CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES DE L APPEL D OFFRES OUVERT SUR OFFRES DE PRIX N 20/2013

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1 CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES DE L APPEL D OFFRES OUVERT SUR OFFRES DE PRIX N 20/ L AMÉLIORATION ET L ÉVOLUTION DE LA VERSION ACTUELLE DU SYSTÈME DE GESTION DU COURRIER «IRSAL» EXPLOITE PAR LE MINISTÈRE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE LA MODERNISATION DE L ADMINISTRATION (MFPMA) ET LA MISE EN ŒUVRE DE SA MUTUALISATION MFPMA/DSI/DAAE 1/24

2 PREAMBULE DU CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES Appel d offres ouvert sur offres de prix en application des prescriptions de l'alinéa 2 paragraphe 1 de l'article 16 et l alinéa 3 paragraphe 3 de l article 17 du décret n du 16 Moharrem 1428 (05 Février 2007) fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'etat ainsi que certaines dispositions relatives à leur gestion et à leur contrôle. ENTRE : Le Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration, représenté par Monsieur le Ministre délégué auprès du Chef du Gouvernement, chargé de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration, ou son délégué, D UNE PART ET : M...qualité... Agissant au nom et pour le compte de... en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés. Au capital social...patenten... Registre de commerce de...sous le n... Affilié à la CNSS sous le n... Faisant élection de domicile au.. Compte bancaire n.. ouvert auprès de D AUTRE PART MFPMA/DSI//DAAE 2/24

3 Table des matières CHAPITRE I : CLAUSES ADMINISTRATIVES ET FINANCIÈRE... 4 Article 1. OBJET DE L'APPEL D'OFFRE... 4 Article 2. MAITRE D OUVRAGE... 4 Article 3. CONSISTANCE DES PRESTATIONS... 4 Article 4. DOCUMENTS CONSTITUTIFS DU MARCHE... 4 Article 5. RÉFÉRENCE AUX TEXTES GÉNÉRAUX ET SPÉCIAUX APPLICABLES AU MARCHE... 4 Article 6. VALIDITÉ ET DATE DE NOTIFICATION DE L'APPROBATION DU MARCHE... 4 Article 7. PIÈCES MISES A LA DISPOSITION DU TITULAIRE... 5 Article 8. ÉLECTION DU DOMICILE DU TITULAIRE... 5 Article 9. NANTISSEMENT... 5 Article 10. SOUS-TRAITANCE... 6 Article 11. DÉLAI D EXÉCUTION... 6 Article 12. NATURE DES PRIX... 6 Article 13. RÉVISION DES PRIX... 6 Article 14. CAUTIONNEMENT PROVISOIRE ET CAUTIONNEMENT DÉFINITIF... 6 Article 15. RETENUE DE GARANTIE... 7 Article 16. ASSURANCE - RESPONSABILITÉ... 7 Article 17. DÉLAI DE GARANTIE... 7 Article 18. MODALITÉS ET CONDITIONS DE LIVRAISON... 7 Article 19. MODALITÉ DE RÈGLEMENT... 7 Article 20. RÉCEPTIONS PROVISOIRE ET DÉFINITIVE... 8 Article 21. PÉNALITÉ POUR RETARD... 8 Article 22. RETENUE A LA SOURCE APPLICABLE AUX TITULAIRES ÉTRANGERS NON RÉSIDENTS AU MAROC... 8 Article 23. DROITS DE TIMBRE ET D ENREGISTREMENT... 8 Article 24. LUTTE CONTRE LA FRAUDE ET LA CORRUPTION... 8 Article 25. RÉSILIATION DU MARCHE... 8 Article 26. RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS ET LITIGES... 9 Article 27. PROFIL DE L'ÉQUIPE DE TRAVAIL... 9 Article 28. RESPONSABILITÉ DES PARTIES... 9 Article 29. DOCUMENTS CONFIDENTIELS... 9 Article 30. DROITS RELATIFS A LA PRESTATION... 9 Article 31. RESPONSABILITÉ DU TITULAIRE... 9 Article 32. ARRÊT DU PROJET CHAPITRE II: CAHIER DES PRESCRIPTIONS TECHNIQUES I. Contexte et objectifs de la prestation II. Description de l existant III. Description des prestations IV. Déroulement des prestations Tableau Récapitulatif des phases du projet Chapitre III : DECOMPOSITION DU MONTANT GLOBAL MFPMA/DSI//DAAE 3/24

4 Article 1. OBJET DE L'APPEL D'OFFRE CHAPITRE I : CLAUSES ADMINISTRATIVES ET FINANCIÈRE Le présent appel d offres a pour objet «l Amélioration et l évolution de la version actuelle du système de gestion du courrier «IRSAL» exploité par le Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration (MFPMA) et la mise en œuvre de sa mutualisation», pour le compte du Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration, sis Rue Ahmed Cherkaoui, quartier administratif, Agdal, Rabat. Article 2. MAITRE D OUVRAGE Le maître d ouvrage est le Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration (MFPMA) représenté par Monsieur le Ministre ou son délégué. Article 3. CONSISTANCE DES PRESTATIONS Les principales prestations attendues dans le cadre du présent appel d offres sont les suivantes : Analyse du système existant et expression des besoins du Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration et de quatre (4) Administrations publiques, Conception et développement de la nouvelle version du système IRSAL Installation, configuration, paramétrage de la nouvelle version du système IRSAL selon la structure organisationnelle de chaque administration bénéficiaire au niveau central ; Test et mise en exploitation de la nouvelle version du système IRSAL dans le site MFPMA; Formation et transfert de compétences du système IRSAL au profit de toutes les administrations bénéficiaires ; Accompagnement des administrations bénéficiaires et assistance au démarrage nécessaire à l exploitation de la nouvelle version du système IRSAL ; Article 4. DOCUMENTS CONSTITUTIFS DU MARCHE Les pièces constituant le présent appel d offres sont : 1. L acte d engagement ; 2. Le présent CPS (paraphé et signé par le soumissionnaire) ; 3. L offre technique ; 4. Le bordereau de la décomposition du montant global ; 5. Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de services portant sur les prestations d études et de maîtrise d œuvre passées pour le compte de l Etat (CCAG-EMO). Article 5. RÉFÉRENCE AUX TEXTES GÉNÉRAUX ET SPÉCIAUX APPLICABLES AU MARCHE Le titulaire du marché découlant de cet appel d offres est soumis aux textes généraux suivants : Le dahir du 28 août 1948 relatif au nantissement, tel qu il a été modifié et complété; Le dahir n du 14 Rajeb 1424(11 septembre 2003) portant promulgation de la loi n relative au code du travail ; Le décret n du 16 moharrem 1428 (5 février 2007) fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'etat ainsi que certaines règles relatives à leur gestion et à leur contrôle. Le décret n du 22 rabii I 1423 (4 juin 2002) approuvant le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de services portant sur les prestations d études et de maîtrise d œuvre passés pour le compte de l Etat ; Le décret royal n du 10 moharrem 1387 (21 avril 1967) portant règlement général de comptabilité publique tel qu il a été modifié et complété ; Le décret du 5 Kaada 1429 (4 novembre 2008) relatif au contrôle des dépenses de l Etat; MFPMA/DSI/DAAE 4/24

