Gestion des congés, des comptes-rendus d'activités

Transcription

1 Gestion des congés, des comptes-rendus d'activités I.Introduction...2 II.Se connecter...3 III.Congés, ordres de mission, congés exceptionnels...4 1) Congés...4 a- Recap : récapitulatif des congés...4 b- Saisie des congés...5 c- Suppression d'un congé/rtt...7 2) Mission...8 a- Création d'un ordre de mission...8 b- Suppression d'un ordre de mission ) Congés exceptionnels ) Consultation des plannings...12 a- Consultation du planning d'un ou plusieurs agents...12 b- Consultation du planning de l'agent...14 IV.Prévisionnel ) Saisie du prévisionnel ) Modification du prévisionnel...15 V.Comptes rendus d'activités et frais de déplacement ) Paramétrage ) Saisie ) Modification ou suppression d'un compte rendu ) Saisie d'un organisme ou d'une exploitation...19 a- Organisme...19 b- Exploitation...20 VI.Réservation de salles

2 Gestion des congés et CR activités I.Introduction Ce logiciel va permettre : la saisie des demandes de congés ou absences (congés, RTT, récupération) la saisie des demandes de congés exceptionnels la saisie des ordres de mission, en préalable à tout déplacement hors département la saisie des comptes rendus d'activités la saisie des frais de déplacement la réservation de salles ou de matériel video la mise à disposition de documents (notes de service, documents spécifiques par métiers, informations diverses) Ceci pour le personnel de la Chambre d'agriculture et des organismes associés (GDS, UASA, SOPPA...) Ces saisies peuvent se faire de n'importe quel micro-ordinateur équipé d'un accès internet et en utilisant un navigateur Internet Explorer. Elles ne nécessitent donc aucune installation particulière. Ce logiciel a été développé par la Chambre d'agriculture de l'ariège, certaines fonctionalités ne sont pas opérationnelles dans le Lot. D'autres Chambres d'agriculture l'utilisent (Ariège, Tarn, Aude, Chambre Régionale Midi Pyrénées, Haute Garonne en cours d'installation), ce qui permet de faire évoluer collectivement le produit. Congés Les droits à congés et RTT sont calculés et actualisés distinctement. 2 dates à retenir pour la mise à jour : 1er juin : ajoût des congés acquis au 31 mai 1er novembre : recalcul des droits avec au maximum 25 jours de congés et ajoût de 22 jours de rtt. Comptes rendus d'activités et frais de déplacement Les frais de déplacement ( repas, découchers, frais kilométriques ) se calculent automatiquement en fonction de la date du déplacement, du type de votre véhicule (véhicule de fonction ou véhicule personnel) et de sa puissance. Veuillez signaler au service comptable tout changement de puissance de votre véhicule. -2-

3 II.Se connecter Lancer votre navigateur (Internet Explorer ou Firefox) : de l'extérieur ou de l'intérieur de la Chambre : Connexion Taper le nom d'utilisateur et le mot de passe qui vous ont été fournis en respectant les majuscules et minuscules pour le mot de passe. Pour modifier votre mot de passe : Se connecter sur l'intranet Divers / Mot de passe et suivre les instructions -3-

4 III.Congés, ordres de mission, congés exceptionnels 1) Congés a- Recap : récapitulatif des congés A la connexion on est dans l'onglet Agenda/ Recap comme ci-dessous En haut de l'écran : 2 lignes de menu Agenda Action Réalisé /Prévisionnel Partie Agenda Le mois en cours s'affiche, on peut faire dérouler mois précédent/ mois suivant en cliquant sur les flèches situées autour du nom du mois 2 parties dans le planning : à droite (colonne AM-PM) : l'agenda, permettant de faire un prévisionnel des absences. Par défaut ne sont indiquées que la mention bureau, rep (repos des week end et férié) Seront indiquées là les différentes activités de l'agent : demande de congés, congés, ext,.. à gauche (colonne Jour) le réalisé. Quand les CR d'activités seront saisis la durée de l'activité s'affichera Partie Action : Ecran Recap : L'écran se divise en 2 parties, à gauche les congés (CP) et à droite les RTT Clic sur «!» : donne le détail de la zone (Ex : posés/validés) Congés : Acquis : en fonction du temps de travail soit 25j si temps complet Anc : jours d'ancienneté, en fonction de la date d'entrée dans l'entreprise (1j par 10 ans si temps complet) Fract : 2 j pour un temps complet Report : report au 1er juin de jours de congés non pris au cours de la période précédente Cexcep : nombre de jours de congés exceptionnels (pour info) Regul : zone de régularisation pour les congés Droits total : acquis+ancienneté+fractionnement+report -4-

