e.magnus - Module 7 e.gestion financière Gestion de la dette

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1 e.magnus - Module 7 e.gestion financière Gestion de la dette

2 Gestion de la dette: Les principes Il s agit d enregistrer les emprunts de la collectivité et d en suivre les évolutions. Par le biais d assistants, le module dette permet de suivre: La réalisation (encaissement) d un emprunt. Les opérations sur emprunt: Révision de taux ou plus rarement de durée. Modification manuelle et traçable (qui peut être annulée) d une annuité. Gestion des encaissements multiples. Le réaménagement de la dette: Remboursement par anticipation / Refinancement. Renégociation. Transfert à une autre collectivité. Le module permet toutes sortes d éditions pour valoriser la dette, il assure également la complétion des annexes nécessaires au budget et au compte administratif. Il permettra de générer automatiquement les écritures d annuités mais également les écritures de fin d année liées au rattachement des ICNE (Intérêts Courus Non Echus). 3

3 Gestion de la dette: Enregistrer un emprunt Dans le bloc Modules complémentaires, menu Emprunts: Cliquer sur le bouton et choisir Création. 5

4 Gestion de la dette: Enregistrer un emprunt Etape 1/10: Identification Renseigner: Le code (exemple Année + N ordre dans l année) La désignation de l emprunt Le budget auquel on rattache l emprunt Le montant du contrat Renseigner : le prêteur (parmi les tiers de e.gestion financière). Le type de prêteur (annexes budgétaires). Prélèvement automatique éventuellement. Le N de contrat pour les annexes et le mandatement. La date de signature du contrat. 7

5 Gestion de la dette: Enregistrer un emprunt Etape 3/10: Caractéristiques L étape 2 ne s affiche que si l emprunt est un emprunt de refinancement. Renseigner les caractéristiques de l emprunt de manière scrupuleuse: elles serviront au calcul du tableau d amortissement. Ne pas hésiter à ouvrir le volet d aide 9

6 Gestion de la dette: Enregistrer un emprunt Etape 4/10: Frais et commissions Si nécessaire, préciser le coût des frais de dossier 11

7 Gestion de la dette: Enregistrer un emprunt Etape 5/10: Tableau d amortissement Préciser éventuellement les montants de la première échéance et des autres puis cliquer sur la caclulette pour calculer le tableau d amortissement. Le vérifier scrupuleusement. Si les écarts sont importants avec le tableau d amortissement fourni par l organisme bancaire, c est que les caractéristiques indiquées dans e.gestion financière ne sont probablement pas bonnes. Dans ce cas, ne pas hésiter à revenir à l étape 3. S il s agit d un emprunt ancien, se positionner sur la dernière annuité qui a été mandatée puis cliquer sur le symbole afin que e.gestion financière considèreles échéances réalisées jusqu à cette date. 13

8 Gestion de la dette: Enregistrer un emprunt Etape 6/10: Détail des imputations Préciser les imputations du capital, des intérêts et des frais éventuels. Ventilation analytique et fonctionnelle 15

9 Gestion de la dette: Enregistrer un emprunt Etape 7/10: Pièces justificatives Permet d associer une ou plusieurs pièces justificatives digitalisées: contrat, avis de versement.. 17

10 Gestion de la dette: Enregistrer un emprunt Etape 9/10: Informations complémentaires Ecran peu utilisé: permet si l on a paramètré des champs supplémentaires, de renseigner des informations spécifiques 19

11 Gestion de la dette: Enregistrer un emprunt Etape 10/10: Récapitulatif Dernier écran de l assistant qui récapitule l emprunt et permet éventuellement de fabriquer le titre d encaissement en comptabilité. Cliquer sur Terminer 21

12 Gestion de la dette: Gestion des versements Dans le cas d emprunts à encaissements multiples, la gestion des versements permet d augmenter le capital restant dû et recalculer le tableau d amortissement. Rechercher et selectionner l emprunt à encaissement multipke puis cliquer sur le bouton et choisir Opérations sur emprunt / Gestion des versements. Rechercher et sélectionner emprunt. Par le bouton Opérations: Opérations sur emprunts, Gestion des versements 23

