KIT D ORGANISATION ET DE COMMUNICATION PETIT DEJEUNER SOLIDAIRE

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1 KIT D ORGANISATION ET DE COMMUNICATION version 1.0 février 2013 Talents & Partage Tours Société Générale PARIS CEDEX tél association.talents-partage@socgen.com 1

2 Facile à mettre sur pied, le but d un «petit déjeuner solidaire» est d organiser un moment de solidarité, de rencontre et de convivialité entre collègues d un même lieu : Services Centraux, PSC, DEC, CRCM, Pôle Titres de Nantes ou Monétique de Strasbourg permettant d échanger autour d un petit-déjeuner, tout en contribuant à un projet solidaire. QUAND L ORGANISER? Une fois par an, de préférence lors de la Citizen Commitment Week, la semaine de solidarité au sein du Groupe Société Générale. COMMENT L ORGANISER? Tout d abord, pensez à demander, en tant que délégué de Talents & Partage l autorisation de : - votre direction - du responsable de l Immeuble - de TeP par rapport au choix de l association Trouvez un local ou un lieu de passage permettant d accueillir un certain nombre de personnes (réfectoire, hall, salle de réunion...) Les modalités pratiques Le petit déjeuner peut se dérouler sur une durée de 1h30 à 2h en fonction des horaires d arrivée de vos collègues. Les petits déjeuners peuvent être proposés au prix de base de 5, mais les personnes peuvent donner plus si elles le souhaitent. Les dons peuvent être anonymes, ou nominatifs. Pour les dons nominatifs, un bordereau T&P est alors renseigné et peut bénéficier d un reçu fiscal. Suggestions Les petits déjeuners peuvent être : - fournis par un prestataire externe à prix coûtant (viennoiseries, croissants...), - complétés par quelques bénévoles (café, jus de fruit...) - financés par votre entité. Ce qui permet de reverser l ensemble des fonds collectés. 2

3 LE CHOIX DE L ASSOCIATION D expérience, il est prouvé que les collègues sont plus sensibles lorsque l association aidée est une association locale ayant besoin de financer un projet bien défini. Il est recommandé de choisir l association avant l événement, ce qui permet lors du petit déjeuner, de présenter les projets de cette association, et si possible d inviter un de ses représentants. Une fois le petit déjeuner passé, les fonds sont reversés à T&P qui les reversera à l association bénéficiaire. Assurez ensuite un suivi de l association afin d avoir un retour sur l utilisation des fonds. Cela permet en retour de communiquer par message ou lettre d information auprès des personnes des différents sites pour les informer des projets locaux et concrets que leur contribution a rendu possible (à accompagner si possible d article de presse, de photos ). LA COMMUNICATION L affiche Vous informerez vos collègues, via une affiche, du lancement de l opération. Pensez à décliner cette affiche sur le maximum de supports possibles : écrans plasma, écrans d ascenseurs, affiches devant les ascenseurs, mail. Vous trouverez le modèle en annexe 1 (sur demande, vous pouvez obtenir la version word). L affiche peut être déclinée au format A4 ou A3. Les panneaux d affichage Pendant votre événement et si votre immeuble en dispose, vous pouvez communiquer au niveau des panneaux d affichage. Cela permet d indiquer les dates, heures et lieux de l événement à vos collègues. Vous trouverez un exemple en annexe 2. 3

4 Les flyers de présentation Pour bien informer vos donateurs sur l utilité du don, il est important de leur distribuer des flyers d information sur l événement en leur expliquant quelle est l association bénéficiaire et l objet à financer. Le flyer peut également être diffusé via mail. Vous trouverez un exemple en annexe 3 (sur demande, vous pouvez obtenir la version word). Diffusion de l information Informer par mail tous les salariés de votre structure en ayant demander au préalable l accord à votre hiérarchie. Site internet Pensez à relayer l information sur votre site où toutes les actions des délégations régionales sont répertoriées. Pour cela, dès que la date de votre opération est connue, adressez un mail à l adresse webmaster.tep@gmail.com pour en informer le webmaster qui publiera un article. Vous en ferez de même une fois l opération terminée en publiant vos résultats. Autres moyens de communication Pour informer vos collègues, vous pouvez également contacter le service communication de votre entité afin de relayer l information sur les différents supports : intranet, newsletter, bulletin d information Pendant l événement Pensez à prendre des photos et envoyez quelques-unes avec vos résultats au webmaster pour publication sur le site internet. 4

5 ANNEXE 1 Modèle d affiche format portrait A4 PRENEZ VOTRE PETIT DEJEUNER «CAFE, VIENNOISERIES ET JUS DE FRUIT» POUR 5 EUROS OU PLUS SI VOUS LE SOUHAITEZ. 5

6 ANNEXE 2 Le panneau d affichage au format paysage A4 MARDI 28 mai 2013 de 7h30 à 10h30 RESTAURANT D ENTEPRISE PRENEZ VOTRE PETIT DEJEUNER «CAFE, VIENNOISERIES ET JUS DE FRUIT» POUR 5 EUROS OU PLUS SI VOUS LE SOUHAITEZ.. 6

7 ANNEXE 3 Modèle de flyer ¼ page A4 7