Programme «Lean» Services Judiciaires

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1 Programme «Lean» Services Judiciaires Ministère de la Justice et des Libertés Compte rendu de l atelier Solutions TGI de Beauvais 13 avril

2 Agenda Présentation de l atelier Synthèse des solutions 2

3 Présentation de la démarche en 4 ateliers de la phase de diagnostic et de conception du plan de mise en œuvre Ateliers 1 2 Cartographie des processus Objectifs Elaborer des cartographies des processus par type de contentieux Identifier les acteurs Identifier des premiers irritants 3 Identification des irritants Identifier les irritants Regrouper les irritants par thème Identifier des premières pistes d amélioration 4 Identification, priorisation des solutions et mise en place des actions rapides Identifier des pistes d amélioration Prioriser les pistes d amélioration Mettre en place sur le terrain des «actions rapides» Construire le plan de mise en œuvre 3

4 Atelier 4 : Identification des solutions, priorisation et mise en place des actions rapides Modalités d animation Livrable Objectifs / Grands thèmes Difficultés rencontrées Levier # Principales pistes d amélioration identifiées A. Améliorer l audience ment et la MEE 1 Mettre en œuvre une MEE téléphonique pour les dossiers en Chambre Sociale,réalisée par les Assistants de Justice / Agents C / greffes Nature et importance de l enjeu Délai de traitement Temps d exécution Gain qualitatif Elaborer une fiche récapitulative de MEE et la joindre au dossier Inciter à l utilisation de la communication électronique Instaurer un calendrier de procédure et le joindre à la convocation +++ Identifier les affaires multiples pour une même société afin de les 5 affecter à une seule chambre Distribuer la liste des pièces à fournir et des pièces inutiles pour la 6 constitution des dossiers Définir les critères de complexité des dossiers et les degrés (cf. cour 7 de cassation) afin de lisser la charge des audiences et de rédaction des arrêts Rappeler aux AJ les critères d audiencement Modifier les règles de répartition entre chambres des dossiers Différencier la gestion des séries et uniformiser les pratiques au sein des chambres Axes d amélioration Modalités Atelier de travail réunissant des magistrats et fonctionnaires Identification en séance des pistes d amélioration relatives à chaque irritant Objectifs Identifier les pistes d amélioration Prioriser les pistes d amélioration Compléter les pistes d amélioration avec des propositions élaborées dans les différentes juridictions 4

5 Agenda Présentation de l atelier Synthèse des solutions 5

6 44 pistes d amélioration ont été identifiées par les magistrats et fonctionnaires du service JAF 1/3 Leviers Pistes d amélioration Identifier les besoins d évolution des formulaires de requête et procéder à leur mise à jour Communiquer les informations sur la médiation dans les convocations A. Améliorer l audiencement et la préparation des audiences Clarifier les pièces attendues pour la justification du patrimoine des parties Sensibiliser les avocats sur la transmission des assignations et des pièces (délai, nombre d ex, ) Sensibiliser les avocats sur la communication au greffe des assignations non déposées Améliorer les courriers de convocation en indiquant le cabinet et le déroulement de l audience Développer l utilisation des calendriers de procédure Préciser les modalités d utilisation du RPVA par le barreau B. Optimiser la mise en état Sensibiliser les avocats à la transmission écrite des demandes de rabats d ordonnance de clôture Sensibiliser les avocats à la présentation des dernières conclusions dans les dossiers Etudier la possibilité de configuration du RPVA pour l envoi des messages Mettre en place des alertes WINCI pour les dossiers longs 6

7 44 pistes d amélioration ont été identifiées par les magistrats et fonctionnaires du service JAF 2/3 Leviers Pistes d amélioration En cas de requête conjointe en divorce, demander aux avocats de fournir les pièces et une convention à homologuer Etudier la possibilité de développer l utilisation de l homologation dans les procédures de hors et après divorce et de notifier en audience C. Améliorer le déroulement des audiences Identifier les principales causes de renvoi et proposer des actions correctrices Etudier les possibilités de réorganisation des salles d audience Etudier les possibilités de réorganisation de l ordonnance de roulement et d ajout d audiences «blanches» Vérifier pendant l audience l adresse et l état-civil des parties pour les procédures orales Revoir la signalétique des audiences Limiter le retravail généré par les incompatibilités des logiciels Revoir les modalités de transmission et de correction des décisions au (canal, moyen, délai) D. Faciliter la rédaction des décisions et le suivi des audiences Trier, harmoniser et développer les trames greffe WINCI Développer l utilisation des trames magistrats WINCI Etudier la possibilité d homologation des conventions et de notification en audience dans le cas de requête conjointe en divorce Installer un poste et un accès WINCI dans une salle proche des salles d audience Analyser les erreurs matérielles et définir des actions correctrices 7

8 44 pistes d amélioration ont été identifiées par les magistrats et fonctionnaires du service JAF 3/3 Leviers E. Renforcer le pilotage et l animation du service JAF F. Greffe G. BAJ Pistes d amélioration Identifier les tâches courantes et harmoniser les règles de saisie dans WINCI Mettre en place un tableau de bord de pilotage Mettre en place des agendas électroniques partagés entre magistrats et greffe Mettre en place des moyens de pilotage du nombre de dossiers fixés en audience Rationaliser les intitulés dans Winci (cabinets, etc. ) pour améliorer le suivi des affaires Mettre en place une réunion de service Sensibiliser les avocats à solliciter le greffe en lieu et place des magistrats Traiter les anomalies dans Winci et mettre en place un dispositif de vérification régulière Analyser les vieux dossiers et les clôturer si possible Recenser les besoins en fournitures Identifier les besoins en formation Solliciter les archives départementales pour le tri des dossiers Evaluer la charge de travail Redéfinir et harmoniser les règles de saisie dans AJWIN Définir le circuit de traitement des AJ Organiser le rangement du BAJ Traiter les anomalies dans AJWIN et mettre en place un dispositif de vérification régulière Réduire les délais du BAJ en accélérant le traitement du stock accumulé 8

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