5 Posés /validés : congés posés et validés sur la rériode, clic sur «!» donne accès au détail Posés /non validés : congés posés et pas encore validés, clic sur «!» donne accès au détail Reste : congés à prendre, droits total posés/validés posés/non validés. RTT : Acquis : en fonction du temps de travail et du contrat de travail Ret mal : retenue sur rtt en cas de maladie, une ½ journée de RTT est enlevée pour 5 jours de maladie posés Regul : zone de régularisation pour les rtt Droits total : acquis- ret maladie +regul Posés /validés : rtt posés et validés sur la rériode, clic sur «!» donne accès au détail Posés /non validés : rtt posés et pas encore validés, clic sur «!» donne accès au détail Reste : rtt à prendre Le nombre de jours à prendre (en congés ou en RTT) est la somme des restes 'Droits CP' et 'Droits RTT' b- Saisie des congés Les Congés et les RTT se posent de façon analogue Créer un congé/rtt : Formulaires /Congés Dans cet écran on saisit les demandes de congés ou les demandes de RTT -5-

6 Saisir date ou période Type de demande : congés ou RTT Suivant Indiquer si matin, après midi ou jour entier Suivant Terminer La demande de congés ou RTT est posée. Dans l'agenda la demande de congés s'affiche avec le libellé DemCong, la demande de rtt s'affiche Demrtt Les congés/rtt sont vus pour information par la secrétaire du service, validés par le responsable de service puis -6-

7 par la direction. Un mail est envoyé à l'agent pour accord ou refus. Si la demande est acceptée elle passe alors dans l'agenda en Congés ou en RTT En se positionnant dans l'agenda sur la demande de congés/rtt, on peut la visualiser et voir son numéro (intéressant pour faire une recherche accélérée) c- Suppression d'un congé/rtt Congé/rtt non validé Tant qu'un congé/rtt n'est pas validé, un agent peut le supprimer. On ne peut supprimer une partie seulement d'une période de congés ou de rtt, il faut supprimer la période entière puis refaire la saisie Pour supprimer : Historique /congés ou artt Faire une recherche par date ou numéro, Rechercher Clic sur l'icône corbeille pour supprimer le congé/rtt et confirmer la suppression. La demande de congé/rtt est supprimée de l'agenda, mais il est consultable par Recherche Congé/rtt validé par responsable de service ou direction Le congé/rtt n'est plus supprimable par l'agent. La procédure est la même au départ que pour un congé/rtt non validé : Historique/ Congés/ Rechercher/ Selectionner un congé et clic sur la corbeille. Un mail sera alors envoyé à la direction qui supprimera ce congé/rtt. -7-

8 2) Mission L'ordre de mission est nécessaire pour tout déplacement hors du département. Un récapitulatif des ordres de mission du mois sera imprimé en fin de mois par l'agent et joint aux notes de frais. Travail le week-end ou un jour férié : pour pouvoir saisir un compte rendu d'activité et/ou saisir des frais de déplacement il faut avoir au préalable fait une demande d'ordre de mission a- Création d'un ordre de mission Formulaire/ Missions Remplir les champs Suivant/ -8-

9 Inclure les jours fériés : pour un ordre de mission qui porte sur un jour férié Indiquer si l'ordre porte sur le matin, l'après midi ou toute la journée (valeur par défaut) Valider La demande d'ordre de mission s'affiche dans l'agenda (ici 7 juin) L'ordre de mission est alors vu pour information par la secrétaire de service, puis validé par le responsable de service. Quand l'ordre de mission est validé il est affiché dans le planning avec l'abréviation ext (extérieur) -9-

10 Impression mensuelle de l'ordre de mission : Clic dans l'agenda sur 1 jour du mois concerné, le jour du mois apparait à droite, clic sur OM b- Suppression d'un ordre de mission Validé ou non, un ordre de mission peut être supprimé par l'agent Historique / Ext Rechercher sur une période et cliquer sur la corbeille pour supprimer

11 3) Congés exceptionnels Formulaire/ CExcep Remplir la fenêtre avec le motif de la demande et les dates souhaitées du congé. Suivant. Un mail est envoyé à la direction qui posera le congé. Les congés exceptionnels sont aussi utilisés pour indiquer une récupération d'un travail effectué pendant le weekend ou un jour férié. Dans ce cas il faut indiquer le jour travaillé et le jour de récupération souhaité. Un mail d'acceptation sera envoyé à l'agent

12 4) Consultation des plannings Un agent peut consulter tout planning a- Consultation du planning d'un ou plusieurs agents Planning Activités /Planning/ Choix d'un type de recherche : par salarié, par service, par métiers, par site, par organisme, par projet ou pour tous. Sélectionner le type d'affichage souhaité

