Les stages en entreprise

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1 Pégase 3 Les stages en entreprise Dernière révision le 11/02/ pegase3@micromegas.fr

2 Sommaire Principe...4 Encadrement des stages...4 Convention de stage... 4 Stagiaires concernés... 5 Durée... 6 Rémunération...6 Champ d application... 6 Montant... 6 Régime juridique... 8 Cotisations sociales...9 Régime social de la gratification... 9 Entrée en vigueur Régime fiscal de la gratification Protection sociale...13 Exemple de bulletin de paie pour un stagiaire...13 Les rubriques de cotisation...14 Paramétrage préalable Sécurité Sociale totalité exonérée Sécurité Sociale totalité non exonérée Accident du travail exonéré Accident du travail non exonéré Sécurité Sociale plafonnée exonérée Sécurité Sociale plafonnée non exonérée Fnal totalité et versement transport CSG et CRDS Profil et bulletin modèle...30 Les stagiaires et la DADS-U...30 Nature de l emploi Code Catégorie Socioprofessionnelle Code Contrat de travail Code statut professionnel Code régime de base obligatoire Nombre d heures travaillées pour la période Code section accident du travail Code risque accident du travail Taux accident du travail Base brute Sécurité Sociale pour la période Code nature des bases de cotisation Base limitée au plafond de la Sécurité Sociale pour la période CSG CRDS Base brute fiscale Revenus d activités nets imposables Déclaration des indemnités de stage dans la DADS Précisions de l AGIRC / ARRCO Particularités Pégase 3 Les stages en entreprise 2/35

3 Suivi de la notice Juillet aout janvier janvier janvier janvier janvier février 2008 Création de la notice Complément d informations sociales suite à la parution de la circulaire ACOSS à propos de la franchise, du non cumul avec la réduction Fillon et des droits sociaux des stagiaires. Réactualisation de la franchise en fonction du plafond 2008 Complément d informations pour la déclaration DADS-U des stagiaires. Rubrique de CSG spécifique pour les heures supplémentaires défiscalisées pour les stagiaires Précisions apportées par AGIRC ARRCO pour le fichier DADS-U. Il faut impérativement renseigner les heures payées dans la base de la rubrique de gratification pour le calcul de la franchise. Montant minimum pour la gratification publié par décret. Page 9 Page 11 Page 12 Page 9 Page 30 Page 28 Page 34 Page 8 Page 7 Pégase 3 Les stages en entreprise 3/35

4 Principe La loi sur l égalité des chances contient plusieurs dispositions visant à améliorer les conditions de travail des stagiaires et à les prémunir contre les abus en encadrant le déroulement du stage. Presque toutes les universités, les écoles d ingénieurs, les écoles de commerce prévoient, à partir de la seconde année d études, des stages obligatoires dans des entreprises ou des administrations. Ces stages permettent aux étudiants de se familiariser avec la vie professionnelle. Cette loi prévoit un premier train de mesures dans l attente d une charte qui doit être rédigée en concertation avec les partenaires sociaux, par les ministres chargés de l éducation nationale et du travail. Loi sur l égalité des chances No du 31 mars 2006, publiée au JO du 2 avril 2006 Articles 9 et 10 Décret du 29 juin 2006, JO du 30 juin 2006 Décret du 29 août 2006, JO du 31 août 2006 Décret du 18 décembre 2006, JO du 20 décembre Circulaire ACOSS No du 5 avril 2007 Circulaire ministérielle DSS/5B/2007/236 du 14 juin 2007 Circulaire ACOSS No du 12 juillet 2007 Décret No du 31 janvier 2008, JO du 1 er février 2008 Encadrement des stages Convention de stage Les stages en milieu professionnel ne relevant ni de la formation professionnelle continue (livre IX du code du travail), ni de la catégorie des visites, séquences d observations et stages des mineurs de moins de 16 ans ou des jobs d été pendant les vacances scolaires des mineurs de plus de 14 ans (régis par l article L du code du travail), se voient désormais dotés d un cadre législatif (Article 9 Alinéa 1 de la loi ). Ainsi, ils doivent obligatoirement faire l objet d une convention dont les modalités de conclusion et le contenu ont été déterminées par décret. La convention devra préciser les objectifs et le contenu de stage en lien avec l enseignement suivi et définir la mission confiée au stagiaire, les engagements réciproques des parties, les modalités d accompagnement pédagogique du stagiaire dans l entreprise et l établissement d enseignement, le contenu du rapport de stage et les modalités d évaluation du stage. Pégase 3 Les stages en entreprise 4/35

5 Une charte sur les stages des étudiants en entreprise a été signée le 26 avril 2006 entre les organisations patronales, certaines organisations étudiantes et les services du ministère du Travail et du ministère de l Enseignement supérieur. Retrouvez cette charte à l adresse : La circulaire Acoss précise également que l obligation de convention de stage repose sur les entreprises et les associations mais nullement sur les organismes publics. Pour autant, il est fortement recommandé à ces derniers de conclure une convention afin de limiter la requalification du lien contractuel et d assurer la couverture d accident du travail le cas échéant. Le décret précise les mentions obligatoires que doivent comporter les conventions de stage en entreprise. Parmi ces mentions obligatoires, doivent y être portées : - Les activités confiées au stagiaire ; - Les dates de début et de fin de stage ; - La durée hebdomadaire maximale ; - Le montant de la gratification ; - Les avantages offerts (restauration, hébergement, ), les remboursements de frais. Ce même décret apporte également les limites à la conclusion d une convention de stage. Le stage a une vocation pédagogique. Aucune convention de stage ne peut être conclue dans le but de faire effectuer au jeune des tâches relevant d un contrat de travail, comme par exemple le remplacement d un salarié, ou pour palier à l accroissement temporaire d activité ou encore pour un emploi saisonnier. En d autres termes, même sous couvert d une convention de stage, l employeur ne peut pas faire appel à un stagiaire pour remplacer un salarié. Stagiaires concernés Les stagiaires concernés par ce nouveau dispositif sont les suivants : - les étudiants ou les élèves des établissements d enseignement technique ; - les élèves des établissements d enseignement secondaire ou d enseignement spécialisé et les étudiants autres que ceux visés cidessus ; - les autres personnes, non mentionnées ci-dessus, qui effectuent, dans un organisme public ou privé, un stage d initiation, de formation ou de complément de formation professionnelle ne faisant pas l objet d un contrat de travail et n entrant pas dans le cadre de la formation professionnelle continue telle que définie par le livre IX du code du travail. La circulaire Acoss confirme l obligation de conclusion de la convention de stage aux élèves et étudiants préparant un diplôme de l enseignement supérieur. Pégase 3 Les stages en entreprise 5/35

