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1 L Excellence d Esterline, au quotidien. 1 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien Code d éthique et de déontologie d Esterline

2 Sommaire 2 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien 3 Lettre du Président : Brad Lawrence 4 Section 1 : Introduction 5 À propos du Code 5 Qu est-ce que «L Excellence d Esterline»? 6 Pourquoi possédons-nous un Code? 6 À qui s applique le Code? 6 Où puis-je poser mes questions ou signaler des problèmes? 8 Section 2 : Nos Valeurs et principes 9 Excellente qualité 9 Qualité des produits 10 Sécurité des produits 10 livraison à temps et documentation précise 10 Respect 10 Maintien d un environnement de travail respectueux 11 La sécurité du lieu de travail 11 Protection des données et de la vie privée 11 Protection de la propriété intellectuelle et des informations confidentielles 12 Protection des biens de l Entreprise 13 S exprimer au nom d Esterline 13 Utilisation appropriée des médias sociaux 14 activités communautaires, engagement politique et contributions politiques 15 intégrité et conduite éthique et déontologique 15 Offrir ou fournir des cadeaux d affaires (Cadeaux, divertissements et marques d hospitalité) 16 Accepter des cadeaux d affaires 17 Pots-de-vin et corruption 19 Communications et dossiers adéquats 20 L intégrité des états financiers 21 Conflits d intérêts et influence abusive 23 Comportement conforme à la loi 23 Concurrence loyale 24 Délit d initié et transactions boursières 26 Exportations, importations et conformité commerciale 27 Contrats avec le gouvernement 27 Conformité environnementale 28 Section 3 : Une culture partagée de l intégrité 29 nos ressources déontologiques et comment les utiliser 31 Signaler des problèmes dans l Union européenne 31 Soutien aux signalements faits en toute bonne foi

3 Lettre du Président : Brad Lawrence Chers collègues, L intégrité est essentielle à la croissance et au succès d Esterline. Les principes qui forment ce Code d éthique et de déontologie («Le Code») sont ceux que nous devons appliquer au quotidien dans notre travail. Nos valeurs fondamentales d Excellente qualité, de Respect, d Intégrité, de Déontologie et de Comportment conforme à la loi sont au cœur d une philosophie que nous appelons «l Excellence d Esterline». L Excellence d Esterline, c est l engagement de : fabriquer d excellents produits, tenir nos promesses, exercer une concurrence loyale, dire la vérité, respecter toutes les personnes, se conformer à la loi. Où que vous travailliez, vous représentez Esterline et votre conduite représente celle de l entreprise. Assurez-vous de comprendre ce que nos valeurs exigent de vous et veillez à ce que vos actes quotidiens reflètent nos grands principes déontologiques ainsi que notre engagement à un haut niveau de qualité dans tout ce que nous faisons. Cela vaut même lorsque les actes de nos concurrents violent nos grands principes déontologiques. Nous ne devons pas enfreindre ces principes pour remporter des contrats, ni pour toute autre raison d ailleurs. Si jamais vous avez un question, veuillez faire le nécessaire pour trouver la bonne réponse. Vous pouvez lire le Code, parler à votre Conseiller en éthique et déontologie («Le Conseiller»). Bien entendu, vous pouvez également contacter la ligne d aide confidentielle en matière d éthique («helpline») de l entreprise. N oubliez pas que plusieurs moyens sont à votre disposition pour vous aider à trouver la bonne réponse. En tant qu employés d Esterline, nous devons toujours agir avec intégrité. Nous le devons à nousmêmes, à nos actionnaires, à nos clients et, d une manière générale, à l ensemble des personnes qui comptent sur la fiabilité de nos produits et de nos équipes. Ensemble, vivons l Excellence d Esterline, au quotidien. Brad Lawrence, CEO 3 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien

4 4 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien Section 1 : Introduction

