Règlement de Consultation

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1 MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE Règlement de Consultation CONCEPTION DE LA GAMME D OUTILS DE COMMUNICATION DES ALPES DU LEMAN (outils d appel et thématiques) Date limite de réception des candidatures : lundi 14 janvier 2013 Date limite de réception des offres : lundi 11 février 2013 Personne habilitée à donner les renseignements prévus à l'article 109 du Code des Marchés Publics : Ordonnateur : Monsieur Denis DUCROT, Président du Syndicat des Alpes du Léman Comptable : Trésorerie de Boëge Marché passé en application de l article 28 du code des marchés publics Syndicat des Alpes du Léman

2 Article 1 Identification de l organisme qui passe le marché Syndicat des Alpes du Léman Haute-Savoie. Article 2 Nom et adresse officiels de l organisme acheteur Nom de l organisme : Syndicat des Alpes du Léman Personne responsable du marché : Monsieur le Président du Syndicat des Alpes du Léman Adresse : Le Pessey Habère-Lullin Téléphone : Courriel : info@alpesduleman.com. Article 3 Objet du marché ο Objet du marché Marché de prestations de services pour la conception d une gamme originale d outils de communication à l échelle des Alpes du Léman (outils d appel) et d outils de promotion thématiques (randonnées et terroir, savoir-faire). ο Type de marché Marché de fourniture et de services. Article 4 Lieu d exécution Syndicat des Alpes du Léman Haute-Savoie Article 5 Caractéristiques principales de passation du marché Le choix de la société qui sera en charge de la réalisation du marché se déroulera en deux phases : Une phase de sélection de 3 à 5 candidatures sur compétences, références et moyens. Une phase de choix définitif de la société après remise de prestations. Article 6 Présentation et contexte ο Le territoire des Alpes du Léman Territoire de loisirs de proximité et destination touristique de moyenne montagne, les Alpes du Léman sont situées en Haute-Savoie à 20 minutes de Thonon et d Annemasse, 40 minutes de Genève, 1h d Annecy et 2h de Lyon. Les Alpes du Léman regroupent 7 communes de moyenne montagne réparties sur 3 pôles touristiques été/hiver : - Vallée Verte / Massif des Habères : Habère-Lullin, Habère-Poche, Villard. - Vallée du Brevon / Massif d Hirmentaz : Bellevaux, Lullin, Reyvroz. - Vallée du Risse : Mégevette. Trois communes sont en cours d adhésion (arrêté préfectoral en attente) : Saxel et Bogève (Vallée Verte) et Onnion (Vallée du Risse). Les Alpes du Léman, ce sont aussi : - 3 Offices de Tourisme et 3 Points Information : - OT de la Vallée Verte - PI d Onnion 1

3 - OT de Lullin- Reyvroz - PI de Mégevette - OT de Bellevaux - PI de Bogève - 3 domaines skiables/ 1 stade de neige: - Bellevaux-La Chèvrerie - Bellevaux-Hirmentaz - Les Habères - Lullin-Col du Feu - 3 sites Internet : Le site portail des Alpes du Léman : Les sites de pôles : Les Alpes du Léman proposent aux visiteurs un tourisme 4 saisons et un panel d activités de pleine nature qui complètent l offre de randonnée pédestre et de ski alpin. L accent est également porté sur l offre famille/enfant avec la création de parcours de découverte, d espaces ludiques pour découvrir le ski. ο Cadre POIA-CIMA : Convention de Stations Durables Espace Valléen des Alpes du Léman Le Syndicat des Alpes du Léman met en place la Convention de stations durables en partenariat avec l Europe dans le cadre du Programme Opérationnel Interrégional du Massif des Alpes (POIA), l Etat dans le cadre de la Convention Interrégionale du Massif des Alpes (CIMA) pour et la Région Rhône-Alpes. Les actions conduites dans le cadre du développement durable des espaces valléens visent à anticiper les contraintes économiques, environnementales, climatiques qui s exercent sur les stations moyennes et à adapter le produit touristique en fonction des évolutions attendues. La conception d une gamme originale d outils de communication à l échelle des Alpes du Léman et d outils de promotion thématiques (sentiers de randonnée et terroir, savoir-faire) sera adaptée aux objectifs et exigences de la convention. Article 7 Présentation de la gamme d outils de communication à développer I/ Les missions pour chaque outil Les travaux à réaliser seront les suivants pour chacun des outils cités par la suite : - Conception et pré-maquettage pour validation. - Création graphique (sur la base de la charte de communication des Alpes du Léman). - Rédaction. - Traduction. - Réalisation de la mise en page du support et des éventuelles versions langues. - Fourniture des versions téléchargeables et des éléments graphiques optimisés pour internet. - Edition. - Livraison en 1 point Cession des droits d auteurs et livraison des fichiers natifs à jour et des illustrations créées sur cd. NB : Les précisions techniques indiquées ci-dessous pour chacun des outils, sont données à titre indicatif. Celles-ci pourront évoluer suite aux recommandations de la société retenue pour la réalisation du marché. 2

