Mise en œuvre d ISO Les huit clés de la réussite

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1 Mise en œuvre d ISO Les huit clés de la réussite Décrivant huit étapes concrètes pour réussir la mise en œuvre d ISO 22000:2005, l auteur compare l amélioration de la sécurité des aliments à l ascension en haute montagne, avec une progression jalonnée par des succès intermédiaires, et à une course de fond avec des haies de plus en plus hautes! Il est tout à fait légitime que vous vous posiez la question : «la norme ISO 22000:2005, Systèmes de management de la sécurité des denrées alimentaires Exigences pour tout organisme appartenant à la chaîne alimentaire, est-elle faite pour mon organisme?» De nombreuses entreprises de premier plan dans l agroalimentaire ont déjà fait le pas. par Olivier Boutou Olivier Boutou est Ingénieur Action Régionale Référent agroalimentaire, Groupe AFNOR, l organisme national français de normalisation. Il est l auteur, avec L. Lévêque, du livre Certification ISO Les 8 clés de la réussite, ISBN , publié par l AFNOR, et disponible à olivier.boutou@afaq.afnor.org Web ISO 22000:2005 est une norme de système de management. Selon le Guide ISO/CEI 2, Normalisation et activités connexes Vocabulaire général, une norme est un document établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et répétés, des lignes directrices ou des caractéristiques, pour des activités ou leurs résultats, garantissant un niveau d ordre optimal, dans un contexte donné. En l occurrence, ISO 22000:2005 spécifie les exigences relatives à un système de management de la sécurité des denrées alimentaires (SMSDA), appliqué lorsqu un organisme dans la chaîne alimentaire doit apporter la preuve de son aptitude à maîtriser les dangers en matière de sécurité afin de garantir l innocuité des aliments pour la consommation humaine. ISO est en passe de devenir rapidement la première norme mondialement reconnue pour la sécurité alimentaire. Pour mettre en place cette norme, nous vous proposons d y aller par étape, à votre rythme et la rigueur devra être votre alliée. D ailleurs, l amélioration continue est faite pour ça. Pour réussir son projet de changement, il convient qu il soit jalonné de succès intermédiaires. En haute montagne, lors d une ascension, il est bien nécessaire de faire des haltes à des camps prévus à cet effet. ISO Management Systems mai-juin

2 Les étapes concrètes de la progression La logique d une norme de management (ISO 9001, ISO ou ISO 22000) permet de constater qu une série d actions sont à mener préalablement à la construction de votre système proprement dit. Ces actions relèvent directement de la responsabilité de votre direction avec : une analyse initiale des besoins, attentes et exigences des clients l identification (ou la confirmation) des exigences réglementaires la définition d une politique étayée par des objectifs mesurables une planification des actions et des ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs. Une fois ces étapes franchies, votre direction devra définir la manière dont elle va gérer l amélioration du système SMSDA. Cela correspond à la «gestion du système» avec : l analyse des résultats individuels obtenus l évaluation combinée des résultats la formulation de recommandations d amélioration. Fort de ce constat, nous allons vous proposer une méthode de construction d un système certifiable ISO 22000:2005 basée sur huit clés (voir Figure 1) Revue de la conformité Identifier et accéder aux exigences légales et autres exigences Recenser les exigences légales et autres exigences applicables et potentiellement applicables Intégrer les exigences applicables Synthétiser l ensemble des contraintes Vérifier la conformité CONFORME NON CONFORME Ouverture d une fiche de non-conformité 1 2 Où en sommes-nous par rapport à la sécurité de nos produits? Comment respecter les exigences de base en matière de sécurité des denrées? 8 Comment tire-t-on partie de l expérience pour améliorer le système? 3 Quelles sont les orientations en matière de sécurité de nos produits? L amélioration continue consiste à enchaîner les tours de stade en sautant des haies de plus en plus hautes Figure 1 Les huit clés de la construction d un SMSDA fondé sur ISO 22000: Comment s assure-t-on que les méthodes et moyens mis en œuvre sont efficaces? 