6 Il s agit : - des élèves préparant un diplôme de l enseignement technologique ; - des élèves d IUT ; - des élèves ingénieurs ; - des élèves des écoles de commerce et de gestion ; - des étudiants préparant un diplôme universitaire (DEUG, licence, master, ) ; - des élèves des centres médicaux-éducatifs ; - des élèves avocats (c'est-à-dire non titulaires du CAPA) ; - etc. Par ailleurs, l obligation de stage telle qu elle découle de la loi, ne vise pas les stages de découverte de l entreprise et les stages des apprentis juniors. Durée Sauf si les stages en entreprise sont intégrés à un cursus pédagogique, leur durée est limitée à 6 mois, éventuel renouvellement compris. Cette durée s entend d une durée calendaire, quel que soit le nombre d heures effectuées dans le mois par le stagiaire. La durée de présence du stagiaire est limitée à la durée légale ou à la durée conventionnelle du travail qui est en vigueur dans l entreprise. Le cas échéant, il faut tenir compte des dispositions spécifiques applicables aux moins de 18 ans : limites de la durée légale du travail, repos, jours fériés, etc Rémunération Champ d application Tous les stages d une durée supérieure à 3 mois consécutifs doivent être obligatoirement rémunérés. Les stages de moins de 3 mois n ont pas l obligation d être rémunérés, mais l employeur peut indiquer dans la convention qu il se réserve la possibilité de rémunérer le stagiaire qui a effectué un stage satisfaisant (lettre circulaire ACOSS du 5 avril 2007). Montant Le montant de cette rémunération peut être fixé par une convention de branche ou par un accord professionnel ou, à défaut, par décret. Cette rémunération peut donc être différente selon les secteurs d activité. Pégase 3 Les stages en entreprise 6/35

7 Cette somme n est pas un salaire puisque le jeune n est pas un salarié de l entreprise. Il s agit d une gratification qui obéit à un régime social particulier (voir ci-après). Attention : le décret fixant le montant de la gratification obligatoire est le décret du 31 janvier Ainsi, à compter du 2 février 2008 (lendemain de la publication au Journal Officiel), les stages excédant une durée de 3 mois doivent être rémunérés sur la base d un montant horaire égal à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité Sociale, et ce, dès le 1 er jour de stage (soit, pour 2008, sur la base d un taux horaire fixé à euros). La gratification d un stage de 2 ans peut être revalorisée en même temps que la revalorisation du plafond horaire de la sécurité sociale. Enfin, l employeur qui verse la gratification en une seule fois, à la fin du stage, a tout intérêt à l indiquer clairement dans la convention. Rubrique de gratification ou d indemnité de stage dans Pégase 3 : Code rubrique : 0135 (Numéro donné ici, à titre d exemple) Formule : PRIME Libellé : Indemnité de stage Début validité : 01/01/2001 Taux salarial : Ne rien faire figurer Exonération totale Taux patronal : Ne rien faire figurer Exonération totale Remarque : dans le taux salarial de cette rubrique, si l employeur souhaite rémunérer son stagiaire sur la base du salaire minimum tel qu imposé par le décret du 31 janvier 2008 (stages d une durée de plus de 3 mois uniquement), il est possible d indiquer la formule suivante : =PLAFSSHEURE_*12.50/ Pégase 3 Les stages en entreprise 7/35

8 De plus, pour ramener le plafond des cotisations et saisir des heures dans la base de cette rubrique sur le bulletin, il est important de préciser dans la page Plafond, les informations suivantes : Plafond de Sécurité Sociale : Saisir la formule suivante =SI(MTSAL(0100;0101)=0.00;SI(SAL_TYPSALAIRE_=0.00;PLAFSSMOIS_/HORCOLLECTSAL_; SI(SAL_TYPSALAIRE_=1.00;PLAFSSJOUR_;PLAFSSMOIS_));0.00) Nombre d heures travaillées : 1.00 Et cocher les 3 cases qui se trouvent juste au-dessous dans l écran. En gestion des bulletins des stagiaires, il est donc impératif de saisir dans la base de cette rubrique de gratification (ou indemnité de stage), le nombre d heures du mois. Ce nombre d heures est indispensable pour le calcul de la franchise (le montant de cette franchise est fonction du nombre d heures du bulletin) et doit être déclarer en fin d année, dans la DADS-U. Régime juridique Afin d éviter toute confusion entre un stage et une relation de travail salariée, le législateur a qualifié cette rémunération de gratification. Celle-ci n a pas le caractère d un salaire au sens de l article L du Code du travail. Pégase 3 Les stages en entreprise 8/35

