CAHIER SPECIAL DES CHARGES

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1 1 Radio-Télévision belge de la Communauté française Bd A. Reyers, 52 bte BRR024 B 1044 Bruxelles CAHIER SPECIAL DES CHARGES Marché public PLURIANNUEL de SERVICES Prestations de gardiennage au sein des divers sites de la RTBF (Bruxelles- Charleroi- Liège- Mons- Namur- Rhisnes) (4 ans). Pouvoir Adjudicateur : RTBF Mode de passation : APPEL D OFFRES OUVERT AVEC PUBLICITE BELGE Mode de détermination des prix : MIXTE : PRIX GLOBAL FORFAITAIRE/BORDEREAU DE PRIX Référence : AOOB Juillet 2015

2 2 LIVRE I PRESCRIPTIONS ADMINISTRATIVES DEROGATIONS AU RGE Conformément à l'article 7 des RGE, le présent cahier spécial des charges déroge aux dispositions suivantes des règles générales d'exécution définies par l'arrêté royal du 14 janvier 2013 : - Dispositions sur le cautionnement (art. 25 à 29 et 31 à 33 des RGE): Le système de paiement mensuel, découlant du caractère récurrent des prestations à effectuer, garantit la RTBF contre tout défaut d exécution de ses obligations par l adjudicataire ; par ailleurs, les garanties et moyens d actions que les règles générales d exécution réservent au pouvoir adjudicateur, en cas de mauvaise ou inexécution du marché, apparaissent en l occurrence comme pleinement suffisants pour préserver les intérêts de la RTBF. - Dispositions sur les constatations des défauts (art. 44, 2 des RGE): Compte tenu de la nécessité de pouvoir réagir très rapidement, en cas de défaut d exécution, il est indiqué de prévoir des formalités plus souples pour les constatations des manquements éventuels de l'adjudicataire. REGLEMENTATION MARCHES PUBLICS APPLICABLE La loi du 15 juin 2006, dénommée ci-après LOI, relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, M.B., (+ modifications subséquentes et arrêtés d exécution éventuels). L arrêté royal du 15 juillet 2011, dénommé ci-après AR PASSATION, relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques, M.B., (+ modifications subséquentes et arrêtés d exécution éventuels). L arrêté royal du 14 janvier 2013, dénommé ci-après RGE, établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, M.B., (+ modifications subséquentes et arrêtés d exécution éventuels). La loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services, M.B., (+ modifications subséquentes et arrêtés d exécution éventuels). La loi du 10 avril 1990 réglementant la sécurité privée et particulière, M.B., (+ modifications subséquentes et nombreux arrêtés d exécution royaux ou ministériels). Les conventions collectives de travail actuellement en vigueur dans ce secteur. PRECISIONS RELATIVES A LA LOI ET A L AR PASSATION 1. POUVOIR ADJUDICATEUR (articles 2 et 12 LOI) 2

3 3 Le pouvoir adjudicateur est la Radio-télévision belge de la Communauté française, ci-après RTBF, boulevard A. Reyers, 52, B 1044 BRUXELLES, représentée par l Administrateur général ou son délégué. Les informations complémentaires sur la procédure de consultation et de passation du marché peuvent être obtenues auprès de Monsieur Stéfan VAN DEN ABEELE, Responsable secteur Achat, bte BRR024 local 11M20, tél. +32(0) , ou de Madame Muriel DREESSEN, Juriste marchés publics - secteur Achats, bte BRR024 local 11M18, tél : +32(0) , . achats@rtbf.be. 2. NATURE ET MODE DE PASSATION (articles 3 ; 23 et svts LOI) Le présent marché constitue un marché de services pluriannuel mixte, à prix global forfaitaire et à bordereau de prix, de catégorie B23 («Services d enquête et de sécurité (à l exclusion des services des véhicules blindés»), descripteurs CPV principaux (du général au particulier) : («Services d enquête et de sécurité»), («Services de sécurité») : («Services de surveillance d installations d alarme»), («Services de gardiennage»), («Services de surveillance»). Dans la mesure où les prestations envisagées appartiennent à une catégorie de services relevant de l annexe 2B de la LOI, annexe qui liste les services dits «non-prioritaires», auxquels s applique un régime légal adouci, le mode de passation retenu est l appel d offres ouvert avec publicité au niveau belge. Par ailleurs, il est à noter que le pouvoir adjudicateur se réserve le cas échéant la possibilité de faire usage de la faculté reprise à l article 26, 1, 2, b), de la LOI. Selon cette disposition, en effet, «il peut être traité par procédure négociée sans respecter de règle de publicité lors du lancement de la procédure ( ) lorsque ( ) des services nouveaux consistant dans la répétition de services similaires sont attribués à l adjudicataire du marché initial par le même pouvoir adjudicateur, à condition que ces services soient conformes à un projet de base et que ce projet ait fait l objet du marché initial passé par adjudication ou par appel d offres. Toutefois, la possibilité de recourir à cette procédure doit être indiquée dès la mise en concurrence du premier marché. La décision d attribution des marchés répétitifs doit en outre intervenir dans les trois ans après la conclusion du marché initial.». 3. LOTS, VARIANTES, OPTIONS (articles 9 à 11 ; 89 AR PASSATION) Le présent marché n est pas subdivisé en lots. Ce marché ne comprend aucune option. L introduction de variantes n est pas autorisée dans le cadre de la procédure. Quoique non loti, le marché comprend 7 PANS distincts : - Pan 1 : Site de Bruxelles (Reyers); - Pan 2 : Site de Charleroi ; - Pan 3 : Site de Liège ; - Pan 4 : Site de Mons ; - Pan 5 : Site de Namur ; - Pan 6 : Site de Rhisnes ; - Pan 7 : Sites d émission.