4 La société retenue sera chargée de la conception et de l édition de la gamme d outils de communication suivants : II/ Tranche ferme «Conception d une gamme d outils de communication d appel et thématiques (2013)» ο Outils d appel > Refonte de la carte touristique qui présente l ensemble de l offre Alpes du Léman sur le territoire. (Deux versions 4 saisons) Durée de vie : 3 ans Versions langues : 1 version française et une version anglaise Quantité : - Français : exemplaires - Anglais : exemplaires Format (actuel) : - Dépliée : Format portrait H 70 cm * L 58.5 cm - Pliée : Format paysage H 14 cm * L 19.5 cm > Création du guide hébergement qui présentera un panel exhaustif et thématisé des hébergements du territoire (une version 4 saisons). Quantités : exemplaires Langues : 1 version français-anglais Type de document : brochure 24 pages Format (prévision): fermé A4 paysage (italienne) Façonnage : 2 points métal > Création du guide 4 saisons des activités qui présentera un panel exhaustif et thématisé de l offre du territoire (une version 4 saisons). Versions langues : 1 version française et 1 version anglaise Quantités : - Français : exemplaires - Anglais : 500 exemplaires Type de document : brochure 24 pages Format (prévision): fermé A4 paysage (italienne) Façonnage : 2 points métal ο Outil d information locale > Création d un agenda mag qui présentera les actualités des prestataires tourisme loisirs, les projets et nouveautés du Syndicat, des Offices de Tourisme ainsi qu un calendrier des animations et évènements du territoire. Durée de vie : 6 mois. 2 versions en 2013 Quantités : Français : exemplaires par édition (soit exemplaires par an) Type de document : magazine 28 pages Format (prévision): A5 (italienne) Façonnage : 2 points métal 3

5 ο Outils de communication thématiques terroir et savoir-faire > Création d une affiche terroir et savoir-faire qui valorisera les actions phares de cette thématique. Quantités : exemplaires Type de document : Affiche A3 Impression : quadri recto > Création d un dépliant terroir et savoir-faire qui présentera les actions : menus, paniers pique-nique, paniers souvenirs, visites de fermes (Une version bi-annuelle). Durée de vie : 6 mois. 2 versions en 2013 Quantités : exemplaires par édition (soit 2000 exemplaires par an) Type de document : dépliant 3 volets Format (prévision): fermé : H 21 cm * L 10 cm > Création d un kit de 3 tracts contextualisés qui valoriseront les actions : menus, paniers pique-nique, paniers souvenirs, visites de fermes et seront à disposition chez les acteurs de la démarche. Durée de vie : 6 mois. 2 versions en 2013 Quantités : 3* 500 exemplaires par édition (soit exemplaires par an) Type de document : flyer Format (prévision): A5 ο Outils de communication thématique de randonnées > Création d une affiche offre découverte des parcours ludiques, insolites et géocaches qui valorisera l offre ludique et géocaches dans son ensemble (une version 4 saisons). Quantités : exemplaires Type de document : Affiche A3 Impression : quadri recto > Création d un dépliant offre découverte des parcours ludiques, insolites et géocaches qui présentera les sentiers d interprétation, les parcours ludiques et permettra ainsi à la clientèle de choisir entre une balade initiatique (avec réflexion) et une balade ludique (sport/détente). Il proposera aussi aux clients de découvrir les sentiers de randonnées par le biais de chasses au trésor, liées entre elles grâce à une histoire «ombrelle» et/ou une énigme à résoudre. (Une version annuelle). Quantités : exemplaires Type de document : dépliant 3 volets Format (prévision): fermé : H 21 cm * L 10 cm III/ Tranche conditionnelle «Conception des outils de communication thématiques randonnée (2014)» > Création d un cartoguide des sentiers de randonnées et d un livret de découverte associé qui valorisera le réseau d itinéraires de randonnées des «Alpes du Léman». Durée de vie : 3 ans 4