5 Le décret n du 18 ramadan 1424 (13 novembre 2003) relatif aux délais de paiement et aux intérêts moratoires en matière de marchés de l Etat. Tous les textes législatifs et réglementaires concernant l emploi, les salaires de la main d œuvre particulièrement le décret royal n du 12 Kaada 1393 (08 Décembre 1973) portant revalorisation du salaire minimum dans l industrie, le commerce, les professions libérales et l agriculture. Tous les textes réglementaires rendus applicables à la date de signature du marché. Le prestataire de services devra se procurer ces documents s il ne les possède pas et ne pourra en aucun cas exciper de l ignorance de ceux-ci et se dérober aux obligations qui y sont contenues. Article 6. VALIDITÉ ET DATE DE NOTIFICATION DE L'APPROBATION DU MARCHE Le marché découlant du présent appel d offre ne sera valable, définitif et exécutoire qu après son approbation par l autorité compétente. L approbation du marché doit être notifiée à l attributaire dans un délai maximum de quatre-vingt-dix (90) jours, à compter de la date fixée pour l ouverture des plis. Les conditions de prorogation de ce délai sont fixées par les dispositions de l article 79 du décret n fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'etat ainsi que certaines dispositions relatives à leur gestion et à leur contrôle. Article 7. PIÈCES MISES A LA DISPOSITION DU TITULAIRE Aussitôt après la notification de l approbation du marché, le maître d ouvrage remet gratuitement au titulaire, contre décharge, un exemplaire vérifié et certifié conforme de l acte d engagement, du cahier de prescriptions spéciales et des pièces expressément désignées comme constitutives du marché sauf Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de services portant sur les prestations d études et de maîtrise d œuvre passées pour le compte de l Etat (CCAG-EMO). Le maître d ouvrage ne peut délivrer ces documents qu après constitution du cautionnement définitif. Article 8. ÉLECTION DU DOMICILE DU TITULAIRE Le titulaire du marché découlant du présent appel d offres doit se conformer à l article 17 du CCAG- EMO. En cas de changement de domicile, le titulaire est tenu d'en aviser le maître d'ouvrage dans un délai de 15 jours suivant ce changement. Article 9. NANTISSEMENT Dans l éventualité d une affectation en nantissement, il est précisé que : a. La liquidation des sommes dues par l administration en exécution du marché découlant de cet appel d offres sera opérée par la Direction des Ressources Humaines et Financières. b. Le fonctionnaire, chargé de fournir au titulaire du marché découlant de cet appel d offres ainsi qu au bénéficiaire des nantissements ou subrogations les renseignements et états prévus à l article 7 du dahir du 28 août 1948 relatif au nantissement des marchés publics, est le Chef de la Division de la Programmation et des Ressources Financières. c. Les paiements prévus au marché découlant de cet appel d offres seront effectués par le Trésorier Ministériel auprès du Ministre de l' Energie, des Mines, de l'eau et de l'environnement, seul qualifié pour recevoir les significations des créanciers du titulaire du marché. d. En cas de nantissement du marché le maître d ouvrage délivre, sans frais, au titulaire, sur sa demande et contre récépissé, l exemplaire spécial du marché portant la mention «exemplaire unique» et destiner à former titre conformément aux dispositions du Dahir du 28 choual 1367 (28 Août 1948) relatif au nantissement des marchés publics. MFPMA/DSI//DAAE 5/24

6 Article 10. SOUS-TRAITANCE Le titulaire du marché découlant du présent appel d offres peut recourir à la sous-traitance. Les sous-traitants doivent satisfaire aux conditions requises des concurrents à l article 22 du décret du 5 février 2007 relatif aux marchés de l Etat. Article 11. DÉLAI D EXÉCUTION Le délai d exécution est fixé à six (6) mois, hormis les délais de correction et de validation des livrables. Il prend ainsi effet à compter du lendemain du jour de notification de l ordre de service prescrivant le commencement d exécution des prestations de chaque phase. Article 12. NATURE DES PRIX Le présent marché est à prix global. Les sommes dues au titulaire du marché découlant de cet appel d offres sont calculées par application des prix forfaitaires portés au bordereau de la décomposition du montant global, aux quantités réellement exécutées conformément au marché. Les prix du marché découlant de cet appel d offres sont réputés comprendre toutes les dépenses résultant de la livraison des prestations y compris tous les droits, impôts, taxes, frais généraux, faux frais et assurer au titulaire du marché découlant du présent appel d offres une marge pour bénéfice et risques et d'une façon générale toutes les dépenses qui sont la conséquence nécessaire et directe de la livraison des prestations. Article 13. RÉVISION DES PRIX Conformément aux dispositions de l article 14 du décret précité, les prix de la du marché découlant du présent appel d offres sont révisables. La formule de révision des prix est : P = P0x (0,15 + 0,85 ING/INGo) Avec : P = le montant hors taxe révisé de la prestation considérée ; Po = le montant initial hors taxe de cette même prestation ; INGo = la valeur de référence de l index global ingénierie à la date limite de la remise de l offre ; ING = la valeur du même index à la date de l exigibilité de la révision. La révision des prix se fait conformément à l arrêté du premier ministre n du 02 Rabii I 1429 (10 mars 2008) fixant les règles et les conditions de révision des prix des marchés des travaux ou de services portant sur les prestations d études passés pour le compte de l Etat. Article 14. CAUTIONNEMENT PROVISOIRE ET CAUTIONNEMENT DÉFINITIF Le montant du cautionnement provisoire est fixé à quinze mille dirhams ( DH). Le montant du cautionnement définitif est fixé à trois pour cent (03%) du montant total du marché arrondi au dirham supérieur. Il doit être constitué dans les trente (30) jours qui suivent la notification de l'approbation du marché. Si le prestataire ne réalise pas le cautionnement définitif dans un délai de 30 jours à compter de la date de la notification de l approbation du présent marché, le montant du cautionnement provisoire fixé ci-dessus reste acquis à l Etat. Le cautionnement définitif sera restitué ou la caution qui le remplace est libérée à la suite d une mainlevée délivrée par le maître d ouvrage dans un délai maximum de trois mois suivant la date de la réception définitive des prestations. MFPMA/DSI//DAAE 6/24