4 4 En outre, le marché comprend 5 postes différents (soit forfaitaires, soit à bordereau de prix, en fonction du poste et/ou du pan concerné) : - Poste 1 : Gardiennage statique ; - Poste 2 : Gardiennage mobile ; - Poste 3 : Interventions sur alarme ; - Poste 4 : Services ponctuels (urgents et non urgents) à exécuter sur commande ; - Poste 5 : Sécurité événementielle/protection des personnes. 4. SOUS-TRAITANCE (article 12 AR PASSATION) Le candidat/soumissionnaire indiquera, s il échet, dans son offre, la part du marché qu il a l intention de sous-traiter à des tiers ainsi que les sous-traitants proposés. Dans le cas où, en application de l article 74 du RGE, le candidat/soumissionnaire fait valoir les capacités d autres entités, il prouvera qu il disposera bien, pour l exécution du marché, des moyens et capacités de ces entités en joignant à son offre un engagement signé, émanant de chacune des entités tierces auxquelles il entend faire appel, à mettre de tels moyens à sa disposition. 5. DETERMINATION, COMPOSANTES ET VERIFICATION DES PRIX (articles 2 ; 13 et svts AR PASSATION) Le présent marché est mixte (à prix global forfaitaire et à bordereau de prix). Les prix à remettre seront énoncés en euros et établis hors TVA. La TVA fera l'objet d'un poste spécial du métré ou de l inventaire, pour être ajoutée au montant de l offre. Conformément à l article 19, 3 de l AR PASSATION, le prix des services comprend tous les frais, mesures et impositions quelconques inhérents à l exécution du marché. Sur simple demande écrite du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire doit fournir, préalablement à l attribution du marché, toutes indications destinées à permettre la vérification des prix offerts. Le pouvoir adjudicateur peut confier aux personnes qu'il désigne la mission d'effectuer toutes vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place de l'exactitude des indications fournies dans le cadre de la vérification des prix. 6. REVISION DES PRIX (article 6 LOI ; article 20 AR PASSATION) 1. Les prix applicables au marché sont soumis à révision des prix. Les tarifications et honoraires proposés pourront faire l objet, une fois l an (à la date anniversaire de la conclusion de la convention), d une révision des prix, sur base de l élément «salaire» pour autant que cela soit consécutif à des modifications salariales dûment négociées au sein de la Commission paritaire 317 ou imposées en vertu de décisions légales. Cette adaptation annuelle sera effectuée sur base de la formule de révision ci-après : PV N = PV N-1 (1 + 0,9 X) PV N = prix de vente nouveau PV N-1 = prix de vente précédemment appliqué 4

5 5 X = représente le pourcentage de toutes les augmentations de coûts, liées à l indexation et autres, imposées en vertu de décisions légales ou de décisions prises au sein de la Commission paritaire (317) pour les services de gardiennage (cfr. conventions collectives). Ces hausses sont applicables à concurrence de 90%, ce qui est reflété dans la formule par le multiplicateur 0,9. Plus précisément : Le secteur du gardiennage en Belgique étant régi par la convention collective de travail 317, il est sujet aux négociations salariales entre partenaires sociaux et patronat, sous l égide du comité de cette Commission paritaire 317. Ainsi, préalablement à toute hausse d un ou de plusieurs éléments des tarifs, dans la plus stricte application de la formule ci-dessus, l adjudicataire veillera à en avertir le secteur Achats de la RTBF, par lettre recommandée accompagnée des documents probants attestant la légitimité de la révision des tarifs propres au marché (éléments de coût subissant un éventuel impact de prix à la hausse et pourcentage d impact en résultant sur les prix de vente). 7. DROIT D ACCES ET SELECTION QUALITATIVE (articles 20 et svts LOI ; articles 58 et svts AR PASSATION) 1. Droit d accès Situation propre des opérateurs économiques ; références requises. Par le fait de sa participation, le soumissionnaire déclare sur l honneur qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion visés aux 1er et 2 de l article 61 de l AR PASSATION. Une vérification sera opérée à l égard du soumissionnaire susceptible d être désigné comme adjudicataire avant de prendre la décision d attribution. Il convient de noter que lors de la vérification de la situation du soumissionnaire susceptible d être désigné adjudicataire, la RTBF aura recours, par voie électronique, aux bases de données de l ONSS, du SPF Finances et de la Banque Carrefour des Entreprises. 2. Sélection qualitative. Capacité financière et économique ; références requises : Il est requis du candidat/soumissionnaire qu il produise une déclaration concernant le chiffre d affaires du domaine d activités faisant l objet du marché (prestations de gardiennage), pour au maximum les trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création ou du début d activités du soumissionnaire, conformément à l article 67, 1, 3, de l AR PASSATION. Niveau spécifique minimal exigé : compte tenu du marché envisagé, le chiffre d affaires spécifique au domaine d activités concerné par le marché devra à tout le moins atteindre, pour les trois dernières années (2012, 2013 et 2014), le montant annuel minimum suivant : Capacité technique et professionnelle ; références requises : Il est requis du soumissionnaire qu il produise : o l autorisation 1 et/ou l agrément dont dispose l entreprise soumissionnaire, tels qu ils sont prescrits par la loi du 10 avril 1990 (cf. article 2, 1 er, de ladite loi). 1 Article 2, 1 er, de la loi.

