17 mars 2014, rue du Berceau à 6001 Marcinelle

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1 Procès-Verbal de la réunion entre la Société de Logement de Service public «La Sambrienne» et le Comité Consultatif des Locataires et Propriétaires (CCLP) 17 mars 2014, rue du Berceau à 6001 Marcinelle Participants Pour la Sambrienne Monsieur Hicham IMANE, Président ; Monsieur Fadel AZZOUZI, Directeur-Gérant ; Monsieur Fabrice JACQMIN, Directeur Immobilier ; Monsieur Olivier COPMANS, Directeur Régie ; Madame Françoise CAUVAIN, Responsable Patrimoine ; Monsieur Jacques HENNEBERT, Responsable Entretien, Espaces verts et Propreté ; Madame Jacqueline LHOIR, Assistante de Direction ; Madame Joëlle HOS, Directrice Locative et Sociale. Pour le C.C.L.P Monsieur Michel DALOZE, Président ; Mrs BARBET, BOURGEOIS, CHACHKOFF, CORNELIS, HERNALESTEEN, KOLODZIUK, VERSADET et VERMASSEN ; Mmes ALLARD, CARESTIATO, DALEBROUX, DUBISY, JAMES, LAPUNZINA, PICCOT, SEMEDO AKUYO, STEVENS, TAGLIERI et VANDENSTEEN. Excusés Monsieur TOGBEDGI. Le Président ouvre la séance à 15h25 et invite l assemblée à respecter une minute de silence à la mémoire de Serge Ninin et Aristide Dal Cortivo. 1. Approbation du procès-verbal de la dernière réunion Le procès-verbal de la réunion du 20 janvier 2014 est approuvé à l unanimité. PV du CCLP du 17/03/2014 Page 1 sur 9

2 2. Présentation de la réorganisation de la Direction Immobilière et de la nouvelle Direction des Régies F. Azzouzi présente la réorganisation de la Direction Immobilière ainsi que le nouvel organigramme : Création d une Direction des Régies Ouvrières, placée sous la responsabilité directe du Directeur Gérant. Elle sera dirigée par Monsieur Olivier Copmans qui gèrera entre-autres les régies d urgence, des logements inoccupés, de propreté, du suivi des marchés publics techniques de dépannage et des stocks. Les délais d interventions techniques seront ainsi raccourcis ; Création d un service Propreté sous la responsabilité directe de la Direction des Régies Ouvrières qui aura la charge du nettoyage des espaces communs y inclus l éclairage, les conciergeries, l entretien des espaces verts et l enlèvement des déchets dans les espaces communs, caves et logements inoccupés ; Installation de dispositifs de géolocalisation sur tous les véhicules de service permettant une meilleure organisation des déplacements de nos équipes ; Ouverture d un marché public pour la réception des appels téléphoniques par un call-center externe. Cette plateforme jouera le rôle de courroie de transmission entre les appelants et les gestionnaires et assurera la réception des 800 appels quotidiens. Cette solution a comme avantage majeur de d augmenter la qualité de la réception des appels. Olivier Copmans se présente et informe qu il s investit totalement dans sa nouvelle mission. Jean Chachkoff informe les membres de la nouvelle méthode de communication des points techniques à suivre entre le comité et La Sambrienne : tous les points doivent être envoyés chez Jean Chachkoff qui transmettra vers les services de la société. Seules les demandes d interventions collectives doivent être gérées par le comité. Les demandes individuelles ne seront pas traitées. Olivier Copmans présente la nouvelle fonctionnalité du site internet. Depuis quelques jours, il est en effet possible d introduire en ligne une demande d intervention technique et aussi obtenir un accusé de réception. La demande est alors envoyée au service des Dépannages et des Urgences. Olivier Copmans présente également le nouveau système de planification des interventions des ouvriers. PV du CCLP du 17/03/2014 Page 2 sur 9

3 3. Lancement d'un marché d'accueil téléphonique Conscient de la problématique de la permanence téléphonique de la Sambrienne, le Conseil d Administration charge la cellule des Marchés Publics de lancer un marché de services d accueil téléphonique. Celui-ci sera constitué de deux lots : accueil téléphonique durant les heures et en dehors des heures de bureau. La piste d une prise de contact physique avec filtrage et dispatching des appels vers les services concernés serait un atout supplémentaire en lieu et place du système de messagerie vocale et cascade. Prévision de mise en service du nouveau système : septembre En attendant, une vingtaine de lignes supplémentaires ont été installées. Il est également rappelé qu il est possible d introduire une demande d intervention technique via le site internet. 4. Suivi des dossiers de la Direction Immobilière Fabrice JACQMIN récapitule les plus gros chantiers en cours et à venir. En cours, entre autres, Marcinelle - Chili 14 Pivert 1 : rénovation énergétique ; Montignies-Sur-Sambre - Centenaire : nouvelle inscription des immeubles 123 et 125 dans le cadre de soldes PEI ; Jumet Allée Verte : rénovation des coursives ; Charleroi site Apollo : déconstruction. A venir Pivert 2 : la Sambrienne a rentré des projets de rénovation pour un montant de ± 55 millions d euros. Nous sommes en attente de la distribution des sites par le Gouvernement Wallon mais seul 27 millions d euros devraient être retenus. Ancrage Communal : en attente de la distribution des sites par la Ville Recapitalisation : - Appel à projet quartiers en transition : - PV du CCLP du 17/03/2014 Page 3 sur 9