7 Article 15. RETENUE DE GARANTIE La retenue de garantie à prélever sur les acomptes est de dix pour cent (10 %). Elle cessera de croître lorsqu elle aura atteint sept pour cent (07 %) du montant total du marché. La retenue de garantie peut être remplacée, à la demande du titulaire, par une caution personnelle et solidaire constituée dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur. La retenue de garantie est restituée ou la caution qui la remplace est libérée à la suite d une main levée délivrée par le maître d ouvrage dans un délai maximum de trois mois suivant la date de la réception définitive des prestations. Article 16. ASSURANCE - RESPONSABILITÉ Le titulaire du marché découlant du présent appel d offres doit se conformer à l'article 20 du CCAG-EMO. Article 17. DÉLAI DE GARANTIE Conformément au décret du 05 Février 2007 fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'etat ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion le délai de garantie est fixé à un an à compter de la date de la dernière réception provisoire. Pendant le délai de garantie, le titulaire du marché découlant du présent appel d offres sera tenu, de procéder aux rectifications qui lui seraient demandées en cas de mauvaise qualité, anomalies ou défectuosités constatées, sans pour autant que ces prestations supplémentaires puissent donner lieu au paiement à l'exception de celles résultant de l usure normale, d'un abus d'usage ou de dommages causés par le maître d ouvrage. Article 18. MODALITÉS ET CONDITIONS DE LIVRAISON A l issue de chaque phase, ou étape, l administration procède à l examen du livrable produit par le titulaire et disposera pour ce faire d'un délai de quinze (15) jours. Le délai précité est décompté à partir de la date de la remise, par le titulaire, du livrable et documents concernés. Durant le délai susvisé, l'administration doit: Soit accepter le livrable sans réserve ; Soit inviter le titulaire à procéder à des corrections ou améliorations pour rendre le livrable conforme aux exigences du CPS et ce, dans un délai de 10 jours à compter de la date de notification par écrit des remarques soulevées par le comité de suivi; Soit, le cas échéant, prononcer un refus motivé du livrable pour insuffisance grave dûment justifiée. En cas de refus d un livrable, le titulaire est tenu de soumettre à l'administration, dans un délai de 10 jours, un nouveau livrable, et la procédure décrite, ci- dessus, est réitérée seulement deux fois et ce sans préjudice de l application éventuelle des dispositions de l article 42 du CCAG-EMO. Dans tous les cas les frais de reprise du livrable sont entièrement à la charge du titulaire. En cas d'acceptation du livrable, l'administration prononce son approbation et ordonne au titulaire, d exécuter les prestations de la phase ou l étape suivante par écrit. Les délais que se réserve l'administration pour approuver les rapports et les délais que se réserve le titulaire pour la correction et l amélioration desdits rapports ne sont pas compris dans le délai d exécution du marché. Article 19. MODALITÉ DE RÈGLEMENT Le règlement des prestations réalisées sera effectué sur la base de décompte établit par le maître d ouvrage en application des prix du bordereau de la décomposition du montant global aux prestations réellement exécutées, déduction faite de la retenue de garantie, le cas échéant. MFPMA/DSI//DAAE 7/24