6 6 o o o o o La capacité des prestataires de services pouvant également être évaluée en vertu notamment de leur savoir-faire, de leur efficacité, de leur expérience et de leur fiabilité, conformément à l article 68, 1, de l AR PASSATION, il est requis du candidat/soumissionnaire qu il produise les CV détaillés comprenant les noms et les qualifications professionnelles appropriées (y compris, le nombre d années d expérience spécifique) des collaborateurs jugés les plus pertinents et qui seront réellement affectés à l exécution des services concernés par le marché, conformément à l article 68, 2, de l AR PASSATION. Niveau spécifique minimal exigé : compte tenu du marché envisagé, le soumissionnaire devra à tout le moins présenter dans son équipe : 30 CV démontrant une expérience professionnelle de minimum 3 ans dans le domaine du gardiennage (sécurisation et événementiel) et pour le chef poste, 2 CV démontrant une expérience de 4 ans dans le domaine du gardiennage, dont 1 an dans la gestion d équipe. Une déclaration (complétée de CV succincts) mentionnant les effectifs moyens annuels du prestataire de services en termes d agents de gardiennage statique et l'importance de ses cadres pendant les trois dernières années (ainsi que, le cas échéant, l'organigramme de la société), conformément à l article 72, alinéa 1, 5, de l AR PASSATION. Il est bien entendu que, dans ce cadre, la société candidate ne pourra faire état que de personnel déclaré comme travailleurs salariés, personnel auquel les conventions collectives de travail de la Commission paritaire 317 sont intégralement appliquées. Une déclaration indiquant l outillage, le matériel et l équipement technique dont le prestataire de services disposera pour la réalisation du marché, conformément à l article 72, alinéa 1, 6 de l AR PASSATION. Une liste des principaux contrats de services, dans le domaine d activités faisant l objet du marché (prestations de gardiennage), remportés au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date, et le destinataire public ou privé, conformément à l article 72, alinéa 1, 3, de l AR PASSATION. Les prestations de services sont prouvées par des attestations émises ou contresignées par l autorité compétente ou lorsque le destinataire a été un acheteur privé par une attestation de l acheteur ou à défaut simplement par une déclaration du prestataire de services. Niveau spécifique minimal exigé : compte tenu du marché envisagé, les références exigées devront porter sur deux aspects essentiels inhérents à la fonction de gardiennage au sein de la RTBF, en l occurrence : o Deux références relatives à la sécurisation d entreprises réparties sur plusieurs sites d exploitation et comptant un effectif en personnel d au moins personnes. o Deux références relatives à l encadrement d événements majeurs rassemblant au minimum personnes. 8. CHOIX DE L ADJUDICATAIRE CRITERES D ATTRIBUTION (article 25 LOI et 101 AR PASSATION) Conformément aux dispositions de l'article 25 de la LOI, la RTBF attribuera le marché au soumissionnaire ayant remis l offre régulière économiquement la plus avantageuse (la mieux-disante), sur base des critères suivants (en ce compris la pondération qui leur est affectée) : Critère 1. La valeur technique et qualitative globale de l offre déposée (la pertinence et le caractère convaincant de la soumission, son adéquation aux besoins spécifiques de la RTBF), évaluée sur base des renseignements contenus dans le dossier d offre (en ce compris des informations contenues dans la note explicative exigée à l article 9.3). «Nul ne peut offrir les services d une entreprise de gardiennage ou organiser ceux d un service interne de gardiennage, ou se faire connaître comme tel, s il n y a été préalablement autorisé par le Ministre de l Intérieur, après avis de la Sûreté de l Etat et du procureur de Roi du lieu d établissement de l entreprise et, à défaut, du Ministre de la Justice ( )». 6

7 7 PONDERATION : 40 POINTS Sous-critère 1.1. La pertinence et le caractère convaincant du Modus operandi proposé pour le déroulement des services pour chacun des 5 postes (tel que détaillé à l article 9.3) 20 POINTS Sous-critère 1.2. La pertinence et le caractère convaincant de la main courante informatisée et centralisée proposée (telle que détaillée à l article 9.3). 20 POINTS Critère 2. Le montant de l offre/l attractivité des tarifs proposés pour les services prestés. L évaluation consécutive à ce critère, lié au montant de l offre, se fera d une part, sur base des forfaits mensuels consentis (pour les postes «forfaitaires») multipliés par 12, et d autre part, pour les postes «à prix/horaires», sur base d une simulation annuelle censée refléter au plus près la réalité concrète, en matière de besoins en prestations de gardiennage, au sein des divers sites de la RTBF (cf. tableau Excel en annexe). PONDERATION : 60 POINTS Les montants ainsi obtenus pour les deux types de postes seront ensuite additionnés pour obtenir un montant annuel fictif total, lequel sera pris en compte pour l octroi des cotations à chaque soumissionnaire : l offre la moins chère se verra conférer la cote maximale, soit 60 points, les points à allouer aux autres soumissionnaires étant conférés «à la proportionnelle», en application de la formule mathématique suivante : 60 x (montant de l offre la plus basse/montant de l offre du soumissionnaire concerné). Cotation finale Les cotations obtenues par chaque soumissionnaire pour les deux critères d attribution précités (sur 40 et sur 60) seront ensuite additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale, sur 100, la plus élevée. 9. CONTENU ET ETABLISSEMENT DE L OFFRE (articles 80 et svts AR PASSATION) L offre est rédigée en langue française. Les documents suivants font partie intégrante de l offre, et doivent par conséquent être obligatoirement joints à l offre : o Le modèle de soumission, repris en annexe 1 au TITRE III du cahier spécial des charges, qui sera complété et signé par le soumissionnaire. o Une note explicative dans laquelle le soumissionnaire reprendra, de façon la plus claire et exhaustive possible : - Le modus operandi proposé pour le déroulement des services faisant l objet du présent marché et, de façon plus globale, pour chacun des 5 postes : (i) la manière dont le soumissionnaire envisage les missions qui lui seraient confiées, (ii) la collaboration avec les services internes propres à la RTBF, (iii) l organisation de son service mobile, (iv) la répartition géographique de ses bases de départ et (v) l aptitude du soumissionnaire à mobiliser rapidement des ressources ainsi que sa souplesse d intervention.

