Conseil d Administration 2 février 2016

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1 Office de Tourisme des Vallées d Ax Conseil d Administration 2 février /02/2016 1

2 Ordre du jour Ordre du jour 1) Résumé Bilan du Plan d actions ) Les projets de développement touristique en collaboration avec la communauté de Communes 3) Plans d actions 2016 de l OT et préparation au nouveau périmètre ) Budget ) Questions Diverses 02/02/2016 2

3 1) Bilan plan d actions 2015 Réalisé - Mise en conformité au niveau «social» : entretiens professionnels, mini 24h/semaine - Mise en place de réunions de services régulières, Eductours et Formation Professionnelle - Classification de l OT de niveau II obtenue - Lancement de la Création du nouveau site web - Création de 2 éditions supplémentaires : chéquier et sous-main randos Ce qui n a pu être fait - travail sur les ouvertures des PI (quelques modifications PI Les Cabannes/ Luzenac) - la signalétique des Points Info. - travail sur la commercialisation - travail sur les hébergements - travail sur les cotisations en mode partenariat - Relances des réunions de bureau et AG sous une nouvelle forme, révision des statuts. - Réflexion sur l Axéval Bilan Valorisation Visite Carrière Bilan 2015

4 2) Les projets de développement touristique en collaboration avec la communauté de Communes impactant sur le budget. Thème du Tourisme Industriel et de découverte. Bilan à fin janvier budget 2016 programmé TTC (validé Com Com en 2015). Visite des églises romanes : continuité déplacement des visites de février à l arrière saison, produit niche.. Projet de Lordat - redynamiser le site avec plusieurs entrées. Les contacts proposés par le groupe de travail => du temps de travail. Une dimension «Valléenne» aux équipements : Portes d entrées, Signalétiques, Flux, Equipement Numérique.. Evolution des équipements numériques (Investissement porté par la Com Com). Etude sur la signalétique : Diagnostic, schéma d orientations TTC. Accompagnement dans les projets touristiques structurants : Beille, Savasem, déviation d Ax, voie verte, communication thermalisme. => du temps de travail. Circulation dans la Vallée : dispositif Axéval (arrêter un portage largement déficitaire), concentrer les moyens sur les lignes demandées? aider les opérateurs qui souhaitent s associer pour organiser? 02/02/2016 4

5 3) Plans d actions 2016 de l OT et préparation au nouveau périmètre - Axe 1 Travailler à l amélioration des recettes de l OT Les Objectifs : - Valorisation de la réservation sur le site web - Développement d une boutique en ligne (2016) sur le site web - Créer une boutique de produits dérivés au PI d Ax (2017) - Continuer à valoriser la carrière de Talc - Préparer 2017 : Animer et Développer le nombre d adhérents, revoir les cotisations, vendre des prestations supplémentaires d accompagnement (test Azimut cet hiver), espaces publicitaires (site web/programme animations) avec un suivi statistiques. - Repenser l organisation de la commercialisation avec nos partenaires naturels : stations, thermes, hébergeurs, bureau des guides. CD09 et ADT09 02/02/2016 5

6 3) Plans d actions 2016 de l OT et préparation au nouveau périmètre - Axe 1 travailler à l amélioration des recettes de l OT Les moyens : = Pérenniser l investissement web et aller vers des nouveaux modules : bornes, tchat. = moderniser encaissement, réaménagement accueil du Point info d Ax (2017) = Continuer à communiquer sur la carrière comme un site touristique propre = Ajouter une mission «animations des adhérents» à un poste de travail de conseil en séjour à l Office (repérage des contacts, cotisations, espaces publicitaires, prestations d accompagnement) - complément en temps au renfort actuel week-end/vacances = Constitution d un groupe de travail sur la commercialisation, accompagnement de l ADEPFO. 02/02/2016 6