5 À propos du Code Le principe fondamental qui guide le Code est d appliquer l Excellence d Esterline, au quotidien. Agir ainsi reflète nos principes éthiques et déontologiques, à savoir : le travail que nous accomplissons, les relations que nous entretenons avec nos clients, nos fournisseurs, nos employés, ainsi qu avec l ensemble des personnes avec lesquelles nous vivons, la fabrication de nos produits. Qu est-ce que «l Excellence d Esterline»? «L Excellence d Esterline» est une expression utilisée pour nous rappeler la culture de l entreprise, qui est à l origine de sa force et de son succès. Les principes centraux de l Excellence d Esterline sont de toujours agir avec intégrité, de nous conformer à des standards exigeants de performance et de respecter les autres personnes et la loi, dans tout ce que nous faisons. Les valeurs et les principes de ce Code sont la base de l Excellence d Esterline. Notre culture est renouvelée et renforcée tous les jours par les actes des dirigeants de notre entreprise, par les choix que font ses employés, ainsi que par nos pratiques et nos relations en affaires. Nous nous appuyons sur l Excellence d Esterline pour guider nos décisions en affaires et assurer notre succès sur le long terme. Les caractéristiques clés de notre culture sont : des standards exigeants Nous produisons d excellents produits, employons d excellentes personnes et agissons selon une déontologie irréprochable. l efficacité Nous nous concentrons sur les résultats, nous sommes pragmatiques et nous adoptons une approche «lean» dans tout ce que nous faisons. le respect mutuel Nous sommes humbles, ouverts aux idées des autres, nous avons un sentiment d appartenance à l entreprise et à notre travail, et nous nous soucions des personnes qui nous entourent. l autonomie intégrée Nous nous appuyons sur le réseau de ressources et de relations d Esterline qui permettent à de petites entreprises d accomplir de grandes choses. nous sommes orientés vers l avenir Nous nous projetons au-delà de l instant présent et nous nous efforçons de nous améliorer. 5 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien

6 Prendre des décisions déontologiques 6 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien Le Code ne peut pas aborder toutes les situations qui soulèvent des problèmes de déontologie. Si vous faites face à une situation où le bon choix - le choix déontologique - n est pas clair, demandez-vous : Que dit le Code? Même s il n aborde pas cette situation en particulier, contient-il des principes généraux qui s appliquent à ma situation? Y a-t-il des lois ou règlements qui s appliquent? Lorsqu il y a des exigences légales ou réglementaires, il est important de s y conformer, et pas seulement de faire ce qui nous semble juste. Si vous n êtes pas sûr des exigences légales qui s appliquent à votre travail ou si vous ne comprenez pas ce que la loi exige, consultez la personne compétente dans l entreprise. Pensez à un point de vue extérieur. Seriez-vous fier de décrire votre conduite à quelqu un que vous respectez ou à un journaliste? Y a-t-il d autres choix? Il est souvent possible de trouver une alternative différente aux choix auxquels vous avez pensés. Si vous avez encore des questions, demandez de l aide aux personnes compétentes au sein d Esterline, telles que votre supérieur hiérarchique ou votre Conseiller en éthique et déontologie. Pourquoi possédons-nous un Code? Le Code est votre guide des politiques de l entreprise et des exigences légales qui régissent la façon dont Esterline mène ses activités dans le monde. Il relie les valeurs que nous partageons et explique nos principes dans certains domaines importants. À qui s applique le Code? Le Code s applique à tous les employés d Esterline et à son Conseil d administration. Il s applique également aux personnes externes à l enterprise à chaque fois qu elles représentent Esterline ou travaillent pour Esterline. Par exemple, il s applique aux représentants commerciaux indépendants agissant pour le compte d Esterline, et aux employés temporaires. Ce Code s applique sur tous les sites de l entreprise - y compris dans les enterprises en participation (joint venture) - et dans tous les pays et juridictions où nous exerçons notre activité et il est soutenu par les politiques et procédures de l entreprise. Même s il ne s étend pas à tous les fournisseurs et tiers, nous nous efforçons de choisir des partenaires commerciaux qui partagent nos principes éthiques. Personne ne peut déroger aux principes du Code et personne - pas même votre supérieur hiérarchique, ni même le Président - ne peut vous ordonner d enfreindre le Code. Où puis-je poser mes questions ou signaler des problèmes? Si vous avez des questions sur des sujets relatifs au Code ou si vous vous inquiétez d un comportement qui pourrait enfreindre le Code, vous pouvez parler de vos préoccupations à votre supérieur hiérarchique ou à votre Conseiller en éthique et déontologie. Vous pouvez également appeler notre «helpline». Veuillez vous reporter à la dernière section de ce Code ; vous y trouverez une liste des moyens mis à votre disposition afin de vous aider à répondre au mieux aux questions que vous pouvez vous poser en matière d éthique et de déontologie.