8 8 - L explicitation de la «main courante informatisée et centralisée» et une documentation complète et précise quant à l ensemble des fonctionnalités intégrées au système proposé, avec un intérêt particulier aux fonctions de reporting et d études statistiques. Les données introduites durant les prestations relatives à l exécution du présent marché resteront la propriété de la RTBF, même ultérieurement à l exécution du présent marché. Le processus d extraction et de sauvegarde de celle-ci sera explicité avant sa mise en service et sera maintenu opérationnel au-delà de la relation contractuelle. o L engagement clair du soumissionnaire de respecter de manière absolue les conditions du SLA repris au Titre I- Précisions relatives au RGE- Article 4- du présent cahier spécial des charges pour l exécution des prestations de gardiennage qui seront confiées à l adjudicataire dans le cadre de la présente entreprise. o Un bordereau de prix, rédigé conformément au modèle figurant en annexe. Il convient à cet égard de noter que, dans la mesure où nous nous situons dans le cadre d une procédure dite «ordinaire», aucune négociation ne sera permise. Il importe donc que les modalités financières reprises dans l offre soient définitives et qu elles constituent la meilleure proposition du soumissionnaire (c est uniquement sur base de ce document que la comparaison sera réalisée). o La ou les attestation(s) de présence à la visite collective préalable obligatoire (cf. article 13), laquelle/lesquelles conditionne(nt) la validité de l offre déposée. Le soumissionnaire sera tenu de répondre dans un délai de douze jours calendrier à toute demande d'information complémentaire relative à sa soumission. 10. ERREURS ET OMISSIONS (articles 85 à 87 AR PASSATION) Conformément aux articles 85 à 87 de l AR PASSATION, les indications portées dans le bordereau (notamment, les surfaces), ne sont données par le pouvoir adjudicateur qu à titre de simples renseignements. Le prestataire est tenu d en vérifier l exactitude. S il devait découvrir, dans les documents du marché, des erreurs ou omissions rendant impossible l établissement de son prix ou la comparaison des offres, il le signale par écrit au pouvoir adjudicateur, 10 jours au plus tard avant la date d ouverture. Dès l ouverture de la séance d ouverture des soumissions, le soumissionnaire ne peut plus se prévaloir ni d erreurs ou omissions pouvant figurer dans l inventaire mis à sa disposition par le pouvoir adjudicateur, ni de celles que comporterait sa propre offre. 11. INTRODUCTION ET DEPOT DE L OFFRE (articles 90 et svts AR PASSATION) Si l offre est envoyée par des moyens électroniques, elle doit être envoyée via le site internet e-tendering qui garantit le respect des conditions établies par l'article 52 de l AR PASSATION. Par le seul fait de remettre une offre totalement ou partiellement par des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données découlant du fonctionnement du dispositif de réception de son offre soient enregistrées. Afin de remédier à certains aléas de la transmission, de la réception ou de l ouverture des demandes de participation ou des offres introduites par des moyens électroniques, le pouvoir adjudicateur autorise le 8

9 9 soumissionnaire à introduire, à titre de sauvegarde, une copie sur support papier, selon les modalités décrites à l article 52, 3, de l AR PASSATION. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site ou via le numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement : +32(0) Si l offre n est pas introduite par des moyens électroniques, elle doit être établie sur un support papier, EN DOUBLE EXEMPLAIRE, et être glissée sous pli définitivement scellé mentionnant la date de séance d ouverture, le numéro du cahier spécial des charges et, éventuellement, le numéro des lots et la référence au cahier spécial des charges. Une version informatique sous format «pdf» et «excel» du bordereau de prix doit également être jointe à l offre. En cas d envoi par service postal, le pli définitivement scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant clairement la mention «offre» et adressé à la RTBF, bte BRR024 local 11M20, boulevard A. Reyers, 52, B 1044 BRUXELLES. En cas de remise de l offre par porteur, le pli définitivement scellé doit être remis à Stéfan VAN DEN ABEELE (du lundi au vendredi, entre 8h30 et 12h00 ou entre 13h00 et 16h30), local 11M20, boulevard A. Reyers, 52, B 1044 BRUXELLES. 12. OUVERTURE DES OFFRES (article 92 AR PASSATION) Le jour et l'heure de la séance publique d'ouverture des soumissions, sans proclamation de prix, sont précisés dans l avis de marché publié au Bulletin des Adjudications. 13. VISITES PREALABLES OBLIGATOIRES. 1. Une visite collective préalable obligatoire sera organisée dans les divers sites de la RTBF. Les modalités pratiques (jours, heures et lieux de rendez-vous) de cette visite sera explicitée dans la lettre d accompagnement au présent cahier spécial des charges. Pour des raisons organisationnelles, seules deux personnes au maximum, par entreprise soumissionnaire, seront admises à participer à cette visite. 2. Cette visite a pour but de permettre aux soumissionnaires intéressés de visualiser les lieux concernés par la surveillance faisant l objet de la présente entreprise, et de prendre connaissance de la disposition des lieux, des accès et des moyens de communication. 3. Les soumissionnaires ont l obligation d assister à ces visites. Une attestation de présence sera d ailleurs remise aux sociétés participantes à la visite. La validité des soumissions déposées se trouve conditionnée par la présence, dans l offre elle-même, de l attestation de présence requise. Les attestations de présence délivrées dans le cadre du marché pluriannuel de services - Prestations de gardiennage au sein des divers sites de la RTBF (Bruxelles - Charleroi Liège Mons Namur - Rhisnes), réf. AOOB , restent valables pour le présent marché.

10 10 PRECISIONS RELATIVES AU RGE 1. FONCTIONNAIRE DIRIGEANT (article 11 RGE) Le fonctionnaire dirigeant pour ce marché est Monsieur Emmanuel ROBBEN, Directeur des Facilités, local 6M55 Bte BRR025, tél. +32(0) , fax. +32(0) , . Le fonctionnaire délégué pour ce marché est Monsieur Eric GARBAR, Responsable Sécurité, local 00P17, tél. +32(0) , . C est auprès de ce dernier que les informations d ordre technique peuvent être obtenues. Le fonctionnaire dirigeant a la qualité de représentant du pouvoir adjudicateur, et a un pouvoir propre de décision limité à HTVA. Au-delà de ce seuil, c est l Administrateur général, Jean-Paul PHILIPPOT, qui dispose de ce pouvoir de décision propre (le cas échéant mandaté au préalable par son Conseil d Administration ou son Comité Permanent, pour tout ce qui excède le seuil de ASSURANCES (article 24 RGE) Il est requis de l adjudicataire qu il contracte les assurances couvrant sa responsabilité en matière d accidents de travail (ou sur le chemin du travail) et sa responsabilité civile vis-à-vis des tiers lors de l exécution du marché. Assurance accidents du travail ou sur le chemin du travail : souscription d une police d assurance couvrant tout le personnel du prestataire de services contre les accidents de travail et les accidents sur le chemin du travail, conformément à la législation en vigueur. Assurance responsabilité civile : souscription d une police d assurance couvrant sa responsabilité en cas de dommages (tant aux personnes lésions corporelles qu aux biens dégâts matériels) résultant de tout fait ou négligence en rapport avec l exécution du présent marché ; la garantie ne peut être inférieure à euros par sinistre pour les dommages résultant de lésions corporelles et à euros par sinistre pour les dégâts matériels. Dans un délai de 30 jours à compter de la conclusion du marché, l adjudicataire justifie qu il a souscrit ces contrats d assurances, ceci, dès le début de la convention, au moyen d une attestation établissant l étendue de sa responsabilité garantie. A tout moment durant l exécution du marché, l adjudicataire produit cette attestation, dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la demande du pouvoir adjudicateur. 3. CAUTIONNEMENT (articles 25 et svts RGE) Aucun cautionnement ne doit être constitué dans le cadre du présent marché. 4. MOYENS D ACTION DU POUVOIR ADJUDICATEUR (articles 44 et svts RGE) L ensemble des dispositions du RGE relatives aux moyens d action du pouvoir adjudicateur, en cas de défaut d exécution de l adjudicataire, ainsi qu aux mesures d office susceptibles d être mises en œuvre, sont d entière application, sous réserve de ce qui suit. 10

