleur du marché Neo2 fera partie intégrante du forfait remis pour le déploiement. Le soumissionnaire indiquera un prix de stockage temporaire par m³ de stockage et par mois à des fins de stockage ad hoc, notamment destiné au stockage du matériel Neo2 acheté dont le PA fournira la liste des numéros de série, ainsi que des PCs des Maisons de ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 111 sur 130

112 Justice. Pour rappel, l ensemble du matériel stocké durant l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents dans quelque cadre que ce soit devra être couvert par une assurance adéquate (vol, dégâts et incendie au minimum), prise par l adjudicataire, et ce pour une valeur minimale équivalente aux amendes à payer en cas de non restitution (voir point ) et la valeur résiduelle du matériel qui ne doit pas être restitué au bailleur. Particulièrement, durant son transit entre le bureau de l utilisateur et le lieu de stockage, l adjudicataire en assume l entière responsabilité en cas de vol sur les sites du PA ou des PAB concernés et en assure le stockage temporaire en accord avec le responsable du site sur lequel le matériel est stocké. La sécurité de ce lieu de stockage doit être optimale, aussi bien en termes de sécurité intrusion que d incendie Résumé du forfait de déploiement En résumé, sont à inclure dans le forfait de déploiement : Les frais couvrant les services de mise en place et d encadrement du projet, les prestations d installations du matériel, de reprise de l ancien matériel 90% des disques durs, boîtiers (voir point ) Stockage du matériel Neo2 loué à restituer au bailleur (point ) Stock de «spares» destiné à replacer le matériel en réparation hors garantie (voir point 4.5.6) ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 112 sur 130

113 4.5. POSTE 3 : Services standards Les livraisons et les services connexes d installation visés par le présent Poste sont soumis aux sanctions énumérées tout au long de ce Poste et reprises au point Révision/adaptation pour un PAB Dans le cadre du présent poste, les points suivants sont susceptibles de faire l objet de révision ou d adaptation de la part des éventuels PAB en début d accord-cadre ou au plus tard lors de la 1 ère commande effectuée par le PAB concerné : - horaires des livraisons et des prestations ( ) ; - modalités de suivi et de planning des commandes (en termes de reporting notamment) (3.10) ; - modalités de gestion des inventaires (processus et outils,...) et structure des données d inventaire (4.5.2) ; - procédures d installation ( ) ; - marquage des équipements ( ) ; - image des PC ( ) ; - migration des courriers électroniques et paramètres internet ( ) ; - installation d un point de collecte des batteries usagées ( ) ; - réception des documents techniques sous format papier et/ou les CDs de réinstallation ( ) ; - modalités de facturation (3.12). Les PAB pourront également disposer d un suivi personnalisé et de la désignation d un contact dédié (chef de projet spécifique au PAB concerné). Afin de limiter l impact pour l adjudicataire de telles adaptations, celui-ci est invité à préciser dans son offre à l endroit prévu dans le Formulaire d offre le coût forfaitaire qu il demande par PAB pour la révision et/ou l adaptation de l intégralité des procédures dont question ci-dessus, en ce compris la possibilité de disposer d un chef de projet dédié. Toutefois, ce coût forfaitaire ne sera pas d application : - pour un PAB qui effectue une commande effective de minimum 250 machines à l Adjudicataire dans le cadre du présent Poste ; - pour un PAB qui s engage fermement à commander au minimum 500 ordinateurs à l adjudicataire sur la durée du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents. Dans ces deux hypothèses, les frais de révision et/ou d adaptation desdites procédures sont à charge de l Adjudicataire. Toute disposition contraire contenue dans l offre d un soumissionnaire sera réputée non écrite Gestion de l inventaire Les règles applicables en matière d inventaire devront être mise en place au cas par cas pour chaque PAB et seront éventuellement déterminées en début d exécution du de l accord-cadre et de ses marchés subséquents et ce, dans les conditions reprises ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 113 sur 130