13 Gestion de la dette: Gestion des versements Etape 1/5: Identification Indiquer la date du nouvel encaissement et son montant une observation éventuelle 25

14 Gestion de la dette: Gestion des versements Etape 2/5: Tableau d amortissement Cliquer sur la calculette pour recalculer le tableau d amortissement et vérifier scrupuleusement le résultat obtenu. Au besoin, le corriger 27

15 Gestion de la dette: Gestion des versements Etape 4/5: Pièces justiticatives Permet d associer une ou plusieurs versement par exemple. pièces justificatives digitalisées: l avis de 29

16 Gestion de la dette: Gestion des versements Etape 5/5: Récapitulatif Dernier écran de l assistant qui récapitule l emprunt et permet éventuellement de fabriquer le titre d encaissement en comptabilité. Cliquer sur Terminer 31

17 Gestion de la dette: Révision de taux Dans le cas d emprunts variables ou révisables, la révision du taux permet de recalculer le tableau d amortissement avec le nouveaux taux indiqué par l organisme bancaire. Rechercher et selectionner l emprunt variable ou révisable puis cliquer sur le bouton et choisir Opérations sur emprunt / Révision de taux. Rechercher et sélectionner l emprunt variable ou révisable. Choisir le bouton Opérations: Opérations sur emprunt / Révision de taux 33

18 Gestion de la dette: Révision de taux Etape 1/5: Identification Indiquer La date d échéance d application et le nouveau taux une observation éventuelle. 35

19 Gestion de la dette: Révision de taux Etape 2/5: Tableau d amortissement Cliquer sur la calculatrice pour recalculer le tableau d amortissement et contrôler scrupuleusement le résultat obtenu Corriger éventuellement lés échéances notamment la première au moment du changement (prorata temporis). 37

20 Gestion de la dette: Révision de taux Etape 4/5: Pièces justificatives Permet d associer une ou plusieurs pièces justificatives digitalisées: La notification du nouveaux taux par exemple. 39

21 Gestion de la dette: Révision de taux Etape 5/5: Récapitulatif Dernier écran de l assistant qui récapitule l emprunt. Cliquer sur Terminer 41

22 Gestion de la dette: Modification du tableau d amortissement Cette option permettra de modifier notamment les emprunts pour lesquels, il n a pas été possible de trouver dans e.gestion financière un mode de calcul comparable à celui de la banque. Elle permettra de tracer et de pouvoir annuler facilement la modification en cas d erreur. Rechercher et selectionner l emprunt variable ou révisable puis cliquer sur le bouton et choisir Opérations sur emprunt / Modification du tableau d amortissement. 43

23 Gestion de la dette: Modification du tableau d amortissement Etape 1/4: Identification Indiquer la date de modification mais également un commentaire (par exemple: modifié par DUPONT Georges au vu de la notification du 01/01/2012). Cela permettra de bien «tracer» les modifications et de mieux les appréhender 45

24 Gestion de la dette: Modification du tableau d amortissement Etape 2/4: Tableau d amortissement Corriger alors directement le tableau d amortissement. Il est souhaitable d utiliser l option autant de fois que d échéances à modifier 47

25 Gestion de la dette: Modification du tableau d amortissement Etape 3/4: Pièces justificatives Permet d associer une ou plusieurs pièces justificatives digitalisées. 49

26 Gestion de la dette: Modification du tableau d amortissement Etape 4/4: Récapitulatif Dernier écran de l assistant qui récapitule l emprunt. Cliquer sur Terminer 51

27 Gestion de la dette: Remboursement par anticipation Le remboursement par anticipation permet de rembourser le capital restant dû en une seule fois et comptabiliser d éventuels frais financiers. C est le préalable obligatoire à la création d un emprunt de refinancement. Rechercher et selectionner l emprunt à rembourser puis cliquer sur le bouton et choisir Réaménagement de la dette / Remboursement par anticipation. 53