11 11 Constat des manquements En cas de manquement aux dispositions applicables au présent marché, le pouvoir adjudicateur en dresse un constat qu'il adresse à l'adjudicataire par directement par mail ou par fax. Cette notification fait courir immédiatement les pénalités spéciales applicables (cf. infra, SLA) et permet, le cas échéant et en cas d urgence, de recourir aux mesures d office. Par contre, en cas d application de pénalités générales, celles-ci feront l objet d un PV de manquement adressé par recommandé et elles ne courront qu à partir du troisième jour qui suit le dépôt du recommandé, conformément aux dispositions règlementaires du RGE. Pénalités spéciales Le Service Level Agreement figurant ci-dessous sera d application dans le cadre du présent marché. Gestion administrative du contrat Sla Matériel KPI Pénalités spéciales en cas de non-respect Remise de prix Formulaire type de remise Fiabilité des documents et des complémentaire : de prix propre à données. l entreprise remettra une offre détaillée lors de toute demande de prestation supplémentaire. l entreprise. Délai de réponse porté à 24h pour une demande urgente. Délai de réponse porté à 5 jours ouvrables pour une demande non urgente. Pénalité spéciale de 50/ jour de retard/demande. Amende de 70/jour de retard/demande. Le schéma opérationnel Sla Matériel KPI Pénalités spéciales en cas de non-respect Encadrement Désignation d un Désignation 1 mois avant la date du Pénalité spéciale de désignation d un spoc remplacement lors début du marché, par lot, suivant le 150/semaine de retard. joignable 24h/24 et 7j/7, ainsi que d un d absence. Joignable par gsm et/ou mail. schéma établi. coordinateur ou superviseur de site. Les agents de gardiennage seront en conformité avec la législation. Transparence et rendre compte Qualifications humaines des agents. Remise des listes avec attestations nécessaires. Contact spontané directement avec le responsable sécurité multisites de visu, par téléphone ou via mial Cahier spécial des charges. Identification 15 jours avant la date du début de l exécution du marché. Mise à jour biannuelle. Pénalité spéciale de 150/semaine de retard. Respect des principes Pénalité spéciale de 250 par anomalie constatée. Fiabilité des profils et des agents placés à la disposition du pouvoir adjudicateur. Pénalité spéciale de 250 par anomalie constatée. Devoir de réserve. Cahier spécial des charges. Respect des principes. Pénalité spéciale de 250 par anomalie constatée. Utilisation des outils de communication Respect des principes. Pénalité spéciale de 250 par anomalie constatée. Identification. Le personnel sera identifiable. Principe de bonne conduite concernant la protection des données et l utilisation des outils de communication à la RTBF Uniforme, carte de légitimation et carte d identification. Identification permanente. Port du badge visible. 2 notifications max. mensuelles acceptées. Si > à 2 notifications écrites, pénalité de 150 par notification supplémentaires.

12 12 Sous-traitance. Le personnel utilisé appartiendra clairement à l adjudicataire. Néant. Aucune sous-traitance admise. Pénalité spéciale de 250/jour/agent si partie de la prestation est confiée à la sous-traitance. Recyclages Annuel / agent. L attestation de réussite sera remise max. 2 semaines après proclamation des résultats. Révocation. La RTBF se réserve le droit de révoquer immédiatement 1 ou plusieurs agents. Client. Identification 2 semaines avant le recyclage prévu + remise de l attestation max. 2 semaines après proclamation des résultats. Remplacement proportionnel endéans les 48 heures. Pénalité spéciale de 150/ semaine de retard / agent. Pénalité spéciale de 250/ jour de retard. Lampes torches longue portée Permanent. Mise à disposition de l équipe au plus tard lors du 1 er jour de la date d exécution du marché. Pénalité spéciale de 30/jour de retard. Lampes torches longue durée Mise à disposition d un système électronique de contrôle de ronde électronique type «Time Keeping» sur chaque site. mise à la disposition de ses agents et du pouvoir adjudicateur, sur chacun des sites, une «main courante informatisée et centralisée» (logiciel ou plateforme de centralisation des commandes et de communication en temps réel gestion des consignes, rapports journaliers, d intervention, d incident, gestion des plaintes, rondes, clés, visiteurs, prise et fin de service des agents, analyses et statistiques, gestion d un «agenda» de missions, etc.) Mise à disposition de casques, chaussures/bottes et gants de sécurité. Mise à disposition de parka et lampe de poche tactique. Permanent Remplacement dans les 24h. Pénalité spéciale de 30/jour de retard. Permanent. Mise à disposition de l équipe et du Pénalité spéciale de Client au plus tard lors du 15 ème jour 50 /jour de retard/ Site. de la date d exécution du marché. Permanent. Permanent. Mise à disposition de l équipe et du Client au plus tard 1 mois après la date d exécution du marché. Par agent, 1 élément de chaque dès la date d exécution du marché. Pénalité spéciale de 250/ semaine de retard / site. Amende de 10 / jour de retard / agent. La gestion opérationnelle 12