8 Le montant de chaque décompte est réglé au prestataire de service après réception par le maître d ouvrage des prestations objet de chaque phase du marché. Seules sont réglées les prestations prescrites par le présent cahier des prescriptions spéciales ou par ordre de service notifié par le maître d ouvrage. Sur ordre du maître d ouvrage, les sommes dues au prestataire de service seront versées au numéro de compte indiqué au préambule. Les paiements seront calculés en tenant compte des retenues et éventuellement des pénalités ou de toutes sommes à la charge du titulaire du marché découlant du présent appel d offres. Article 20. RÉCEPTIONS PROVISOIRE ET DÉFINITIVE Une réception provisoire partielle sera prononcée par l'administration après validation des livrables correspondants à chaque phase des prestations du marché découlant du présent appel d offres et donnera lieu à l établissement d un procès-verbal de réception provisoire partielle. Une réception provisoire du marché sera prononcée au terme de la dernière phase. La réception provisoire partielle des prestations sera prononcée conformément aux conditions du paragraphe 5 de l article 47 du CCAG EMO. La réception définitive sera prononcée après approbation par l Administration de toutes les prestations objet de la présente consultation, et ce dans un délai de un (01) an à partir de la date du procès-verbal de la réception provisoire. Article 21. PÉNALITÉ POUR RETARD En cas de dépassement des délais convenus dans le présent appel d offre, le titulaire du marché découlant de cet appel d'offres sera passible d une pénalité de retard fixée à cinq pour mille (5 ) du montant total du marché par jour calendaire de retard. Le montant total de la pénalité ne pouvant dépasser, toutefois, dix pour cent (10%) du montant initial du marché éventuellement modifié ou complété par les avenants intervenus. La pénalité courra de plein droit sans mise en demeure préalable et sera d office déduite des sommes dues au titulaire du marché découlant de cet appel d'offres. Article 22. RETENUE A LA SOURCE APPLICABLE AUX TITULAIRES ÉTRANGERS NON RÉSIDENTS AU MAROC Une retenue à la source au titre de l impôt sur les sociétés ou de l impôt sur le revenu, le cas échéant, fixée au taux de dix pour cent (10 %), sera prélevée sur le montant hors taxe sur la valeur ajoutée des prestations réalisées au Maroc dans le cadre du marché. Article 23. DROITS DE TIMBRE ET D ENREGISTREMENT Les frais de timbre et d enregistrement sont à la charge du titulaire du marché découlant du présent appel d offres. Article 24. LUTTE CONTRE LA FRAUDE ET LA CORRUPTION Le prestataire ne doit pas recourir par lui-même ou par personne interposée à des pratiques de fraude ou de corruption des personnes qui interviennent, à quelque titre que ce soit, dans les différentes procédures de passation, de gestion et d exécution du marché. Le prestataire ne doit pas faire, par lui-même ou par personne interposée, des promesses, des dons ou des présents en vue d'influer sur les différentes procédures de conclusion d'un marché et lors des étapes de son exécution. Les dispositions du présent article s appliquent à l ensemble des intervenants dans l exécution du marché. Article 25. RÉSILIATION DU MARCHE Les conditions de résiliation sont celles définies par le décret n du 16 Moharrem 1428 (05 Février 2007) relatif aux marchés de l Etat et les articles 27 à 33 et 52 du CCAG-EMO. MFPMA/DSI//DAAE 8/24

9 Article 26. RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS ET LITIGES En cas de contestation entre l Administration et le titulaire du marché découlant de cet appel d'offres, il sera fait recours à la procédure prévue aux articles 52 à 55 du CCAG-EMO. Article 27. PROFIL DE L'ÉQUIPE DE TRAVAIL Pour la réalisation des missions prévues dans le cadre de cet appel d offres, le prestataire doit mobiliser des experts spécialisés dans les domaines suivants : Management de projet Développement informatique Ergonomie et conception graphique des applications Architecture des SI L'Administration pourra demander au titulaire du marché découlant du présent appel d offres d'adjoindre à l'étude, le cas échéant, en remplacement ou en complément, des experts particulièrement qualifiés. Le titulaire s'engage à satisfaire ces demandes dans les limites des charges et des coûts prévus au présent appel d offres. Les experts agréés par l'administration au début de l étude ne peuvent être remplacés par de nouveaux experts qu après accord écrit de l'administration. Les nouveaux experts devront être d une qualification égale ou supérieure par rapport aux anciens. Article 28. RESPONSABILITÉ DES PARTIES Les intervenants du titulaire du marché découlant du présent appel d offres réaliseront les tâches définies dans le présent cahier des prescriptions spéciales. Le MFPMA mettra gratuitement à la disposition du titulaire, à charge pour ce dernier de les conserver et les restituer en bon état en fin du projet, tous les documents existants relatifs aux prestations qui font l objet du présent appel d offre. Le MFPMA mettra en place les structures nécessaires pour le pilotage et le suivi de l étude. Article 29. DOCUMENTS CONFIDENTIELS Lorsque, en vue de l exécution du marché découlant du présent appel d offres, l administration remettra au titulaire du marché des documents à caractère confidentiel et clairement désignés comme tels, le titulaire donnera pour instructions à son personnel d en respecter le caractère confidentiel en les traitants avec la même discrétion que ses propres informations confidentielles. Article 30. DROITS RELATIFS A LA PRESTATION Tous les documents originaux, qu ils soient écrits ou lisibles par machine ainsi que tous les livrables qui seront émis et préparés par le titulaire dans le cadre du marché découlant de cet appel d'offres, seront la propriété exclusive de l Administration et ne peuvent de ce fait faire l objet d aucune utilisation et/ou diffusion de la part du titulaire sans l accord préalable écrit de l administration. Les données et les codes sources fournies par le titulaire du marché découlant de cet appel d'offres sont la propriété de l administration. Article 31. RESPONSABILITÉ DU TITULAIRE Le titulaire du marché découlant du présent appel d offres doit : 1. Garantir qu il est en mesure de fournir d une façon professionnelle les prestations décrites dans le présent cahier des charges et se déclare libre de toutes restrictions légales et/ou de toutes obligations envers des tiers qui pourraient altérer, en tout ou partie, l exécution de ses obligations. 2. S engager à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires et les experts ayant les qualités et compétences professionnelles pour accomplir les tâches prévues dans le présent cahier des charges. MFPMA/DSI//DAAE 9/24

10 3. S engager à garder une neutralité absolue vis à vis des tiers. Le titulaire s abstiendra de toute relation de nature à compromettre son objectivité. 4. Etre civilement et pénalement responsable de tout dommage causé à des tiers résultant de tout acte de malveillance ou de négligence grave imputable à ses experts dans l exercice de leurs activités professionnelles relatives à l exécution du marché découlant de cet appel d'offres. 5. Informer le Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration constamment des relations qu il aura à entreprendre avec des tiers pour l accomplissement des prestations, en particulier un double de toute correspondance avec ces tiers sera adressé audit Ministère. Article 32. ARRÊT DU PROJET Le MFPMA se réserve le droit d arrêter l exécution des prestations au terme de chaque phase conformément aux dispositions de l article 28 du CCAG-EMO. Dans ce cas le marché est automatiquement résilié, et le titulaire ne peut prétendre à aucune indemnité. MFPMA/DSI//DAAE 10/24