9 Cotisations sociales Les conditions d assujettissement à cotisations de Sécurité Sociale des gratifications versées aux stagiaires sont simplifiées. A cet effet, l article 10 de la loi sur l égalité des chances, crée un article L nouveau du Code de la Sécurité Sociale. En outre, il n est plus besoin de se demander si le stage est facultatif ou obligatoire (décret du 29 juin 2006) : tous les stages ouvrent droit à une exonération de cotisations dans les conditions ci-après. Régime social de la gratification Dans le cadre du nouveau dispositif de l article L du Code de la Sécurité Sociale, n est pas considérée comme une rémunération au sens de l article L du Code de la Sécurité Sociale, la fraction de la gratification, en espèces ou en nature, versée au stagiaire, qui n excède pas, au titre d un mois civil, le produit d un pourcentage (12,50 % - Décret ) du plafond horaire de Sécurité Sociale et du nombre d heures de stage effectuées au cours du mois considéré. Dans la limite du montant ainsi fixé, la gratification sera exonérée des cotisations de Sécurité Sociale, tant salariales que patronales. Cette limite est ainsi réévaluée au 1 er janvier de chaque année au regard du plafond horaire de la Sécurité Sociale (Circulaire ACOSS ). Le plafond horaire de Sécurité Sociale étant fixé à 20 euros pour 2007, l exonération portera donc, en 2007, sur ce produit : Nombre d heures de stage effectué au cours du mois x 20 x 12,50 % Ainsi, pour une durée de présence du stagiaire égale à la durée légale du travail (35 heures hebdomadaire), le montant de la franchise est égal à euros par mois en 2007, soit : (12,50 % x 20 euros x 35 heures x 52 /12) Remarques : la circulaire de l Acoss confirme dans un exemple, qu il y a lieu de retenir le résultat de la franchise avec les deux décimales, à savoir : 379,18 euros. Pour l année 2008, le plafond horaire étant porté à euros, la formule de la franchise devient : Nombre d heures de stage effectué au cours du mois x 21 x 12,50 % Soit pour un mois complet de heures, la franchise mensuelle de 2008 est portée à 12,50 % x 21 euros x = euros. Pégase 3 Les stages en entreprise 9/35

10 Si la gratification (avantages en nature inclus) est inférieure au seuil, aucune cotisation ou contribution de Sécurité Sociale n est due. Pour les gratifications dépassant ce montant, seule la fraction excédentaire, sera soumise à cotisations dans les conditions de droit commun (part salariale et part patronale). L entreprise sera à ce titre redevable de l ensemble des cotisations et contributions dues concernant la Sécurité Sociale (maladie, vieillesse, accident du travail, allocations familiales, contribution solidarité autonomie, le FNAL, le versement de transport, la CSG et la CRDS). Remarque : si la gratification est exclusivement octroyée sous forme d avantages en nature, les cotisations salariales, la CSG et la CRDS ne sont pas dues (Code de la Sécurité Sociale Article R alinéa 8). Seules les cotisations patronales URSSAF sont dues dans cette hypothèse. Attention : la circulaire ACOSS exclut du bénéfice de la franchise, les catégories suivantes : - les stagiaires effectuant leur stage dans le cadre de la formation professionnelle ; - les stagiaires bénéficiaires de la formation à la recherche ; - et les stagiaires des associations à caractère pédagogique. Toutefois, le dispositif de la franchise s applique à la fois aux gratifications obligatoires en cas de stage d une durée supérieure à 3 mois, et aux gratifications facultatives en cas de stage d une durée inférieure. Pour les gratifications versées en une seule fois, à la fin du stage, le montant est rapporté à la durée du stage pour l appréciation de la franchise. Nombre d heures à retenir : La durée prise en compte pour calculer le seuil de franchise n est pas plafonnée à la durée légale du travail si la durée du travail appliquée dans l entreprise est supérieure. Le montant de la franchise est fixé par rapport au nombre d heures effectuées par le stagiaire. La durée légale du travail étant généralement la référence retenue pour déterminer le montant de la gratification, l ACOSS préconise de se référer à cette valeur dans la convention, plutôt qu à un nombre d heures que le stagiaire sera tenu de faire (lettre circulaire ACOSS ). En cas d absences justifiées du stagiaire (exemple : maladie, fermeture de l entreprise ), si l entreprise maintient le montant de la gratification, le seuil de franchise est calculé sans neutraliser ces heures d absence «rémunérées». Si le stage commence ou se termine en cours de mois, on peut effectuer une proratisation en fonction du nombre d heures réalisées dans le mois. Exemple pour un stagiaire présent deux semaines en septembre : le seuil de franchise applicable est le suivant : (20.00 euros x 12,5 %) x (2 x 35 heures) = euros. Pégase 3 Les stages en entreprise 10/35

11 Particularités liées au statut : Un jeune sous convention de stage n est pas lié à l entreprise par un contrat de travail. Il n a donc pas la qualité de salarié au sens du code du travail. L employeur ne peut pas appliquer une des aides liées à l emploi de salariés sous contrat de travail (réduction Fillon, ). Le stagiaire ne bénéficie pas des éléments relevant de l épargne salariale (intéressement, participation, etc ). Il n a pas non plus de droit à congés payés. Au moment de l arrivée du stagiaire, il n y a ni déclaration préalable à l embauche, ni déclaration unique d embauche. Il n y a pas non plus lieu de l inscrire à une caisse de retraite complémentaire ou de l affilier à l ASSEDIC. Le stagiaire ne figure pas au registre unique du personnel et est exclu de tous les calculs d effectifs. En l absence de contrat de travail, la remise d un bulletin de paie n est pas obligatoire, mais elle est recommandée pour des raisons pratiques, notamment lorsque la gratification donne lieu à cotisations. Par ailleurs, à l issue du stage, l employeur n a pas à établir de certificat de travail ni à délivrer d attestation ASSEDIC. A propos de la cotisation d accident du travail : Lorsque la gratification du stagiaire est inférieure ou égale au seuil de franchise de cotisations (12,50 % du plafond horaire de Sécurité Sociale rapporté à la durée mensuelle de stage prévue dans la convention), c est l établissement d enseignement signataire de la convention qui doit régler la cotisation AT. S agissant des stagiaires dont la gratification est supérieure au seuil de franchise de cotisation, la cotisation AT est due par l entreprise sur la fraction excédentaire, comme les autres cotisations de Sécurité Sociale (Décret du 18 décembre 2006). L établissement d enseignement cotise toujours contre le risque AT à hauteur du montant de la franchise. Avantage en nature et en espèces : Les avantages en espèces et en nature (repas et hébergement, par exemple) sont pris en compte pour apprécier le montant de la gratification donnant lieu à franchise de cotisations. Les tickets restaurant : Si l entreprise remet à ses salariés des titres restaurants, elle n est pas tenue d en faire bénéficier les stagiaires. L employeur peut toutefois décider de leur attribuer des titres restaurants dans les mêmes conditions que les salariés de l entreprise. Dans ce cas, l ACOSS a précisé que la participation de l employeur à l acquisition des titres restaurants doit désormais être incluse dans la gratification pour savoir si elle dépasse ou non le seuil (lettre circulaire ACOSS ). En revanche, si l employeur prend en charge tout ou partie du transport du stagiaire (remboursement de carte orange, chèque transport, etc.), le montant de sa participation ne rentre donc pas dans l assiette permettant de déterminer le seuil de franchise. Pégase 3 Les stages en entreprise 11/35