13 13 Sla Matériel KPI Pénalités spéciales en cas de non-respect Effectifs Personnel qualifié et Remplacement éventuel de tout agent Pénalité spéciale de aguerri. par du personnel aguerri et qualifié ; 250/ agent non qualifié et Prolongation de max. 8 heures peut être demandée. prolongation de 8 heures max. possible. de 250 par impossibilité de couvrir la prestation / Formations Planning établi mensuellement. Réponse aux demandes urgentes. L entreprise met à disposition le personnel nécessaire de manière à répondre aux demandes urgentes. Réponse aux demandes non urgentes. L entreprise met à disposition le personnel nécessaire de manière à répondre endéans les 5 jours aux demandes non urgentes Programme de formation établi par le pouvoir adjudicateur Plan de formation (obligatoire pour l ensemble des agents effectifs et/ou back-up des équipes multi-sites) à finaliser au plus tard la veille de leur prise de fonction officielle. Remise des documents au plus tard le Planning explicite validé par le Client. 25 du mois qui précède. Téléphones, GSM, Mail. Réaction immédiate 7j/7, 24h/24 + SPOC joignable à tout moment et opérationnel dès le début du marché. Mise à disposition d un effectif supplémentaire n excédant pas 2 agents endéans les 2 heures qui suivent la demande. Téléphones, GSM, Mail. Réaction. Opérationnel dès le début du marché. jour. Pénalité spéciale de 250/ agent/jour. Pénalité spéciale de 50/ jour de retard. Pénalité spéciale de 150/ heure de retard. Pénalité spéciale de 75/ jour de retard. Les réunions de coordination. L entreprise et le Client se rencontrent régulièrement afin d analyser le travail. Intervention sur site après alarme Rapport de réunion type rédigé par l entreprise envoyé endéans les 5 jours qui suivent. Rapport d intervention Fréquence suivant les lots. Réunions mensuelles ou trimestrielles systématiquement organisée par l entreprise. L intervention doit avoir lieu dans l heure qui suit l appel Pénalité spéciale de 50 / semaine de retard, si non programmation ou non envoi du rapport endéans le délai. Pénalité spéciale de 200 / 1/2h de retard La gestion de la qualité Sla Matériel KPI Pénalités spéciales en cas de nonrespect Contrôle par Service d inspection propre Fiabilité des documents et Pénalité spéciale de 150 par l entreprise à l entreprise. Rapport de des données. contrôle manquant / mois / site. autocontrôle de la visite à établir qualité des prestations de son personnel au minimum 1 fois /mois / site. immédiatement à l attention du Responsable Facilité ou du Coord. Du Service de sécurité. Contrôle par le Client. Grille d évaluation des connaissances spécifiques à l entreprise. Connaissances générales, connaissance des Obtention d un résultat global si résultat < 75 % Si résultat > 75 % Si écart, pénalité calculée comme suit : Entre -1 et -5% : 150

14 14 Respect des procédures. Réponse au(x) manquement(s). bâtiments, connaissance des consignes. Alfresco Formulaire type propre à l entreprise. Contrôles ponctuels réalisés par le pouvoir adjudicateur. Pro-activité. Réponse assurée par écrit endéans les 5 jours qui suivent l envoi du rapport de contrôle. Entre -5 et 15% : 200 > -15 % : 250 Si écart > -15% : amende + correction immédiate suivie d une nouvelle évaluation à charge de l entreprise au prix de 200 / contrôle. Pénalité spéciale de 150 / procédure non appliquée. Pénalité spéciale de 125/ jour de retard. 5. FACTURATION ET PAIEMENT (article 160 RGE) 1. Pour ce qui concerne les postes «forfaitaires», l'adjudicataire pourra introduire, mensuellement, une facture globale pour l ensemble des sites, reprenant 100% du montant consenti dans son offre. Pour ce qui est des prestations «à prix/horaires», l adjudicataire pourra introduire mensuellement une facture globale, reprenant en annexe (et sous format Excel) le détail des prestations réellement effectuées pour chaque site, prestations calculées suivant les tarifs repris dans la soumission. 2. Les factures consécutives au présent marché seront adressées soit par voie électronique à l adresse courriel suivante : factures@rtbf.be, soit par voie postale (en 1 exemplaire), exclusivement à l adresse suivante : RTBF, bte BRR024 local 11M20, boulevard A. Reyers, 52 B-1044 BRUXELLES (N de TVA : BE ). Sur chaque facture devra figurer clairement la référence RTBF générale du marché (AO0E ), ainsi que les références des bons de commande partiels concernés par la facture. 3. Copies de ces factures seront adressées au Responsable des Facilités du site concerné et au Coordinateur du Service de sécurité, pour le site de Bruxelles. Sur chaque facture devra figurer clairement la référence du marché, à savoir, les Responsables «Facilités» des divers sites régionaux et le Coordinateur du Service de sécurité sont : CHARLEROI et MONS : M. Stéphane WERTZ, tél Gsm Bte MON005, Local 03.25, . swe@rtbf.be. LIEGE, NAMUR et RHISNES : M. Benoît FAIRON, tél Gsm Bte LG119, Local LG119, . bfa@rtbf.be. BRUXELLES M. Eric GARBAR tél Gsm Bte BRR026, Local 00P17, . ega@rtbf.be SITES D EMISSION : M. Jean-Charles Tél

15 15 MEURISSE Gsm Bte Local La RTBF disposera d un délai de 30 jours de calendrier à compter du jour de la réception de la facture, pour payer les montants facturés (à 100%), diminués des amendes ou pénalités éventuelles (cf. article 127 RGE). 6. COMPETENCE JURIDICTIONNELLE (article 73 RGE) En cas de litige, les parties tenteront d'arriver à un règlement à l'amiable. Pour toute contestation ou tout différend entre parties relatifs à la validité, l'interprétation ou l'exécution de la convention, l'adjudicataire reconnaît la compétence exclusive des Tribunaux de l'arrondissement de Bruxelles.