11 I. Contexte et objectifs de la prestation A. Contexte CHAPITRE II: CAHIER DES PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Le Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration a mis en place, depuis 2011, le système de gestion du courrier «IRSAL», dans l optique de le mutualiser avec d autres administrations publiques (solution développée sur du libre avec un coût de Licence gratuit). Le concept de la mutualisation repose sur les principes de partage, de collaboration et de coordination entre les différentes administrations. Les objectifs de ce concept s articulent principalement autour de deux éléments : La réduction des coûts engendrés par l acquisition, le développement de solutions informatiques et autres prestations annexes pouvant être partagées par plusieurs administrations ; La contribution à la modernisation des services publics par la mise à niveau des systèmes d information et des plates formes sous-jacentes et le développement de l administration électronique. Dans ce sens, le MFPMA compte réaliser le projet de mise à niveau et l amélioration de la version actuelle du système de gestion du courrier IRSAL et de le mutualiser avec quatre (4) administrations partenaires. B. Objectifs de l étude Les principaux objectifs de cette étude sont les suivants : S'inscrire dans une démarche globale de modernisation de l'administration ; Répondre aux exigences du développement de l administration électronique à travers la mutualisation des applications supports, la conformité aux standards ouverts et la promotion de la normalisation des modèles de gestion support. Améliorer les échanges de flux d information intra / inter administrations; Favoriser la communication via les TICs; Réaliser des économies en budget TI; S orienter vers une nouvelle «fonction» : e-bo; Aider à la préparation de l environnement pour l échange électronique de documents. II. Description de l existant Le système de gestion du courrier IRSAL exploité au sein du MFPMA depuis 2011 permet de gérer efficacement la masse du courrier et des instances qui circulent au sein du Ministère, de maîtriser le cheminement du courrier en suivant, étape par étape, le circuit qu il entreprendra tout au long de sa progression et les traitements qu il subira lors de ce parcours et assurer l échange et le suivi des courriers entre bureaux d ordres. La communication Inter Bureau d Ordre est une composante intégrée dans le système de gestion de courrier IRSAL et permettra l acheminement automatique des courriers entre les bureaux d ordre (e- BO). MFPMA/DSI//DAAE 11/24

12 1. Description Fonctionnelle de la version actuelle du système IRSAL Le système de gestion du courrier IRSAL traite des fonctionnalités suivantes: La dématérialisation du processus de gestion de courrier ; La gestion de tout type de courriers (internes, externes, courrier arrivée, courrier départ, papier, fax, ) tout en assurant une cohérence avec tous les éléments qui composent un courrier (objets, pièces jointes, copie numérisées, références, liaisons avec d autres courriers,...etc) ; L élaboration des statistiques, des éditions et des consultations multicritères ; La numérisation, par scanner, du courrier, le contenu d un courrier ou tout document lié à un courrier ; La gestion des archives du courrier ; Le paramétrage du système ; La recherche et la consultation des courriers ; Le classement et l archivage du courrier ; L édition du courrier ; La consultation par un responsable des courriers relevant de son entité ; Le rapprochement des correspondances ; La gestion des relances ; Les notifications et alertes ; l affectation du courrier ; La délégation et intérim ; La dématérialisation ; La traçabilité ; L affectation automatique des courriers par nature ; Le suivi du traitement ; La gestion de l organigramme ; La gestion des contacts externes ; La gestion des dossiers ; La communication entre bureaux d ordre E_BO ; Les rapports et les statistiques ; Processus des courriers arrivés et départs totalement paramétrable et adaptable à l organisation de l administration. 2. Description technique a- Socle technologique : Technologie J2EE. Serveur d application : JBOSS Serveur de base de données : SQL server ou autres SGBD Environnement d exploitation : tous types de système d exploitation : Windows, linux ou autres Utilisation d Active directory pour l authentification au système IRAS b- Bilinguisme Interface en arabe et en français La solution prend en charge les données en arabe et en français. MFPMA/DSI//DAAE 12/24

13 c- Ouverture La solution assure une communication avec d'autres systèmes existants pour partager ou échanger des données en respectant les normes et formats d'échanges standard ; La solution supporte au minimum les SGBD suivants : Mysql, PostGres, Oracle, SqlServer,. d- Sécurité et intégrité Un accès utilisateur avec différents niveaux d'habilitation avec contrôle sécurisé de mot de passe; Un accès administrateur avec contrôle sécurisé de mot de passe; e- Architecture et déploiement Le système IRSAL est Full Web (utilisation de n importe quel navigateur Internet) ; f- Architecture matérielle (configuration matérielle pour les serveurs, ) Ci-dessous le dimensionnement minimal à avoir sur la plateforme de production du système de gestion du courrier IRSAL : Serveur d'application: CPU: deux processeurs à 2.5GHz Mémoire (RAM): 6 GB Disque dur: 100 GB pour le système d'exploitation, le serveur d'application, les fichiers de log et l'application elle-même. Le reste du disque dépend de la quantité de documents à scanner et à attacher à l'application. Accès réseau en GB Serveur base de données: CPU: deux processeurs à 2.5GHz Mémoire (RAM): 6 GB Disque dur: 500 GB pour le système d'exploitation, le serveur base de données, les fichiers de log et les systèmes de fichiers supportant les données et les indexes de l'application elle-même. Plus de disque peut être nécessaire selon la politique de rétention des données de l'historique. Accès réseau en GB. g- Architecture du système Serveur JBOSS SGBD Active directory MFPMA/DSI//DAAE 13/24