12 Réduction Fillon La franchise n est pas cumulable avec la réduction FILLON. Les stagiaires n étant pas des salariés, l employeur ne peut bénéficier d aucune réduction de charges réservée aux salariés (circulaire ACOSS ). ASSEDIC et retraite complémentaire : Dans tous les cas, quelque soit le montant de la gratification, il n y a ni cotisations ASSEDIC, ni cotisations de retraite complémentaire puisque les intéressés ne sont pas des salariés titulaires d un contrat de travail. Entrée en vigueur Ces dispositions (gratification, franchise, ) s appliquent à tous les stages, qu ils soient ou non obligatoires. Elles entrent en vigueur le 1 er juillet Par ailleurs, si le stage a débuté avant cette date, ces nouvelles dispositions s appliquent aux gratifications versées pour la période allant du 1 er juillet jusqu à la fin du stage, et ce, quelle que soit la date de la signature de la convention de stage. Dans les autres cas, le montant de la part exonérée est apprécié au moment de la signature de la convention de stage compte tenu de la gratification, des avantages en nature et en espèces et du temps de présence mensuel prévu au cours du stage (Code de la Sécurité Sociale Article D , alinéa 2). Toutefois, lorsque la période de stage s étend sur deux années civiles (par exemple du 1 er décembre au 31 janvier de l année suivante), il conviendra de tenir compte, à partir du 1 er janvier, du nouveau montant du plafond horaire de Sécurité Sociale. De même, en cas de renouvellement du stage selon les modalités différentes (changement d horaire par exemple), on tiendra compte de ces nouveaux éléments pour apprécier le montant de l exonération. Régime fiscal de la gratification Le régime fiscal des indemnités de stage est très différent de leur régime social. Les indemnités versées par les entreprises aux étudiants et élèves des écoles des divers ordres d enseignement lors de leurs stages ne sont pas imposables, sous réserve que les 3 conditions suivantes soient réunies : - les stages font partie intégrante des programmes de l école ou des études ; - ils présentent pour l élève ou l étudiant un caractère obligatoire ; - leur durée n excède pas trois mois. Pégase 3 Les stages en entreprise 12/35

13 Attention : l employeur doit déclarer la rémunération. Mais c est au stagiaire de tenir compte de l exonération lors de l établissement de sa déclaration de revenus. Protection sociale L article 10-II de la loi prévoit que les stagiaires sont garantis contre les accidents dont ils pourraient être victimes ou contre les maladies professionnelles qu ils viendraient à contracter pendant leur stage. Ils devraient être également couverts contre les accidents de trajet au sens de l article L du Code de la Sécurité Sociale. Les stagiaires ouvrent des droits sociaux uniquement pour la part de la gratification soumise à cotisations (circulaire ACOSS ) : - indemnités journalières de Sécurité Sociale ; - droits à la retraite ; - Invalidité ; - Capital décès ; - Accident du travail et maladie professionnelles. Les dispositions prévoyant le versement d une indemnité en capital en cas d incapacité inférieure à 10 % ne leur sont toutefois pas applicables. Exemple de bulletin de paie pour un stagiaire Un jeune effectue un stage en entreprise, sous couvert d une convention conclue pour 35 heures hebdomadaires, du 1 er juillet au 31 août Son employeur lui verse en fin de stage une indemnité de stage de euros. Il lui a également remis au cours du stage 39 titres restaurant d une valeur nominale de 7.00 euros, avec une participation patronale de 4.00 euros et une participation salariale de 3.00 euros retenue sur le montant de la gratification. Par ailleurs, le stagiaire a été malade une semaine. Seuil de franchise : Le stage étant effectué sur une durée de 2 mois, le seuil est de : 20 x 12.5 % x x 2 = euros L employeur décide de maintenir le montant de la gratification malgré l absence du stagiaire. Dans ce cas, la franchise est calculée sans neutraliser ces heures d absence rémunérées. Base de cotisations URSSAF : La gratification totale est de euros (indemnité de stage) euros (part patronale des titres restaurant) = euros. Le montant de la gratification soumis à cotisation est donc de : = euros. Pégase 3 Les stages en entreprise 13/35

14 Présentation du bulletin : Charges Salariales Patronales Indemnité de stage Absence Maintien Total du Brut Maladie Vieillesse déplafonnée Vieillesse plafonnée Allocations familiales Accident du travail Contribution solidarité autonomie Fnal plafonné Fnal totalité Versement transport Assedic Assurance Chômage TA AGS / FNGS Retraite ARRCO TA AGFF TA CSG déductible Total Imposable CSG / CRDS non déductible Titres restaurants Carte orange Total Net à Payer Les rubriques de cotisation Pour la mise en place du dispositif particulier des cotisations du stagiaire, il convient de créer les rubriques suivantes (les numéros utilisés dans cette notice sont des exemples. Utilisez des numéros en fonction de vos propres disponibilités). La méthode consiste à créer 2 rubriques pour chaque cotisation concernée par l exonération : une rubrique pour la partie exonérée (partie inférieure au seuil stipulé dans le décret ) et une rubrique pour la partie non exonérée (partie excédentaire à ce même seuil). Pégase 3 Les stages en entreprise 14/35