7 Remarque à propos des dérogations au Code : Dans les rares circonstances où il s avèrerait nécessaire de déroger au Code, le Chef de l éthique au niveau d Esterline, ou son représentant, peuvent donner leur accord sous réserve que cette dérogation soit conforme à nos valeurs et aux lois en vigueur. Les dérogations pour les dirigeant sociaux ou les cadres dirigeants at administrateurs devront recevoir l autorisation du Conseil d administration d Esterline et seront rapidement communiquées, conformément aux lois en vigueur. Par exemple, une dérogation peut se révéler appropriée lorsqu un conflit d intérêts manifeste s avère à peu près impossible à éliminer, mais qui néanmoins a été contrôlé par un dispositif de surveillance avec la collaboration d une tierce personne indépendante. Remarque à l attention des gestionnaires Les gestionnaires jouent un rôle important dans l application de l Excellence d Esterline. Ils sont souvent les premiers à reconnaître les signes avant-coureurs lorsque quelque chose ne va pas. Nous attendons de la part des gestionnaires qu ils : aient une éthique et une conduite déontologique exemplaires; aident les membres de leur équipe à comprendre que leurs actes sur le lieu de travail doivent toujours refléter les valeurs fondamentales d Esterline; rendent accessibles aux employés une formation et des moyens pour les aider à respecter le Code; encouragent les employés à se manifester lorsqu ils ont des interrogations; comprennent que les manquements graves doivent être remontés aux personnes compétentes en matière d éthique et de déontologie, par exemple en cas de : négligence manifeste dans la qualité des produits ou en cas de dissimulation de défauts de conception; soupçons de corruption ou de fraude; faute professionnelle ou d erreurs relatives aux informations financières ou aux méthodes d établissement des prix; d actes ou d omissions qui pourraient exposer l entreprise à des poursuites de la part de pouvoirs publics; d indices de harcèlement ou de discrimination. 7 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien

8 8 Code d éthique et et de de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au au quotidien Section 2 : Nos Valeurs et principes

9 Excellente qualité Qualité des produits Nous fabriquons des produits extrêmement fiables pour des utilisations exigeantes. Nos normes de qualité se retrouvent dans chaque produit que nous vendons et dans chaque service que nous fournissons. Les raccourcis, la négligence ou les tentatives de contourner la réglementation applicable ne seront pas tolérés. Conformez-vous à toutes les exigences de qualité et suivez toutes les procédures de qualité. Assurez-vous que le produit de votre travail correspond au cahier des charges et aux critères de test en vigueur. Ne contournez pas et ne négligez jamais nos contrôles qualité. Ne falsifiez jamais des dossiers. Toute documentation doit être précise, fidèle à la réalité et exhaustive. Toute certification requise doit être faite par les personnes autorisées. Signalez immédiatement tout problème. N ignorez ni ne pensez jamais que quelqu un d autre va régler un problème. Q : R : Nous essayons de finaliser la production sur une livraison urgente qui requiert une certification. Cependant, la personne autorisée à faire la certification n est pas disponible. Pouvons-nous expédier sans certification? Ou pouvons-nous trouver quelqu un d autre pour faire la certification à sa place? Si le produit exige une certification, il doit être certifié par une personne habilitée à faire la certification. Il se peut que seul un très petit nombre de personnes ait ce type d autorisation. Vous ne devez pas envoyer la livraison sans la certification. Trouver quelqu un d autre pour faire la certification n est possible que si l autre personne est aussi officiellement habilitée à faire la même certification. Si ce n est pas le cas, la livraison devra attendre le retour de la personne autorisée. 9 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien

10 10 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien Les exemples suivants sont des comportements inappropriés qui sont interdits par notre Code : un auditeur externe qui travaille sur un site porte une attention particulière à une employée et fait régulièrement des commentaires sur son apparence physique. des employés rejettent une autre personne de leur groupe de travail. Ils ne lui donnent pas de conseils lorsqu ils voient qu elle a besoin d aide, ignorent ses questions, refusent de déjeuner à la même table qu elle, répandent des ragots sur sa vie privée et l interrompent ou critiquent ses idées lors des réunions. un employé originaire d un autre pays se voit refuser une promotion à plusieurs reprises, bien qu il soit plus qualifié que les personnes qui sont choisies au final. Sécurité des produits Nos produits sont conçus pour la sécurité, la performance et la fiabilité. Dans de nombreux cas, le bien-être de ceux qui les utilisent en dépend. Assurer la sécurité de nos produits est une responsabilité que nous prenons très au sérieux et nous faisons de la sécurité une priorité de la conception, du développement et de la fabrication de chaque produit. Livraison à temps et documentation précise Nous insistons sur l exigence et la rigueur de nos standards concernant nos produits et services. Cela requiert une présentation précise et honnête de nos produits ainsi que de notre travail, et des livraisons à temps. Respect Maintien d un environnement de travail respectueux Nos employés et nos partenaires commerciaux du monde entier viennent tous d horizons différents, ont des points de vue, des pratiques et des comportements divers. Chacun de nous est tenu d éviter toute attitude qui pourrait être interprétée comme de l impolitesse, de l irrespect, de la discrimination ou du harcèlement. Soyez respectueux envers les autres en toutes circonstances. Soyez courtois et respectueux envers vos collègues, vos subordonnés et vos supérieurs hiérarchiques, aussi bien qu envers les clients, fournisseurs, sous-traitants et toute autre personne. Gardez à l esprit que certains types de comportements irrespectueux peuvent aussi être contraires à la loi. N humiliez, n insultez ni ne blessez jamais une autre personne. Nous jouons tous un rôle dans la construction d un environnement de travail juste et agréable, où les personnes peuvent donner le meilleur d elles-mêmes. Aucun type de harcèlement - en particulier les avances à caractère sexuel, les moqueries ou la brutalité - ne sera toléré. Assurez-vous que les embauches, promotions et autres décisions liées à l emploi sont fondées sur le mérite. Nous nous conformons aux lois applicables en matière d emploi. Les candidats doivent être embauchés et promus selon leur mérite et non pas selon des caractéristiques personnelles sans lien avec le poste, telles que l âge, le sexe, la couleur de peau, le handicap ou la religion. Dans de nombreuses régions où nous exerçons notre activité, prendre des décisions relatives à l emploi selon des caractéristiques personnelles comme celles-ci peut violer les lois relatives à l emploi.