14 h- Communication Inter Bureau d ordre Il s'agit d un module de communication qui est une partie intégrante du système de gestion du courrier IRSAL. Ce module permet la communication inter Bureau d Ordre (B.O) concernant les envois et la réception des courriers entre départements. III. Description des prestations Le prestataire est tenu de réaliser au titre de cette étude, deux prestations. Il s agit de : 1- L amélioration et l évolution de la version actuelle du système de gestion de courrier IRSAL exploité par le MFPMA. Les fonctionnalités à mettre à niveau ou à améliorer sont décrites dans l annexe1 et restent à titre indicatif. Le prestataire est appelé, le cas échéant, à apporter tout enrichissement au niveau de ces fonctionnalités. 2- La mise en œuvre de la mutualisation de la nouvelle version du système IRSAL avec les quatre (4) administrations partenaires bénéficiaires. Il s agit de déployer la nouvelle version sur les 4 sites au niveau central à savoir, l installation, le paramétrage, le test, la formation et l assistance au démarrage. Il est essentiel de mentionner que cette mutualisation, quelque soit le site «objet de déploiement», ne devrait pas engendrer de coût supplémentaire en terme de licences. Le MFPMA mettra à la disposition du prestataire le code source de la version actuelle du système de gestion du courrier IRSAL exploité par le Ministère ainsi que le schéma de la base de données dudit système. NB : Toute proposition d une solution qui ne se base pas sur la solution du système de gestion de courrier IRSAL existant sera rejetée. Le Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration se réserve le droit de déployer le système IRSAL dans les secteurs publics. A cet effet, Ce système doit être libre de toute propriété intellectuelle du titulaire et devient de ce fait, la propriété totale de l Etat. IV. Déroulement des prestations Phase 1 : Cadrage du projet, analyse du système existant et expression des besoins Cette phase comprend deux (2) étapes : Etape 1 : Cadrage du projet Le soumissionnaire est tenu de préciser, dans son offre, la démarche qu il compte adopter lors du processus de conduite du projet dans ses différentes composantes. Il est tenu de livrer les éléments suivants : - Le PAQ de conduite du projet ; - Les plannings de mise en œuvre ; - Les tableaux de bord et fiches de suivi ; - Le chronogramme d affectation des intervenants par phase. MFPMA/DSI//DAAE 14/24

15 Livrable Etape1: Rapport de cadrage de l étude intégrant le plan assurance qualité (PAQ). Etape 2 : Recensement des besoins Cette étape concernera le recensement des besoins et des demandes d amélioration et d évolution de la version actuelle du système de gestion du courrier IRSAL. Elle englobera essentiellement l organisation adoptée au niveau des 4 sites administratifs bénéficiaires. Un travail préliminaire concernant le regroupement, la classification et la validation des nouvelles demandes d améliorations et d évolution du système existant IRSAL a été réalisé (c.f annexe.1). Cette liste des fonctionnalités couvre une grande majorité des besoins du Ministère et de ses partenaires; néanmoins elle peut être enrichie, le cas échant, par de nouvelles fonctionnalités complémentaires. Livrable Etape2: Rapport sur l expression de besoins ainsi que le référentiel des fonctionnalités (existantes et futures) du système IRSAL. Phase 2 : Conception et réalisation de la nouvelle version du système de gestion du courrier IRSAL Cette phase comprend trois (3) étapes : Etape 3 : Conception générale et détaillée de la nouvelle version du système IRSAL Dans cette étape, le prestataire réalisera la conception détaillée de la nouvelle version du système de gestion du courrier IRSAL. Cette conception permettra de cerner les différents aspects conceptuels du projet. Les éléments suivants seront précisés : - Les outils de développement du système ; - L architecture technique et mode d implémentation ; - Les logiciels additionnels pour le développement et l exploitation ; - Le mode de gestion de la sécurité dans son ensemble ; - La planification définitive des phases suivantes. Livrables Etape3: Rapport de conception fonctionnelle et technique détaillées ainsi que les maquettes statiques. Etape 4 : Elaboration des référentiels Cette étape concerne la mise en place de référentiels relatifs à la nouvelle version du système IRSAL. Ces référentiels concernent : - les données ; - les échanges de données entre départements ; - les normes et les standards utilisés (technologie, sécurité, etc.); - Les procédures d'échange - Les interfaces utilisateurs. MFPMA/DSI//DAAE 15/24

16 Livrable Etape4 : Rapport relatif aux différents référentiels du système IRSAL Etape 5 : Paramétrage et développement de la nouvelle version du système IRSAL Cette étape permettra de faire le paramétrage/développement des fonctions et processus : - Adaptation des structures des données ; - Paramétrage des règles de gestion ; - Paramétrage des écrans, des menus, des documents et des états, des enchaînements d écrans ou des menus ; - Vérification du bon fonctionnement des processus paramétrés. Livrables Etape5 : Support informatique des programmes sources développés (code source de la solution qui devrait être bien commenté) ; Rapport de paramétrage de la solution. Phase 3 : étape 6 : Implémentation sur site et test d'intégration de la solution Le prestataire devra implémenter et installer la nouvelle version du système de gestion de courrier IRSAL sur l environnement de production du Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration. Il s agit: - D'élaborer un plan exhaustif des tests unitaires ; - D'intégrer le système avec les autres composants du système d information ; - D'effectuer les travaux de tests sur les systèmes implémentés. Livrable Etape6 : Rapport de tests complet du système futur qui inclura les aspects fonctionnels, d interopérabilité et de performance. Phase 4 : Déploiement Etape 7 : installation et paramétrage Cette étape concernera l'installation, le paramétrage et le déploiement du système sur les quatre (4) sites administratifs bénéficiaires par le maître d ouvrage. Le titulaire découlant du présent appel d offres procédera au déploiement du système sur les quatre (4) sites de production des administrations bénéficiaires en tenant compte du paramétrage de l environnement technologique de chaque site. Livrables Etape7: Rapport de déploiement sur les différents sites ; MFPMA/DSI//DAAE 16/24