6 Quantité : exemplaires Document qui se présente en deux parties : - Une carte Format ouvert : H 88 cm * L 99 cm fermé : H 22 cm * L 11 cm Façonnage : 8 plis accordéon verticaux et double pli croisé - Un livret découverte (livret avec pochette) Format : ouvert : pochette L 34 cm (dont rabat 9,5 cm et dos 0,5 cm) * H 22,5 cm Fermé : L 12 cm * H 22,5 cm Nombre de pages du livret : 44 pages > Création du carnet de courses du randonneur qui proposera chaque année aux randonneurs une sélection de grands buts de balade à découvrir au gré des 4 saisons et revalorisera ainsi la pratique et le plaisir de la marche. (Une édition 4 saisons) Quantité : 1000 exemplaires Type de document : brochure à spirale type carnet de notes Format : ouvert : A5 / fermé : 15 x 10,5 cm Impression : couverture quadri/ intérieur une couleur recto verso Façonnage : reliure intégrale (spirale) IV/ Tranche conditionnelle «Nouvelles versions de la gamme d outils de communication d appel et thématiques en 2014» ο Outils d appel > Nouvelle version du guide hébergement (détails précisés en tranche ferme) > Nouvelle version du guide 4 saisons des activités (détails précisés en tranche ferme) ο Outil d information locale > Nouvelles versions de l agenda mag (détails précisés en tranche ferme) ο Outil de communication thématiques terroir et savoir-faire > Nouvelle version de l affiche terroir et savoir-faire (détails précisés en tranche ferme) > Nouvelle version du dépliant terroir et savoir-faire (détails précisés en tranche ferme) > Nouvelles versions du kit de 3 tracts (détails précisés en tranche ferme) ο Outils de communication thématique de randonnées > Nouvelle version de l affiche dépliant offre découverte des parcours ludiques, insolites et géocaches (détails précisés en tranche ferme) > Nouvelle version du dépliant offre découverte des parcours ludiques, insolites et géocaches (détails précisés en tranche ferme) V / Note méthodologique proposée par le Syndicat Le Syndicat attend de la société qu elle fasse des propositions concrètes quant à cette liste d outils, leur contenu et leur format. A/ Précision sur les tranches conditionnelles Le marché est constitué d une tranche ferme et de deux tranches conditionnelles qui sont indépendantes l une de l autre et peuvent être commandées en fonction des nécessités du service et des décisions du Syndicat des Alpes du Léman 5