11 Q : R : Je suis ingénieur et je travaille sur un projet technique compliqué pour un client important. Je viens d apprendre qu une autre équipe de projet de l entreprise travaille sur un projet très similaire pour un autre client concurrent du premier. Nos deux équipes font face à des difficultés techniques pour trouver une bonne solution. Comme les projets sont très similaires, pouvons-nous partager des informations pour tirer profit de nos idées respectives? Cela dépend. Étant donné que vous travaillez sur des projets pour des entreprises concurrentes, il y a un risque que votre collaboration puisse mener à une situation où les renseignements exclusifs d une entreprise sont communiqués à son concurrent, ce qui est inapproprié. Avant d entamer toute discussion avec l autre équipe de projet, vous devriez discuter de la situation avec une personne ressource en matière de déontologie pour lui demander conseil. La sécurité du lieu de travail Nous définissons des règles rigoureuses en matière de sécurité et d excellence dans nos opérations et nous attendons de tous les employés qu ils partagent notre engagement, aidant ainsi à se protéger eux-mêmes et les uns les autres de tout danger. Protection des données et de la vie privée Lorsque nous détenons ou travaillons avec des informations, provenant ou concernant des clients, employés, fournisseurs ou autres partenaires commerciaux, nous devons nous assurer qu elles sont correctement protégées. De nombreux pays se sont dotés de lois et de règlements détaillés en matière de respect de la vie privée et de protection des données personnelles. Ne pas se conformer à ces règles peut porter préjudice à des personnes, détériorer les relations commerciales et violer la loi. Protection de la propriété intellectuelle et des informations confidentielles Sur le lieu de travail, il se peut que vous ayez accès à des informations confidentielles ou à des renseignements exclusifs qui appartiennent à des fournisseurs, à des clients, à Esterline ou au gouvernement. L utilisation ou la divulgation d informations confidentielles ou protégées par un droit de propriété, sans autorisation en bonne et due forme et sans raison professionnelle valable n est pas permise et pourrait porter préjudice à l activité de l entreprise ou à l activité de nos clients ou fournisseurs. 11 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien

12 12 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien Rappelez-vous Esterline détient souvent les biens de ses clients ou du gouvernement que nous devons contractuellement protéger. Protéger les réseaux et les installations d Esterline aident à sauvegarder aussi bien ces informations que les nôtres. De plus, nous devons respecter la propriété intellectuelle d autrui et ne pas l utiliser dans notre travail sans autorisation. Prenez toutes les précautions pour protéger les informations confidentielles et la propriété intellectuelle. Observez les exigences de confidentialité. Respectez les ententes de confidentialité, les ententes sur les inventions ou tout autre entente confidentielle que vous avez signées lorsque vous avez commencé à travailler pour l entreprise. Dans le doute, traitez les informations de l entreprise comme confidentielles. Ne révélez les informations confidentielles qu en cas de nécessité pour des raisons professionnelles et après avoir reçu l autorisation de les communiquer. Ne révélez pas les informations confidentielles à ceux qui n ont pas besoin de les connaître pour des raisons professionnelles (y compris les employés de notre entreprise). Cette règle s applique même après votre départ de l entreprise. Suivez les procédures nécessaires pour publier les informations. Avant de communiquer des informations confidentielles, vérifiez si vous ne devez pas faire signer un accord de confidentialité au destinataire. Protection des biens de l entreprise Nous avons la responsabilité de protéger les biens et les ressources de l entreprise et d utiliser ces biens à bon escient. Cela comprend aussi bien les actifs financiers que les actifs corporels, comme les bâtiments, les véhicules ou les réseaux informatiques. N utilisez les biens de l entreprise qu à des fins professionnelles autorisées. Dans certains cas, il se peut qu un usage personnel limité soit permis, tel que l utilisation d Internet ou du téléphone. Pour la plupart, les biens d Esterline ne devraient être utilisés qu à des fins professionnelles autorisées, qui sont liées à vos responsabilités professionnelles. Suivez toutes les mesures de sécurité. Cela peut concerner le contrôle et l enregistrement des visiteurs ou le respect minutieux de sécurité des produits ou des zones sensibles. Protégez nos réseaux et nos systèmes d information. Conformez-vous à toutes les exigences de sécurité en termes de systèmes d information, surtout si vous travaillez à distance. Abstenez-vous également d utiliser nos systèmes de façons qui pourraient être perçues comme illégales, choquantes ou comme du harcèlement.