4 5. Suivi des demandes auprès de la Direction des Régies Outre la mise en place d une planification des interventions, un tableau de suivi des demandes techniques relatives aux interventions dans les parties communes des immeubles sera partagé entre la Direction des régies Messieurs Copmans et Hennebert -, Monsieur Jean Chachkoff, interlocuteur CCLP et Madame Jacqueline Lhoir, assistante de direction du Département Immobilier afin de communiquer les réparations envisagées, effectuées et leurs dates d exécution. La séance est levée 5 minutes pour permettre aux membres de s aérer. F. Jacqmin, J. Lhoir et F. Cauvin quittent la séance. La séance redémarre à 17h Election d'un nouveau président du CCLP H. Imane informe que par courrier, le CCLP a notifié La Sambrienne que Monsieur Michel Daloze avait été élu président du comité. J. Hos intègre la séance. 7. Lancement du marché de nettoyage des espaces communs F. Azzouzi explique qu un nouveau marché public de nettoyage des espaces communs démarrera le 1 er janvier Il regroupera les marchés attribués à Laurenty et Iris Cleaning. Les prescriptions techniques du nouveau marché seront soumisses à l approbation d un Conseil d Administration et ont été communiquées au comité pour avis. Le comité remet un avis positif sur les prescriptions techniques telle que présentées. Le comité souhaite obtenir la liste des sites où des vitres doivent être entretenues ainsi que les sites ne demandant pas de service de nettoyage des communs. F. Azzouzi répond que cet inventaire sera à l ordre du jour de la prochaine réunion. O. Copmans et J. Hennebert quittent la séance. PV du CCLP du 17/03/2014 Page 4 sur 9

5 8. Modification des heures d'ouverture des bureaux et des appels téléphoniques de la société F. Azzouzi explique qu après huit mois de fonctionnement, nous pouvons tirer un bilan relatif à la pertinence des plages horaires dédiées aux permanences organisées par la Direction Locative et Sociale et par le Service dépannages et urgence, que ce soit en termes d ouverture des bureaux au public comme de la réception des appels téléphoniques. a) Direction Locative et Sociale Le système adopté jusqu à présent présente deux inconvénients : Le premier est inhérent au fait que des plages horaires distinctes sont prévues par étage : Le service candidature et le service social, au 3 ème étage, offrent les mêmes plages horaires d ouverture. Ils se distinguent des deux autres services location et contentieux, situés au 5 ème étage, en ce sens qu ils prévoient une demi-journée d ouverture en plus, le lundi matin. En cela, ce système n est pas idéal car il est générateur de confusion dans le chef du public et peut même engendrer une forme de crispation dès lors que se présentant à un étage par erreur, il s expose à trouver porte close à l autre étage (exemple : un locataire se présente au service social pour un problème de paiement et l examen de la demande révèle que son dossier est du ressort du service contentieux, fermé à ce même moment). Ensuite, en termes de communication, les horaires ne sont pas faciles à intégrer : certains services ouvrent une journée complète, d autres des demijours, soit l avant-midi, soit l après-midi. Il apparait ainsi que si les horaires d ouverture tenaient compte de contraintes organisationnelles (éviter une ouverture des bureaux le mercredi après-midi et le vendredi après-midi, vu le choix possible de régimes horaires; ne pas prévoir de permanences le jeudi, jour retenu pour la tenue du comité d attribution, ), ils s avèrent compliqués à intégrer ; ce qui n est pas optimal en termes de communication. Pour ce qui est de l accueil téléphonique, sont prévues trois demi-journées durant lesquelles les agents travaillent à bureau fermé : le mardi et jeudi matin ainsi que le vendredi après-midi. A ce niveau aussi, une simplification est souhaitable, en termes de communication. b) Service dépannages et urgence En ce qui concerne les heures d ouverture des bureaux du Service dépannages et urgence, un engorgement est constaté par le nombre d appels téléphoniques reçus entre 9h00 et 11h00. Les bureaux sont eux aussi ouvert le matin uniquement. PV du CCLP du 17/03/2014 Page 5 sur 9