114 au point du présent poste Logistique Emballages et matériel à évacuer Dans le cadre des prestations d installation, l adjudicataire assure l enlèvement de tout le matériel neuf excédentaire, de tout le matériel remplacé et des emballages, au plus tard le premier jour ouvrable suivant l installation du matériel neuf. La responsabilité de l adjudicataire est engagée au moment où l agent (ou son supérieur) signe la feuille de reprise. Tout le matériel enlevé doit être rapatrié au lieu de stockage le premier jour ouvrable suivant. Particulièrement, durant son transit entre le bureau de l utilisateur et le lieu de stockage, l adjudicataire en assume l entière responsabilité en cas de vol sur les sites du PA ou des PAB concernés et en assure le stockage temporaire en accord avec le responsable du site sur lequel le matériel est stocké. Si ce délai est dépassé, des sanctions sont applicables (voir le point ). En aucun cas, l adjudicataire ne pourra utiliser les moyens d évacuation présents sur les sites du PA ou des PAB concernés, il devra disposer de ses propres moyens et procédures. L adjudicataire s engage à respecter les filières d évacuation et de recyclage adaptées à la nature des éléments à évacuer (frigolite, carton, bois, plastique, ). La notion d emballage désigne également les palettes Stockage du nouveau matériel durant l exécution de l accord-cadre Tout matériel stocké dans le cadre du présent Poste, le sera sur des palettes identifiables aisément par le PA ou le PAB concerné. Ainsi, l adjudicataire mettra en place un système de stockage organisé et formalisé avec identification et indication de l emplacement sur plan ou via un système de localisation et d identification du contenu de chaque palette. La solution mise en place doit permettre de retrouver un équipement sur base d un numéro de série et/ou d un numéro unique. La sécurité de ce lieu de stockage doit être optimale, aussi bien en termes de sécurité intrusion que d incendie. L ensemble du matériel stocké durant l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents dans quelque cadre que ce soit devra être couvert par une assurance adéquate (vol, dégâts et incendie au minimum), prise par l adjudicataire et dont le PA pourra demander la preuve dans les 15 jours qui précèdent les premières arrivées en stock (étape incontournable pour pouvoir stocker du matériel). En cas de retard liés à la fourniture de la preuve en question, l impact sur la clôture de la vague 1 sera de l entière responsabilité de l adjudicataire. Le soumissionnaire décrit complètement sa vision en la matière. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 114 sur 130

115 Tous les mouvements de stock en entrée ou en sortie devront être consignés et une base de données reprenant tous ces mouvements devra être consultable par le PA ou les PAB concernés à tout moment. Sur la base de cette base de données, le PA et chaque PAB concerné devront pouvoir identifier aisément pour un n de série donné, son lieu de stockage, sa date d entrée en stock, sa date de sortie et la personne qui en a pris possession. Si l adjudicataire constitue des stocks dans des sites décentralisés ou chez les techniciens afin de faciliter l exécution de leurs tâches, ces lieux de stockage seront clairement mentionnés dans la base de données avec une mention «transit» suivie du lieu de stockage temporaire. Le PA procédera à des contrôles inopinés afin de vérifier le bon fonctionnement de la solution mise en place. En cas de défaillance, un PV sera dressé par le PA et l adjudicataire disposera de maximum 5 jours ouvrables pour prendre les mesures correctives. Le PA effectuera ensuite un nouveau contrôle. Dans le cas où TOUS les manquements ne sont pas corrigés endéans le délai imparti pour ce faire, la sanction prévue à cet effet au point est d application jusqu à ce que TOUS les manquements soient finalement corrigés. L application de cette sanction ne dégage en aucun cas l adjudicataire de sa responsabilité de se conformer aux dispositions de ce point et du CSC en général. Dans l hypothèse où le PA ou un PAB devait commander séparément des fournitures et des prestations, le PA ou le PAB concerné procédera aux contrôles des stocks susvisés à compter de la réception provisoire du matériel, telle que décrite au point ci-dessous Option Obligatoire : Transport et manutention de matériel informatique (sans installation préalable) Afin de procéder à l évacuation du matériel usagé et à son rapatriement ainsi que, de manière ponctuelle, au transfert de matériel, le soumissionnaire indiquera, à titre d option obligatoire le prix qu il propose pour manutentionner, conditionner, transporter ce matériel d un site vers un lieu de stockage ou vers un autre site identifié par le PA ou le PAB concerné. A la demande du PA ou d un PAB concerné, l adjudicataire sera au surplus tenu de relever les informations suivantes dans un tableau Excel à fournir au PA ou au PAB concerné : - Nom et prénom de la personne ayant demandé le transport du matériel - Site de provenance du matériel - Date d enlèvement du matériel - Type matériel (écran, imprimante, PC, PC portable, autre) - Marques matériel - Modèle matériel - Numéro de série Il est à noter que, pour faciliter l enlèvement, le matériel sera rassemblé au mieux sur le site dans un endroit de stockage temporaire accessible avec un diable ou un chariot. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 115 sur 130