13 Activité d'un groupe d'agents ou d'un projet Détail des congés, ordres de mission,... d'un ou plusieurs agents Activités / Consultations pour le groupe de travail auquel l'agent appartient b- Consultation du planning de l'agent Agenda/ Historique

14 IV.Prévisionnel 1) Saisie du prévisionnel Cette saisie permet de consulter la prévision d'activités, bureau, terrain, réunion ou absence.. Les agents en mode RTT lissage doivent indiquer la demi journée de RTT hebdomadaire en utilisant le code Lissage Se placer dans la partie droite du planning au jour à modifier L'écran suivant s'affiche Codes d'absence : Lissage = RTT en mode lissage FormP = formation personnelle FormA = formation d'agriculteurs RepTP = repos temps partiel ReunD = réunion départementale ReunR = réunion régionale ReunN = réunion nationale Terrain = terrain La présence au bureau est par défaut affichée à Non Valider Le motif d'absence du bureau est alors affiché 2) Modification du prévisionnel Pour modifier le prévisionnel, se mettre sur le jour à modifier, dans la partie prévisionnelle du planning et cliquer. Le prévisionnel de cette journée s'affiche dans la partie droite de l'écran. Modifier le code et valider Pour supprimer une prévision : cliquer sur annuler (en dessous de matinée ou après midi) et valider

15 V.Comptes rendus d'activités et frais de déplacement 1) Paramétrage Pour automatiser la saisie des CR ou du prévisionnel : on peut attribuer un code par défaut Agenda/ Divers/ Paramétrage/ Intranet 2) Saisie Se positionner dans le planning sur la partie gauche Ex : le 03 juin, jour pour lequel une demande d'ordre de mission a été faite et validée par le responsable de service. Dans cet exemple, aucun frais ou CR d'activités. Ajouter Une fenêtre à 2 onglets apparaît : CR et Frais

16 Compte Rendu d'activité Organisme ou Exploitation : organisme=lieu géographique H : heure de début de l'activité (ne rien saisir) Temps passé : la durée en jour s'affichera dans le planning et servira pour le CR officiel, Km véhi de service : si vous utilisez un véhicule de service noter ici les km effectués Codes activités : code APCA, imprimables par le menu 'Code acti' Les contrôleurs laitiers ont des codes particuliers à leur métier Financeur : ne rien saisir Intra : si vous avez indiqué des codes personnels propres à votre métier

17 Vous pouvez saisir les frais en cliquant sur Frais Les informations sur l'organisme ou l'exploitation visitée déjà saisies dans les CR sont remplies. Horaire : vous devez saisir les horaires pour pouvoir être remboursé d'un repas ou d'un découcher. Formation personnelle : si les frais concernent une formation indiquez le ici, les frais de formation sont imprimés à part des autres frais. Itinéraire : à remplir si il y a des frais kilométriques Km : un agent utilisant un véhicule personnel pour ses déplacement indique ici les distances parcourues (accès à en cliquant sur la voiture : calcul d'itinéraire) Indiquer les différents frais occasionés par le déplacement. C'est ce chiffre qui sert pour le calcul des frais kilométriques. Une fois saisi il est dupliqué sur la feuille des CR dans la zone KM véhi service et sert dans le libellé du CR. Si vous modifiez vos frais, pensez à modifier ces 2 zones (la duplication ne se fait qu'à la création) Divers : frais d'autoroute, de parking..ne pas laisser l'exemple mais saisir la nature des frais. Valider Un enregistrement est créé comme dans fenêtre ci-dessous, il est modifiable en cliquant à gauche, supprimable en cliquant à droite sur corbeille. Dans le planning on voit pour le 03 juin la mention 1j On peut créer plusieurs lignes pour la même journée. La journée est divisée en 5 périodes de 0.25, pensez à saisir un "." comme séparateur décimal et vérifiez dans la partie agenda la durée totale saisie

18 3) Modification ou suppression d'un compte rendu Pour supprimer un CR : se positionner sur le jour à modifier ou supprimer dans l'agenda Les activités saisies apparaissent dans la partie droite de l'écran, clic sur la loupe pour supprimer, clic sur la corbeille pour supprimer 4) Saisie d'un organisme ou d'une exploitation a- Organisme Si l'organisme où vous vous êtes rendu n'existe pas, il faut le créer. Fichier / Organisme/ Ajouter : nom, dénomination, code postal obligatoires

19 b- Exploitation Si l'exploitation sur laquelle vous êtes allé n'existe pas, il faut contacter Céline Pomarès ou Sandrine Molinié à la Chambre d'agriculture qui vous la créeront

20 VI.Réservation de salles A ller dans Modules/ Réservations /Salles