15 Paramétrage préalable Les rubriques de cotisations décrites ci-après font appel pour le calcul de la limite d exonération, à une constante utilisateur que nous appellerons STAGEEXO, à créer dans le menu : Gestion Constantes utilisateurs. Code : STAGEEXO Libellé : Limite exonération pour stagiaire Profil de la constante : Constante de type «formule» Date de validité : 01/07/2006 Type de retour : Montant Puis, sur l écran suivant, renseigner la formule : =BUL_NBHEURES_*PLAFSSHEURE_*12.50/ Pégase 3 Les stages en entreprise 15/35

16 Puis cliquer sur le bouton «Terminer». Si le stagiaire perçoit des tickets restaurant Attention : suite à la parution de la circulaire ACOSS du 5 avril 2007, pour l appréciation de la limite de la franchise, il convient de retenir l ensemble des éléments constituant la gratification, avantages en espèce et en nature, y compris la part patronale relative à l acquisition de chèques déjeuner. Autrement dit, il est nécessaire de diminuer le montant de la franchise du montant patronal des tickets restaurant, même si ce montant n est pas soumis à cotisation. Pour la mise en place de cette disposition dans Pégase 3, il est nécessaire de créer une rubrique de pré-calcul du montant patronal des tickets restaurant car la rubrique habituelle étant située en pied de bulletin, ce montant patronal n est pas encore déterminé lors du calcul des rubriques de cotisations (rappelons que les rubriques sur le bulletin, sont calculées dans l ordre de leur numéro). Cette rubrique de pré-calcul pourra être créée comme suit : Code rubrique : 0015 (numéro à choisir selon vos propres disponibilités) Formule : INFOS Libellé : Pré-calcul part patronale TR Début validité : 01/04/2007 Montant salarial : =BASE(xxxx)*TXPAT(xxxx) Dans la formule ci-dessus, remplacez les xxxx par le numéro de votre rubrique de tickets restaurant (dans la maquette initiale, il s agit de la rubrique 9200). Pégase 3 Les stages en entreprise 16/35

17 Ne pas imprimer cette rubrique 0015 sur les bulletins de paie : dans la page Options de cette dernière, préciser «Ne jamais imprimer» dans les options d impression. Puis revenir sur la constante STAGEEXO décrite ci-dessus, afin de compléter la formule comme suit : =(BUL_NBHEURES_*PLAFSSHEURE_*12.50/100.00)-MTSAL(0015) Sécurité Sociale totalité exonérée Rubrique de cotisation exonérée dans la limite de 12,50 % du plafond horaire : Code rubrique : 5720 Formule : COT00 Libellé : Sécurité Sociale totalité exo stagiaire Début validité : 01/07/2006 Taux salarial : Ne rien faire figurer Exonération totale Taux patronal : Ne rien faire figurer Exonération totale Bien que ne calculant aucune cotisation, cette rubrique est importante dans l optique de la déclaration des salaires en fin d année. Elle doit être créée et insérée dans la préparation du bulletin. Dans l onglet Intervalle de cette rubrique, préciser dans la valeur maximale de la base, la constante utilisateur créée pour l occasion : STAGEEXO Pégase 3 Les stages en entreprise 17/35

18 Au niveau de la page CALCUL, précisez que l organisme de cotisation lié à cette rubrique, est l URSSAF. Pour la DUCS : Cette rubrique ne calculant aucune cotisation, il est inutile de la faire apparaître sur le bordereau DUCS ni dans le fichier DUCS EDI. Aucun paramétrage lié à la DUCS, n est donc nécessaire. Sécurité Sociale totalité non exonérée Astuce : Afin de simplifier la création des rubriques décrites ci-après, possédant toutes la même formule de calcul (COT00), il est possible d utilise la méthode de duplication de rubriques. Faire un clic droit sur la première rubrique (dans notre exemple, la 5670) et demander Dupliquer la rubrique. Code rubrique : 5721 Formule : COT00 Libellé : Sécurité Sociale totalité sans exo stagiaire Début validité : 01/07/2006 Taux salarial : =MALADIESAL_+VEUVAGESAL_+ALSACEMOSELLE_ Taux patronal : =MALADIEPAT_+VIEILLESSPAT_+ALLOCFAMPAT_+SOLIDARITE_ Ce taux patronal regroupe les cotisations maladie, vieillesse, allocations familiales et contribution solidarité autonomie. Pégase 3 Les stages en entreprise 18/35

19 Dans l onglet Intervalle de cette rubrique, préciser dans la valeur minimale de la base : STAGEEXO Au niveau de la page CALCUL, précisez que l organisme de cotisation lié à cette rubrique, est l URSSAF. Pour la DUCS : Afin de faire figurer cette ligne sur la DUCS papier (et par la même occasion, dans le fichier DUCS EDI), il est impératif de renseigner la page DUCS de votre rubrique comme suit : - Code à utiliser : 100 (ou 101 pour l Alsace Moselle) - Assiette de cotisation : Déplafonné Pégase 3 Les stages en entreprise 19/35

20 - Colonne d impression : AM.AV.AF.FNAL.CSG Accident du travail exonéré Code rubrique : 5722 Formule : COT00 Libellé : Accident du travail exo stagiaire Début validité : 01/07/2006 Taux salarial : Ne rien faire figurer Exonération totale Taux patronal : Ne rien faire figurer Exonération totale Bien que ne calculant aucune cotisation, cette rubrique est importante dans l optique de la déclaration des salaires en fin d année. Elle doit être créée et insérée dans la préparation du bulletin. Dans l onglet Intervalle de cette rubrique, préciser dans la valeur maximale de la base : STAGEEXO Pégase 3 Les stages en entreprise 20/35