4 Figure 2 Exemple de logigramme d une veille réglementaire Comment planifier notre système de management de la sécurité des denrées? 5 Quelles sont les méthodes et les moyens à utiliser pour mettre en œuvre efficacement notre système de management? 6 Que faisons-nous en cas d accident? Nous avons souhaité présenter cette méthode de construction sous une forme dynamique. Nous allons donc faire ensemble une course de fond dans un stade d athlétisme. Les parties prenantes de notre système SMSDA seront nos supporteurs. Ils seront attentifs à notre performance et ne manqueront pas de nous encourager à nous améliorer. 1 ère clé Comment respecter les exigences de base en matière de sécurité des denrées? Cette clé donne le départ. Il s agit de savoir comment vous réalisez votre veille réglementaire (voir Figure 2). C est également l occasion de savoir comment votre équipe chargée de la sécurité des aliments définit, approuve, diffuse, fait appliquer et vérifie les programmes prérequis (PRP). 36 ISO Management Systems mai-juin 2008

3 Les principes généraux d hygiène alimentaire jettent des bases solides qui permettent de garantir l hygiène des aliments et ils doivent être, au besoin, utilisés en conjonction avec des guides de bonnes pratiques d hygiène. Ces principes généraux d hygiène s appliquent à l ensemble de la chaîne alimentaire depuis la production primaire jusqu à la consommation finale, en indiquant les contrôles d hygiène qui doivent être exercés à chaque stade. Il s agit donc, dans cette première clé de construction, de faire un point, un diagnostic sur ces exigences en matière d hygiène des aliments. ISO est en passe de devenir rapidement la première norme mondialement reconnue pour la sécurité alimentaire Finalité de la 1 ère clé Il s agit d identifier l ensemble des conditions et des activités de base nécessaires pour assurer, en permanence, un environnement hygiénique lors des opérations de production, transformation, manutention, stockage et mise à disposition de denrées alimentaires ou produits finis sûrs pour la consommation humaine. Les données d entrée qui permettent d élaborer ces PRP peuvent être : les codes d usage du Codex Alimentarius ( les exigences légales et applicables les guides de bonnes pratiques d hygiène les exigences contractuelles avec les clients les us et coutumes de la profession. L organisme doit mener un travail pour : identifier, recenser et sélectionner les PRP auxquels il doit répondre PRP Conditions et activités de base Mesures de maîtrise essentielles 8.2 Validation des combinaisons de mesure de maîtrise Choix de mesures de maîtrise efficaces Produits finis satisfaisants aux niveaux acceptables mettre en œuvre de façon effective les PRP assurer en permanence la mise en œuvre de ses PRP. À partir de cette analyse, la direction peut penser sa politique et la formaliser officiellement avant de la communiquer à l ensemble des acteurs de l organisme. 2 e clé Figure 3 Validation, surveillance et vérification d une mesure de maîtrise essentielle Classement des mesures de maîtrise CCP PRPo Où en sommes-nous par rapport à la sécurité de nos produits? ISO exige que l organisme utilise une approche dynamique et systématique pour développer le SMSDA. Celle-ci est réalisable : par un développement, une mise en œuvre, une surveillance des activités planifiées, une maintenance et une vérification des mesures de maîtrise efficaces par la mise à jour des informations et grâce à des actions appropriées en cas de production de non-conformités. C est tout le volet relatif à l étude HACCP (Analyse des dangers et points critiques pour leur maîtrise), avec ses différentes étapes et ses principes Surveillance Respect des limites critiques 7.5 Surveillance Maîtrise des PRPo 7.8 Vérification de la mise en œuvre Conformité 7.8 Vérification de la mise en œuvre et de l efficacité Niveau de réalisation des activités planifiées et d obtention des résultats escomptés ISO Management Systems mai-juin