17 Supports informatiques définitifs pour une installation automatisée et qualifiée sur les différents serveurs, accompagnés de document de configuration et d'installation (ces supports sont destinés pour tous les sites concernés et qui sont au nombre de quatre (4)) ; Rapport d exploitation, de sauvegarde et de restauration. Phase 5 : Formation et assistance Etape 8 : Formation et assistance au démarrage Lors du déploiement de la nouvelle version du système IRSAL dans les quatre (4) sites administratifs bénéficiaires, la formation du personnel et l'assistance technique sont à la charge du prestataire, et ce pour accompagner l acquisition de compétences spécifiques dédiées à l activité de gestion du courrier. Formation : La formation sera destinée à deux catégories de personnel pour les quatre (4) administrations bénéficiaires: Les informaticiens qui doivent acquérir des connaissances sur les volets suivants : - Techniques de paramétrage et d intégration du système éventuellement retenu; - Techniques et outils de mise à jour ; - Serveurs de production, tous modules installés ; - Gestion des utilisateurs et droits d accès ; - Modes opératoires d exploitations. Les utilisateurs devant exploiter le système, la formation concernera plusieurs volets dont notamment : - Enjeux de l informatisation et de la gestion électronique des courriers ; - Formation sur l'exploitation du système IRSAL (fonctionnalités, procédures, rôles attribués ) ; - Présentation des impacts sur l organisation, les métiers et les pratiques Assistance aux utilisateurs : Le titulaire devra porter assistance aux utilisateurs de l ensemble des quatre (4) départements bénéficiaires concernés pour s approprier l outil. Il devra par ailleurs : - Analyser la nature des problèmes rencontrés selon une typologie (fonctionnels applicatifs, techniques,...) ; - Alimenter une base des problèmes rencontrés ; - Décrire les processus d assistance et d escalade en fonction des problèmes rencontrés (délai de traitement en fonction du niveau de criticité,...) ; - Définir les moyens matériels utilisés pour fournir une assistance utilisateurs, si nécessaire en temps réel Livrable Etape8 : Pack composé d'un CD et d'un manuel pour les deux catégories de personnel ciblé par cette formation. N.B : Les modalités de la formation seront arrêtées en commun accord entre les quatre (4) administrations bénéficiaires du système et l'attributaire du marché et ce en terme de locaux, du nombre de personnel, de planning, etc. MFPMA/DSI//DAAE 17/24

18 Tableau Récapitulatif des phases du projet D après la partie V ci-dessus, ce projet se décline en cinq phases : Phases Etapes livrables Phase 1 : Cadrage du projet, analyse du système existant et expression des besoins Etape 1 : Cadrage du projet Etape 2 : Recensement des besoins Rapport de cadrage de l étude intégrant le plan assurance qualité (PAQ). Rapport sur l expression de besoins ainsi que le référentiel des fonctionnalités (existantes et futures) du système IRSAL. Phase2 : Conception et réalisation de la nouvelle version du système de gestion du courrier IRSAL Etape 3 : Conception générale et détaillée de la nouvelle version du système IRSAL Etape 4 : Elaboration des référentiels Etape 5 : Paramétrage et développement de la nouvelle version du système IRSAL Rapport de conception fonctionnelle et technique détaillées ainsi que les maquettes statiques. Rapport relatif aux différents référentiels du système IRSAL Support informatique des programmes sources développés (code source de la solution qui devrait être bien commenté) ; Rapport de paramétrage de la solution. Phase 3 : Implémentation sur site et test d'intégration de la solution Phase 4 : Déploiement Phase 5 : Formation et assistance Etape 6: Implémentation sur sites et test d'intégration de la solution Etape 7: installation et paramétrage Etape 8: Formation et assistance au démarrage Rapport de tests complet du système futur qui inclura les aspects fonctionnels, d interopérabilité et de performance. Rapport de déploiement sur les différents sites ; Supports informatiques définitifs pour une installation automatisée et qualifiée sur les différents serveurs, accompagnés de document de configuration et d'installation (ces supports sont destinés pour tous les sites concernés et qui sont au nombre de quatre (4)) ; Rapport d exploitation, de sauvegarde et de restauration. Pack composé d'un CD et d'un manuel pour les deux catégories de personnel ciblé par cette formation. MFPMA/DSI/DAAE 18/24

19 Chapitre III : DECOMPOSITION DU MONTANT GLOBAL Prix N Désignation Quantité Forfaitaire 1 Phase 1 : Cadrage du projet, analyse du système existant et expression des besoins 1.1 Etape 1 : Cadrage du projet 1.2 Etape 2 : Recensement des besoins 2 Phase 2 : Conception et réalisation de la nouvelle version du système de gestion du courrier IRSAL 2.1 Etape 3 : Conception générale et détaillée de la nouvelle version du système IRSAL 2.2 Etape 4 : Elaboration des référentiels 2.3 Etape 5 : Paramétrage et développement de la nouvelle version du système IRSAL 3 Phase 3 : Implémentation sur site et test d intégration de la solution 3.1 Etape 6 : Implémentation sur site et test d'intégration de la solution 4 Phase 4 : Déploiement 4.1 Etape 7 : installation et paramétrage 5 Phase 5 : Formation et assistance 5.1 Etape 8 : Formation et assistance au démarrage Total Hors TVA Prix Forfaitaire Hors TVA (en DH) En chiffre En toutes lettres Total TVA (20%) Montant global TTC Arrêté la présente décomposition du montant global à la somme de... Dirhams toutes taxes comprises (TTC). MFPMA/DSI//DAAE 19/24

20 Annexe1 1- Courrier départ : Fonctionnalité Description Proposition d amélioration Envoi multiple de courriers départ internes. Critères de recherche de courriers départ. Signature groupée des courriers départ. Signature d un courrier départ par son rédacteur. Recherche dans la liste des communes. Respect de l hiérarchie des courriers départ. Traitement des envois multiples de courriers départ externes au niveau des rédacteurs. Traitement des courriers départ externes à destinations nominatives. Cette fonctionnalité permettra aux utilisateurs d éviter des saisies multiples des courriers départ internes dont l objet est le même avec différentes destinations (exemple: convocation pour formation). Au niveau de la recherche multicritères, donner aux utilisateurs du système la possibilité de rechercher les courriers départ par type : externes ou internes et par rédacteur du courrier. Cette fonctionnalité permettra de signer plusieurs courriers départ avec un seul clic après sélection des courriers à signer, ce qui réduira le temps de traitement de ce type de courrier. Cette option permettra aux signataires de créer et de signer leurs courriers départ. Afin de faciliter la recherche des communes, vu leur nombre important, il convient de les organiser par région. Un courrier rédigé par une entité «n» et non envoyé à son hiérarchie «n+1» devrait être vu par cette dernière. L ajout de destinations multiples pour un courrier départ se fait, dans la version actuelle du système, au niveau des signataires. Il serait opportun d activer cette fonctionnalité pour les rédacteurs. Pour les courriers nominatifs, la version actuelle du système ne permet d ajouter une destination qu au niveau «entité», ce qui empêche d effectuer un envoi multiple de courriers nominatifs pour des personnes appartenant à la même entité. Donner la possibilité de cloner les courriers départ internes et de générer de nouveaux numéros de courriers tout en gardant le fonctionnement actuel. Intégrer dans le formulaire de recherche de courriers départ un champ «type courrier départ»: externe ou interne et un champ «rédacteur» en intégrant ces informations aux résultats retournés. Prévoir des cases à cocher permettant la sélection des courriers départ à signer et un bouton «signer» qui permettra la signature groupée des courriers départs sélectionnés. Donner aux signataires la possibilité de créer et de signer leurs courriers départs. Ajouter une liste intermédiaire permettant le choix d une région avant d afficher la liste des communes correspondantes. Rendre visible ce genre de courriers par tous les niveaux de l hiérarchie. Donner la possibilité aux rédacteurs d ajouter de nouveaux destinataires d un courrier départ, tout en gardant la possibilité pour les signataires d ajouter ou de supprimer des destinations. Ajouter un autre niveau de destinataires appartenant à la même entité, avec l ajout d un champ réservé aux destinations nominatives permettant d enregistrer le nom du destinataire. MFPMA/DSI//DAAE 20/24