116 Afin d assurer le transport de ce matériel, il indiquera un coût de transport au km. Le soumissionnaire indiquera un prix par m³ selon les fourchettes suivantes : Volume Prix par m³ Coût du transport par km pour rapatriement sur le lieu de stockage déterminé par le PA < 1 m³ De 1 à 2 m³ De 2 à 5 m³ Au-delà de 5 m³ Ce prix par m³ devra inclure la manutention et le conditionnement sur palette filmée. En fonction de la nature du matériel à transporter, des mesures devront être prises pour éviter que celui-ci ne souffre du transport et du stockage. L ensemble du matériel transporté durant l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents dans quelque cadre que ce soit devra être couvert par une assurance adéquate (vol, dégâts et incendie au minimum), prise par l adjudicataire Prestations spécifiques d installation et de livraison Dispositions générales relatives aux livraisons Livraison de base Dans son offre, le soumissionnaire décrit complètement les services qu il entend prester dans le cadre de cet accord-cadre pour la livraison des équipements. L adjudicataire sera tenu d effectuer des livraisons unitaires ou groupées sur le territoire de la Communauté française. Les ordinateurs livrés devront être préparés avec l image fournie par le PA ou le PAB concerné ainsi qu étiquetés conformément à ce qui aura été proposé dans l offre de l Adjudicataire. Les données d inventaire relatives au matériel faisant l objet de la livraison doivent être transmises au PA ou au PAB concerné au minimum 3 jours ouvrables avant la livraison. A défaut d instruction particulière du PA ou du PAB concerné, la structure des données d inventaire doit être conforme à la structure détaillée au point 4.5.2«Gestion de l inventaire». Le mode de transmission des informations d inventaire se fera via une procédure qui sera décrite après l attribution de l accord-cadre et selon les nécessités de fonctionnement du PA ou des PAB concernés. Toute livraison de base devra faire l objet d une prise de contact avec un coordinateur local (dont les coordonnées seront précisées à la commande) sur le site indiqué à la commande au minimum 3 jours ouvrables avant la livraison sur site. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 116 sur 130

117 La livraison de base doit être incluse dans le prix de la fourniture décrite au point du Poste 1 Les soumissionnaires renseignent dans l annexe 5.2du présent CSC les délais de livraison sur lesquels ils s engagent. Ces délais font l objet d une cotation au niveau des critères d attribution de l accord-cadre (point 2.8 du présent CSC) Planning d exécution Les livraisons du matériel commandés dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents devront pouvoir avoir lieu dans les délais indiqués par le soumissionnaire dans l annexe 5.2 du présent CSC et ce, dès réception de la première commande suivant l attribution de l accord-cadre. Pour rappel, ces délais font l objet d une évaluation au niveau des critères d attribution du présent accord-cadre. Le cas échéant, l adjudicataire sera tenu d affecter les ressources nécessaires à la bonne exécution des commandes simultanées et ne pourra en aucun cas s en prévaloir pour justifier du non-respect de ses obligations dans le cadre du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents (retard, ). Le soumissionnaire détaillera également dans son offre les procédures d escalade qui s appliqueront en cas de retard dans l exécution des commandes (identification des contacts, fonction, coordonnées) Dispositions générales relatives aux installations Installation de base Dans son offre, le soumissionnaire décrit complètement les services qu il entend prester dans le cadre de cet accord-cadre pour l installation des équipements. Les coûts pour les différentes installations doivent être spécifiés dans l annexe 5.2 du présent CSC. Il incombe à l adjudicataire de livrer et d installer les équipements, ce qui implique notamment les opérations suivantes : la prise de contact avec le FD ou son délégué et les coordinateurs locaux (10 jours ouvrables avant la date de passage estimée et minimum 3 jours ouvrables avant le début des prestations); la livraison sur place ; le déballage du matériel ; l installation du matériel sur le bureau de l agent (en ce compris ses différents périphériques) ; le raccordement physique de l équipement au réseau (le cas échéant) qui comprend : o la liaison entre le PC fixe ou portable et les connexions (mur ou sol), ainsi que l éventuel raccordement aux switchs qui se trouvent dans le local de concentration ; il s'agit uniquement d'effectuer, quand c'est nécessaire, le raccordement entre le câblage passif installé et l'ordinateur (côté bureau) et entre le câblage passif et le matériel actif (côté concentrateur). A priori, le ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 117 sur 130