16 16 LIVRE II PRESCRIPTIONS TECHNIQUES I. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES GENERALES APPLICABLES AUX DIVERS SITES DE LA RTBF. 1. OBJET DU MARCHE Le présent marché de services pluriannuel consiste en la conclusion d une convention, d une durée de quatre années, ayant pour objet la prise en charge des prestations de gardiennage (surveillance et protection des personnes ainsi que des biens mobiliers et immobiliers au sens de l article 1 er, Al. 1, 1 de la loi du 10 avril 1990) sur les sites de la RTBF (Reyers-Charleroi-Liège-Mons-Namur-Rhisnes). La date d entrée en vigueur de cette convention pluriannuelle débutera le 1 er décembre En qualité d expert, le soumissionnaire se portera garant de l utilisation des concepts, des méthodologies et procédures liées à la sécurité et à l accueil. Il veillera à constamment soutenir la Direction des Facilités pour ce qui concerne la mise en œuvre de la politique générale de sécurité et d accueil de la RTBF en satisfaisant à la législation inhérente aux domaines d activités précités. Le soumissionnaire soumettra l ensemble de ses initiatives sur les plans tactiques et opérationnels à l approbation et au contrôle du responsable sécurité. Le soumissionnaire devra tenir compte du caractère spécifique de la RTBF en tant qu entreprise de massmédia. 2. DEFINITION DES PRESTATIONS Les prestations suivantes sont à charge de l entreprise. Poste 1 : Gardiennage statique Mise à disposition d un ou plusieurs agents dont la mission prioritaire est d assurer une réactivité maximale en cas de besoin, de réduire de manière préventive les risques liés au vol, dégradations, accident, intrusion, malaise. Ces missions, à titre non-exhaustif, sont détaillées comme suit : rondes de prévention intérieures et extérieures (1 ère, 2 ème et 3 ème ceintures de sécurité) ; garantir un environnement sécurisé au public et aux collaborateurs ; gestion des clés et des badges ; contrôle des parkings et zones de stationnement ; Interaction avec les opérateurs du parking de Médiacité ; immobilisation de véhicules ; rondes d ouverture et fermeture des locaux ; Repose des plombs de sécurité sur les portes de secours ; 16

17 17 relevé des locaux trouvés ouverts ainsi que la présence de personnel (avec identification de celuici), en dehors des heures normales de prestation ; extinction des lumières dans les locaux inoccupés et les couloirs ; relevé des éclairages et électro-aimants défaillants ; interventions techniques éventuelles (serrures TESA) ; contrôle de présence et état visuel des extincteurs et hydrants remise en place éventuelles de ceuxci ; contrôles liés à la présence éventuelle d encombrants dans les locaux, couloirs, chemin d évacuation et dégagements ; contrôles liés à la conformité des pictogrammes de secours ainsi que de l éclairage et veiller au libre accès des issues de secours ; manipulation des centraux de détection incendie, détection CO, permis de feu ; intervention 1ers soins ; intervention après alarme intrusion et/ou incendie ; intervention en cas d évacuation des bâtiments et sites ; intervention en cas de manifestation, ou d alerte à la bombe ; sécurisation et maintien d un périmètre ; vidéosurveillance (veille monitoring) ; tri des journaux ; balisage ; affichage et nettoyage des valves ; affranchissement du courrier. Outre les compétences en matière de sécurité reprises ci-dessus, les agents placés en «front office», devront nécessairement disposer d une présentation, d une orthographe, d une élocution et d une courtoisie irréprochables afin de répondre aux missions d accueil telles que décrites ci-dessous : accueil, réception et orientation de visiteurs, invités, fournisseurs, prestataires extérieurs, groupes ; encadrement de groupe ; accompagnement sur demande de visiteurs ou invités ; contrôle d'accès ; délivrance des badges ou cartes d accès et récupération des périmés ; accueil téléphonique ; utilisation de l outil informatique du pouvoir adjudicateur (mail, liste visiteurs, bottin, Microsoft Office, Microsoft Outlook) ; relevés statistiques des piétons en entrée et sortie ; relevés des immatriculations de véhicules en entrée et sortie ; classement et gestion électronique des documents (GED) ; gestion des clés. Le personnel de gardiennage de l adjudicataire du présent marché devra être en mesure de pouvoir utiliser l ensemble des outils et équipements techniques, technologiques et/ou informatiques de la RTBF (PANORAMA, TESA, UNIPASS, UNIGUARD, SIEMENS, VLV, réarmement du réseau de sprinklage, etc.). Pour ce faire, la RTBF organisera en début de contrat une formation, pour cinq personnes, sur chacun de ses sites. Le soumissionnaire se chargera ensuite de transmettre les informations nécessaires à l ensemble des agents concernés. Toute formation complémentaire demandée par le soumissionnaire sera à sa charge. Poste 2 : Gardiennage mobile Mise à disposition d un service de patrouilles d'agents spécialement formés à ce genre de missions et chargés de limiter les risques d'intrusion ou de vandalisme. Ces missions sont détaillées comme suit : rondes extérieures (périmètre, portes et fenêtres) ;

18 18 rondes intérieures (risques techniques, incendie, accident, inondation) ; contrôle de présence ; rondes de fermeture (soirée) et d'ouverture (matinée) ; surveillance par créneaux horaires (définis et non définis) ; rapports de visite ; rapport d anomalie s il échet. Poste 3 : Interventions sur alarmes Via une centrale d alarme en son nom propre, le soumissionnaire s engage à mettre à disposition de la RTBF, un service d intervenants sur alarme ayant pour but, dès le déclenchement de l alarme, de lancer immédiatement le processus opérationnel de la mise en sécurité du site concerné. Ces missions sont détaillées comme suit : intervention immédiate et rapide 24 heures sur 24 ; vérification détaillée à l'extérieur et à l'intérieur du site ; appel aux autorités de police s il échet ; mise en sécurité des sites ; rapport d intervention/anomalie Dans ce cadre et pour rappel, le soumissionnaire veillera à préciser, dans la note explicative dont il est question à l article 9 DOCUMENTS ANNEXES A L OFFRE du Titre Ier PRESCRIPTIONS ADMINISTRATIVES du présent cahier spécial des charges l organisation de son service mobile, en y mentionnant, notamment, les informations requises (cf. supra, tiret 2 du point 9.3). Poste 4 : Services ponctuels (urgents et non urgents) à exécuter sur demande L adjudicataire est tenu d organiser, notamment, une prestation de service dite d urgence. Elle peut être appelée le jour, la nuit, le week-end ou un jour férié ou officiel pour des interventions d urgence. Ces prestations seront facturées sur la base de prix unitaires indiqués dans l offre et tels qu acceptés préalablement par le pouvoir adjudicateur. Il peut s agir de gardiennage statique ou de gardiennage mobile (patrouille/intervention). Poste 5 : Sécurité événementielle/protection des personnes 5.1. Lors d organisations d événements, que ce soit en intérieur ou de plein air, mise à disposition, à suffisance, d agents suffisamment aguerris aux missions de sécurité événementielle afin de garantir, en termes de sécurité, le succès des manifestations pour lesquelles l adjudicataire aura été sollicité. Pour chaque événement, le pouvoir adjudicateur exige que les dispositifs tactiques et opérationnels envisagés soient concertés et soumis à l approbation préalable du responsable sécurité multi-sites de la RTBF au moins 7 jours à l avance. Ces missions sont détaillées comme suit : Émissions récurrentes et/ou ponctuelles, dans et hors sites RTBF, qu il s agisse d enregistrements ou dans les conditions du direct ; Réceptions, colloques, séminaires ; festivals concerts galas - cérémonies ; expositions ; manifestations culturelles ou sportives ; gardiennage des moyens mobiles et/ou de production en studio ; soirées électorales et autres sujétions. 18