7 L affermissement des tranches conditionnelles dépendra : - De la bonne réalisation de l ensemble des outils et de toutes les prestations demandées à la société dans le cadre de la tranche ferme. - Du vote des budgets 2013 et 2014 par le Comité Syndical et de la somme allouée nécessaire à la bonne réalisation des supports des tranches conditionnelles. - D un écrit du Président du Syndicat autorisant l affermissement de chacune des tranches conditionnelles. - L affermissement des tranches conditionnelles se fera dans la limite de deux ans à compter de la signature du marché. B/ Proposition de méthodologie de travail et de validation de chaque outil. - Une réunion de briefing entre la société et le comité technique pour décrire précisément l outil à partir des Fiches Actions détaillées fournies par le Syndicat. - Une réunion de présentation de la maquette 1 par la société au comité technique et un temps de travail de la société suite aux remarques formulées. - Une réunion de présentation de la maquette 2 par la société au comité technique et un temps de travail de la société suite aux remarques formulées. - Des allers-retours par (entre la société et le Syndicat) pour la correction et la finalisation des maquettes. - Une validation par du Syndicat de la maquette finale. - L envoi d un Bon à tirer papier par la société au Syndicat. - La signature du Bon à tirer papier accompagné d une lettre écrite du Président du Syndicat validant le support. Le délai de validation du Bon à tirer papier par le Syndicat interviendra entre 15 jours et 2 mois à réception de celui-ci. Note : Les informations contenues dans chaque outil de communication dépendent des Offices de Tourisme et seront fournies par ces derniers. Elles seront compilées par la chargée de mission en charge du projet au Syndicat et transmises à la société. Article 8 Enveloppe prévisionnelle et durée de réalisation des prestations Le montant total des prestations de services demandées est estimé à HT maximum. La durée de ces prestations dépend du support de communication concerné. Les travaux sur les premiers supports seront engagés dès mars Les derniers supports devront être fournis au plus tard au 31 décembre Les dernières factures devront être fournies au Syndicat au 31 décembre Article 9 Missions de prestations de service I/ Contenu de la mission confiée La société sera en charge de la conception et de l édition de la gamme d outils de communication à l échelle des Alpes du Léman : outils d appel, outils d information locale, outils thématiques (randonnée et terroir, savoir-faire). Cette gamme comprendra les supports présentés en article 7. Les travaux à réaliser seront les suivants pour chacun des supports cités ci-dessus : - Conception et pré-maquettage pour validation. - Création graphique (sur la base de la charte de communication des Alpes du Léman). - Rédaction. - Traduction. 6

8 - Réalisation de la mise en page du support et des éventuelles versions langues. - Fourniture des versions téléchargeables et des éléments graphiques optimisés pour internet. - Edition. - Livraison en 1 point Cession des droits d auteurs et livraison des fichiers natifs à jour et des illustrations créées sur cd. II/ Composition de l équipe Cette procédure est ouverte à des candidats se présentant à titre individuel ou sous la forme d un groupement. Le candidat qu il se présente à titre individuel ou sous la forme d un groupement devra disposer, par lui-même ou par ses sous-traitants des compétences suivantes : création graphique, connaissances en cartographie, mise en page, rédaction, traduction (anglais), impression, livraison. Article 10 Procédure de consultation pour le choix des 3 à 5 candidats La remise des candidatures devra s effectuer pour le lundi 14 janvier 2013, avant 12h au bureau du Syndicat des Alpes du Léman. I/ Contenu du dossier de candidature - Le présent règlement de la consultation à parapher et signer. - Un dossier permettant d apprécier les compétences, références et moyens du candidat pour des prestations similaires. Ce dossier devra préciser les principales références sur les 3 dernières années sur des projets similaires, la composition de l équipe avec les noms et les qualifications professionnelles des membres du personnel chargés de l exécution du marché. - Une note méthodologique type pour la réalisation d un des outils de communication. - Une lettre de motivation démontrant l intérêt du candidat pour ce projet. II/ Critères de sélection des candidats Les dossiers incomplets des candidats ne seront pas pris en compte. Le comité technique sélectionnera entre 3 et 5 sociétés en tenant compte : - Des références du candidat pour des missions similaires : 40 % - De la cohérence, la complémentarité des compétences de l équipe de travail 25 % - De la méthodologie de travail proposée 25 % - De la motivation du candidat : 10% Jugement des candidatures Pour le critère «Références» : le candidat devra établir la liste complète des missions similaires depuis les 5 dernières années en précisant le nom des différents maîtres d ouvrage, le lieu, la date de réalisation et la durée des missions. Des attestations des maîtres d ouvrage précisant la qualité de la prestation du candidat pour chaque mission ne sont pas obligatoires mais bienvenues. Pour le critère «Equipe de travail» : le candidat précisera la composition de l équipe amenée à réellement réaliser les prestations demandées et présentera les compétences proposées et affectées à la réalisation et au suivi de l opération. Pour le critère «méthodologie» : le candidat présentera une note précisant méthodologique type pour la réalisation d un des outils de communication Pour le critère «motivation» : le candidat devra établira une note montrant son intérêt au projet et sa compréhension du territoire. 7