118 câblage existant doit être prioritairement utilisé et est déjà connecté. o dans le cas d installation sur un réseau wifi, pour autant que l adjudicataire dispose des clés d accès, l adjudicataire est tenu de connecter l ordinateur au réseau wifi. la personnalisation du nouveau PC suivant les paramètres fournis par le PA/PAB (computername, numéro de série, paramètres mails, dossiers par défaut dans office); l étiquetage de l ordinateur (nom unique) avec une étiquette de qualité (identification inaltérable de l ordinateur qui, en cas de tentative d effacement, laisse une trace physique visible); o l étiquetage s appliquera aux composants bureautiques suivants : écrans, docking station, tours, PC portables, tablettes o l étiquette devra physiquement se trouver pour chaque type d appareil toujours dans la même zone (par exemple, derrière en haut et à gauche des écrans). Cet emplacement peut être déterminé par l adjudicataire mais doit être facilement accessible par les agents. o Cette étiquette doit comporter le nom du PA/PAB, un code barre représentant le numéro et le numéro écrit en chiffres arabes. l ajout de l ordinateur dans le domaine (éventuellement via une connexion VPN) par l exécution d un script fourni par le PA ou le PAB concerné ; le retrait de l ancien ordinateur du domaine (déplacement d «O.U.») par l exécution d un script fourni par le PA ou le PAB concerné ; le transfert des données de l utilisateur (voir plus loin) ; la migration des courriers électroniques et internet (voir plus loin) ; le branchement de l imprimante individuelle éventuelle, y compris le chargement et le paramétrage du bon pilote et test d impression ; la connexion à une imprimante réseau existante à proximité du PC et un test d impression ; l attribution du matériel à un agent dans l outil d inventaire du PA (Pytheas) ou du PAB concerné, la validation du fonctionnement de l ordinateur par l impression d un rapport qui sera généré par un outil que le PA ou le PAB concerné fournira. Ce rapport ne sera considéré comme valide, qu à la condition que la mention OPERATIONNEL soit imprimée ; si l utilisateur ne dispose pas de connexion Internet pour que l installateur encode l ordinateur dans le logiciel d inventaire du PA (Pytheas) ou du PAB concerné et imprime la fiche d inventaire, l installateur devra disposer d une solution de connexion via le réseau GSM; la réception de l installation par la signature de l utilisateur du document visé au point «Feuille d inventaire» ci-dessus ; l identification, la mise à jour de l inventaire, la reprise de l'ancien équipement et le stockage conformément aux dispositions du présent CSC ; la reprise et l enlèvement définitif ou le recyclage des emballages quotidiennement lors de l installation éventuelle, si un utilisateur dispose d un clavier, d une souris ou d un moniteur qu il souhaite conserver et qui ne fait pas partie de l inventaire du PA ou du PAB concerné comme matériel à récupérer et pour autant que celui-ci soit compatible avec l ordinateur, il sera installé sur l ordinateur. Le ou les périphériques qui n auraient pas été installés seront conservés par l adjudicataire et identifiés dans un inventaire séparé qui respectera la structure d importation dans l outil d inventaire du PA (Pytheas) ou du PAB concerné ; la transmission au PA ou PAB de l original de la feuille d inventaire dans les 5 jours ouvrables sous peine d application de sanctions (voir point ) Transfert des données de l utilisateur L installation couvre le transfert des données d un poste de travail existant sur un nouveau poste de travail (tous les documents bureautiques type «Office» ou identifiés par ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 118 sur 130

119 l utilisateur vers le dossier «Mes documents» sur le nouveau PC). L offre ne peut prévoir aucune limitation du volume de données à transférer. Les données personnelles de type multimédia ne doivent pas être transférées des anciens ordinateurs vers les nouveaux. L utilisateur est tenu de s assurer du transfert de ses éventuelles données multimédia (audio et vidéo). Le soumissionnaire détaillera également de quelle manière il procédera au contrôle de la bonne exécution du transfert. Pour chaque transfert, un rapport sera stocké sur le nouveau matériel dans un dossier précis qui sera communiqué à l adjudicataire en temps utile. Ce rapport doit reprendre le chemin d origine des fichiers avec leur nom complet, leurs extensions, leur taille et la date de la dernière modification. Le soumissionnaire joindra à son offre un exemple de rapport qu il peut produire. Le PA ou le PAB concerné ne peut être tenu pour responsable des problèmes d incompatibilité qui peuvent apparaître dans le cadre du transfert des données entre ordinateurs. Les serveurs du PA ou du PAB concerné ne sont pas disponibles pour être utilisés comme endroit de stockage temporaire. Le transfert de données ne peut se faire que localement via un périphérique externe ou via un câble dédié ou par tout autre moyen n utilisant pas le réseau local. Dans son offre, le soumissionnaire décrit complètement les services dont il entend faire usage dans le cadre de cet accord-cadre pour le transfert des données de l utilisateur Migration des courriers électroniques, des paramètres internet et des éventuels paramètres spécifiques à l utilisateur Pour ce qui concerne le PA, les données, les paramètres et les listes d adresses sont à reprendre et à transférer sur le nouveau PC dans le client Outlook 2010 ou Le client de messagerie actuellement configuré sur les ordinateurs est Microsoft Outlook. Si l utilisateur dispose d outils bureautiques personnels, l adjudicataire n est pas tenu d en assurer la réinstallation sur son nouvel ordinateur. S il dispose d accessoires externes connectés au PC (GSM, Smartphone, tablette), l adjudicataire n est pas tenu de réinstaller les logiciels permettant de les exploiter (exception pour les VIP). Sur le nouveau PC, les comptes pop3/smtp/imap/mapi/exchange de messagerie seront configurés comme sur l ancien PC. Les paramètres d Internet Explorer et de Firefox seront migrés vers le nouvel ordinateur. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 119 sur 130