21 Au niveau de la page CALCUL, précisez que l organisme de cotisation lié à cette rubrique, est l URSSAF. Pour la DUCS : Cette rubrique ne calculant aucune cotisation, il est inutile de la faire apparaître sur le bordereau DUCS ni dans le fichier DUCS EDI. Aucun paramétrage lié à la DUCS, n est donc nécessaire. Accident du travail non exonéré Code rubrique : 5723 Formule : COT00 Libellé : Accident du travail sans exo stagiaire Début validité : 01/07/2006 Taux salarial : Ne rien faire figurer Taux patronal : AT_ Cette rubrique calcule le montant de la cotisation AT pour la partie supérieure à la franchise. Pégase 3 Les stages en entreprise 21/35

22 Dans l onglet Intervalle de cette rubrique, préciser dans la valeur minimale de la base : STAGEEXO Au niveau de la page CALCUL, précisez que l organisme de cotisation lié à cette rubrique, est l URSSAF. Pour la DUCS : Afin de faire figurer cette ligne sur la DUCS papier (et par la même occasion, dans le fichier DUCS EDI), il est impératif de renseigner la page DUCS de votre rubrique comme suit : - Code à utiliser : 100 (ou 101 pour l Alsace Moselle) - Assiette de cotisation : Déplafonné Pégase 3 Les stages en entreprise 22/35

23 - Colonne d impression : AT Sécurité Sociale plafonnée exonérée Code rubrique : 5724 Formule : COT00 Libellé : Sécurité Sociale plafonnée exo stagiaire Début validité : 01/07/2006 Taux salarial : Ne rien faire figurer Exonération totale Taux patronal : Ne rien faire figurer Exonération totale Bien que ne calculant aucune cotisation, cette rubrique est importante dans l optique de la déclaration des salaires en fin d année. Elle doit être créée et insérée dans la préparation du bulletin. Dans l onglet Intervalle de cette rubrique, préciser dans la valeur maximale de la base : STAGEEXO Pégase 3 Les stages en entreprise 23/35

24 Au niveau de la page CALCUL, précisez que l organisme de cotisation lié à cette rubrique, est l URSSAF. Ne pas cocher la case «Régularisation automatique». Pour la DUCS : Cette rubrique ne calculant aucune cotisation, il est inutile de la faire apparaître sur le bordereau DUCS ni dans le fichier DUCS EDI. Aucun paramétrage lié à la DUCS, n est donc nécessaire. Sécurité Sociale plafonnée non exonérée Code rubrique : 5725 Formule : COT00 Libellé : Sécurité Sociale plafonnée sans exo stagiaire Début validité : 01/07/2006 Taux salarial : VIEILLESSSALTA_ Taux patronal : =VIEILLESSPATTA_+FNALPLAFONPAT_ Ce taux patronal regroupe les cotisations vieillesse et FNAL plafonné. Pégase 3 Les stages en entreprise 24/35

25 Dans l onglet Intervalle de cette rubrique, préciser dans la valeur minimale de la base : STAGEEXO et dans la valeur maximale, sur la même ligne Base : PLAFONDTA_ afin de limiter la cotisation au plafond mensuel de la Sécurité Sociale. Au niveau de la page CALCUL, il faut préciser que l organisme de cotisation lié à cette rubrique, est l URSSAF. Ne pas cocher la case «Régularisation automatique». Pégase 3 Les stages en entreprise 25/35

26 Pour la DUCS : Afin de faire figurer cette ligne sur la DUCS papier (et par la même occasion, dans le fichier DUCS EDI), il est impératif de renseigner la page DUCS de votre rubrique comme suit : - Code à utiliser : 100 (ou 101 pour l Alsace Moselle) - Assiette de cotisation : Plafonné - Colonne d impression : AM.AV.AF.FNAL.CSG Fnal totalité et versement transport Pour les rubriques de FNAL déplafonné à 0,40 % et pour la cotisation Urssaf transport (lorsque l entreprise y est assujettie), il convient de créer des rubriques spécifiques pour les stagiaires, uniquement pour la partie non exonérée (donc la partie supérieure à la limite d exonération). Ces rubriques pourront porter respectivement les codes 5727 et Ces rubriques seront paramétrées de façon identique aux rubriques de Fnal totalité (habituellement rubrique 6000) et de versement de transport (habituellement rubrique 6002), avec les mêmes restrictions de calcul, sauf sur les deux points suivants : - la formule de calcul devra être une formule COT00 ; - Dans l onglet intervalle, préciser dans la valeur minimale de la base, la constante utilisateur : STAGEEXO Les autres paramétrages seront en tout point identique, y compris au niveau de la page Calcul et de la page Ducs. Exemple pour la rubrique de FNAL déplafonné : Et dans la page Calcul : Pégase 3 Les stages en entreprise 26/35

27 Exemple pour la rubrique de versement de transport : Et dans la page Calcul : Pégase 3 Les stages en entreprise 27/35

28 CSG et CRDS Pour les rubriques de CSG déductible, de CSG non déductible et de CRDS (ces deux dernières étant souvent regroupées en une seule rubrique), il convient de créer des rubriques spécifiques pour les stagiaires, uniquement pour la partie excédentaire au seuil d exonération. Cette création peut être effectuée par simple duplication des rubriques de CSG et de CRDS de droit commun. Exemple : dupliquer la rubrique 8400 de CSG déductible en rubrique 8401 pour la CSG déductible spécifique des stagiaires. Puis dupliquer la rubrique 8550 de CSG non déductible et CRDS en rubrique 8551 spécifique pour les stagiaires. Ces deux rubriques, du fait de la duplication, doivent respectivement conserver les formules RDS01 et RDS02, amenant automatiquement les constantes appropriées en base et en taux salarial comme sur l écran suivant : Attention : depuis la loi du 21 août 2007, il est possible d appliquer une exonération sociale et fiscale sur les heures supplémentaires et complémentaires. Si vous avez mis en place ce dispositif, dans la base des rubriques 8400, 8401, 8550 et 8551, vous devez avoir la constante BASECSGHORSHS_ en lieu et place de la constante BASECSGRDS_. Par ailleurs, vous avez du, toujours dans ce cas, mis en place une rubrique de CSG et CRDS sur heures supplémentaires avec un numéro Dans ce cas, vous devez créer une rubrique 8432 par exemple, spécifique pour les stagiaires, sur le modèle de la 8430, mais avec dans l onglet intervalle, la formule décrite ci-dessous. Cette rubrique est indispensable si vous rémunérez des heures supplémentaires à vos stagiaires. Pégase 3 Les stages en entreprise 28/35