13 S exprimer au nom d Esterline Pour garder un message clair et cohérent, Esterline n autorise que certaines personnes à s exprimer publiquement au nom de l entreprise. Cela permet de s assurer que le grand public est informé de manière précise des activités et positions de l entreprise. Ne parlez pas aux médias et ne faites pas de déclarations publiques au nom d Esterline. La plupart des employés ne sont pas autorisés à parler publiquement au nom de l entreprise. Le Service de communication d Esterline publie généralement des communiqués de presse, répond aux questions des médias et coordonne les déclarations concernant les questions d intérêt public. Ne vous livrez à ces activités que si l on vous a confié une responsabilité spécifique relative à une communication particulière d Esterline. La communication d informations financières à des personnes externes à l entreprise est interdite, à l exception de quelques dirigeants ayant reçu une autorisation spécifique. En tant qu entreprise cotée en bourse, nous devons observer les lois qui régissent la manière dont nous divulguons des informations financières. Seules des personnes qui en ont reçu l autorisation du Siège social d Esterline sont habilitées à divulguer des informations financières à des personnes externes à l entreprise. Faites attention lorsque vous utilisez les médias sociaux. Avec la technologie d aujourd hui, il est possible de donner l impression que l on donne des informations ou que l on parle au nom de l entreprise, sans s en rendre totalement compte et sans même en avoir l intention. Pour éviter cela, dispensez-vous de faire des commentaires sur l entreprise ou sur des développements industriels dans des médias sociaux. Ne communiquez en ligne aucune information concernant des projets actuels. Vous devriez également vous abstenir de recommander sur les médias sociaux toute personne ou organisation liée à votre expérience professionnelle avec eux, ce qui pourrait être interprété comme un soutien de la part d Esterline. Utilisation appropriée des médias sociaux Les communications sans fil, les technologies du web et les médias en réseau donnent d innombrables occasions de rester connectés les uns aux autres et de partager des idées et des expériences. Vous devez toujours vous assurer que votre utilisation sur le lieu de travail d outils de communication et de travail votre participation aux réseaux sociaux en ligne reflètent votre discernement professionnel et responsable et votre considération envers les autres. Ne mélangez pas vie professionnelle et vie privée en ligne. Évitez de mentionner votre poste ou vos projets en cours dans vos messages et communications en ligne personnels. 13 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien

14 14 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien Remarque Certaines personnes chez Esterline sont expressément autorisées à se livrer à des activités de lobbying au nom de l entreprise. Cette partie du Code se réfère aux activités politiques personnelles des employés, et non aux activités politiques soutenues par l entreprise au bénéfice de la conduite de ses affaires, de ses employés ou de ces clients. évitez les commentaires publics sur notre industrie. Il est préférable de ne pas exprimer vos opinions ni toute autre information concernant l entreprise, nos clients ou l industrie en général à moins que vous n y soyez autorisé dans le cadre de vos fonctions. La persistance des écrits. Certaines informations mises en ligne aujourd hui peuvent être toujours accessibles des années plus tard. Parfois, un commentaire adressé à un petit groupe ciblé peut se retrouver sous l œil d observateurs imprévus. Activités communautaires, engagement politique et contributions politiques Vous êtes libre de vous engager dans la vie civile et les activités politiques en tant que citoyen. Cependant, lorsque vous vous engagez dans de telles activités, vous devez le faire strictement à titre individuel et personnel, et non pas en tant que représentant de l entreprise. Vous devez également faire en sorte que vos activités n interfèrent pas avec vos responsabilités professionnelles. Même si l entreprise peut être amenée à soutenir certaines causes caritatives, vous ne devez pas en déduire ou laisser entendre que vos engagements personnels sont soutenus par l entreprise. Gardez votre engagement politique pour vous. À moins d être engagé dans une activité soutenue par l entreprise, votre engagement, en politique ou dans des activités communautaires ne peut s exercer que durant votre temps libre. Ne vous livrez pas à des activités politiques sur votre temps de travail, ne collectez pas de fonds pour des causes politiques ou ne faites pas la promotion de candidats politiques lorsque que vous êtes sur votre lieu de travail. N utilisez ni des fonds ni des biens d Esterline. Vous devez obtenir une autorisation préalable avant d utiliser les locaux, les équipements, les fonds ou tout autre bien de l entreprise au bénéfice d un parti, d une campagne politique ou d une organisation caritative. À moins d en avoir obtenu l autorisation préalablement, abstenez-vous de faire des dons à des organisations politiques ou caritatives en utilisant les fonds de l entreprise ou au nom de l entreprise. N utilisez pas votre fonction chez Esterline pour soutenir vos activités politiques personnelles. Par exemple, les gestionnaires ne peuvent pas faire pression sur leurs employés pour les obliger à soutenir une cause ou à voter d une manière bien précise. NB : Les trois règles énoncées ci-dessus ne s appliquent que si elles ne contreviennent pas aux lois et règlements en vigueur dans les pays considérés.