28 Gestion de la dette: Remboursement par anticipation Etape 1/6: Identification Indiquer si le remboursement est total ou partiel, la date du remboursement anticipé. Le motif du remboursement notamment en cas de refinancement. Un commentaire éventuel. 55

29 Gestion de la dette: Remboursement par anticipation Etape 2/6: Frais et commissions Indiquer les éventuelles pénalités liées au remboursement anticipé 57

30 Gestion de la dette: Remboursement par anticipation Etape 3/6: Tableau d amortissement Cliquer sur la calculette pour effectuer le remboursement anticipé et arrêter le tableau d amortissement. 59

31 Gestion de la dette: Remboursement par anticipation Etape 4/6: Détail des imputations Préciser l imputation des frais financiers 61

32 Gestion de la dette: Remboursement par anticipation Etape 5/6: Pièces justificatives Permet d associer une ou plusieurs pièces justificatives digitalisées. 63

33 Gestion de la dette: Remboursement par anticipation Etape 6/6: Récapitulatif Dernier écran de l assistant qui récapitule l emprunt. Cliquer sur Terminer 65

34 Gestion de la dette: Renégociation Contrairement au refinancement, la renégociation consiste à conserver l emprunt tout en en changeant les caractéristiques. Rechercher et selectionner l emprunt à renégocier puis cliquer sur le bouton et choisir Réaménagement de la dette / Renégociation. 67

35 Gestion de la dette: Renégociation Etape 1/7: Identification Indiquer l échéance de départ de la renégociation, un commentaire éventuel 69

36 Gestion de la dette: Renégociation Etape 2/7: Caractéristiques Préciser les nouvelles caractéristiques 71

37 Gestion de la dette: Renégociation Etape 3/7: Frais et commissions Préciser les éventuels frais liés à l opération 73

38 Gestion de la dette: Renégociation Etape 4/7: Tableau d amortissement Cliquer sur la calculette pour recalculer le tableau d amortissement et contrôler le à nouveau. 75

39 Gestion de la dette: Renégociation Etape 6/7: Pièces justificatives Permet d associer une ou plusieurs pièces justificatives digitalisées. 77

40 Gestion de la dette: Renégociation Etape 7/7: Récapitulatif Dernier écran de l assistant qui récapitule l emprunt. Cliquer sur Terminer 79

41 Gestion de la dette: Annuler une modification Entrer en modification de la fiche emprunt grâce au bouton Sélectionner l évènement à supprimer puis cliquer sur le symbole ci-contre pour le supprimer. On ne peut supprimer que le dernier. On retrouve alors le tableau d amortissement dans l état où il était avant la modification. 81

42 Gestion de la dette: Les éditions Depuis la liste des emprunts Le bouton Imprimer donne accès à toutes sortes d éditions pour connaître la structure et la valorisation de la dette. 83

43 Gestion de la dette: Les éditions 85 Parmi les éditions, on citera Edition liste (reflet de la présentation des colonnes précédentes), Echéancier chronologique, Emprunts par imputation, Endettement pluriannuel, Etat des intérêts courus non échus. Ne pas oublier de sélectionner les paramètres voulus sur chaque édition notamment en ce qui concerne les dates.

44 Gestion de la dette: Les éditions Depuis une fiche emprunt La fiche d un emprunt récapitule l ensemble des informations saisi sur la fiche ainsi que son tableau d amortissement. 87

45 Gestion de la dette: Transfert des annuités Etape 1/7: Choix des opérations Choisir Le budget, la période à mandater et le type de configuration 89

46 Gestion de la dette: Transfert des annuités Etape 2/7: Sélection des échéances Il est encore possible de décocher des annuités qui ne devraient pas être transférées. 91

47 Gestion de la dette: Transfert des annuités Etape 5/7: Complément des liquidations Dans cette étape, on pourra corriger le mode de règlement, préciser le RIB de l organisme si l échéance n est pas en prélèvement ou encore associer une pièce justificative par le biais de l étiquette bleue. 93