29 Puis, dans ces deux rubriques 8401 et 8551, compléter l onglet intervalle de la façon suivante : préciser dans la valeur minimale de la base, la constante utilisateur : =STAGEEXO*(100.00%-CSGABATT_) Les autres paramétrages seront en tout point identique aux rubriques initiales (8400 et 8550), y compris au niveau de la page Calcul et de la page Ducs. Remarque : Du fait de l exonération partielle de charges salariales et patronales, les stagiaires ne peuvent prétendre à la réduction Fillon. Pégase 3 Les stages en entreprise 29/35

30 Profil et bulletin modèle Il est conseillé de créer un profil et un bulletin modèle propre pour ces stagiaires, avec l intégralité des rubriques de Sécurité Sociale décrites dans cette notice, y compris les rubriques de FNAL, de versement transport, de CSG et de CRDS spécifiques pour stagiaires. Ne rajoutez pas dans ce profil et ce bulletin modèle les rubriques d ASSEDIC et de retraite complémentaire : les stagiaires sont exonérés de ces contributions et ce, quel que soit le montant de la gratification. Les stagiaires et la DADS-U Pégase 3 Les stages en entreprise 30/35

31 Quelques règles à observer pour la déclaration d un stagiaire dans la DADS-U et les incidences dans certains segments du fichier : [S41.G ] Nature de l emploi Il s agit de l emploi du salarié tel qu il est saisi dans la page du même nom dans la fiche salarié et tel qu il est mentionné sur le bulletin de paie. La valeur attendue pour cette zone est «stagiaire». [S41.G ] Code Catégorie Socioprofessionnelle Dans le menu Gestion Salariés page Emploi zone «Code Insee Emploi», renseigner le code Insee de l emploi exercé par le stagiaire, comme s il avait pu bénéficier d un contrat de travail. [S41.G ] Code Contrat de travail Dans le menu Gestion Compléments salariés page DADS-U onglet Emploi, le code contrat de travail pour les stagiaires en entreprise doit être «90 Sans contrat». [S41.G ] Code statut professionnel Dans la DADS-U, le statut professionnel est obligatoire. Le code de ce statut se renseigne dans le menu Gestion Compléments salariés page DADS-U onglet Emploi, dans la zone «Statut professionnel». Sélectionner dans la liste l un des trois statuts reconnus pour les stagiaires : - 09 Stagiaire rémunéré ; - 10 Stagiaire non rémunéré ; - 11 Stagiaire rémunéré diplômé d état. [S41.G ] Code régime de base obligatoire Le code régime de base obligatoire doit être paramétré avec le code : - «200 Régime général» lorsque la gratification annuelle est supérieure au seuil d assujettissement (franchise) ; - «901 Sans régime obligatoire» lorsque la gratification annuelle est inférieure ou égale à ce seuil. Ce code se renseigne dans le menu Gestion Complément salarié page DADS-U onglet Régime obligatoire zone «Code régime de base obligatoire». [S41.G ] Nombre d heures travaillées pour la période Cette structure doit afficher le nombre d heures réellement effectuées, soit le temps d exposition au risque AT, comme pour les salariés du régime général. [S41.G ] Code section accident du travail Deux possibilités : Pégase 3 Les stages en entreprise 31/35

32 - code section AT de l entreprise lorsque la gratification annuelle est supérieure au seuil d assujettissement. - Sinon cette structure est absente du fichier lorsque la gratification annuelle est inférieure ou égale à ce seuil. Pégase 3 gère la déclaration de ce code automatiquement en le récupérant dans la fiche salarié lorsque le code régime de base (voir ci-dessus) est égal à 200. Pour le cas où le code régime de base est égal à 901, Pégase 3 ne génère pas cette structure. [S41.G ] Code risque accident du travail Deux possibilités : - code risque AT de l entreprise lorsque la gratification annuelle est supérieure au seuil d assujettissement. - Sinon cette structure est absente du fichier lorsque la gratification annuelle est inférieure ou égale à ce seuil. Pégase 3 gère la déclaration de ce code automatiquement en le récupérant dans la fiche salarié lorsque le code régime de base (voir ci-dessus) est égal à 200. Pour le cas où le code régime de base est égal à 901, Pégase 3 ne génère pas cette structure. [S41.G ] Taux accident du travail Deux possibilités : - taux AT de l entreprise lorsque la gratification annuelle est supérieure au seuil d assujettissement. - Sinon cette structure est absente du fichier lorsque la gratification annuelle est inférieure ou égale à ce seuil. Pégase 3 gère la déclaration de ce taux automatiquement en le récupérant dans la fiche salarié lorsque le code régime de base (voir ci-dessus) est égal à 200. Pour le cas où le code régime de base est égal à 901, Pégase 3 ne génère pas cette structure. [S41.G ] Base brute Sécurité Sociale pour la période Deux possibilités : - Base ayant servie au calcul des cotisations lorsque la gratification annuelle est supérieure au seuil d assujettissement. - Cette structure contient la valeur zéro lorsque la gratification annuelle est inférieure ou égale à ce seuil. La déclaration de cette structure nécessite le paramétrage des rubriques de cotisation des stagiaires. [S41.G ] Code nature des bases de cotisation Zone créée depuis la déclaration des salaires 2007à effectuer au plus tard le 31 janvier Que la gratification annuelle soit inférieure ou supérieure au seuil d assujettissement (franchise), l assiette des cotisations représentent toujours la valeur réelle de la rémunération brute. En effet, en cas de gratification inférieure, seul le taux et le montant des cotisations sont forcés à zéro, mais la base affiche l assiette réelle. En conséquence, cette structure affiche systématiquement le code «01 Base réelle». Pégase 3 Les stages en entreprise 32/35