15 Intégrité et conduite éthique et déontologique Offrir ou fournir des cadeaux d affaires (cadeaux, divertissements et marques d hospitalité) Les cadeaux d affaires, tels que les cadeaux de valeur modeste ou invitations, peuvent être un moyen approprié pour renforcer les liens avec sa clientèle. Cependant, il est important de prendre en considération les circonstances dans lesquelles les cadeaux sont offerts et de faire preuve de discernement. Nous voulons même éviter d apparaître comme tentant de gagner un contrat par le biais de cadeaux, d invitations ou de divertissements somptueux. Donner l impression d agir ainsi entacherait notre crédibilité et notre réputation sur le marché. Ayez recours aux cadeaux d affaires à bon escient. Les cadeaux d affaires sont raisonnables, de valeur modeste et peu fréquents - un repas dans un restaurant à un prix abordable ou un cadeau symbolique. En général, ils sont aussi offerts au cours des séances de travail - par exemple, le déjeuner au cours d une réunion - plutôt que de constituer un événement en eux-mêmes. Cependant, la définition de «raisonnable» peut varier selon les circonstances. Faites preuve de discernement professionnel et, si vous n êtes pas certain de savoir si un cadeau d affaires est approprié ou non, demandez conseil à votre supérieur hiérarchique ou à un Conseiller en éthique et déontologie avant d offrir le cadeau d affaires en question. Les cadeaux en argent ou leurs équivalents sont interdits. Les cadeaux en argent liquide ou leurs équivalents tels que les cartes cadeaux, les chèques cadeaux ou produits d épargne ne sont pas des cadeaux d affaires appropriés. Obtenez l autorisation si nécessaire. Assurez-vous que vous avez une autorisation avant d offrir ou de fournir quoi que ce soit de valeur dans le cadre d une relation commerciale. Dans certains cas, il se peut que vous ayez à obtenir des autorisations par écrit. Assurez-vous également que la dépense proposée est conforme aux coutumes locales et à la loi. évitez de créer une situation ambigüe où c est «donnant-donnant». Ne donnez aucun cadeau, ou invitation qui pourrait sembler influencer le jugement professionnel du destinataire. Évitez les invitations ou les cadeaux qui coïncident avec des décisions d achats ou de ventes, surtout au moment où ils pourraient apparaître comme une faveur accordée en retour. documentez toutes vos dépenses correctement. Les dépenses en cadeaux d affaires, doivent être correctement consignées dans nos livres de compte. Ne dissimulez ni ne falsifiez jamais vos dépenses. 15 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien

16 Accepter des cadeaux d affaires Tout comme il est important d éviter d influencer de manière indue une autre personne, chacun de nous doit éviter d accepter quoi que ce soit qui pourrait ne serait-ce que sembler influencer notre propre jugement professionnel. Cela est vrai même si vous croyez pouvoir accepter tout en restant impartial. Nous autorisons les cadeaux et invitations de valeur symbolique. «Symbolique» signifie quelque chose de petit - un geste ou une marque de courtoisie sociale, typiquement offerte au cours d activités menées au nom de l entreprise. Refusez toute invitation ou cadeaux d affaires qui sont soit somptueux, soit offerts fréquemment - même des dépenses modestes se cumulent avec le temps. Prenez en compte le contexte culturel. Lorsque vous exercez une activité en dehors de votre propre pays ou culture, demandezvous si vous n avez pas besoin de conseils supplémentaires pour comprendre ce qui est approprié. en cas de doute, refusez. En particulier vous devez refuser : l argent liquide ou équivalent. Q : J ai récemment passé une semaine à apporter mon aide à la logistique d un salon d aéronautique. Après quoi, j ai reçu un appareil multimédia de valeur modeste dans le courrier venant de l organisateur du salon d aéronautique, l un de nos clients. Suis-je tenu de décliner ce cadeau? 16 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien toute offre qui paraît être inappropriée, y compris les tentatives d obtenir un traitement de faveur. R : Cela dépend. Commencez par en discuter avec votre supérieur hiérarchique ou votre Conseiller en éthique et déontologie. Il y a de nombreuses variables qui pourraient affecter votre décision, allant de la valeur de l appareil multimédia au fait de savoir si vous occupez une fonction de prise de décision visà-vis du client. Dans certains cas, il pourrait s avérer acceptable de garder le cadeau. Dans d autres cas, la meilleure chose à faire serait de décliner poliment ou de renvoyer le cadeau ou bien encore, pour éviter d offenser le client, d en faire don à une organisation caritative ou de l utiliser comme lot dans un tirage de l entreprise.