4 Il faudra toutefois traiter les étapes préalables à l analyse des dangers : constitution de votre équipe HACCP avec des compétences pluridisciplinaires description de vos produits usage prévu de vos produits diagramme de flux et vérification sur site. Puis ensuite traiter les étapes : d identification et d évaluation des dangers (biologiques, physiques et chimiques) ISO exige que l organisme utilise une approche dynamique et systématique de sélection et d évaluation des mesures de maîtrise à classer avec un CCP (point critique pour la maîtrise) et/ou comme un PRPo (Programme prérequis opérationnel) d établissement et de pilotage de votre plan HACCP et/ ou de vos PRPo. Finalité de la 2 e clé L article 7 d ISO 22000:2005 traite des phases de planification et de réalisation de produits sûrs (méthode HACCP) tandis que l article 8 traite des phases de vérification et d action. La maintenance et l amélioration du système sont traitées à travers plusieurs cycles de planification, de validation, de surveillance, de vérification et de mise à jour requises (voir Figure 3, page précédente). Cette clé de construction va ainsi permettre à l organisme de mettre en place et/ou de revoir efficacement son étude HACCP en intégrant les nouveaux concepts d ISO e clé Quelles sont nos orientations en matière de sécurité de nos produits? Il s agit pour votre Direction au plus haut niveau d élaborer ses orientations et ses intentions générales en matière de sécurité de vos aliments. Ces axes généraux donneront lieu à l établissement d objectifs mesurables en lien avec cette sécurité. L établissement de la politique de sécurité est un acte fort d engagement alors engagez-vous! L engagement de la direction permet de : mobiliser le personnel pour qu il s implique et qu il respecte les consignes, favoriser l atteinte des objectifs, créer des conditions favorables au travail en équipe, communiquer auprès du personnel sur l importance du projet ISO de son organisme et le sensibiliser à la sécurité sanitaire des aliments. La méthode utilisée par l organisme pour fournir la preuve de l engagement de la direction inclut la mise en place d initiatives de sensibilisation et de leadership (présence à des réunions, des formations, des plans d investissement, etc.) liés au développement et à la mise en œuvre du SMSDA. Finalité de la 3 e clé La politique de sécurité des aliments est généralement cohérente avec la politique générale de l entreprise et fournit un cadre pour fixer des objectifs. La norme spécifie une analyse initiale du positionnement de son organisme dans la chaîne alimentaire afin d évaluer le degré de maîtrise en amont et en aval et d adapter ainsi sa politique. La direction doit mener un travail pour analyser : les principales exigences de ses clients/réglementaires et légales (cf. 1 ère clé) les principales faiblesses de son organisme en matière de sécurité des denrées alimentaires les principaux changements d environnement. À partir de cette analyse, la direction peut penser sa politique et les objectifs avant de les communiquer à l ensemble des acteurs de l organisme. 4 e clé Comment planifier le SMSDA? Il est nécessaire de déterminer l organisation pour atteindre les objectifs et assurer l innocuité des produits finis. À partir des dispositions prédéfinies (objectifs et plan d actions initial), la planification du système consiste à définir : Faire quoi et comment? Dans quel ordre? Quel délai? Qui en a la responsabilité? Quelles sont les autorités? Comment bâtir le système documentaire? Quelles sont les ressources matérielles et humaines à mettre en œuvre? Comment mesurer l avancement des résultats? Finalité de la 4 e clé Obtenir l adéquation entre les moyens mis en œuvre et les objectifs à atteindre : «se donner les moyens de ses ambitions». La planification est particulièrement importante pour prévoir et organiser l articulation des différentes actions et des ressources et gérer toute évolution en maîtrisant les impacts sur la sécurité des aliments. 5 e clé Quelles sont les méthodes et les moyens à utiliser pour mettre en œuvre efficacement notre SMSDA? La maîtrise de la sécurité des aliments, au travers d une étude HACCP, impose inéluctablement le recours à des moyens techniques et des activités opérationnelles appropriées. À ce stade, le plan HACCP est bien en place. Il convient maintenant d identifier les moyens et activités qui devront lui permettre de fonctionner convenablement. La Direction au plus haut niveau doit élaborer ses orientations et ses intentions générales en matière de sécurité des aliments Cette identification peut faire l objet de dispositions réglementaires (traçabilité des denrées, par exemple), de dispositions consensuelles et/ou volontaires (maîtrise des non-conformités, métrologie des équipements de mesures, par exemple). Enfin, chaque industriel a la liberté d ajouter aux moyens et activités ainsi définies d autres moyens ou activités qu il juge nécessaires ou appropriés 38 ISO Management Systems mai-juin 2008