120 Les «favoris» (bookmarks) doivent être repris et remis dans les programmes respectifs. Dans son offre, le soumissionnaire décrit complètement les procédures dont il propose l usage dans le cadre de cet accord-cadre pour la migration des courriers électroniques, des paramètres internet et des éventuels paramètres spécifiques à l utilisateur. Pour les autres PAB, cet article devra faire l objet d une éventuelle adaptation prévue au point ci-dessus Option obligatoire - Applications métiers existantes Lors de la migration de certains PCs des agents, des applications spécifiques seront à réinstaller par le technicien de l adjudicataire. Pour chacune de ces applications, le PA fournira les sources, établira une procédure d installation et définira d un timing d installation. Le PA dispose d une liste d applications métiers installées sur le parc informatique du PA. Cette liste est fournie en l état dans l annexe 5.5 et sera actualisée après l attribution de l accord-cadre. A titre d option obligatoire, le soumissionnaire indiquera un prix par minute destiné à l installation de ces applications métiers spécifiques. Ce timing a été établi sur base du retour d expérience du premier renouvellement global du parc informatique. Sauf cas de force majeure, si le timing est dépassé lors d une installation, aucun supplément ne pourra être réclamé au PA ou au PAB concerné. Ces installations optionnelles pourraient être commandées par le PA ou un PAB au moment de la première commande ou durant l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. Elles seront toujours commandées dans le cadre d une installation. Si des installations «métier» sont commandées, leur quantité sera communiquée et le temps étant connu, l adjudicataire devra mettre les ressources complémentaires nécessaires afin de compenser l augmentation de la durée totale de migration résultante. Complémentairement au prix forfaitaire par logiciel métier qui sera mentionné à l annexe 5.2 du présent CSC, sur base du coût des installations métiers connues, le soumissionnaire indiquera un prix à la minute pour tout nouveau logiciel métier non visé dans l annexe en question qui serait ajouté en cours d exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents. Le temps d installation de ces éventuelles nouvelles applications métiers sera calculé de commun accord entre l adjudicataire et le PA ou le PAB concerné une fois que les sources et la procédure d installation seront fournies à l adjudicataire Prototype d un outil de migration ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 120 sur 130

121 Afin de vérifier la manière dont les soumissionnaires comptent mettre en œuvre la migration des données, des paramètres et les prestations d installation spécifiques, le soumissionnaire joindra à son offre, un outil de migration fonctionnel composé d un ou plusieurs logiciels nécessaires à la migration des courriers électroniques et des documents des utilisateurs ainsi qu une procédure détaillée permettant au PA de vérifier l adéquation de l outil proposé aux dispositions du présent CSC. Cet outil sera utilisé pour les migrations à effectuer dans le cadre d installations commandées dans le cadre du présent accord-cadre et ce, sans surcoût pour le PA ou le PAB. Un lien de téléchargement vers une machine virtuelle Hyper-V en Windows 7 pro Service Pack 1 et Office 2007 sera fourni par retour d une fois que le soumissionnaire en aura fait la demande par courrier à l adresse à [email protected], en mentionnant la référence de l accord-cadre en objet. L annexe 5.16 du présent CSC, dûment remplie, datée et signée, doit impérativement être annexée à la demande. Cette machine virtuelle représente une machine type telle qu elle peut être trouvée sur le réseau de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Elle servira de base pour le test qui sera effectué durant l évaluation des offres quant à leur régularité au regard des dispositions de la présente section. L outil sera accompagné d une procédure détaillée sur la manière de le mettre en œuvre. Sauf pour le prototype de l outil, les transferts ne pourront s effectuer via le réseau dans le cadre des installations dans ou hors déploiement. Les techniciens du PA procéderont à une migration depuis la machine virtuelle en Windows 7 pro SP1 vers une machine en Windows 10 pro en utilisant l outil et en suivant la procédure qui aura été remise avec l offre. Tous les frais de licences éventuels liés à cet outil sont à charge exclusive de l Adjudicataire et devront être intégrés dans les différents coûts d installation présents dans son offre. La machine virtuelle source contient : 500 documents Word 300 documents Excel 450 fichiers de tous types dans le dossier mes documents 50 documents Powerpoint 15 favoris Internet Explorer Internet explorer personnalisé au niveau des options Internet 15 favoris Firefox Firefox personnalisé au niveau des options Internet Des documents personnels de l utilisateur situés sur le bureau Une boîte contenant compte mail Exchange ainsi qu une boîte mail partagée utilisant le protocole IMAP, des contacts et un agenda rempli dans Outlook 2007 et une base de données de saisie automatique (.nk2) utilisée Une archive Outlook au format.pst Une fois migrés, tous ces éléments devront être retrouvés sur la machine en Windows 10 et Office 2013 et avec le compte mail Exchange, la boîte partagée IMAP, la base de données de saisie automatique (.nk2) ainsi que l accès à l archive.pst reconfigurés. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 121 sur 130