17 toute offre qui coïncide à une décision d achat d Esterline - surtout si vous prenez part à cette décision. les cadeaux ou les invitations d une valeur autre que symbolique. Il peut s avérer nécessaire de recueillir des informations pour connaître la valeur de ce qu on vous a offert - par exemple, si vous êtes invité à un événement sportif ou recevez une bouteille de vin. Si la valeur est trop élevée, déclinez l offre ou renvoyez le cadeau. toute proposition de prêt ou de remboursement d un prêt émanant de quelqu un en affaires avec notre entreprise (en dehors des prêts normaux pratiqués sur le marché par des institutions financières reconnues). les paiements occultes ou les commissions type pots-de-vin offerts par les fournisseurs. Toute offre de la sorte doit être signalée à votre supérieur hiérarchique ou à votre Conseiller en éthique et déontologie. des produits ou des services gratuits ou vendus au rabais par les fournisseurs ou autres partenaires commerciaux. Pots-de-vin et corruption Nous menons nos affaires avec intégrité et croyons que notre succès doit reposer sur l excellence de nos produits et services. Les pots-de-vin et autres actes de corruption sont absolument interdits dans toutes nos opérations, et ce à l échelle internationale. Esterline n offre ni n accepte les pots-de-vin, commissions occultes ni tout autre paiement inapproprié, quelles que soient les pratiques ou la perception que vous avez des coutumes locales. Nous n autorisons pas non plus les paiements de facilitation (nous ne «graissons la patte» de personne), qui sont de petits paiements informels faits pour accélérer un acte de routine accompli par le personnel du gouvernement. Même si vos intentions sont louables, il est important de prendre en compte la façon dont les choses pourraient paraître. Même une simple apparence de corruption peut entacher notre réputation. respectez toutes les lois anti-corruption. La corruption est illégale dans la plupart des pays, si ce n est tous, où nous exerçons notre activité. De plus, les lois telles que le Foreign Corrupt Practices Act aux États-Unis (loi sur les pratiques de corruption à l étranger) et le Bribery Act au Royaume-Uni (loi anticorruption) s appliquent au-delà des frontières nationales aux activités menées dans d autres pays. Les sanctions pour corruption sont sévères, engageant la responsabilité légale de l entreprise et des personnes impliquées. 17 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien

18 18 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien Reconnaître la corruption Les règles anti-corruption sont très strictes. Dans de nombreux cas, peu importe si la valeur offerte est très petite ou si le bénéfice qui en résulte pour Esterline est minime. Si l offre a été faite dans l attente ou l espoir d un avantage commercial en retour, elle peut être considérée comme de la corruption, quelle que soit sa valeur. La corruption existe lorsque : une chose de valeur, que ce soit matériel ou immatériel, est offerte, promise, donnée, demandée, exigée ou acceptée, directement ou par le biais d intermédiaires, dans le but d influencer une personne occupant un poste de confiance et à responsabilité, y compris, mais ne se limitant pas à, un fonctionnaire, pour l inciter à mal remplir sa fonction ou «acheter» son silence ou en sachant que le fait d accepter cet avantage n est pas approprié. Chez Esterline, nous interdisons de donner quoi que ce soit de valeur dans le but d obtenir un avantage inapproprié - par exemple, inciter quelqu un occupant un poste de confiance à responsabilités à compromettre celles-ci. Comprenez bien que la «corruption» est définie au sens large du terme. La corruption est plus que de simples paiements en argent liquide ou cadeaux. Elle peut concerner également un avantage de quelque valeur que ce soit, tel que des remises inhabituelles, des voyages gratuits, une hospitalité et des divertissements excessifs, le prêt d une voiture ou d argent, les honoraires versés aux conférenciers ou les contrats de consultants - surtout s ils sont utilisés pour obtenir un avantage commercial. Soyez vigilant dans vos relations avec des fonctionnaires. De nombreux pays ont des règles particulièrement strictes qui vous interdisent - ou interdisent à un représentant commercial ou consultant agissant en votre nom - d offrir ou de donner quoi que ce soit de valeur à un fonctionnaire. Sachez si vous avez affaire à un «fonctionnaire». Dans certains pays, nous traitons avec des entreprises qui sont considérées comme étant quasi gouvernementales. Les responsables avec qui vous traitez au sein de ces organisations doivent être traités comme des «fonctionnaires» avec lesquels vous devez être particulièrement vigilant.