5 Situations d urgence Actions mises en œuvre Problème technique Élévation de la température de la chambre froide Eau : baisse de pression ou de disponibilité Coupure d électricité Niveau critique fuel, gaz, bois de fumage Air comprimé Incendie Figure 4 Exemple de procédure de maîtrise des non-conformités Finalité de la 5 e clé Cette clé traite donc la mise en place d un système de traçabilité efficace, complété par des dispositions d étalonnage des équipements de mesure et de surveillance en vue de garantir les non-conformités. Information du responsable HACCP-et du responsable de l usine Réparation Transfert vers une autre chambre froide Contrôles renforcés des produits Évaluation du devenir des produits concernés par le responsable HACCP Limitation de l utilisation d eau, réservée aux besoins vitaux de l usine Mise en route des groupes électrogènes aptes à satisfaire les besoins principaux de l entreprise Niveau d alerte permettant de maintenir les activités essentielles avant réapprovisionnement Réparation Appel à des compresseurs extérieurs (compresseurs de chantier par exemple) Utiliser les moyens de lutte disponibles Isoler les produits susceptibles d être contaminés (agent d extinction) Finalité de la 6 e clé Il s agit ici de gérer toutes les situations de crises et d accidents dans l entreprise et de prévenir les portées internes ou externes de ces non-conformités (voir Figure 4). Finalité de la 7 e clé La vérification permet d instaurer la confiance vis-à-vis de la pertinence du SMSDA mis en œuvre par l organisme. Il s agit ici d apporter la preuve de l efficacité du SMSDA en termes de niveau de réalisation des activités planifiées et d obtention des résultats escomptés. 8 e clé Comment tire-t-on parti de l expérience pour améliorer le SMSDA? C est la boucle d amélioration continue du SMSDA. Cette amélioration n est possible qu après une analyse des données. Il s agira donc de considérer les résultats des activités de vérification afin de prendre des décisions au cours de la revue de direction. Cette revue vous permettra, entre autres, d identifier de nouveaux besoins en ressources, de générer des actions d amélioration et de statuer sur l adéquation de votre politique. Finalité de la 8 e clé Pour parvenir aux meilleurs niveaux de qualité et de sécurité des denrées alimentaires, les entreprises doivent adopter une approche d amélioration continue, c est-à-dire impliquer tous leur acteurs dans une recherche quotidienne d efficacité. Cette clé présente les dispositions à respecter afin d obtenir un système dynamique. En conclusion, la réussite de la mise en œuvre d un SMSDA fondé sur ISO 22000:2005 exige donc de poursuivre son effort, enchaîner les tours de stade, sans risquer l infarctus En effet, l amélioration continue, en particulier dans le domaine de la sécurité des aliments, consistera à sauter des haies de plus en plus hautes! (sans passer dessous). 6 e clé Que faisons-nous en cas d accident? Il s agit d une possible sortie de piste dans votre parcours. Les accidents sont malheureusement possibles en agroalimentaire (alertes sanitaires, toxi-infection alimentaire collective). Il s agira donc de vous préparer et de répondre aux situations d urgences et aux accidents (dysfonctionnements, défaillances, retraits et rappels de produits en autres). 7 e clé Comment s assure-t-on que les méthodes et moyens mis en œuvre sont efficaces? Il s agit de vérifier l efficacité de votre système de management. C est notamment l étape 11 du plan HACCP : établir les procédures de vérification. Vous devrez planifier vos activités de vérification. Ces activités devront vous permettre de vous assurer de la mise en œuvre et/ou de l efficacité des différentes actions engagées. ISO Management Systems mai-juin