POLITIQUE Communication

Transcription

1 POLITIQUE Communication MAI 2009 V1

2 1

3 La politique de communication A partir des orientations stratégiques de l établissement, définie par la Direction, le responsable de la communication fixe les principes qui vont guider les choix en la matière. La politique communication présente donc : 1. Les objectifs que l établissement veut atteindre par le biais de la communication vers l extérieur Faire connaître et reconnaître l établissement et ses activités sur l extérieur Rendre compte des actions entreprises Agir en matière de prévention Guider dans leur choix les éventuels «clients» et leur fournir des informations pratiques Informer les futurs professionnels 2. Les objectifs que l établissement veut atteindre par le biais de la communication interne Faire connaître les activités de l établissement (projet évolution.) Rendre compte des actions entreprises Agir en matière de prévention Fournir des informations pratiques Développer un esprit d équipe 3. Axes pratiques des objectifs Outils utilisés pour répondre aux nécessités de communication externe A l heure actuelle, l établissement a utilisé ou utilise un certain nombre d outils : Plaquettes d information décrivant une activité (ex : réhabilitation respiratoire), un service, une filière (ex : filière gériatrique), un projet (ex : projet d établissement), adressée à des professionnels (médecins libéraux, partenaires ), Articles de presse à l occasion d évènements particuliers, pour des activités de soins nouvelles, pour un service rendu à la population Les supports utilisés sont les suivants : Voix du Nord, Observateur du Douaisis et Vie Somainoise (et autres bulletins municipaux), Participation à des opérations d animation : journées nationales (tabac, semaine bleue ), concours particuliers tel que les chanporales (spectacles dans le cadre du regroupement d établissements de santé mentale), Internet : un site a été développé en L établissement est inscrit sur différents annuaires, 2

4 L établissement collabore avec divers organismes (CLIC, Pôle santé ), et convie, dans le cadre d ateliers intergénérationnels, des institutions sociales et scolaires (lycée, centres sociaux ), L accueil de stagiaires et la participation aux jurys et à des réunions d informations de professionnels de l établissement contribuent à faire connaître le CH Somain sur l extérieur, Participation aux forums : le CH Somain, dès sollicitation, propose la participation de professionnels à divers forums (emplois, étudiants ) et met à disposition documentation, diaporama, affiches L établissement participe régulièrement à des expositions (travaux réalisés par des patients ) dans la commune. Outils à développer pour répondre aux nécessités de communication externe Afin de répondre au besoin de communication externe, plusieurs outils sont à réfléchir et devraient faire l objet de propositions. La mise en place de réunions avec partenaires extérieurs, journée d information, réunions spécialisées est à étudier avec attention. L organisation de journées portes ouvertes peut être un médiateur intéressant. Enfin, l évaluation de la satisfaction de nos partenaires, de nos patients peut être le support d une communication efficace. Outils utilisés pour répondre aux nécessités de communication interne L axe communication interne est particulièrement développé dans l établissement. Reste à mettre en place une dynamique d évaluation. Les outils utilisés sont les suivants : Le Petit Brachelet : bulletin d information de l établissement publié trimestriellement à 500 exemplaires. Il permet d informer sur des thèmes très variés (travaux, projets, animation.). Sa composition est assurée par la cellule formation/communication. Il est adressé à chaque agent de l établissement, à certains partenaires, certaines institutions et aux tutelles, Des notes d information sont régulièrement transmises par l intermédiaire des fiches de paie. Les thèmes sont fortement tournés vers la prévention, l hygiène et la formation, Le site Intranet est particulièrement développé. Plusieurs applications y sont accessibles dont une concerne l information «espace documentaire et d information». une évaluation régulière doit être faite, Le système de diffusion des notes services est géré par la Direction. Des réunions d informations sont régulièrement proposées (formation, évolution réglementaire, certification ), Des expositions sur panneaux ont été proposées et constituent un moyen intéressant d information (exposition projet d établissement ). Outils à développer pour répondre aux nécessités de communication interne Afin de développer la communication en interne, plusieurs projets vont faire l objet d une réflexion : Séances d information plus ciblées, proposition de nouveaux médiateurs de l information (forums), une attention toute particulière au développement informatique (matériels et formation). 3

5 4. Les modalités d organisation : Dans le cadre de notre politique d information diverses modalités sont mises en œuvre pour assurer son organisation. La mise à jour des sites est assurée (définir une périodicité). Les publications se font à périodicité définie. Il existe une traçabilité de l information (tableau pour la diffusion avec les fiches de paie, chrono pour les notes de services, copie d articles de journaux et «presse book». Des contacts sont assurés avec divers organismes par le biais de la participation d agents de l établissement à des commissions. L organisation et la mise en place d action font l objet d affichage et d information (journaux ). 5. Les responsabilités des différents acteurs impliqués La cellule Formation/Communication est placée sous la responsabilité du Coordonnateur des Soins. Il assure la mise à jour des sites Internet et Intranet, la mise en forme graphique de documents et d affiches. Un «Comité de vigilants de l information» est en place afin de collecter d éventuels articles pour le bulletin de l établissement. La DRH assure la diffusion du bulletin de l établissement et des notes d information dans les bulletins de paye. Le représentant légal de l établissement assure la direction de la publication du Petit Brachelet. Des propositions sont faites en réunions de Direction (4 personnes Directrice, responsable Finances, responsable DRH et Coordonnateur des soins) et sont éventuellement validées. 6. Les conditions de réussite et d évaluation Plusieurs indicateurs sont ou vont être utilisés. Leur mise en place se fera en collaboration avec le responsable qualité de l établissement. On peut citer : Pour les outils informatiques (Intranet Internet) mise en place de compteurs de visite périodicité de mise à jour Pour les supports papier, nombre de publication du Petit Brachelet nombre de note d information publiée Pour tout autre support, mise en place d indicateur d activité Tous ces outils doivent également à un moment être évalués ou faire l objet d enquête de satisfaction. Un échéancier doit être proposé. 7. Les moyens et le budget. Les moyens nécessaires au fonctionnement de la cellule communication existent et ne sont pas à ce jour limité. Ils sont constitués d une part de moyens humains (temps 4

6 partagé du Coordonnateur des Soins, aide ponctuelle d un agent de la DRH et du secrétariat des finances) et d autre part de moyens techniques et matériels avec la mise à disposition d outils informatiques (serveur, PC ), et de petites fournitures (papier, consommables ). Le financement de la politique de communication est donc assuré sur le budget de fonctionnement de l établissement Le Centre Hospitalier de SOMAIN dispose de divers outils de communication favorisant l information sur la vie de l établissement. Notre objectif est de déployer notre communication tant à l intérieur qu à l extérieur. Cette politique doit toujours chercher à satisfaire le besoin d information de nos patients, des familles, du public, des professionnels et de nos partenaires. 5