19 En fonction de la qualité de son/ses invité(s), du climat social, culturel ou politique, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire appel à un ou plusieurs agents répondant spécifiquement aux critères physique et psychologique d une extrême rigueur et maîtrisant parfaitement leurs émotions. Ces missions seront assurées en parfaite concertation avec le responsable Sécurité qui assurera, s il échet, le lien avec les autorités de Police, de la Sûreté de l Etat ou des services de protection rapprochée des invités. Ces missions sont détaillées comme suit : escorte et protection ; évaluation des risques ; étude des itinéraires et plans d urgence ; Le pouvoir adjudicateur attire l attention du soumissionnaire quant au fait qu il est impératif, quel que soit le type de mission, de pouvoir compter sur des agents parfaitement aguerris aux bâtiments, infrastructures, Sites, et procédures de la RTBF. 3. SPECIFICATIONS RELATIVES AU CONTRAT L entreprise met en place une organisation de travail qui s appliquera intégralement au marché. Ces éléments sont identifiés ci-après et acceptés par l entreprise par le simple fait de remettre son offre. Par organisation de travail, le pouvoir adjudicateur entend, à titre non exhaustif : 1. A la date d exécution du marché : Le schéma opérationnel (les ressources humaines et techniques) 2. Pendant la durée de l exécution du marché : La gestion opérationnelle (la gestion du site et gestion de qualité) 3. Pour le respect de ses engagements : Un accord sur des niveaux de services La RTBF tient à préciser les 3 points de cette organisation dans les présentes descriptions techniques générales. 1. Le schéma opérationnel I.1. Les ressources humaines Encadrement, SPOC (Single Point Of Contact) 1 mois minimum avant la date du début d exécution du marché, désignation de deux Chefs Poste / SPOC au moins, suivant le schéma suivant : - 1 pour Bruxelles, - 1 pour les sites de Liège, Namur et Rhisnes, Charleroi, Mons. Ces Chefs poste seront, entre autres, chargés de la distribution et la bonne exécution des tâches, de la discipline, de la vérification du travail, du contact avec l agent de ressource du pouvoir adjudicateur (responsable des Facilités sur les sites régionaux et le responsable Sécurité à multi-sites ou leurs délégués), du remplacement et de la rotation du personnel, de la sécurité sur les différents sites du personnel et des biens, etc.

20 20 Le SPOC est l unique point de contact avec le responsable «local». Il/elle assure la communication entre le pouvoir adjudicateur et l organisation de l entreprise. Il s agit d une fonction décisive dans la réalisation du contrat. Par ailleurs, il assurera un contact avec l agent ressource du site et/ou le responsable sécurité au minimum une fois par semaine. Le SPOC devra agir en permanence dans un souci de totale transparence vis-à-vis de l agent ressource du site concerné et du responsable Sécurité multi-sites, notamment lorsqu il viendrait à être sollicité par tout autre responsable, œuvrant au sein de l entreprise adjudicatrice, dans des matières relevant de la sécurité intégrale de la RTBF. Qu il s agisse de sécurité physique d infrastructures ou de sécurité événementielle. En outre, 1 mois minimum avant la date du début d exécution du marché, désignation par l entreprise d un Manager ou Coordinateur de sites, chargé de centraliser et de contrôler l ensemble des démarches entreprises par les Chefs Poste / SPOC. Il assurera un contact avec l agent ressource au minimum une fois par mois selon le site concerné. I.2. Les agents de gardiennage Quinze jours minimum avant la date de début d exécution du marché, l entreprise remettra au pouvoir adjudicateur une liste détaillée du personnel affecté aux tâches relevant du gardiennage. Cette liste sera mise à jour lors de chaque rotation de personnel, qui devra avoir lieu à tout le moins deux ans après le début de l exécution du contrat (excepté pour le site de Bruxelles Reyers).Les curriculum vitae, attestations de réussite des épreuves énumérées à l article 6 de la Loi du 10 avril 1990 ainsi qu un certificat de bonne vie et mœurs sera demandé pour chacun des agents. Le personnel chargé de l exécution des services devra pouvoir justifier d une expérience professionnelle de minimum 3 ans dans le domaine du gardiennage (sécurisation et événementiel). Le chef poste devra pour sa part être en mesure de prouver une expérience de 4 ans dans ce domaine, dont 1 an dans la gestion d équipe. I.3. Qualifications humaines des agents de gardiennage Quel que soit le site, le poste ou l activité de gardiennage exercée, l ensemble du personnel du soumissionnaire répondra aux exigences suivantes : - Calme, méthode, précision, concision et esprit de synthèse ; - Maîtrise de soi, gestion adéquate de l angoisse et du stress en situation de crise ; - Capacité optimale à rendre compte ; - Capacité aigüe d adaptation, souplesse d esprit ; - Capacité à relativiser et à distinguer l essentiel de l accessoire ; - Prise efficace et rapide d initiatives et de responsabilités. Forte capacité d assimilation de nouvelles consignes ; - Faculté d évaluation des risques potentiels liés à une situation ; - Rapidité d exécution, polyvalence, faculté d adaptation ; - Esprit d observation et analytique, vigilance ; - Autonomie, sociabilité, faculté d écoute, de compréhension et de dialogue ; - Sens relationnel, discrétion et esprit d équipe ; - De présentation comportementale et vestimentaire irréprochable. I.4. Devoir de réserve Quel que soit le site, le poste, ou l activité de gardiennage exercée, l ensemble du personnel du soumissionnaire observera scrupuleusement son devoir de réserve. 20