122 Si l intégralité des éléments ne peut être migrée en moins de 45 minutes, en suivant la procédure du soumissionnaire, le PA se réserve le droit d exclure l offre du soumissionnaire. Les fichiers contenus sur la machine virtuelle seront rendus disponibles en téléchargement sur le site du PA avec la machine virtuelle comme décrit ci-dessus. Le PA se réserve le droit de demander au soumissionnaire de venir réaliser une démonstration de l outil de migration. Le soumissionnaire mettra à disposition un technicien sur le site du PA aussi longtemps que nécessaire pour effectuer la démonstration et ce, sans coût pour le PA. Cette démonstration devra avoir lieu dans les 5 jours ouvrables suivant la demande du PA. La réalisation d un outil de migration nécessitant d importantes ressources si le soumissionnaire ne dispose pas déjà d un tel outil, le PA octroiera, sur une base motivée, un dédommagement pour toute offre sélectionnée et régulière remise, à hauteur de 2000 maximum. Cette demande motivée doit être impérativement reprise dans l offre du soumissionnaire et comprendre au minimum les éléments suivants : - Une déclaration sur l honneur selon laquelle le soumissionnaire a réalisé cet outil de migration exclusivement pour le présent accord-cadre et qu il n a pas déjà obtenu une indemnisation totale ou partielle dans le cadre d un autre marché et/ou contrat précédent pour tout ou partie de cet outil ; - La somme réclamée pour la réalisation de cet outil, ne pouvant en aucun cas excéder 2000 ; - Les motivations (justificatifs) justifiant le montant réclamé. Si le soumissionnaire ne respecte pas les conditions précitées, il n aura droit à aucune indemnité pour la réalisation de l outil en question. L adjudicataire du présent accord-cadre n aura pas droit à l indemnisation susvisée Prestations d installation en cas d installation unique (individuelle) Les soumissionnaires indiqueront dans leur offre à l annexe 5.2du présent CSC le prix forfaitaire tous frais compris d une installation en cas de commande d une installation unique. Ce sera notamment le cas d une installation au domicile des agents ou dans d autres bâtiments (notamment, environ dans les 2500 écoles). Le prix de l installation s entend frais de déplacements compris. Les installations doivent être effectuées comme décrites au point à l exception du retour éventuel de matériel qui n aura pas lieu d être s il ne s agit pas d un remplacement. L adjudicataire organisera ces installations sur rendez-vous, pendant les heures ouvrables telles que décrites au point 4.5.9, sauf avis contraire du PA ou du PAB concerné. Si les prestations doivent intervenir en dehors des heures ouvrables, le pourcentage de majoration repris dans l offre de l Adjudicataire sera d application. Le PA ou les PAB se réserve le droit de commander des installations métiers ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 122 sur 130

123 complémentaires qui devront être effectuées complémentairement à l installation décrite au point Ces installations métiers sont détaillées au point Prestations d installation en cas d installations multiples Les soumissionnaires indiqueront dans leur offre à l annexe 5.2du présent CSC le prix forfaitaire tous frais compris d une installation en cas de commande d installations multiples pour le PA ou pour un même PAB, dans un même bâtiment ou sur un même site. Ce sera notamment le cas d une installation dans les bâtiments de l Administration de la Communauté française en dehors du déploiement visé au Poste 2 du présent accordcadre. Le prix de l installation s entend frais de déplacements compris. Les installations doivent être effectuées comme décrites au point à l exception du retour éventuel de matériel qui n aura pas lieu d être s il ne s agit pas d un remplacement. L adjudicataire organisera ces installations sur rendez-vous, pendant les heures ouvrables telles que décrites au point 4.5.9, sauf avis contraire du PA ou du PAB concerné. Si les prestations doivent intervenir en dehors des heures ouvrables, le pourcentage de majoration repris dans l offre de l Adjudicataire sera d application. Le PA /PAB se réserve le droit de commander des installations métiers supplémentaires qui devront être effectuées pendant l installation décrite point Ces installations métiers sont détaillées au point Délai d installation dans le cadre des points et ci-dessus Les soumissionnaires indiquent dans leur formulaire d offre leur meilleur délai maximal d installation, en jours ouvrables. Ce délai est applicable pour les installations visées aux points et ci-dessus, quel que soit le type de fourniture commandé Option obligatoire : Prestations complémentaires en régie Afin de faire face à toute demande inconnue au stade de la rédaction de cet accord-cadre ou durant l exécution du présent accord-cadre et de ses marchés subséquents, le soumissionnaire indiquera à titre d option obligatoire un prix à l heure de prestations en régie, pendant les heures ouvrables (correspondant aux heures d ouverture des bureaux telles que décrites au point repris ci-dessus). Si les prestations doivent intervenir en dehors des heures ouvrables, le pourcentage de majoration repris dans l offre de l Adjudicataire sera d application. Ces prestations en régie ne seront commandées que dans le cadre de l exécution du présent accord-cadre. Elles peuvent par exemple intervenir de manière accessoire, en dehors d une installation de base : dans ce cas, le tarif horaire s entend tous frais compris mais hors frais de déplacement. Le soumissionnaire est donc invité à indiquer dans son offre un prix ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 123 sur 130

