Réaliser une inscription sur LEMA+ Planification des Stagiaires

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1 Réaliser une inscription sur LEMA+ Planification des Stagiaires Coordinateurs de Formation

2 Index 1. INTRODUCTION 1.1 Introduction et Accès 1.2 Flux de travail avec le module 1.3 Le rôle du DTC 2. DESCRIPTION DU MODULE 2.1 Description du tableau 2.2 Exemple graphique 2.3 Légendes des boites 2.4 États d une demande 3. PRINCIPALES ACTIONS 3.1 Ajouter une demande 3.2 Inscription du stagiaire 3.3 Supprimer une inscription 3.4 Gérer les Prérequis 3.5 Résolution des sessions expirées 2

3 1. INTRODUCTION 1.1 Introduction et Accès Afin d'optimiser le processus de planification de la formation LEMA +, un module de gestion centralisée a été créé pour les Coordinateurs de Formation (DTC). À travers la gestion centralisée, les DTC pourront : Demander de la formation pour les utilisateurs de son concessionnaire. Connaître les coûts mensuels de la formation demandée. Éliminer des demandes. Connaître prérequis pour la formation. Inscrire les stagiaires dans les sessions. Exporter l'information sur Excel. Mes Outils Planification des Stagiaires Ou Administration Gestion de la Formation Planification des stagiaires 3

4 1.2 Flux de Travail avec le module 1. INTRODUCTION Le flux de planification de la formation avec le module se détaille ci-dessous. Toute la gestion se fait directement sur le tableau de planification suivant la logique Demande - Proposition - Inscription. DTC 1. Utilisant le tableau de planification, le DTC crée les demandes de formation pour chaque stagiaire. Les demandes doivent être réalisées dans une période indiquée par VGF. VGF 2. VGF organise toutes les demandes reçues et propose les sessions directement sur le tableau de plan Toutes les sessions ne seront pas proposés d une seule fois. Les sessions plus proches du calendaire seront prioritaires. DTC 3. Le DTC consulte les sessions proposées Si les dates de formation sont cohérentes avec la disponibilité du stagiaire, le DTC fait directement l inscription sur le tableau. Si les dates ne sont pas cohérentes, une autre demande peut être réalisée. 4

5 1. INTRODUCTION 1.3 Le rôle du DTC Les phases principales de la gestion des besoins de formation pour le DTC sont: CRÉATION DES DEMANDES POUR CHAQUE STAGIAIRE Utilisation des filtres pour remplir le tableau avec les stagiaires LES DEMANDES CRÉES, C EST LE TOUR DE VGF POUR LA PROPOSITION DES SESSIONS Utilisation des filtres pour associer les cours à chaque stagiaire (Possibilité d utiliser un filtre pour afficher seulement les besoins de formation associés à ce métier). Création des demandes dans chaque cours pour la période souhaitée. Une fois crées les demandes, attendre la réponse de VGF. Cette réponse sera affichée sur les propres boites. INSCRIPTIONS DES STAGIAIRES DANS LES SESSIONS PROPOSÉES Inscrire aux stagiaires dans les sessions proposées. Gérer les Prérequis avec les stagiaires SUIVI DES DEMANDES Faire le suivi des demandes afin d assurer la formation des stagiaires 5

6 2.1 Description générale du tableau de Planification 2. DESCRIPTION DU MODULE S il s agit d un holding, tous les partenaires seraient affichés Dans l En-tête on peut utiliser différents Filtres pour faire notre recherche. Les résultats seront affichés sur le tableau pour gérer la formation des stagiaires. Liste des mois Liste des Stagiaires Cette colonne affiche un coût approximatif par stagiaire. Sur le tableau on gère les demandes de formation de chaque stagiaire pour les cours spécifiés dans les standards. L ombre grise indique le mois actuel Somme des coûts pour chaque mois en fonction des demandes de formations réalisées. Cliquant sur ce bouton toute l information sera exportée sur un fichier Excel. 6

7 2.2 Exemple Graphique 2. DESCRIPTION DU MODULE Ci-dessous la capture d écran montre un exemple de l information du tableau lorsque le flux a commencé. On peut voir les sessions assignés aux stagiaires, son état et le total des coûts. Dans la suivante page est détaillé la légende des couleurs et états utilisés. Le stagiaire Prénom 1, Nom Stagiaire 1 est assigné à 20 cours (Cours 1 Cours 20). Le total de cours par mois es affiché sur la première ligne, a droite du nom du stagiaire (2 en Mars, 4 en Avril, etc ). Chaque cours affiche une proposition ajoutée pour un rang de temps occupant un ou plusieurs mois. Le système affiche sur une infobulle toute l information nécessaire (Nom de la session,dates, etc ). Dans l exemple, le tableau nous indique: - Le Cours 3 propose une ou plusieurs sessions entre le mois de Mars et Avril. - Un alerte PR indique des prérequis non réalisés par le stagiaire (Cours 10 en Déc.). En cliquant sur PR les cours prérequis seront affichés 7