33 [S41.G ] Base limitée au plafond de la Sécurité Sociale pour la période Deux possibilités : - Base plafonnée ayant servie au calcul des cotisations lorsque la gratification annuelle est supérieure au seuil d assujettissement. - Cette structure contient la valeur zéro lorsque la gratification annuelle est inférieure ou égale à ce seuil. La déclaration de cette structure nécessite le paramétrage des rubriques de cotisation des stagiaires. [S41.G ] CSG Deux possibilités : - Base spécifique de la CSG telle qu elle est apparue sur les bulletins, lorsque la gratification annuelle est supérieure au seuil d assujettissement. - Cette structure contient la valeur zéro lorsque la gratification annuelle est inférieure ou égale à ce seuil. La déclaration de cette structure nécessite le paramétrage des rubriques de cotisation des stagiaires. [S41.G ] CRDS Deux possibilités : - Base spécifique de la CRDS telle qu elle est apparue sur les bulletins, lorsque la gratification annuelle est supérieure au seuil d assujettissement. - Cette structure contient la valeur zéro lorsque la gratification annuelle est inférieure ou égale à ce seuil. La déclaration de cette structure nécessite le paramétrage des rubriques de cotisation des stagiaires. [S41.G ] Base brute fiscale Deux possibilités : - Base identique à la base brute de la Sécurité Sociale lorsque la gratification annuelle est supérieure au seuil d assujettissement. - Cette structure contient la valeur zéro lorsque la gratification annuelle est inférieure ou égale à ce seuil. La déclaration de cette structure nécessite le paramétrage des rubriques de cotisation des stagiaires. [S41.G ] Revenus d activités nets imposables Montant des sommes versées imposables, quelque soit le montant de la gratification, qu il soit inférieur ou supérieur au seuil d assujettissement. [S41.G30.20] Déclaration des indemnités de stage dans la DADS Depuis la déclaration des salaires de l année 2007, il existe une nouvelle structure dans le fichier, la S41.G30.20 concernant les cas particuliers de Pégase 3 Les stages en entreprise 33/35

34 sommes versées mais exonérées totalement ou partiellement de cotisations. Cette structure doit être renseignée pour les stagiaires. En fait, le montant de la gratification annuelle versée doit apparaitre dans le segment S41.G accompagné d un code type autres sommes exonérées No 04 dans le segment S41.G Pour déclarer ces valeurs dans le fichier DADS-U, il faut préciser dans la rubrique de gratification (rubrique 0135 décrite dans la présente notice en page 7), dans la page Options onglet DADS-U sous onglet Général, le code «04 Gratification de stage» dans la zone Code autres sommes exonérées comme dans l exemple suivant : Précisions de l AGIRC / ARRCO Dans son cahier des charges DADS-U sur la retraite complémentaire (version V08R06-bis des salaires 2007, l AGIRC / ARRCO précise à la page 87 les informations suivantes pour les stagiaires : Seuls les stagiaires liés par un contrat de travail sont reconnus par les institutions de retraite complémentaire. En cas de convention de stage et de cotisation de Sécurité Sociale, il n y a pas lieu de déclarer le montant en base brute et plafonnée spécifique pour la retraite, ni de S44 ; le stagiaire n étant pas reconnu par les institutions de retraite. Si le stagiaire ne correspond pas à cette situation, il doit être déclaré avec une valeur «90000» dans la rubrique «Code organisme destinataire» (S41.G ), la valeur «90» en «Code statut catégoriel» (S41.G ), la valeur «09» ou «10» en «Code statut professionnel» (S41.G ) et il ne doit pas y avoir de structure S44. Pégase 3 Les stages en entreprise 34/35

35 S il s agit d étudiants effectuant un stage pratique en entreprise et qui sont susceptibles de percevoir des gratifications de la part de l entreprise avec laquelle l école ou l université a conclu une convention de stage, ces derniers ne doivent être affiliés aux institutions de retraite complémentaire que s ils sont titulaires d un véritable contrat de travail. Dans ce dernier cas, l assiette des cotisations de retraite complémentaire est constituée de la rémunération réelle perçue par les stagiaires, par dérogation à l assiette des cotisations de Sécurité Sociale. Si ce n est pas le cas, vous pouvez utiliser le code organisme comme l année dernière. Particularités 1 - La réforme des stages en entreprise ayant été instituée le 1 er juillet 2006, pour les stages ayant commencé avant le 1 er juillet 2006, ce régime s applique aux indemnités versées pour la période allant uniquement du 1 er juillet jusqu à la fin du stage, quelle que soit la date de signature de la convention de stage. 2 - Seuls doivent être déclarés dans la zone Sécurité Sociale de la DADS (Segments S41.G et S41.G ) et dans la zone base brute fiscale (segment S41.G ) qui correspond à l assiette de la taxe sur les salaires, la fraction non exonérée des indemnités. 3 - Pans Pégase 3, pour la DADS-U, ne paramétrer que les rubriques de Sécurité Sociale totalité et plafonnée non exonérées, soit celles calculant les cotisations sur la fraction supérieure au seuil de 12,5 % du plafond horaire, y compris au niveau de la base brute fiscale. 4 - Pour le net imposable, l employeur est tenu de déclarer la rémunération nette même si le stagiaire répond aux conditions d exonération. Il ne doit pas forcer à zéro manuellement les revenus d activité nets imposables (dans le segment S41.G ) dans son fichier DADS-U. Le stagiaire stipulera son cas lors de l établissement de sa propre déclaration de revenus. Pégase 3 Les stages en entreprise 35/35