9 III/ Comité technique et planning de la procédure de choix des 3 à 5 candidats Composition : - Représentants du maître d ouvrage : Chargée de mission et directeur du Syndicat. - Personnel référent des Offices de Tourisme. - Elus référents du comité syndical. Le comité technique exclura de la procédure de choix : - Les dossiers ne répondant pas aux prescriptions de l appel à candidature. - Les dossiers arrivés hors-délais. La remise des candidatures devra s effectuer pour le lundi 14 janvier 2013, avant 12h au bureau du Syndicat des Alpes du Léman. Elle devra comprendre les éléments énoncés au point I de l article 10. Le comité technique se réunira le jeudi 17 janvier 2013 pour procéder à l examen des dossiers de candidatures, sélectionnera 3 à 5 candidats admis à poursuivre la consultation selon les critères énoncés au point II de l article 10. Article 11 Procédure de consultation des 3 à 5 candidats retenus Le Syndicat préviendra les candidats retenus et leur fera parvenir un dossier de consultation constitué des pièces suivantes: - Un règlement de la consultation pour la remise de prestations. - Un l acte d engagement et le cahier des clauses particulières. - Le plan marketing des Alpes du Léman - La charte de communication des Alpes du Léman. - Les fiches actions des supports à réaliser pour la remise de prestations. I/ Briefing de présentation de la consultation Un briefing complémentaire sera adressé par à chaque candidat retenu le lundi 21 janvier 2013, accompagné des éléments pour la suite de la consultation. Les candidats auront la possibilité de demander des compléments d informations au Syndicat jusqu au 4 février 2013 par à communication@alpesduleman.com. Le Syndicat s engage à répondre à chaque demande de manière collective. II/ Prestations et documents à fournir par les candidats pour le lundi 11 février 2013 La remise des prestations devra s effectuer pour le lundi 11 février 2013, avant 12h au bureau du Syndicat des Alpes du Léman. Sur la base des documents et des détails précisés dans le cahier des clauses particulières fournis par les Alpes du Léman, le Syndicat demande à chaque candidat de réaliser les prestations suivantes (Prestations à fournir sous forme de maquettes) : Deux propositions de couverture : - Celle du futur guide 4 saisons des activités Celle de l Agenda mag du printemps 2013 Une proposition de double page intérieure du guide 4 saisons des activités Une proposition de sommaire du guide 4 saisons des activités Documents complémentaires à fournir : L acte d engagement et cahier des clauses particulières à remplir, parapher et signer. Le règlement de la consultation à parapher et signer. 8