8 2. DESCRIPTION DU MODULE 2.3 Légende des boites Le tableau affiche pour chaque stagiaire le nombre total de demandes qui commencent dans le mois correspondant et leur état: Les demandes de formation sont créées. Pour l instant il n y a rien à gérer jusqu a la réponse de VGF. Il-y a des demandes expirées car elle n ont pas étés gérées à temps. Les demandes ont des sessions disponibles pour inscrire le stagiaire. Les demandes sont correctement gérées Il existe une priorité entre les couleurs affichés pour les totales des demandes mensuelles: Au moins une demande en rouge Au moins une demande en jaune Au moins une demande en vert Au moins une demande en gris La cellule sera rouge: il est nécessaire de gérer les demandes expirées. La cellule sera jaune: il existe des demandes prêts pour inscrire le stagiaire dans une session. La cellule sera verte: aucune demande ne doit être gérée. La cellule sera grise: À l attente de la validation de VGF pour les demandes crées. 8

9 2.4 Description des Etats d une demande Chaque demande modifie son état et couleur pendant la gestion de la formation entre les DTC et VGF. Les différents états sont: 2. DESCRIPTION DU MODULE Expiré Non-Acquis Expiré Demandé Inscrire Inscrit En cours Acquis / Dérogé ROUGE ROUGE GRIS GRIS JAUNE VERT VERT VERT Demande expirée et en attente de chercher une solution. Au cas où le stagiaire est non acquis, une nouvelle demande peut être créée.. Demande expirée et gérée (une autre demande a été créée). En attente de la réponse de VGF Le DTC peut accepter ou supprimer la demande. Rien à faire sauf la possibilité d annuler l inscription Rien à faire Rien à faire Voici un exemple des différents états et de la priorité pour indiquer la couleur sur la cellule des totales. 9

10 3. PRINCIPALES ACTIONS 3.1 Ajouter une demande de formation Pour démarrer le processus d une nouvelle demande, nous pouvons faire sur le signe + de n'importe quelle cellule du tableau (pour les mois suivants à la date actuelle). Cette action va permettre ajouter les cours de formation pour les périodes souhaités. Pour un recherche avancée des stagiaires on peut utiliser les filtres disponibles: Marque et pôle Métier Sur le mois choisi, il faudra sélectionner le cours que notre stagiaire doit réaliser. Cette opération sera nécessaire pour chaque cours (une case à cocher permet sélectionner plus d un cours en même temps). On peut utiliser les filtres disponibles pour la recherche: - Marque et pôle - Métier prioritaire Une fois réalisé, une nouvelle demande apparaitra sur le tableau En cliquant sur le x, la demande sera supprimée, 10

11 3. PRINCIPALES ACTIONS 3.2 Inscription du stagiaire L inscription d un stagiaire se fait directement cliquant sur la v de la boîte Inscrire. 1. Une nouvelle fenêtre affichera les options disponibles: Les sessions proposées dans le mois de la demande réalisée par le DTC. Les sessions proposées en dehors du mois de la demande. 2. Un fois décidé, en utilisant le bouton Inscrire, le stagiaire sera inscrit. La boîte changera à Inscrit. Si la date de session est antérieure à la date de la demande et cette session est un prérequis, alors le bouton Inscrire sera bloqué. En cliquant sur la x l inscription sera supprimée. 11

12 3.3 Supprimer une inscription Pour supprimer l inscription d un stagiaire dans une session il suffit de cliquer le bouton x de la boite de la demande: PRINCIPALES ACTIONS Une nouvelle fenêtre demandera la raison pour laquelle on va supprimer l inscription du stagiaire. Une fois le motif choisi, on clique sur Accepter

13 3. PRINCIPALES ACTIONS 3.4 Gérer les Pré-requis L alerte PR apparait sut une demande quand un stagiaire a des prérequis non acquis pour pouvoir réaliser le cours. Cette alerte peut apparaitre pour les états: Demandé, Inscrire, Inscrit. 1. En cliquant dessus, un nouvelle fenêtre nous montrera quels sont les prérequis et leur état (Acquis, Inscrit, etc ). On peut envoyer un courrier électronique au stagiaire cliquant sur le bouton Envoyer un courrier électronique de rappel. Le système ne nous laissera pas inscrire le stagiaire avec les prérequis non acquis

14 3. PRINCIPALES ACTIONS 3.5 Résolution des sessions expirées Quand une session de formation à expirée ou un stagiaire est non-acquis dans un cours, il faudra créer une nouvelle demande. Cette opération se fait directement en cliquant sur la flèche qui apparait sur la boite: 1. Une nouvelle fenêtre pour chaque cas nous demandera un nouvelle date pour la création de la demande. Il suffit de choisir la date souhaitée et cliquer sur Accepter pour démarrer une nouvelle demande