19 N offrez ni n acceptez jamais de commission occulte. Une commission occulte est un dessous-de-table ou autre avantage caché - telle qu une remise informelle - qu un vendeur donne à un acheteur en échange d un contrat. Il s agit d un type de corruption et cela est illégal. Si quelqu un vous offre une commission occulte, refusez-la et parlez-en immédiatement à votre supérieur hiérarchique ou à votre Conseiller en éthique et déontologie. N essayez pas de faire indirectement une chose qu il vous est interdit de faire directement. Ne demandez pas à des représentants commerciaux ou à d autres intermédiaires d accomplir à votre place des actes qui vous sont interdits. De même, tout comme il vous est interdit d employer un fonctionnaire, vous ne pouvez pas non plus embaucher un membre de sa famille. Communiquez nos attentes aux représentants commerciaux, consultants, courtiers ou à tout autre tiers qui agit au nom de l entreprise. La plupart des lois anticorruption qui s appliquent à nous doivent aussi s appliquer aux tiers agissant en notre nom. Ne demandez jamais à quelqu un d accomplir un acte qui viole notre politique ou la loi. Si vous supervisez ou êtes en relation avec des tiers, surveillez attentivement l apparition éventuelle de signes avantcoureurs de corruption. Dans certains cas, on peut vous tenir personnellement responsable de leurs erreurs ou actes de corruption. Communications et dossiers adéquats Toutes les communications et dossiers doivent être précis, fidèles à la réalité, et professionnels. Les dossiers doivent être conservés et archivés de façon sécurisée conformément aux politiques de rétention des registres. Ne créez jamais de dossiers erronés, que ce soit consciemment ou par négligence. Ne modifiez pas, ne dissimulez pas, des dossiers dans le but de cacher quelque chose. Si vous avez besoin de modifier un dossier, assurez-vous de suivre la procédure applicable de façon à ce que la modification, ainsi que sa raison d être soit documentée et autorisée. La rétention par l entreprise de données personnelles des employés, de fichiers relatifs à l emploi, et à leur communication électronique est strictement réglementée dans certains pays. Ces réglementations doivent être respectées. Voici quelques exemples d éléments que nous considérons comme des dossiers de l entreprise : les statistiques d heures travaillées et de présence. Les tests et certifications de produits. les notes de frais. les factures des clients. les factures et documents d expédition. Sont également considérés comme des dossiers : les messages électroniques de travail envoyés depuis votre ordinateur professionnel. les notes manuscrites prises au cours d une réunion. les renseignements relatifs à l embauche. les communications professionnelles sur un appareil mobile de l entreprise. les données conservées dans des systèmes informatiques variés - par ex. ERP, GRC, SIRH. les dessins d ingénierie et spécifications techniques. 19 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien

20 20 Code d éthique et de déontologie d Esterline L Excellence d Esterline, au quotidien Remarque : La falsification des registres financiers est traitée très sévèrement, même si elle n implique que de petites sommes. Une erreur de 50 $ dans notre comptabilité financière n est probablement pas significative pour l avenir de l entreprise en général. Par contre, une dissimulation de 50 $ pourrait l être. L intégrité des états financiers Nous sommes honnêtes et transparents sur nos opérations et nos performances. Nos états financiers, livres de comptes et registres reflètent précisément la véritable nature de toutes les transactions, quelle que soit leur importance. Suivez les politiques et procédures comptables de l entreprise. La direction de l entreprise se fie aux états financiers établis à tous les niveaux de l organisation pour prendre des décisions commerciales et produire des rapports externes, cela comprend également les comptes rendus à nos actionnaires et les dépôts de dossiers effectués auprès des autorités publiques. Nous enregistrons, conservons et rendons compte des informations conformément aux exigences d Esterline et aux Principes comptables généralement admis (U.S. GAAP). Fournissez la documentation nécessaire aux transactions financières. Par exemple, les notes de frais doivent être appuyées par des factures. Ne vous livrez jamais à la dissimulation ou à la falsification. La malhonnêteté dans le domaine financier est absolument interdite. Les fonds ne doivent être utilisés qu aux fins qui ont été documentées. Il est interdit de garder des fonds d Esterline dans des «caisses noires» ou «hors livres», c est-à-dire qui ne sont pas documentés dans nos livres et nos registres de comptes. Soyez attentif et précis. Soyez attentif à ce que toutes les informations en lien avec les registres financiers soient correctes. Même de petites erreurs - par exemple, des erreurs ou des oublis dans les dossiers ERP qui génèrent des informations sur les coûts - peuvent s accumuler avec le temps. Des registres incomplets ou incorrects peuvent sérieusement prêter à confusion et laisser à penser que nous sommes malhonnêtes.

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