6 Les heures d ouverture des bureaux et des appels sont rappelées. Aussi, il est proposé d attendre la mise en service du marché d accueil des appels téléphoniques entrants pour mettre en place les nouveaux horaires et ce afin de communiquer sur le sujet de manière unique et globale. Les horaires suivants seront proposés : BERTRAND - 3ième et 5ième - de mars à août BUREAUX 8H30 9H00 9H30 10H00 10H30 11H00 11H30 13H00 13H30 14H00 14H30 15H00 15H30 16H00 TELEPHONE 8H30 9H00 9H30 10H00 10H30 11H00 11H30 13H00 13H30 14H00 14H30 15H00 15H30 16H00 BERTRAND - 3ième et 5ième - de mars à août - de septembre à février BUREAUX 8H30 9H00 9H30 10H00 10H30 11H00 11H30 13H00 13H30 14H00 14H30 15H00 15H30 16H00 TELEPHONE 8H30 9H00 9H30 10H00 10H30 11H00 11H30 13H00 13H30 14H00 14H30 15H00 15H30 16H00 PV du CCLP du 17/03/2014 Page 6 sur 9

7 MARCINELLE BUREAUX 8H30 9H00 9H30 10H00 10H30 11H00 11H30 13H00 13H30 14H00 14H30 15H00 15H30 16H00 TELEPHONE 8H30 9H00 9H30 10H00 10H30 11H00 11H30 13H00 13H30 14H00 14H30 15H00 15H30 16H00 Le comité remet un avis favorable par rapport aux modifications présentées. 9. Suivi du contrôle financier des 5 CCLP fusionnés et libération de " l'incontestablement dû " F. Azzouzi informe qu un montant de +/ a été versés sur le compte en banque du CCLP et qu un dernier montant de +/ sera versé dans les prochains jours. Ces montants correspondent aux sommes présentent sur les comptes en banque des 5 CCLP avant fusion. 10. Subvention de fonctionnement des CCLP - Exercice 2014 La SWL nous informe par circulaire que le montant de la subvention pour l exercice 2014 sera de 2,02, soit approximativement pour le comité de La Sambrienne. Cette augmentation est justifiée par l importance accrue du CCLP selon le Code wallon du Logement. Hicham Imane propose de lettrer les locaux des antennes du comité aux couleurs du CCLP et de La Sambrienne afin que les locataires l identifient clairement. PV du CCLP du 17/03/2014 Page 7 sur 9

8 11. Mise en vente de 4 maisons inoccupées - séance du 25 avril 2014 F. Azzouzi informe que 4 maisons inoccupées sont actuellement en vente : Rue de la Cité 29 à Charleroi Chaussée de Fleurus 92 à Jumet Chaussée de Fleurus 122 à Jumet Rue de Ransart 207 à Lodelinsart Les offres de prix doivent être envoyées ou déposées sous enveloppe fermée avec la mention manuscrite obligatoire «OFFRE MAISON» à La Sambrienne, rue Trieu Kaisin 70 à 6061 Montignies-sur-Sambre. La séance d ouverture des offres se tiendra le 25 avril 2014 à 11h00 au siège social de la société, rue Trieu Kaisin 70 à 6061 Montignies-sur-Sambre. Pour tous renseignements, veuillez prendre contact au 071/ La procédure de vente prévoit une priorité en cascade pour les locataires de La Sambrienne, ensuite les candidats locataires de La Sambrienne, les locataires d une autre société de logement de service public (SLSP), les candidats locataires d une autre SLSP, les pouvoirs locaux et finalement les personnes physiques ou morales de droit privé. A défaut d offre dans la catégorie (1), priorité est donnée à la catégorie (2) et ainsi de suite. 12. Opération immeuble en fête vendredi 16 mai 2014 H. Imane informe que la Fête des Voisins est organisée cette année vendredi 16 mai Les locataires intéressés doivent prendre contact avec le Président, Michel DALOZE, rue Paul Janson, 34/042, 6061 Montignies-sur-Sambre, Tél. : 071/ GSM : 0474/ ou avec le Secrétaire, Serge LOSSIGNOL, Allée du Bois Briclet, Monceau-sur-Sambre, Tél. : 071/ c.c.l.p.serge@gmail.com. Les projets les plus originaux et présentant un bon rapport qualité/coût tout en rassemblant un maximum de voisins pourront profiter d une aide financière de la part du Ministre wallon du Logement. Le site internet de La Sambrienne renseigne l évènement et un communiqué de presse sera envoyé dans les prochains jours. La direction invite le comité à lui revenir si des projets intéressants sont réceptionnés. PV du CCLP du 17/03/2014 Page 8 sur 9

9 Divers Précompte immobilier Fadel Azzouzi informe que les remboursements de précompte immobilier ont été effectués début mars Divers - Calendrier des prochaines réunions H. Imane informe que la prochaine réunion se tiendra lundi 19 mai 2014, 15h00. L ordre du jour étant épuisé, la séance est clôturée à 17h48. Signatures PV du CCLP du 17/03/2014 Page 9 sur 9