124 forfaitaire par déplacement dans le cadre de prestations en régie n intervenant pas dans le cadre d une installation de base. Les prestations en régie doivent également pouvoir permettre d offrir les services des profils suivants : - chef de projet - technicien polyvalent - coordinateur sur site Chef de projet Les tâches du chef de projet peuvent inclure : Suivre l exécution de plannings en MS-Project ou dans un outil équivalent Définir des critères d enquêtes de satisfaction Rédiger des propositions d orientation dans le pilotage de projets Organiser des équipes de projet Présenter les résultats et l avancement de projet devant les dirigeants du PA ou PAB Rédiger des procès-verbaux de réunion Mettre à jour l espace documentaire dans l outil de gestion électronique documentaire Organiser des réunions Technicien polyvalent Les tâches du technicien polyvalent peuvent inclure : Fournir de l assistance ponctuelle sur des projets informatiques relatifs à l exploitation d ordinateurs bureautiques Réaliser une image Windows à déployer, par exemple pour les PAB n ayant pas les ressources internes pour la créer Assurer la paramétrisation de systèmes d exploitation Windows Seven et ultérieurs Assurer la paramétrisation de suites bureautiques MS Office Réaliser de la documentation technique Réaliser des tâches administratives dans des outils de gestion d équipements «utilisateur» Réaliser du câblage réseau (patching) et de la documentation Réaliser des prestations sur mesure auprès du PA ou PAB (PC, portable, tablette, Smartphone, ) Réaliser des installations réseau simples Environnement technique : Suites bureautiques Ms Office / OpenOffice Windows Seven / 8 Android / Ios / Windows Phone Réseau TCP / IP (DHCP, DNS, wins, proxy) Câblage Ethernet CAT 5 & CAT 6 ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 124 sur 130

125 Coordinateur sur site Les tâches du coordinateur sur site peuvent inclure : Suivi d opérations de renouvellement ou de déploiement de matériel et d applications sur site Support technique auprès des techniciens de l équipe qui lui serait attachée Suivi des demandes des utilisateurs impactés par le travail de son équipe Analyse et reporting objectifs des prestations des tiers éventuels composant son équipe Prise d initiatives en cas de problème logistique ou technique Activation des procédures d escalade Environnement technique : Windows Seven, 8 et suivants Microsoft Active Directory PC de bureau, portables, Smartphones & tablettes Office 2007 / 2010 / 2013 et suivants Configuration et gestion réseau TCP / IP DHCP, DNS, CIFS, IP routing Troubleshooting Internet Câblage réseau Si le PA ou un PAB estime par exemple nécessaire de modifier les différentes procédures liées au présent accord-cadre de manière globale ou au cas par cas, et que ces modifications ont un impact considérable sur le temps d installation initialement prévu par l adjudicataire, il pourra faire appel à cette possibilité dans le cadre du présent Poste. Le cas échéant, l adjudicataire sera tenu de mettre les éventuelles ressources complémentaires nécessaires au bon déroulement des installations Option obligatoire : Réparation hors-garantie L inattention ou la négligence peut engendrer des pannes mineures ou importantes qui ne sont pas couvertes par la garantie normale d utilisation et ne sont donc pas imputables à un défaut du matériel de l adjudicataire. Exemples : Projection de liquide sur l ordinateur Oubli d un objet (stylo bille) sur le clavier lors de la fermeture de l écran entraînant un bris de celui-ci Chute du matériel Perte des clés de la station d accueil Perte d accessoires Détérioration de pièces mobiles rendant l usage de l ordinateur impossible ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 125 sur 130

126 Voici la procédure que le PA suivra pour activer une réparation hors garantie : 1. Le PA contacte l adjudicataire avec une demande de réparation hors garantie 2. L adjudicataire s engage à remettre un devis justifié mentionnant notamment la part de déplacement, main d œuvre et la partie pièces de rechange), ainsi que le délai de réparation au PA dans les 2 jours ouvrables 3. Le PA fournit l accord pour procéder à la réparation à l adjudicataire 4. L adjudicataire procède à la réparation et fournit du matériel équivalent de remplacement jusqu à la restitution du matériel réparé à l agent. Le soumissionnaire remettra des prix unitaires pour : le déplacement relatif à une intervention hors-garantie le diagnostic du matériel défectueux la réparation du matériel défectueux Ce point concerne uniquement le matériel acquis dans le cadre de ce cahier de charges. Une petite partie du matériel commandé par l ETNIC dans le cadre du Poste 2 ne fera pas l objet d une installation immédiate, ce afin de constituer une réserve dans le cadre des réparations hors garantie. A titre indicatif, le nombre d ordinateurs fixes et portables qui seront maintenus dans cette réserve est estimé à 5 unités. L adjudicataire prévoira ce stock de remplacement, et sera inclus dans le forfait de déploiement Option obligatoire : Catalogue en ligne En plus du catalogue offline (sous forme de document informatique), l adjudicataire créera un catalogue de commande à destination du PA et des PAB reprenant l ensemble des fournitures qui forment l objet du présent marché et le rendra disponible via Internet (moyennant une sécurisation par login et mot de passe personnalisés). L adjudicataire en assurera la création ainsi que la mise à jour en fonction des différentes révisions techniques et financières. Ce catalogue est uniquement destiné à l accord-cadre Neo3 et ne peut pas être un catalogue qui sert à d autres parties que le PA et les PAB de Neo3. Une validation sur la forme et son contenu devra être faite par le PA avant que le catalogue puisse être en mis en ligne. Le catalogue en ligne reflétera exactement les prix et caractéristiques techniques dans leur révision actuelle. Le PA se réserve le droit d effectuer des contrôles aléatoires en cours d utilisation afin de vérifier la complétude et l exactitude des informations présentées par le catalogue en ligne (matériel et prestations proposés, prix). Si le catalogue en ligne n est pas jugé conforme ni utilisable, il ne sera pas utilisé. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 126 sur 130