10 Une note méthodologique pour chacune des prestations remises Une proposition budgétaire détaillée pour chacun des outils du marché. Une note sur les délais de réalisation des supports. Note : Les pièces administratives (formulaires DC1, DC2, NOTI 2 ) seront demandées à la seule société retenue pour la mission. Dans le cas où celle-ci ne disposerait pas de ces pièces, ce sera la société arrivée en seconde position qui sera retenue. III/ Modalité de dédommagement Conscient du temps passé et dans le cadre des recherches graphiques liées à la conception des outils de communication des Alpes du Léman, le Syndicat a décidé de dédommager chaque candidat retenu et admis à présenter les prestations pour un montant de TTC chacun. IV/ Critères d évaluation des prestations Les critères retenus pour le jugement des offres seront, par ordre d importance relative décroissante, les suivants : - Offre économique la plus avantageuse : 40 % - Pertinence, originalité et qualité des prestations remises : 30 % - Délai de réalisation : 15 % - Note méthodologique expliquant pour chacune des prestations remises, la démarche choisie par la société : 15 % Jugement des offres: Pour le critère «Prix» : le candidat devra obligatoirement faire une proposition chiffrée et détaillée par outil, et mentionnant la répartition par cotraitant le cas échéant. Pour le critère «Pertinence» : Prise en compte de la capacité du candidat à comprendre les intentions du maitre d ouvrage, à enrichir la réflexion initiale. Le candidat devra avoir pris en compte les spécificités des Alpes du Léman et proposer des prestations pertinentes en accord avec le positionnement du territoire et sa charte graphique. Pour le critère «Délai» : Le candidat devra établir un planning prévisionnel de déroulement des missions à réaliser, en présentant les délais par étape pour chaque outil et en s appuyant sur le tableau prévisionnel fournit par le Syndicat avec l acte d engagement. Pour le critère «Méthodologie» : le candidat devra établir une note expliquant la démarche choisit par l équipe de travail pour chacune des maquettes demandées. Après examen des offres, le maitre d ouvrage pourra engager des négociations avec le ou les candidat(s) ayant présenté les offres les plus intéressantes. Au terme de ces négociations, l offre la mieux classée sera retenue. V/ Comité technique et planning de la procédure pour consultation Composition : - Représentants du maître d ouvrage : Chargée de mission et directeur du Syndicat. - Personnel référent des Offices de Tourisme. - Elus référents du comité syndical. Le comité technique exclura de la procédure de choix : - Les dossiers ne répondant pas aux prescriptions de la consultation. - Les dossiers arrivés hors-délais. La remise des prestations devra s effectuer pour le lundi 11 février 2013, avant 12h au bureau du Syndicat des Alpes du Léman. Elle devra comprendre les prestations et documents complémentaires énoncés au point II de l article 11. Le comité technique étudiera les plis le jeudi 14 février 2013 au matin et les candidats seront auditionnés le jeudi 14 février 2013 en après-midi. 9

11 Le choix de la société retenue sera entériné par décision du Comité Syndical et suivi d un courrier du Président. Article 12 Conditions financières Modalités de paiement du Syndicat - 30 jours de délai de paiement. - Paiement par virement administratif. Article13 - Pièces du dossier Le dossier de candidature (Règlement de consultation) est communiqué gratuitement à tout candidat en faisant la demande sur place, par lettre à l adresse mentionnée ci-dessous, par voie électronique à l adresse mail suivante : info@alpesduleman.com. Le dossier est également téléchargeable sur le site Internet : (rubrique : Espace info) Le dossier de consultation pour la remise de prestations cité au point II de l article 10 ne sera remis qu aux candidats sélectionnés. Article 11 - Demande de renseignements Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats peuvent s adresser à : Syndicat des Alpes du Léman Isabelle CURT-COMTE Le Pessey Habère-Lullin Tel : Fax : Courriel : info@alpesduleman.com Article 12 Conditions de délai Date limite de réception des candidatures : lundi 14 janvier 2013, 12h, Syndicat des Alpes du Léman, Habère-Lullin. Article 13 Conditions de remise des offres Les candidatures devront être rédigées en langue française. Les candidatures seront placées sous pli cacheté, seront déposées contre récépissé ou envoyées en recommandé avec avis de réception à : Monsieur le Président du Syndicat des Alpes du Léman, Le Pessey, Habère-Lullin. Article 14 : Clauses complémentaires Le maître de l ouvrage se réserve le droit d apporter au plus tard 5 jours avant la date limite fixée pour la remise des candidatures, des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des candidatures est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. 10