21 1- Courrier arrivés : Fonctionnalité Description Proposition d amélioration Transmission en masse des courriers arrivés. Contrôle de saisie des courriers arrivés. Fiche navette de transmission des courriers arrivés. Recherche rapide de courriers. Gestion des réclamations. 2- Charte graphique Cette option permettra aux agents du bureau d ordre de transmettre en lots les courriers arrivés déjà enregistrés avec une affectation créée par défaut. Lors de la saisie d un courrier arrivé, il faut vérifier la date saisie pour éviter les jours non ouvrables. Cette fiche permettra aux agents du bureau d ordre et aux secrétariats des directions de dématérialiser cette opération liée aux fiches navettes. La recherche rapide de courriers est disponible seulement dans la version française du système actuel. Les réclamations sont des courriers arrivé qui présentent des spécifications non prises en charge par le système actuel. Ajouter des cases à cocher afin de permettre aux agents du bureau d ordre de sélectionner plusieurs courriers arrivés, et un bouton «Transmettre» pour effectuer une transmission en masse des courriers arrivés déjà sélectionnés. Ajouter un contrôle de saisie de la date d un courrier arrivé pour éviter les jours non ouvrables. Paramétrer la fiche navette avec les destinations et les instructions pour chaque entité (Ministre; SG et directions) : Générer la fiche navette selon la langue du courrier ; Afficher les sous niveaux hiérarchiques ; Donner la possibilité à l administrateur de paramétrer les éléments de la fiche. Ajouter dans la version arabe du système une option de recherche rapide des courriers. Prévoir un module de gestion des réclamations. Fonctionnalité Description Proposition d amélioration Interface graphique du système Prévoir une interface type «Outlook». Mettre des icônes séparées pour «Courrier externe» et «courrier interne». De manière générale, la solution doit présenter des écrans plus allégés. Affichage Compatibilités du système Optimiser l affichage du résultat de la recherche des courriers (surtout dans le cas d un nombre élevé d enregistrements retournés). Garantir une stabilité de l affichage de la solution selon tous les types de résolution d écran Garantir la compatibilité du système avec au moins les 2 navigateurs «Internet Explorer» et «Mozilla Firefox». Amélioration de l interface graphique du système IRSAL MFPMA/DSI//DAAE 21/24

22 3- Administration Fonctionnalité Paramétrage système pour le responsable BO Proposition d amélioration Prévoir un module de paramétrage simple qui permet au responsable BO d ajouter des : provenances, destinations, domaine. Droits de l administrateur du système Donner le droit à l administrateur du système de permettre ou pas au responsable BO de modifier le détail d un courrier. Donner à l administrateur du système le droit de visualiser tous les courriers et modifier les détails d un courrier en cas de besoin (Modifier ou supprimer un courrier, modifier les pièces jointes, modifier une destination, etc.). Paramétrage de l identité du ministère. Intégrer dans le module d administration la possibilité de paramétrer les éléments relatifs à l identité du Ministère (logo, nom, etc.). 1- Transverses Fonctionnalité Multi bureaux d ordre Proposition d amélioration Permettre la création, l interconnexion et gestion de plusieurs bureaux d ordre au sein de la même administration. Aide du système Personnaliser le nombre de résultats de recherche par page Communication inter bureau d'ordres par messagerie Multi bases de données Mettre à la disposition des utilisateurs un tutoriel pour faciliter l usage. Permettra à l utilisateur lors de la recherche de personnaliser le nombre de résultats affiché par page Communication entre les bureaux d ordre par messagerie Le système peut communiquer avec plusieurs serveurs de base de données (SGBD) Multi serveurs d'application Le système peut tourner sur plusieurs serveur d applications web (Jboss.etc) MFPMA/DSI//DAAE 22/24

23 Fonctionnalité Multi systèmes d'exploitation Proposition d amélioration Le système peut tourner sur plusieurs systèmes d exploitation (Windows, Linux, Unix.) Rapports et états de sortie Améliorer les états de sortie relatifs aux courriers arrivé et départ (à l instar des états réalisés par le MFPMA). MFPMA/DSI//DAAE 23/24

24 Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l Administration Appel d offres ouvert sur offres de prix n 20/2013 OBJET : L AMÉLIORATION ET L ÉVOLUTION DE LA VERSION ACTUELLE DU SYSTÈME DE GESTION DU COURRIER «IRSAL» EXPLOITE PAR LE MINISTÈRE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE LA MODERNISATION DE L ADMINISTRATION (MFPMA) ET LA MISE EN ŒUVRE DE SA MUTUALISATION PREPARE PAR VERIFIE PAR L ADMINISTRATION PRESTATAIRE Lu et accepté manuscrite MFPMA/DSI//DAAE 24/24