Les 5 leviers de la gestion du Temps. Pascale Bélorgey

Transcription

1 Les 5 leviers de la gestion du Temps Pascale Bélorgey

2 Question 1

3 La Gestion du temps sert à : Gagner du temps. Faire le maximum de choses. Vivre en harmonie avec soi-même.

4 La Gestion du temps sert à : Gagner du temps. Faire le maximum de choses. Vivre X en harmonie avec soi-même.

5 Gestion de ses priorités et de son énergie

6 Outil 1 : la boussole!

7 Question 2

8 Parmi les objectifs suivants, lequel peut le mieux m aider à gérer mon temps? Ne plus travailler le soir à la maison. Partir à l heure le soir. Prendre des cours de guitare deux fois par semaine

9 Parmi les objectifs suivants, lequel peut le mieux m aider à gérer mon temps? Ne plus travailler le soir à la maison. Partir à l heure le soir. Prendre X des cours de guitare deux fois par semaine

10 Outil 2 : un objectif motivant Positif Précis Personnel Présent Pour Quoi? Je peux le visualiser

11 Question 3

12 Je travaille sur un dossier important. Une urgence survient. Je la traite tout de suite. Je fais une pause pour l analyser. Je termine mon dossier.

13 Je travaille sur un dossier important. Une urgence survient. Je la traite tout de suite. Je X fais une pause pour l analyser. Je termine mon dossier.

14 IMPORTANCE faible IMPORTANCE haute Outil 3 : la matrice des priorités Faire sans ajourner Dégager du temps Anticiper Planifier À faire immédiatement Déléguer Réduire Choisir le moment Supprimer Evaluer Négocier Faire (ou pas) Déléguer Standardiser Faible URGENCE Forte URGENCE

15 I_014e35-1.2,CURRENT Le levier des priorités La boussole L objectif motivant La matrice des priorités 15

16 Question 4

17 La planification Consiste à tout noter sur son agenda Consiste à noter les rendez-vous et réunions Concerne avant tout le manager

18 La planification Consiste X à tout noter sur son agenda Consiste à noter les rendez-vous et réunions Concerne avant tout le manager

19 Outil 4 : les budgets temps Anticipez votre charge de travail

20 Question 5

21 Les imprévus : Diminuent l efficacité de tout travail de planification. Sont compatibles avec une planification efficace.

22 Les imprévus : Diminuent l efficacité de tout travail de planification. Sont X compatibles avec une planification efficace.

23 Enjeux faibles Enjeux forts Outil 5 : la gestion des imprévus Comment anticiper? Anticipation % d imprévus réservé dans l agenda Traitement ciblé Réduction Action curative LT Plan B Quel est le risque? Est-ce mon rôle? Quelle est ma marge de manœuvre?

24 I_014e35-1.2,CURRENT Le levier de la planification Les budgets temps La gestion des imprévus 24

25 Question 6

26 En période de surcharge d activité, la meilleure stratégie est de : Renoncer à faire certaines tâches. Traiter plus rapidement les tâches à faire. Allonger les horaires de ses journées de travail.

27 En période de surcharge d activité, la meilleure stratégie est de : Renoncer X à faire certaines tâches. Traiter X plus rapidement les tâches à faire. Allonger les horaires de ses journées de travail.

28 Outil 6 : la crise de calme 1 Apaiser le corps : Respiration Relaxation Agir dès les premiers symptômes! 2 Apaiser l esprit : Pensées positives Priorités

29 Outil 7 : la méthode LIMITER Tâches à effectuer Ordre de priorité Durée Lister toutes les tâches 2 Inclure les imprévus 3 Mettre un ordre de priorité 2 4 Indiquer une durée réaliste 5 Totaliser les heures 6 Eliminer les tâches hors limite 6 7 Réaliser les tâches dans l ordre TOTAL DES DUREES 5

30 Outil 8 : la relativisation des enjeux Quelle taille représente le problème pour vous aujourd hui? dans 1 an? dans 5 ans?

31 Outil 9 : la révision des priorités Evaluez le volume des activités Révisez vos priorités Renoncez à tout faire

32 Outil 10 : le défi absolu Amélioration des performances selon la méthode «faire mieux». Amélioration des performances selon la méthode «faire radicalement différent».

33 I_014e35-1.2,CURRENT Le levier du choix La crise de calme La méthode LIMITER La relativisation des enjeux La révision des priorités Le défi absolu 33

34 Question 7 3

35 La gestion de l énergie Relève de la vie privée : sport, sommeil, hygiène de vie. Dépend du type de tâches et la motivation à les faire. Est intimement liée à une organisation efficace.

36 La gestion de l énergie Relève de la vie privée : sport, sommeil, hygiène de vie. Dépend du type de tâches et la motivation à les faire. Est X intimement liée à une organisation efficace.

37 Outil 11 : les pauses régulières Alarme Smartphone Micro sieste Café Sieste 15 à 20 Marcher

38 Outil 12 : la chronobiologie

39 Outil 13 : l auto-recadrage Surdétail Valeur ajoutée Parfait Imparfait Comparaison relative (plusieurs dossiers) Comparaison absolue (un dossier)

40 I_014e35-1.2,CURRENT Le levier de l énergie Les pauses régulières La chronobiologie L auto-recadrage 40

41 Question 8

42 Se concentrer sur un dossier de fond Est illusoire pour les fonctions assistant(e). Est une question de méthode, valable quel que soit le métier. Ça n arrive que lorsqu on est au pied du mur et que tout le monde a conscience de l enjeu.

43 Se concentrer sur un dossier de fond Est illusoire pour les fonctions assistant(e). Est X une question de méthode, valable quel que soit le métier. Ça n arrive que lorsqu on est au pied du mur et que tout le monde a conscience de l enjeu.

44 Outil 14 : les objectifs partiels Lister les tâches à faire Faire un découpage en sous-objectifs homogènes Planifier

45 Outil 15 : la focalisation sur un seul objectif 1 objectif Précis Homogène

46 Outil 16 : la «trousse à crayons» Crayons préparés la veille Efficacité assurée le lendemain

47 Outil 17 : la méthode Je fais tout de suite Je fais dès que j ai fini Je négocie délai ou livrable Je demande une révision des priorités À nuancer selon les enjeux

48 I_014e35-1.2,CURRENT Le levier de la focalisation Les objectifs partiels La focalisation sur un seul objectif La «trousse à crayons» La méthode

49 En synthèse

50 Les 5 leviers de la gestion du temps Energie Planification Choix Priorités Focalisation

51 Pour aller plus loin Nos blogs : Le site Cegos : Une recommandation de formation : Code 1429 Spéciales assistant(e) : Gagner du temps, s organiser et gérer les priorités