127 En cas d erreur dans les informations du catalogue en ligne, les sanctions définies au point sont applicables. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 127 sur 130

128 Option Obligatoire : Stockage de matériel Si le PA ou le PAB ne dispose pas d un lieu de stockage ad hoc, le soumissionnaire indiquera un prix de stockage temporaire par m³ de stockage et par mois. Pour rappel, l ensemble du matériel stocké durant l exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents dans quelque cadre que ce soit devra être couvert par une assurance adéquate (vol, dégâts et incendie au minimum), prise par l adjudicataire. La sécurité de ce lieu de stockage doit être optimale, aussi bien en termes de sécurité intrusion que d incendie Horaires des livraisons et prestations Les dispositions reprises ci-dessous concernent uniquement le Poste 3. La livraison des fournitures et prestations des services se déroulera en Région de Bruxelles- Capitale et en Région wallonne, pendant les heures d ouverture des bureaux telles que reprises ci-dessous. Les heures d ouverture des bureaux vont du lundi au vendredi (en dehors des jours fériés), de 08h00 à 17h00. A titre d option obligatoire, selon les circonstances, le PA se réserve le droit de demander des prestations le samedi, le dimanche ou en dehors des heures ouvrables (correspondant aux heures d ouverture des bureaux telles que décrites ci-dessus). Pour ce faire, le soumissionnaire indiquera un pourcentage de majoration des coûts de ses prestations hors heures ouvrables en dehors des heures ouvrables jusqu à 21h et le samedi Chef de projet Pour rappel, les dispositions du point s appliquent au chef de projet. Le soumissionnaire doit proposer, dans son offre, la désignation en son sein d une personne chargée de le représenter auprès du pouvoir adjudicateur et responsable de la bonne exécution de l accord-cadre et de ses marchés subséquents («chef de projet adjudicataire»). L identité et les qualifications de la personne proposée seront dûment mentionnées et seront accompagnées de son CV actualisé dans l offre du soumissionnaire. Cette personne comprendra et parlera parfaitement la langue française et sera le contact unique pour toutes les questions techniques et opérationnelles, administratives et commerciales et ce, pour tous les PAB (sauf exception visée au point 4.5.1). Il veillera au respect des obligations et engagements de l Adjudicataire et notamment : à la détermination des étapes importantes et au planning du projet; à la gestion journalière du projet ; au contrôle de la qualité et la concordance avec les spécifications et procédures ; ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 128 sur 130

129 à l élaboration des rapports sur l évolution du projet ; Ce chef de projet de l adjudicataire sera chargé de gérer, de manière proactive, l exécution des commandes, devra avoir une vision globale du projet et être accessible chaque jour ouvrable durant les heures ouvrables décrites au point , sauf disposition particulière expresse ou convenue de commun accord en début d accord-cadre. L adjudicataire désigne en outre un remplaçant qui sera tenu informé en permanence de l état de la commande, afin de pouvoir remplacer à tout moment et immédiatement ce chef de projet en cas d absence. L adjudicataire garantit dans toute la mesure du possible pour toute la durée de l accordcadre, la stabilité des personnes affectées à l exécution du présent accord-cadre. En cours d exécution, l adjudicataire n apportera aucun changement dans la composition de l équipe de projet sans l autorisation préalable du PA, conformément du point point du présent CSC. ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 129 sur 130

130 5. Annexes 5.1. Formulaire d offre 5.2. Inventaire 5.3. Procédures 5.4. Sites 5.5. Logiciels métiers 5.6. Outil Pythéas 5.7. Logos Neo3, ETNIC et FWB 5.8. Critères d attribution 5.9. Engagement de confidentialité Demande d indemnisation pour le prototype d outil de migration Annexe 1 contrat de gestion Déclaration sur l honneur - Chiffre d affaires Déclaration sur l honneur - ETP Déclaration sur l honneur - Tableau références similaires Modèle d'attestation de mise à disposition des capacités de tiers NDA ETNIC CSC 2015/5321 Neo3 Page 130 sur 130