48 Gestion de la dette: Transfert des annuités Etape 6/7: Références en trésorerie Pour les emprunts en prélèvement (débit d office), il est indispensable de renseigner la référence en trésorerie afin de compléter au mieux les protocoles INDIGO ou PES 95

49 Gestion de la dette: Transfert des annuités Etape 7/7: Récapitulatif La liste permet de vérifier que les annuités à mandater correspondent bien aux appels d échéance. Elle peut être imprimée. Dans le cas contraire, il faut cliquer sur Fermer et aller corriger les emprunts erronés. Si la liste est correcte, le bouton Terminer procèdera à la génération des pièces. 97

50 Gestion de la dette: ICNE, le principe Extrait de l aide réglementaire de e.gestion financière 99

51 Gestion de la dette: ICNE, le principe Extrait de l aide réglementaire de e.gestion financière 101

52 Gestion de la dette: ICNE, la fiche emprunt La fiche doit stipuler la méthode pour le calcul des ICNE. 103

53 Gestion de la dette: ICNE, les éditions Le bouton Imprimer permet d accéder à la liste des éditions dont celle des ICNE 105

54 Gestion de la dette: Transfert des ICNE Cette option peut être lancée dans le bloc Modules Complémentaires mais est aussi proposée dans le cycle des opérations de fin d année. Etape 1/6: Choix des opérations Choisir Le budget, la période à mandater et le type de configuration 107

55 Gestion de la dette: Transfert des ICNE Etape 2/6: Sélection des échéances Il n y a priori aucune raison de décocher quelque emprunt que ce soit. 109

56 Gestion de la dette: Transfert des ICNE Etape 4/6: Imputation Dans cette étape, on pourra renseignera les imputations pour Le rattachement: La contrepassation: Ces imputations sont fictives, le trésorier verra mais cela permettra de compléter correctement les maquettes budgétaires. Au besoin, on complètera les éléments manquant (ici ventilation) mais cela signifie alors que des fiches emprunts sont incomplètes. 111

57 Gestion de la dette: Transfert des ICNE Etape 5/6: Complément des liquidations Dans cet écran, on pourra éventuellement ajouter une pièce justificative par le biais de l étiquette bleue PJ liée. 113

58 Gestion de la dette: Transfert des ICNE Etape 6/6: Récapitulatif La liste permet de contrôler le détail des rattachements à mandater. Elle peut être imprimée. En cas d erreur, il faut cliquer sur Fermer et aller corriger les emprunts erronés. Si la liste est correcte, le bouton Terminer procèdera à la génération des pièces. Il ne faudra pas oublier d ordonnancer les pièces de rattachement sur l exercice N mais aussi les pièces annulatives sur l exercice N

59 Gestion de la dette: Ce qu il faut retenir Le module dette est étroitement lié à la comptabilité: Il alimente de manière silencieuse les nombreuses annexes budgétaires nécessaires au budget et compte administratif de tout budget. Chaque opération sur les emprunts est entièrement assistée. Il est très largement souhaitable d utiliser les assistants spécialisés plutôt que de modifier manuellement un tableau d amortissement car cela permet de tracer et d annuler facilement la manipulation en cas d erreur. Lorsque le tableau d amortissement est très différent de celui fourni par la banque, il faut se poser des questions sur les caractéristiques rentrées dans le logiciel. Le module permet de générer automatiquement les écritures d annuités d emprunts mais également les écritures de rattachement de charges à l exercice (ICNE). Dans ce cas, l exercice N+1 doit avoir été ouvert préalablement. De nombreuses éditions ou graphiques permettent d évaluer l état de la dette (simulée ou non) et sa structure. 117

60 119 Gestion de la dette: La documentation

61 Unité Nouvelles Technologies Contacter le support BERGER-LEVRAULT au Centre de Gestion: Téléphone: Mél: Fax: Site: 121

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