7 3) Plans d actions 2016 de l OT et préparation au nouveau périmètre - Axe 2 Développer une Démarche «Qualité Tourisme» reconnue nationalement et préparatrice de l avenir Les Objectifs : Pourquoi?. Obtenir la Marque Qualité en 2017 (27 OT en Midi Pyr). Classement de l OT niveau I avant Animer la Marque «Qualité Tourisme» sur nos prestataires et le territoire. Le dossier de classement nous a aidé à évoluer. Remettre complètement à plat un fonctionnement de 15 ans. Reprendre tous les procédés de travail de façon collective et accompagnée. Bénéficier d une analyse extérieure régulière (1 fois/mois). Faire monter une équipe en compétence. Démarrer en 2016 (pour bénéficier de l accompagnement régional actuel) => Avoir des bases plus solides de fonctionnement pour être prêt au passage au nouveau de périmètre 02/02/2016 7

8 3) Plans d actions 2016 de l OT et préparation au nouveau périmètre - Axe 2 Développer une Démarche «Qualité Tourisme» reconnue nationalement et préparatrice de l avenir Les moyens :. Inscrire tous les salariés au formation FROTSI : Bénéficier d un accompagnement spécifique de 10 jours de formation sur site avec des experts : + 0. Accompagnement FROTSI : 1 fois/mois : Investissement sur la location d un logiciel de planning. Ajouter cette mission à un binôme, 2 postes de travail concernés : (Conseil en séjour suivi- /production organisation-) 02/02/2016 8

9 3) Plans d actions 2016 de l OT et préparation au nouveau périmètre Axe 3 : Développement des supports numériques à la dimension de la vallée Mise en place du Schéma d Accueil et de Diffusion de l information - Développement des bornes interactives de séjour (continuité investissement web) - Ecran numérique de l affichage de l animation - Ecran numérique de diffusion de l information : portes d entrée, lieux de passage, lieux d attente. - Wifi territorial (sur les points info normes classement et sur les lieux de flux) 02/02/2016 9

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11 3) Plans d actions 2016 de l OT et préparation au nouveau périmètre Axe 4 : Mutualisation des informations Animations à la dimension de la vallée Objectifs :. Coordination entre les différents organisateurs d animations Savasem, Ax animation, asso commerçants, Stax, comités des fêtes.. Optimisation de la récolte de l information. Diffusion sur un document unique avec différentes périodicités plus compréhensibles du public. Distribution à l échelle des Vallées d Ax Moyens : Temps de travail supplémentaire OT et moins pour d autres partenaires Mutualisation des moyens pour financer et équilibrer l opération Délais : 6 mois pour mise en place, objectif avant l été. 02/02/

12 Loi NOTRe anticipations sur nouveau périmètre 02/02/

13 Loi NOTRe anticipations sur nouveau périmètre - Dès 2017, un nouveau périmètre :. Quel périmètre?. Quel nom administratif? Touristique?. Quel Positionnement? : Montagne/Santé/Bien Etre.. Nouvelle communication?. Fusion des structures OT (3 associations), personnel => réflexion sur la communication (recrutement agence de communication en 2016) => accompagnement à la réorganisation de l OT : statut, accompagnement juridique, nouveau fonctionnement, nouvelle équipe, nouvelle organisation /02/

14 - 4) Budget 2016 En résumé, Les nouvelles lignes du budget : - Tourisme industriel et de découverte - Démarche qualité - Les animations mutualisées et à l échelle du territoire - Communication reste basique, continuité du développement numérique - Premières orientations vers la commercialisation - Accompagnement au nouveau périmètre - Evolution de la masse salariale : - Intégration de la mutuelle - Evolution sur 2 postes binômes pour la démarche qualité - Optimiser le poste de renfort week-end sur la démarche commerciale auprès des adhérents + Stagiaire 4 mois sur fichiers résidences secondaires (surtout que le poste conseiller séjour - web reste à 80% - fin congés parental) 02/02/

15 - 5) Questions diverses - Augmentation des tarifs des visites à la carrière de talc de Trimouns - Augmentation des tarifs des visites des églises romanes - Modifications des membres du Conseil d Administration à voter pour la prochaine Assemblée Générale - Autres MERCI DE VOTRE ATTENTION! 02/02/